Käyttöliittymäsuunnitelma Kuopio
Kuopio, Käyttöliittymäsuunnitelma, 11.12.2001 Versiohistoria: Versio Pvm Laatija Muutokset 0.1 01.12.2001 Ossi Jokinen Ensimmäinen versio 0.2 5.12.2001 Ossi Jokinen Sisäisen katselmoinnin korjaukset. 1.0 10.12.2001 Ossi Jokinen Asiakaskatselmoinnin korjaukset. Kuopio2001, vain kurssin T-76.115 arvostelun vaatimaan käyttöön Sivu 2
SISÄLLYSLUETTELO 1. JOHDANTO...5 2. TÄRKEIMMÄT TOIMINNALLISET NÄKYMÄT...5 2.1 SOVELLUSTASON VALIKKO...6 2.2 KALENTERI...9 2.3 SALES...13 2.4 PROJEKTIT...13 2.5 TUOTTEET...13 2.6 YHTEYSTIEDOT...13 2.7 RESURSSIT...15 2.8 VIESTINTÄ...15 2.9 TALOUS...15 2.10 SOPIMUKSET...15 2.11 YLLÄPITO...15 2.12 JOHTO...15 2.13 ASETUKSET...15 Kuopio2001, vain kurssin T-76.115 arvostelun vaatimaan käyttöön Sivu 3
TAULUKOT JA KUVAT Figure 1 Järjestelmän rakenne... 6 Figure 2 Sovellustason valikko... 7 Figure 3 Oma sivu... 8 Figure 4 Kalenteri... 9 Figure 5 Tapahtumakortti... 10 Figure 6 Peräkkäisten tapahtumien luonti... 12 Figure 7 Varausten suhteet... 13 Figure 8 Yhteystiedot... 14 Figure 9 Henkilökortti... 15 Kuopio2001, vain kurssin T-76.115 arvostelun vaatimaan käyttöön Sivu 4
1. JOHDANTO Tässä dokumentissa esitellään käyttöliittymäsuunnittelu hyvin yleisellä tasolla. Käyttöliittymä on suunniteltu yhdessä asiakkaan kanssa. Tämä dokumentti esittelee suunnittelun tämän hetkisen tason. Tämän dokumentin pohjalta lähdetään tekemään tarkempaa käyttöliittymäsuunnittelua seuraavassa vaiheessa. 2. TÄRKEIMMÄT TOIMINNALLISET NÄKYMÄT Ohjelmistokokonaisuus käsittää seuraavat sovellukset Kalenteri Sales Projektit Tuotteet Yhteystiedot Resurssit Viestintä (sisältää dokumentit) Talous Sopimukset Ylläpito Johto Asetukset Jokaisen päätason alla on selkeä käyttökokonaisuus. Lisäksi koko järjestelmän tasolla käyttäjän oma sivu, johon on koottu käyttäjän kannalta keskeisimmät toiminnot, ohjeet, palaute ja kielivalinta. Järjestelmään on sijoitettu jokaisesta näkymästä linkit tarvittaviin näkymiin. Järjestelmän rakenne ja siinä navigointi on kuvattu seuraavassa kuvassa. Kuopio2001, vain kurssin T-76.115 arvostelun vaatimaan käyttöön Sivu 5
sovellustaso kalenteri sales ohjeet palaute kieli oma sivu päivä viikko kuukausi tapahtumat tehtävät leadit myyntiyhteenveto HTML-ohjesivu tapahtumakortti varauskortti projektit ohjelmistotoimitukset jatkuva ylläpito palvelinpalvelut sisäiset projektit kaikki projektikortti tuotteet yhteystiedot resurssit viestintä talous sopimukset moduulit toimialaratkaisut palvelinpalvelut sisäiset tuotteet asiakkaat henkilöt organisaatiot omat kontaktit työntekijät tilat tarvikkeet muut dokumentit sähköpostit muistiot tiedotteet myyntireskontra palkan maksu?? tarjoukset tilaukset tilausvahvistukset sopimukset tuotekortti resurssikortti dokumenttikortti dokumenttitilista projektilista kontaktilista XML-dokumentti Muu dokumentit sähköposti muistio (teksti) tiedote ylläpito johto asetukset ryhmät vakio-oikeudet tapahtumapohjat tiedotteen luonti ohjeiden luonti ryhmäkortti oikeuskortti tapahtumaphjakortti Figure 1 Järjestelmän rakenne 2.1 Sovellustason valikko Sovellustason valikko perustuu asiakkaan toivomaan intra- ja extranet-valikkomalliin. Asiakas on kehittänyt mallin käyttäjätestauksen ja asiantuntijayhteistyön kautta yhdessä asiakkaiden ja Teknillisen korkeakoulun käytettävyyslaboratorion kanssa. Käyttöliittymässä on kiinnitetty huomiota sekä peruskäyttäjän että tehokäyttäjän tarpeisiin. Kuopio2001, vain kurssin T-76.115 arvostelun vaatimaan käyttöön Sivu 6
Sovellustason valikko on rakennettu siten, että siitä on mahdollisimman helppo siirtyä mihin tahansa sovellukseen. Lisäksi huomiota on kiinnitetty siihen, että tärkeimpiin ja useimmin käytettyihin toiminnallisuuksiin päästään suoraan päävalikosta. Käyttöliittymän rakennekuva on esitetty seuraavassa. [Päivämääräkenttä] ohjeet kieli 11 22 33 Sovellus: sovellus 44 oma sivu 55 alasivu 66 alasivu valittu alasivu alasvetovalikko alasvetovalikko alasvetovalikko 88 pikavalinta pikavalinta pikavalinta pikavalinta pikavalinta pikavalinta Figure 2 Sovellustason valikko 77 palaute Käyttöliittymän keskeisimmät osat ovat 1. päivämääräkenttä, joka kertoo kulloisenkin päivämäärän 2. fiilistelyalue, jossa voidaan esittää esimerkiksi yrityksen logo 3. sovelluksesta riippumattomat painikkeet: ohjeet, kieli ja palaute 4. sovellus-valitsin, jossa voi vaihtaa sovellusten välillä 5. oma sivu, johon on koottu käyttäjän tärkeimmät toiminnot 6. sovelluksen toiminnalliset 1-tason alasivut 7. sovelluksen toiminnalliset 2-tason alasivut 8. sovelluksen käyttämät alasvetovalikot 9. sovelluksen käyttämät pikavalinnat, jotka on ryhmitetty pystyviivoin Keskeisimpiä näkymiä sovellustasolla on käyttäjän oma sivu. Siihen kootaan kaikki käyttäjän kannalta keskeisimmät toiminnot. Seuraavassa on esitys oman sivun rakenteesta. Kuopio2001, vain kurssin T-76.115 arvostelun vaatimaan käyttöön Sivu 7
Tänään on tiistai 16.10.2001, nimipäivä Maija ja Seija Sovellus: ohjeet kieli palaute kalenteri oma sivu päivä viikko kuukausi tapahtumat tehtävät kokous 3.3. messudemo 5.4. Oma kalenteri: Tehtävät: Kuittaukset: eilinen tämä päivä huominen ylihuominen tähän tulevat tähän tulevat päivätyt tehtävät kuittaukset ts. tehtävät päiväys- hyväksy/hylkää/siirrä järjestyksessä tähän tulee päivän tapahtumat tähän tulee päivän tehtävät ja vanhentuneet Figure 3 Oma sivu tähän tulevat päivämäärättömät tehtävät lisää tehtävä muut tehtävät Tiedotteet: tähän tulevat ylläpidon tiedotteet muut tiedoitteet Poissaolo: Paluu: 45 min tai.. : Syy: Lounas Sijainen: Matti Möttönen Tee kalenterimerkintä: päivitä Omat tiedot: tähän tulevat omat tiedot muuta Omat asetukset: tähän tulevat omat asetukset muuta Oma sivu käsittää esityksen mukaisesti seuraavat toiminnot käyttäjän oma kalenteri tiiviissä muodossa käyttäjän tehtävät o päivätyt tehtävät o päiväämättömät tehtävät käyttäjän saamat ylläpidon tiedotteet kuittaukset o hyväksy ehdotus o hylkää ehdotus o siirrä työ toiselle o kuittaa peruutus nopea poissoolon ilmoittaminen, esimerkiksi o lounas
2.2 kalenteri o kokous o sairaus o loma omat tiedot omat asetukset Kalenteriosiossa löytyvät kaikki oleelliset kalenteritiedot. Kalenteri jakaantuu päivä-, viikko-, kuukausi-, tapahtumalista- ja tehtävälistanäkymiin. Kalenterinäkymiin voi valita yhden tai useamman resurssin tai resurssiryhmän. Lisäksi avattaessa jokin tapahtuma tai tehtävä ilmestyy se uudeksi välilehdeksi, jolloin käyttäjä voi kätevästi käydä tarkastelemassa välillä kalenteria ja palata auki oleviin tapahtumiin. Rakennepiirros on esitetty seuraavassa kuvassa. Tänään on tiistai 16.10.2001, nimipäivä Maija ja Seija Sovellus: ohjeet kieli palaute kalenteri oma sivu päivä viikko kuukausi tapahtumat tehtävät kokous 3.3. messudemo 5.4. siirry lisää resurssi lisää pikavalinnoista Kalenteriin valittuna keskiviikko 24.12.2001, j ouluaatto, nimipäivä Aatami ja Eeva tähän tulee kalenteriosa Figure 4 Kalenteri Valittaessa jokin tapahtuma tai tehtävä kalenterinäytöstä tai listalta siirrytään tapahtuma- tai tehtäväkorttiin. Kyseisessä kortissa on kaikki tapahtuman tai tehtävän kannalta oleellinen tieto. Tämä on esitetty seuraavassa kuvassa. Kuopio2001, vain kurssin T-76.115 arvostelun vaatimaan käyttöön Sivu 9
Tänään on tiistai 16.10.2001, nimipäivä Maija ja Seija Sovellus: ohjeet kieli kalenteri lisää oma sivu muokkaa päivä etsi aikoja viikko kuukausi tapahtumat tehtävät kokous 3.3. messudemo 5.4. palaute tähän tulee tapahtumakortti Figure 5 Tapahtumakortti Tapahtumassa ja tehtävässä voidaan muuttaa seuraavat tiedot aikasidos tyypin mukaan o alku- ja loppuajan omaava tapahtuma o yleisesti päivään liittyvä tapahtuma o deadlinen omaava tehtävä o aikaan sidoksissa olematon tehtävä halutut sidokset organisaation toimintaan, esimerkiksi o asiakasprosessin osa o kustannuspaikka vastuuhenkilö tapahtuman tai tehtävän nimi resurssivaraukset Kuopio2001, vain kurssin T-76.115 arvostelun vaatimaan käyttöön Sivu 10
o voivat olla osittain eri kuin itse tapahtumalla tai tehtävällä, esimerkiksi siivous puoli tuntia tilaisuuden jälkeen o varauksen statukset sekä resurssin että tilaisuuden omistajan kannalta o erityistiedot varauksesta osallistujat (muut kuin resurssit, esimerkiksi asiakkaat) tilaisuuteen liittyvät memot, dokumentit ja sähköpostit 1 o niiden luominen, tallennus tai lähetys o katselu o editointi tapahtuman tai tehtävän kanssa rinnakkaisten ja peräkkäisten tapahtumien tai tehtävien luonti Peräkkäisten tapahtumien luonti kerralla on erittäin hyödyllinen toiminto. Tällöin voidaan luoda vaikka kaikki myyntiryhmän syksyn palaverit kerralla. Luonti on yksinkertaista ja tehokasta. Tämä on esitetty seuraavassa kuvassa. 2 1 Tapahtumasta voidaan lähettää siihen osallistuville automaattinen vahvistus sähköpostilla. 2 Esimerkki on Innofactorin teknilliselle korkeakoululle toteuttamasta järjestelmästä. Kuopio2001, vain kurssin T-76.115 arvostelun vaatimaan käyttöön Sivu 11
Figure 6 Peräkkäisten tapahtumien luonti Myös rinnakkaisten tapahtumien käsittely on käyttömukavuuden ja tehokkuuden kannalta keskeistä. Tapahtumista, tehtävistä tai kalenterista tehdyt resurssien varaukset voidaan asettaa ehdollisiksi siten, että resurssin vastuuhenkilön täytyy ne vahvistaa. Tällöin noudatetaan seuraavaa vahvistuskäytäntöä. Mitä tahansa resurssia voidaan ehdottaa mihin tahansa tapahtumaan tai tehtävään ja toisaalta mitä tahansa tapahtumaa tai tehtävää voidaan ehdottaa mille tahansa resurssille käyttöoikeuksien sallimissa rajoissa. Varaus saavuttaa stabiilin tilan, kun sekä resurssin vastuuhenkilön (henkilöresurssin tapauksessa henkilö itse) että tapahtuman tai tehtävän vastuuhenkilö on sen joko hyväksynyt tai hylännyt. Asiaa on havainnollistettu seuraavassa kuvassa. Kuopio2001, vain kurssin T-76.115 arvostelun vaatimaan käyttöön Sivu 12
Tapahtuman kannalta Hyväksytty Varattu Ehdotettu Hylätty Resurssin tai ryhmän kannalta Varattu Hyväksytty Ehdotettu Hylätty näkyy sekä tapahtumassa että resurssissa odottaa resurssin puolella hyväksymistä odottaa resurssin puolella hyväksymistä odottaa tapahtuman puolella hylkäyksen vahvistusta odottaa tapahtuman puolella hyväksymistä odottaa sekä tapahtuman että resurssin puolella hyväksymistä odottaa sekä tapahtuman että resurssin puolella hyväksymistä voidaan poistaa kokonaan näkyvistä odottaa tapahtuman puolella hyväksymistä odottaa sekä tapahtuman että resurssin puolella hyväksymistä odottaa sekä tapahtuman että resurssin puolella hyväksymistä voidaan poistaa kokonaan näkyvistä odottaa resurssin puolella hylkäyksen vahvistusta voidaan poistaa kokonaan näkyvistä voidaan poistaa kokonaan näkyvistä voidaan poistaa kokonaan näkyvistä Figure 7 Varausten suhteet 2.3 Sales 2.4 Projektit 2.5 Tuotteet Riippuen ehdottajan/varaajan oikeuksista uusi varaus näkyy resurssille joko ehdotuksena tai varauksena. Tämän jälkeen resurssin omistaja voi kalenterista käsin joko hyväksyä varauksen, hylätä sen tai siirtää sen jollekin toiselle resurssille. Jos käyttäjällä on ehdotettuja hyväksymättömiä varauksia, huomauttaa järjestelmä käyttäjää näistä lisäksi automaattisesti. 2.6 Yhteystiedot Yhteystiedot sovelluksessa näkyvät listamuodossa asiakasyritykset (sisältäen yhteistyöyritykset), asiakashenkilöt (sisältäen yhteistyöyritysten henkilöt) ja työntekijät. Listat ovat tehokkaasti haettavissa ja järjestettävissä hakukriteerien mukaisesti, esimerkiksi tietyn yrityksen työntekijät. Tämä on esitetty seuraavassa kuvassa. Kuopio2001, vain kurssin T-76.115 arvostelun vaatimaan käyttöön Sivu 13
Tänään on tiistai 16.10.2001, nimipäivä Maija ja Seija Sovellus: yhteystiedot oma sivu asiakasyritykset asiakashenkilöt työntekijät ohjeet Möttönen kieli palaute hae asiakas lisää Näytä: yks ja ryhmät Pikahaku: hae tähän tulee lista resursseista Figure 8 Yhteystiedot Henkilöistä kirjataan tärkeimmät yhteystiedot sekä sidokset yritykseen ja asiakkaan organisaatioon. Henkilötietojen yhteyteen on mahdollista yhdistää myös valokuva. Seuraavassa on esitetty vastaava toteutus asiakkaan eräälle asiakkaalle. Esitetyssä tapauksessa intranetissä tallennetut työntekijöiden henkilökortit ovat nähtävissä suoraan myös julkisessa internetissä. Kuopio2001, vain kurssin T-76.115 arvostelun vaatimaan käyttöön Sivu 14
Figure 9 Henkilökortti 2.7 Resurssit 2.8 Viestintä 2.9 Talous 2.10 Sopimukset 2.11 Ylläpito 2.12 Johto 2.13 Asetukset Kuopio2001, vain kurssin T-76.115 arvostelun vaatimaan käyttöön Sivu 15