Suomen Lions-liitto ry Kehitä itseäsi johtamistaitojen työpaja 11.-12.03.2017
VIIKONLOPUN OHJELMA Lauantai 11.3.2017 08:30-10:00 Rekisteröinti hotellin aulassa. 10:00 RYHMÄTILAT: Viikonlopun avaus ja pikakertaus edellisestä 10:30 RYHMÄTILAT: Ajan hallinta 12:00 Lounas 13:00 RYHMÄTILAT: Tiimityö 15:00 Kahvitauko 16:00 RYHMÄTILAT: Projektiopas/muistilista palveluprojekti/varainkeruu 18:00 Majoittuminen hotelliin 19:30 Illallinen Sunnuntai 12.3.2017 9:00 RYHMÄTILAT: Julkinen puhuminen 12:00 Lounas 13:00 RYHMÄTILAT: Henkilökohtainen toiminta-ajatus 15:00 Kahvitauko 15:30 YHTEISSESSIO AUDITORIO: Miten ottaa uudet taidot käyttöön 16:00 YHTEISSESSIO AUDITORIO: Yhteenveto ja valmennuksen päätös 16:30 Kotimatkalle
Osallistujan opas Ajan hallinta Alueellinen lionjohtajien koulutusinstituutti Istunnon tavoitteet Tämän istunnon jälkeen osallistujat osaavat: Kuvailla ajanhallinnan merkitys. Tunnistaa tavalliset esteet tehokkaalle ajanhallinnalle. Tunnistaa strategiat, joilla saavutetaan tehokkaampi ajanhallinta.
Osallistujan käsikirja: Ajanhallinta Sivu 1 Ajanhallinnan tapaustutkimus Allaolevassa tutkimuksessa seurataan klubipresidentti Marian päivää. 6:30 Herätyskello soi. Maria on ollut hyvin kiireinen viime aikoina ja hän on todella väsynyt, joten hän päättää nukkua vielä vähän aikaa. 7:30 Tunnin kuluttua Maria herää paniikissa - muutaman minuutin unet ovatkin nyt tunnin mittaiset ja hän myöhästyy töistä. Matkalla töihin hän huomaa, että hän on unohtanut illan lionskokouksen asialistan ja muut materiaalit kotiin ja hänen pitää käydä kotona ennen kokousta. 8:45 12:00 Maria saapuu myöhässä töihin kello 8:45 ja hän on stressaantunut. Seuraavan muutaman tunnin ajan hän yrittää saada töitä tehtyä, mutta hänet keskeytetään jatkuvasti, kun puhelin soi ja työkaverit käyvät juttelemassa viimeisimmistä juoruista. 12-13:00 Kello 12 Maria muistaa, että hänellä on kokous kello 13:15 osastotiimin ja johtajan kanssa. Hän käyttää lounastunnin valmistautuakseen kokoukseen, mutta hän ei ole varma mitä varten hän valmistautuu, koska hän ei löydä edellisellä viikolla lähetettyä asialistaa. 13:15 14:30 Maria osallistuu osastokokoukseen. Kokouksessa Marian pomo nimittää hänet uuden, jännittävän projektin projektimanageriksi. Maria ottaa tehtävän vastaan, vaikka se tarkoittaa lisätöitä jo muutenkin kiireiseen aikatauluun. 14:35 Kun Maria palaa toimistoon kokouksen jälkeen, hän avaa sähköpostin työkaverilta Jarkolta. Jarkko kysyy, jos Maria voi olla yhteyshenkilö yhdelle hänen asiakkaistaan sillä aikaa kun hän itse on lomalla. Maria vastaa, että hän voi tehdä sen, vaikka hän ajatteleekin, että "minulla ei ole kyllä aikaa tähän, mutta Jarkko tarvitsee apuani." 14:45 16:30 Maria käyttää iltapäivän yrittäen saada töitä tehtyä, mutta hänellä menee noin puoli tuntia täytettyjen asiakaslomakkeiden löytämiseen. Hän ei pysty tekemään tehtävää loppuun ennen kuin hän lähtee töistä ja hänen täytyy tehdä se heti seuraavana aamuna.
Osallistujan käsikirja: Ajanhallinta Sivu 2 16:45 18:15 Maria lähtee töistä suoraan tyttären jalkapallopeliin, koska hän oli luvannut tyttärelleen. Pelin jälkeen hän vie tyttären kotiin ja hakee materiaalit, joita hän tarvitsee lionsklubin kokouksessa. 19:00-20:30 Klubikokouksen aikana keskustellaan uudesta palveluprojektista, joka auttaisi tukemaan paikallista kirjastoa, jolla on ollut paljon taloudellisia vaikeuksia viime aikoina. Jäsenet haluavat järjestää kirjojen keruutalkoot ja varainkeruutilaisuuden, jossa mukana on paikallisia yrityksiä. Valitettavasti kukaan ei ilmoittaudu vapaaehtoiseksi vetämään projektia, joten Maria suostuu tehtävään. 21:00-22:30 Kun Maria tulee kotiin kokouksen jälkeen, hän käyttää seuraavat 1,5 tuntia omia sähköpostiviestejä lukiessa. Hän tietää myös, että hänen pitäisi aloittaa esitelmän valmistelu kahden viikon kuluttua järjestettävään piirikokoukseen, mutta hän päättää tehdä sen myöhemmin. Maria menee nukkumaan noin kello 22:30.
Osallistujan käsikirja: Ajanhallinta Sivu 3 Esteet tehokkaalle ajanhallinnalle Epäselvät tavoitteet tai prioriteetit Henkilökohtainen epäjärjestelmällisyys Suunnittelun puute Häiriötekijät ja keskeytykset (puhelut, vieraat, sähköpostit) Vaikeus sanoa "Ei" Hidastelu ja kyvyttömyys tehdä päätöksiä Henkilökohtaiset sitoumukset (perhe/ystävät) Työvelvoitteet Liian monessa asiassa mukana oleminen samaan aikaan Stressi ja väsymys
Osallistujan käsikirja: Ajanhallinta Sivu 4 Aseta tavoitteet: Strategiat tehokkaalle ajanhallinnalle Aseta tavoitteet jokaiselle tehtävälle tai projektille. Varmista, että tavoitteet ovat tarkkoja, mitattavia, saavutettavia, realistisia ja aikaan sidottuja. Aseta tärkeysjärjestykseen Päätä mitkä tehtävät sinun tulee: - Tehdä itse - Delegoida jollekin muulle - Tehdä joskus myöhemmin Keskity ensin tehtäviin jotka tulee hoitaa lyhyen ajan sisällä ja aseta pidemmän aikavälin asioille selkeät aikarajat. Pyri löytämään paras keino pysyä järjestelmällisenä Käytä kalenteria, muistikirjaa tai tietokoneohjelmaa johon kirjaat tehtäviesi suorittamisen ja tapaamiset. Opi sanomaan EI : Käytä luppoaikaa Et voi tehdä kaikkea, joten pyri välttämään sellaisten asioiden ottamista harteillesi joiden suorittamiseen sinulla ei ole aikaa. Varmista, että kun sitoudut johonkin, se on yhteneväinen omien tavoitteidesi kanssa. Suorita pieniä tehtäviä kuten lukeminen ja sähköpostien kirjoittaminen kun odotat jossain. Ajattele odottamiseen käytettyä aikaa "lahjana," ei "tuhlattuna aikana."
Osallistujan käsikirja: Ajanhallinta Sivu 5 Keskity yhteen asiaan kerrallaan Strategiat tehokkaalle ajanhallinnalle Keskitä energia yhteen asiaan kerrallaan. Jätä keskeytykset huomiotta ja jätä itsellesi aikaa, jolloin et vastaa puhelimeen, tarkista sähköposteja tai ota vastaan vieraita. Juhli menestystä Varaa aikaa tavoitteiden täyttymisen juhlistamiselle. Voit halutessasi palkita itsesi kun olet saanut projektin tai tehtävän valmiiksi.
Osallistujan käsikirja: Ajanhallinta Sivu 6 Elämän isot kivet Eräs ajanhallinnan asiantuntija oli kerran pitämässä luentoa liiketalouden opiskelijoille ja saadakseen haluamansa viestin perille, hän käytti seuraavaa havainnointia: Hän seisoi luokan edessä ja otti esiin suuren purkin ja asetti sen pöydälle viereensä. Sitten hän otti esille noin tusinan verran kiviä ja laittoi ne yksi kerrallaan purkkiin. Kun purkki oli täynnä kiviä eikä yhtään olisi enää mahtunut sisään hän kysyi: "Onko tämä purkki nyt täynnä?" Oppilaat luokassa vastasivat "Kyllä". "Niinkö?" luennoitsija kysyi. Hän nosti pöytänsä alta vadillisen soraa. Hän kaatoi osan vadillisesta purkkiin ja hölskytti purkkia jolloin pikkukivet löysivät paikkansa isojen kivien väliin jääneistä koloista. Hän kysyi sitten opiskelijoilta uudelleen, "Onko purkki nyt täynnä?" Nyt kuulijat alkoivat päästä jyvälle. "Ei varmaankaan", yksi heistä vastasi. "Hyvä" luennoitsija vastasi. Hän nosti pöytänsä alta vadillisen hiekkaa. Hän alkoi kaataa hiekkaa purkkiin ja hiekanjyväset valuivat kaikkialle pieniin rakoihin jotka kivet ja sora olivat jättäneet. Vielä kerran hän kysyi "Onko purkki nyt täynnä?" Ei!" luokka vastasi. "Hyvä", hän sanoi taas. Hän otti esiin kannullisen vettä ja alkoi kaataa vettä purkkiin kunnes se oli ääriään myöten täynnä. Hän sitten katsoi opiskelijioita ja kysyi "Minkä luulette olleen pointtina tässä havainnollistuksessa?" Yksi opiskelija nosti kätensä pystyyn ja vastasi "Vaikka aikataulusi olisi kuinka täynnä, voit aina mahduttaa siihen lisää jos todella yrität!" "Ei", puhuja vastasi,"se ei ollut pointtina. Tosiasia jonka tämä esimerkki teille esitti on: Jos et ensin laita isoja kiviä paikoilleen, et saa niitä koskaan mahtumaan." Mitkä ovat oman elämäsi "isot kivet"? Lapset, läheisesi, opiskelu, unelmasi, muiden opastaminen, rakastamiesi asioiden tekeminen, oma aika, terveytesi, puolisosi. Muista laittaa nämä ISOT KIVET paikoilleen ensin, tai et saa niitä koskaan mahtumaan. Jos hikoilet pienten asioiden takia (sora, hiekka ja vesi) täyttävät ne elämäsi vaikkei niillä ole edes niin suurta merkitystä, ja pian sinulla ei ole enää aikaa niille asioille jotka ovat tärkeimpiä." Pohtiessasi tätä tarinaa, kysy itseltäsi: "Mitkä ovat oman elämäsi 'isot kivet'?" Laita ne sitten ensin purkkiin.
Osallistujan käsikirja: Ajanhallinta Sivu 7 Muistiinpanot:
Osallistujan opas Tiimityö Alueellinen lionjohtajien koulutusinstituutti Istunnon tavoitteet Tämän istunnon jälkeen osallistujat osaavat: Tunnistamaan tehokkaan tiimin neljä ominaispiirrettä Tunnistamaan tiimin kehityksen neljä vaihetta Käyttämään erilaisia strategioita, jotta tiimisi saavuttaa tehokkaamman toimintatavan
Osallistujan käsikirja: Tiimityö Sivu 1 Tehokkaan tiimin ominaispiirteet 1. Vuorovaikutus 2. Vastuullisuus 3. Sitoutuminen tavoitteisiin 4. Jaettu suunnitelmien ja päätösten teko
Osallistujan käsikirja: Tiimityö Sivu 2 Tiimin kehitysvaiheet 1. MUODOSTUMINEN Tämän vaiheen aikana tiimin jäsenet huomaavat, minkälainen käytös on sopivaa ryhmässä. Tiimeissä, joissa on uusi johto, missio ja/tai uusia jäseniä, tämä vaihe on kokeilun aikaa, jolloin tiimin jäsenet testaavat mikä on sopivaa ja he ovat riippuvaisia tiimin virallisesta tai epävirallisesta johdosta. Muut ominaispiirteet voivat olla esimerkiksi: Opitaan tuntemaan muut ryhmän jäsenet ja määritellä roolit ryhmän sisällä Ensimmäiset sitoutumisen tunteet Mission, tavoitteiden ja sääntöjen luominen Osallistuminen haparoivaa Käytöksen ja käytösongelmien sovittamisen testaaminen Sekoitus innostusta ja intoa ja/tai epäluuloa, pelkoa ja epävarmuutta uudesta tilanteesta Jäsenet käyttäytyvät yleensä hyvin, ovat kohteliaita ja vähän varautuneita Keskustelua oireista ja ongelmista, mitkä eivät ole keskeisiä tehtävälle Hyvin vähän saadaan aikaan 2. TUNTEIDEN OSOITTAMINEN Toisen vaiheen aikana jäsenet voivat osoittaa vihamielisyyttä osoituksena omasta yksilöllisyydestä tai vastustaakseen ryhmänmuodostusta. Tiimin jäsenet vastaavat tunteella suoritettavan tehtävän haasteisiin. Muita ominaispiirteita voivat olla: Ryhmän sisäinen taistelu ja/tai johtajan haastaminen Asetetaan saavuttamattomia, epämääräisiä tavoitteita Epäyhtenäisyyttä, kasvavaa jännitystä ja mustasukkaisuutta Vastustetaan tehtävän vaatimuksia Jäsenten jakautuminen eri ryhmiin Luovuutta, mikä on seurausta ideoiden ja mielipiteiden jakamisen sallimisesta Huoli liiasta työtaakasta Luodaan hierarkia ryhmän sisällä Hyvin vähän saadaan aikaan
Osallistujan käsikirja: Tiimityö Sivu 3 3. NORMIT Tämän vaiheen aikana jäsenet hyväksyvät tiimin, tiimin normit, heidän omat roolinsa ja muiden jäsenten ominaispiirteet. Henkinen konflikti on vähenemässä, koska aikaisemmat ristiriidat suhteissa on korjattu. Muita ominaispiirteitä voivat olla: Pyrkimys tasapainoon välttämällä konflikteja Vahva tuttuuden tunne Uusi kyky ilmaista tunteita rakentavasti Tunne tiimin yhtenäisestä rakenteesta, yhteishengestä ja yhteisistä tavoitteista Rajojen asettaminen ja ylläpitäminen Luovuuden tai uusien ideoiden puute johtuen tarpeesta välttää konflikteja Saavutettu työpanos on vaatimaton 4. TOIMINTA Nyt kun tiimi on määritellyt jäsenten väliset rajat, siitä tulee ryhmä, joka kykenee määrittelemään ja ratkaisemaan ongelmat ja tekemään päätöksiä. Tätä vaihetta eivät kaikki ryhmät tavoita. Muita ominaispiirteita voivat olla: Jäsenet kokevat onnistumista henkilökohtaisissa ja jäsenten välisissä prosesseissa Rakentava muutos tapahtuu jäsenissä itsessään Konflikteja käsitellään rakentavasti niiden esiintyessä Jäsenet voivat haastaa toisensa ilman, että tilanne muuttuu henkilökohtaiseksi Saavutetaan huomattava työpanos
Osallistujan käsikirja: Tiimityö Sivu 4 11 käskyä tehokkaalle tiimille 1. Auta muita olemaan oikeassa ei väärässä. 2. Etsi tapoja saada ideat toimimaan ei syitä siihen, miksi ne eivät voi toimia. 3. Jos epäilet, tarkista asia! Älä tee negatiivisia oletuksia muista ryhmän jäsenistä. 4. Auta muita voittamaan ja ole ylpeä muiden saavutuksista. 5. Puhu positiivisesti muista ja järjestöstä aina tilaisuuden tullen. 6. Ylläpidä positiivinen asenne olosuhteista riippumatta. 7. Ole aloitekykyinen ja rohkea, aivan kuin kaikki riippuisi sinusta. 8. Tee kaikki tehtävät innolla se tarttuu. 9. Mitä ikinä haluat anna se jollekin toiselle. 10. Älä menetä uskoa - älä koskaan anna periksi. 11. Pidä hauskaa! Ian Percy
Osallistujan käsikirja: Tiimityö Sivu 5 MUISTIINPANOJA
8.3.2017 MD 107 Finland MD 107 Finland MD 107 Finland Järjestäjän lyhyt muistilista 1. Uuden aktiviteetin ideointi. 2. Aktiviteettia edeltävä suunnittelu ja valmistelu 3. Aktiviteetin aikainen toiminta 4. Aktiviteetin jälkityöt 4.2.2017 Suomen Lions liitto ry / koulutusjohtaja Antti Forsell / Kehitä itseäsi 2017 3 1
Mitä ja missä tehdään? (Lyhyt kuvaus aktiviteetista) Mahdolliset esteet ja haasteet aktiviteetin toteuttamiselle Kenelle tehdään? Kuinka monta osallistujaa/kohdetta? Kuinka monta klubin jäsentä tarvitaan, jotta aktiviteetti toteutuu? Kenelle/mihin tuotot lahjoitetaan? Mitä klubi saa tästä (näkyvyyttä, mainetta, kunniaa, uuden kumppanin, uuden jatkuvan aktiviteetin)? Suomen Lions-liitto ry / koulutusjohtaja Antti Forsell / Kehitä itseäsi johtamistaitojen työpaja 2017 UUDEN AKTIVITEETIN LOMAKE Aktiviteetin nimi Mitä asioita pitää tehdä/huomioida aktiviteetin valmistelussa ja toteutuksessa? Millaisia taitoja/osaamista tarvitaan aktiviteetin toteuttamiseen? Onko tuloja/tuottoja? (osallistumismaksut, kumppanit, myynti jne.) Mikä on tavoiteltu tuotto/voitto? Kuinka paljon ja millaisia kustannuksia? (kiinteät kulut, muuttuvat kulut)
8.3.2017 MD 107 Finland Aktiviteetin osa-alueet Aktiviteettikonseptin suunnittelu Budjetointi Aktiviteettitilojen ja esiintyjien varaaminen Tekniikan varaaminen Luvat ja ilmoitukset Markkinointi ja tiedotus Turvallisuusasiat, järjestyksenvalvonta Itse tapahtuma Raportointi ja jälkiarviointi 4.2.2017 Suomen Lions liitto ry / koulutusjohtaja Antti Forsell / Kehitä itseäsi 2017 5 MD 107 Finland Mitä aktiviteetilta vaaditaan? Visio / päämäärä Taitoa toteuttaa aktiviteetti Kannustimet, miksi klubi osallistuu Resurssit riittävästi jäseniä mukana Toimintasuunnitelma 4.2.2017 Suomen Lions liitto ry / koulutusjohtaja Antti Forsell / Kehitä itseäsi 2017 7 2
8.3.2017 MD 107 Finland Budjetti / talousarvio Jaetaan kiinteisiin ja muuttuviin kustannuksiin. Korkeat kiinteät kustannukset nostavat järjestäjän riskiä onnistua. Mistä tulot? Osallistumismaksut Kahvi & makkara yms. Myynti ARS & LCIF + muut avustukset 4.2.2017 Suomen Lions liitto ry / koulutusjohtaja Antti Forsell / Kehitä itseäsi 2017 16 MD 107 Finland Älä jää tappiolle, ei liikaa riskiä Varmista realistiset kustannukset ja etenkin tulot. Usein tulojen suunnittelussa ollaan liian optimistisia. Korkeat kiinteät kustannukset ovat suuri riski. Jos muuttuvat tulot jäävät pieniksi, täytyy kiinteät kustannukset kuitenkin maksaa. Excel laskuri, kertoo millä osallistumismaksulla saadaan nollatulos. 4.2.2017 Suomen Lions liitto ry / koulutusjohtaja Antti Forsell / Kehitä itseäsi 2017 17 3
MD 107 Finland Projektin- / Muutoksenhallinta Visio / Päämäärä / Tulos Visio / Päämäärä hämmennys Huoli, pelko, levottomuus Visio / Päämäärä Visio / Päämäärä turhautuminen Visio / Päämäärä Kannustimet Toimintasuunnitelma + Taidot + Resurssit + + = Muutos Kannustimet Toimintasuunnitelma + Taidot + Resurssit + + = Sekasorto, Kannustimet Toimintasuunnitelma + + Resurssit + + = Toimintasuunnitelma + Taidot + + Resurssit + = Vastustus Kannustimet Toimintasuunnitelma + Taidot + + + = Pettymys, Kannustimet + Taidot + Resurssit + + = Varaslähtö Richard Villa & Jacqueline Thousand (2000): Restructuring for Caring and Effective Education: Piecing the Puzzle Together, s. 98 128 4.2.2017 Suomen Lions liitto ry / koulutusjohtaja Antti Forsell / Kehitä itseäsi 2017 20
Osallistujan opas Julkinen puhuminen s Alueellinen lionjohtajien koulutusinstituutti Istunnon tavoitteet Tämän istunnon jälkeen osallistujat osaavat: Valmistella puheen runko Käyttää tapoja pitää tehokas puhe
Osallistujan käsikirja: Julkinen puhuminen Sivu 1 Määrittele puheen runko. Aloitus Pääkohta Pääkohta Pääkohta Yhteenveto Monet menestykselliset puhujat eivät kirjoita koko puhetta. He pitävät esitelmän tai puheen sen rungon avulla. Haluat ehkä kirjoittaa koko puheen, mutta yksityiskohtainen runko antaa rakenteen koko käsikirjoitukselle. Laadi aina ensin rungon "sisältö" ja vasta sitten viimeistele sen "aloitus" ja "yhteenveto." Kun puheen runko on valmis, voit harkita koko käsikirjoituksen kirjoittamista. 1. Aloitus Puheen aloitus antaa sinulle mahdollisuuden saada yleisön huomio ja herättää heidän uteliaisuutensa. Tässä vaiheessa on myös tärkeää, että esittelet itsesi uskottavasti, mainitset puheen aiheen ja kerrot heille miksi tämä aihe on tärkeä. Ehdotus aloituksen järjestykseksi: Kiitä henkilöä, joka esitteli sinut Tervehdi virkailijoita ja vieraita Esittele itsesi ja kerro miksi olet täällä Pyri saamaan yleisön huomio (Jotkut hyviksi todetut tavat tehdä tämä on antaa esimerkkejä ja faktoja, kertoa vitsi tai tarina, esittää kysymys tai kertoa asiaan liittyvä lainaus.) Mainitse aihe ja sen tarkoitus Käy nopeasti puheen sisältö läpi 2. Sisältö Tässä osassa esittelet puheen pääkohdat ja tuet niitä erilaisilla faktoilla, numeroilla, esimerkeillä, henkilökohtaisilla kokemuksilla ja uskomuksilla. On suositeltavaa, että sinulla on korkeintaan kolme pääkohtaa ja korkeintaan kolme lisäkohtaa tukemassa kutakin pääkohtaa. Pääkohta on lausunto, joka antaa kuulijoiden ymmärtää missä olet puheen pitämisessä ja mitä tässä osiossa katetaan. Esimerkki: "Toinen tärkeä puoli lionina olemista on mahdollisuus palvella paikkakunnalla..." Pääkohta on yleensä 25 sanaa tai vähemmän ja sitä seuraa sitä tukevat lisäkohdat. Lisäkohdat ovat yleensä esimerkkejä, todisteita, tilastoja, tarinoita ja vertauksia, jotka selittävät tai todistavat pääkohdan lausunnon. Esimerkki: "Yksi tapa jolla klubini on auttanut paikkakunnalla on..." Pääkohtaa tukevien lisäkohtien tulee olla nopeita ja vakuuttavia. 3. Yhteenveto Yhteenvedossa puheen pääasiat tuodaan taas yhteen lopullisessa kommentissa tai vetoomuksessa. Jotta yhteenveto on vakuuttava, sinun tulee: Tehdä lyhyt yhteenveto pääkohdista. Mainita uudelleen eri sanoin puheen tarkoitus. Antaa yleisölle jotain muistettavaa, mietittävää tai jotain jonka pohjalta toimia. (Joitakin samoja tekniikoita, joita käytettiin puheen aloituksessa voidaan käyttää myös yhteenvedossa).
Osallistujan käsikirja: Julkinen puhuminen Sivu 2 Ehdotuksia puheen pitämiseen Valitse yksi alla olevista aiheista puheen runkoa varten tai valitse oma aihe: 1: Puhut alueen lionsklubille uusista jäsenohjelmista. 2: Esittelet piirikuvernöörin klubin 40-vuotisjuhlissa. 3: Puhut paikallisten yritysjohtajien kanssa tulevasta lionsprojektista. 4: Puhut in säätiöstä piirikokouksessa. 5: Olet pääpuhuja alueesi lionsklubin palkintotilaisuudessa. 6: (Valitse oma aihe puhujatilaisuuteen.)
Osallistujan käsikirja: Julkinen puhuminen Sivu 3 Puheen runko Aihe Aloitus Osoita miten aiot muokata puheen aloituksen, mukaan lukien tekniikat, joita käytät yleisön mielenkiinnon herättämiseksi. Sisältö: Anna puheen pääkohdat ja niitä tukevat yksityiskohdat. (Pyri rajoittamaan puheen pääkohdat kolmeen kohtaan ja yksityiskohdat kolmeen per pääkohta.) Pääidea 1 Pääideaa tukeva yksityiskohta Pääideaa tukeva yksityiskohta Pääideaa tukeva yksityiskohta Pääidea 2 Pääideaa tukeva yksityiskohta Pääideaa tukeva yksityiskohta Pääideaa tukeva yksityiskohta Pääidea 3 Pääideaa tukeva yksityiskohta Pääideaa tukeva yksityiskohta Pääideaa tukeva yksityiskohta Yhteenveto Osoita miten aiot muokata yhteenvedon niin että annat yleisölle jotain ajateltavaa tai jotain, jonka pohjalta he voivat toimia.
Osallistujan käsikirja: Julkinen puhuminen Sivu 4 Yleisön edessä puhuminen: Esiintymisvinkkejä Tutkimus on osoittanut, että se mitä sanot kattaa vain 7% puheesi vaikutuksesta. 93% yleisön reaktiosta riippuu siitä miten esittelet asian. On monia tekijöitä, jotka vaikuttavat puheen tehokkuuteen. Tässä on muutamia esimerkkejä: Silmät - Liikkeet ja katsekontakti Ääni - Äänensävy, tahti ja ilmaisutapa Vartalo - Liikkeet ja asento Kieli - Yleisölle sopiva Hermostuneisuus Pukeutuminen ja ulkonäkö Silmien liikkeet ja katsekontakti Silmämme vetävät yleisön mukaan puheeseen tai ne voivat saada meidät vaikuttamaan hermostuneilta tai välinpitämättömiltä. Tässä on muutamia esimerkkejä miten käyttää katsekontaktia: Kyllä 1. Katso ympäri huonetta hitaasti ennen kuin aloitat. 2. Aloita esitelmä keskittymällä yhteen henkilöön ensimmäisen pääkohdan aikana. 3. Pidä katsekontakti yhteen henkilöön kunnes olet saanut yhden ajatuksen päätökseen. 4. Yritä siirtää katsetta eri puolille huonetta puheen aikana. Miksi? Näin saat yleisön huomion. Se auttaa vähentämään hermostuneisuutta. Se saa kommentistasi henkilökohtaisen ja se saa ryhmän kuuntelemaan tarkemmin. Näin saat henkilökohtaisen kommunikaation toimimaan yleisön jäsenten kanssa. Saat sanattoman palautteen viestillesi. Auttaa sinua kontrolloimaan puheesi nopeutta. Vähentää painetta yleisöltä. Älä 1. Vilkuile ja siirrä katsetta nopeasti ympäri huonetta. 2. Yritä keskittyä jokaiseen henkilöön (ellei ryhmä ole kovin pieni) 3. Tuijota muistiinpanoja tai lue suoraan paperista ellei se ole välttämätöntä. Miksi? Vaikutat hermostuneelta. Se vaikeuttaa ajatuksenkulkua ja sanojen valintaa sekä ilmaisua. Yleisö aistii, että viestillä ei ole kohdetta -- vain kasvoja yleisön joukossa.
Osallistujan käsikirja: Julkinen puhuminen Sivu 5 Yleisön edessä puhuminen: Esiintymisvinkkejä (jatkuu) Äänenkäyttö Puhujan ääni vaikuttaa hyvin paljon siihen miten yleisö vastaanottaa viestin. Tässä on joitakin esimerkkejä asioista, joita pitää ja ei pidä tehdä: Kyllä 1. Korosta avainsanoja ja -fraaseja muuttamalla äänensävyä. Miksi? Sanat ja fraasit vaikuttavat kuten alleviivattu teksti. 2. Pidä usein taukoja. Vähentää hermostuneisuutta. Antaa sinulle tilaisuuden hengittää, jotta voit hallita ääntäsi. Antaa kuulijoille aikaa sulatella viisauksiasi. 3. Harkitse huoneen ja yleisön kokoa -- muokkaa äänen voimakkuutta tarpeen mukaan. Viesti jää varjoon, jos olet liian kovaääninen tai sitä ei kuulla lainkaan jos puhut liian hiljaa. Poikkeus: Äänen voimakkuuden alentaminen voi auttaa metelöivän ryhmän kontrolloimisessa, koska ryhmässä syntyy painetta olla hiljaa. 4. Puhui sopivalla nopeudella. Liian nopeasti = vaikutus vähenee Liian hitaasti = tylsää Älä Miksi? 1. Puhu jokaista sanaa samalla äänensävyllä. Avainkohdat jäävät huomaamatta. 2. Käytä äh ja öh -ilmaisuja. Yleisö olettaa, että olet epävarma. 3. Pidä puhetta liian nopeasti ilman taukoja. Epäluonnollinen vauhti saa yleisön olettamaan, että et ole rehellinen tai kiinnostunut koko asiasta.
Osallistujan käsikirja: Julkinen puhuminen Sivu 6 Yleisön edessä puhuminen: Esiintymisvinkkejä (jatkuu) Vartalonliikkeet Eleet ja ryhti voivat johtua hermostuneisuudesta tai ne ovat tapa, jolla yleensä puhumme. Vartalonliikkeet voivat olla hyviä tai huonoja. Eleiden ja liikkeiden täydellinen puuttuminen esitelmän aikana tekee siitä hyvin steriilin ja vaikuttaa viestin ymmärtämiseen, koska yleisö menettää mielenkiintonsa, mutta joskus taas liikumme niin että se on häiritsevää. Tässä muutama neuvo: Kyllä Miksi? 1. Käytä käsiä korostamaan avainkohtia Sanat ja fraasit vaikuttavat kuten alleviivattu teksti. 2. Käytä käsiä/vartalonliikkeitä koon tai muodon esittelemiseen. Fyysinen esimerkki voi auttaa kuulijaa luomaan mielikuvan. 3. Pyri olemaan tasapainossa koko puheen ajan. Et menetä ryhtiä tai heilu puolelta toiselle, mikä voi viedä huomion pois itse viestistä. 4. Tee liikkeet loppuun saakka ja anna käsien palata vartalon viereen eleiden jälkeen. 5. Liiku puheen aikana. Yritä liikkua kohti yleisöä puheen alussa ja lopussa. Pidä kädenliikkeet luonnollisina. Kädenliikkeet eivät saa viedä yleisön huomiota. Liikkuminen muuttaa puheen dynamiikan. Älä 1. Liikuta alavartaloa tai siirrä painoa puolelta toiselle ilman syytä. Miksi? Yleisön on vaikea keskittyä kun olet jatkuvasti liikkeellä. 2. Liiku koko ajan. Liikkeet vaikuttavat sanoihin ja viestiä on vaikeampi seurata. 3. Hypistele kyniä, jne. Vaikutat hermostuneelta tai näytät epävarmalta. 4. Käytä samaa elettä uudelleen ja uudelleen. Ele menettää merkityksensä ja siitä tulee häiritsevä.
Osallistujan käsikirja: Julkinen puhuminen Sivu 7 Yleisön edessä puhuminen: Esiintymisvinkkejä (jatkuu) Kieli Taitava puhuja osaa käyttää yleisölle sopivaa kieltä. Aivan kuten liian nopean vauhdin valitseminen puheen pitämiselle, jos käytämme sanoja tai fraaseja, joita kuulijat eivät ymmärrä tai ilmaisuja, jotka ovat loukkaavia, viesti ei varmasti mene perille. Seuraavassa on muutamia asioita, joita tulee harkita: Jos 1. Jos epäilet, että yleisöllä ei ole samantasoista koulutusta kuin sinulla... Niin Älä puhu omalla tasollasi -- muokkaa puhetta niin että se on mukavaa ja selvää yleisölle heidän tasollaan. 2. Yleisön jäsenillä on erilaisia kokemuksia ja taustoja... Yksinkertaisuus on valttia. Vältä käyttämästä ammattisanastoa tai epätavallisia termejä. 3. Oletko antamassa yleisölle uutta tietoa... Varmista, että selität jokaisen uuden termin. 4. Yleisön joukossa on henkilöitä eri kulttuuritaustoista... Vältä kuvainnollista puhetta ja ilmaisuja, joita kuulijat eivät ehkä ymmärrä 5. Pystyt päättelemään onko oppimisympäristö vapaamuotoinen tai virallinen... 6. Jos haluat sanoa saman asian toisilla sanoilla... Käytä joko keskustelevaa tyyliä tai virallista tyyliä tilanteen mukaan. Tee niin, mutta vältä sanomasta, "Kuten sanoin jo aikaisemmin..." 7. Haluat sanoa jotakin... Sano se sitten sen sijaan että sanot, "Mitä yritän sanoa..." tai "Tavoitteeni on sanoa..."
Osallistujan käsikirja: Julkinen puhuminen Sivu 8 Yleisön edessä puhuminen: Esiintymisvinkkejä (jatkuu) Pukeutuminen ja ulkonäkö Ihmiset muodostavat yleensä välittömästi kestäviä mielikuvia ihmisistä ensimmäisen viiden sekunnin ajan tapaamisesta. Seuraavan viiden minuutin aikana ensivaikutelmaa voidaan muuttaa noin 50% joko positiiviseen tai negatiiviseen suuntaan. Joten ensimmäisillä viidellä sekunnilla on valtava vaikutus. Sen aikana kommunikoit miten itse koet itsesi. Tässä muutama neuvo: Kyllä 1. Pukeudu sopivasti tilaisuuteen nähden, sen paikkaan, kulttuuriin, jne. Miksi? Luotko hyvän vaikutuksen, jos sinulla on puku piknikillä? 2. Varmista, että tunnet olosi mukavaksi. Jos et tunne oloasi mukavaksi, et ole parhaimmillasi. 3. Kiinnitä huomiota pieniin yksityiskohtiin: Varmista, että vaatteet ovat siistit Varmista, että kengät on kiillotettu Näytä viimeistellyltä Pienet yksityiskohdat luovat viimeistellyn kokonaisuuden. Älä Miksi? 1. Pidä häiritseviä vaatteita tai koruja. Yleisö saattaa kiinnittää enemmän huomiota koruihin kuin itse puheeseen. 2. Käytä kirkkaanpunaista tai kuvioita, jos sinua kuvataan. Kuvat ovat usein epätarkkoja tai häiritseviä. 3. Pidä vanhanaikaisia vaatteita tai kampausta. Vanhanaikaiset vaatteet saavat ihmiset ajattelemaan, että myös ideasi ovat vanhanaikaisia.
Osallistujan käsikirja: Julkinen puhuminen Sivu 9 Muistiinpanot:
Osallistujan opas Henkilökohtainen toiminta-ajatus Alueellinen lionjohtajien koulutusinstituutti Istunnon tavoitteet Tämän istunnon jälkeen osallistujilla on luonnos henkilökohtaisesta toiminta-ajatuksestaan.
Osallistujan käsikirja: Henkilökohtainen toiminta-ajatus Sivu 1 Esimerkkejä toiminta-ajatuksista Olkoon ensimmäinen toimeni joka aamu päättää seuraava asia päivää varten: En pelkää ketään maan päällä. Pelkään vain Jumalaa. En halua kenellekään pahaa. Voitan valheet totuudella. Ja valheita vastustaessani kestän kaikki kärsimykset. (Päätöksen tekijä Mahatma Gandhi) Pyrin olemaan innovaattori, joka käynnistää uusia asioita. Pyrin olemaan herkkä, myötätuntoinen kuuntelija, joka kuulee muiden sielut. Pyrin olemaan sisäisen ja ulkoisen rauhan välittäjä. Työskentelen myötätuntoisesti saadakseni oikeutta maailmaan. Pyrin istuttamaan myönteisiä siemeniä ihmisten elämään. Tehtävämme Perheemme tehtävä on luoda hoitava paikka, jossa vallitsevat järjestys, rakkaus, onni ja rentoutuminen, ja antaa jokaiselle tilaisuuksia kehittyä vastuullisesti itsenäisiksi ja tehokkaasti keskinäisesti riippuvaisiksi, jotta he voivat saavuttaa arvokkaita tavoitteita.
Osallistujan käsikirja: Henkilökohtainen toiminta-ajatus Sivu 2 Henkilökohtaisen toiminta-ajatuksen edut Henkilökohtaisen toiminta-ajatuksen kirjoittamisen vaiheet 1. Määrittele arvosi. 2. Visualisoi tulevaisuus. 3. Laadi toiminta-ajatus. 4. Mieti ja hio.
Osallistujan käsikirja: Henkilökohtainen toiminta-ajatus Sivu 3 ARVOLUETTELO Ohjeet: VAIHE 1: Tarkista alla oleva arvoluettelo. Lisää siihen muita itsellesi tärkeitä arvoja. VAIHE 2: Valitse luettelosta 10 itsellesi tärkeintä arvoa. VAIHE 3: Jatka siirtymällä sivulle 5. Saavuttaminen Vapaus Nautinto Edistyminen ja ylennykset Ystävyyssuhteet Valta ja auktoriteetti Seikkailu Kasvu Yksityisyys Välittäminen (rakkaus ja Perheen hankkiminen Julkinen palvelu huolenpito) Muiden ihmisten Laatu Kuuluminen auttaminen Suhteet Taiteet Yhteiskunnan auttaminen Tunnustus (kunnioitus Haastavat ongelmat Rehellisyys muilta, status) Muutos ja vaihtelu Itsenäisyys Uskonto Läheiset suhteet Muihin vaikuttaminen Maine Yhteisö Rehellisyys Vastuu ja vastuunalaisuus Pätevyys Älyllinen status Suoja Kilpaileminen Osallistuminen Itsekunnioitus Yhteistyö Työn levollisuus Tyyneys Maa Tietämys Hienostuneisuus Luovuus Johtajuus Henkisyys Päättäväisyys Sijainti Vakaus Demokratia Lojaalius Status Ekologinen tietoisuus Markkina-asema Muiden valvominen Taloudellinen turvallisuus Merkityksellinen työ Aika Tehokkuus Ansiokkuus Totuus Suorituskyky Raha Vauraus Eettinen toiminta Luonto Viisaus Erinomaisuus Avointen ja rehellisten Työskentely paineen alla Jännitys ihmisten kanssa seurustelu Työskenteleminen muiden Asiantuntemus Järjestys (rauhallisuus, kanssa Perheonni vakaus, yhdenmukaisuus) Työskenteleminen yksin Maine Henkilökohtainen Vauhdikas elämä kehittyminen (oman Nopeatempoinen työ potentiaalini toteuttaminen) Taloudellinen voitto Ruumiilliset haasteet
Osallistujan käsikirja: Henkilökohtainen toiminta-ajatus Sivu 4 Käytä tähän sivulla 4 valitsemiasi arvoja. Valitse kymmenestä arvosta viisi itsellesi tärkeintä. 1. 2. 3. 4. 5.
Osallistujan käsikirja: Henkilökohtainen toiminta-ajatus Sivu 5 Tulevaisuuden visualisoiminen
Osallistujan käsikirja: Henkilökohtainen toiminta-ajatus Sivu 6 Tulevaisuuden visualisoiminen Kuka on visiossasi menneestä ja tulevasta? Mitä olet saavuttanut? Mitä aiot saavuttaa? Mitä lahjoja käytät? Muita ajatuksia:
Osallistujan käsikirja: Henkilökohtainen toiminta-ajatus Sivu 7 Henkilökohtaisen toiminta-ajatuksen kirjoittaminen Hanki elämääsi itselähtöistä johtajuutta ja suuntaa kirjoittamalla lyhyt henkilökohtainen toiminta-ajatus (muutama kappale), jotka kuvastavat keskeisiä (1) arvojasi, (2) periaatteitasi ja (3) elämäsi päämääriä ja tarkoitusta. Toiminta-ajatuksesta tulee eräänlainen henkilökohtainen peruskirja, joka antaa elämälle merkitystä ja suuntaa. Maan perustuslain tavoin tätäkin kannattaa muokata ajoittain, kun kasvat ja kypsyt. Henkilökohtaisen toiminta-ajatuksesi kannattaa innostaa sinua kehittämään parhaita puolia itsessäsi ja muissa. Vaikka se ei kuvastakaan täysin sitä, missä olet tänään, se auttaa sinua venymään, jotta kehityt paremmaksi, ja se toimii oppaana, kun teet vaikeita päätöksiä. Kirjoita se preesensissä aivan kuin toteuttaisit sitä jo. Visioimalla mitä haluat elämäsi olevan pääset nauttimaan siitä seuraavasta päämäärätietoisuudesta.
Kouluttajien yhteystiedot Valmennuksen pääjärjestäjä Antti Forsell LC Helsinki/Finlandia Puh. 040 801 8021 Email antti.forsell@lions.fi RYHMÄ A Marja-Leena Knuutinen LC Turku/Aurora Email marja-leena.knuutinen@lions.fi Marko Uusitalo LC Hämeenlinna/Birger Email marko.uusitalo@lions.fi RYHMÄ B Varpu Ylhäinen LC Vantaa/Vernissa Email varpu.ylhainen@vbm.fi Tapio Seppä-Lassila LC Lapua Email tapio.seppa-lassila@lions.fi Ryhmä C Heini Brushane LC Aura/Sisu Email heini.brushane@lions.fi Markku Helle LC Sipoo/Meri-Sibbo Email markku.helle@lions.fi