80 Tarkastuslautakunnan tehtävät ja jäsenten esteellisyydet Lappia-taloon liittyvästä tarkastuksesta raportointi, KV 29.5.

Transkriptio

1 Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 8/ (24) Aika , klo 15:15-17:15 Paikka Kassel, kaupungintalo, 2. krs Käsitellyt asiat 75 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 76 Pöytäkirjan tarkastus 77 Työjärjestyksen hyväksyminen 78 Tarkastuslautakunnan kokouskäytännöt 79 Tarkastuslautakunnan jäsenten nimikkolautakunnat 80 Tarkastuslautakunnan tehtävät ja jäsenten esteellisyydet Arviointikertomus 2016, seuranta 82 Talouskatsaus toukokuu Tarkastuslautakunnan talousarvio Arviointisuunnitelma vuodelle Lappia-taloon liittyvästä tarkastuksesta raportointi, KV Tarkastuslautakunnan kokoukset syksyllä Kokouksen päättäminen Lisäpykälät 88 Sidonnaisuusrekisterin hankinta ja käyttöönotto

2 Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 8/ (24) Saapuvilla olleet jäsenet Jaakko Huttunen, puheenjohtaja Mari Jolanki, 1. varapuheenjohtaja Anna Suomalainen Antti Liikkanen Matti Pöykkö Petri Keihäskoski Sanna Luoma, saapui 15:18 Muut saapuvilla olleet Anna-Maija Nikupaavo, sihteeri Rauni Jokelainen, vs. tarkastuspäällikkö Allekirjoitukset Jaakko Huttunen Puheenjohtaja Anna-Maija Nikupaavo Sihteeri Pöytäkirjan tarkastus Pöytäkirja on tarkastettu ja hyväksytty Mari Jolanki Pöytäkirjan nähtävänäolo Kaupungin kansliassa Anna-Maija Nikupaavo

3 Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 8/ (24) 75 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Avattuaan kokouksen puheenjohtaja toteaa läsnäolevat sekä onko kokous laillisesti koolle kutsuttu ja päätösvaltainen (HS 138 ). Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 15:15 ja totesi läsnäolijat. Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.

4 Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 8/ (24) 76 Pöytäkirjan tarkastus Kokouksen pöytäkirjantarkastajaksi valitaan jäsenlistalla ensimmäisenä oleva tarkastuslautakunnan jäsen. Kokouksen pöytäkirjantarkastajaksi valittiin Mari Jolanki.

5 Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 8/ (24) 77 Työjärjestyksen hyväksyminen Hallintosäännön 140 mukaisesti asiat käsitellään esityslistan mukaisessa järjestyksessä, jollei toimielin toisin päätä. Toimielin voi esittelijän esityksestä tai jäsenen ehdotuksesta toimielimen yksimielisellä päätöksellä päättää ottaa käsiteltäväksi sellaisenkin asian, jota ei ole mainittu kokouskutsussa. Hyväksytään esittelijän ehdotuksen mukaan. Todettiin, että sidonnaisuusrekisterin hankinta ja käyttöönotto on lisätty kokouksen esityslistaan lisäpykälänä. Päätettiin käsitellä pykälä viimeisenä asiana ennen kokouksen päättämistä. Muutoin esityslista hyväksyttiin esittelijän ehdotuksen mukaan.

6 Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 8/ (24) 78 Tarkastuslautakunnan kokouskäytännöt ROIDno Valmistelija / lisätiedot: Anna-Maija Nikupaavo anna-maija.nikupaavo@rovaniemi.fi Vs. tarkastuspäällikkö on koonnut tarkastuslautakunnan eräitä kokousjärjestelyihin ja käytäntöihin liittyviä havaintoja: Tarkastuslautakunnan pöytäkirjanpitäjä: HS 150 mukaan pöytäkirjan pitämisestä ja sisällöstä vastaa toimielimen puheenjohtaja. Tarkastuslautakunta päätti kaupunkitarkastajan virasta siten, että tehtäviin kuuluu toimia lautakunnan pöytäkirjanpitäjänä. Tarkastuspäällikön viransijaisuuden ajan järjestelyistä tehty päätös sisälsi kuvauksen, että toimistosihteerin toimi sisältää myös lautakunnan pöytäkirjanpitäjän tehtävät. (TarkLtk ) Tarkastuslautakunnan päätöksistä tiedottaminen. Toimielimet luovat omalla toiminnallaan edellytyksiä läpinäkyvälle toiminnalle asioiden valmistelussa ja päätöksenteossa (HS 7 ). Esityslista julkaistaan kaupungin verkkosivuilla (HS 132 ). Tarkastuslautakunnan esityslistat julkaistaan kaupungin nettisivuilla neljä päivää ennen kokousta. Samana päivänä lähetetään esityslistasta myös tiedote sähköpostitse tiedotusvälineille. Esityslistat liitteineen on lähetetty postitse tarkastuslautakunnan jäsenille sekä sähköpostilla linkki kaupungin verkkosivuille. Casem kokoushallintajärjestelmä on otettu käyttöön ja se mahdollistaa sähköisen kokouskäytännön. Tarkastuslautakunnan jäsenet saavat automaattisesti sähköpostiinsa linkin kun esityslista on julkaistu. Jäsenillä on mahdollista perehtyä esityslistaan joko suoraan Casemjärjestelmässä tai kaupungin verkkosivuilla Pöytäkirjan tarkastaminen ja julkisesti nähtävillä pito: Kaikkia toimielimiä koskevassa esittelymääräyksessä (HS 150 ) sanotaan, että pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla. Pöytäkirja voidaan allekirjoittaa ja tarkastaa sähköisesti. Pöytäkirja pidetään yleisesti nähtävänä jos asianomainen viranomainen katsoo sen tarpeelliseksi (KL140 ). Tarkastuslautakunnan printattu pöytäkirja on tarkastettu ja allekirjoitettu keskimäärin puolentoista viikon sisällä kokouksesta. Sähköinen pöytäkirjantarkastus mahdollistuu vuoden 2017 aikana.

7 Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 8/ (24) Tarkastuslautakunnan pöytäkirja on ollut nähtävillä kaupungin kansliassa, viidentenä arkipäivänä siitä kun pöytäkirja on tarkastettu. Kiireelliseksi katsottavat asiat voidaan kuuluttaa pidettäväksi nähtävillä erikseen (TarkLtk ) Läsnäolo- ja puheoikeus tarkastuslautakunnan kokouksessa Tilintarkastajalla on läsnäolo- ja puheoikeus lautakunnan kokouksissa. Lautakunnan päättäessä on tilintarkastajalla ja lautakunnan määräämillä luottamushenkilöillä ja viranhaltijoilla läsnäolovelvollisuus lautakunnan kokouksessa. Tilintarkastaja on osallistunut tarkastuslautakunnan kokouksiin tehdyn sopimuksen mukaan. Luottamushenkilöitä ja viranhaltijoita on kutsuttu kokouksiin kuultavaksi, jos tarkastuslautakunta on katsonut sen asian laajuuden vuoksi tarpeelliseksi. Tarkastuslautakunta käy kokouskäytännöistä keskustelun. Merkitään tiedoksi kokouskäytännöt liittyen tarkastuslautakunnan pöytäkirjanpitäjään sekä läsnäolo- ja puheoikeuteen tarkastuslautakunnan kokouksessa. Tarkastuslautakunta päättää seuraavista asioista : - tiedottaminen lautakunnan päätöksistä : esityslistojen toimittamisessa tarkastuslautakunnan jäsenille hyödynnetään Casem kokousjärjestelmää sekä kaupungin verkkosivuja, jolloin toimintatapa on sama kuin muilla lautakunnilla. Salaiseksi merkityt liitteet lähetetään kirjepostina. - pöytäkirjan tarkastaminen ja julkisesti nähtävillä pito: pöytäkirjan printtiversio tarkistetaan ja allekirjoitetaan sekä laitetaan nähtäville kaupungin kirjaamoon 5. päivänä tarkastuksesta. Tarkastuslautakunta kävi keskustelua kokouskäytännöistä. Merkittiin tiedoksi kokouskäytännöt liittyen tarkastuslautakunnan pöytäkirjanpitäjään sekä läsnäolo- ja puheoikeuteen tarkastuslautakunnan kokouksessa. Tarkastuslautakunta päätti, että tarkastuslautakunnan kokousten esityslistat toimitetaan vuoden 2017 loppuun saakka kaikille jäsenille paperisena. Liitteiden toimittamisesta päätettiin esittelijän ehdotuksen mukaan. Pöytäkirjan tarkastaminen ja julkisesti nähtävillä pito hyväksyttiin esittelijän ehdotuksen mukaan.

8 Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 8/ (24) 79 Tarkastuslautakunnan jäsenten nimikkolautakunnat ROIDno Valmistelija / lisätiedot: Rauni Jokelainen rauni.jokelainen@rovaniemi.fi vs. tarkastuspäällikkö Liitteet 1 Suunnitelma päätöksenteon seurantaan Tarkastuslautakunnan jäsenet ovat seuranneet toimintakaudellaan nimikkolautakuntien, liikelaitosten johtokunnan sekä eilinkeinojaoston toimintaa lähinnä päätöspöytäkirjojen avulla. Kutakin toimielintä on seurannut kaksi luottamushenkilöä Seurattavat lautakunnat ovat olleet tekninen- ja ympäristölautakunta, perusturva-, koulutus- ja vapaa-ajan lautakunta sekä kuusi aluelautakuntaa. Käytännössä seuraaminen on tapahtunut siten, että lautakunnan jokaiselle jäsenelle on nimetty nimikkolautakunta ja/ tai liikelaitosten johtokunta, ja/tai elinkeinojaosto, jonka päätöspöytäkirjoja jäsen seuraa aktiivisesti, ja raportoi havainnoistaan tarkastuslautakunnalle. Havaintojen raportoinnin apuna on käytetty lomakepohjaa. Tarkastuslautakunnan päätöksessä on tehty linjaus seurannasta seuraavasti : - seurannassa korostuu valtuuston hyväksymän kaupunkistrategian täytäntöönpano, talousarviovuoden tavoitteet, sekä lautakunnan itsensä nimeämät painopistealueet - tarkastuslautakunnan arvioinnille merkityksellisistä päätöksistä annetaan selostus tarkastuslautakunnan kokouksissa. Lähtökohtana on, että viranomaisen asiakirjat ovat julkisia, ellei julkisuutta välttämättömien syiden vuoksi ole lailla erikseen rajoitettu. Myös kokousaineistossa liitteineen lähtökohtana on siten julkisuus, tietyin perustein ei-julkisuus ja viimesijaisena laissa säädetty salassapito. (TarkLtk ). Lomakepohja jaetaan kokouksesssa. Tarkastuslautakunta käy keskustelun asiasta ja päättää nimikkolautakuntien seuraamisen toimintatavan jatkamisesta.

9 Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 8/ (24) Tarkastuslautakunta kävi keskustelua asiasta, ja päätti nimikkolautakuntien seuraamisen toimintatavoista kokouksessa jaettujen lomakkeiden pohjalta. Liitettiin suunnitelma päätöksenteon seurannasta pöytäkirjan liitteeksi.

10 Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 8/ (24) 80 Tarkastuslautakunnan tehtävät ja jäsenten esteellisyydet 2017 ROIDno Valmistelija / lisätiedot: Rauni Jokelainen rauni.jokelainen@rovaniemi.fi vs. tarkastuspäällikkö Uusien luottamushenkilöiden koulutus pidettiin Vs. tarkastuspäällikkö piti koulutustilaisuudessa alustuksen ulkoisesta tarkastuksesta ja arvioinnista sekä sidonnaisuusrekisteristä. Tarkastuslautakunta kuulee vs. tarkastuspäällikön lyhyen yhteenvedon tarkastuslautakunnan tavoitteista ja tehtävistä, sekä tarkastuslautakunnan esteellisyyksistä. Tarkastuslautakunnan jäsenten luottamustoimet muissa toimielimissä: Pj. Jaakko Huttunen - Sodankyläntien aluelautakunnan puheenjohtaja Sanna Luoma - koulutuslautakunnan varapuheenjohtaja Petri Keihäskoski - vapaa-ajan lautakunnan jäsen Merkitään kuuleminen tiedoksi. Merkittiin tiedoksi vs. tarkastuspäällikön kuuleminen tarkastuslautakunnan tavoitteista ja tehtävistä, sekä tarkastuslautakunnan esteellisyyksistä. Merkittiin tiedoksi lisäksi keskustelussa esille tulleet tarkastuslautakunnan jäsenten luottamustoimet: Pj. Jaakko Huttunen: Sodankyläntien aluelautakunnan puheenjohtaja Rovaniemen kylien kehittämissäätiön hallituksen jäsen Varapj. Mari Jolanki Rovaniemen koulutuskuntayhtymän hallituksen jäsen Sanna Luoma koulutuslautakunnan varapuheenjohtaja poliisin neuvottelukunnan jäsen Petri Keihäskoski vapaa-ajan lautakunnan jäsen Antti Liikkanen Lapin Liiton valtuuston jäsen poliisin neuvottelukunnan varajäsen

11 Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 8/ (24)

12 Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 8/ (24) 81 Arviointikertomus 2016, seuranta ROIDno Valmistelija / lisätiedot: Rauni Jokelainen rauni.jokelainen@rovaniemi.fi vs. tarkastuspäällikkö Tarkastuslautakunta hyväksyi Arviointikertomuksen 2016 kokouksessaan Tarkastuslautakunta esitti, että - Kaupunginvaltuusto pyytää kaupunginhallitukselta selvitykset niistä toimenpiteistä, joihin se aikoo ryhtyä arviointikertomuksessa esitettyjen johtopäätösten ja kehittämisehdotusten perusteella. - kaupunginhallitukselta pyydettäisiin selvitykset siten, että ne voitaisiin käsitellä lokakuussa 2017 pidettävässä valtuuston kokouksessa. Tarkastuslautakunta käy keskustelua annetusta arviointikertomuksesta, sekä toimenpide-ehdotusten toteutumisen seurannasta. Merkitään keskustelu tiedoksi. Tarkastuslautakunta merkitsi keskustelun tiedoksi.

13 Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 8/ (24) 82 Talouskatsaus toukokuu 2017 ROIDno Valmistelija / lisätiedot: Rauni Jokelainen rauni.jokelainen@rovaniemi.fi vs. tarkastuspäällikkö Tarkastuslautakunta seuraa talouden toteutumaa säännöllisesti kokouksissaan. Valtuusto on hyväksynyt tilikauden 2017 toimintakatteeksi eur.käytännössä kyse on tarkastuslautakunnan kokonaiskulujen määrästä, koska lautakunnalla ei ole erillisiä tuloja. Tammi -toukokuulta kuluja on kertynyt eur, mikä on 35,64 % vuoden määrärahoista. Tasaisen kulutuksen mukaan määrärahan käyttö % viiden kuukauden jälkeen on 42 %, joka nyt alittuu. TARKLTK, Eur Toteuma tammi-touko 2017 Koko vuoden TA 2017 Ero Ta - Toteuma % Henkilöstökulut ,4 Palvelujen ostot Aineet, tarvikkeet ja tavarat , ,1 Vuokrat ,9 Muut toimintakulut TOIMINTAKATE/ JÄÄMÄ Vuosikate Tilikauden yli- /alijäämä Merkitään talouskatsaus tiedoksi. Tarkastuslautakunta merkitsi talouskatsauksen tiedoksi.

14 Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 8/ (24)

15 Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 8/ (24) 83 Tarkastuslautakunnan talousarvio 2018 ROIDno Valmistelija / lisätiedot: Rauni Jokelainen rauni.jokelainen@rovaniemi.fi vs. tarkastuspäällikkö Liitteet 1 Talousarvion 2018 ja taloussuunnitelman laadintaohjeet_kv Tulosohjaus I 2018 (talousarviokortti) alustava TarkLtk_ TarkLtkn alustava talousarvio 2018_ Kaupunginhallitus antoi toimielimille talousarvion ja taloussuunnitelmakaudelle laadintaohjeet. Vuoden 2018 käyttötalouden määrärahakehykseksi esitetään 362,3 miljoonaa euroa ja investointien kokonaisnettokehykseksi 21,2 miljoonaa euroa. Kehykset pohjautuvat vuoden 2018 taloussuunnitelman mukaisiin valtionosuus- ja verotuloarvioihin. Kaupunginhallituksen esitys ei sisällä veronkorotuksia vuodelle Lautakuntien tuloskortit tulee laatia ja käsitellä toimielimissä mennessä. Lopulliset talousarvioesitykset on toimitettava talous- ja kehittämispalveluyksikköön 8.9 mennessä Tarkastuslautakunta valmistelee arvioinnin ja tarkastuksen talousarvion vuodelle Kuntalaki ( 121) korostaa tarkastuslautakunnan riippumatonta asemaa. Sen mukaan kunnanhallitus voi ainoastaan "kunnan hallintosäännön ja talousarvioesityksen yhteensovittamiseen liittyvästä perustelluista syystä" poiketa tarkastuslautakunnan esityksestä. Tarkastuslautakunnalla vuoden 2017 talousarvio on euroa, mikä tarkoittaa kulujen määrää, koska tarkastuslautakunnalla ei ole tuloja. Vuoden 2018 kulurakenteen arvioidaan pysyvän samana, joten talousarvioksi esitetään -0,244 meuroa. Tarkempi talousarvio ja tuloskortti 2018 tuodaan kokoukseen, jotka liitetään pöytäkirjaan liitteeksi. Aineistot merkittiin tiedoksi ja liitettiin pöytäkirjan liitteeksi.

16 Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 8/ (24) Tarkastuslautakunta, 17, Tarkastuslautakunta, 84, Arviointisuunnitelma vuodelle 2017 ROIDno Tarkastuslautakunta, , 17 Valmistelijat / lisätiedot: Jari Kotimäki jari.kotimaki@rovaniemi.fi tarkastuspäällikkö Liitteet 1 Arviointisuunnitelma vuodelle 2017 Hallintosäännön mukaan tarkastuslautakunta hyväksyy valtuustokauden kattavan arviointisuunnitelman sekä vuosittaisen toimintasuunnitelman. Uuteen valmistelussa olevaan hallintosääntöön määräystä ei ole ehdotettu (ks. Tarkltk ). Riittävänä on pidetty kuntalain mukaista vuosikohtaista suunnittelumääräystä aloittaneen tarkastuslautakunnan toimikausi jatkuu saakka. Lautakunta arvioi vuotta 2016 esittäen siitä kertomuksen tilinpäätöksen yhteydessä. Arviointi ei kohdennu 1.1. alkaneeseen tilikauteen, mutta estettä ei ole huomioida havaintoja myös vuodelta Uusi nelivuotinen valtuustokausi alkaa Valtuusto nimeää uuden tarkastuslautakunnan valtuustokauden ajaksi. Lautakunta voi ottaa 2017 arvioinnissa huomioon myös kevätkauden tapahtumat. Nyt esitettävään arviointisuunnitelmaan on pyritty sovittamaan molempien lautakuntien toimiminen. Suunnitelmassa on viittaukset myös mm. uuden lautakunnan perehdytykseen sekä lautakuntien yhteiskokouksiin. Esittelijä: Jari Kotimäki, tarkastuspäällikkö Tarkastuslautakunta hyväksyy arviointisuunnitelman vuodelle Tarkastuslautakunta hyväksyi arviointisuunnitelman vuodelle Tarkastuslautakunta, , 84 Valmistelija / lisätiedot: Rauni Jokelainen

17 Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 8/ (24) vs. tarkastuspäällikkö Liitteet 1 Arviointisuunnitelma vuodelle 2017 Tarkastuslautakunta käy keskustelun arviointisuunnitelmasta. Asian käsittelyä jatketaan tarkastuslautakunnan elokuun kokouksessa. Tarkastuslautakunta keskusteli arviointisuunnitelman syksyn 2017 aikatauluista sekä arvioinnin kohteista. Asian käsittelyä päätettiin jatkaa tarkastuslautakunnan seuraavassa kokouksessa elokuussa. Päätettiin kutsua Esko Lotvonen ja Sakari Trög tarkastuslautakunnan syksyllä pidettävään kokoukseen kuultavaksi sote-uudistuksen valmisteluasioista.

18 Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 8/ (24) Kaupunginvaltuusto, 50, Tarkastuslautakunta, 85, Lappia-taloon liittyvästä tarkastuksesta raportointi, KV ROIDno Kaupunginvaltuusto, , 50 Liitteet 1 Lappia-talon raportti , KPMG Oy 2 KPMG raportti_lappia-talo kommentit 3 Lappia-talon peruskorjaus- ja laajennushanke, raportti M. Savolainen. Pöyry Oy. 4 Kehittämistoimenpiteet Raportti ja Suunnitelma Kehittämistoimenpiteet Esitys Kaupunginhallitus antaa pyydettynä selvityksenä ja aikatauluna kaupunginvaltuustolle kaupunginlakimiehen esityksen mukaisen selvityksen ja aikataulun. Kaupunginhallituksen puheenjohtaja Liisa Ansala käytti asiasta esittelypuheenvuoron. Ryhmäpuheenvuoron käyttivät Kaarlo Alaoja (Kok.) ja Reijo Sulasalmi (SDP). Kaupunginvaltuusto päätti yksimielisesti kaupunginhallituksen esityksen mukaisesti. Leena Harju-Autti saapui tämän asian käsittelyn aikana klo Matti Torvinen saapui tämän asian käsittelyn aikana klo Miikka Keränen saapui tämän asian käsittelyn aikana klo Tarkastuslautakunta, , 85 Valmistelija / lisätiedot: Rauni Jokelainen rauni.jokelainen@rovaniemi.fi vs. tarkastuspäällikkö Liitteet 1 Kehittämistoimenpiteet Raportti ja Suunnitelma Kehittämistoimenpiteet Esitys

19 Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 8/ (24) Merkitään tiedoksi. Tarkastuslautakunta merkitsi asian tiedoksi.

20 Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 8/ (24) 86 Tarkastuslautakunnan kokoukset syksyllä 2017 Kaupunginvaltuuston hyväksymässä hallintosäännössä on määräyksiä toimielimen kokoontumisisesta. Hallintosäännön 129 ja 130 mukaisesti: - Toimielin päättää kokoustensa ajan ja paikan. - Kokous pidetään myös, milloin puheenjohtaja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai enemmistö toimielimen jäsenistä tekee puheenjohtajalle esityksen sen pitämisestä - Kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessa varapuheenjohtaja - Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat. - Esityslista lähetetään kokouskutsun yhteydessä - Kokouskutsu tulee lähettää sähköisesti tai jättää postin kuljetettavaksi viimeistään neljä (4) päivää ennen kokousta. On tarkoituksenmukaista tehdä alustava suunnitelma syksyn kokousaikataulusta. Alustavan suunnitelman mukaan syksyn 2017 kokoukset pidetään : ti klo 14 ke klo 14 ti klo 14 Tarkastuslautakunta päätti pitää syksyn 2017 kokoukset seuraavasti: maanantaina klo 15 keskiviikkona klo 15 keskiviikkona klo 15

21 Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 8/ (24) 87 Kokouksen päättäminen Rovaniemen kaupungin eri toimielimien pöytäkirjoista määrätään hallintosäännössä. Pöytäkirjan tulee kertoa mm. järjestäytymistiedot, asian käsittelytiedot, laillisuustiedot sekä täytäntöönpanotiedot. Puheenjohtaja toteaa kokouksen päättyväksi sekä toteaa kokouksen päättymisajan. Puheenjohtaja toteaa seuraavan kokouksen ajankohdan. Puheenjohtaja totesi kokouksen päättyneeksi klo 17:15. Puheenjohtaja totesi tarkastuslautakunnan seuraavan kokouksen ajankohdaksi maanantain klo 15:00.

22 Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 8/ (24) 88 Sidonnaisuusrekisterin hankinta ja käyttöönotto ROIDno Valmistelija / lisätiedot: Rauni Jokelainen rauni.jokelainen@rovaniemi.fi vs. tarkastuspäällikkö Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunta on kokouksissaan ja käsitellyt sidonnaisuusasioiden järjestämistä. Sidonnaisuusasiat tulevat kuntalain sekä hallintosäännön nojalla tarkastuslautakunnan vastattavaksi. Sidonnaisuuksista on ilmoitettava tarkastuslautakunnalle kahden kuukauden kuluessa siitä kun henkilö on luottamustoimeen tai tehtäväänsä valittu. Lautakunta on päättänyt että sidonnaisuusrekisterin laadinta ja käyttöönotto tehdään omana työnä. Toimenpiteinä ovat mm. lomakkeen ja täyttöohjeiden laadinta, toimitus ilmoitusvelvollisille, saatujen vastausten yhteenveto sekä arkistointi että julkistaminen. Sidonnaisuusasioiden järjestämiseen omana työnä päädyttiin mm. kustannussäästöjen ja tarkoituksen mukaisuudenvuoksi. Oman työn todettiin olevan perusteltu verrattaessa kaupallisten toimijoiden tarjoamiin palveluihin. Myöhemmin siirryttäisiin hankittaviin sähköisiin ohjelmistopohjaisiin palveluihin kun on saatu kokemustietoa muista kunnista. Lautakunta edellytti selvitystä sidonnaisuusrekisterin toteutuksesta elokuun kokoukseen. Valmistelua on edelleen jatkettu. Asiassa on käyty keskustelua toisen kaupungin kanssa toteutettavasta yhteistyöstä. Rovaniemen näkökulmasta asia ei kuitenkaan ole edennyt riittävän joutuisasti ja edellyttäisi väliaikaisratkaisuja. Valmistelua on jatkettu myös kaupungin tietohallinnon kanssa. Tietohallinnon näkemyksen mukaan palveluissa tulee toimia digitaalisuus edellä ilman työllistäviä tekstinkäsittelyn välivaiheita. Sähköinen järjestelmä, eli hankittava tietokoneohjelma, avaa mahdollisuuden toteuttaa sidonnaisuusrekisteri koko konserni huomioiden. Riippumatta siitä miten rekisteri tullaan toteuttamaan, sidonnaisuusasiat tulevat alkuvaiheessaan työllistämään tarkastuslautakunnan henkilöstöä. Aiemmin esiteltyyn nähden edullisempia palveluja (ohjelmia) sidonnaisuusasioihin on tullut esille. Hankinta on mahdollista toteuttaa nopealla aikataululla ns. pienhankintana hankintasäännöksiä noudattaen. Talousarviossa ei ole yksilöity hankintoja sidonnaisuusasioihin. Ohjelmiston vuosikustannus on arvioitu jäävän euron välille. ehdotus

23 Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 8/ (24) Tarkastuslautakunta antaa tarkastuspäällikölle toimivallan toteuttaa sidonnaisuuteen liittyvät palvelut tarkoituksenmukaisella tavoin joko omana työnä tai ostopalveluna. Lautakunta varautuu ohjelmistohankintakustannuksiin enintään eurolla vuodelle Kustannukset kohdistetaan ostopalveluihin. Toteutustavasta annetaan tieto kesäkuun kokouksessa. Tarkastuslautakunta Rovaniemen kaupunkia parhaiten palvelevaksi järjestelmäksi on osoittautunut sidonnaisuusrekisteri.fi- verkkopalvelu, joka on mahdollista ottaa joustavasti käyttöön koko konsernissa kuten kuntayhtymissä. Vuoden 2017 käyttöönoton kulut jaetaan puoliksi tarkastuslautakunnan ja strategisen hallinnon välillä, joten tarkastuslautakunta tulee pysymään asetetussa raamissa. Ilmoitusvelvollinen on vastussa tietojensa oikeellisuudesta. Tarkastuslautakunta on vastuussa ilmoitusvelvollisuuden valvonnasta (KL 84) ja ilmoitusten sisällöstä siten, etteivät ne sisällä epärelevantteja tai salaisia tietoja.tiedot tulevat julkisiksi vasta tarkistuksen ja hyväksynnän jälkeen. Alustavan arvion mukaan järjestelmä otetaan käyttöön ennen heinäkuun puoltaväliä, viikoilla 27-28/2017. Sidonnaisuusrekisterinpalvelun hankinnan viranhaltijapäätös tuodaan kokouksessa tiedoksi. Tarkastuslautakunta nimeää järjestelmän ylläpidon vastuuhenkilöksi toimistosihteeri Anna -Maija Nikupaavon ja varahenkilöksi vs.tarkastuspäällikön Rauni Jokelaisen. Vastuuhenkilö vastaanottaa, tarkistaa, hyväksyy ja julkistaa sidonnaisuusrekisteriin ilmoitetut tiedot. Sidonnaisuusrekisterin tilannekatsaus tuodaan tarkastuslautakunnan kokoukseen. Ensimmäinen katsaus käsitellään elokuun kokouksessa. Sidonnaisuusrekisterin hankintaan liittyvä viranhaltijapäätös (ROIDno ) tuotiin kokoukseen tiedoksi. Lautakunta nimesi Anna-Maija Nikupaavon järjestelmän ylläpidon vastuuhenkilöksi, ja vs. tarkastuspäällikkö Rauni Jokelaisen varahenkilöksi. Sidonnaisuusrekisterin tilannekatsaus tuotiin lautakunnan tiedoksi. Seuraava sidonnaisuusrekisteriin liittyvä tilannekatsaus pidetään elokuun kokouksessa.

24 Rovaniemen kaupunki Pöytäkirja 8/ (24)