KULTTUURI- JA VAPAA-AIKAPALVELUT PALVELUOHJELMA 2012 2014
Sisällys 1. Kulttuuri- ja vapaa-aikapalveluohjelman tarkoitus... 3 2. Kulttuuri- ja vapaa-aikapalvelut... 3 3. Kulttuuri- ja vapaa-aikapalveluiden organisaatio... 4 4. Kulttuuri- ja vapaa-aikapalveluiden prosessit... 4 5. Kulttuuri- ja vapaa-aikapalvelujen asiakkaat... 5 6. Palveluiden kehittämiskohteet... 6 6.1 Osallistuva kuntalainen... 6 6.2 Laadunhallinta... 6 6.3 Toimitilat... 7 6.4 Verkostotoiminta ja hanketyö... 7 6.5 Yhteistyö kolmannen sektorin kanssa... 7 6.6 Koululaisten loma-aikojen toiminta... 8 6.7 Harrastukset, opinnot ja tapahtumatuotanto... 9 6.8 Markkinointi ja viestintä... 9 7. Ohjelman käsittely ja jatkotyöstäminen... 11 2
1. Kulttuuri- ja vapaa-aikapalveluohjelman tarkoitus Kulttuuri- ja vapaa-aikapalveluohjelman tarkoituksena on toimia kulttuuri- ja vapaaaikapalveluiden oman työn suuntaamisen, koordinoinnin ja osaamisen varmistamisen välineenä. Ohjelma pohjautuu Porvoon kaupungin strategiaan sekä vuoden 2011 talous- ja toimintasuunnitelmaan. Kulttuuri- ja vapaa-aikapalveluiden strategiset painopisteet ovat: hyvinvointinäkökulma on tärkeä osa palveluiden kehittämistä palvelut tuottavat elämisen laatua ja edistävät sosiaalista, fyysistä ja psyykkistä hyvinvointia kuntalaisille tarjotaan mahdollisuus elämyksiin ja omaehtoiseen terveyden edistämiseen ehkäisemme syrjäytymistä ja ylläpidämme kuntalaisten työkykyä rakennamme kunnan positiivista imagoa ja lisäämme kunnan vetovoimaa palvelut suunnataan kaikenikäisille kuntalaisille hyvä laatu saadaan aikaan asiakaslähtöisillä palveluilla ja laajalla yhteistyöllä kaikessa toiminnassa mukana henkisen kasvun ja kasvatuksen näkökulma olemme valmiit moniammatilliseen yhteistyöhön yli sektorirajojen luomme järjestöille ja seuroille ja kaikille kuntalaisille edellytyksiä elinikäinen oppiminen mahdollistuu henkisen ja aineellisen kulttuuriperinnön ylläpitäminen Kuva-palveluohjelmassa kuvataan palveluiden kehittämiskohteet ja vuosittaiset toimenpiteet, joita seurataan talousarviovalmistelun yhteydessä kevättalvella. Asiakirjan lautakuntakäsittely on ennen talousarviokäsittelyä. Ohjelma-asiakirja julkaistaan ensisijaisesti sähköisenä. 2. Kulttuuri- ja vapaa-aikapalvelut Porvoon kulttuuri- ja vapaa-aikapalveluiden toiminnan tavoitteena on, että Porvoossa on tarjolla asukaslähtöisesti eri-ikäiselle väestölle monipuolisia, korkealaatuisia ja kilpailukykyisiä kirjasto-, kulttuuri-, liikunta- ja nuorisopalveluita sekä vapaan sivistystyön ja taiteen perusopetuksen opetuspalveluita. Keskeisenä tehtävä-alueen toimijoiden tavoitteena on asukkaiden kasvamisen, oppimisen sekä vapaa-ajanmahdollisuuksien edistäminen. Toisena päätavoitteena on asukkaiden hyvinvoinnin, terveyden sekä viihtyvyyden lisääminen, joten ennaltaehkäisy on tehtäväalueen kaikissa palveluissa tärkeä näkökulma. Tavoitteena on tarjota laadukkaita ja haluttuja palveluita, jotka tuotetaan kustannustehokkaasti. Kulttuuri- ja vapaa-aikapalvelut luo ja ylläpitää edellytyksiä erilaiselle toiminnalle mm. toimitilaverkoston kautta sekä toteuttaa ensisijaisesti sellaista toimintaa, jota muut palveluntarjoajat eivät järjestä. Erittäin tärkeä osa toiminnasta on kaupungin muiden tehtäväalueiden toimintaa tukevaa ja tapahtuu yhteistyössä toisten toimijoiden kanssa. Tehtäväalueen palvelukokonaisuudet jaetaan lapsille ja nuorille suunnattaviin palveluihin, työikäisen väestön palveluihin sekä ikäihmisille suunnattaviin palveluihin. Näistä palvelukokonaisuuksista osa tuotetaan itse, osa tuotetaan yhteistyössä kolmannen sektorin tai ulkopuolisen palvelutuottajan kanssa ja osa palveluista ostetaan ulkopuolisilta palveluntuottajilta. Tehtäväalue tuottaa mm. seuraavia palveluita: kirjaston lainaus-, tieto- ja verkkopalvelut, kulttuuritapahtumat, museo- ja näyttelypalvelut, liikuntalaitosten, urheilukenttien, virkistysalueiden, ulkoilureittien ja hiihtolatujen ylläpito, liikuntatoiminnan järjestäminen erityisryhmät huomioon ottaen yhteistyössä seurojen 3
Suomenkieliset koulutuspalvelut Ruotsinkieliset koulutuspalvelut Varhaiskasvatuspalvelut kanssa, nuorisotoiminta, nuorisotilojen ja leirikeskuksen ylläpito ja niiden toiminta, erityisnuorisotyö, nuorten osallisuus-, kuulemis- ja vaikuttamistoiminta, laajan ja yleisen oppimäärän mukainen taiteen perusopetus sekä vapaan sivistystyön opetuspalvelut. Kulttuuri- ja vapaa-aikapalveluiden kautta tuetaan myös paikallisia kulttuuri-, liikuntaja nuorisotoiminnan toteuttajia. Palvelutarjonnassa huomioidaan molemmat kieliryhmät. Tehtäväalueen johtajana toimii kulttuuri- ja vapaa-aikajohtaja. 3. Kulttuuri- ja vapaa-aikapalveluiden organisaatio Sivistyslautakunta Sivistystoimi Sivistysjohtaja Kirjastopalvelut Kulttuuripalvelut Liikuntapalvelut Kulttuuri- ja vapaaaikapalvelut Kuvajohtaja Nuorisopalvelut Opetuspalvelut Musiikkiopisto Taidekoulu Kansalaisopisto Medborgarinstitut 4. Kulttuuri- ja vapaa-aikapalveluiden prosessit 4
5. Kulttuuri- ja vapaa-aikapalvelujen asiakkaat Kulttuuri- ja vapaa-aikapalveluiden asiakkaat ovat palveluiden käyttäjiä ja heidän perheitään. Asiakkaissa on runsaasti niitä, joiden palvelutarve on yksilöllinen ja riippuvainen asiakkaan omasta elämäntilanteesta. Nämä asiakkaat vaativat muuhun asiakasryhmään verrattuna runsaasti resursseja. Asiakkaat osallistuvat palvelujen tuottamiseen ja ohjaavat myös palvelusisältöjä. Usein asiakkuus on ns. johdettua asiakkuutta: etenkin lasten toiminnan osalta vanhemmat monesti määrittävät tarpeet ja päättävät lapsensa puolesta mihin lapsi osallistuu. Sisäisiä asiakkaita ovat toiset hallintokunnat työntekijöineen sekä kulttuuri- ja vapaa-aikapalveluiden eri yksiköt ja työntekijät. Ulkoiset asiakkaat 1. lapset ja nuoret Lasten ja nuorten ryhmässä asiakkaat muodostavat ryhmiä myös omien erityistarpeidensa kautta: opiskelijat, työttömät nuoret, vaikeassa elämäntilanteessa olevat nuoret jne. Osa palveluistamme on rakennettu vastaamaan tämän tyyppisten ryhmien erityistarpeisiin. 2. lasten ja nuorten vanhemmat 3. aikuisväestö 4. ikäihmiset 5. yhdistykset ja järjestöt 6. viranomaisverkosto 7. erityisryhmät: esim. maahanmuuttajat ja uudet porvoolaiset Palvelutarjontaa mietittäessä on tärkeää huomioida myös erilaiset asiakassuhteet: 1. kanta-asiakkaat ovat niitä kuntalaisia, jotka osallistuvat toimintaan säännöllisesti 2. satunnaisasiakkaat ovat niitä, jotka käyvät jossakin tapahtumassa tai tilaisuudessa esim. ystävänsä houkuttelemana. Tämän ryhmän osalta olisi tärkeää pystyä tarjoamaan sellainen kokemus palvelusta että se houkuttaisi osallistumaan uudelleenkin. 3. potentiaaliset asiakkaat: palvelutarjonnan piiriin kuuluvat 4. menetetyt, entiset asiakkaat: sekä niitä, jotka ovat kasvaneet yli toimintaan osallistumisiän tai eivät enää kuulu kohderyhmään sekä niitä, jotka ovat lopettaneet palvelun käytön esim. tyytymättömyyden takia. Asiakaslähtöisyyden näkyminen Kaiken toimintamme perusta on se, että meillä on asiakkaita, joille tuotamme palveluja. Pyrimme aktiiviseen, avoimeen tiedottamiseen, otamme huomioon asiakkaiden palautteen ja toiveet sekä teemme yhteistyötä muiden vastaavanlaisia palveluita tuottavien tahojen kanssa. Tiedotuksessa, markkinoinnissa ja yhteydenpidossa asiakkaisiin on käytössä myös sosiaalinen media. 5
6. Palveluiden kehittämiskohteet 6.1 Osallistuva kuntalainen Kuntalainen osallistuu toimintaan ja lisäksi myös sen kehittämiseen. Vuorovaikutus eri toimijoiden kesken mahdollistetaan. Asiakkaan tai käyttäjän näkemyksiä kuullaan ja ne otetaan huomioon toiminnan suunnittelussa ja ohjauksessa päätöksenteon tueksi. Asiakkaat osallistuvat toimintaa koskevan materiaalin tuottamiseen ja arvioimiseen, jolloin infotekstistä saadaan asiakaslähtöisempää ja ymmärrettävämpää. 1. Aloitekanavan Kunta kysyy -palstan käyttöön otto asiakkaiden mielipidekanavana/ vastuu nuorisopalvelut 2. Kotisivujen Risut ja ruusut -palautemahdollisuutta markkinoidaan aktiivisesti 3. Vuoden 2011 lopussa tehtyjen asiakaskyselyjen tuloksista ja toimenpideehdotuksista tiedotetaan kuntalaisille 4. Sosiaalisen median käyttöä vuorovaikutuskanavana lisätään ja henkilöstö koulutetaan sen käyttöön. 1. Kulttuurikortin käyttöönotto/valmistelua varten perustetaan työryhmä 2. Asiakkaat mukaan nettisivujen ja tiedotteiden tekoon 3. Asiakasraatien ja asiakasfoorumeiden käyttöönotto 6.2 Laadunhallinta Asiakaspalautetta kootaan säännöllisesti laadun seurantaa varten. Seuraava yhteinen asiakaskysely tehdään syksyllä 2013 ja sen jälkeen joka toinen vuosi. Taidetehtaalla toteutetaan syksyllä 2012 yhdistyspäivät, jonka yhteydessä toteutetaan avoin asiakkaiden kuulemistilaisuus. Käynnistetään laatutyö, johon sisältyy työntekijöiden ammattiosaamisen ylläpitäminen, sisäinen laadunseuranta itsearviointia hyväksikäyttäen sekä asiakaspalautteen hyödyntäminen kehittämistyössä. 1. Kuva:n palveluohjelma päivitetään 2. Kuva-palveluiden yhteinen asiakaskysely tehdään. 3. Luodaan foorumeita organisaation erilaisen osaamisen levittämiseksi - koulutuspankin luominen 1. Kuva:n palveluohjelma hyväksytään 2. Henkilöstökoulutuksen painopistealueet määritetään 3. Yksiköt toteuttavat oman toimintansa laadun arviointia 4. 1. Kuva:n palveluohjelma päivitetään 6
6.3 Toimitilat Tehtäväalue hallinnoi suurta määrää erilaiseen toimintaan tarkoitettuja toimitiloja ja - alueita. Tavoitteena on aikaansaada toimiva, kunnan eri alueet laajasti kattava laadukas ja turvallinen toimintaympäristö erilaiseen harrastamiseen. Tiloja käytetään tehokkaasti ja tarkoituksenmukaisesti. Asiakaslähtöisyys tilojen kunnossa ja turvallisuudessa otetaan huomioon. Tilojen varustelutaso pidetään ajanmukaisella tasolla, niin että niiden käyttö houkuttelee asiakkaita. 1. Varausjärjestelmä yhtenäistetään liikunnan Timmijärjestelmää hyödyntäen. 2. Tilojen varustamistarpeet käydään läpi kokonaisuutena ja hankintoja tehdään yhteishankintoina. 3. Tilavuokrat ovat niin kohtuullisia, että ne mahdollistavat tilojen ulkopuolisen käytön. 1. Tilojen markkinointia ja esittelyä varten tehdään kaupungin sisäiseen Intranettiin tilaesittelyt. 2. Kotisivuilla olevia tila- ja toimipaikkaesittelyjä laajennetaan ja yhdenmukaistetaan. 3. Sisäiseen käyttöön laadittu kokous- ja juhlatilat -luettelo päivitetään. 4. Tilojen sisäisen yhteiskäytön helpottamiseksi luodaan toimintamalli. 1. Sisäiset ja ulkoiset vuokrat tarkistetaan. 6.4 Verkostotoiminta ja hanketyö Kulttuuri- ja vapaa-aikapalvelut toteuttaa suuren osan toimintaansa yhteistyössä eri toimijoiden kesken. Näitä toimijoita ovat sivistystoimen toiset yksiköt, kaupungin toiset hallintokunnat, kolmas sektori ja eri alojen ammattilaiset. Kansainväliset verkostot ja niiden hoitaminen on tärkeä osa kulttuuri- ja vapaa-aikapalveluiden verkostotyötä. Hanketoimintaa toteutetaan pääasiassa verkostoyhteistyönä. 1. Kohdennetaan kulttuuri- ja vapaa-aikatoiminnan tarjontaa päiväkoteihin ja vanhusten palvelukeskuksiin 1. Määritellään ydinprosessit toimivalle verkostotyölle. 2. Kansainvälisen toiminnan mallintaminen. 3. Hankekartan laatiminen jo olemassa olevista hankkeista sekä tulevasta hanketoiminnasta. 1. Päivitetään palveluiden käyttäjien tarpeet 6.5 Yhteistyö kolmannen sektorin kanssa Kulttuuri- ja vapaa-aikapalvelut jakaa vuosittain avustuksia kulttuuri-, liikunta- ja nuorisoyhdistyksille sekä näiden sektoreiden muille toimijoille. Avustusohjeet tarkistetaan vuosittain. Avustushakemukset tehdään kotisivuilta löytyvälle, täytettävässä muodossa olevalle lomakkeelle, joka toimitetaan paperiversiona liitteineen kaupungin asia- 7
kaspalvelukeskukseen. Avustusten hakuaika päättyy maaliskuun lopussa. Kulttuurija vapaa-aikapalveluiden toimitilat ovat myös yhdistysten käytettävissä. Sivistyslautakunta vahvistaa tiloista perittävät vuokrat. Yhdistysten kanssa otetaan käyttöön kehityskeskustelukäytäntö. Tämä koskee ensivaiheessa niitä yhdistyksiä, joilta ostetaan palveluja tai joiden kanssa toteutetaan käytännön yhteistyötä. Liikuntapalveluissa pidetään jo tällä hetkellä lajikohtaisia keskustelutilaisuuksia. Erilaisia tapahtumia ja tilaisuuksia suunniteltaessa tarkistetaan aina mahdollisuudet löytää asiantuntija- ja yhteistyöapua kolmannen sektorin toimijoista. 1. Avustushakemukset on mahdollista palauttaa sähköisesti. 2. Vuoden 2013 talousarviossa avustussummat ovat vuoden 2010 tasolle. 3. Asiantuntija- ja yhteistyöapua kolmannen sektorin toimijoista 4. Avustuksista enemmän yhteistyösopimuksia 1. Avustushakemuslomakkeet ja avustusperusteet yhdenmukaistetaan vuoden 2012 aikana. Samalla linjataan myös avustukseen oikeutetut tahot. 2. Yhdistystiedotteet lähetetään vuoden 2012 alusta alkaen pääosin sähköpostitse 3. Kehityskeskustelujen käyttöönotto 1. Porvoon kaupungin avustuskäytännöt yhtenäistetään 2. Kuva-palveluiden hallinnoimien toimitilojen käyttö yhdistystoimintaan mahdollistetaan 6.6 Koululaisten loma-aikojen toiminta Lähes kaikki kulttuuri- ja vapaa-aikapalveluiden yksiköt tarjoavat toimintaa koululaisille heidän loma-aikoinaan. Lomatoiminnan aikaisempaa parempi koordinointi ja yhteinen tiedottaminen tehostavat palveluiden asiakaslähtöistä toteuttamista. 1. Tehdään yhteinen sähköinen lomatoimintatarjotin 2. Yhteisen sähköisen ilmoittautumisjärjestelmän käyttöönotto 3. Wilman käyttö tiedottamiskanavana 1. Sähköinen laskutus käyttöön 2. Selvitetään myös toisten toimijoiden palvelutarjonta 8
6.7 Harrastukset, opinnot ja tapahtumatuotanto 1. Kulttuuri- ja vapaa-ajan opetussuunnitelma otetaan asteittain käyttöön 2. Pääsymaksut ja lukukausimaksut kohtuuhintaisia 3. Koulujen taidekasvatuksen ja taiteen perusopetuksen aseman turvaaminen 4. Täydennyskoulutuksen tarve ja sisällöt määritellään 1. Kulttuuri- ja vapaa-ajan opetussuunnitelman valmistelu alkaa 2. Kouluyhteistyöhankkeeseen haetaan projektirahoitusta 3. Vuosittain toteutetaan yksi suurempi kuva-palveluiden yhteinen tapahtuma 4. Monikulttuurinen näkökulma huomioidaan palveluissa 5. Taidetikas-palvelupaketin tarkastaminen 6. Taiteen perusopetuksen tarjonta ja ylläpitomallit selvitetään. 1. Uudet toimintamallit otetaan asteittain käyttöön 6.8 Markkinointi ja viestintä Syksyllä 2011 toteutettiin kulttuuri- ja vapaa-aikapalveluiden asiakaskysely verkkokyselynä. Saatuja tuloksia hyödynnetään vuoden 2012 keväällä tehtävässä kuvapalveluiden markkinoinnin ja viestinnän kehittämissuunnitelma. Kysely tullaan toteuttamaan jatkossa kahden vuoden välein. Tämän kyselyn tavoitteena oli saada tietoa toiminnan tunnettuudesta sekä eri tiedotustapojen käyttöarvosta. Kyselyyn vastasi kaikkiaan 318 henkilöä, joista suomenkielisiä oli 244 ja ruotsinkielisiä 74. Kaupungin tulisi vastaajien mielestä tarjota kulttuuri- ja vapaa-aikapalveluita ensisijaisesti lapsille ja nuorille. Kaikenikäiset vastaajat pitivät näitä ryhmiä tärkeinä. Palveluiden saanti omalla äidinkielellä oli tärkeää lähes kaikille vastaajille: suomenkielisistä 54 prosenttia ja ruotsinkielisistä 75 prosenttia piti sitä hyvin tärkeänä. Vain 16 prosenttia suomenkielisistä ja 6 prosenttia ruotsinkielisistä koki, ettei kielellä ole merkitystä. Valtaosa vastaajista sai riittävästi tietoa palveluista. Parannettavaa kuitenkin on, sillä suomenkielisistä vastaajista 23 prosenttia ja ruotsinkielisistä 12 prosenttia oli sitä mieltä, että ei saanut riittävästi tietoa kulttuuri- ja vapaa-ajanpalveluista. Tärkeimmät tiedonlähteet vaihtelivat ikäryhmittäin. Yhteistä oli kuitenkin kaupungin omien Internet-sivujen ja paikallisen median tärkeys. Tiedotusvälineissä julkaistut ilmoitukset, menopalstat ja artikkelit kuuluivat kaikenikäisten tärkeimpiin tietolähteisiin. 9
Stadens internätstjänst www.borga.fi Nyheter i radion eller i lokala tidningen Annons i lokala tidningen Det händer- spalter i tidningar och radio Evenemangskalendrar i internet, t.ex. Skolelevernas ryggsäckspost Wilma, skolornas egen informationskanal Broschyr eller programblad Besök på verksamhetsplats eller i byrån Telefon Invånartidning Elektroniskt nyhetsbrev Textmeddelande och mobiltjänster Facebook eller annan social media Bekanta Kaupungin internetpalvelu www.porvoo.fi Uutinen radiossa tai juttu paikallislehdessä Ilmoitus paikallislehdessä Menopalstat lehdissä ja radiossa Tapahtumakalenterit internetissä, esim. Koululaisten reppuposti Wilma, koulujen käytössä oleva tiedotuskanava Esite tai ohjelmalehti Käynti palvelupisteessä tai toimistossa Puhelin Asukaslehti Sähköinen uutiskirje Tekstiviestit ja mobiilipalvelut Facebook tai muu sosiaalinen media Tuttavat 180 160 140 120 100 80 60 40 20 0 Tiedon lähteet, suomenkieliset 60 50 Tiedon lähteet, ruotsinkieliset vastaajat 40 30 20 10 0 1. Uusien viestintäkanavien käyttöönotto 2. Toimenpiteet markkinoinnin ja viestinnän kehittämissuunnitelman pohjalta 1. Tehdään kuva-palveluiden markkinoinnin ja viestinnän kehittämissuunnitelma 2. Yhteisen palveluesitteen laatiminen 3. Sosiaalisen median käytön laajentaminen 1. Toimenpiteet markkinoinnin ja viestinnän kehittämissuunnitelman pohjalta 10
7. Ohjelman käsittely ja jatkotyöstäminen Palveluohjelma viedään sivistyslautakunnan käsittelyyn helmikuussa 2012. Lautakunta päättää käsittelyssään missä järjestyksessä ja millä aikataululla kehittämiskohteiksi nostetut asiat toteutetaan. Päätöksen pohjalta tehdään jatkotyötä ja tarvittavat määrärahaesitykset ja resurssivaraukset tulevien vuosien talous- ja toimintasuunnitelmiin. Taidekoulu tekee hyväksytystä ohjelmasta sähköisesti julkaistavan version. 11