Innofactor Dynasty Tiedonohjausjärjestelmä kokemuksia sertifioinnista ja tiedonohjausjärjestelmän käyttöönotosta Mikko Punkki, Innofactor Software Oy Liikearkistoyhdistyksen päivä. Sähköinen arkistointi nytkö totta! 6.6.2012 Innofactor Oyj 2000 2011 Luottamuksellinen
Esityksen runko Innofactor Dynasty Tiedonohjausjärjestelmä (TOJ) pähkinänkuoressa Kokemuksia tiedonohjausjärjestelmän SÄHKE2-sertifioinnista Tiedonohjausjärjestelmän käyttöönoton kokemukset Espoon kaupunki TOJ:n lähitulevaisuuden näkymiä Loppukeskustelu
Innofactor Oyj 2000 2011
Innofactor Dynasty Tiedonohjausjärjestelmä (TOJ) Julkishallinnon ja yksityisen sektorin tiedonohjaussuunnitelmien ylläpitämiseen Asiakasorganisaatioita 77 kpl Selainpohjainen itsenäinen ohjelmisto, joka voidaan ottaa käyttöön asiakkaan omassa ympäristössä tai Innofactorin käyttöpalvelussa Tarjoaa palvelurajapinnan operatiivisille järjestelmille Voi ohjata myös kolmannen osapuolen tuotteiden tiedonohjausta Sisältää arkistolaitoksen SÄHKE2 määrityksen metatiedot ja kuntien yhteisen tehtäväluokituksen
Innofactor Dynasty Tiedonohjausjärjestelmä Vähentää tarvetta käsitellä excel- ja word taulukoita eams-lukijan avulla excelin tiedot voidaan siirtää XMLimporttina automatisoidusti tiedonohjausjärjestelmään Dynasty Tiedonohjausjärjestelmän uusin versio (1.3) on 18.4.2012 saanut SÄHKE2-sertifikaatin. --- Tiedonohjausjärjestelmän demo
Dynasty Tiedonohjausjärjestelmän sertifiointiprosessi Prosessi vireille Asia vireille toukokuussa 2011 ensimmäiselle yhteydenotolla Inspecta Sertifiointi Oy:öön Inspecta oli valmistelemassa sertifiointiprosessia, sovimme palaavamme asiaan syyskuussa 2011. Valmistelu Ensimmäinen tapaaminen 29.9.2011 Kävimme alustavasti läpi arkistolaitoksen eams-järjestelmää koskevat vaatimukset Dynasty TOJ vastasi hyvin vaatimuksiin Sovittiin sertifiointiprosessin etenemisestä Luotiin testiympäristö sertifioijille Joulukuulle suunniteltu ennakkoarvioinnin suunnittelupalaveri siirtyi flunssakauden takia tammikuulle
Dynasty Tiedonohjausjärjestelmän sertifiointiprosessi Sertifioinnin toteutus Ennakkoarviointi onnenpäivänä eli perjantaina 13.1.2012 Arkistolaitoksen eams-järjestelmälle asettamien vaatimusten virallinen läpikäynti Arvioinnin kohteena oli TOJ:n versio 1.2, samanaikaisesti kehityksessä oli versio 1.3 Ennakkoarvioinnin raportissa todettiin Arvioitu järjestelmä vaikuttaa täyttävän kaikki 13 kriteeristön vaatimusta.
Dynasty Tiedonohjausjärjestelmän sertifiointiprosessi Ennakkoarviointi Sertifioinnin lisävaatimuksena ollut TOJ:n dokumentoitu muutoshallintaprosessi todettiin puutteelliseksi. -> kehitimme sitä Innofactorissa käyttöönotettuun Scrum - malliin sopivaksi. Käyttöönotto maaliskuussa 2012. Tuotekehitysprosessissa TOJ:n uusien ominaisuuksien SÄHKE2-yhteensopivuus tarkastetaan ideointi-, toteutusja hyväksyntä vaiheissa. TOJ:n version 1.3 suunniteltu julkaisuajankohta oli maaliskuun jälkimmäinen puolisko -> Inspectan käytössä oleva testiympäristö päivitettiin versiosta 1.2 uuteen versioon
Dynasty Tiedonohjausjärjestelmän sertifiointiprosessi Varsinainen sertifiointiarviointi 8.3.2012 TOJ:n todettiin täyttävän kaikki kriteerit Arvioinnin aikana ohjelmistossa huomattiin pieni bugi, joka korjattiin kuitenkin saman tien arvioinnin aikana. Muutoshallintaprossin prosessikuvaus hyväksyttiin Sovitut jatkotoimenpiteet Sertifikaattitiedotteen lähettäminen tarkastettavaksi Kansallisarkistolle ja Inspectalle Myöhemmin maaliskuussa julkaistavan version 1.3 osalta Inspecta halusi tarkistaa version tuotekehityksen kulkeneen muutoshallintaprosessin läpi
Dynasty Tiedonohjausjärjestelmän sertifiointiprosessi Sertifiointiarvioinnin jälkityöt maaliskuu-huhtikuu 2012 Jatkotoimenpiteiden toteutus käytiin läpi etäpalaverissa 27.3.2012 -> jatkotoimenpiteet hyväksyttiin, mutta sertifikaattia ei voitu vielä myöntää, sillä versiota 1.3 ei vielä oltu julkaistu. Arkistolaitoksen eams-järjestelmälle asetettavat vaatimukset muuttuivat hieman maaliskuussa -> uudet vaatimukset käytiin läpi ja TOJ:n todettiin täyttävän ne palaverissa 10.4.2012 Dynasty Tiedonohjausjärjestelmälle myönnettiin Suomen ensimmäinen SÄHKE2-sertifikaatti 18.4.2012
Yhteenvetoa sertifiointiprosessista Dynasty TOJ vastasi jo sertifiointiprosessin alussa varsin hyvin vaatimuksiin, itse järjestelmään ei suuria muutoksia tarvinnut tehdä Mielenkiintoista ja tarkkaa työtä, oli harvinaista herkkua saada keskittyä yhden aihepiirin laatuun Sertifiointiprosessi alulle syksyllä 2011, varsinainen sertifiointityö tehtiin kuitenkin välillä tammikuu-huhtikuu 2012 Muutoshallintaprosessin kehittäminen osui yhteen Scrummallin käyttöönoton kanssa, ne tukivat toisiaan
Yhteenvetoa sertifiointiprosessista Ensimmäinen SÄHKE2-sertifiointi -> puolin ja toisin hieman hakemista etenemisen suhteen -> venytti aikataulua noin kuukaudella. Käytännössä sillä ei siis ollut mitään merkitystä. Tiivistäen: KYLLÄ KANNATTI!
Tiedonohjausjärjestelmän käyttöönotto Espoon kaupunki Tausta: Espoon tavoitteena siirtyminen kohti sähköistä arkistointia SÄHKE2:n mukainen tiedonohjaus on siinä tärkeä askel TOJ integroidaan osaan operatiivisista järjestelmistä, ensisijaisesti asianhallintajärjestelmä Dynasty 360:een. TOS-projektin Espoo oli aloittanut vuonna 2010 Projektin aloitus marraskuussa 2011. Projektin tavoitteena oli määritellä, asentaa, kouluttaa sekä käyttöönottaa Dynasty Tiedonohjausjärjestelmä Espoon kaupungille. Pohjana Espoon laadukkaat vaatimusmäärittelyt Projektilla oli selvä kytkös sertifiointiin. Sertifiointiprosessissa arvioidut versiot 1.2 ja 1.3 tehtiin molemmat osittain Espoon tarpeita ajatellen.
Tiedonohjausjärjestelmän käyttöönotto Espoon kaupunki o TOJ:n metatietokentät valintalistoineen räätälöitiin SÄHKE2:sta kunnioittaen Espoon tarpeisiin palaverissa 24.11.2012 o TOJ:n versio 1.2 asennettiin Espoolle joulukuussa 2011. Espoolaiset pääsivät siten jo projektin alussa syöttämään aineistoja tiedonohjausjärjestelmään. o TOJ:n käyttöönottokoulutukset järjestettiin seuraavasti: o Versio 1.2: 4.1.2012 ja 11.1.2012 o Versio 1.3: 2.3.2012 ja 27.3.2012
Tiedonohjausjärjestelmän käyttöönotto Espoon kaupunki o Projektin aikana pidettiin kaksi ohjausryhmän kokousta ja viisi projektiryhmän kokousta. Työ edistyi käytännössä pitkälti asiakkaan ja toimittajan projektipäälliköiden yhteistyön kautta. o Espoon arkistolaitoksen Excel-pohjalle tallentamien TOStiedostojen osalta hyödynnettiin eams-lukijaa. Aineistot siirrettiin lukijalla exceleiltä tiedonohjausjärjestelmään. o TOJ:n version 1.3 asennus helmikuussa 2012. Espoo testasi version maaliskuussa o Testauksessa havaittiin muutamia korjaustarpeita. Korjaukset toteutettiin maalis-huhtikuun aikana.
Tiedonohjausjärjestelmän käyttöönotto Espoon kaupunki o Projektin jälkeen: o Laajennettu käyttöönoton tuki kolmen kuukauden ajan o TOJ integroidaan Dynasty 360 asianhallintajärjestelmään syksyn 2012 aikana o Integrointi toteutetaan osissa (tehtäväluokkakohtaisissa erissä)
Yhteenvetoa ja oppeja projektista Vaatimusmäärittelyiden merkitys on erittäin suuri. Espoon vaatimusmäärittelyt olivat poikkeuksellisen laadukkaat. Laadukkaat vaatimusmäärittelyt auttavat asiakasta saamaan haluamansa tuotteen ja nopeuttavat toimittajan työskentelyä. Projekti oli hyvähenkinen ja hyödyllinen: TOJ:ta kehitettiin merkittävästi Espoon vaatimusten kautta Aikataulussa pysyttiin, projekti kesti n. 6 kk. Työmäärä oli iso. Innofactor käytti projektiin n. 900 työtuntia eli 0,5 htv:tta.
Yhteenvetoa ja oppeja projektista Kolmen toimijan projekteissa kannattaa varautua aikatauluhaasteisiin. Espoon projektissa asia heijastui version 1.2 asennusaikataulun venymisenä (palvelin toiselta toimittajalta) kahdella viikolla. Käytännön merkitystä asialla ei projektissa ollut.
Dynasty Tiedonohjausjärjestelmän lähitulevaisuuden näkymiä Paperiarkiston hallinnointi siirretään Dynastyn arkistonhallinta -moduulista tiedonohjausjärjestelmään: arkistoluettelot, kuvailu, hävitysluettelot. Koodistopalvelu ja perustiedon hallinta Hierarkiat kuten organisaatiorakenne, tilikartta ja kustannuspaikat Arvojoukot kuten postinumerot ja postitoimipaikat TOJ-ohjelmiston toteutus pilviteknologialla
KIITOS Lisätietoja: Mikko Punkki mikko.punkki@innofactor.com 040-593 1732
Innofactor Oyj 2000 2011