Laatua ja tehoa toimintaan CAF JULKISEN SEKTORIN LAADUNARVIOINTIMALLI 24.9.2013 Page 1 CAF Yhteinen arviointimalli (CAF Common Assessment Framework) on julkisen sektorin organisaatioille tarkoitettu laadunarviointityökalu. Perusajatuksena on organisaation kokonaisvaltainen laadunarviointi. Arviointia tehdään tuotteiden ja palveluiden järjestelmällistä ja suunnitelmallista parantamista varten. CAF arvioinnissa tarkastelun kohteena ovat organisaation toiminta ja tulokset. Arvioinnilla halutaan tunnistaa ne organisaation toimintatavat, jotka johtavat hyvien tulosten syntymiseen. Tavoitteena on, että arvioinnin tuloksena organisaatiossa syntyy innovatiivisuutta ja oppimista - ja organisaation tulokset paranevat. 24.9.2013 Page 2
Mitä CAF on käytännössä? CAF on johtamisen ja organisaation kehittämisen tueksi rakennettu arviointijärjestelmä. Se on siis työväline, jonka avulla toimintaa tarkastellaan ennalta sovituin kriteerein ja saatua tietoa käytetään toiminnan kehittämisessä. CAF on yleisen tason työkalu ns. seulova arviointiväline. Suomessa CAF:n kehittämisestä vastaa Valtiovarainministeriö. Tietoa CAF arviointimallista löydät http://www.vm.fi, hakusanaksi CAF 2013. 24.9.2013 Page 3 CAF -malli CAF arviointijärjestelmä muodostuu yhdeksästä arviointialueesta ja näiden 28 arviointikohdasta. Tämä rakenne tulee säilyttää, muuten soveltaminen organisaation tarpeisiin on sallittua. 4
Erinomaisen suorituskyvyn organisaation tunnusmerkkejä 4. Kumppanuudet ja resurssit Arviointikohta 4.1 Miten organisaatio kehittää ja johtaa kumppanuussuhteita keskeisten toimijoiden kanssa? Kumppanuuksien kehittäminen Julkisen sektorin organisaatiot tarvitsevat muita omien tavoitteidensa toteuttamiseen. Siksi niiden tulee luoda ja ylläpitää lisäarvoa tuottavia kumppanuussuhteita. Molempia osapuolia hyödyttävät kumppanuussuhteet mahdollistavat kummankin toimijan paremman lisäarvon tuotannon. Arviointikohta 4.2 Miten organisaatio kehittää kumppanuussuhteita kansalaisten/asiakkaiden kanssa? Asiakas- ja kansalaislähtöisyys Organisaatio keskittyy nykyisten ja tulevien asiakkaiden ja kansalaisten tarpeisiin ja osallistaa asiakkaat ja kansalaiset tuotteidensa ja palveluidensa kehittämiseen parantaakseen toimintaansa. CAF 2013 24.9.2013 Page 5 4.2. Miten organisaatio kehittää kumppanuussuhteita kansalaisten/asiakkaiden kanssa? 1. Organisaatio viestii aktiivisesti ja oma-aloitteisesti esimerkiksi toimintatavoistaan, vastuualueistaan, toimivallastaan ja rakenteistaan. 2. Organisaatio tukee kansalaisten/asiakkaiden keskinäistä järjestäytymistä, kannustaa kansalaisia/asiakkaita nostamaan esiin tarpeita ja odotuksiaan sekä muodostaa kumppanuussuhteita asiakkaiden, eturyhmien ja kansalaisjärjestöjen kanssa. 3. Organisaatio kannustaa kansalaisia/asiakkaita ja heidän edustajiaan osallistumaan kuulemisiin ja ottamaan osaa organisaation päätöksentekoprosesseihin (yhteissuunnittelu- ja päättäminen) esimerkiksi asiakasraatien, asiakaskyselyjen tai laatupiirien kautta. 4. Organisaatio kerää järjestelmällisesti ja aktiivisesti kansalaisten/asiakkaiden ideoita, ehdotuksia tai valituksia, hyödyntää niitä ja jakaa niistä tietoa. 24.9.2013 Page 6
Toiminta-arviointialueiden pisteytys PDCA -syklin avulla arvioidaan jokaisen vaiheen edistymistä Missä vaiheessa Sinun organisaatiosi on? SUUNNITTELE KOKEILE TARKISTA TOTEUTA/KORJAA Toiminta on suunniteltu eri sidosryhmien tarpeiden ja odotusten näkökulmasta. Organisaatiossa käytetään toiminnan suunnittelussa säännöllisesti hyväksi kaikkia toiminnan suunnittelun kannalta keskeisiä tahoja. Toiminta ja johtaminen tapahtuvat määriteltyjen prosessien ja vastuiden ja hajautetun vastuunjaon kautta. Määriteltyjen toimintaprosessien seurannassa käytetään toimivia indikaattoreita ja arviointitapoja, joita käytetään säännöllisesti perustellun työnjaon pohjalta Toiminnan korjaus- ja uudelleensuuntaamiset sekä kehittämistoimet perustuvat säännöllisesti tehtäviin toiminnan tarkistamis- ja arviointikäytäntöihin. 24.9.2013 Page 7 Laatua ja tehoa toimintaan, mitä hyötyä CAF arvioinnista on? Kokonaisuuden tarkastelun ja arvioinnin väline, jonka avulla parannetaan laatua suunnitelmallisesti ja säännöllisesti (systemaattisuus). Säännöllisesti käytettynä voidaan seurata organisaation toiminnan kehittyminen. Dialogin väline: Henkilöstö pääsee osallistumaan sekä toiminnan arviointiin kuin kehittämisen suunnitteluun ja toteuttamiseen. Yksittäiselle työntekijälle arviointikeskustelut ovat myös vaikuttamiskanava ja mahdollisuus tulla kuulluksi. Kehittämisen väline, jonka avulla tunnistetaan nykyiset toimintatavat, niiden vahvuudet, heikkoudet ja parantamisalueet. Voidaan havaita myös tiedonkeruun ja tulosseurannan puutteet. Laatujärjestelmän mukainen arviointiraportti luo dokumentoitua arviointitietoa ja jämäköittää päätöksentekoa. Organisaatio pystyy arvioinnin avulla osoittamaan päättäjille toiminnan vaikuttavuutta, hyödyt ja tarpeellisuuden. Oppimisen ja työhyvinvoinnin parantamisen väline Perehdyttämisväline (ja muille toimintakäsikirja) 8
Kuntien CAF laatuverstas ohjelmakokonaisuus CAF laatuverstaan tavoitteena on kehittää kuntien, kuntayhtymien, kunnallisten liikelaitosten ja yhtiöiden laatutyötä, laadunhallintaa ja siihen liittyvää kehittämistoimintaa. CAF laatuverstaassa käsitellään laadun ja laadunhallinnan perusteita, laatuja arviointivälineitä sekä laatutyön johtamista ja kehittämistä. Lisäksi CAF laatuverstaassa syvennetään laatupäälliköiden, laatu- ja arviointivastaavien, kehitysjohtajien ja muun johdon laatu- ja arviointiosaamista. Verstastyöskentelyn aikana osallistujat laativat omalle organisaatiolleen CAF -pohjaisen arviointisuunnitelman. Parhaimman höydyn ohjelmasta saa, jos siihen osallistuu 2-5 henkeä samasta organisaatiosta. CAF -laatuverstas kokoontuu syksyn 2013 aikana kaksi kertaa kahdeksi päiväksi laatua käsitteleviin työpajoihin. Verstas sisältää välityöskentelyä. CAF -laatuverstas toteutetaan yhteistyössä Suomen Kuntaliiton kanssa ja koko ohjelman suorittaneet saavat työskentelystään diplomin. 24.9.2013 Page 9 I JAKSO (2 x 1 päivä) Työpajat ja keskeiset sisällöt 1. päivä: JOHDATUS LAATUTYÖN PERUSTEISIIN Näkökulmia laatuun ja laadunhallintaan Keskeiset laatuun liittyvät käsitteet haltuun Laadun muodostuminen ja laatujohtaminen kunnallisessa toimintaympäristössä Kenelle laatu kuuluu? Arvioinnin merkitys organisaatiolle Laadunhallinnan ja strategisen johtamisen yhteys Laadun ja arvioinnin yhteys Mittarit, indikaattorit ja tunnusluvut laadun kuvaajina Sopimusten ohjaus ja valvonta osana laadunhallintaa 24.9.2013 Page 10
I JAKSO (2 x 1 päivä) Työpajat ja keskeiset sisällöt 2. päivä: LAATUTYÖN SUUNNITTELU Onnistuneen laatutyön aloittaminen Arvioinnin hyödyn löytyminen Tulosten merkitys ja käyttäminen Laatutyö osaksi arkea Laatutyön käytännön organisointi Yhdistäminen strategiseen johtamiseen ja toimintasuunnitteluun Arviointisuunnitelma Turhan työn välttäminen Keskittyminen olennaiseen Onnistuneita laadunhallinnan prosesseja Laatutyössä onnistumisen edellytyksiä VÄLITEHTÄVÄ 24.9.2013 Page 11 II JAKSO (2 x 1 päivä) Työpajat ja keskeiset sisällöt 3. päivä: LAADUNARVIOINTIVÄLINEEN VALINTA Laatujärjestelmät arvioinnin tukena Itsearvioinnin viitekehykset (tähän kuntaesimerkkejä) EFQM 2013: periaatteet, rakenne ja sisältö ISO 9000 standardi: periaatteet, rakenne ja sisältö ITE itsearvioinnin malli CAF 2013: periaatteet, rakenne ja sisältö, suomennos 2013 Laadunarviointivälineen soveltaminen kunnallisessa toimintaympäristössä CAF arviointien kokoajana Arviointitulosten hyödyntäminen 24.9.2013 Page 12
II JAKSO (2 x 1 päivä) Työpajat ja keskeiset sisällöt 4. päivä: LAADUNHALLINTA JOHTAMISEN TUKENA Toiminnan johtaminen ja kehittäminen asiakkaan näkökulmasta Asiakaslähtöisten palvelujen ja palveluprosessien muotoilu kunnassa Yhteiskunnallinen vaikuttavuus Yhteiskuntavastuu Riskienhallinta Yhteiskunnalliset tulokset Osallistujien arviointisuunnitelmien esittelyt Diplomien jako 24.9.2013 Page 13 CAF -laatuverstaan ohjelmakokonaisuus (2x2 pv) Ensimmäinen ohjelmakokonaisuus: Toinen ohjelmakokonaisuus: 1. jakso 24. - 25.9.2013 ja 2. jakso 29. - 30.10.2013 1. jakso 5. - 6.11.2013 ja 2. jakso 10. - 11.12.2013 1. jakso (2 päivää), paikkana Helsinki, hinta 575 (+ alv 24 %) Johdatus laatutyön perusteisiin Laatutyön suunnittelu Välitehtävä (arviointisuunnitelma) 2. jakso (2 päivää), paikkana Helsinki, hinta 575 (+ alv 24 %) Laadunhallinnan ja arvioinnin välineen valinta Laadunhallinta johtamisen tukena Verstas muodostaa kokonaisuuden, mutta osallistujan on mahdollista osallistua halutessaan vain yhteen jaksoon. Hinta sisältää materiaalin ja tarkemmassa ohjelmassa mainitut tarjoilut. 24.9.2013 Page 14
Kiitos! Raila Oksanen Snellmaninkatu 10 53100 LAPPEENRANTA 050 439 56 19 raila.oksanen(at)fcg.fi Anne Haapanen Osmontie 34 00601 HELSINKI 050 56290 46 anne.haapanen(at)fcg.fi 24.9.2013 Page 15