Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 10/2017 1 (17) Aika 21.08.2017, klo 15:00-16:59 Paikka Kokoustila Narvik, kaupungintalo, 1. krs Käsitellyt asiat 89 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 90 Pöytäkirjan tarkastus 91 Työjärjestyksen hyväksyminen 92 Katsaus ajankohtaisiin asioihin, elokuu 2017 93 Talouskatsaus heinäkuu 2017 94 Sidonnaisuusrekisterin tilannekatsaus 95 Vapaaehtoisesti annettavat sidonnaisuusilmoitukset 96 Arviointisuunnitelma 2017 97 Toimitilakysymykset osana palvelutuotantoa 98 Nimikkolautakuntien seuranta 1.6-15.8.2017 99 Tarkastuslautakunnan pöytäkirjan tarkastus 100 Kokouksen päättäminen
Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 10/2017 2 (17) Saapuvilla olleet jäsenet Jaakko Huttunen, puheenjohtaja Mari Jolanki, 1. varapuheenjohtaja Anna Suomalainen Antti Liikkanen Matti Pöykkö, saapui 15:03 Petri Keihäskoski Sanna Luoma Muut saapuvilla olleet Anna-Maija Nikupaavo, sihteeri Rauni Jokelainen, vs. tarkastuspäällikkö Allekirjoitukset Jaakko Huttunen Puheenjohtaja Anna-Maija Nikupaavo Sihteeri Pöytäkirjan tarkastus Pöytäkirja on tarkastettu ja hyväksytty 06.09.2017 Anna Suomalainen Pöytäkirjan nähtävänäolo Kaupungin kansliassa 11.09.2017 Anna-Maija Nikupaavo
Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 10/2017 3 (17) 89 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Avattuaan kokouksen puheenjohtaja toteaa läsnä olevat sekä onko kokous laillisesti koolle kutsuttu ja päätösvaltainen (HS 138 ). Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 15:00 ja totesi läsnäolijat. Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.
Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 10/2017 4 (17) 90 Pöytäkirjan tarkastus Kokouksen pöytäkirjantarkastajaksi valitaan tarkastusvuorossa seuraavana oleva Anna Suomalainen. Kokouksen pöytäkirjantarkastajaksi valittiin Anna Suomalainen.
Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 10/2017 5 (17) 91 Työjärjestyksen hyväksyminen Hallintosäännön 140 :n mukaisesti asiat käsitellään esityslistan mukaisessa järjestyksessä, jollei toimielin toisin päätä. Toimielin voi esittelijän esityksestä tai jäsenen ehdotuksesta toimielimen yksimielisellä päätöksellä päättää ottaa käsiteltäväksi sellaisenkin asian, jota ei ole mainittu kokouskutsussa. Hyväksytään esittelijän ehdotuksen mukaan. Hyväksyttiin esittelijän ehdotuksen mukaan.
Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 10/2017 6 (17) 92 Katsaus ajankohtaisiin asioihin, elokuu 2017 ROIDno-2017-267 Valmistelija / lisätiedot: Rauni Jokelainen rauni.jokelainen@rovaniemi.fi vs. tarkastuspäällikkö Esittelijän yhteenveto ajankohtaisista asioista. FCG koulutus järjestää koulutuspäivän 19.9.2017 uusille kuntien ja kuntayhtymien tarkastuslautakuntien jäsenille Rovaniemellä. Koulutus sisältää mm. tietopaketin tarkastuslautakuntien jäsenten oikeuksista ja velvollisuuksista, arviointikertomuksen laatimisesta sekä tietoa eri sektoreiden toiminnan ja arvioinnin kehittämisestä. Luottamusmiesten kilometrikorvausten hakeminen M2-ohjelman kautta. Koska FCG:n koulutus järjestetään omalla paikkakunnalla, on tärkeää, että kaikki jäsenet osallistuvat mahdollisuuksiensa mukaan. Merkitään tiedoksi M2-ohjelman ohjeistus. Päätettiin osallistua FCG:n Rovaniemellä 19.9.2017 järjestettävään tarkastuslautakuntien koulutuspäivään. Päätettiin kutsua koulutukseen myös tarkastuslautakunnan jäsenten henkilökohtaiset varajäsenet. Tarkastuslautakunnan jäsenet Antti Liikkanen ja Matti Pöykkö ilmoittivat olevansa estyneitä osallistumaan FCG:n koulutukseen. Merkittiin tiedoksi ohjeistus kilometriveloitusten tekemisestä M2- matkanhallintaohjelmassa.
Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 10/2017 7 (17) 93 Talouskatsaus heinäkuu 2017 ROIDno-2017-272 Valmistelija / lisätiedot: Rauni Jokelainen rauni.jokelainen@rovaniemi.fi vs. tarkastuspäällikkö Liitteet 1 Talouskatsaus heinäkuu 2017 Tarkastuslautakunta seuraa talouden toteutumaa säännöllisesti kokouksissaan. Valtuusto on hyväksynyt tilikauden 2017 toimintakatteeksi -244 200,29 eur. Käytännössä kyse on tarkastuslautakunnan kokonaiskulujen määrästä, koska lautakunnalla ei ole erillisiä tuloja. Alustavien tietojen mukaan tammi - heinäkuulle kuluja kertyi yhteensä -121 249 euroa, mikä on 49,7 % talousarviosta. Tasaisen kulutuksen mukaan heinäkuun lopussa talousarvion käyttöaste on 58,3 %. Viimeisimmät tammi - heinäkuun luvut esitellään kokouksessa. Talouskatsaus merkitään tiedoksi. Vs. tarkastuspäällikkö esitteli tammi - heinäkuun luvut, ja tarkastuslautakunta merkitsi talouskatsauksen tiedoksi.
Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 10/2017 8 (17) 94 Sidonnaisuusrekisterin tilannekatsaus ROIDno-2017-1196 Valmistelija / lisätiedot: Anna-Maija Nikupaavo anna-maija.nikupaavo@rovaniemi.fi Liitteet 1 Rovaniemi sidonnaisuusraportti 21-08-2017 Sidonnaisuusrekisterin tilanne 26.6.2017 Sidonnaisuusrekisteristä tiedottaminen Kaupunginjohtajan allekirjoitettua sidonnaisuusrekisterin hankintaan liittyvän viranhaltijapäätöksen 26.6.2017 (ROIDno-2017-1196), kaupungin verkkosivujen Päätöksenteko-osiossa julkaistiin Sidonnaisuudetsivu ja linkki sidonnaisuusilmoitusten verkkopalveluun, jossa tehdyt ilmoitukset muodostavat Rovaniemen sidonnaisuusrekisterin. Suora osoite kaupungin sidonnaisuusrekisteriin on https:// rovaniemi.sidonnaisuusrekisteri.fi. Sidonnaisuudet-sivulla aluksi julkaistu lyhyt tiivistelmä asiasta korvattiin tarkemmalla esittelytekstillä (viittaus taustalla olevaan lainsäädäntöön, ketä ilmoitusvelvollisuus koskee, milloin ilmoitus on tehtävä, millaiset sidonnaisuudet tulee ilmoittaa, keneltä saa tarvittaessa lisätietoja) 7.7.2017. Kaupungin intranetissä ja julkisilla verkkosivuilla (Ajankohtaista-osiossa) julkaistiin tiedote Sidonnaisuusrekisteri-verkkopalvelun hankinnasta ja käyttöönotosta 27.6.2017. Tiedote lähetettiin samana päivänä myös medialle. Sidonnaisuusrekisteri-verkkopalvelun käyttöönotto Heinäkuussa ilmoitusvelvollisten viranhaltijoiden ja luottamushenkilöiden henkilö- ja yhteystietojen tarkistus jatkui edelleen. Myös Kuntaliittoon oltiin yhteydessä hallintolakimiesten palvelusähköpostin kautta mm. tarvittaessa täsmennystä siihen, ketkä kuuluvat ilmoitusvelvollisten piiriin. Viikolla 27 sidonnaisuusilmoitusten verkkopalvelu otettiin virallisesti käyttöön, kun henkilötietoja alettiin ladata järjestelmään, ja ensimmäiset kutsut ilmoittamaan sidonnaisuuksista lähetettiin ilmoitusvelvollisille verkkopalvelun kautta 6.7.2017. Kutsuja on lähetetty yhteensä 91 kpl (78 kpl luottamushenkilöille ja 13 kpl viranhaltijoille). 11.8.2017 mennessä ilmoitusvelvolliset ovat tehneet yhteensä 31 sidonnaisuusilmoitusta, joista on hyväksytty/tarkastettu 21 kpl. Sidonnaisuusrekisteri-verkkopalvelun sisältämien ohjeiden lisäksi ilmoitusvelvolliset ovat tarvinneet usein lisäohjeistusta sidonnaisuusilmoitustensa täyttämisessä. Niistä ilmoitusvelvollisista, jotka ovat jo tehneet sidonnaisuusilmoituksensa (31 kpl), on 18:lle lähetetty ilmoitus takaisin täydennystä tai korjausta varten (tilanne 11.8.2017). Ohjeistuksen
Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 10/2017 9 (17) tarve on koskenut mm. ensimmäistä kirjautumista verkkopalveluun, minkä virka- tai luottamustehtävän perusteella henkilö on ilmoitusvelvollisuuden alainen, mitkä tiedot eivät kuulu ilmoitusvelvollisuuden piiriin (esim. oma asunto ja sen hankkimiseksi otettu laina), ja miten ilmoituksen eri kohdat täytetään. Ilmoitusvelvollisia on myös muistutettu siitä, että ilmoitus tulee tehdä siinäkin tapauksessa, ettei hänellä tällä hetkellä ole sidonnaisuuksia ilmoitettavaksi (painike "Ei sidonnaisuuksia ilmoitettavaksi"). Sidonnaisuusrekisteri-verkkopalvelun toimivuus Sidonnaisuusrekisteri-verkkopalvelu on toiminut moitteettomasti lukuunottamatta 13.7. esiintyneitä yhteysongelmia (kirjautuminen sivustolle ei onnistunut). Palveluntarjoaja ilmoitti 14.7. korjanneensa vian ja onnistuneensa siirtämään kaiken datan uudelle palvelimme, jonka jälkeen palvelu on jälleen toiminut ongelmitta. Ilmoitusvelvolliselle lähetettävästä hylkäyksen saateviestistä (täydennys-/ korjauspyyntö) ei tällä hetkellä jää kopiota järjestelmään. Palveluntarjoajalla on kuitenkin työn alla ominaisuus, jolla organisaation pääkäyttäjät näkevät kaikki palvelusta lähteneet sähköpostit ja niiden sisällöt. Palveluun tehdyistä parannuksista ja uusista ominaisuuksista tiedotetaan aina asiakasorganisaatioiden pääkäyttäjille. Sidonnaisuusilmoitusten saattaminen valtuuston tiedoksi Hallintosäännön 76 :n mukaan tarkastuslautakunnan on saatettava sidonnaisuusilmoitukset valtuustolle tiedoksi kaksi kertaa vuodessa. Sidonnaisuusrekisterin tilannekatsaus merkitään tarkastuslautakunnan tiedoksi, ja Rovaniemen kaupungin sidonnaisuusraportti 21.8.2017 liitetään pöytäkirjaan. Tarkastuslautakunta vie sidonnaisuusilmoitukset tiedoksi valtuuston maaliskuussa ja lokakuussa pidettäviin kokouksiin. Tarkastuslautakunta merkitsi sidonnaisuusrekisterin tilannekatsauksen tiedoksi. Rovaniemen sidonnaisuusraportti 21.8.2017 liitettiin pöytäkirjaan. Tarkastuslautakunta päätti viedä sidonnaisuusilmoitukset kaupunginvaltuuston tiedoksi vuosittain valtuuston maaliskuussa ja lokakuussa pidettäviin kokouksiin. Ensimmäisen kerran sidonnaisuusraportti viedään valtuuston tiedoksi lokakuussa 2017 ja seuraavan kerran maaliskuussa 2018.
Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 10/2017 10 (17) 95 Vapaaehtoisesti annettavat sidonnaisuusilmoitukset ROIDno-2017-1196 Valmistelija / lisätiedot: Anna-Maija Nikupaavo anna-maija.nikupaavo@rovaniemi.fi Kuntaliitolta on selvitetty alustavasti mahdollisuutta pyytää sidonnaisuusilmoituksia myös kaupungin luottamushenkilöorganisaatioon kuuluvalta liikelaitoksen johtokunnalta. Lähteenä on käytetty julkaisua Kuntaliiton ohjeistus sidonnaisuuksista ja rekisteristä (2016: 10-11) sekä sähköpostikirjeenvaihtoa Kuntaliiton lakimiesten kanssa. Kuntalain 84 :n mukainen velvollisuus ilmoittaa sidonnaisuuksista ei koske kunnan liikelaitoksia. Jos kunnassa halutaan pyytää sidonnaisuusilmoituksia laissa säädettyä laajemmin, tulee ilmoitusten antamisen ja niiden julkaisun internetissä perustua vapaaehtoisuuteen. Vapaaehtoinen rekisteri voi olla kuntalain 84 :n mukaisen sidonnaisuusrekisterin alarekisteri, jolle luodaan oma linkki kaupungin verkkosivujen Sidonnaisuudet-sivulla. Vapaaehtoisistakin sidonnaisuusilmoituksista muodostuu henkilörekisteri, jota koskee henkilötietolaki ja sen velvoitteet, mm. rekisteriselosteen laatimisvelvollisuus. Vapaaehtoinen sidonnaisuusrekisteri on kuntalain 84 :n rekisteristä erillinen henkilörekisteri. Vaikka tiedot tällaiseen rekisteriin ilmoitetaan kunnalle ja sen internetsivuilla vapaaehtoisesti, sen tietosisällöstä päättää ja vastaa rekisterinpitäjä eli kunta. Rekisterin sisältö perustuu aina kunnan henkilötietolain mukaiseen suunnitelmaan ja käyttötarkoituksen määrittelyyn. Ilmoittaja ei voi itse päättää, mitä tietoja rekisteriin viedään. Tarkastuslautakunta voi tehdä päätöksen siitä, että asianomaisilta tiedustellaan, ovatko he halukkaita tekemään sidonnaisuusilmoituksen. Merkitään tiedoksi alustava selvitys sidonnaisuusilmoitusten pyytämisestä henkilöiltä, jotka eivät ole kuntalain 84 :n sääntelyn piirissä. Jatketaan asian selvittämistä. Merkittiin tiedoksi alustava selvitys vapaaehtoisista sidonnaisuusilmoituksista. Päätettiin jatkaa asian selvittämistä.
Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 10/2017 11 (17) Tarkastuslautakunta, 84, 27.06.2017 Tarkastuslautakunta, 96, 21.08.2017 96 Arviointisuunnitelma 2017 ROIDno-2017-270 Tarkastuslautakunta, 27.06.2017, 84 Valmistelijat / lisätiedot: Rauni Jokelainen rauni.jokelainen@rovaniemi.fi vs. tarkastuspäällikkö Liitteet 1 Arviointisuunnitelma vuodelle 2017 Tarkastuslautakunta käy keskustelun arviointisuunnitelmasta. Asian käsittelyä jatketaan tarkastuslautakunnan elokuun kokouksessa. Tarkastuslautakunta keskusteli arviointisuunnitelman syksyn 2017 aikatauluista sekä arvioinnin kohteista. Asian käsittelyä päätettiin jatkaa tarkastuslautakunnan seuraavassa kokouksessa elokuussa. Päätettiin kutsua Esko Lotvonen ja Sakari Trög tarkastuslautakunnan syksyllä pidettävään kokoukseen kuultavaksi sote-uudistuksen valmisteluasioista. Tarkastuslautakunta, 21.08.2017, 96 Valmistelija / lisätiedot: Rauni Jokelainen rauni.jokelainen@rovaniemi.fi vs. tarkastuspäällikkö Liitteet 1 Arviointisuunnitelma vuodelle 2017-21.8.2017 Tarkastuslautakunnan jäseniltä saadun palautteen mukaan työsuunnitelmaan on lisätty kouluverkon arviointi. Listaa voidaan vielä tarkentaa. Lautakunta jatkaa kesäkuussa aloittamaansa keskustelua.
Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 10/2017 12 (17) Täydennetty suunnitelma liitetään pöytäkirjan liitteeksi. Tarkastuslautakunta jatkoi keskustelua arviointisuunnitelmasta. Täydennetty arviointisuunnitelma liitettiin pöytäkirjan liitteeksi.
Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 10/2017 13 (17) 97 Toimitilakysymykset osana palvelutuotantoa ROIDno-2017-270 Valmistelija / lisätiedot: Rauni Jokelainen rauni.jokelainen@rovaniemi.fi vs. tarkastuspäällikkö Tarkastuslautakunnan vuoden 2017 työsuunnitelmassa on asiakokonaisuutena "toimitilakysymykset osana palvelutuotantoa". Aihetta on tarkennettu määrityksillä, kuten toimitilojen hallinta, toimitiloihin liittyvä laskentatoimi sekä vuokrasopimukset. Rovaniemen koko kaupungissa toimitilojen vuokrauksesta vastaa tilaliikelaitos. Omistajapoliittisen linjauksen (KV 29.5.2017 33) mukaan liikelaitoksen johtokunta päättää TilaLkl:n hallinnoimien rakennettujen kiinteistöjen, rakennusten ja jälleen vuokrattavien toimitilahuoneistojen vuokrauksesta. Vuokraajan näkökulmasta sen asiakkaina ovat lähinnä peruskaupungin yksiköt, joten kyse on konsernissa tapahtuvasta sisäisestä myynnistä. Vuokraajan näkökulmasta kyse on sisäisestä ostosta. Toimitilojen hallinnoiminen ei ole pelkästään vuokranantajan intresseissä, vaan se kuuluu myös vuokralaiselle; ts. kulurakenteen hallinnoimiseen on tiedettävä myös mistä kuluerä koostuu, olipa kyseessä sitten ulkoinen tai sisäinen laskuttaja. Toimitilakysymystä on lähdetty tässä vaiheessa avaamaan asiakkaan eli vuokralaisen näkökulmasta. Esittelijä antaa selvityksen tarkastuslautakunnan kokouksessa. Merkitään esittelijän selvitys tiedoksi ja liitetään pöytäkirjaan salaiseksi liitteeksi (JulkL 24 1mom15k). Asian selvitystä jatketaan. Tarkastuslautakunta merkitsi esittelijän selvityksen tiedoksi. Selvitys liitettiin pöytäkirjan liitteeksi (salainen). Päätettiin jatkaa asian selvitystä. Päätettiin kutsua seuraavaan tarkastuslautakunnan kokoukseen kuultaviksi Tilaliikelaitoksen johtaja Pekka Latvala, Rovaseudun Markkinakiinteistöjen toimitusjohtaja Pekka Rouhiainen, sekä Tilaliikelaitoksen johtokunnan puheenjohtaja Maarit Simoska.
Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 10/2017 14 (17) 98 Nimikkolautakuntien seuranta 1.6-15.8.2017 ROIDno-2017-1194 Valmistelija / lisätiedot: Rauni Jokelainen rauni.jokelainen@rovaniemi.fi vs. tarkastuspäällikkö Tarkastuslautakunta päätti ensimmäisessä 27.6.2017 pidetyssä kokouksessaan jatkaa toimikaudellaan nimikkolautakuntien, tilaliikelaitoksen sekä kaupunkikonserniin kuuluvien kuntayhtymien seuraamista. Lisäksi päätettiin, että tarkastuslautakunnan viranhaltijat seuraavat kaupunginhallituksen lisäksi konsernijaoston päätöksentekoa. Käytännössä päätöksenteon aktiivinen seuranta perustuu päätöspöytäkirjojen analysointiin ja niistä tehtyjen havaintojen raportoimiseen tarkastuslautakunnalle. Raportoinnin apuna käytetään lomakepohjaa. Seurannassa korostuu valtuuston hyväksymän kaupunkistrategian täytäntöönpano, talousarviovuoden tavoitteet sekä lautakunnan itsensä nimeämät painopistealueet ja tarkastuslautakunnan arvioinnille merkitykselliset päätökset. Selostus havainnoista annetaan tarkastuslautakunnan kokouksissa. Kuullaan selostus tarkastuslautakunnan jäsenten sekä vs. tarkastuspäällikön suorittamasta toimielinpäätösten seurannasta 1.6-15.8.2017 Merkitään kuullut selostukset ja niihin liittyvät raportoinnit tiedoksi. Tarkastuslautakunta kuuli selostukset seuraavien toimielinten päätösten seurannasta ajalta 1.6.-15.8.2017: Jaakko Huttunen, pj - Rovaniemen koulutuskuntayhtymä Mari Jolanki, varapj - perusturvalautakunta Sanna Luoma, jäsen - tilaliikelaitoksen johtokunta Antti Liikkanen, jäsen - tekninen lautakunta Anna Suomalainen, jäsen - ympäristölautakunta Petri Keihäskoski, jäsen - koulutuslautakunta Rauni Jokelainen, vs. tarkastuspäällikkö - kaupunginhallitus Sanna Luoma poistui esteellisenä koulutuslautakuntaa koskevan selostuksen ajaksi klo 16:29-16:32. Seuraavat toimielimet eivät olleet vielä kokoontuneet uudella valtuustokaudella: vapaa-ajan lautakunta, aluelautakunnat, konsernijaosto.
Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 10/2017 15 (17) Tarkastuslautakunta päätti esittelijän esityksen mukaisesti merkitä toimielimiä koskevat selostukset ja niihin liittyvät raportit tiedoksi. Lapin sairaanhoitopiirin päätöksenteon seurantaan ei ole nimetty tarkastuslautakunnan jäsentä. Päätettiin nimetä tehtävään Jaakko Huttunen.
Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 10/2017 16 (17) 99 Tarkastuslautakunnan pöytäkirjan tarkastus Tarkastuslautakunta tarkastaa pöytäkirjan välittömästi kokouksessa niiden pykälien osalta, jotka hyväksytään yksimielisesti esityksen tai muutetun esityksen mukaisina. Muilta osin pöytäkirjan tarkastaja tarkastaa pöytäkirjan sen valmistuttua. Hyväksytään esittelijän ehdotuksen mukaan. Hyväksyttiin esittelijän ehdotuksen mukaan.
Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 10/2017 17 (17) 100 Kokouksen päättäminen Rovaniemen kaupungin eri toimielimien pöytäkirjoista määrätään Hallintosäännön 150 :ssä. Pöytäkirjan tulee kertoa mm. järjestäytymistiedot, asian käsittelytiedot, laillisuustiedot sekä täytäntöönpanotiedot. Puheenjohtaja toteaa kokouksen päättyväksi sekä toteaa kokouksen päättymisajan. Puheenjohtaja toteaa seuraavan kokouksen ajankohdan. Puheenjohtaja totesi kokouksen päättyneeksi klo 16:59. Puheenjohtaja totesi tarkastuslautakunnan seuraavan kokouksen ajankohdan olevan keskiviikko 20.9.2017 klo 15:00. Kokouspaikka on kokoustila numero 8 Neustrelitz, kaupungintalon 2. krs.