TEATTERIKORKEAKOULU Taloussääntö

TEATTERIKORKEAKOULU Taloussääntö Huutoa TeaKissa, kuva: Hannu Keski-Hakuni 11.12.2007

1 1. YLEISTÄ...4 1.1. Taloussäännön soveltamisala... 4 1.2. Teatterikorkeakoulun päättämät muut ohjesäännöt, joissa määrätään taloussääntöön liittyvistä asioista... 4 1.3. Yleiset määräykset sisäisestä valvonnasta... 4 1.3.1. Sisäisen valvonnan keskeiset välineet... 5 1.3.2. Sisäisen valvonnan kohdentaminen... 5 1.3.3. Sisäisen valvonnan suhde Teatterikorkeakoulun yleisiin tavoitteisiin... 6 1.3.4. Vastuu sisäisen valvonnan järjestämisestä ja toimenpiteisiin ryhtyminen... 6 1.3.5. Talousarvioasetuksen 65 :n edellyttämät sisäistä valvontaa koskevat selostukset... 6 1.3.6. Sisäinen tarkastus... 6 2. TALOUSHALLINTO-ORGANISAATIO...6 2.1. Tilivirastotehtävien organisointi... 6 2.2. Maksupisteiden ja tilitekijöiden perustamisesta päättäminen... 7 3. TOIMINNAN JA TALOUDEN SUUNNITTELU JA SEURANTA...7 3.1. Toiminta- ja taloussuunnittelun järjestäminen... 7 3.2. Talousarvioehdotusten ja tulostavoite-ehdotusten laatiminen ja hyväksyminen... 7 3.3. Lisätalousarvioehdotusten laatiminen ja hyväksyminen... 7 3.4. Tulostavoitteet...7 3.5. Talousarvion tilijaottelu... 8 3.6. Arviomäärärahan ylittämisluvat... 8 3.7. Sisäiset budjetit ja tulostavoitteet... 8 3.8. Menorästien tileissä pitäminen... 8 3.9. Kassavirtasuunnittelu... 8 4. MAKSULIIKE...8 4.1. Tulo- ja menotilit maksuliikepankissa... 8 4.2. Muut pankkitilit... 8 4.3. Suoraveloitukset... 8 4.4. Kassatoiminnot... 9 4.4.1. Kassojen perustaminen ja niiden käyttötarkoitus... 9 4.4.2. Käteisvarojen ja arvopapereiden säilytys... 9 4.4.3. Kassakaapin avaimet... 9 4.5. Maksu- ja asiakaskortit... 9 4.6. Maksuvälineiden hyväksyminen... 10 4.7. Verkkokaupan maksutavat... 10 4.8. Maksunsaajan oikeellisuuden varmistaminen... 10 5. MENOJEN KÄSITTELY...10 5.1. Yleiset hankintaperiaatteet... 10 5.2. Menoon sitoutuminen sekä menojen tarkastaminen ja hyväksyminen... 11 5.2.1. Menopäätösten tekijät... 11 5.2.2. Menojen tarkastaminen... 11 5.2.3. Menojen hyväksyminen... 12

2 5.3. Maksutoimeksiannot... 12 5.4. Matkamenot... 13 5.4.1. Matkamääräyksen antajat... 13 5.4.2. Matkalaskut... 13 5.4.3. Matkustuspalvelut... 13 5.4.4. Matkaennakot... 13 5.4.5. Oman auton käyttö... 14 5.4.6. Taksin käyttö... 14 5.5. Edustusmenot ja henkilöstötilaisuuksista aiheutuvat menot... 14 5.6. Kulukorvaukset... 14 5.7. Palkkamenot... 14 5.8. Työterveyshuollon menot... 15 6. TULOJEN KÄSITTELY...15 6.1. Tulojen perimisen ja varojen vastaanottamisen yleiset menettelyt... 15 6.2. Maksullisen toiminnan tulot... 16 6.3. Yhteistoiminnan rahoitus valtiontalouden ulkopuolelta... 16 6.4. Yhteistoiminnan rahoitus toiselta valtion virastolta tai laitokselta... 16 6.5. EU-rahoitus... 16 6.6. Sponsorointi... 16 6.7. Lahjoitettujen varojen vastaanottaminen... 16 6.8. Erääntyneiden saatavien periminen... 17 6.9. Tileistä poistaminen... 17 6.10. Yhteisömyynti... 17 7. KIRJANPITO JA TULOKSELLISUUDEN LASKENTATOIMI...17 7.1. Teatterikorkeakoulun kirjanpitokokonaisuus... 17 7.2. Osakirjanpitojen valvonta... 17 7.3. Kirjanpidon tilit... 17 7.4. Kirjanpitokirjat... 18 7.5. Sähköiset menettelyt... 18 7.6. Tositteet... 18 7.6.1. Tositteiden ryhmittely tapahtumalajien mukaan ja tositteiden numerointi... 18 7.6.2. Korjaustositteiden laadinta ja hyväksyminen... 18 7.6.3. Tositteiden säilyttäminen... 18 7.7. Keskuskirjanpito... 19 7.8. Valtuuskirjanpito... 19 7.9. Korkokustannus... 19 7.10. Tuloksellisuuden ja johdon laskentatoimen järjestäminen... 19 7.11. Varastokirjanpito... 19 7.12. Käyttöomaisuuskirjanpito... 19 7.13. Poistosuunnitelma... 19 8. TILINPÄÄTÖS...20

3 8.1. Tilinpäätökseen liittyvät yleiset määräykset... 20 8.2. Tilinpäätöksen hyväksyminen ja toimittaminen... 20 8.3. Tilinpäätöslaskelmien, tilinpäätöksen liitteiden ja tase-erittelyjen laatiminen... 20 8.4. Toimintakertomuksen laatiminen... 20 8.5. Opetusministeriön tilinpäätöskannanotto... 20 8.6. Valtion tilinpäätöstä varten toimitettavat selvitykset... 20 9. OMAISUUDEN HALLINTA...21 9.1. Yleiset määräykset... 21 9.2. Arvopaperirekisteri... 21 9.3. Rahoitusomaisuuden säilyttäminen... 21 9.4. Käyttöomaisuuden inventointi... 21 9.5. Omaisuuden luovutus... 21 9.6. Muut omaisuuden hallintaan ja käyttöön liittyvät määräykset... 22 9.6.1. Virka-autot... 22 9.6.2. Matkapuhelimet... 22 9.6.3. Muut henkilöstön käyttöön luovutetut koneet ja laitteet... 22 9.7. Vuokraus ja leasing... 22 9.8. Lahjoitetun omaisuuden vastaanottaminen... 22 10. TALOUSHALLINNON TIETOJÄRJESTELMÄT...22 10.1. Tietoturvallisuuden varmistaminen... 22 10.2. Taloushallinnon ja palkanlaskennan tietojärjestelmien hankkiminen... 23 10.3. Kirjanpito- ja maksuliikejärjestelmät... 23 10.4. Palkanlaskentajärjestelmä... 23 11. TOIMENPITEET HAVAITTAESSA TALOUDENHOIDOSSA VIRHEITÄ JA VÄÄRINKÄYTÖKSIÄ...23 11.1. Havainnon tekijän vastuu ja ilmoittamisvelvollisuus... 23 11.2. Velvollisuus ryhtyä toimenpiteisiin... 23 11.3. Väärinkäytöksistä ilmoittaminen valtiontalouden tarkastusvirastolle... 23 11.4. Rikoksista ilmoittaminen... 24 11.5. EU-varojen hallinnoinnissa havaituista virheistä ja väärinkäytöksistä ilmoitta- minen... 24 11.6. Jatkotoimenpiteet... 24 12. MUUT MÄÄRÄYKSET...24 12.1. Voimaantulo... 24 12.2. Taloussäännön toimittaminen tiedoksi... 24

4 1. YLEISTÄ 1.1. Taloussäännön soveltamisala Teatterikorkeakoulun toiminnan ja talouden suunnittelussa, maksuliikkeessä, kirjanpidossa ja tilinpäätöksessä, materiaalitoiminnoissa, tuloksellisuuden laskentatoimessa sekä sisäisessä valvonnassa noudatetaan tätä taloussääntöä. Lisäksi noudatetaan yliopistolakia (645/97) ja yliopistoasetusta (115/98), talousarviolakia (423 / 1988, muutettu 1372/1991, 165/1992, 307/1992, 978/1995, 380/1996, 430/1998, 960/1998, 217/2000, 384/2000, 678/2000, 898/2000, 689/2001, 1109/2001, 974/2002, 1056/2002), asetusta valtion talousarviosta (1243/92, muutettu 927/94, 1587/95, 1042/96, 600/97, 823/97, 1111/98, 263/00, 1054/00, 1252/01, 718/02, 1175/02, 321/03, 936/03, 254/04), lakia julkisista hankinnoista (348/2007), asetusta julkisista hankinnoista (614/2007), valtioneuvoston asetusta valtionhallinnon yhteishankinnoista (765/2006), valtiovarainministeriön päätöstä valtionhallinnon yhteishankinnoista (766/2006), valtioneuvoston päätöstä valtion talousarvion yleisistä soveltamismääräyksistä (TM 9509), valtion maksuperustelakia (150/92, muutettu 348/94, 749/96, 961/98, 721/00), valtion maksuperusteasetusta (211/92, muutettu 818/95, 1317/01). 1.2. Teatterikorkeakoulun päättämät muut ohjesäännöt, joissa määrätään taloussääntöön liittyvistä asioista Johtosääntö Teatterikorkeakoulun hallinnon järjestämisestä (1.8.1998), Teatterikorkeakoulun sisäisen tarkastuksen ohjesääntö (1.6.2001), ohje talousarviovaroin toteutetusta edustamisesta Teatterikorkeakoulussa (25.4.2000), Teatterikorkeakoulun hankintaohjeet (28.10.1999, päivitetty 6.6.2006), Teatterikorkeakoulun kassaohjeet (30.1.2002, päivitetty 29.6.2004), ohje taksikortin käytöstä Teatterikorkeakoulussa (30.11.2000), ohje virka-autojen käytöstä Teatterikorkeakoulussa (28.1.2002). 1.3. Yleiset määräykset sisäisestä valvonnasta Sisäinen valvonta on Teatterikorkeakoulun itsensä toteuttama valvonnan kokonaisuus, jonka tarkoituksena on osaltaan varmistaa, että yliopiston resurssit ovat tarkoituksenmukaisessa käytössä yliopiston tavoitteiden saavuttamiseksi. Varsinainen valvonta tapahtuu Teatterikorkeakoulun omissa toimintaprosesseissa. Rehtorilla ja hallintojohtajalla on vastuu sisäisen valvonnan rakenteen asianmukaisuudesta ja tehokkuudesta. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan viitekehyksenä toimii Coso-Erm malliin perustuva valvontakehikko, joka jakaantuu kahdeksaan osa-alueeseen: o Sisäinen toimintaympäristö o Tavoitteiden asettaminen o Riskien tunnistaminen o Riskien arviointi o Riskeihin vastaaminen o Valvontatoimenpiteet o Informaatio ja tiedonkulku o Seuranta

5 Onnistunut sisäinen valvonta edistää organisaation joustavuutta ja mahdollistaa tuloksekkaan toiminnan päätösvallan delegoinnin kautta, kun delegoija huolehtii sisäisen valvonnan mekanismien olemassaolosta ja valvoo niiden toimimista. Päätösvallan delegoinnit ilmenevät Teatterikorkeakoulun johtosäännöstä. Teatterikorkeakoulun johto ja muut, jotka ovat vastuussa toiminnan tavoitteiden saavuttamisesta, ovat vastuussa myös näihin toimintoihin liittyvistä valvontaprosesseista. Yksikön johtajan valvontavelvollisuus koskee kaikkea kyseisessä yksikössä työskentelevän henkilöstön käytössä olevaa rahoitusta. Yksikön johtajat vastaavat siitä, että taloussäännössä määrättyjä sisäisen valvonnan menettelyjä noudatetaan. Yksikön johtajan tulee säännöllisesti arvioida sisäisen valvonnan menettelyjen riittävyyttä omassa yksikössään ja ilmoittaa hallintoyksikköön havaitsemistaan heikkouksista menettelyjen kehittämiseksi. Valvonta määritellään dynaamiseksi, integroiduksi toimintoketjuksi, jota hallitus, johto ja muu henkilöstö toteuttavat. Valvontaprosessin on tarkoitus tuottaa kohtuullinen varmuus seuraavien tavoitteiden toteuttamisesta: 1) toimintojen tuloksellisuus, tehokkuus ja tarkoituksenmukaisuus 2) resurssien menetysten estäminen ja ehkäisy 3) taloudellisen informaation ja johdon informaation luotettavuus sekä 4) lakien, sääntöjen ja sisäisten toimintaperiaatteiden noudattaminen. 1.3.1. Sisäisen valvonnan keskeiset välineet Sisäisen valvonnan keskeisiä välineitä ovat: 1) Dokumentointi: sisäisen valvonnan rakenne ja kaikki merkittävät tapahtumat on dokumentoitava selvästi ja dokumentoinnin on oltava helposti saatavilla. Dokumentaation perusteella tulee olla mahdollista jokaisen tapahtuman jäljittäminen alusta alkaen, prosessin aikana, ja sen tultua loppuun suoritetuksi. 2) Tapahtumien viivyttelemätön ja oikea kirjaaminen: tapahtumat on merkittävä muistiin viivyttelemättä ja luokiteltava oikein. 3) Valtuuttaminen tapahtumiin ja näiden toteuttaminen: Vain henkilöt, joilla on siihen toimivalta, saavat myöntää valtuudet tapahtumiin. Nämä on toteutettava myönnetyn toimivallan puitteissa. Valtuutukset tulee dokumentoida ja niiden tulee sisältää valtuuttamisen erityiset edellytykset ja ehdot. 4) Tehtävien eriyttäminen: Avainvelvollisuudet ja tehtävät valtuuksien myöntämisessä sekä tapahtumien käsittelyssä, muistiin merkitsemisessä ja tarkastamisessa tulee jakaa eri henkilöiden kesken. Tarkoituksena on tällöin vähentää virheistä, tuhlauksesta tai luvattomista teoista johtuvaa riskiä ja riskiä olla havaitsematta tällaisia ongelmia. 5) Työnjohto: On huolehdittava pätevästä työnjohdosta sen varmistamiseksi, että sisäisen valvonnan tavoitteet saavutetaan. 1.3.2. Sisäisen valvonnan kohdentaminen Sisäisen valvonnan kohdentamisessa käytetään apuna sisäisen tarkastuksen ja tilintarkastuksen tuottamaa riskianalyysia. Valvonnassa painotetaan niitä toimintoja, joissa taloudelliset riskit ovat suurimpia.

6 1.3.3. Sisäisen valvonnan suhde Teatterikorkeakoulun yleisiin tavoitteisiin Teatterikorkeakoulun johto pyrkii vaikuttamaan ilmapiiriin siten, että sisäinen valvonta koetaan luontevaksi osaksi toimintaa. 1.3.4. Vastuu sisäisen valvonnan järjestämisestä ja toimenpiteisiin ryhtyminen Teatterikorkeakoulun kunkin tulosyksikön johtajan tulee yksikkönsä toiminnan järjestelyssä ja valvonnassa ottaa huomioon sisäisen valvonnan näkökohdat ja huolehtia myös vastuualueensa valvonnan kannalta tarpeellisten tarkastusten suorittamisesta. Tulosyksikön johtaja vastaa siitä, että sisäisen valvonnan tuottaman tiedon pohjalta ryhdytään tarvittaviin toimenpiteisiin. Hallintojohtajan tehtävänä on valvoa, että tässä taloussäännössä mainitut tarkastukset suoritetaan ajallaan. Taloudenhoidossa havaittujen virheiden ja väärinkäytösten johdosta tehtävät toimenpiteet on tarkemmin kuvattu kohdassa 11. 1.3.5. Talousarvioasetuksen 65 :n edellyttämät sisäistä valvontaa koskevat selostukset Toimintakertomukseen tulevan arvioinnin sisäisen valvonnan ja siihen sisältyvän riskienhallinnan asianmukaisuudesta ja riittävyydestä sekä sen perusteella laaditun lausuman sisäisen valvonnan tilasta ja olennaisimmista kehittämistarpeista (sisäisen valvonnan arviointi- ja vahvistuslausuma) laatimisvastuu on yliopiston johdolla. 1.3.6. Sisäinen tarkastus Sisäinen tarkastuksen tehtävänä on tuottaa johdon tarpeisiin tietoa siitä, että organisaatiosta saatu tieto on oikeaa ja riittävää. Lisäksi sen tehtävänä on varmistaa, että toiminta ja taloudenhoito on ollut tarkoituksenmukaista, tuloksellista ja laillista. Sisäinen tarkastus valvoo, että omaisuuden turvaaminen on järjestetty asianmukaisesti. Sisäinen tarkastus suorittaa johdon apuna hallinnollisten prosessien tarkastusta ja arviointia sekä valvoo, että voimassa olevia määräyksiä noudatetaan. Sisäisestä tarkastuksesta annetaan tarkemmat määräykset Teatterikorkeakoulun sisäisen tarkastuksen ohjesäännössä. 2. TALOUSHALLINTO-ORGANISAATIO 2.1. Tilivirastotehtävien organisointi Hallintoyksikköön sijoitettu talouspalvelut hoitaa Teatterikorkeakoululle tilivirastona kuuluvat tehtävät, ellei tässä taloussäännössä tai teatterikorkeakoulun johtosäännössä joidenkin tehtävien osalta ole toisin määrätty. Maksuliikkeen ja kirjanpidon käytännön tehtävät tuottaa Teatterikorkeakoulun toimeksiannosta ja hallintoyksikön valvonnassa pääkaupunkiseudun yliopistojen yhteinen PAVEpalvelukeskus (myöhemmin palvelukeskus). Yksityiskohtaisesta tehtävä- ja vastuunjaosta sovitaan palvelusopimuksen liitteessä. Talouspalvelut huolehtii tilivirastotehtävien kehittämisestä. Talouspalvelut ohjaa, koordinoi ja kouluttaa tulosyksiköitä niille kuuluvien tehtävien hoidossa.

7 2.2. Maksupisteiden ja tilitekijöiden perustamisesta päättäminen Yliopistolla on yksi maksupiste. Mahdollisten lisämaksupisteiden perustaminen tapahtuu saavutettavien hyötyjen sekä kustannus- ja riskimuutosten arvioinnin pohjalta. Uusien maksupisteiden perustamisesta ja lakkauttamisesta päättää hallintojohtaja. Yliopiston tilintekijöistä päättää talouspäällikkö. Tilintekijälle voidaan antaa vain valtiolle kuluvien maksujen perimiseen liittyviä tehtäviä. 3. TOIMINNAN JA TALOUDEN SUUNNITTELU JA SEURANTA 3.1. Toiminta- ja taloussuunnittelun järjestäminen Yliopiston toiminnan ja talouden suunnittelun tarkoituksena on yliopiston toiminta-tavoitteiden ja voimavarojen yhteensovittaminen sekä seuraavien 1-4 vuoden tavoitteiden määrittely ja kehityksen ennakoiminen. Toiminnan suunnittelu perustuu yliopiston hallituksen hyväksymään noin kymmenen vuoden ajanjakson kattavaan strategiaan. Keskeisin suunnitteluasiakirja on yliopiston toimintaja taloussuunnitelma (strategian toteuttamissuunnitelman) ja keskeisin seuranta-asiakirja on yliopiston tilinpäätösasiakirja siihen sisältyvine toimintakertomuksineen. Yliopiston vuotuinen suunnittelu perustuu kullekin vuodelle laadittuun tulossopimukseen yliopiston ja opetusministeriön välillä. Yliopiston yksiköt laativat oman vuosittaisen budjettinsa rehtorin tekemän määrärahojen jakopäätöksen pohjautuen. Toiminta- ja taloussuunnitelma tukee toiminnan ja talouden tuloksellisuutta sekä antaa perusteita talousarvion ja tulostavoitteiden laatimiselle sekä yliopiston johtamiselle. Suunnittelussa otetaan huomioon aiempien vuosien toteutunut toiminta ja taloudellinen toteuma. Lisäksi suunnittelussa huomioidaan tehdyt vaikutusten ja tuloksellisuuden kehityksen arvioinnit. Toiminta- ja taloussuunnitelman (strategian toteuttamissuunnitelman) laatii hallintoyksikkö tulosyksiköiden ehdotusten perusteella ja sen hyväksyy yliopiston hallitus, hallintoyksikkö vastaa asiakirjan toimittamisesta opetusministeriöön sen ilmoittamassa aikataulussa sekä tietojen sijoittamisesta valtiokonttorin ylläpitämään yleisessä tietoverkossa saatavilla olevaan tietopalveluun (Netra). 3.2. Talousarvioehdotusten ja tulostavoite-ehdotusten laatiminen ja hyväksyminen Yliopistojen talousarvioehdotus laaditaan opetusministeriön toimesta. Opetusministeriön talousarvioehdotuksen laatimista varten edellyttämän esityksen talousarviovuoden voimavaroiksi laatii hallintoyksikkö tulosyksiköiden ehdotusten perusteella ja sen hyväksyy yliopiston hallitus. Teatterikorkeakoulun tulostavoite-ehdotukset laaditaan osana opetusministeriön ohjausjärjestelmää. Opetusministeriölle toimitettavat asiakirjat hyväksyy yliopiston hallitus. 3.3. Lisätalousarvioehdotusten laatiminen ja hyväksyminen Mahdollisiin lisätalousarvioihin liittyvät esitykset laatii hallintoyksikkö ja ne hyväksyy yliopiston hallitus. 3.4. Tulostavoitteet Yliopiston tulostavoitteista sopii rehtori opetusministeriön kanssa. Tulosopimuksen opetusministeriön kanssa allekirjoittavat rehtori ja hallintojohtaja.

8 3.5. Talousarvion tilijaottelu Yliopiston talousarvion tilijaottelun ja sen muutokset laatii palvelukeskus ja sen hyväksyy talouspäällikkö. 3.6. Arviomäärärahan ylittämisluvat Yliopiston käyttöön osoitettujen arviomäärärahojen mahdollisen ylittämiseen liittyvän ehdotuksen valmistelee hallintoyksikkö ja sen hyväksyy hallitus. 3.7. Sisäiset budjetit ja tulostavoitteet Teatterikorkeakoulun sisäisen määrärahojen käyttösuunnitelman valmistelee hallintoyksikkö ja sen hyväksyy rehtori. Yliopiston tulosyksiköt laativat käyttösuunnitelmansa rehtorin päätettyä määrärahojen jaosta tulosyksiköille. Yksiköiden tulostavoitteet sovitaan ja niiden toteutumista seurataan yliopiston sisäisissä tulosneuvotteluissa yliopiston johdon ja yksiköiden välillä. Yksiköillä on vastuu käyttöönsä osoitettujen määrärahojen seuranasta. 3.8. Menorästien tileissä pitäminen Hallintoyksikkö vastaa opetusministeriölle tehtävästä hakemuksesta mahdollisen kiinteään tai arviomäärärahaan liittyvän menorästin pitämiseksi edelleen tileissä. Hakemus tehdään opetusministeriön antamien ohjeiden mukaisesti. 3.9. Kassavirtasuunnittelu Palvelukeskus vastaa yliopiston menotiliin liittyvän teknisen limiitin valvonnasta. 4. MAKSULIIKE 4.1. Tulo- ja menotilit maksuliikepankissa Yliopiston tulo- ja menotilien avaamis- ja lopettamispyynnöt valtiokonttorille allekirjoittaa talouspäällikkö. Pankkitilien käyttäjistä päättää hallintojohtaja. Maksupalveluja koskevat sopimukset allekirjoittaa hallintojohtaja. Kate- ja tyhjennyssiirtojen valvojan määrää palvelukeskus, joka myös pitää luetteloa tilien käyttäjistä ja koneellisten maksujen lähettäjistä. 4.2. Muut pankkitilit Yliopiston mahdollisten valuuttatilien avaamis- ja lopettamispyynnöt valtiokonttorille sekä asiaan liittyvän lupahakemuksen opetusministeriölle allekirjoittaa talouspäällikkö. Tilin käyttäjät määrää hallintojohtaja siten, että tilinkäyttöoikeutta käytettäessä allekirjoittajina on kaksi henkilöä yhdessä. Valuuttatilin avaamisessa ja lopettamisessa noudatetaan valtiokonttorin määräystä, valtiovarainministeriön päätöstä ja opetusministeriön ohjeita. 4.3. Suoraveloitukset Hallintojohtaja voi tehdä valtion maksuliikettä hoitavan pankin kanssa sopimuksen, jolla pankki valtuutetaan veloittamaan suoraan yliopiston menotililtä palkkojen katteet ja pankin palveluista ja

9 lomakkeista perittävät maksut. Suoraveloituksen käyttö muissa tapauksissa on kielletty. Palvelukeskus valvoo, että suoraveloitetut maksut täsmäävät pankkitilin veloitusten kanssa. 4.4. Kassatoiminnot 4.4.1. Kassojen perustaminen ja niiden käyttötarkoitus Teatterikorkeakoulun pääkassa on hallintoyksikössä. Mahdollisista muista kassoista päättää ja niitä koskevat ohjeet kuten muutkin täydentävät kassaohjeet antaa talouspäällikkö, joka päättää myös kassojen aukioloajoista. Teatterikorkeakoulun kassatoiminnoista on annettu erillinen kassaohje. Talouspalvelut pitää luetteloa käytössä olevista kassoista. Suoraan kassasta voidaan suorittaa kiireellisiä maksuja vain silloin, kun tilisiirto ei ole mahdollinen tai tarkoituksenmukainen. Kassoissa pidettävien varojen enimmäismäärää koskevat määräykset antaa talouspäällikkö. Kassoihin kertyvät varat on viipymättä siirrettävä yliopiston tulotilille. Kaikki alakassat on tilitettävä siten, että tapahtumat on mahdollista kirjata tapahtumakuukauden kirjanpitoon. Kassat on tarkastettava vähintään puolivuosittain. Tarkastuksesta on tehtävä asianmukaiset merkinnät. Kassantarkastukset suorittaa talouspäällikkö. Vastaanotettaessa maksuja kassaan on maksusta laadittava maksupäivää osoittavalla merkinnällä varustettu ja ennakolta juoksevasti numeroitu tulotosite, jonka alkuperäiskappale annetaan kuittina maksajalle. Kassatositteessa on mainittava maksun suorittaja, maksun aihe ja suorituspäivä sekä suoritettu euromäärä ja arvonlisäverolain edellyttämät merkinnät. Kassavastaava vahvistaa kuitin. Tulotositteessa on oltava maksajan allekirjoitus, mikäli se on mahdollista. Erillistä tulotositetta ei kirjoiteta, jos käytössä on kassakone, joka tulostaa kuitin tai maksu tapahtuu muuta tositetta vastaan. 4.4.2. Käteisvarojen ja arvopapereiden säilytys Yliopistossa olevat käteisvarat, sekit, arvopaperit, numeroidut tulotositelomakkeet, kassatosite- ja maksulomakkeet, taksikortit ja vastaavat on säilytettävä kassakaapissa. Myös muut omaisuusarvoiset asiakirjat on säilytettävä turvallisesti. 4.4.3. Kassakaapin avaimet Kassakaapin avaimien tulee olla kassanhoidosta vastaavan henkilön hallussa. Vara-avaimen säilyttämisestä ja käytöstä määrää talouspäällikkö. 4.5. Maksu- ja asiakaskortit Hallintojohtaja päättää Teatterikorkeakoulun maksuaikakorttien hankinnasta ja henkilöistä, joilla on oikeus käyttää henkilölle osoitettua maksuaikakorttia. Korttien hakumenettelyistä vastaa talouspalvelut, jossa myös säilytetään maksuaikakortit, joita ei ole osoitettu tietylle henkilölle. Virka-autojen polttoaineen hankintaan oikeuttavat luottokortit ovat virka-autosta vastaavan yksikön hallussa. Talouspalvelut pitää luetteloa yliopiston maksukorteista ja niiden käyttäjistä sekä huolehtii, että maksuaikakortin haltijat sitoutuvat noudattamaan niiden erillisiä käyttöehtoja. Maksukorttia saa käyttää vain yliopiston menojen maksamiseen toisaalla tässä taloussäännössä annettujen ohjeiden mukaisesti. Asiakaskorttien käytöstä mahdollisesti saatavat asiakashyödyt kuuluvat yliopistolle, eikä korttia käyttäville henkilöille. Menon hyväksyjä valvoo, ettei maksuaikakortteja käytetä yksityisluonteisten menojen maksamiseen.

10 4.6. Maksuvälineiden hyväksyminen Rahasuorituksena voidaan ottaa vastaan pankkikortti ja sekki. Pankkikortin ja sekin esittäjän henkilöllisyys on aina tarkistettava. Ilman katteen varmistamista voidaan pankkikorttimaksu ja varmentamaton sekki vastaanottaa vain siihen määrään, mistä pankit ovat yleisesti sitoutuneet vastaamaan. Sekit on toimitettava välittömästi pääkassaan. Maksuvälineenä hyväksytään myös seuraavat luottokortit: Visa, VisaElectron, Eurocard, MasterCard ja Maestro. 4.7. Verkkokaupan maksutavat Teatterikorkeakoulu voi myydä palveluitaan ja tuotteitaan verkkokauppana, jolloin tuotteen ja palvelun luovuttamisen ehtona on, että niitä koskeva suoritus on sitä ennen saapunut Teatterikorkeakoulun tulotilille. Teatterikorkeakoulun maksuaikakortteja voidaan käyttää maksuvälineenä verkkokaupassa, mikäli sillä tavoin savutetaan merkittävä kustannussäästö. Maksuaikakortteja käytettäessä maksuvälineenä on varmistuttava siitä, että kortin tiedot annetaan vain riittävän suojattua yhteyttä käyttäen. Teatterikorkeakoulun kaikkea verkkokauppaa koskevat tässä taloussäännössä hankintatoimesta annetut määräykset. 4.8. Maksunsaajan oikeellisuuden varmistaminen Teatterikorkeakoulun maksamien menojen pankkiyhteystiedot tulee saada kirjallisesti maksunsaajalta. Toimittajatietoja ylläpidetään taloushallinnon tietojärjestelmässä palvelukeskuksen toimesta. Maksunsaajarekisteri on suojattu käyttöoikeusmäärittelyin ja salasanoin. Palvelukeskus vastaa maksunsaajarekisterin tietojen tietoturvallisuudesta 5. MENOJEN KÄSITTELY 5.1. Yleiset hankintaperiaatteet Teatterikorkeakoulun hankinnoissa noudatetaan julkisia hankintoja koskevaa lainsäädäntöä ja erikseen annettua Teatterikorkeakoulun hankintaohjetta (28.10.1999, päivitetty 6.6.2006). Hankintaohjeen laatimisesta vastaa talouspäällikkö. Teatterikorkeakoulun hankinnoista päättää hallintojohtaja tai hänen määräämänsä. Päivittäisiä yksikön kulutustarvikkeita voivat hankkia myönnettyjen määrärahojen puitteissa menopäätösten tekijät. Hankinnoista tehtävä sopimus tai tilaus laaditaan kirjallisesti. Ehdoiltaan yksinkertaisessa hankinnassa voidaan käyttää tilausmenettelyä. Hankinnat suoritetaan yliopiston kannalta edullisimmalla tavalla, elleivät erityiset määräykset ja ohjeet edellytä poikkeamista tästä periaatteesta. Hankinnat perustuvat pääsääntöisesti kirjallisiin tilauksiin. Suullisistakin tilauksista on pidettävä asianmukaista luetteloa. Valtiovarainministeriön valtionhallinnon yhteishankinnoista 7.9.2006 antaman päätöksen mukaiset hankinnat on toteutettava käyttämällä Hansel Oy:n kilpailuttamia puitejärjestelyjä. Hankinnat tulee muutoinkin mahdollisuuksien mukaan keskittää Hansel Oy:n sopimustoimittajille. Tilatusta ja vastaanotetusta tavarasta tai muusta suorituksesta on vaadittava lasku. Laskun on oltava alkuperäinen.

11 Teatterikorkeakoulun henkilökuntaan kuuluville voidaan erityisistä syistä myöntää hankintaennakkoa, ellei kiireellisten ja välttämättömien menojen maksaminen muuten ole käytännössä mahdollista. Ennakkopyyntö on tehtävä kirjallisesti. Ennakkopyyntöön on liitettävä selvitys maksettavista menoista ja ennakkopyyntöön tekee asiatarkastuksen menon hyväksyjä. Ennakon maksamisesta päättää talouspäällikkö. Ennakon maksamisen edellytyksenä on, että aikaisemmat ennakot on tilitetty ja määrärahaa on käytettävissä. Menopäätökset sekä menoihin sitovat sopimukset on tehtävä valtiolle kokonaistaloudellisesti mahdollisimman edullisilla maksuehdoilla. Maksut on suoritettava valtiolle edullisimmalla tavalla ottaen huomioon kassa- ja muut alennukset sekä eräpäivä. Menojen maksamista koskevat määräykset kattavat sekä kotimaan että ulkomaan maksut. 5.2. Menoon sitoutuminen sekä menojen tarkastaminen ja hyväksyminen 5.2.1. Menopäätösten tekijät Menopäätösten tekijöitä ovat rehtori, hallintojohtaja sekä Teatterikorkeakoulun johtosäännön mukaisten tulosyksiköiden johtajat tai hallintojohtajan kirjallisesti määräämä. Ennen menoon sitoutumista, tilauksen tai muun sitoumuksen tekoa, on menopäätöksen tekijän varmistettava menon laillisuus ja tarkoituksenmukaisuus, valtuudet ja määrärahan riittävyys. Jos asiassa tarvitaan erityinen hyväksyminen, lupa tai lausunto, on menopäätöksen tekijän varmistettava, että sellainen on saatu. Rehtorin ja hallintojohtajan väliset vastuut yliopistoa koskevien sopimusten tekemisessä on säädelty yliopiston johtosäännössä. 5.2.2. Menojen tarkastaminen Vastaanottotarkastus Tavaraa tai palvelusta vastaanotettaessa on suoritettava vastaanottotarkastus, jossa on todettava, että vastaanotettu tavara tai palvelus on tehdyn tilauksen tai muun sitoumuksen mukainen. Vastaanottotarkastuksen suorittaa tavaran tai palvelun vastaanottaja. Numerotarkastus Numerotarkastuksessa on todettava, että menotositteesta ilmenee, mistä meno on aiheutunut. Lisäksi on todettava, että menotositteen maksettavaan määrään johtavat laskutoimitukset ovat oikein, että merkityt alennukset on otettu huomioon ja että menotosite täyttää muodollisesti tositteelle asetettavat vaatimukset. Samoin on tarkastettava, että menotosite täyttää alv-lain vaatimukset ja että laskun toimittaja on merkitty ennakkoperintärekisteriin. Numerotarkastuksesta on tehtävä päivätty nimikirjanimin varustettu merkintä tositteeseen. Numerotarkastuksen yhteydessä tarkistetaan, että meno tulee kirjattua talousarvio- ja liikekirjanpidon sekä sisäisen laskennan osalta oikeille laskentakohteille. Matkalaskujen osalta on tarkastettava, että matkakustannusten kuitit ovat matkalaskun liitteenä ja ne täsmäävät matkalaskuun. Koneellista tietovälinettä käytettäessä tulee palvelukeskuksen suorittaa numerotarkastus ennen menotositteen lähettämistä asiatarkastajalle. Numerotarkastuksesta ei tehdä reskontramerkinnän lisäksi muuta erillistä merkintää. Numerotarkastuksen tekijän tulee näkyä järjestelmässä selväkielisenä. Käytettäessä matkahallintajärjestelmää numerotarkastuksen tulee sisältää allekirjoittaja nimi selväkielisenä sekä toimenpiteen ajankohta. Numerotarkastus tehdään käyttämällä matkahallintajärjes-

12 telmän käyttäjätunnusta ja salasanaa. Sähköistä matkahallintajärjestelmää käytettäessä numero- ja asiatarkastuksen tekee sama henkilö. Asiallinen tarkastus Asiallisessa tarkastuksessa on todettava, että numerotarkastus on suoritettu ja että menoa vastaava tavara tai palvelus on toimitettu ja vastaanotettu määrältään, lajiltaan ja laadultaan oikeana, (työ- tai virkamatka on asianmukaisesti suoritettu) sekä että laskelma, lasku tai muu tositteena oleva asiakirja on yliopistoa sitovan tilauksen, sopimuksen tai päätöksen mukainen. Asiallisesta tarkastuksesta on tehtävä päivätty nimikirjaimin varustettu merkintä tositteeseen. Koneellista tietovälinettä käytettäessä asiatarkastus tehdään koneellisesti ilman elektronista allekirjoitusta. Asiatarkastuksen tekijän nimen tulee näkyä järjestelmässä selväkielisenä. Kalusto- ja laitehankintojen osalta on lisäksi varmistettava että yli 2 000 arvoinen hankinta kirjataan irtaimistorekisteriin ja että käyttöomaisuusesineistä on täytetty erillinen kalustolomake. Menotositteeseen on merkittävä, että palvelun myyjä on merkitty ennakkoperintärekisteriin. 5.2.3. Menojen hyväksyminen Ennen menon maksamista on tähän tehtävään määrätyn henkilön hyväksyttävä meno. Hyväksyjän on varmistuttava siitä, että määräraha on riittävä, ja että meno on laillisen menoperusteen tai laillisesti syntyneen päätöksen mukainen sekä siitä, että tositteessa ovat asianmukaiset tarkastus- ja vastaanottomerkinnät. Hyväksyminen on päivättävä ja allekirjoitettava, minkä lisäksi hyväksymismerkinnästä tulee käydä ilmi liike- ja talousarviokirjanpidon tilit, joille meno kirjataan. Menon asiallisen tarkastajan ja hyväksyjän on oltava eri henkilö. Menojen hyväksyjät määrää hallintojohtaja erillisellä päätöksellä. Talouspalvelut pitää hyväksyjistä ja heidän sijaisistaan luetteloa nimikirjoitusnäytteineen. Luettelosta tulee myös ilmetä, mitä menoja kukin henkilö on oikeutettu hyväksymään. Koneellista tietovälinettä käytettäessä tositteen hyväksymismerkinnän tulee sisältää allekirjoittajan nimi selväkielisenä tai selväkieliseksi saatettavissa oleva henkilökohtainen tunnus sekä toimenpiteen ajankohdan yksilöivä aikaleima. Hyväksyminen allekirjoitetaan elektronisesti. Elektroninen allekirjoitus todentuu henkilökohtaisen salasanan avulla. Matkahallintajärjestelmää käytettäessä hyväksymismerkinnän tulee sisältää allekirjoittajan nimi selväkielisenä sekä toimenpiteen ajankohdan yksilöivä aikaleima. Hyväksyminen tehdään käyttämällä käyttäjätunnusta ja salasanaa. 5.3. Maksutoimeksiannot Maksutoimeksiantoja voidaan tehdä vain asianmukaisesti hyväksytyille menoille. Maksutoimeksiannon tekee aina kaksi yliopiston pankkitilin käyttöoikeuden omaavaa henkilöä yhdessä. Ennen lopullisen maksatusaineiston muodostamista tarkastetaan, että aineistossa olevat loppusummat ja toimittajien pankkiyhteystiedot vastaavat tositteissa oleviin tietoihin. Maksutoimeksiantoon osallistuvien henkilöiden on tarkastettava, että konekielisessä maksutoimeksiannossa maksuun pantava summa vastaa reskontrasta tai muusta vastaavasta järjestelmästä ajetun lopullisen maksuluettelon summaa ja maksutapahtumien kappalemäärää, ja että maksutoimeksiannon summa sekä maksu-

13 tapahtumien kappalemäärä ovat samat kuin pankista saadun palautteen vastaavat määrät. Jos näin ei ole, on eron syy selvitettävä viiveettä. Palvelukeskus vastaa Teatterikorkeakoulun maksutoimeksiannoista ja niiden oikeellisuudesta. 5.4. Matkamenot Teatterikorkeakoulun virkamatkoissa noudatetaan valtion matkustussääntöä sekä teatterikoulun erillistä virkamatkaohjetta. Muille kuin yliopiston oman henkilökuntaan kuuluville maksettavissa matkakorvauksissa noudatetaan soveltuvin osin valtion matkustussääntöä ja tässä säädettyä. Ulkopuolisten maksamien virkamatkojen osalta noudatetaan lisäksi VM:n ohjetta 10/2001. 5.4.1. Matkamääräyksen antajat Yksikön johtaja antaa matkamääräykset. Kaikista virkamatkoista on tehtävä kirjallinen matkamääräys, perustellusta syystä matkamääräys voi olla myös suullinen. Myös ulkopuolisen maksamaa virkamatkaa varten on aina oltava kirjallinen matkamääräys, jossa matka hyväksytään virkamatkaksi. Rehtorille matkamääräyksen antaa hallintojohtaja, hallintojohtajalle ja vararehtorille matkamääräyksen antaa rehtori. Tulosyksiköiden johtajille matkamääräykset antaa hallintojohtaja. Käytettäessä sähköistä matkahallintajärjestelmää matkasuunnitelmat ja matkalaskut tehdään koneellisesti. Matkasuunnitelma ja lasku allekirjoitetaan koneellisesti käyttämällä matkahallintajärjestelmän käyttäjätunnusta ja salasanaa. 5.4.2. Matkalaskut Matkalaskun hyväksyy matkamääräyksen antaja. Matkalasku tulee laatia välittömästi virkamatkan päättymisen jälkeen. Yli kaksi kuukautta matkan päättymisen jälkeen laadittujen matkalaskujen perusteella ei suoriteta korvauksia muuten kuin hallintojohtajan päätöksellä erityisen painavista syistä. Matkalaskut tarkastetaan numerollisesti talouspalveluissa. Matkalaskut tarkastaa talouspäällikön määräämä henkilö. Matkalaskun numerotarkastuksen suorittajan on myös tarkastettava, että matkalasku on matkustussäännön mukainen. Talouspalveluissa tapahtuva matkalaskujen numerotarkastus voidaan tehdä menon hyväksymisen jälkeen. 5.4.3. Matkustuspalvelut Matkaliput ja majoituspalvelut tilataan siitä matkatoimistosta, jonka kanssa yliopistolla on sopimus käyttäen hyväksi valtion matkustuspalveluja koskevia puitesopimuksia. 5.4.4. Matkaennakot Matkaennakot on haettava kirjallisesti. Hakemukseen on liitettävä asianmukaisesti hyväksytty matkamääräys. Ennakkona annetaan enintään niin paljon kuin virkamatkasta siitä laaditun suunnitelman mukaan arvioidaan asianomaiselle aiheutuvan menoja. Matkaennakkopyyntö on tehtävä hyvissä ajoin, kymmenen arkipäivää, ennen virkamatkaa ja ennakot maksetaan pankkitilille. Liikaa saatu matkaennakko on palautettava välittömästi, kun matkalasku on hyväksytty. Uutta matkaennakkoa ei makseta, jos edellisiä matkaennakoita on tilittämättä.

14 5.4.5. Oman auton käyttö Yksikön päällikkö voi antaa pidempiaikaisen oman auton käyttöoikeuden, jolloin auton käytöstä on pidettävä ajopäiväkirjaa. Oman auton käyttölupapäätöksestä on toimitettava kopio talouspalveluihin. Oman auton käyttöluvan myöntämisperusteissa on erityisesti kiinnitettävä huomiota oman auton käytön edullisuuteen verrattuna julkisten kulkuneuvojen käyttöön. Tilapäisluonteisesta oman auton käytöstä ei edellytetä ajopäiväkirjanpitoa, mutta oman auton käyttötarve tulee perustella matkamääräystä haettaessa. Matkalaskusta tulee tällöin ilmetä riittävällä tarkkuudella ne tiedot, joita kilometrikorvauksen suorittaminen edellyttää. 5.4.6. Taksin käyttö Taksin käyttö virkamatkan suorittamiseen on sallittua ainoastaan perustellusta syystä. Taksin ja Teatterikorkeakoulun taksikorttien käytöstä virkamatkoilla on annettu erillinen ohje. 5.5. Edustusmenot ja henkilöstötilaisuuksista aiheutuvat menot Valtion varoja voidaan käyttää edustustarkoituksiin vain tavanomaisen vieraanvaraisuuden tai huomaavaisuuden osoittamiseksi. Edustusmenojen hyväksymisessä noudatetaan vastaavaa menettelyä kuin matkamääräysten antamisessa. Edustusmenoista ja henkilöstötilaisuuksista aiheutuvista menoista Teatterikorkeakoulussa on annettu erillinen ohje (25.4.2000). Yksiköiden esimiesten tulee huolehtia, että yksiköiden edustusmenot ja henkilöstötilaisuuksista aiheutuvat menot pysyvät kohtuullisina. Rehtorin edustusmenojen käytöstä annetaan vuosittain raportti yliopiston hallitukselle. 5.6. Kulukorvaukset Teatterikorkeakoulun henkilökuntaan kuluvalle voidaan perustellusta syystä erikseen sovittaessa maksaa korvaus oman omaisuuden, käyttöoikeuden tai palvelun käytöstä (esim. puhelin, tietokone, tietoliikenneliittymä) virkatehtävien hoitoon. Maksettavasta korvauksesta ja sen perusteista tekee päätöksen hallintojohtaja. Kulukorvaus hyväksytään kuten muutkin menot. 5.7. Palkkamenot Henkilöstöpäällikkö vastaa palkanlaskennasta. Palkat maksetaan suoraveloitusmenettelyä hyväksikäyttäen saajan määräämään rahalaitokseen. Konekielinen maksatusaineisto menee Teatterikorkeakoulun maksuja välittävälle rahalaitokselle suoraan palkkojen käsittelystä vastaavasta palvelukeskuksesta. Ennen palkka-aineiston maksutoimeksiantoa on aineisto asiatarkastettava ja hyväksyttävä. Teatterikorkeakoulun maksuja välittävälle rahalaitokselle annettavasta valtuudesta suoraveloitukseen päättää hallintojohtaja. Palkanlaskennan perusteet ja niissä tapahtuvat muutokset sekä muut palkkaukseen vaikuttavat tekijät on ilmoitettava laskentaa suorittaville henkilöille kirjallisesti. Palkkioista ja lyhytaikaisista tilapäisistä tehtävistä on kirjoitettava palkkiolasku, mistä tulee käydä ilmi laskuttaja, työn suoritusaika ja maksuperuste. Palkkiolaskut tarkastetaan ja hyväksytään tulosyksikössä samalla tavalla mitä menon hyväksymisestä on määrätty. Ilmoitukset palkoista ja palkkioista vero- tai muita viranomaisia varten hyväksyy henkilöstöpäällikkö tai hänen määräämänsä henkilö. Palkkauspäätöksen hyväksyjä vastaa siitä, että menon maksuperuste on laillinen, että tiliöinti, jolle meno kirjataan, on oikea ja että rahoitus on riittävä. Yliopistossa maksettavista palkoista ja palkkioista pidettävään palkkakirjanpitoon sovelletaan, mitä ennakkoperintälaissa ja ennakkoperintäasetuksessa säädetään kirjanpitovelvollisen suorituksen

15 maksajan palkkakirjanpidosta. Palkkakirjanpidon aineiston säilytysaikojen osalta noudatetaan Valtiokonttorin määräyksiä. Palkka-aineistoa tarkistettaessa on todettava, että palkkalistan, muuttuneiden tapahtumien luettelon ja muiden tietojen sisältö on sekä asiallisesti että numerollisesti oikea. Palkkalistan tarkistuksesta vastaa henkilöstöpäällikkö tai hänen määräämänsä henkilö. Kaikki palkkalistat hyväksyy hallintojohtaja. 5.8. Työterveyshuollon menot Henkilöstöpäällikkö määrää työterveyshuollon laskujen tarkastajat ja laskut hyväksyy hallintojohtaja. Työterveyshuollon laskujen liitteet säilytetään henkilöstöpalveluissa siten, että tietosuoja- ja tietoturvallisuusvelvoitteita noudatetaan. 6. TULOJEN KÄSITTELY 6.1. Tulojen perimisen ja varojen vastaanottamisen yleiset menettelyt Rehtori päättää yliopiston toimintaan merkittävästi vaikuttavista tutkimus-, palvelu- ja muista sopimuksista, joiden arvo on yli 50 000. Hallintojohtaja päättä yliopiston sopimuksista, joiden arvo on enintään 50 000, ellei Teatterikorkeakoulun johtosäännössä ole muuta säädetty. Tuloja koskevissa sopimuksissa on oltava vähintään sopimusosapuolet, sopimusehdot ja hinta asianmukaisin alv-tiedoin. Tuloja koskevat sopimukset rekisteröidään ja arkistoidaan hallintoyksikössä. Talouspalvelut päättää, miten ulkopuolelta tullut rahoitus otetaan yliopiston kirjanpitoon. Yliopiston tulot tarkastetaan palvelukeskuksessa ja ne hyväksyy talouspäällikkö. Esitystoiminnan lippujen hinnoittelun periaatteet päättää hallintojohtaja. Syntynyt saaminen on viipymättä tai tehdyn sopimuksen, sitoumuksen tai päätöksen mukaisesti laskutettava. Laskua ei kuitenkaan ole tarpeen käyttää, jos kyseessä on käteissuoritus kassaan tai jos peritään määräaikoina toistuvia tuloja, jotka on sovittu tai säädetty vaatimatta maksettaviksi, taikka jos maksu perustuu sitoumukseen tai päätökseen, josta ilmenevät maksuvelvollisuus ja maksun suorittamiseen tarvittavat tiedot. Talouspalvelut antaa yleisohjeita laskutuksesta. Laskussa tai muussa velkomisasiakirjassa on mainittava ainakin maksaja, maksun aihe, maksettava summa, maksun vastaanottaja, eräpäivä, Teatterikorkeakoulun pankkiyhteys, arvonlisäverolain edellyttämät merkinnät sekä sopimuksen mukainen tai muuten määrätty laillinen viivästyskorko. Laskutuksesta huolehtii se tulosyksikkö, jonka toimintaan lasku liittyy ja hyväksytty laskutuspyyntölomake toimitetaan palvelukeskukseen. Saadun maksusuorituksen kirjaamiskelpoisuus on varmistettava ja se, että suoritus on laskun mukainen. Saadun maksusuorituksen tarkastuksen suorittaa palvelukeskus ja hyväksymisen suorittaa talouspäällikkö. Tarkastuksesta ja hyväksymisestä on tositteeseen tai suorituksia koskevaan yhteenvetoon tehtävä päivätty ja allekirjoitettu merkintä. Palvelukeskuksen vastaa saatavareskontrasta ja sen täsmäytyksestä

16 6.2. Maksullisen toiminnan tulot Tulosyksiköiden, jotka perivät erilaisista palveluista maksuja yliopistolle, tulee tuottaa asianmukaiset hinnoittelulaskelmat. Niiden tulee olla sellaisia hinnoittelu- ja kustannusvastaavuuslaskelmia, joiden perusteella kyseiset maksut voidaan määrätä sekä seurata maksullisen palvelutoiminnan tuloja ja kustannuksia. Hintojen ja hinnastojen vahvistamisesta päättää opetusteatterin, informaatiopalvelujen ja esitysteknisen suunnittelu- ja konsultointiyksikön (Teakon) johtaja saatuaan hinnoitteluperusteista hallintoyksikön lausunnon. Julkaisujen hinnoittelusta päättää tiedotuspäällikkö. Hinnastoista on toimitettava kopio talouspalveluihin. Hallintoyksikön hinnoittelusta päättää talouspäällikkö. Maksullisen toiminnan sopimusmenettelystä on maksullisen toiminnan erillisyksiköiden osalta säädetty Teatterikorkeakoulun johtosäännössä. Maksullisen toiminnan tulojen käsittelyä koskevat edellä annetut yleiset tulojen käsittelyä koskevat ohjeet. Maksullista toimintaa koskevat kustannusvastaavuuslaskelmat laatii talouspalvelut, maksullisen toiminnan kustannusvastaavuudesta vastaa palvelut tuottava yksikkö. 6.3. Yhteistoiminnan rahoitus valtiontalouden ulkopuolelta Yhteisrahoitteisen toiminnan sopimuksenteosta ja hyväksymismenettelystä on säädetty Teatterikorkeakoulun hallinnon järjestämistä koskevassa johtosäännössä. Yhteistoimintaan sitoutuneen yksikön johtaja vastaa sopimusehtojen mukaisesta varojen käytön seurannasta sekä valvonta- ja raportointimenettelyistä. 6.4. Yhteistoiminnan rahoitus toiselta valtion virastolta tai laitokselta Teatterikorkeakoulun saadessa yhteistoiminnanrahoitusta toiselta valtion virastolta tai laitokselta käsitellään saatua rahoitusta Teatterikorkeakoulun kirjanpidossa luovuttavan viraston antamien ohjeiden ja määräysten sekä valtiovarainministeriön ja valtiokonttorin antamien ohjeiden ja määräysten mukaisesti. 6.5. EU-rahoitus Euroopan Unionin rahoittamien hankkeiden kirjanpidossa ja maksuliikkeessä noudatetaan valtion yleisten säädösten lisäksi EU:n mahdollisesti antamia erilisiä säädöksiä ja määräyksiä. Sopimusten solmimisoikeuksia koskevat säädökset on annettu Teatterikorkeakoulun johtosäännössä. 6.6. Sponsorointi Mahdollisen sponsorointirahoituksen vastaanotosta päättää rehtori. Sponsorointisopimus on tehtävä kirjallisesti yliopiston ja sponsoroivan tahon välillä. Sopimukseen on kirjattava sponsoriyhteistyön koko sisältö. Sponsorointi voi olla media- ja imagohyötyä, tavaraa tai palveluja. Sopimusten hyväksymisestä annetaan määräykset Teatterikorkeakoulun johtosäännössä. 6.7. Lahjoitettujen varojen vastaanottaminen Lahjoitusten on perustuttava lahjakirjaan tai vastaavaan asiakirjaan. Lahjoitusvarat on käytettävä lahjakirjassa osoitettuun tarkoitukseen. Lahjoituksen hyväksyy rehtori.

17 6.8. Erääntyneiden saatavien periminen Saatavien perintä ja sen valvonta on järjestettävä siten, että kaikki saatavat tulevat ajallaan ja asianmukaisesti perityksi. Mikäli saatavaa ei ole eräpäivään mennessä maksettu, on velallista, ellei asiasta ole toisin säädetty tai määrätty, ensin kirjeitse kehotettava maksamaan velkansa viivästyskorkoineen määräajassa. Jos saatavaa ei kehotuksesta huolimatta ole maksettu määräajassa, on asiassa ryhdyttävä viipymättä perimistoimenpiteisiin. Perimistoimenpiteistä huolehtii palvelukeskus, Teatterikorkeakoulun päätöksellä saatava voidaan siirtää perintätoimiston perittäväksi. 6.9. Tileistä poistaminen Päätökset saatavien poistamisesta tekee talouspäällikkö. Saatavien poistamisessa noudatetaan valtion talousarvion yleisiä soveltamismääräyksiä. Maksullisen toiminnan saatavat poistetaan käyttäen sen yksikön, jonka saatavista on kysymys, maksullisen toiminnan määrärahaa. Hyvityslaskut laaditaan vastaavalla menettelyllä kuin myyntilaskutkin. 6.10. Yhteisömyynti Laskuttava yksikkö vastaa siitä, että asiakkaan arvonlisäveronumero on oikea. Palvelukeskus vastaa yhteisömyynnin yhteenvetoilmoituksen laatimisesta. 7. KIRJANPITO JA TULOKSELLISUUDEN LASKENTATOIMI 7.1. Teatterikorkeakoulun kirjanpitokokonaisuus Kirjanpito käsittää voimassa olevien säädösten ja määräysten mukaisen liikekirjanpidon ja talousarviokirjanpidon sekä sisäisen kirjanpidon ja tarvittavat apukirjanpidon, joita ovat osto- ja myyntireskontrat, laskutus- ja tilausten käsittelyjärjestelmät ja käyttöomaisuuskirjanpito. Kirjanpidon yleisvalvonnasta huolehtii talouspäällikkö, jonka tulee huolehtia siitä, että kirjanpitoa hoidetaan säädösten, määräysten ja annettujen ohjeiden mukaisesti. 7.2. Osakirjanpitojen valvonta Palvelukeskus täsmäyttää osakirjanpidot (paperittoman kirjanpidon järjestelmä, matkanhallintajärjestelmä, käyttöomaisuus, reskontrat) kirjanpitoon kerran kuukaudessa. Samoin palvelukeskus täsmäyttää siirron palkanlaskennan tietojärjestelmästä kirjanpitojärjestelmään ja vastaa muista menettelyistä, joilla varmistetaan, että osakirjanpitojen ja pääkirjanpidon välisten tiedonsiirtojen kirjausketjut (audit trail) pystytään vaivatta toteamaan. Yksikkö, joka laskuttaa yliopiston sisäisesti menoja (esim. puhelin- ja postimenot), vastaa sisäisen laskutuksen täsmäämisestä alkuperäiseen menolaskuun. 7.3. Kirjanpidon tilit Tilijärjestelmän perustana ovat valtion talousarvioasetuksen mukaiset tilit sekä suunnittelu- ja seurantajärjestelmän edellyttävät tilipuitteet. Talouspalvelut antaa tilien käyttöä koskevat yleiset ohjeet ja tekee niiden soveltamista koskevat päätökset. Palvelukeskus perustaa talousarviotilit, niiden lyhytkoodit, liikekirjanpidon tilit, projektit ja vastuualueet kirjanpitojärjestelmään. Tililuettelo säilytetään tilinpäätösaineiston liitteenä.

18 7.4. Kirjanpitokirjat Yliopistossa on pidettävä päiväkirjaa, liikekirjanpidon pääkirjaa, talousarviokirjanpidon pääkirjaa sekä päivittäin päätettävää kassakirjaa. Koneellista tietovälinettä käytettäessä päivä- ja pääkirjat voidaan säilyttää koneellisessa muodossa. Yliopiston kirjanpitokirjat tuotetaan ja arkistoidaan palvelukeskuksessa. 7.5. Sähköiset menettelyt Valtiokonttorille tehtävän Talousarvioasetuksen 41 c :n mukaisen lupahakemuksen Valtiokonttorille laatii talouspalvelut ja sen allekirjoittaa hallintojohtaja. Sähköisesti käsiteltyjen tositteiden, kirjanpitotapahtumien ja kirjanpitomerkintöjen täydellisyys pääkirjanpidossa varmistetaan täsmäytysraportilla, jotka tekee palvelukeskus. 7.6. Tositteet 7.6.1. Tositteiden ryhmittely tapahtumalajien mukaan ja tositteiden numerointi Tositteet ryhmitellään tapahtumalajin mukaan eri numerosarjoihin. Numerosarjoja ylläpitää palvelukeskus. Tositteiden liitteet on liitettävä kiinteästi tositteisiin. Koneellista tietovälinettä käytettäessä kirjanpitomerkinnät on tehtävä siten, että konekielisesti säilytettävään tositteeseen yhdistetään tositteen numero, päiväys ja muut kirjanpitomerkinnät sekä muut kirjanpitotapahtuman tarkastusta, hyväksymistä ja maksumääräystä koskevat merkinnät. Koneellista tietovälinettä käytettäessä tulee paperilta kuvatun tositteen olla tulostettavissa paperille ja tietokoneen näytölle selväkieliseen muotoon ja värejä lukuun ottamatta samanlaisena kuin tosite oli alkuperäisenä ja siten, että kaikki asetuksessa valtion talousarviosta edellytetyt tiedot ovat nähtävissä muuttumattomina. Tietovälineellä laaditun menotositteen tulee olla tulostettavissa selväkielisenä paperille ja tietokoneen näytölle siten, että kaikki asetuksessa valtion talousarviosta edellytetyt tiedot ovat nähtävissä muuttumattomina, vaikka tositteen muoto ei vastaa alkuperäistä tositetta. 7.6.2. Korjaustositteiden laadinta ja hyväksyminen Kirjanpitoon tehtävästä korjauksesta on laadittava tosite, joka on tarkastettava ja hyväksyttävä. Korjaustositteeseen merkitään viite korjattavaan tositteeseen. Alkuperäiseen tositteeseen merkitään korjaustositteen numero. Tallennusvirheen tai muun teknisen virheen (korjaus koske Lkp-tiliä, vastuualuetta, toimintoa tai projektia) korjaamista laaditun tositteen hyväksyy talouspäällikkö tai palvelukeskus palvelusopimuksen rajausten mukaisesti. Jos korjaustositteella muutetaan alkuperäisen tositteen talousarviokirjanpidon tilejä, tosite hyväksytään kuten alkuperäinen tosite. 7.6.3. Tositteiden säilyttäminen Tositteiden ja muiden tiliasiakirjojen säilyttämisestä on noudatettava voimassa olevia säädöksiä, määräyksiä ja teatterikorkeakoulun arkistonmuodostamissuunnitelmaa. EU-rahoitusta koskevan kirjanpidon arkistoinnissa noudatetaan Euroopan Neuvoston asetusta 1260/99.

19 7.7. Keskuskirjanpito Palvelukeskus toimittaa tiedot keskuskirjanpitoon valtiokonttoriin säädösten mukaisesti. Keskuskirjanpidosta saadut tilivirastokohtaiset raportit tarkastaa ja täsmäytyslaskelmat laatii palvelukeskus, joka myös hyväksyy tili-ilmoituksen ja täsmäytyslaskelman koneellisessa tietojärjestelmässä. 7.8. Valtuuskirjanpito Talousarvion käsittelyn yhteydessä myönnettyjen valtuuksien ja niiden käytöstä aiheutuvien menojen seurannasta sekä valtiokonttorille tehtävästä ilmoituksesta vastaa talouspalvelut. 7.9. Korkokustannus Investointilaskelmissa, kustannusvastaavuuslaskelmissa, kannattavuuslaskelmissa ja muissa pääomien käytön arviointia koskevissa laskelmissa käytetään valtiokonttorin vuosittain ilmoittamaa korkoa, jollei muuta ole määrätty. 7.10. Tuloksellisuuden ja johdon laskentatoimen järjestäminen Talousarvioasetuksen 55 :ssä tarkoitetun laskentatoimen järjestämisestä ja kehittämisestä vastaa talouspalvelut. Talouspalvelut vastaa myös laskennassa tarvittavien kirjanpitoon perustuvien tietojen tuottamisesta. Laskentaan tarvittavien henkilöstötietojen tuottamisesta vastaa henkilöstöpalvelut, opetukseen ja opintoihin liittyvien tietojen tuottamisesta vastaa opintopalvelut. Yliopiston sisäinen laskenta tuottaa lisäksi tietoa johtamista varten voimavaroista, kustannuksista ja toiminnan tuloksellisuudesta. Talouspalvelut määrittää sisäisessä laskennassa käytettävät tilit ja tililuokat. 7.11. Varastokirjanpito Teatterikorkeakoulun vaihto-omaisuuden arvo ja määrä on niin vähäinen, ettei yliopistossa pidetä talousarvioasetuksen 58 mukaista varastokirjanpitoa. Tiedotusyksikkö tekee julkaisuvaraston inventoinnin vuosittain tilinpäätöstä varten. 7.12. Käyttöomaisuuskirjanpito Käyttöomaisuuskirjanpitoon viedään yli 10 000 arvoinen käyttöomaisuudeksi määritelty omaisuus. Käyttöomaisuuskirjanpito hoidetaan taloushallinnon tietojärjestelmän avulla. Samaan rekisteriin rekisteröidään käyttöomaisuudeksi luokiteltu kansallisomaisuus, rekisteriä käytetään myös luettelona muusta kuin käyttöomaisuuteen kuuluvasta hankinta-arvoltaan yli 2 000 irtaimistosta. Hankintamenettelyistä on tarkemmat ohjeet Teatterikorkeakoulun hankintaohjeessa Talouspalvelut antaa tarvittaessa erillisiä ohjeista käyttöomaisuuteen liittyvistä käytännön asioista, mm. kalustolomakkeen yhteydessä. Rekisterin käyttöomaisuuskirjanpitoa koskevan osuuden ylläpitovastuu on palvelukeskuksessa. Rekisterin kirjauksista ja täsmäyttämisestä pääkirjanpitoon sekä poistokirjauksista vastaa palvelukeskus. 7.13. Poistosuunnitelma Talouspalvelut laatii poistosuunnitelman, jonka hallintojohtaja hyväksyy. Talouspalvelut vastaa poistosuunnitelman ylläpidosta Suunnitelman mukaiset poistot perustuvat hankinta-arvoon ja poistoaikaan.