10.11.2010 1 (6) KYSYMYKSET JA VASTAUKSET KYSYMYKSIIN 10.11.2010 TARJOUSPYYNTÖ SÄHKÖISESTÄ TILAUSJÄRJESTELMÄSTÄ KYSYMYS 1 Mikäli ette saa hyväksyttäviä tarjouksia niin keskeytättekö hankinnan vai jatkatteko neuvotteluja hylättyjen tarjousten jättäneiden toimittajien kanssa? VASTAUS KYSYMYKSEEN 1 Tällainen tilanne ratkaistaan tapauskohtaisesti tarjoukset saatuamme. Vaihtoehtoina voisivat olla lisärahoituksen hankkiminen tai joidenkin vaatimusten lieventäminen tarjouspyynnössä. Keskeyttäminen on kuitenkin tässä tapauksessa aina vaihtoehto. KYSYMYS 2 Voidaanko tarjota käyttäjähallinta optiona? - Koska muussa muodossa hinnoiteltu tarjous hylätään VASTAUS KYSYMYKSEEN 2 Mikäli tarjoaja ei kykene toteuttamaan tarjouspyynnön laatijan kuvaamaa tiedonsiirtoa Rondo R8 -sovelluksesta tarjottavaan sovellukseen (tarjouspyynnön mukaan käyttäjätietojen hallinta sisältyy tarjottavaan kokonaisuuteen seutukeskuksen näkökulmasta automaattisiirtona nykyisin käytössä olevista järjestelmistä, kts. tarjouspyynnön liite 2 kohta 3), ei tarjous ole tarjouspyynnön mukainen. Seutukeskuksen näkökulmasta automatisoinnin voi toteuttaa haluamallaan tavalla edellyttäen, että seuraavat asiat (muun vaatimusmäärittelyn lisäksi) toteutuvat: - Käyttöoikeustiedot voidaan siirtää sähköisesti ja konekielisesti Rondosta toimittajalle siten, ettei tilaajan (Seutukeskuksen) itse tarvitse erikseen ottaa järjestelmästä muutosraportteja ja lähetellä niitä mihinkään, vaan tiedot siirtyvät Seutukeskuksesta seutukeskuksen näkökulmasta automaattisesti ja ilman ylimääräisiä ja erillisiä työvaiheita. Vasteaika käyttäjätietomuutoksille saa olla maksimissaan 15 minuuttia. - Ei voi olla optio, vaan tulee sisältyä tarjottuihin hintoihin (hintaan sisällytettävä sekä käyttöönotto että sopimusaikainen ylläpito).
10.11.2010 2 (6) - Toteutus on kuvattava selkeästi liitteen 2 (Vaatimusmäärittely) luvun 3 (Sähköisen tilausjärjestelmän yleiset vaatimukset) monikielisyystuki-vastauslaatikkoon omalla väliotsikolla varustettuna. KYSYMYS 3 Jos jokin ei sisälly hintaan niin kirjoitammeko sen laatikkoon Kysymys: mitä tarkoittaa vastaus kyllä Mitä jos emme sisällytä hintaan niin minne sisältymättömät ominaisuudet kirjataan? VASTAUS KYSYMYKSEEN 3 Laittamalla rastin Kyllä-ruutuun ilmoitatte, että järjestelmänne täyttää kaikki kyseisen kohdan yllämainitut ehdottomat vaatimukset ja toteutus sisältyy hintaliitteessä ilmoitettuun hintaan. Jos ette sisällytä ehdottomia vaatimuksia hintaliitteessä ilmoitettuun hintaan, niin teidän ei kannata jättää tarjousta, koska tarjouksenne on tarjouspyynnön vastainen ja tarjouksenne on hylättävä. Tarjouspyynnössä mainitaan mm. seuraavasti: Tarjoushintojen on sisällettävä kaikki pyydetyn palvelun tuottamisesta ja tämän tarjouspyynnön ehdoista tarjoajalle aiheutuvat sellaiset kustannukset, jotka tarjoaja haluaa ostajalta sopimusaikana veloittaa. Hintaliitteessä ilmoittamatta jätetyt pyydetyn laajuisen ja sisältöisen palvelun kustannuskomponentit ovat sopimusaikana veloituksettomia. KYSYMYS 4 Asiakas hankkii palvelua JIT-ehtojen mukaisesti. Täydennykseksi pitäisi liittää SLA palvelun tuottamisesta, saadaanko laittaa tarjouksen lisenssiehtoihin mukaan? VASTAUS KYSYMYKSEEN 4 JIT-ehdoista pidetään kiinni, koska Seutukeskus ei tunne tarjoajan lisenssiehtoja. Olisi järjetöntä suostua tällaiseen vaatimukseen. Tarjouspyynnössä mainitaan mm. seuraavasti: Sopimusneuvotteluissa voidaan lievältä osin sopia poikkeuksista JIT 2007 ehtoihin edellyttäen, että molemmat sopijapuolet hyväksyvät ko. poikkeukset. Lisäksi sovelletaan toimittajan omia ehtoja soveltuvin osin (omia ehtoja ei saa liittää osaksi tarjousta).
10.11.2010 3 (6) KYSYMYS 5 Onko referensseillä merkitystä? VASTAUS KYSYMYKSEEN 5 Ei ole. KYSYMYS 6 Pakollisena vaatimuksena porautuminen Rondo-laskun kuvalle. Mihin tätä tarvitaan? VASTAUS KYSYMYKSEEN 6 Kyse on mahdollisimman automaattisten taloushallinnon prosessien varmistamisesta ja etenkin loppukäyttäjäystävällisyydestä. Suoraviivainen, yhdestä paikasta operointi vähentää asiakkaan/loppukäyttäjän pään työkustannuksia ja siten pienentää hankinnan kokonaiskustannuksia. Hankintaan käytössä olevat rahat eivät mahdollista lisäinvestointeja myöskään loppukäyttäjällä esimerkiksi lisäresursseihin järjestelmien käytössä siitä syystä, että automaatioaste on liian vähäinen. KYSYMYS 7 Saako palvelin olla Suomen ulkopuolella (eu-alueella)? VASTAUS KYSYMYKSEEN 7 Henkilötietolain mukaisia tietoja tulee säilyttää Suomen lainsäädännön ulottuvissa. Henkilötietolaki 3 : henkilötiedolla kaikenlaisia luonnollista henkilöä taikka hänen ominaisuuksiaan tai elinolosuhteitaan kuvaavia merkintöjä, jotka voidaan tunnistaa häntä tai hänen perhettään tai hänen kanssaan yhteisessä taloudessa eläviä koskeviksi; ja: Suomen lain soveltaminen Tätä lakia sovelletaan sellaiseen henkilötietojen käsittelyyn, jossa rekisterinpitäjän toimipaikka on Suomen alueella tai muutoin Suomen oikeudenkäytön piirissä
10.11.2010 4 (6) Rekisterinpitäjä ei voi luovuttaa henkilötietoja käsiteltäväksi Suomen rajojen / Suomen lainsäädännön ulottumattomiin. KYSYMYS 8 Mikäli tarjoukseen sisältyy sellaisia osuuksia, joille ei voida määritellä hintaa johtuen riittämättömästä tiedosta (mm. liittymät), hylätäänkö tarjous? VASTAUS KYSYMYKSEEN 8 Liittymät on kerrottu tarkasti liitteen 2 kohdassa 12. Tarjoaja itse päättää siitä, miten se laskee tarjouksensa hinnoittelun (pohjautuen tarjouspyynnössä liitteineen oleviin tietoihin). Tarjoaja ei voi etukäteen tietää esimerkiksi tarkkoja matkakustannuksiaan, mutta silti tarjoajan on sisällytettävä matkakustannukset tarjottuihin hintoihin. Tarjoajan on tarvittaessa sisällytettävä riski omien kustannustensa nousemisesta tarjottuihin hintoihin. Tarjoaja, joka on sitä mieltä, että tarjouspyynnössä liitteineen on riittämättömiä tietoja, olisi voinut kysyä tarkennukset omasta mielestään riittämättömiin tietoihin tarjouspyynnön Tarjouskilpailuun liittyvät kysymykset -kohdan mukaisesti. Esimerkiksi liittymärajapintojen suhteen tarjoajalla on ollut aikaa (koko tarjousten teolle varattu aika) selvittää itse markkinoilta rajapintavaatimukset esitettyihin järjestelmiin. Jos tarjoaja ei ole tätä mahdollisuutta käyttänyt, on tarjoajan tältä osin otettava riski, jonka tarjoaja sisällyttää tarjouksen hintoihin. KYSYMYS 9 Mikä tulee olemaan tilausjärjestelmän käyttäjämäärä ja paljonko niistä on yhtäaikaisia käyttäjiä? VASTAUS KYSYMYKSEEN 9 Ensivaiheessa (v. 2011) käyttäjämäärä enintään 800, sopimuskaudella enintään 1500. Yhtäaikaisten käyttäjien lukumäärästä ei ole tietoa. Mikäli toimittaja tarvitsee tarjouksensa tekemiseen yhtäaikaisten käyttäjien määrää, tulee tarjoajan itse arvioida se kokemuksensa ja em. käyttäjämäärien perusteella.
10.11.2010 5 (6) KYSYMYS 10 Mikä on oletettu sopimuksen allekirjoitusajankohta kun tuotantokäytön aloitus on määritelty 1.4.2011 alkaen? Siirretäänkö tuota aikataulua mikäli sopimuksen allekirjoitus viivästyy oletetusta ajankohdasta? VASTAUS KYSYMYKSEEN 10 Oletettu sopimuksen allekirjoitusajankohta on viikko 50. Mikäli sopimuksen allekirjoitus viivästyy tästä, tilanne pitää arvioida uudelleen. KYSYMYS 11 Jos hinnoitteluliitteessä ilmoitettu hinta (kohta kokonaiskustannukset) ylittää tarjouspyynnön liitteessä 5 (Soveltuvuusehdot) kohdassa 2 (Kyky suoriutua tarjouspyynnön asettamista velvoitteista) määritellyn ehdon: Tarjouksen kokonaishinta on maksimissaan 290 000 euroa, hylätäänkö tarjous? VASTAUS KYSYMYKSEEN 11 Lähtökohtaisesti kyllä, mutta kts. myös kysymys 1. KYSYMYS 12 Pitääkö kaikkien annettujen toiminnallisuuksien kuvaukset sisältyä tarjottuun hintaan? VASTAUS KYSYMYKSEEN 12 Kaikkien järjestelmän mahdollistavien (tarjoajan tarjoamien) toiminnallisuuksien pitää sisältyä hintaliitteessä ilmoitettuihin hintoihin. Jos toimittaja on siis vapaaehtoisten toiminnallisuuksien kohdalla vastannut kyllä, pitää toiminnallisuuden toteutuksen sisältyä hintoihin ja kyllä-vastaus huomioidaan tarjouksen laatuvertailussa. Jos vapaaehtoinen toiminnallisuus on olemassa, mutta se ei sisälly hintoihin tai tarjoaja ei halua sitä tarjota, tulee tarjoajan vastata ko kohtaan Ei.
10.11.2010 6 (6) KYSYMYS 13 Miten ihmeessä liitteen 2 laatikkoihin voi tuoda tietoa? En kirjoita näitä asioita suoraan tähän vaan kokoan vastaukset kokonaan toiseen tiedostoon, mutta copy pastaaminen toisesta word dokumentista tai excelistä ei onnistu. Miten liitätte alla olevan tiedon tällaiseen laatikkoon? Tuotteita tulee voida hakea tuoterekisteristä toimittajittain, koodilla tai hakusanalla o Luetelkaa tuoterekisterin hakuvaihtoehdot Hakuvaihtoehto A Hakuvaihtoehto B Hakuvaihtoehto C VASTAUS KYSYMYKSEEN 13 Kokeilimme tietojen liittämistä laatikoihin ja sen pitäisi onnistua Liitä määräten - toiminnon Muotoilematon teksti -valinnalla. Tarvittaessa tarjoaja voi liittää (jos tietojen liittäminen laatikoihin ei onnistu) tiedot heti laatikoiden jälkeen siten, että tiedot erottaa selvästi liitteessä 2 ennestään olleesta tekstistä. Seutukeskus Oy Häme, Wetterhoffinkatu 4, 13100 Hämeenlinna www.seutukeskus.fi avoimet tarjouspyynnöt: www.seutukeskus.fi/portal/palvelut/hankintapalvelut/tarjouskilpailut/