SISÄLLYSLUETTELO 1 MIKÄ ON ENTERPAYN YRITYSLASKU?... 3 2 KIRJAUTUMINEN PALVELUUN... 3 3 KÄYTTÄJIEN HALLINNOINTI: KÄYTTÖOIKEUKSIEN MYÖNTÄMINEN... 6 4 MYYNNIN SIIRTO LASKUTUKSEEN... 8 5 LASKUTUSPÄIVÄN MUUTTAMINEN... 10 6 OSTOKSEN PERUUTTAMINEN JA HYVITTÄMINEN... 11 2
1 MIKÄ ON ENTERPAYN YRITYSLASKU? Enterpayn yrityslaskulla voit myydä verkossa kaikille y-tunnuksellisille yrityksille ja yhteisöille. Yrityslaskun piiriin kuuluu erinimisiä palveluita, mutta ne kaikki perustuvat samaan teknologiaan. Kirjautumalla palveluun sisään voit tarkastella myyntejäsi (ja myös mahdollisia yrityksesi tekemiä ostoja), muuttaa myyntien laskutuspäiviä ja peruuttaa tai hyvittää ostoksia. Voit myös tehdä ostoksia kaupoista, joissa maksutapa on käytössä. Käyttöoikeuksista riippuen palvelussa voi myös hallinnoida omia tai koko yrityksen tietoja, ostoja ja myyntejä sekä muiden käyttöoikeuksia. Yrityksesi nimenkirjoitusoikeudellisella henkilöllä (prokuristi) on automaattisesti täydet käyttöoikeudet palvelussa, eli hän voi tarkastella koko yrityksen tietoja ja jakaa käyttöoikeuksia eteenpäin. Käyttöoikeudet kannattaa myöntää kaikille relevanteille henkilöille, jotta he voivat esimerkiksi muuttaa myyntien laskutuspäiviä tai tehdä hyvityksiä. Kukin käyttäjä voi myöntää eteenpäin enimmillään yhtä laajat käyttöoikeudet, kuin hänellä itsellään on. 2 KIRJAUTUMINEN PALVELUUN Kauppiaan ensimmäisen käyttäjän tulee olla yrityksen prokuristi, jotta hän voi käyttää kaikkia kauppiastoiminnallisuuksia. Hän voi sitten luovuttaa käyttöoikeuksia muille työntekijöille. Ensimmäinen kirjautumiskerta poikkeaa hieman seuraavista käyttökerroista. Jokainen palvelua ensikertaa käyttävä tunnistautuu henkilökohtaisilla pankkitunnuksilla. Pankkitunnistautuminen tehdään vain kerran. Järjestelmä tunnistaa automaattisesti prokuristin ja myöntää hänelle täydet käyttöoikeudet. Myös ei-prokuraton kirjautuu samalla tavalla, mutta hänellä ei ole pääsyä hallinnoimaan yrityksen myyntejä, ennen kuin hänelle on myönnetty siihen oikeudet. Seuraavilla käyttökerroilla palveluun kirjaudutaan vain puhelinnumerolla ja siihen saapuvalla kertakäyttöisellä salasanalla. 1. Siirry osoitteeseen https://laskuyritykselle.fi/org 2. Syötä matkapuhelinnumerosi ja klikkaa Lähetä. Vastaanotat puhelimeesi kertakäyttöisen pääsykoodin. 3
3. Syötä tekstiviestissä vastaanottamasi koodi ja Kirjaudu palveluun. 4. Valitse LISÄÄ UUSI ORGANISAATIO 5. Valitse haluttu organisaatio ja klikkaa VALITSE YRITYS. 4
6. Siirryt rekisteröintivaiheeseen. Syötä sähköpostiosoitteesi ja hyväksy ehdot. Kun hyväksyt ehdot, pankkitunnistautumisnäkymä aktivoituu. Klikkaa haluamaasi pankkia ja tunnistaudu henkilökohtaisilla pankkitunnuksillasi. 7. Kun olet tehnyt tunnistautumisen, palaat palveluun. Asiakkuutesi on nyt rekisteröity. Tässä vaiheessa järjestelmä tunnistaa automaattisesti nimenkirjoitusoikeudellisen henkilön ja myöntää hänelle täydet käyttöoikeudet palveluun. 5
3 KÄYTTÄJIEN HALLINNOINTI: KÄYTTÖOIKEUKSIEN MYÖNTÄMINEN Prokuristin tai vastaavat oikeudet saaneen kannattaa myöntää käyttöoikeudet kaikille yrityksen työntekijöille, joiden tehtäviin kuuluu myyntien hallinnointi. 1. Kirjaudu normaalisti palveluun osoitteessa https://laskuyritykselle.fi/org Ks. Kohta 2 Kirjautuminen palveluun. 2. Siirryt etusivulle eli Yrityspaneeli-sivulle. Valitse Lisää käyttäjä. 6
3. Avautuvassa näkymässä syötä oikeuksien saajan puhelinnumero. Sen jälkeen valitse, mitkä oikeudet haluat hänelle myöntää: a. Pääsy järjestelmään: annetaan oikeus kirjautua Enterpayn online-palvelun hallintasivustoon (tämä sivusto). b. Osto-oikeudet: valitaan osto-oikeuden laajuus saa tehdä ostoksia ilman rajoituksia, jolloin ostooikeuden saaja voi tehdä ostoksia yrityksen luottorajan sallimissa rajoissa. Kun valitsee vaihtoehdon saa tehdä ostoksia, aukeaa lisävalinta jossa määritellään kertaostoksen enimmäismäärä ja ostooikeuden raukeamisajankohta. c. Hallitse myyntejä: oikeus hallita myyntejä, kuten siirtää laskutuspäivää tai tehdä hyvityksiä. d. Yrityksen hallinta -kohdassa määritetään osto-oikeuden saajan valtuudet. i. Täydet oikeudet valinnalla annetaan käytännössä oikeuden saajalle täydet oikeudet hallinnoida yrityksen ostoja ja myyntejä Enterpayn yrityslasku -maksutavoilla. ii. Saa muuttaa yrityksen tietoja antaa oikeuden muuttaa yrityksen tietoja järjestelmässä, mutta ei anna oikeutta oikeuksien hallintaan tai vahvistamattomien käyttäjien ostojen hyväksyntään. iii. Hallitse vahvistamattomia käyttäjiä antaa oikeudet hyväksyä näiltä tulevia ostoja. e. Kaikki käyttäjät -kohdassa määritetään oikeuksien saajan oikeudet katsella kaikkien käyttäjien tietoja sekä muuttaa yrityshierarkiaa vapaasti. f. Alaiset -kohdassa valitaan esimiehen oikeudet katsella alaistensa käyttäjätilejä ja muuttaa yrityshierarkiaa oman vastuualueensa piirissä. g. Oikeuden delegointi antaa oikeuden myöntää edelleen oikeuksia siinä laajuudessa, kuin ne on itselle myönnetty. h. Raportit kohdassa määritetään millä tasolla oikeuden saaja voi tarkastella yrityksen ostoja ja myyntejä. i. Lähetä kutsu kohdassa valitaan tapa, jolla oikeuksien saaja kutsutaan ennakkorekisteröitymään palveluun: joko tekstiviestillä, sähköpostilla tai molemmilla. 7
4 MYYNNIN SIIRTO LASKUTUKSEEN Mikäli myynnit eivät siirry automaattisesti laskutukseen, pitää kauppiaan asettaa niille manuaalisesti laskutuspäivä Enterpayn online-palvelussa. Tässä tapauksessa myynti näkyy maksamattomana eikä sillä ole laskunumeroa. 1. Kirjaudu normaalisti palveluun osoitteessa https://laskuyritykselle.fi/org Ks. Kohta 2 Kirjautuminen palveluun. 2. Siirry yläpaneelin Raportit-osiosta kohtaan Myynnit. 3. Myyntiraportti-näkymässä näet kaupastasi tehdyt ostot. Valitse myynti, jolle haluat asettaa laskutuspäivän. 8
4. Klikkaa Laskutustiedoista Muokkaa ja valitse avautuvasta kalenterista haluamasi laskutuspäivä. Laskutuspäivä voi olla aikaisintaan seuraava arkipäivä. 5. Klikkaa Tallenna. Laskutuspäivä on asetettu. 9
5 LASKUTUSPÄIVÄN MUUTTAMINEN Laskutuspäivää voi muokata viimeistään laskutuspäivää edeltävänä päivänä. 1. Kirjaudu normaalisti palveluun osoitteessa https://laskuyritykselle.fi/org Ks. Kohta 2 Kirjautuminen palveluun. 2. Siirry yläpaneelin Raportit-osiosta kohtaan Myynnit. 3. Myyntiraportti-näkymässä näet kaupastasi tehdyt ostot. Valitse myynti, jonka laskutuspäivää halua muokata. 4. Klikkaa Laskutustiedoista Muokkaa. 5. Valitse avautuvasta kalenterista haluamasi laskutuspäivä. Laskutuspäivä voi olla aikaisintaan seuraava arkipäivä. Valitse Tallenna. Laskutuspäivä on siirretty. 10
6 OSTOKSEN PERUUTTAMINEN JA HYVITTÄMINEN Ostoksen tai sen osan peruuttaminen ja hyvittäminen tehdään Enterpayn online-palvelussa. Alla on kuvattu laskun peruuttaminen, mutta hyvitys toimii samalla tavalla. Laskutuspäivämäärän jälkeen laskua ei voida enää peruuttaa, vaan tarvittaessa osto on hyvitettävä. PERUUTUS 1. Kirjaudu normaalisti sisään osoitteessa https://laskuyritykselle.fi/org Ks. Kohta 2 Kirjautuminen palveluun. 2. Siirry yläpaneelin Raportit-osiosta kohtaan Myynnit. 3. Myyntiraportti-näkymässä näet kaupastasi tehdyt ostot. Valitse myynti, jonka haluat hyvittää. 4. Avautuvassa näkymässä valitse joko KOKO LASKUN PERUUTUS tai OSITTAINEN PERUUTUS. a) KOKO LASKUN PERUUTUS peruuttaa koko laskun. Järjestelmä kysyy vielä, haluatko varmasti peruuttaa koko laskun. b) Valitsemalla OSITTAINEN PERUUTUS pääset peruuttamaan vain halutun osan laskusta. Voit peruuttaa halutun tuotteen SUMMAN tai MÄÄRÄN perusteella. Alla olevassa esimerkissä tuotetta Aamukahvi on peruutettu Summan mukaan. Kun klikkaat PÄIVITÄ, näkymän alareunan summa muuttuu. Kun olet peruuttanut halutut tuotteet, valitse TALLENNA. 11
Valitse Tyyppivalikosta Määrä tai Summa ja syötä Arvokenttään hyvitettävä määrä tai summa. Klikkaa PÄIVITÄ. 12
5. Tallentamisen jälkeen palaat laskunäkymään, jossa voit vielä tarkastella peruutuksia. 13
HYVITYS Laskutuspäivämäärän jälkeen laskua ei voida enää peruuttaa, vaan tarvittaessa osto on hyvitettävä. Laskun hyvitys toimii samalla tavalla kuin peruutus: voit hyvittää joko koko laskun tai osan siitä. Alla esimerkkikuvat, miltä hyvitys näyttää. Valitse KOKO LASKUN HYVITYS tai OSITTAINEN HYVITYS. Jos hyvität osan laskusta, valitse TYYPPI-valikosta MÄÄRÄ tai SUMMA ja syötä haluttu arvo. PÄIVITÄ lasku ja valitse lopuksi TALLENNA. Hyvitys on tallennettu. 14