2 Sisällys 1. PALVELUNHALLINTA (apuohjelmat)... 4 1.1 Sovellukset... 4 1.2 Rekisterit... 5 1.3 Apuohjelmat... 5 1.4 Web-sovellukset... 6 2 YRITYKSEN PERUSTIEDOT (rekisterit)... 7 3 PALKANLASKENNAN TOSITELAJI KIRJANPIDOSSA... 7 4 KIRJANPIDON TILIÖINNIT PALKANLASKENNASSA... 9 5 PALKANLASKENNAN PERUSTIEDOT (rekisterit)... 11 5.1 Ohjaustiedot... 11 5.2 Palkkakaudet... 12 5.3 Keskiansiokaudet... 13 5.4 Sosiaalivakuutusmaksut... 14 5.5 Tulosteiden ohjaustiedot... 15 5.6 Luontoisedut... 16 6.7 Konekieliset aineistot... 16 5.8 Kalenterimerkinnät... 17 5.9 Muistutettavat käyttäjät... 18 6 PALKKALAJIT (rekisterit)... 19 6.1 Palkkalajit... 19 6.2 Keskiansiot... 22 6.3 Kertymät... 23 6.4 Tilastoryhmät... 24 6.5 Palkkalajien kopiointi yritykseltä toiselle... 25 7 PALKANSAAJAT Perustiedot... 26 7.1 Henkilöryhmät... 27 7.2 Ammattiliitot... 27 7.3 Ammattinimikkeet... 28 7.4 Eläkevakuutukset... 28 8 PALKANSAAJAT... 29 8.1 Henkilön perustiedot... 29 8.2 Verokortit... 30 8.3 Työsuhteet... 31 Henkilön palkkalajit... 32 8.4 Henkilön luontoisedut ja ulosottotiedot... 33 8.5 Lomaoikeus... 34
8.6 Henkilön keskiansiot... 34 8.7 Henkilön kertymät... 35 8.8 Merkkipäivät... 36 9 PALKANLASKENNAN RUTIINIT... 37 10 PALKANLASKENNAN TOSITTEET KIRJANPIDOSSA... 41 11 TYVI-ILMOITUKSET PALKANLASKENNASSA... 42 28.5.2015 Visma Software Oy 3
1. PALVELUNHALLINTA (apuohjelmat) Ennen muita toimenpiteitä yrityksen pääkäyttäjä antaa palkanlaskennan käyttäjille oikeudet palkanlaskennan sovellukseen ja tarvittaviin rekistereihin. Muilla käyttäjillä ei ole oikeuksia palvelunhallintaan. Palvelunhallinnassa määritellään joko käyttäjäkohtaiset tai ryhmäkohtaiset käyttäjäoikeudet sovellukseen, sovelluskohtaisiin raportteihin ja rekistereihin. 1.1 Sovellukset Ruksaa sovelluksista palkanlaskenta, ilmoitukset ja kaikki tarvittavat palkanlaskennan raportit. HUOM! Ohjelmaan voi tulla päivitysten yhteydessä uusia palkanlaskennan raportteja, jotka on käytävä aktivoimassa käyttöön palvelunhallinnassa, jotta ne saadaan näkyviin raporttitulostimelle. Viimeisimpinä raportteina on tullut työtodistus, ulosoton tilisiirrot ja ay-maksulaput: 28.5.2015 Visma Software Oy 4
1.2 Rekisterit Ruksaa rekistereistä palkanlaskennan perustiedot, palkansaajat ja palkkalajit, yrityksen perustiedot 1.3 Apuohjelmat Ruksaa apuohjelmista Kausiveroilmoitus ja tyvi-yhteys, jotta voit lähettää kuukausittain verottajalle ilmoituksen työnantajasuorituksista sekä vakuutusyhtiölle eläkeilmoituksen. Vuoden lopussa voit lähettää verottajalle saajakohtaisen erittelyn ja yhteenvedon sekä Tyel-eläkevakuutusyhtiöille vuosi-ilmoituksen. Tyvi-yhteyden käytöstä on tehtävä sopimus Finnvallin kanssa, jotta aineisto lähtee viranomaisille. Tyvi-yhteys-ohjelmaan ei tarvitse tehdä mitään asetuksia tai muutoksia. 28.5.2015 Visma Software Oy 5
1.4 Web-sovellukset Ruksaa web-sovelluksista palkanlaskenta ja tietojen tuonti, mikäli käytössäsi on ollut esim. DL-palkat. Tällöin voit tuoda henkilötiedot DL-palkoista Fivaldiin. Muiden palkkaohjelmien siirtojen osalta voit sopia erikseen Finnvallin kanssa. Tietojen tuonnin kautta luetaan sisään myös uudet verokortit verottajalta. 28.5.2015 Visma Software Oy 6
2 YRITYKSEN PERUSTIEDOT (rekisterit) Yrityksen perustietoihin tallennetaan tilikartan lataamisen jälkeen seuraavat asiat: yrityksen nimi ja osoitetiedot pankkitilit, yrityksen y-tunnus yrityksen pankkitilit ja maksajatunnukset maksuaineiston maksattamiseksi pankkiohjelmalla yrityksen logo, jos halutaan sen näkyvän laskulomakkeissa ja palkkalaskelmassa 3 PALKANLASKENNAN TOSITELAJI KIRJANPIDOSSA Sovellukset/Kirjanpito/Ylävalikosta kirjanpito/tositelajien määritys Palkanlaskentaa varten alustuksen yhteydessä tulee tositelaji, jolle palkkaviennit kirjautuvat. Palkanlaskennan tositelajille ei voida kirjata kirjanpidon puolella. Mahdolliset kirjanpidolliset korjaukset palkkatositteeseen tehdään kirjanpidossa muistiotositteella. Palkanlaskennan tositelaji pitää aktivoida Palkanlaskennan perustiedot/ohjaustiedoissa ja kirjanpidossa määritellään mistä kaudesta alkaen palkat näkyy kirjanpidossa. HUOM! Tositelajia ei oteta käyttöön kirjanpidon puolella. 28.5.2015 Visma Software Oy 7
28.5.2015 Visma Software Oy 8
4 KIRJANPIDON TILIÖINNIT PALKANLASKENNASSA Rekisterit/tilikartta Tilikartassa määritellään kirjanpidon tilit palkkojen käyttöön. Tilit voidaan valita tilikohtaisesti tai ryhmäkohtaisesti palkkojen käyttöön. Palkanlaskennan alustus valitsee suurimman osan palkkojen tileistä. 28.5.2015 Visma Software Oy 9
Seurantakohteiden käyttö palkanlaskennassa määritellään tilikartan seurantakohteet -välilehdellä. Seurantakohteet nimetään ja otetaan käyttöön ruksaamalla Palkat -valinta. Lisäksi tilikartassa valitaan Seurantakohde: Kysytään niille tilikartan palkkoihin liittyville tiliryhmille, joissa seurantakohteet halutaan näyttää Palkanlaskennan raporteilla. 28.5.2015 Visma Software Oy 10
5 PALKANLASKENNAN PERUSTIEDOT (rekisterit) 5.1 Ohjaustiedot ohjaustiedot -välilehdellä otetaan käyttöön tositelaji kassasta maksettavia palkkoja varten tallennetaan yhtiön käteiskassamaksun tiliöinti velkatiliä käytetään silloin, kun maksupäivä ja palkkakausi eivät satu samalle kuukaudelle ja kulukirjaus halutaan tehdä työpäivien kuukaudelle lomapalkkavelkatili lomapalkkavarauksia varten (2962) pyöristyserot viedään perustiedoista löytyvälle pyöristystilille (8570) yrityksen palkanmaksutili, tili kirjanpidossa (palkkojen välitili, jos konekielinen tiliote) ja TSA - tiedoston nimi. Jos palkoissa pankkiyhteytenä on muu kuin Fivaldi-pankkiaineisto, täytyy oletustiedostonimi-kenttään laittaa tiedoston nimi ja loppuliite eli xml jos on sepa-aineistoa. Jos loppuliitettä ei ole, muodostuu maksuaineistosta tavallinen txt-tiedosto eikä se kelpaa pankkiin. kausien tilastokauden määritys oletus tuntien lukumäärä päivässä ehdottaa tallennetun tuntimäärän oletuksena luotaville palkkakausille palkanlaskennan tallennusruudun määritykset palkkalajien järjestys palkkatapahtumien syötössä syötettävien kenttien navigointi palkkatapahtuma rivillä 28.5.2015 Visma Software Oy 11
5.2 Palkkakaudet ennenkuin perustat palkkakausia, perusta ensin keskiansiokaudet (5.3.) palkkakaudet voidaan tallentaa yksitellen tai massana kausien luontitoiminnolla, johon päästään (ylhäältä Palkanlaskennan perustiedot) Kausien luonti-toiminnolla selitekenttään tallennetaan kauden nimi kaudelle annetaan alkupäivämäärä, loppupäivämäärä, maksupäivä, jakson tyyppi valitaan valintalistasta tuo veropäivät ruudulle jaksotyypin mukaisesti tilastokaudeksi tallentuu maksupäivän mukainen kuukausi palkkavuosi tallentuu myös maksupäivän mukaan lomavuosi määräytyy palkkakauden mukaan vaihtuen 01.04. alkaen veropäivät määräytyvät palkkakauden pituuden mukaan, joka on jaksotyypin mukaisesti vaihtuva työpäivät ja työtunnit on mahdollista jakaa kahteen eri kuukauteen, mikäli palkkakausi jakautuu eri kuukausille työpäivien suhteessa tapahtuu myös kirjanpidon vienti ko. kuukausille, mikäli ohjaustiedoissa on valinta kirjanpidon kirjauksesta työpäivien mukaan Mikäli kaudella on jokin keskiansiolaskenta valittuna näkyy se Keskiansiokaudet kentässä kaudella voi olla voimassa useampi keskiansiolaskenta esim. Neljännesvuosi KTA sekä Lomavuoden KTA kaudet suljetaan ja avataan tällä ruudulla, kaudet saa avatuksi nuorimmasta lähtien niin pitkälle kuin tarvitaan ja kauden sulku on mahdollista myös Maksetuksi merkinnässä 28.5.2015 Visma Software Oy 12
5.3 Keskiansiokaudet Perusta keskiansiokaudet antamalla alkupvm, loppupvm ja kesiansiokauden selite. Mene tämän jälkeen takaisin Palkkakaudet -välilehdelle perustamaan palkkakaudet Tämän jälkeen voit palata takaisin Keskiansiokaudet -välilehdelle ja tarkistaa, että jokaisella keskituntiansiokaudella näkyy oikeat palkkakaudet. Rivejä klikkaamalla nähdään palkkakaudet, jotka kuuluvat kyseiselle kta-kaudelle. 28.5.2015 Visma Software Oy 13
5.4 Sosiaalivakuutusmaksut Perusta sosiaalivakuutusmaksut. Voit hakea arvot yhteisrekisteristä tai syöttää käsin. Yhteisrekisterin tiedot voit tarkistaa ja tulostaa Yhteisrekisteristä -painikkeesta Sosiaalivakuutusmaksuihin voidaan lisätä esim. lakisääteinen tapaturmavakuutus henkilöryhmittäin tai keskiarvona kaikkia ryhmiä koskien. Ryhmähenkivakuutusmaksun tiedot perustetaan, jos ne halutaan palkanlaskennan kautta kirjanpitoon. Kaikille halutuille maksuille pitää myös perustaa palkkalaji. Yhteisrekisterin käyttö kirjaa automaattisesti myös työnantajan osuudet kirjanpitoon. Mikäli et halua arvoja yhteisrekisteristä, pitää Arvot- kenttä olla tyhjä. 28.5.2015 Visma Software Oy 14
5.5 Tulosteiden ohjaustiedot Tulosteiden ohjaustiedoissa ruksataan voimaan palkkalaskelmaa koskevia tulostusmäärityksiä: tulostuuko yrityksen nimi laskelmalle tulostuuko yrityksen osoite laskelmalle tulostuvatko nolla-summaiset palkkarivit palkkalaskelmille tulostuuko raportin palkkalaskelma otsikko laskelmalle tulostuuko laskelmalle kuittiosa (esim. käteismaksatuksen yhteydessä) tulostuvatko laskelmalle yhteyshenkilön tiedot näkyykö henkilötunnuksen loppuosa näkyykö ammattinimike tulostuuko tulostuspäivämäärä Palkkalajien järjestys tulosteilla (muissa kuin palkkalaskelmalla) on valinnaisesti palkkalajitunnuksen ja luokan mukaan tai vain pelkän tunnuksen mukaan. Palkanlaskijan yhteystiedot tallennetaan siihen tarkoitettuun ruutuun. Tiedot tulostuvat palkkatodistuksille sekä vuosi-ilmoituksen yhteyshenkilö osaan. Yhteyshenkilön lisätiedot kenttään voidaan tallentaa esim. tilitoimiston nimi. Palkkalaskelmien sähköisestä jakelusta on erillinen ohje liitteenä. 28.5.2015 Visma Software Oy 15
5.6 Luontoisedut Kaikki yrityksen palkansaajille maksettavat luontoisedut on perustettava, jotta luontoisedut saadaan verottajan vuosi-ilmoituksille. Lisäksi palkansaajille on merkittävä luontoisedut henkilökortin luontoisedut -välilehdelle. 6.7 Konekieliset aineistot EK-tilasto ja ennakonpidätystietojen suorasiirto. Suorasiirron pyytäjäksi valitaan se yritys, joka toimittaa suorasiirron pyynnön uusista verokorteista verottajalle. Samalla voidaan pyytää myös henkilöiden veronumerot. Ay- jäsenmaksujen sähköisten selvitystietojen lähettämistä varten annetaan tilittäjänumero. 28.5.2015 Visma Software Oy 16
5.8 Kalenterimerkinnät Rekisterit/Palkanlaskennan perustiedot/ylävalikosta Palkanlaskennan perustiedot/kalenterimerkinnät Voit lisätä kalenteriin muistutettavia tapahtumia esim. työnantajasuoritusten lähetys. Merkitse päivämäärä, jolloin muistutettava tapahtuma on Anna muistutukselle selite esim. työnantajasuoritus Merkitse muistutuksen toistumistapa; ei toistu tai toistuu esim. 1 kk:n välein Merkitse koska toisto loppuu esim. 30.06.2014. Voit myös merkitä montako päivää ennen muistutetaan tapahtumasta. 28.5.2015 Visma Software Oy 17
5.9 Muistutettavat käyttäjät Rekisterit/Palkanlaskennan perustiedot/ylävalikosta Palkanlaskennan perustiedot/ Muistutettavat käyttäjät Valitse muistutettava käyttäjä Merkitse ruksi merkkipäivien ja/tai muiden tapahtumien kohdalle Viestit käyttäjille ilmestyvät Fivaldin käynnistyksen jälkeen Käyttäjän viestit -kohtaan. 28.5.2015 Visma Software Oy 18
6 PALKKALAJIT (rekisterit) 6.1 Palkkalajit Ohjelmassa on valmiina yleisimmät palkkalajit. Palkkalajit on jaettu seuraaviin palkkalajiluokkiin: rahapalkka, luontoisedut, vähennykset ennen ennakonpidätystä, vähennykset, verovapaat korvaukset, muut ja määrät. Voit lisätä uusia palkkalajeja + -painikkeella ja poistaa P painikkeella tai hiiren oikealla näppäimellä. Jokaiselle palkkalajille voidaan määritellä laskentasäännöt ja tiliöinnit. Osalla palkkalajeista on valmiina Finnvallin perustilikartan (ptl.tkt) mukaiset tilit. Voit muuttaa tiliöintejä tarvittaessa. 28.5.2015 Visma Software Oy 19
28.5.2015 Visma Software Oy 20
Palkkalajin lisämääritykset painikkeesta voit vaikuttaa seuraaviin asioihin: Palkkalaji ei tulostu palkkalaskelmassa Eri rivit yhdistetään raportissa, esim. jos henkilölle on kirjattu useampi tuntipalkka-rivi eri seurantakohteiden seurannan vuoksi Rivi-infon esitystapa Kysytäänkö päiväys ja onko se pakollinen palkkatapahtuman syötössä Palkkalajin tiliöinti lomapalkkavarauksessa, Debet ja Kredit Uusi kohta: Hae lomapalkkavarauksessa summa lomapalkka- tai lomarahakertymästä 28.5.2015 Visma Software Oy 21
6.2 Keskiansiot Lomavuoden KTA:lle ja neljännesvuoden KTA:lle on määriteltävä mitkä palkkalajit vaikuttavat rahakertymään ja tuntikertymään. Jakajan palkkalajien jakajaksi voidaan valita joko määrä tai summa. 28.5.2015 Visma Software Oy 22
6.3 Kertymät Kertymät välilehdellä määritellään miten esim. ansaitut lomapäivät kertyvät lomavuodelta ja mitkä palkkalajit vaikuttavat kertymään. Oletuskerroin -1 vähentää ja 1 lisää kertymää. Määrä/kk ilmoittaa montako lomapäivää kertyy alle yhden lomanmääräytymisvuoden ajalta/kk, 1.raja eli yksi vuosi Määrä/kk ensimm. rajan jälkeen ja 2.raja toisen rajan jälkeen. 28.5.2015 Visma Software Oy 23
6.4 Tilastoryhmät Tilastoryhmissä määritellään miten tilastoryhmät tulostuvat eri raporteille ja tyvi-ilmoituksille kuten esim. kausiveroilmoitukselle. Tilastoryhmistä on laadittu erillinen ohje. Kysy tarvittaessa tuesta. 28.5.2015 Visma Software Oy 24
6.5 Palkkalajien kopiointi yritykseltä toiselle Voit hakea uudelle yritykselle olemassa olevan yrityksen palkkalajit palkkalajien kopiointi-toiminnolla. Valitse yritys, josta kopiot palkkalajit, ruksaa tarvittavat kohdat ja paina Kopioi -painiketta. 28.5.2015 Visma Software Oy 25
7 PALKANSAAJAT Perustiedot Palkansaajat/Ylävalikosta Palkanlaskennan henkilöt/perustiedot 28.5.2015 Visma Software Oy 26
7.1 Henkilöryhmät perustetaan henkilöryhmät henkilöryhmille tallennetaan sairausvakuutuksen päivärahamaksun prosentti, joka on vuonna 2015 0,78 % kaikille Tyel- vakuutetuille. Yel-vakuutetun pros. tallennetaan henkilön perustietoihin valitaan henkilöryhmän palkkalajit henkilöryhmälle voidaan jälkikäteenkin lisätä palkkalajeja, klikkaamalla painiketta lisää palkkalaji ryhmän jäsenille uuden palkkalajin tallennuksen jälkeen kustannuspaikka voidaan tallentaa henkilöryhmälle 7.2 Ammattiliitot Lisää uusi ammattiliitto lisäyspainikkeella tai klikkaamalla tyhjään seliteriviin ja valitse Ay-selvitystietojen ilmoitustapa. Lisää ammattiliitolle ainakin yksi osasto. Määritä liitolle jäsenmaksun alkupvm ja jäsenmaksuprosentti. 28.5.2015 Visma Software Oy 27
7.3 Ammattinimikkeet Lisää uusi ammattinimike lisäyspainikkeella tai klikkaamalla tyhjään seliteriviin. Ammattinimikkeen selite kirjoitetaan oikealla olevaan selite-kenttään ja annetaan kielikoodi. 7.4 Eläkevakuutukset Perusta eläkevakuutusyhtiö, jonka kanssa on tehty sopimus Tyel- tilityksistä. Vakuutusyhtiöiden vaihtoehdot löytyvät Vakuutusyhtiö-kentän luettelosta. Vakuutusnumero pitää antaa oikeassa muodossa. Pakollinen tieto. Valitse Ilmoitukset -kenttään mistä ilmoituksesta on kyse. 28.5.2015 Visma Software Oy 28
8 PALKANSAAJAT 8.1 Henkilön perustiedot nimitiedot kansalaisuus ja kielikoodi tulevat oletuksena yrityksen perustiedoista syntymäaika + henkilötunnuksen loppuosa tai vaihtoehtoisesti y-tunnus Poikkeava päivärahamaksuprosentti, Yel-vakuutuksen alaiset Veronumero Palkkalaskelmien lähetystapa verotuskuntaa ei enää uusissa verokorteissa ole, jätetään tyhjäksi henkilön sähköposti osoite, puhelinnumero henkilön palkkatili tai jos sitä ei ole, ruksataan kohta Maksu kassasta osoitetiedot 28.5.2015 Visma Software Oy 29
8.2 Verokortit jos ei henkilöllä ole voimassaolevaa verokorttia, käytetään veronlaskentaan perustietoihin tallennettua prosenttia esim. 60% jos kyseessä on ns. porrasverokortti (B), annetaan alarajaksi 0 (nolla) ja ylärajaksi verokortin tuloraja ja prosentti, painetaan NuoliAlas- näppäintä ja edellisen portaan yläraja kopioituu seuraavan portaan alarajaksi. Viimeisen portaan yläraja voidaan jättää tyhjäksi. Se merkitsee ääretöntä tässä tapauksessa. 28.5.2015 Visma Software Oy 30
8.3 Työsuhteet Henkilöllä on oltava työsuhteen alkupäivä, jotta henkilölle voidaan tehdä palkkalaskelma. Merkitse työsuhteen tyyppi ja henkilön suorituslaji. Pakollinen tieto. Valitse Palkkaustapa, vuosiloman ansaintasääntö ja mahdollinen työssäolon oikaisu Työaikajärjestelmä, eläkeikä, sovittu viikkotyöaika ja ammattinimike voidaan täyttää tarvittaessa Valitse ammattiliiton osasto, mikäli henkilön palkasta peritään ay-jäsenmaksu. Valitse vakuutukset, jos henkilö on Tyel:in alainen Väliaikainen palkanmaksuesto merkitään päivämäärävälinä ja valitaan eston syy sekä merkataan onko lomaoikeus voimassa eston kestäessä Kk-täsmennys saajakohtaisella erittelyllä (kohta 112) merkataan suorituslajien H-H6 kohdalla tai mahdollinen merityötulon cross trade-aika kuukausina työsuhteen päättyessä merkataan loppupvm tai käytetään esim. palkkalajia 9005 Työsuhteen päättyminen lopputiliä maksettaessa ja annetaan päivämääräksi loppupvm. Maksetuksi merkintä vie päivämäärän työsuhteen loppupvm:ksi. Ay-viite-palkista pääset määrittelemään työntekijän ay-jäsenmaksun viitenumerot: 28.5.2015 Visma Software Oy 31
Henkilön palkkalajit Mikäli henkilön palkkakirjaukset kirjautuvat tietyille kustannuspaikoille, valitse kustannuspaikat henkilölle ennen henkilön palkkalajien valintaa. Valitse henkilölle henkilöryhmä, jolloin henkilö saa henkilöryhmälle valitut palkkalajit. Huom! Pakollinen tieto. Lisää henkilölle tarvittaessa henkilöryhmästä puuttuvat palkkalajit kuten esim. luontoisedut, ulosotto, ay-maksu ja laita ruksi kohtaan Aina palkkalaskelmaan. Anna vakiopalkkalajeille kuten tuntipalkka, kuukausipalkka henkilön vakioarvot. Voit syöttää saman palkkalajin useampaan kertaan rajaamalla alku-ja loppupäivämäärillä esim. a-hinnan vaikutuksen 28.5.2015 Visma Software Oy 32
8.4 Henkilön luontoisedut ja ulosottotiedot Henkilölle kuuluvat luontoisedut on poimittava ruudulla, jotta ne näkyvät verottajan vuosi-ilmoituksella. Ulosottoa varten annetaan perustiedot ja maksamista varten maksutiedot. Uutena tietona voidaan nyt antaa ulosoton maksamiseen RF-viite. Tulosteena otetaan Ulosoton tilisiirrot. 28.5.2015 Visma Software Oy 33
8.5 Lomaoikeus Ohjelma laskee automaattisesti henkilön lomaoikeuden uudelleen jos lomaoikeuteen vaikuttaviin perustietoihin tehdään muutoksia. 8.6 Henkilön keskiansiot Ruudussa näkyvät henkilö keskituntiansiokaudet sen jälkeen kun ne on laskettu. Voit syöttää myös käsin keskituntiansiot Syötä keskiansio -painikkeella. 28.5.2015 Visma Software Oy 34
8.7 Henkilön kertymät Ruudulla näkyvät henkilön kertymät. Esim. lomakertymässä on huomioitavaa, että lomavuosi vaihtuu maalis-huhtikuun vaihteessa ja lomavuodeksi merkitään se kalenterivuosi jolloin lomavuosi päättyy. Kun syötetään kertymään vaikuttavia palkkalajeja, kohdistuvat ne aina edelliselle lomavuodelle riippuen siitä mille palkkakaudelle ne syötetään. 28.5.2015 Visma Software Oy 35
8.8 Merkkipäivät Ruudulla näkyvät henkilön merkkipäivät 28.5.2015 Visma Software Oy 36
9 PALKANLASKENNAN RUTIINIT Palkanlaskenta/Ylävalikosta Palkkalaskelmien teko Voit tehdä palkkalaskelman kerralla koko henkilökunnalle, henkilöryhmälle tai yhdelle henkilölle. Useamman henkilön palkkalaskelmat tehdään Palkkalaskelmien teko toimintoa käyttäen. Yhdelle henkilölle palkkalaskelma tehdään hakemalla kyseinen henkilö ruudulle ja klikkaamalla + -painiketta. Palkkalaskelmien teko Valitse käsiteltävä palkkakausi ja tarvittaessa käsiteltävä henkilöryhmä. Jos henkilöryhmää ei valita, luo ohjelma palkkalaskelmat kaikille henkilöille, joilla on voimassaoleva työsuhde. 28.5.2015 Visma Software Oy 37
Info-ruutu näyttää montako palkkalaskelmaa syntyi. Ruudulla näkyy myös ilmoitukset mahdollisista virhetilanteista. palkkalaskelmalle kirjautuu automaattisesti henkilöryhmän mukaiset vakiopalkkarivit lisää palkkarivejä saa kaudelle valitsemalla ruudun alaosassa palkkalajin ja siihen muut rivin tiedot 28.5.2015 Visma Software Oy 38
Mikäli palkkalaskelmassa on virheellisiä rivejä, on rivillä oleva info-ruutu (i) punainen. Info-ruutua klikkaamalla näet millaisesta virheestä on kysymys. Virheellinen tilanne on korjattava, sillä virheelliset palkkalaskelmat eivät mene maksuun. Lisätiedot -välilehdellä näkyy palkkakauden tiedot, työnantajamaksut ja niiden tiliöinnit. Tällä ruudulla voi myös muuttaa henkilön palkkakautta Muuta kausi-painikkeella. kun kaikki palkkatapahtumat on käsitelty, henkilöille tulostetaan kauden tarkistuslista, josta voidaan vielä tapahtumat tarkistaa kun kaikki täsmää, tulostetaan palkkaerittelyt palkansaajille, kirjanpitoyhteenveto, maksulista sekä palkkalista (lyhyt / pitkä versio) 28.5.2015 Visma Software Oy 39
tehdään maksuaineisto, joka lähetetään pankkiohjelmalla pankkiin vähintään kaksi pankkipäivää ennen maksupäivää maksetuksi merkintä vasta käsittelee palkat maksetuiksi maksetuksi merkinnän yhteydessä voi viedä tapahtumat kirjanpitoon ja sulkea palkkakauden kirjanpidon selitteen voi kirjoittaa siihen tarkoitettuun ruutuun, tai haluttaessa voidaan käyttää selitteenä palkkakauden nimeä kauden sulkemisen jälkeen sen voi avata vielä uudelleen käsittelyyn, mikäli kaudelle halutaan lisätä jokin määrä- palkkaluokkaan kuuluva tapahtuma, ei kuitenkaan Poikkeavat veropäivät vain viimeksi suljetun kauden saa avatuksi, sitä aiempia ei saa avattua ns. välistä, vaan on edettävä uusimmasta kaudesta vanhempaan 28.5.2015 Visma Software Oy 40
10 PALKANLASKENNAN TOSITTEET KIRJANPIDOSSA Palkkatapahtumat kirjautuvat kirjanpitoon palkat tositelajinaan. Tositteita ei voi suoraan muuttaa kirjanpidossa, vaan muutokset on tehtävä palkanlaskennan puolella ennen siirtoa kirjanpitoon. Kirjanpidossa palkkatositteita voi korjata ainoastaan muistiotositteella. 28.5.2015 Visma Software Oy 41
11 TYVI-ILMOITUKSET PALKANLASKENNASSA Palkanlaskenta/Ylävalikosta Palkanlaskenta/Ilmoitukset Palkanlaskennasta voidaan lähettää tyvinä Tyel- ilmoitukset, saajakohtainen erittely, verottajan vuosi-ilmoitus, Ay-jäsenmaksujen selvitykset, Rajoitetusti verovelvollisen erittelyt ja TVR:n palkkasummat. Voit lähettää useamman yrityksen ilmoitukset kerralla.. Valitse Ilmoitus listasta ilmoitettava lomake ja ruksaa yritys/yritykset, joista aiot ilmoitukset lähettää Jos ilmoitukselle on lisättävä esimerkiksi ei palkanmaksua ajalta -kenttä, voit valita ruudun alaosassa käsin syötettäviä kenttiä. Tulosta ilmoitus ennen lähettämistä ja tarkista, että tiedot ovat oikein Lähetä ilmoitus painamalla Tee TYVI-ilmoitukset -painiketta 28.5.2015 Visma Software Oy 42