KOTISIVUJENUUDISTAMINENJAPROJEKTI1 TOIMINTA Case:Virtainkaupunki AijaYlä1Soininmäki Opinnäytetyö Huhtikuu2014 Tietojenkäsittelynkoulutusohjelma Luonnontieteidenala
KUVAILULEHTI* Tekijä(t) YLÄ.SOININMÄKI,Aija Julkaisunlaji Opinnäytetyö Päivämäärä 23.04.2014 Sivumäärä 41 Julkaisunkieli Suomi Verkkojulkaisulupa myönnetty (X) Työnnimi KOTISIVUJENUUDISTAMINENJAPROJEKTITOIMINTA Case:Virtainkaupunki Koulutusohjelma Tietojenkäsittelynkoulutusohjelma Työnohjaaja(t) TUIKKA,Tommi Toimeksiantaja(t) Virtainkaupunki Tiivistelmä OpinnäytetyöntavoitteenaolitehdäVirtainkaupungilleuudetverkkosivutulkoisentoimittajan avulla.opinnäytetyökuvaatätäprosessiaaloituskokouksestasivustonjulkaisemiseensaakka. Toisenatavoitteenaolitutkiajulkistenhankintojenhankintaprosessiasekäprojektityöskentelyneri osa.alueitajaonnistumiseneväitä.opinnäytetyöntekijätoimiprojektissaprojektipäällikkönä. Opinnäytetyöoliverkkosivujenkehittämistehtävä.Projektiavartenperustetuntyöryhmän kokoukset,keskusteluthenkilöstönkanssasekävanhojenvirtainverkkosivujensekämuidenkuntien sivujentarkasteluauttoivatvirtainuusienverkkosivujensuunnitteluajatoteutusta. Verkkosivujenuusimisprojektialoitettiinvanhansivustonkartoittamisella,jonkakauttapystyttiin selvittämään,millaisetuusistaverkkosivuistapitäisitulla.tulevienverkkosivujentoteuttaja kilpailutettiinjavirtainkaupungillesaatiinvalittuaparasvaihtoehto.uusiulkoasujarakenne suunniteltiintyöryhmäntoimestajatoteutettiinverkkosivutoimittajanavulla. ProjektintuloksenaVirtainkaupunkisaiuudetverkkosivut.Projektiolimoniltaosaahaastava työryhmänsisälläilmenneideneriävienmielipiteidenjaprojektiluonteisentyökokonaisuuden vuoksi,muttaprojektivalmistuikuitenkinajallaan.tavoitteenauusienverkkosivujenosaltaonpitää niidensisältöajantasallajaselkänä.tulevaisuudessasivustoatullaankehittämäänesimerkiksi kääntämällämatkailunosioerikielille. Avainsanat(asiasanat) OpenSource,julkisethankinnat,projektityöskentely,WWW.sivustot Muuttiedot
DESCRIPTION+ Author(s) YLÄ.SOININMÄKI,Aija Typeofpublication Bachelor sthesis Date 23.04.2014 Pages 41 Language Finnish Permissionforweb publication (X) Title RENEWALOFWEBSITEANDPROJECTWORK Case:Virratmunicipality DegreeProgramme BusinessInformationSystems Tutor(s) TUIKKA,Tommi Assignedby Virtainkaupunki Abstract ThepurposeofthisthesiswastomakeanewwebsiteforthecityofVirratwiththehelpofan externalsupplier.thethesisdescribesthisprocessfromthefirstmeetingtothepublicationofthe website.anotherpurposewastoexploreofprocurementprocessofthepublicprocurementsand differentareasofprojectwork.theauthorofthisthesisworkedintheprojectasaprojectmanager. Thisthesisisawebsitedevelopmenttask.Meetingswiththeteamsetupforthisprojectcontaining employeesofthecity,conversationswiththeemployeesofthecityandexaminationofthecity s oldwebsiteandalsoothercities websiteshelpedtheplanningandimplementationofthenew website. Theprojectstartedwithmappingtheoldwebsitewherebyitwaspossibletoclarifythefeaturesof thenewwebsite.thewebsitesupplierwasbidandcomprehensivelythebestoptionforthecityof Virratwaschosen.Theprojectteamdesignedthelayoutandthestructureofthenewwebsiteand itwasimplementedwiththehelpofthewebsitesupplier. TheresultofthisprojectisthatthecityofVirratobtainedanewwebsite.Theprojectwas challengingduetothedifferingopinionsoftheprojectteamandtheproject.basedtypeofwork. Nonetheless,theprojectfinishedontime.Thetargetisthatthenewwebsitewillbekeptuptodate andeasytouse.inthefuture,thewebsitewillbedevelopedforexamplebytranslatingthetourism sectionofthesiteintoafewlanguages. Keywords Opensource,publicprocurement,projectwork,websites Miscellaneous
1 Sisältö Käsitteet...3 1 Johdanto...4 2 Tutkimusasetelma...5 2.1 Tausta,tavoitteetjarajaukset...5 2.2 Tutkimusmenetelmät...6 2.3 Tutkimuskysymykset...7 3 Julkisethankinnat...7 3.1 Mitäovatjulkisethankinnat?...7 3.2 Kilpailuttaminen...9 3.3 Julkistenhankintojenhankintaprosessi...9 3.4 Suorahankinta...14 4 Projektityöskentely...15 4.1 Mikäonprojekti?...15 4.2 Projektijohtaminen...17 4.3 Projektiryhmä...19 5 Toteutus...21 5.1 Kotisivutoimittajanvalinta...22 5.2 Suunnittelu...23 5.3 Ulkoasu...25 5.4 Kuvatjalogo...27 5.5 Rakenne...28 5.6 Muutostentoteutus...29 5.7 Projektinpäätös...30 6 Tulokset...32 6.1 Työntulostenhyödyntäminenjajatkokehitys...33 6.2 Tutkimuskysymykset...34 7 Pohdinta...36 Lähteet...40 Kuviot Kuvio1.Virtainkaupunginvanhatverkkosivut...6
2 Kuvio2.KehitysversioVirtainkaupunginkotisivuista...26 Kuvio3.Virtainkaupunginalkuperäinenlogo...27 Kuvio4.Virtainkaupunginuusillasivuillakäytettylogo...27 Kuvio5.Virtainkaupunginuudetverkkosivut...33 Kuvio6.SWOT1analyysiVirtainkaupunginkotisivuprojektista...37 Taulukot Taulukko1.KansallisetjaEU1kynnysarvot...8
3 Käsitteet DNS HEX1koodi HILMA JHS1suositukset Julkaisujärjestelmä Linjaorganisaatio OpenSource DomainNameSystem.DNS1palvelu muuttaaihmistenkäyttämäturl1 osoitteettietokoneidenkäyttämiksiip1 osoitteiksijapäinvastoin,jottatietokone löytääinternet1selaimeensyötetynurl1 osoitteen. Verkkosivujenväritmääritelläänheksa1 desimaalilukuina,joissajokaisellergb1 värijärjestelmän(red,green,blue)osa1 värilleonomanumero1taikirjainpari. Numeroideneteentuleemerkki #. Julkistenhankintojenmaksuton,sähköi1 nenilmoituskanava. Julkisenhallinnonsuositukset,jotkakos1 kevatvaltion1jakunnallishallinnontieto1 hallintoa. Www1sivuntaustallatoimivajärjestelmä, jokahelpottaasivustonpäivittämistä. Kunjulkaisujärjestelmäonkäytössä,si1 vustonpäivittäjälläeitarvitseollaohjel1 mointitaitoja. Organisaatiorakenne,jonkamääräysvalta perustuuhierarkiaan. Ohjelmisto,jonkalähdekoodionkaikkien katsottavissajamuokattavissa.
4 1 Johdanto Yritystenjakuntienverkkosivutovatnykyisintärkeämarkkinointi1jainformaatioka1 nava.ontärkeää,ettäverkkosivutovatselkeät,tyylikkäätjaajantasaiset,jottaniin työntekijät,kuntalaisetkuinmatkailijatkinlöytäväthaluamansainformaationjavierai1 levatsivustollamyösjatkossa.toiminnallisuudeltaanepäselväsivustoantaakäyttäjäl1 lenegatiivisenkuvaneikähäntästäsyystäpahimmassatapauksessaenäähaluavie1 raillasivustolla. PirkanmaallasijaitsevanVirtainkaupunginhenkilöstöonjopitkäänolluttyytymätön kaupunginverkkosivujentoiminnallisuuteenjarakenteeseen:sivuiltaeilöydätietoa jajoslöytääkin,seeiainaoleajantasalla.pahimmillaansivustonsisältösaattaaolla jopaviisivuottavanhaa.tämänlisäksisivustonrakenneonenemmäntaivähemmän epäselvä,mikävaikeuttaaniinsivustonselaamistakuinmuokkaustakin. Sivustoonpäätettyvihdoinuudistaajatätävartenonperustettuomaprojektiryhmä. ProjektintavoitteenaonsiistehdäVirtainkaupungilleuudetverkkosivutulkopuolisen toimittajanavulla.uusienverkkosivujentoivotaanolevantyylikäs,selkeäjahelposti muokattavissa.omanatehtävänäniprojektissaontoimiaprojektipäällikkönäelikoor1 dinoidasivustontoteutustajatoimia linkkinä kaupunginjaverkkosivutoimittajan välillä. Opinnäytetyöntarkoituksenaonkuvataprojektinkehitystäaloituskokouksestasivus1 tonjulkaisemiseenasti.lisäksipohditaanprojektiajasenonnistumistaesimerkiksi SWOT1analyysinavulla.Opinnäytetyöniteoriaosassakerrotaanjulkistenhankintojen tunnuspiirteistäsekähankintaprosessista.lisäksipohditaaneriprojektityöskentelyn osa1alueitajasitä,mitäprojektinonnistuminenvaatii.
5 2 Tutkimusasetelma Tässäluvussakäydäänläpityöntaustajatavoitteetsekätutkimusmenetelmätja1 kysymykset. 2.1 Tausta,tavoitteetjarajaukset Opinnäytetyöntoimeksiantaja,Virtainkaupunki,onnoin7500asukkaankaupunki Pirkanmaalla.SennaapurikuntiaovatmuunmuassaAlavus,SeinäjokijaKeuruu.Vir1 tainkaupunkitarjoaapalveluitaanmyösruovedensosiaali1jaterveyspalveluille,jotka vuodenvaihteessa2013siirtyivätvirtainalaisuuteen.tämänlisäksivuoden2014alus1 tavirtainkaupungintietohallintotarjoaaostopalvelunapalveluitaanruovedenkun1 nalle(virtainkaupunginvaltuustonpöytäkirja9.12.2013,102 ). OlenollutjaksottaisestityösuhteessaVirtainkaupungillajovuodesta2010lähtien. Vuoden2012lopullaminualähestyttiinkaupunginkotisivujenuudistamisentiimoilta japyydettiintoimimaanprojektipäällikkönäkesällä2013alkavassaprojektissa. Virtainkaupunginorganisaatioonjopitkäänolluttyytymätönkaupunginkotisivujen toiminnallisuuteenjarakenteeseen.sivutovatepäselvätjaniistäonvaikeaetsiätie1 toa.lisäksisivustoltalöytyvätietoeioleajantasalla.uusiapääotsikoitaonlisättysen enempääsivustonkäytettävyyttämiettimättä.samattiedotsaattavatsijaitauseassa paikassa,mikäonvaikeuttanutpäivittämistä,koskayhdessäpaikassatietosaattaa ollaajantasalla,kuntaastoisessapaikassaei.
6 Kuvio&1.&Virtain&kaupungin&vanhat&verkkosivut Työntavoitteenaonsuunnitellauusienverkkosivujenulkoasujarakenne.Tämänpoh1 jaltavirtainkaupunginkotisivutuusitaanulkoisenkotisivutoimittajanavullajatällä tavoinmarkkinoidaanvirtainkaupunkia.toiveenaon,ettäverkkosivujenuusiilme kasvattaaihmistenkiinnostustakaupunkiakohtaan. Opinnäytetyörajataanprojektinvaatimusmäärittelyyn,suunnitteluunjatoteutuk1 seen.tässäotetaansiishuomioonsivustonulkoasunjarakenteenlisäksisivustonuu1 simiseenperustetunkotisivutyöryhmänpalaveritsekäverkkosivutoimittajankanssa pidetytsuunnittelupalaverit.opinnäytetyössäkäsitelläänmyösprojektityöskentelyä ja1johtamistasekäjulkisiahankintoja. 2.2 Tutkimusmenetelmät Opinnäytetyöonverkkosivujenkehittämistehtävä.Tarkoituksenaonhavainnoidany1 kytilaa,minkäkauttalähdetäänkehittämäänkotisivujenulkoasua,rakennettajasisäl1 töä.kotisivutyöryhmänkokouksetjakeskusteluthenkilöstönkanssaauttavathavain1
7 noimaanpuutoksianykyisissäkotisivuissa,jotkasittenvoidaankorjatauusilleko1 tisivuille.lisäksikaupunginhenkilöstölleannetaanmahdollisuuskommentoidauusien sivujenkehitysversiota.näidenkommenttienperusteellavoidaantehdätarvittavia muutoksianiinulkoasuunkuinrakenteeseenkin. 2.3 Tutkimuskysymykset Tutkimuskysymyksiksimuodostuivatseuraavatkysymykset: Mitenverkkosivuistatehdäänkäyttäjäystävälliset? Mitälakisääteisiäasioitakunnanverkkosivuillapitääolla? Mitentoimiaprojektipäällikkönäverkkosivuprojektissa? 3 Julkiset)hankinnat Tässäluvussakerrotaan,mitäjulkisethankinnattarkoittavat.Lisäksikäydäänläpi kynnysarvojentarkoitussekäjulkistenhankintojenhankintaprosessi. 3.1 Mitäovatjulkisethankinnat? Julkisillahankinnoillatarkoitetaanvaltionjakuntienviranomaistensekämuidenjul1 kistenhankintayksiköidenorganisaationulkopuolisiatavara1,palvelu1tairakennus1 urakkahankintoja.hankinnallayleisestitarkoitetaantavaroidentaipalveluidenosta1 mistataivuokraamista.(karvinen2009,5.) Hankintoihinonmääritettyomatkynnysarvot,jotkamäärittävätsen,tuleekohankin1 takilpailuttaajulkisestivaiei.taulukossa1ovat&listattuinasekäkansallisetettäeu1 kynnysarvot(kynnysarvot2013).
8 Kansallisetkynnysarvot Hankintalaji Tavara1japalveluhankinnat,suunnittelukilpailutsekä käyttöoikeussopimukset Terveydenhoito1jasosiaalipalvelutsekäkoulutuspalvelut yhteishankintana Kynnysarvo 30000 100000 Rakennus1sekäkäyttöoikeusurakat 150000 EUJkynnysarvot Hankintalaji Kynnysarvo ValtionkesJ kushallintoviranj omainen MuuthankintaJ viranomaiset Erityisalojen hankintalain piirissäolevat Tavara1japalveluhankinnat 134000 207000 414000 Rakennusurakat 5186000 5186000 5186000 Käyttöoikeusurakat 5186000 5186000 1 Suunnittelukilpailut 134000 207000 414000 Taulukko&1.&Kansalliset&ja&EU9kynnysarvot& KansallisetkynnysarvotperustuvatSuomenlainsäädäntöön,kuntaasEU1kynnysarvot onmääritettymaailmankauppajärjestönjulkisiahankintojakoskevaansopimukseen (Kynnysarvot2013).MikälihankintaylittääkansallisettaiEU1kynnysarvot,tuleehan1 kintakilpailuttaajulkisesti.hankinnatilmoitetaanhilma1ilmoituskanavaan.(hankin1 tojenilmoitusmenettely2013.)kynnysarvojenalapuolellejääviähankintojaeitarvitse
9 kilpailuttaa.tällöinkyseessäonpienhankinta(julkistenhankintojenabcyrityksille n.d.). 3.2 Kilpailuttaminen Hankintayksiköidentäytyykilpailuttaahankintansaniinkuinhankintalaissaonmääri1 tetty.tavoitteenaonedistäälaadukkaidenhankintojentekemistäsekätarjotayrityk1 silletasapuolistamahdollisuuttatarjotapalveluitaan.(l30.3.2007/348.) Virtainkaupungillaonomahankintaohje,jotasovelletaansekäkynnysarvotalittavia ettäylittäviähankintojatehtäessä.vaikkahankintaeiylittäisikäänkansallisiataieu1 kynnysarvoja,voihankinnatsiltihalutessaankilpailuttaajaniistävoimyösilmoittaa HILMAan. Virtainkaupungintulevienverkkosivujentekijäkilpailutettiinsiten,ettäVirtainkau1 punkilähettivalitsemilleentoimittajaehdokkailletarjouspyynnön,johonhalukkaat vastasivat.tarjouksistavalittiinparaseriarviointikriteerienperusteella.toimittajaaei kansallisetkynnysarvotalittavanhankinnanperusteellaolisitarvinnutkilpailuttaa, muttavirtainkaupunkiolihalukasnäkemään,millaisiahintojaeritoimittajatpystyivät tarjoamaan. 3.3 Julkistenhankintojenhankintaprosessi Karvisen(2009,4)mukaanjulkistenhankintojenhankintaprosessissaonseuraavat vaiheet: suunnittelu ilmoittaminen tarjoajienarviointi tarjouspyyntö
10 tarjoustenkäsittelysekä hankintapäätösja1sopimus. Suunnittelu Hankintatuleesuunnitellatarkastijajärkevästi.Hankintapäätöstätehtäessäeivält1 tämättähuomaamahdollisiapuutteitatarjouspyynnössä,muttaprojektinaikana saattaatullavastaan porsaanreikiä,joitatoimittajakäyttäähyväkseen.sitä,mitä tarjouspyynnössäeiolepyydetty,eitarjouksessatarvitsetäyttää.tästäsyystäkoko hankintakannattaamiettiätarkastisuunnittelustalähtien. Suunnitteluvaiheessatuleevalitahankintamenettely,jolloinonkiinnitettävähuomio1 tamm.valintaperusteisiin,hankinnanarvoonsekätarjoajienlukumäärään.ensisijai1 sestituleekäyttääavointatairajoitettuahankintamenettelyä.avoinmenettelyon hankintaprosesseissayleisinkäytettyhankintamenettely.asiakkaanjulkaistuahankin1 tailmoituksenkaikkihalukkaatvoivattehdätarjouksenyleensätapauskohtaiseen määräaikaanmennessä.rajoitettumenettelyontoinenyleinenmenettelytapa.siinä asiakkaanjulkaistuahankintailmoituksenkaikkihalukkaatvoivathalutessaanlaatia pyynnöntarjouskilpailuunosallistumista,minkäjälkeenasiakaspäättääsaaduista osallistumishakemuksistaneehdokkaat,jotkasaavattehdätarjouksen.asiakaslähet1 tääkyseisilleehdokkailletarjouspyyntöasiakirjat,joidenperusteellaehdokkaatteke1 vättarjouksen.(karvinen2009,21122.) Mikälikäytetäänjotainmuutahankintamenettelyäkuinavointatairajoitettuahankin1 tamenettelyä,täytyyhankintalaissaollavahvaperusteniidenkäyttöön..neuvotteluj menettelyssäasiakasjulkaiseehankintailmoituksen,johonkaikkihalukkaatlaativat osallistumishakemuksen.näistähalukkaistaasiakasvalitseene,joidenkanssaseha1 luaaneuvotellahankinnanehdoista.kilpailullisessaneuvottelumenettelyssähaluk1 kaatlähettäväthankintailmoituksenjulkaisemisenjälkeenasiakkaalleosallistumisha1 kemuksen,joistaasiakasvalitseeparhaatehdokkaathankintaneuvotteluihin.neuvot1 teluissakäsitelläänaluksimahdollisiaratkaisuvaihtoehtojahankinnantoteuttamiseen, minkäjälkeenasiakasvalitseeniistäparhaat.ratkaisuvaihtoehtojenperusteellaeh1
11 dokkaattekevättarjouksen.puitejärjestelytarkoittaavähintäänyhdenasiakkaanja vähintäänyhdentoimittajanvälistäsopimusta,jollasovitaanennaltamääritetyllä aikavälillätehtyjenhankintojenehdoista.suunnittelukilpailussaehdokkaatsuunnit1 televatasiakkaanhaluamankohteenliittyenesimerkiksiarkkitehtuuriintaitietojen1 käsittelyyn.suunnitelmatarvioiosapuolistariippumatontuomaristo.dynaamista hankintajärjestelmääkäytetäänhankintojenkilpailuttamisessa,jolloinjärjestelmän ollessaaukihalukkaatvoivatjättäätarjouksensajamyösparantaasitä,josmahdollis1 ta.sähköistähuutokauppaaonmahdollistakäyttäämuidenhankintatapojenohessa. Sähköistähuutokauppaakäytetääntarjoustenarvioinninjälkeensiten,ettätarjouksia janiissäesitettyjähintojanäytetäänsähköisestijanäinehdokkaatvoivatalentaahin1 toja.tällätavoinsaadaanhankinnallehalvinmahdollinenhinta.(karvinen2009,22 26.) Kutenonaiemmintodettu,pääsääntönäonse,ettäkansallisetjaEU1kynnysarvot ylittävähankintatäytyykilpailuttaajulkisesti.suorahankintapoikkeaatästäsäännös1 täsiten,ettäasiakasvoiilmanhankintailmoitustavalitayhdentaiuseammantoimit1 tajan,joidenkanssakäydäänsopimusneuvotteluja.suorahankintaonpystyttäväpe1 rustelemaanhankintapäätöksessä.suorahankintaavoidaankäyttääesimerkiksisilloin, kuntarjouskilpailussaeiolesaatutarjouksiataiosallistumishakemuksia,hankinnan toteuttamiseenonolemassavainyksitoimittajataihankinnantekemiselleonkova kiire.(suorahankinta2014.) Ilmoittaminen Julkisistahankinnoistailmoittamisentarkoituson,ettähankinnoistailmoitetaan avoimesti.sekäkansallisetettäeu1kynnysarvotylittäväthankinnattuleeilmoittaa HILMA1ilmoituskanavassa.Tämänlisäksihankinnastavoidaanilmoittaaesimerkiksi lehdissä.hankintailmoituksessatuleeilmoittaaasiakkaanelihankintayksikönviralli1 nennimijayhteystiedot,hankinnannimi,luonnesekähankintamenettely.myösmää1 räaikatarjoustenjättämisenonilmoitettava.(karvinen2009,27 29.)
12 Tarjoajienarviointi Asiakasvoihankintailmoituksessaanasettaatarjoajillevaatimuksiaesimerkiksitalou1 delliseentilanteeseentaiteknisiinasioihinliittyen.mikälitarjoajaeipystytäyttämään ilmoituksessaesitettyjävaatimuksia,sehylätään.vaatimustenavullapyritäänvarmis1 tamaan,ettätarjoajapystyytoteuttamaantarjouksessaesittämänsäasiat.hankinta1 lakisisältäämyösjoukontapauksia,jolloinasiakkaantäytyysulkeatarjoajapoiskilpai1 lusta.poissuljentavoitapahtuaesimerkiksisilloin,jostarjoajaonosallistunutrikolli1 suuteen,kutenveropetokseentairahanpesuun.lisäksihankintalaissaonesitettype1 rusteita,jolloinasiakassaasulkeatarjoajanpoiskilpailusta.tämäeikuitenkaanole velvollisuus.syinäpoissulkemiseenvoivatollaesimerkiksitaloudellisetongelmat. (Karvinen2009,30 32.) Tarjouspyyntö Tarjouspyyntöonhankintailmoituksentäydentäväosa.Tarjouspyyntötehdäänpää1 asiassakirjallisesti.tarjouspyynnönonoltavaselkeä:pahimmassatapauksessaasia1 kassaattaajoutuajärjestämäänuudentarjouskilpailun,mikälitarjouspyynnössäon epäselvyyksiä.(karvinen2009,33.) Lakieiasetatarjouspyynnönrakenteellevaatimuksia.Kansallisenhankinnantarjous1 pyynnöstätulisikuitenkinselvitäsoveltuvuusvaatimukset,hankinnankohdejavaati1 mukset,tarjoustenvalintaperusteet,sopimusehdotjatarjoustenlähettämisenmää1 räaikasekäosoite.eu1hankinnantarjouspyynnössämääritelläänlisäksitarjousten kieli.tarjouspyynnöstätuleekäydäilmihankinnanlaajuus,vähimmäisvaatimuksetja halututominaisuudet.tarjouspyyntööntuleeilmoittaamyösteknisetvaatimukset, kutensuorituskykyjatoiminnallisetominaisuudet.tarjouspyynnöstätuleemyösselvi1 tävalintaperusteet,joitaovatesimerkiksihintajalaatu.asiakassaapäättää,kuinka setarjouspyynnönlähettää.kysymykseenvoivattullaposti,sähköposti,faxjainter1 net.(karvinen2009,34 40.) Tarjouksentekeminen Tarjoustatehtäessäontärkeintä,ettäseontarjouspyynnönmukainen.Kaikkitar1
13 jouspyynnössävaadituttiedotonannettava.mikälitarjouseivastaatarjouspyyntöä, voidaantarjoushylätä. Tarjousonmyössitova.Jostarjouksessatarjoajaonesimerkiksiluvannuttehdätyön tiettyynhintaan,muttatodellisuudessahintaonkinsuurempi,voidaantarjoushylätä. Hankintayksikköeimyöskäänvoitinkiätarjouksessamääritellystähinnasta. Tarjouksentoimitusontarjoajanvastuulla.Tarjousonlähetettävähankintayksikölle senmäärittämällätavallamääräaikaanmennessä.mikälitarjouseiolesaapunutoike1 aanaikaaneikäoikeallatavalla,tarjoushylätään. Tarjoustenkäsittely Vaikkatarjoustenavaamisensuhteeneihankintalaissaolemääritettyerityisiäsääntö1 jä,onkuitenkinhyvänhengenmukaistaavatatarjouksetvastasitten,kuntarjousaika onpäättynyt.tarjoustenavaamisestatuleetehdäpöytäkirja,jostaselviävätesimer1 kiksipaikallaolevathenkilöt,avaamisenaikataulujatarjoustenlukumäärä. Asiakkaallaonoikeushylätätarjous,josseeivastaatarjouspyynnössäesitettyjävaa1 timuksia.erityistapauksessatarjousvoidaanhylätämyössilloin,joshintaonepäilyt1 tävänalhainensuhteessahankinnanlaajuuteen,jolloinonselvää,etteihankintaapys1 tytätoteuttamaantarjouksessaesitetyllähinnalla.tarjoajalleonkuitenkinannettava mahdollisuusosoittaapystyvänsätoteuttaahankinta.jostämäeionnistu,tarjous voidaanhylätä.(karvinen2009,42 44.) Tarjoustenvertailutoteutetaantarjouspyynnössäesitetyillävertailuperusteilla.Ver1 tailunpohjanaonhalvinhinta.muitavalintaperusteitavoivatollaesimerkiksilaatu, teknisetansiot,käyttökustannuksetjatoimitusaika.vertailussatuleeottaahuomioon vaintarjouksessaesitetytasiat.tarjoustenvertailuonsuoritettavailmoitettujenpe1 rusteidenmukaisesti.tarjousvertailuvoidaantehdäpisteytysmallinmukaisesti,jolloin vertailuperusteilleannetaanpistearvot,joidenmukaisestitarjouksetsaavatpisteitä. Josesimerkiksipainotuson70%hintaja30%laatu,halvimmanhinnantarjoavasaisi 70pistettäjaniinedelleen.(Karvinen2009,44 48.)
14 HankintapäätösjaJsopimus Hankinnastatuleetehdäkirjallinenpäätös,jostailmenevätvoittavantarjoajannimi, tarjoushintasekävalintaperusteet.päätöstuleetehdämyössilloin,josjokutarjouk1 sistahylätään.kaikkiinpäätöksiintuleeliittäähakemusosoitus,johontarjoajatpysty1 väthalutessaanvalittamaanpäätöksistä.kaikkipäätöksettuleeantaatiedoksikaikille, joitanekoskevat.tiedoksiantotavatasiakasvoipäättääitse.(karvinen2009,48 49.) Hankintapäätöslaitetaantäytäntöönhankintasopimuksella.Sopimussyntyy,kun hankintasopimusontehtyjaallekirjoitettu.hankintasopimuksentäytyyollakirjalli1 nen.sopimuksestatuleekäydäilmiuseitaasioita,jotkaovatsidoksissahankintaan. Yleisiäsopimuksessaoleviaasioitaovatesimerkiksisopimuksenosapuolet,kohde, asiakkaanjatoimittajanoikeudetjavelvollisuudet,osapuoltenvastuuhenkilötsekä sovellettavalakijaehdot.(karvinen2009,51 53.) 3.4 Suorahankinta Suorahankintatarkoittaasitä,etteihankinnastatehdäilmoitustaHILMA1 hankintakanavaan.tällöinneuvotellaanyhdentaiuseammanyrityksenkanssasuo1 raanhankinnanehdoista.koskahankintamenettelypoikkeaajulkistenhankintojen normaalistahankintaprosessista,senkäyttöönonoltavaperuste.(karvinen2009,14.) Syitäsuorahankintojentekemiseenonmuutamia.Mikälitarjouskilpailussaeiavoimen tairajoitetunmenettelynosaltaoletulluttarjouksiataihankinnantekemiselleonko1 vakiire,voidaantehdäsuorahankinta.joshankintatehdääntutkimustavarten,eli hankinnallaeipyritäkaupalliseenvoittoon,onsuorahankinnantekeminenmyös mahdollista.joissakinsopimuksissavoiollaoptiolisähankintojentekemiselle,jolloin alkuperäiseenhankintaanliittyvälisähankintavoidaantehdäalkuperäisentoimittajan kanssa.(karvinen2009,14 16.)
15 4 Projektityöskentely Tässäluvussakerrotaanprojekteistajasentyövaiheistasekäprojektijohtamisestaja1 ryhmästä. 4.1 Mikäonprojekti? Projektionkertaluonteinentyökokonaisuus,jossaonselkeättavoitteetjalopputulos. Projektilleonmääriteltymyöskestojaresurssit,kutenprojektiryhmäjamääräraha. (Huotari&Salmikangas2013.)Projektissasiistyöskennelläänmääritetyntavoitteen saavuttamiseksimääräajassajasiten,ettäkustannuksetpysyvätsallitunrajoissa. Viirkorven(2000,9)mukaanprojektisopiityövälineeksiparhaitenprojekteihin,kun normaalistiorganisaationperustoimintaahoitavattahoteivätpystyuuttatoiminta1 kokonaisuuttasujuvastihoitamaan.toiminnot,joitaperinteinenlinjaorganisaatio eipystytoteuttamaan,ovatoivallisiatarkoituksiaprojektinperustamiseen.esimerkiksi kotisivujatehtäessäkotisivutoimittajakäynnistääorganisaationsasisälläprojektinja osoittaasilleprojektiryhmän.verkkosivujenprojektointiapidetäänkertaluonteisena kokonaisuutena,jokaeitäysintoistusamanlaisena,vaanjokaisellaverkkosivuprojek1 tillaonomatominaispiirteensä.myösasiakkaantoimestaperustetaanprojektiryhmä, jokakoostuuyrityksentyöntekijöistä.projektiryhmähoitaaasiakasorganisaationpuo1 lestasivustonsuunnittelunjatoteutuksenyhdessäverkkosivutoimittajankanssa. Projektiavoidaanpitääprosessina.Viirkorven(2000,11)mukaanprojektinaikana käydäänläpiseuraavatvaiheet: Esisuunnittelu Suunnittelu Toteutus Tulostenhyödyntäminen
16 Projektinpäättäminen Esisuunnitteluvaiheessatehdäänesiselvityksiäaiheestajaarvioidaanprojektintar1 peellisuus.josaihehavaitaantarpeelliseksi,perustetaanprojektijasiirrytäänsuunj nitteluvaiheeseen,jossakäynnistetäänvarsinainensuunnittelu.suunnitteluvaiheessa mallejavoiollauseita,muttatoteutusvaiheeseenniistävalitaanvainyksi.toteutus1 vaiheessatoteutetaansuunniteltuideajaarvioidaantoteutustatarpeenmukaan. Tulostenhyödyntämisellätarkoitetaanlopputuloksenarviointiajalopputuotteen käyttöönottoa.kunprojektiontoteutettusuunnitellustijatuoteotettukäyttöön, voidaanprojektipäättää.projektinaikanasovitaanyleensämyösjälkihoidosta,elijos tuotteessaonongelmia,organisaatiossaontiedossa,kehensilloinollaanyhteydessä. Mikäliprojektoinninerivaiheissatodetaanongelmia,ontärkeää,ettäprojektin avainhenkilötovattiedossasiltävaralta,ettäheihinvoiongelmatilanteissaollayhtey1 dessä.&projektiorganisaatioonprojektintoteuttamistavartenperustetturyhmä.pro1 jektinkestojalaajuusmäärittävätpitkältisen,millainenprojektiorganisaatiotulee olemaan.(pelin2009,67.)& Projektinkeskeisinätoimenkuvinaovatylintoimielin,projektipäällikkösekäprojektiJ ryhmä.ylintoimielintekeelopullisenpäätöksenprojektinkäynnistämisestä.toimie1 linnimeäämyösprojektiryhmän.joskusprojektillaonmyösomajohtoryhmä,joka määrittääprojektilleprojektipäällikönjaedustaaylintätoimielintä.johtoryhmämää1 rittääprojektilletavoitteet,tekeekeskeisetpäätökset,hyväksyyprojektintuloksen sekätekeepäätöksenprojektinlopettamisesta.(pelin2009,70.) Projektipäällikkövastaaprojektinonnistumisesta.Hänkäynnistääjaohjaatyöskente1 lyäjavastaakustannustenseurannasta.(pelin2009,71.)lisäksiprojektipäällikköra1 portoituotoksistamuulleprojektiorganisaatiolle.projektiryhmänjäsenenvastuulla onsuorittaaprojektipäällikönantamattehtävätlaadullisestimahdollisimmanhyvinja tätäkauttaauttaaprojektintoteuttamisessa(pelin2009,72).projektiryhmänkuuluu myösehdottaamuutoksia,jotkasittenprojektipäällikköjalopultajohtoryhmätaipro1 jektiryhmänpuheenjohtajahyväksyvät.
17 4.2 Projektijohtaminen Projektipäällikköjohtaaprojektintoimintaa.Useinkäykuitenkinniin,ettäjohtuen projektipäällikönasemastaorganisaatiossahänelläeiolesellaistavalta1asemaa,jolla hänpystyisitekemäänprojektinkannaltakeskeisiäpäätöksiä.tästäsyystäprojekti1 päällikönkuuluutoimiatiiviissäyhteistyössälinjaorganisaationjohdonkanssa,jotka tekevätprojektiinliittyvätpäätökset.(viirkorpi2000,30.) Projektipäällikköonvastuussaprojektinonnistumisesta.Monetodottavatprojektilta ihmeitä,mikätaasluoprojektipäälliköllepaineita.tämäsaattaajohtaasiihen,että projektipäällikönpanostusprojektiinnouseehyvinsuuriinmittasuhteisiin.(viirkorpi 2000,30.)EsimerkiksiVirtainkaupunginverkkosivuprojektissaopinnäytetyöntekijältä kuluiprojektipäällikönroolissaerittäinpaljonaikaaverkkosivujentoteutuksenkoor1 dinoimiseenjamuutostensuunnitteluun,mikävaikuttimyösmuuhuntyöntekoonit1 asiantuntijana. Koskaprojektipäällikköonvastuussakokoprojektinonnistumisesta,onhyvä,että projektipäällikköuskaltaaottaavastuuta.projektitvoivatollajoskusstressaaviatyö1 kokonaisuuksia,eikäongelmiltaainavältytä.projektipäälliköllätäytyykinollastressin1 sietokykyäjamäärätietoisuuttaniin,etteihänlannistuprojektinongelmistavaanot1 taanehaasteena.(pelin2009,276.)tärkeäosaprojektinstressaavuudenvähentämi1 sessäonmyösprojektiryhmälläjamuillaprojektiinliittyvillähenkilöillä,jotkaosaltaan voivatlievittääprojektipäällikönstressitasoa. Projektipäälliköllätäytyyosaltaanollamyösyhteistyökykyä,koskaprojektiaeikuulu tehdäyksinvaanyhteistyössäuseideneritahojenkanssa.tärkeääonmyöstaitoan1 taaprojektiryhmäläisillesellaisiatehtäviä,ettähemotivoituvatniidensuorittamisesta jatekevätsitenhyväätyötä.(pelin2009,276.)projektipäällikönkannattaavalikoida tietyntehtäväntekemiseenhenkilö,jollaonmahdollisestiaiempaakokemustasa1 mantyyppistentehtävientekemisestätaikiinnostustatyöntekemiseen.
18 VirtainverkkosivujenuusimisprojektissaVirtainkaupunkitoimiasiakkaanajaulkoinen toimittajatoteuttiverkkosivut.toimittajantaialihankkijansuhteentuleetehtävät määritelläselkeästi,jotteiväärinkäsityksiäsynny.toimittajaltatäytyymyösvaatia tasaisinväliajoinraporttiasiitä,missävaiheessaprojektiaollaanmenossa.(pelin 2009,277.)Tällöinpystytäänsuunnittelemaantehtävientekeminenniin,ettäprojekti pysyykokoajanaikataulussa. Projektipäällikölläonprojekteissauseitaerirooleja.Projektiryhmännäkökulmasta projektipäällikköonesimies,jokaantaatehtävätjaohjeistaatarvittaessa.projekti1 päällikköosallistuuvarsinkinpienemmissäprojekteissasuunnitteluunjatoteutukseen jatoimiinäissäasiantuntijana.projektipäällikköonhenkilö,jokaonasiakkaanlähin kontaktiprojektiinnähden.tämänvuoksiprojektipäällikköonprojekteissamyösmyyj jänroolissa.projektiinliittyvissäkokouksissajaneuvotteluissaprojektipäällikölläon neuvottelijanrooli.vaikkaprojektipäällikköeiainavoiasemansapuolestatehdäkes1 keisiäpäätöksiäprojektinsuhteen(sopimukset,kustannukset),toimiiprojektipäällik1 kösiltitilaajanroolissaensimmäisenäkontaktinasopimus1jakustannusneuvottelu1 jenosalta.projektipäälliköllelankeaaprojektissayleensämyöstiedottajanrooli,joka onprojektissakeskeinen.projektipäälliköntuleeantaaprojektiryhmälletarvittava informaatioprojektintehtäviinliittyen,tiedottaaprojektinetenemisestälinjaorgani1 saationjohdollesekäantaatietoaprojektistamyösprojektinjalinjaorganisaation ulkopuolelle.(pelin2009,274.) Linjaorganisaatiolle etenkinesimiehille tuleetiedottaasäännöllisestiprojektin etenemisestä.tällöinlinjaorganisaatioontietoinenprojektinedistymisestäjahe osaavattarvittaessavarataprojektilleresursseja.mikälilinjaorganisaatiolleannetaan projektiinliittyviätehtäviä,tuleeniidenkinedistymistäseurataaktiivisesti.mahdolli1 siinongelmakohtiintuleepuuttuavälittömästi,jottapysytäänaikataulussa.(pelin 2009,277.) Vaikkakokemusonvalttiaprojektityöskentelyssäkinjavaikkaprojektipäällikölläolisi1 kinkokemustamuissaprojekteissatyöskentelystä,uudessaprojektissaonainaasioi1
19 ta,joitakokeneenkinprojektipäälliköntäytyyopetellajohtuenprojektienkertaluon1 teisuudesta.tämäontietenkinsallittuajasetuolisääkokemustajatkoaajatellen. (Viirkorpi2000,31.) 4.3 Projektiryhmä Projektiryhmänmerkitysontärkeäprojektinonnistumisessa.Tästäsyystäonkintär1 keää,ettäprojektipäällikönjaprojektiryhmänyhteistyötoimiihyvin.asioistavoiolla erimieltäjamielipiteensäsaatuodaesille,muttamyösprojektiryhmänjäseniltävaa1 ditaanyhteistyökykyä,jottasaadaanparasmahdollinenlopputulos.josjokainenryh1 mänjäsenajaaomaaetuaan,eiprojektinlopputulosvoiollahyvä. Ongelmaksiprojektiryhmänmuodostamisessavoitullaprojektinkesto:projektitovat tilapäisiätyökokonaisuuksia,jolloinryhmänjäsenetsaattavatvaihtuajohtuenmuista työtehtävistä(pelin2009,279).virtainverkkosivujenuusimisprojektissakaikkiprojek1 tiryhmänjäsenettyöskenteliväteritehtävissämyöslinjaorganisaatiossa,jotentäyttä panostustaprojektiineikukaanvoinutantaa.ryhmäpysyikuitenkinsamanakoko projektinajan,mikäonolennaistatyöskentelyntehokkuudenkannalta. Projektiryhmänjäsententehtävänäonantaaprojektipäällikölleehdotuksiasiitä,mil1 lainentuotteentaipalvelunpitäisiolla.projektipäällikkökokoaanämätiedotyhteen jatekeesuunnitelmanprojektintoteutuksesta.ryhmänjäsentenvastuullaontoteut1 taaprojektinaikanaheilleannetuttehtävätmahdollisimmanlaadukkaastisovitun aikataulunpuitteissa.virtainverkkosivuprojektissaprojektiryhmäantoiehdotuksia uusiensivujenrakenteenjaulkoasunsuhteen,minkäpohjaltasivustoalähdettiin suunnittelemaan. Projektiryhmäntoiminnankannaltaontärkeää,ettäprojektillaonselkeättavoitteet, joitakohtipyritään.projektiryhmänjäsenillätuleeollaosaamistataiainakintietämys1 täprojektissasyntyvästätuotteestataipalvelusta.lisäksiprojektiryhmänhenkilösuh1
20 teetovattärkeitä:josryhmänjäseneteivättuletoimeenkeskenään,onprojektiluul1 tavastiepäonnistunutennenkuintyöskentelyonehtinytalkaakaan.projektipäälliköl1 lätulisiollasanavaltaaprojektiryhmänjäsentennimeämisessä.jäsentenvalintaan vaikuttaayleensäse,ketkäovatvapaina,muttalinjaorganisaationjäsenehdotuksiaei kaikkiatarvitseottaavastaan.projektipäällikölläpitäisiollaenitentietämystäsiitä, kenelläonenitenprojektinvaatimaakiinnostustajaosaamista.(pelin2009,280.) Projektinalussatuleepäättäätavat,jollakommunikoidaanryhmänjäsentenvälillä. Säännöllisinväliajointuleepitääprojektikokouksia,joissakäydäänläpiprojektinkan1 naltakeskeisetasiat,muttaentäkommunikointikokoustenvälillä?(pelin2009,281.) Sähköpostionoivallinentapavaihtaaajatuksiaprojektiinliittyvissäasioissa.Mikäli ryhmänjäsenelläilmeneeongelmiahänelleannetuntehtävänsuhteen,voiainakysyä muiltaapua.projektipäällikölläonyleensäparastietousprojektista,jotenhänonpa1 rasvaihtoehtoavunantamiseenepäselvissätilanteissa. Mitätehdäsilloin,josprojektiryhmänjäsentenkeskentuleeerimielisyyksiä?Ristirii1 datvoivatnopeastiheikentääryhmänilmapiiriä,muttatärkeintäonmuistaa,että asiatriitelevät,eivätihmiset.väittelytkannattaavaihtaaavoimeksikeskusteluksi, jossakaikkiryhmänjäsenetvoivatkertoamielipiteensä.lopullinenpäätösvoidaan saadaesimerkiksiäänestyksenavulla.viimekädessäprojektipäällikkötoimiiongel1 manratkaisijanajatekeepäätökset.(pelin2009,282.) Virtainverkkosivuprojektissatulisivustonulkoasunosaltarunsaastierimielisyyksiä. Projektipäällikkönäkävinpuheenjohtajankanssakeskustelujaverkkosivujenulkoasun muutoksistajasiitä,mitenniidenkanssapitäisiedetä.koskatyöryhmänpuheenjohta1 janatoimihenkilö,jonkaasemariittiprojektinkannaltakeskeistenpäätöstentekemi1 seen,hänenhyväksyntänsähelpottihuomattavastikeskustelujenpitämistämuiden työryhmänjäsentenkanssa.lopullisetmuutoksetolivatkuitenkinprojektipäällikönja työryhmänpuheenjohtajanpäätettävissä,jotenkunolimmeasioistayhtämieltä,asi1 oistaeityöryhmänkanssatarvinnutenääväitellä.
21 5 Toteutus Verkkosivuprojektialoitettiinjoalkuvuodesta2013,paljonennenverkkosivutoimitta1 janvalintaa.kunsivujenuusimisestasaatiinkaupunginjohdoltapäätös,minuapyy1 dettiinprojektiinmukaanprojektipäälliköksi.tavoitteenaoli,ettäprojektissaolisi henkilöitämukanamahdollisimmanmonestaeriosastosta.perustetussaverkkosivu1 työryhmässäoliyhteensäkahdeksankaupungintyöntekijää.projektipäällikköeiollut projektiryhmänjäsentenvalinnassamukana,mikäehkäolipieniongelmaryhmän toimivuudenkannalta. Projektinaloituskokouspidettiinennenverkkosivutoimittajanvalintaa.Aloituspalave1 rissakäytiinläpiideoitajaajatuksia,joitaverkkosivutyöryhmälläolitullutuusiinsivui1 hinnähden.pääajatuksenaoli,ettäuusienverkkosivujentulisi toisinkuinvanhojen sivujen markkinoidavirtainkaupunkia.jovarhaisessavaiheessauseattyöryhmän jäsenetehdottivatsivustollekolmeneriosionkäyttämistä.nämäosiotolisivatkau1 punkipalvelut,matkailujaelinkeinot. Vanhojenverkkosivujenongelmaksimuodostuimyösyhteystietojenhajanaisuusjase, ettäneharvoinolivatajantasalla.tähänhaluttiinmuutos:yhteystiedottulisivatvain yhteenpaikkaan,jostanevoihelpostilöytää.tällöinyhteystietojaonhelppomyös päivittää,koskaneeivätsijaitsehajanaisestiympärisivustoa.lisäksitulostettavatja täytettävätlomakkeethaluttiinlaittaakeskitettyynpaikkaan. Keskusteluaherättimyössivustonylläpitojulkaisunjälkeen.TulisivatkokotisivutVir1 tainkaupunginomillepalvelimillevaiulkoisenverkkosivutoimittajantarjoamaanpal1 velintilaan,jolloinylläpitohoituisiverkkosivutoimittajankauttapalveluna.hyvinno1 peastipäädyttiinjälkimmäiseenratkaisuun,jolloinverkkosivutoimittajahoitaaitse sivustonylläpidonpalveluna.tämäolikinparasratkaisu,silläverkkosivutoimittajalla olienitentietotaitoaylläpitoon.
22 Aloituspalaverissamietittiinmyössivustonkääntämistäenglanniksisekäkaupungin markkinoimistafacebookissa.vielätällöinpidettiinmahdollisenasaadasivutkäyt1 töön1.9. 5.1 Kotisivutoimittajanvalinta Projektialoitettiintarjouskilpailulla.Koskaverkkosivuissahankintarajajäiallekansalli1 senkynnysarvon,verkkosivutoimittajaaeitarvinnutjulkisestikilpailuttaa.halusimme kuitenkinnähdäerilaisiatoteutusvaihtoehtojajaniidenhintoja,jotenteimmetar1 jouspyynnönjalähetimmesensekävirtainlähialueenverkkosivutoimittajillesekä sellaisilletoimittajille,joidenkanssakaupunkionjoaiemminolluttekemisissäeripro1 jektienmyötä.tarjouspyynnönsaaneitaverkkosivutoimittajiaoliyhteensä11. Tarjouspyynnössävaatimuksinaolivatmm.OpenSource,selainriippumattomuus, päivittäminenhelppokäyttöiselläjärjestelmälläjanäyttökoonmukaanskaalautuvat sivut.tarjouksenvalintaperusteenaolipääasiassahinta,joskinhiemanpainotustatuli myöslaadulle. Tarjouksiasaapuikaupungilleyhteensäseitsemän.Tarjouksiavertailtiinpäätöksente1 koperusteenmukaisesti.vertailunjälkeenvoittajaksijasitentulevienvirtainkaupun1 ginverkkosivujentoimittajaksitulilapualainenabsent.kyseiseltäverkkosivutoimitta1 jaltasaimmemuidentarjouspyynnössäolleidenvaatimustenlisäksimyössivuston ylläpitopalvelunhyväänhintaan. Absentinresurssitolisivatriittäneetsaattamaanprojektivalmiiksi1.9.mennessä, muttavirtainkaupungilleaikatauluoliepärealistinen.valmistumistavoitettasiirrettiin parillakuukaudellaeteenpäin,elipäiväksivalikoitui1.11. Julkaisujärjestelmä YhtenävähimmäisvaatimuksenatarjouspyynnössäoliOpenSource1järjestelmäntar1 joaminensivustontaustallaolevaksijulkaisujärjestelmäksi.opensource1pohjaisia
23 julkaisujärjestelmiäonolemassauseita,joistatunnetuimpiaovatwordpress,joomla jadrupal.kotisivutoimittajattarjosivattarjouksissaanuseitaerijulkaisujärjestelmiä, joistaabsentinvalinnanmyötätulevaksijulkaisujärjestelmäksituliconcrete5. Concrete5onalunperinollutnimeltäänConcreteCMSjasitäonkehitettyvuodesta 2003alkaen.Järjestelmänviidesversiojulkaistiintäysinavoimenlähdekoodinalaise1 najärjestelmänä,minkämyötäsesopivirtainkaupungintarjouspyynnönvaatimuk1 siin.uudeksinimeksivalikoituiconcrete5.(mikäonconcrete52014.) Concrete5:lläonkäytössäänomakauppapaikka,jossaolevatulkoasuteematjalisä1 osatovatvapaastikäytettävissä,osailmaiseksijaosamaksuavastaan.sivusto,jossa Concrete5:ätullaankäyttämään,rakennetaaneriosista,joitavoihankkiakauppapai1 kasta.osiavoisiirrellähelpostipaikastatoiseentaipoistaa.(siteeditorsactuallylove usingconcrete52014.) Joskäyttäjäsivustoaselatessaanhuomaajotakinkorjattavaa,hänvoivainpainaa Muokkaa,tehdämuutoksetjatallentaane.Tämävaatiisivustollekirjautumisen. 5.2 Suunnittelu Sivustonominaisuuksienmiettiminenjasuunnittelualoitettiinpianverkkosivutoimit1 tajanvalinnanjälkeenelikesäkuunloppupuolella.sekäkotisivutyöryhmälläettämuil1 lakaupungintyöntekijöilläolikaikillaomatajatuksensasiitä,millaisiakaupunginuusi1 ensivujentulisiolla. Sivustonvärimaailmaksivalittiinsininenjavalkoinen,koskaneovatVirtaintunnusvä1 rit.virtainvaakunassakinväreinäovatsininenjavalkoinen.tässävaiheessasyntyi myösajatuserisivuteemojenkäyttämisestä.tarkoituksenaoli,ettäjokaisellasivu1 teemallaolisiomavärinsä.teemojatultaisiinkäyttämäänsivustonkolmessaeriosios1 sa,jotkaovatkaupunkipalvelut,matkailujaelinkeinot.saimmeaikaiseksiluonnoksen
24 haluamastammeulkoasusta.ulkoasuntekeminenolikuitenkinhaasteellista,koska projektilleeigraafisensuunnittelunosaltaollutrahaavarattuna. Myöshaku1toimintoontulikiinnittääerityistähuomiota.Tarkoituksenahantietenkin oli,ettäsivustoolisimahdollisimmanhelppokäyttöinen,jolloinsieltälöytäisietsimän1 säilmanhakemistakin,muttaainatämäeikuitenkaanolemahdollista.näissätapauk1 sissahaku1toiminnontäytyylöytäätällaisetniinsanotutvaikeastilöydettävätsivut. Aikataulutuksenosaltapäädyimmetyöryhmänkanssasiihen,ettäosastoilleannetaan kaksikuukauttaaikaaotsikoidenmiettimiseen(heinä1elokuu).tämänjälkeenonyksi kuukausi(syyskuu)aikaakirjoittaatekstitvalmiiksijayksikuukausionvarattuviimeis1 telylle(lokakuu).mikäliotsikoidensuunnitteluunolisiannettulyhyempiaika,olisi voinutkäydäniin,ettäosaosastoistaeiolisilomiensatakiaehtinytollenkaansuunnit1 telemaanotsikoita.asiastatiedotettiinsähköpostitsekaupunginjohtoryhmälle,jonka vastuullaolivälittäätietoaeteenpäin.tämänlisäksityöryhmänjäsenetvälittivättie1 toaeteenpäinosastoilleen.työryhmänkanssakeskusteltiinmyöskoulutuspäivän ajankohdasta,jonkaosaltapäädyimmesiihen,ettäkoulutuspidetäänlähelläkäyt1 töönottopäivää. Kokouksetverkkosivutoimittajankanssa Verkkosivutoimittajaanotettiinyhteyttäkokouksentiimoilta,kunjonkinlaistasuunni1 telmaasivustonulkoasustajarakenteestaolisaatutehtyä.näihinkokouksiinosallis1 tuivatverkkosivutoimittajanlisäksivaintietohallintojahallintojohtaja,javerkkosivu1 työryhmänjäseniäeikokouksissaollutmukana. Heinäkuussa,ennensivustontoteutuksenalkua,pidettiinkokousverkkosivutoimitta1 jankanssa.aiheinaolivatsisällönhallintajärjestelmäconcrete5,sivustonulkoasuja rakennesekäsopimuksenallekirjoittaminen.sopimuksenallekirjoittivatkotisivutoi1 mittajaabsentintoimitusjohtajasekävirtainkaupunginhallintojohtaja.
25 Absentlupasitehdäensimmäisenversionsivustostaheinäkuunloppuunmennessä. Edistystulisiolemaannäkyvissäverkossakokoprojektinajan.Ylläpitomaksujenperi1 minenalkaisisitten,kunkehitysympäristöonvalmisjatoiminnassa. Absentnäyttimuutamanesimerkkisivuston,joistayhtätultaisiinkäyttämäänVirtain kotisivujenpohjana.absentilleolijoaiemminlähetettyverkkosivutyöryhmänpalave1 rissasuunniteltuulkoasuluonnos.kokouksenjälkeentehtävänäolilähettääabsentille suunnitellutpääotsikot,kuviasekähex1kooditsivustonvärimaailmaavarten. Elokuussa,kunsivustonensimmäinenversioolijotehty,pidimmeAbsentinkanssa toisenkokouksen,jossakävimmeläpiasioita,joitasivustolletullaanvielämuutta1 maan.toiveissammeolisaadaverkkosivuilleaakkosellinenhakemisto,jostasittenon helppolöytääetsimänsä,mikälisitäeijostainsyystämuutenlöydä.tämätoiminnalli1 suusjätettiinpois,koskaconcrete51julkaisujärjestelmässäeiollutvalmistalisäosaa tällaiselleominaisuudelle.toiminnallisuusjätettiinlopultapoistuleviltaverkkosivuil1 ta,muttaasiaapäätettiinmiettiämyöhemminuudelleen. Sivustonulkoasuuntulimelkopaljonmuutoksia.Sivuillehaluttiinlisättäväänpikalink1 kipalkki,jossaolisivattärkeimmätlinkitkuntalaisenkannalta.yhteystietojenjalo1 makkeidenrakenneolivielähiemanepäselvä,muttasiltihalusimmesaadanesivus1 tollejonyt. 5.3 Ulkoasu Ulkoasuonverkkosivujenehkäpämielipiteitäjakavinasia.Jokaisellatuntuuolevan omamielipiteensäsiitä,miltäsivustontulisinäyttää.lisäksiprojektinaikanakävisel1 väksimyösse,ettäkoskaaneipystymiellyttämäänkaikkia:josyksihenkilöpitääsi1 vustonulkoasusta,toineneivälttämättäpidäsiitälainkaan.tämätoirunsaastihaas1 teitaulkoasunsuunnitteluuntyöryhmänkanssa.
26 Kuvio&2.&Kehitysversio&Virtain&kaupungin&kotisivuista& Alunperintyöryhmäsuunnittelisivustolleeräänlaisenaloitussivunennenvarsinaisia sisältösivuja.aloitussivuntaustakuvanaoliluontokuvavirroilta.aloitussivullaolikol1 melinkkiä:kaupunkipalvelut,matkailujaelinkeinot.näidenkolmenlinkinkauttapää1 sivarsinaisillesisältösivuille.linkkienalapuolellaolivattiedotteetjatapahtumat1 palsta,jotkasiisnäyttivätkaupunginajankohtaisetuutisetjatapahtumat.loppujen lopuksialoitussivustaluovuttiin,koskasitäeipidettytarpeellisena.syynätarpeetto1 muuteenolise,ettäsisältösivuiltakuitenkinpääsivalitsemaanjonkinmuunosion. EsimerkiksijoskäyttäjäonMatkailu1osiossa,hänpääseekoskatahansaElinkeinot1 osioonilman,ettähänenpitäisipalataaloitussivulle. Sivustonensimmäisissäkehitysversioissasisältöalueentaustallavaaleanharmaalla pohjallaolivärillinenpalkki,jokasittenvaihtoiväriäeriosioissa.kyseisetpalkitjakoi1 vatmielipiteitä:joidenkinmielestänenäyttiväthyviltä,kuntaastoisetpitivätniitä omituisina.viimemetreillätaustaansaatiinkaivattumuutos:palkitkorvattiinliukuvä1
27 rillä,jokavaihtuisivustonylälaidanharmaastaalalaidansiniseen.siniseenalueeseen lisättiinsamansävyisenävirtainlogo. BannerinaaltokuvioideasyntyiVirtainlogonaaltokuviosta.Normaalipalkkimuotoinen bannerinäyttiikävystyttävältä,jotenpäädyimmeaaltokuvioiseenbanneriin.aaltoku1 viopiirretäänsivustollaautomaattisesti,jotenennenkuvanlisäämistäsiitäeitarvitse erikseentehdäaallonmuotoista. 5.4 Kuvatjalogo Virtainkaupungillaeiennenprojektinalkuaollutomaa paikkaahyvälaatuisillekuville.kuvatsijaitsivathajanai1 sestierikäyttäjientiedostoissa.verkkosivujavar1 tenostettiinkuviasekävalokuvausliikkeestäettä Virtainvalokuvausseuralta.LisäksiVirtainkaupun1 ginhenkilöstöltäsaimmepaljonhyvälaatuisiakuvia,joitasaiverkkosivuiltakäyttää. Sivustonyläpalkinelibannerinkuvatovatvuodenajanmukaanvaihtuvia.Jokaiselle vuodenajalleonvarattunanoinneljäsatunnaisestivaihtuvaakuvaa. Kuvio&3.&Virtain&kaupungin&alkupe9 räinen&logo& Virtainkaupunginlogojakoimielipiteitäkokoprojektinajan.Alustaalkaenolikuiten1 kinselvää,ettäsivustollatullaankäyttämäänlogoaeikävaakunaa,jottasivustosta saataisiinhiemanrennompi. Alkuperäinenlogoonvanha,eikäoletietoa,koskase ontehtyjakenentoimesta.logossaonkäytettymo1 Kuvio&4.&Virtain&kaupungin& uusilla&sivuilla&käytetty&logo& enteidenvarsilla. niaerivärejävaaleansinisestätummansiniseen.sitä onvoinutnähdäesimerkiksikylteissävirroillekulkevi1 Yrityksistähuolimattaalkuperäinenlogoeivärimuutoksistakaanhuolimattamuodol1 taanjaulkoasultaansopinuttekemäämmeulkoasuun.tässävaiheessapäätimme
28 tehdälogoonjonkinverranmuutoksia:värivaihtuivaaleammaksi,virrat1tekstinkir1 jasintyypiksivaihtuicalibri,jatekstinousikuvassamyöshiemanylemmäksi.muutok1 setaiheuttivattyytymättömyyttäjoidenkinhenkilöidenkeskuudessa,muttaajanku1 luessatähänkintotuttiin.uusilogotoisivuilleraikkauttajasopimyösmuodoltaan sivustonmuuhunulkoasuunparemmin.logonvaihtotehtiinmelkohyvissäajoin, muttakoskasejakoimielipiteitähyvinpitkään,päätöspitääkyseinenlogotehtiinvas1 taviimemetreillä. 5.5 Rakenne Rakenneonainahyvintärkeässäosassaverkkosivuilla:josotsikointieioleonnistunut, eivätsivustollakävijätlöydäetsimäänsätietoajapoistuvatsivustoltakokonaan.tämä eiolehyväämarkkinointia.virtainkaupunginvanhoillasivuillarakenneeiollutal1 kuunkaanselkeä.otsikoitaolilisäiltysivuillesenenempäämiettimättäsivustonkäy1 tettävyyttä,mikälopultajohtisiihen,ettäsivustoltaeilöytänytetsimäänsä. KotisivuprojektissasaimmepaljonapuaJHS1suosituksesta145,jokaprojektinedetes1 säpäivittyisuositukseen183.jhs1suosituksetkoskevatvaltion1jakunnallishallinnon tietohallintoa(jhs1suositukset2014).neeivätsiisolesääntöjä,joitatäytyyehdotto1 mastinoudattaa,vaanohjeitataimenettelytapoja,joistakannattaaottaavinkkejä kotisivuille.jhs1suositus183,jotakotisivuprojektissakäytimmerakenteenmuodos1 tamiseen,onsuositusjulkishallinnonpalvelujenryhmittelystäverkkopalveluissa(jhs1 suositus183julkisenhallinnonpalvelujentietomallijaryhmittelyverkkopalveluissa 2013).Kyseinensuositussisältääsiisohjeetesimerkiksikunnanpalvelujenselkeän ryhmittelynverkkosivuilla.suosituksessaonlistattupääotsikot,joidenmukaanpalve1 lutkannattaaryhmitelläsekänäillepääotsikoillealaotsikot.suosituksenavullasai helpostitietää,minkäpääotsikonallejokinalaotsikkokannattaalaittaa.
29 JHS1suosituksetolivatverkkosivuprojektissakorvaamatonapu.Ilmanniitäpalvelujen ryhmittelyverkkosivuilleolisiolluthuomattavastivaikeampaajasivustostaolisitullut huomattavastihankalampikäyttää. Sivustonrakenteeseeneiläheskokoprojektinaikanatullutsivustonensimmäisen versionjälkeenmuutoksia.joitakinpieniämuutoksiafontinjaulkoasunkanssasaattoi tulla,muttapääpiirteissäänrakennepysyimelkosamanakokoprojektinajan.viimei1 silläviikoillahuomasimme,ettävasemmallaolevaotsikkorakennetuleeolemaansuu1 rentekstimassanvuoksihyvinvaikeakäyttöinenkäyttäjille.alunperinoliajateltu,että pääotsikotlaitetaansivustolleallekkainjaettälistalaajeneejapiteneesitämukaa, kunsiirrytäänotsikkorakenteessaalaspäin.alaotsikoitatulikuitenkinenemmänmitä oliajateltu,jolloinotsikkorakenteenkäyttöolihankalaa. Otsikkorakennettamuutettiinsiten,ettäensimmäisentasonotsikotelipääotsikot avaavatkukinomansivun,jossasittentulevatnäkyviinpääotsikonomatalaotsikot. Tällöinotimmekäyttöönmyösmurupolun(breadcrumb),jossanäkyykäyttäjänsijainti japolkukyseiseensijaintiin. 5.6 Muutostentoteutus Projektintoteutusprosessiveiprojektissaenitenaikaa.Etenkinerilaistenmuutosten toteutusolihyvinaikaavievääjaprosessiavoisikinkutsua soutamiseksijahuopaami1 seksi.absentiapyydettiintekemäänulkoasuunmuutoksiauseitakertoja,koskaem1 meolleettyytyväisiäniihinmuutoksiin,joitaheolivataiemmintehneet.jossakinvai1 heessasaatettiinpalatatakaisinalkuperäiseen,koskamuutoksiineioltualkuunkaan tyytyväisiä.jottaabsentpystyivaadittavatmuutoksettoteuttamaan,jouduinteke1 määnrunsaastierilaisiamallikuviasiitä,millaisiamuutoksiasivustollehalutaan. Ongelmaksimuodostuise,etteiprojektissaollutmäärärahaagraafisellesuunnittelul1 le.josulkopuolinensuunnittelijaolisitehnytsuunnitelmansiitä,millaisetsivuistatu1
30 levat,olisimuutostentekeminenollutpaljonnopeampaajasuoraviivaisempaa,koska valmiitjatarkatsuunnitelmatsivustostaolisivatolleetjoolemassa.nytulkoasua suunniteltiinjatyöstettiinkokoprojektinajan. Muutostentoteutustavaikeuttimyösse,ettätyöryhmänkokouksissatehdytpäätök1 seteivätpitäneetkään,mikäliesilletulijokinuusiajatusulkoasunkehittämisestätai mikäliyksitaiuseampijäseneivätmyöhemminollutpäätöksenpuolella.loppujen lopuksityöryhmäpääsikuitenkinyhteisymmärrykseenmuutoksista,janesaatiin suunniteltuajatoteutettuahyvässähengessäjaaikataulussa. Sivustontoteutuksenaikanakaikillekaupungintyöntekijöilleannettiinnoinviikon ajanmahdollisuuskertoamielipiteensäsivustostaniinrakenteenkuinulkoasunosal1 ta.työntekijöiltätulikinpalautettakuvistajasiitä,ettäniidenkuuluisimarkkinoida Virtainkaupunkiajasenympäristöä.Työntekijäteivättoivoneet mainoskuvia vaan aitojavirtainympäristöstäotettujakuvia.lisäksiesimerkiksisivustonkääntäminen englanninkielelle,haku1toiminto,erilaistenkohteiden kutenesityslistatjapöytäkir1 jat,nuorisokeskusmarttinen,harrastuksienvirrat1harrasteportaalijaavoimettyö1 paikat löydettävyysjaulkoasuherättivättyöntekijöidenkeskuudessakysymyksiäja kommentteja. 5.7 Projektinpäätös Käyttäjäkoulutus Noinviikkoaennenuusiensivujenjulkaisuaosastojentulevillevastuukäyttäjillesekä kahdellepääkäyttäjällepidettiinkoulutussisällönlisäämisestäsivuille.osastojenvas1 tuukäyttäjiäilmoitettiinolevanyhteensä25yhdeksältäeriosastolta,joistanoin15 osallistuikoulutukseen.koulutuksenpitivätabsentinkaksityöntekijää,jotkaosallis1 tuivatmyössivustontoteutukseen.
31 Vastuukäyttäjienkoulutuksessakäytiinläpisisällönlisäämisenperusperiaatteet,ku1 tenuudenalasivunlisääminenjasisällönmuokkaaminen.koulutustoteutettiinsiten, ettäjokainensaihalutessaanitsekokeillasivustonsisällönmuokkaamista. Vastuukäyttäjienkoulutuksenjälkeenpidettiinpääkäyttäjienkoulutus.Itsenilisäksi pääkäyttäjäksivalikoituitoinenkaupungintietohallinnonjäsen.sivustonmuokkaami1 senperusteetolivatmolemmillahallussa,muttatämänlisäksikävimmeläpisivuston toimintoja,joitavainpääkäyttäjävoitehdä. Sivustonjulkaisu Virtainkaupungillaolikokoprojektinajankäytössävirrat.fi1verkkosivut,jotenennen uusiensivujenkäyttöönottoatehtiinip1osoitteenmuutos,jossavanhojensivujenip1 osoitekorvattiinuusiensivujenosoitteella.tämämuutospäätettiintehdäjopäivää ennensivustonjulkaisua,jottadns1muutosnäkyisiseuraavanapäivänäkaikillaope1 raattoreilla. Verkkosivuprojektinalussasiispäätettiin,ettäopinnäytetyöntekijälisääosastojen lähettämänsisällönsivuilleennenjulkaisua.tämäpäätöstehtiinsiksi,ettänäinsaa1 daankaikkisisältöulkoasullisestiyhdenmukaisiksi.sisällönlisäämisenollessayhden henkilönvastuullaeioleepätietoisuuttasiitä,kukaosastoiltasisällöntuleelisäämään jasivustotuleetätensisällönosaltaolemaanvarmemminajoissavalmis.lisäksiteks1 tinjakuvienjäsentelytuleeolemaansivuillayhdenmukaista.ennensivustonjulkaisua pidettiinkuitenkinkoulutusosastojenvastuukäyttäjille,minkäjälkeenmyöshepääsi1 vätmuokkaamaansivuillaolevaasisältöä.sisällönlisäämisenkanssatulimelkoinen kiire,silläosasisällöstälisättiinvastaviimeisenäiltana. SivustonIP1muutostehtiintorstai1iltana31.10.Vieläperjantaiaamuna1.11.uutta sivustoaeikuitenkaanolluttullutnäkyviindns1muutoksenvuoksi,jonkakulkeutumi1 sessaeteenpäinsaattaakestäämelkokauan.vähitellenmuutostulikuitenkinnäky1 viin.
32 Julkaisunjälkeen Julkaisunjälkeenkuntalaisiltatulijonkinverrankysymyksiätietojenerisijainneista. Tämäonymmärrettävää,koskasivustonrakennejaulkoasukokivatmelkosuuren muutoksen.alkukankeudenjälkeenkuntalaisetovatkuitenkinoppineetlöytämään sivustoltatietoa,eikänykyäänenäätulepaljoakysynyksiäsiitä,missäjokintietoon. Edelleenkinkuntalaisetlähettävätkehitysehdotuksiasivustonparantamiseksi. Vaikkatarkoituksenaoli,ettäallekirjoittanutlisääkaikenmateriaalinsivuilleennen julkaisua,toinenprojektiryhmänjäsenhalusihoitaasisällönlisäämisenelinkeinot1 osioon.järkytysolikinmelkoinen,kunhuomasimme,ettäkyseiseenosiooneiolema1 teriaaliapäivääennenjulkaisuatullutollenkaan.jouduimmejulkaisemaansivutsiis Elinkeinot1osionosaltakeskeneräisinä.Pianjulkaisunjälkeenmateriaaliaalkoikysei1 seenosioonkuitenkinjotulemaan. Toteutuksenaikanakeskusteltiinsivustonkääntämisestämuillekielille.Sivustonmat1 kailuosiotullaankeväällä2014kääntämäänainakinenglanniksijasaksaksi.muiden osioidenkääntämistäeipidettytarpeellisena,silläkaupunginmuitapalvelujaeivät ulkomaalaisetvälttämättävirroillesuunnatunlomamatkansaaikanatarvitse. 6 Tulokset Projektikestikokonaisuudessaannoinkuusikuukautta,jonaaikanakävimmeniinpro1 jektiryhmänkuinmuunkinkaupunginhenkilöstönkanssakeskustelujasiitä,miten vanhojasivujatulisikehittää.näidenkeskustelujenperusteellavirroillesuunniteltiin jatoteutettiinuudetkotisivutulkoisenverkkosivutoimittajan,absentin,avulla.
33 Kuvio&5.&Virtain&kaupungin&uudet&verkkosivut& Uudetverkkosivutvalmistuivatajallaan.Suurinosaprojektityöryhmänjamuiden kaupungintyöntekijöidentoiveistasaatiintoteutettua.lisäksisaimmeuudensivuston taustallekäyttöönuudenjulkaisujärjestelmännimeltäänconcrete5.uuden,ajan1 tasaisenjulkaisujärjestelmänsaaminensivuilleolitärkeää,koskasehelpottaapäivit1 tämistä. 6.1 Työntulostenhyödyntäminenjajatkokehitys Projektinaikanasekäprojektipäällikköettäsenjäsenetoppivatprojektityöskentelystä paljon.vaikkatoistatäysinsamanlaistaprojektiaeitule,saatujaoppejavoidaanhyö1 dyntäämihintahansamuuhunprojektiin.työstähyötyvätkaupunginhenkilöstönja kuntalaistenlisäksikaikki,jotkakäyttävätvirtainkaupunginpalveluja.uudensivuston myötäjatkuvanatavoitteenaonpitääseselkeänäjaajantasaisena.hyvätjaajanta1 sallaolevatsivutpalvelevatkaikkia,niinkaupungintyötekijöitä,kuntalaisiakuinmat1 kailijoitakin.