Sosiaali- ja terveyslautakunta 78 15.04.2015 Sähköinen asiointi ja uusi teknologia sosiaali- ja terveyspalveluissa Elektroniska tjänster och ny teknologi inom social- och hälsovårdstjänsterna 358/07/01/02/2015 SosTe 78 Valmistelijat: palvelujohtaja Maija Juola, palvelujohtaja Seppo Mattila, terveyspalvelujohtaja Ilk ka Luoma, laatu- ja kehittämispäällikkö Tanja Witick, Sähköinen asiointi ja uusi teknologia sosiaali- ja ter veys pal veluis sa Kokkolan sosiaali- ja terveyspalvelut ovat viime vuosien aikana ot taneet käyttöönsä useita sähköisen asioinnin prosesseja. Osa käyttöön ote tuis ta sähköisistä palveluista on valtakunnallisia ja osa or gani saa tion omia toimintoja. Hoitoon ja asiointiin suunnattujen säh köisten palveluiden lisäksi sosiaali- ja terveyspalveluissa on otettu käyttöön sähköinen asiakaspalautejärjestelmä, jonka avulla tehdään asia kas ky se lyt ja vastaanotetaan palautetta. Sähköisen lääkemääräyksen uudistamispyyntö Omakannassa Valtakunnallisista palveluista Kokkolan sosiaali- ja ter veys pal ve luis sa on jo otettu käyttöön Omakanta, Sähköinen lääkemääräys sekä Po tilas tie don arkisto. Syksyllä 2015 jatketaan valtakunnallisten Kan ta palveluiden kehittämistä laajentamalla sähköisen lää ke mää räyk sen toimintoja myös lääkemääräyksen uudistamiseen. Eli syksyllä 2015 potilas voi Omakannan kautta myös jättää uudistamispyynnön. Lääke mää räyk siä uudistetaan noin 5000 kappaletta kuukausittain Kokko lan terveyskeskuksessa. Jokainen uudistamispyyntö vaatii po ti laan kontaktin terveyskeskukseen joko soittamalla tai tulemalla pai kal le. Kun potilas voi tehdä sähköisen lääkemääräyksen uu dis ta mis pyynnön Omakannassa sähköisesti, vähentää tämä huomattavasti kontak te ja vastaanotoille ja resursseja voidaan vapauttaa muuhun po tilas työ hön. Sähköinen asiointi Kokkolan terveyskeskuksessa Kokkolan terveyskeskuksessa käynnistettiin vuonna 2013 sähköisen asioin nin hanke yhteistyössä Keski-Pohjanmaan erikoissairaanhoitoja peruspalvelukuntayhtymä Kiurun kanssa. Kokkolan ter veys pal velui den ja Jyta-alueen sähköisen asioinnin kehittämisestä vastaa hank keel le nimetty ohjausryhmä, joka kokoontuu säännöllisesti ja aika tau lut taa uudet käyttöönotot, arvioi palvelujen käytettävyyttä sekä
vas taa viestinnästä sähköisten palveluiden osalta. Kokkolan ter veyskes kuk ses sa on tähän saakka otettu käyttöön seuraavia po ti las tie tojär jes tel mä toi mit ta jan tarjoamia sähköisen asioinnin palveluita: teks tivies ti muis tu tus, sähköinen ajanvaraus, siirto- ja pe ruu tus pal ve lu, Marevan-potilaiden omahoito ja esitietolomake. Sähköinen asiointi on tuonut hyötyjä sekä terveydenhuollon asiakkail le että henkilöstölle. Sähköisen asioinnin taloudelliset merkitykset eivät vielä ole kaikilta osin tiedossa, mutta esim. suun terveydenhuollossa pe ruut ta mat tomat käynnit ovat vähentyneet merkittävästi. Tekstiviestimuistutus-palvelu Suun terveydenhuollossa ja lääkärin vastaanotolla on otettu käyt töön tekstiviestimuistutus 17.9.13 lähtien. Asiakkaille lähetetään teks tivies ti omalla äidinkielellään varaamastaan vastaanottoajasta kak si vuorokautta ennen vastaanottoaikaa. Asiakkaat ovat antaneet pal velus ta erittäin myönteistä palautetta. Tavoitteena on ollut tehostaa toimintaa ja vähentää käyttämättömiä vas taan ot to ai ko ja sekä luoda parempaa imagoa terveydenhuollon pal ve luis ta. Esimerkiksi suun terveydenhuollossa teks ti vies ti muis tutuk sel la on saatu vähennettyä huomattavasti peruuttamattomia ai koja ja sen avulla on parannettu asiakastyytyväisyyttä ja toiminnan tulok sel li suut ta. Peruuttamattomat ajat ovat vähentyneet vuodesta 2011 lähtien 1177 käynnillä. Taloudellinen vaikutus on noin 100 000 / vuosi. Peruuttamattomat käynnit Kokkolan hammashoitolassa: Vuosi 2011 2012 2013 2014 Ammattiryhmä Lääkärit 2 341 2 087 2 077 1 365 Avustava henkilöstö 597 590 582 394 Muu henkilöstö 2 Yhteensä 2 938 2 677 2 659 1 761 Kansalaisen ajanvarauspalvelu Sähköinen ajanvaraus on otettu käyttöön vuoden 2014 syksyllä. Suun terveydenhuollossa sähköistä ajanvarausta voidaan käyttää suu hy gienis ti en suorittamiin 0-6 vuotiaiden lasten mää rä ai kais tar kastuk siin. Muut suun terveydenhuollon asiakkaat voivat perua tai siir tää varaamaansa vastaanottoaikaa sähköisen ajanvarauksen kaut ta.
Lastenneuvolassa vanhemmat voivat varata sähköisen ajan va rauksen kautta ajan terveydenhoitajan terveystarkastuksiin. Itsehoitotarvikejakelussa on otettu myös käyttöön sähköinen ajan varaus, käyttö on ollut toistaiseksi hyvin vähäistä, mutta lisääntyy koko ajan. Palvelun käyttöönottoa ollaan laajentamassa tämän vuoden aikana neu vo lois sa uusille käyttäjäryhmille, perhesuunnitteluneuvolaan, kun tou tuk seen, opiskeluterveydenhuoltoon ja uusia käyt tö mah dol lisuuk sia kartoitetaan. Sähköinen ajanvaraus ei sen sijaan sovellu toimin toi hin, joissa tarvitaan hoidon tarpeen arviointia. Palvelun etuja ovat: ajanvaraus onnistuu 24/7 asiakkaan ei tarvitse jonottaa puhelimessa asiakas tekee itse ajanvarauksia, mikä vapauttaa hoitajien työai kaa muihin tehtäviin asiakaspalvelu paranee hoitoon saapumattomien seuranta helpottuu asiakkaan tekemät muutokset näkyvät reaaliaikaisesti po ti lastie to jär jes tel mäs sä henkilökunta pystyy rajaamaan asiakkaan käytössä olevia ajan va raus mah dol li suuk sia Ajanvarauspalveluiden käyttö lisääntyy koko ajan uusien asiak kai den löytäessä palvelun. Omahoito-palvelu Omahoito otettiin käyttöön vuoden 2013 syksyllä. Alkuvaiheessa Oma hoi don piiriin otettiin Marevan- potilaat ja tällä hetkellä noin 250 Ma re van- potilasta käyttää säännöllisesti sähköistä Omahoitoa. Tervey den huol lon ammattilaiset tekevät aina arvion, ketkä asiakkaat sovel tu vat omahoidon piiriin. Asiakkaan täytyy myös itse olla valmis sitou tu maan sähköiseen asiointiin. Jokaisen asiakkaan kanssa tehdään omahoitosopimus, minkä jälkeen asiakkailla on mahdollisuus kat soa omat laboratoriovastaukset ja Marevan-lääkeannokset sähköi ses ti. Poikkeavat arvot ilmoitetaan aina asiakkaalle puhelimitse. Asiak kail la on mahdollisuus tarkistaa myös lääkelista ja omat ro kotus tie dot sähköisesti. Palvelun käyttöönotto on vähentänyt pu he lin liiken net tä ja samalla vapauttanut hoitajien työaikaa muuhun hoi to työhön. Omahoidon etuina ovat mm. asiakkaan vastuu omasta hoidostaan lisääntyy työnteko tehostuu ja työajan käyttö järkeistyy asiakaslähtöisyys ja potilaan hoidon suunnitelmallisuus pa ra-
ne vat jokainen sähköinen yhteydenotto vähentää tarvetta pu he lin aikaan vapauttaen aikaa muuhun hoitotyöhön jokainen sähköinen yhteydenotto vähentää potilaan tarvetta pu he lin asioin tiin viestinvaihto tallentuu potilastietojärjestelmään, mikä lisää hoito hen ki lö kun nan ja potilaan tietoturvaa tiedonkulku paranee. eesitietolomake Suun terveydenhuollossa on otettu käyttöön syksyllä 2014 säh köinen esitietolomake: Sähköinen esitietolomake tallentuu po ti las asiakir joi hin, josta ammattilainen voi ottaa sen käyttöön. Esitietolomake hel pot taa ja nopeuttaa asiakkaan asiointia vastaanottokäynnillä. Esitietolomakkeen käyttöönottoa laajennetaan vuoden aikana neu voloi hin, opiskeluterveydenhuoltoon, ravitsemussuunnittelijalle ja kuntou tuk seen. Itseilmoittautuminen Suun terveydenhuolto ottaa käyttöön itseilmoittautumisjärjestelmän al ku vuo des ta 2015. Järjestelmän käyttöönotto tehostaa keskitetyn ajan va rauk sen toimintaa. Mobiili ja optimointi Kokkolan vanhuspalveluissa Kokkolan vanhuspalveluissa on loppuvuodesta 2014 otettu käyttöön ko ti hoi don Mobiili ja Optimointi-järjestelmät. Kotihoidon Op ti moin nin avulla pystytään suunnittelemaan kotihoidon käynnit, siten että oh jelma huomioi käynnillä tarvittava taidot, matka-ajan, mat kus tus ta van ja käynnin ajankohdan. Ohjelma luo tämän jälkeen hoitajille ta sa puo lisen päiväohjelman työlistojen ja työtehtävien muodossa ja toi mit taa nämä työtekijän gsm puhelimeen (mobiiliin). Kotihoidon Mobiilin avulla kotihoidon työntekijä saa tiedon päi vä ohjel mas taan ja asiakkaan luona tehtävistä työtehtävistään. Mobiilin kaut ta hän saa myös suoraan potilastietojärjestelmästä asiakkaan ter veys tie to ja sekä voi kirjata tavallisimpia toimenpiteitä po ti las ker tomuk seen helposti ja nopeasti. Hoitohenkilökunta on kokenut kir jaami sen kotikäyntien yhteydessä hyväksi ja tieto siirtyy reaaliajassa poti las tie to jär jes tel mään. Sairaanhoitajat ovat myös saaneet käyt töönsä taulutietokoneet, jotka ovat erittäin toimivia ja ovat vä hen tä neet selkeästi kirjaamista toimistoilla. Uuden teknologian käyttöönotto vanhuspalveluissa - jat ko suunni tel ma
Optimointi ohjelman laajemman hyödyn varmistamiseksi hankitaan säh kö lu kot kotihoidon asiakkaille, sähköiset/lukittavat lääkekaapit asiak kail le, jolloin ei olla riippuvaisia avainten säilyttämisestä tai jo kapäi väi ses tä lääkkeiden viennistä asiakkaille. Otettaan käyttöön etämittauslaitteet, joilla voidaan korvata sai raanhoi ta jan käyntejä asiakkaiden itse tehdessä esimerkiksi verenpaine, ve ren so ke ri ja happisaturaatio mittaukset ja laitteen lähettäessä mittaus tu lok set hoitajalle. Jatkossa selvitetään myös hyvinvointi tv:n tai vastaavan hankintaa: Hy vin voin ti TV tukee ikääntyvän kotona asumista. HyvinvointiTV:n osal lis ta va ohjelmatarjonta tukee ikääntyvän toimintakykyä ja lisää so si aa lis ta kanssakäymistä. HyvinvointiTV tuo turvaa, virkistystä ja osal lis tu mi sen mahdollisuuksia ikääntyvälle, joka tarvitsee tukea selviy tyäk seen itsenäisesti kotona. Se myös aktivoi ja tuo vaihtelua palve lu ta los sa tai muussa hoitolaitoksessa olevan asukkaan elämään. Kokkolan sosiaali- ja vammaispalvelut Toimeentuloturvan siirtyminen 2017 Kelalle tuo muutoksia toi meentu lo tur van tietojärjestelmiin, joten sähköisen toi meen tu lo tu ki ha kemuk sen käyttöönotto ei ole ajankohtaisia. Sosiaalihuollon asiakasasiakirja laki on juuri hyväksytty ja se edel lyttää merkittäviä muutoksia sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmissä. Tä män vuoksi kehittämisen toimipiste sosiaalihuollossa tulee olemaan kirjaamisen kehittämisessä sekä asiakastietojärjestelmän päivit tä mi ses sä. Kansallisten Kanta palveluiden seuraavassa käyttöönottovaiheessa siir ry tään myös sosiaalihuollossa käyttämään kansallista sähköistä ar kis toa. Tämän Kansa arkiston käyttöönotto on ajankohtainen noin 2020 ja valmistelut siihen on jo aloitettu. Kansa arkiston käyt töönoton yhteydessä myös Omakannan palvelut tulevat laajenemaan sosi aa li huol toon. Kansa arkiston käyttöönotto tulee vaatimaan hen kilös tö re surs se ja ja investointeja, jotta asiakastietojärjestelmä saadaan päivitettyä kansallisten vaatimusten mukaiseksi. Liikkuvat hoito- ja palveluyksiköt Liikkuvat hoito- ja palveluyksiköt voisivat olla mahdollisuus tuoda palve lui ta potilaan/asiakkaan lähelle. Palvelun tarjoaminen liik ku vas ta yksiköstä olisi ns. täydentävää palvelua. Tällä hetkellä sosiaali- ja terveyspalveluissa kartoitetaan erilaisia vaih to eh to ja, joilla voidaan toteuttaa liikkuvat hoito- ja palveluyksiköt.
Mm. Eksote:ssa on käytössä Mallu-autoja vastaanottotoiminnassa, pal ve lun neu von nas sa ja suun terveydenhuollossa. Suun ter vey denhuol lon liikkuvia hoitoyksiköitä on perustettu kiertämään päiväkoteja ja palvelutaloja sekä tekemään koululaistarkastuksia, välineinään hen ki lö au ton matkassa kulkeva välineistö. Tehtävässä kar toi tuk sessa otetaan myös huomioon erilaisten etäkonsultaatioiden mah dol lisuu det ja näiden kehittäminen. Vastaanottotoiminta on valtakunnallisestikin murroksessa ja erilaisia vaih to eh to ja on kehitteillä. Sosiaali- ja terveyspalveluissa pyritään huo mioi maan tämä kehitys ja valikoimaan alueellemme parhaiten so pi vat vaihtoehdot toiminnan tehostamiseksi ja toisaalta lä hi pal velui den turvaamiseksi sekä sosiaali- että terveyspalveluissa. Sotejohtaja Päätös Soc. o. h. direktören Beslut Sosiaali- ja terveyslautakunta päättää esittää kaupunginhallitukselle hy väk syt tä väk si edellä mainitut sähköisen asioinnin ja uuden tek nolo gian kehittämistoimenpiteet sosiaali- ja terveystoimessa. Sosiaali- ja terveyslautakunta hyväksyi päätösesityksen. Social- och hälsovårdsnämnden besluter föreslå att stadsstyrelsen godkänner ovan nämnda utvecklingsåtgärder gällande elektroniska tjänster och ny teknologi inom social- och hälsovårdsväsendet. Social- och hälsovårdsnämnden godkände beslutsförslaget.