PAIMION-SAUVON KTKY TARKASTUSLAUTAKUNNAN ARVIOINTIKERTO- MUS VUODELTA 2016 Paimion-Sauvon kansanterveyskuntayhtymän jäsenkuntien valtuustoille
SISÄLLYSLUETTELO 1. TARKASTUSLAUTAKUNTA... 3 2. YLEISTÄ TILINPÄÄTÖKSESTÄ JA KUNTAYHTYMÄN TALOUDESTA... 3 3. TOIMINNALLISTEN JA TALOUDELLISTEN TAVOITTEIDENTOTEUTUMINEN... 4 Toimintaan ja palvelutuotantoon vaikuttavat seikat... 4 Kuntayhtymän johtaminen sekä sisäinen valvonta ja riskienhallinta... 4 Taloudellisten tavoitteiden toteutuminen... 5 Toiminnallisten tavoitteiden toteutuminen... 5 4. YHTEENVETO... 6
TARKASTUSLAUTAKUNNAN ARVIOINTIKERTOMUS VUODELTA 2016 1. TARKASTUSLAUTAKUNTA Tarkastuslautakuntaan on toimikaudeksi 2013 2016 valittu puheenjohtajaksi Teuvo Möttö (varajäsenenä Perttu Laaksonen) ja varapuheenjohtajaksi Mervi Kuusela (varajäsenenä Tomi Nieminen) sekä jäseneksi Janne Suominen 5.6.2016 asti ja 6.6.2016 alkaen Kimmo Jalonen (varajäsenenä Päivi Lindroos). Kokouksissa on esittelijänä toiminut puheenjohtaja ja sihteerinä Ritva Louramo. Tilintarkastusyhteisönä on toiminut BDO Audiator Oy ja vastuunalaisena tilintarkastajana JHT, HT Jukka Vuorio. Tarkastuslautakunnan tehtävänä on arvioida, ovatko valtuuston asettamat toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet kuntayhtymässä toteutuneet ja onko kuntayhtymän tilintarkastus asianmukaisesti suoritettu. Tarkastuslautakunta on kokoontunut tarkastusvuonna neljä kertaa. 2. YLEISTÄ TILINPÄÄTÖKSESTÄ JA KUNTAYHTYMÄN TALOUDESTA Tilinpäätös antaa oikean kuvan kuntayhtymän toiminnasta ja taloudesta. Kuntayhtymän tulos on 57 483,81 euroa ylijäämäinen (edellisvuosi 737 146,86 euroa ylijäämäinen). Taseessa kertynyt kumulatiivinen ylijäämä on vuoden 2016 lopussa yhteensä 102 375,13 euroa. 2016 2015 2014 2013 2012 Peruspääoma 1 333 512 1 333 512 1 333 512 1 333 512 1 333 512 Ed. tilikausien yli/alijäämä 44 891-692 255-801 400-861 996-187 247 Tilikauden yli-/alijäämä 57 484 737 146,86 109 145 60 595-674 749 OMA PÄÄOMA 1 435 888 1 378 404 641 257 532 112 471 516 Oma pääoma peruspääomasta (%) 108 % 103 % 48 % 40 % 35 % Tilikauden toimintatuotot ovat 8 976 844,47 euroa (-5,4 % edelliseen vuoteen) ja toimintamenot -8 498 013,84 euroa (+1,9 % edelliseen vuoteen). Toimintakate oli positiivinen 478 830,63 euroa (1 156 358,71 euroa edellisvuonna) ja vuosikate 401 490,17 euroa (1 071 229,24 euroa edellisvuonna). Kuntayhtymän lainamäärä rahoitus- ja vakuutuslaitoksilta on vuoden lopussa 2 074 368 euroa. Omavaraisuusaste (27,29 %) ja suhteellinen velkaantuneisuus (42,59 %) ovat suunnilleen edelli-
sen vuoden tasoa. Hyvä omavaraisuusaste on vähintään 60 % ja suhteellisen velkaantuneisuuden tulisi pysytellä alle 40 %. Kuntayhtymässä on tehty investointeja 135 950 eurolla. 3. TOIMINNALLISTEN JA TALOUDELLISTEN TAVOITTEIDENTOTEU- TUMINEN Toimintaan ja palvelutuotantoon vaikuttavat seikat Palvelutuotannon osalta vastaanottotoimintaa on kehitetty päivystyksen osalta siten, että päivystys hoidetaan sairaanhoitaja/lääkäri työskentelynä. Henkilöstön saatavuus on edelleen ollut pääosin hyvä. Hoitohenkilökunnasta on ollut pulaa lyhytaikaisissa sijaisuuksissa. Kuntayhtymän johtaminen sekä sisäinen valvonta ja riskienhallinta Kuntayhtymän hallintosäännön 45 :n mukaan hallitus vastaa riskienhallinnan toteuttamisesta ja yhteensovittamisesta sekä päättää kuntayhtymän omaisuudesta ja vastuiden vakuuttamisesta. Hallitus voi siirtää toimivaltaansa edelleen viranhaltijoille. Kuntayhtymän sisäisen valvonnan perusteet on hyväksytty hallituksessa 17.11.2015 73. Kuntayhtymän riskit jaetaan neljään pääryhmään, jotka ovat strategiset, taloudelliset ja toiminnalliset riskit sekä vahinkoriskit. Kaikkiin näihin ryhmiin voi kuulua sisäisiä ja ulkoisia riskejä. Riskienhallintaa toteutetaan talousarvion ja merkittävien päätösten valmistelun yhteydessä. Kuntayhtymässä on sisäisiä ohjeita, joiden avulla toiminnan tavoitteiden toteutumista pyritään varmistamaan, kuten yksiköiden käyttösuunnitelmat, hankintaohjeet ja henkilöstöhallinnolliset ohjeet. Kuntayhtymän sopimustoimintaa on määritelty mm. hankintaohjeiden muodossa. Kuntayhtymässä on toteutettu riskikartoituksia liittyen työturvallisuuteen. Niiden osoittamat riskit on pyritty ottamaan hallintaan kiireellisyysjärjestyksessä siten, että henkilöturvallisuuteen liittyvät riskit ovat olleet erityishuomion kohteena. Toiminnallisten tavoitteiden laadinnan yhteydessä on arvioitu tavoitteiden toteutumisen kannalta oleellisia riskitekijöitä ja niihin varautumista. Yhtymähallitus on 12.12.2016 hyväksynyt yksityiskohtaisemman sisäisen valvonnan suunnitelman vuodelle 2017 ja teki samalla vuotta 2016 koskevan väliarvioinnin. Vuoden 2016 sisäisen valvonnan asianmukaisuuden arvioinnissa on ollut muun muassa: palveluiden odotusajat, talouden seuranta, henkilöstörekrytoinnit, digitaaliset asiakaspalvelut sekä epidemioihin varautumiset. Riskienhallinnan toimeenpano Kuntayhtymän sisäisen valvonnan perusteinen mukaan (hyv. hall. 17.11.2015) riskienhallinta on osa sisästä valvontaa. Riskienhallinnalla tarkoitetaan järjestelmällisiä menettelytapoja, joiden avulla (1) tunnistetaan ja kuvataan kuntayhtymän toimintaan liittyviä riskejä, (2) arvioidaan riskien merkittävyyttä ja toteutumisen todennäköisyyksiä sekä (3) määritetään toimintatavat riskien hallitsemiseksi, valvomiseksi ja raportoimiseksi.
Kuntayhtymän hallituksessa hyväksytyn sisäisen valvonnan perusteinen mukaan määrätään muun muassa, että sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tulee olla kokonaisvaltaista ja sen tulee toteutua kaikissa toiminnoissa ja kaikilla organisaation tasoilla. Riskienhallinnan tulee ulottua kaikki riskiluokkiin, sekä sisäisiin että ulkoisiin. Toimintakertomuksessa on kuvattu toimintaan liittyviä riskejä ja riskien hallintakeinoja. Arvioinnista on laadittu erillinen liite. Tarkastuslautakunta katsoo, että riskienhallintamenettelyitä tulisi edelleen kehittää. Taloudellisten tavoitteiden toteutuminen TA2016 TOT2016 TA2015 TOT2015 TA2014 TOT2014 TOT2013 Toimintatuotot 8 637 820 8 976 845 8 600 760 9 492 593 8 530 674 8 782 088 9 002 046 Toimintakulut 8 204 342 8 498 014-8 176 576-8 336 235-8 132 245-8 325 390-8 577 143 Toimintakate 433 478 478 831 424 184 1 156 359 398 429 456 698 424 903 Vuosikate * 347 546 401 490 314 939 1 071 229 282 429 364 153 327 152 *tulos ennen poistoja Toimintatuotot toteutuivat 339 025 euroa suurempina kuin talousarviossa oli esitetty ja toimintakulut ylittivät talousarvion 293 672 eurolla. Sitovina erinä talousarvioon on vahvistettu toimintakate, vuosikate ja käyttöomaisuusinvestoinnit. Toimintakate toteutui 45 353 euroa ja vuosikate 31 988 euroa talousarviota suurempana. Investoinnit toteutuivat 29 450 euroa arvioitua pienempinä. Toiminnallisten tavoitteiden toteutuminen Toiminnallisten tavoitteiden tavoitetasojen ja mittarien asettamisessa on osittain puutteita, eikä toimintakertomuksessa kerrotun perusteella voida saada täyttä varmuutta siitä, ovatko tavoitteet kaikilta osin saavutettu. Kaikkia ns. lakisääteisiä tavoitteita ei toimintakertomuksessa ole kuvattu lainkaan. Hoidon tarpeen arviointi ja hoitoon pääsy kiireettömässä hoidossa on pystytty toteuttamaan yleisessä terveydenhuollossa keskimäärin yhdeksässä vuorokaudessa ja suun terveydenhuollossa 3 6 kuukaudessa, joten voitaneen todeta, että on toimittu hoitotakuun edellytysten mukaisesti. Jonotusajat ovat pysyneet edellisen vuoden tasolla. Asiakaspuheluiden vastaamisen viiveaika yleisessä terveydenhuollossa on ollut 6:35 min (vuonna 2015 vastaava aika 6:30 min) ja suun terveydenhuollossa 2h12:06 min (vuonna 2015 vastaava aika 66:13 min.) Tavoitetasoa ei ole asetettu, joten tavoitteen saavuttamista ei voida arvioida. Asiakastyytyväisyyttä ei edellisen vuoden tapaan ole asetettu tavoitteeksi.
Terveyskeskuksen prosessien tavoitetasoksi on asetettu terveyskeskuksen prosessikuvaukset ja toimintakäsikirjan laatiminen. Toimintakäsikirja ei ole valmistunut suunnitellusti ja prosessikuvausten tavoitteen saavuttamiseksi todetaan edellisen vuoden tavoin, että Prosessikuvaukset osittain kesken, suurin osa kuvauksista valmiina. Osaamiseen ja henkilöstöön liittyväksi tavoitteeksi on asetettu henkilöstön osaamisen, motivaation ja hyvinvoinnin ylläpito. Mitattavissa olevaa mittaristoa ei ole määritelty. Henkilöstön osalta on huomionarvoista, että sairauspoissaolot vähenivät 37,5 prosenttia (vuonna 2015 sitä vastoin lisääntyivät 861 kalenteripäivällä edellisestä tilikaudesta). Taloudelliset tavoitteet ovat toteutuneet olennaiselta osin suunnitellusti lukuun ottamatta palvelulaskutuksesta kertynyttä ylijäämää, jota hallitus päätti 7.2.2017 kokouksessaan palauttaa jäsenkunnille käytön suhteessa yhteensä 464 283 euroa. Tarkastuslautakunta edellyttää edelleen, että toiminnallisten tavoitteiden mittareita ja tavoitetasoja täsmennetään sekä raportoidaan tavoitteiden toteutumisesta selkeästi. Esimerkiksi henkilöstön työhyvinvoinnille ja palveluiden saatavuudelle tulee asettaa selkeä tavoitetaso ja raportoida niiden toteutumisesta. Tarkastuslautakunta on tuonut tämän kehittämisehdotuksen esiin myös vuoden 2015 ja 2014 arviointikertomuksissaan. 4. YHTEENVETO Tarkastuslautakunta toteaa, että kuntayhtymän tilinpäätös on tilikaudelta 57 484 ylijäämäinen ja kumuloitunut tilikausien ylijäämä vuoden 2016 lopussa on 102 375 euroa. Vuonna 2012 kuntayhtymää kehotettiin sekä tilintarkastajan että tarkastuslautakunnan puolesta päivittämään tuotteistamiseen liittyvät suoritteet ja niiden hinnoittelu (yksikköhinnat) siten, että jäsenkunnilta laskutettavat tulot kattavat kuntayhtymän menot. Tarkastuslautakunta toteaa, että kuntayhtymä on noudattanut tätä kehotusta. Kuntayhtymää kehotetaan tulevaisuudessa edelleen varmistumaan siitä, että taloudenhoidossa menot ja tulot ovat tasapainossa. Lisäksi tarkastuslautakunta toteaa, että perussopimuksen mukaan tarvittavat muutokset yksikköhintoihin tulee tehdä tilikauden aikana. Tarkastuslautakunta pitää edelleen tärkeänä, että toiminnallisten tavoitteiden mittareita ja tavoitetasoja kehitetään ja täsmennetään sekä raportoidaan tavoitteiden toteutumisesta selkeämmin. Kuntayhtymän tilintarkastus vuodelta 2016 on asianmukaisesti suoritettu. Tarkastuslautakunta on tutustunut allekirjoitettuun tilintarkastuskertomukseen ja esittää sen jäsenkuntien valtuustoille. Tarkastuslautakunta esittää jäsenkuntien valtuustoille, että vuoden 2016 tilinpäätös vahvistetaan ja kuntayhtymän taloutta ja hallintoa hoitaneille myönnetään vastuuvapaus. Tarkastuslautakunta esittää lämpimät kiitokset kaikille Paimion Sauvon kansanterveyskuntayhtymän työntekijöille hyvin tehdystä työstä.
Paimiossa 27. päivänä maaliskuuta 2017 Teuvo Möttö Mervi Kuusela Kimmo Jalonen puheenjohtaja varapuheenjohtaja jäsen