1/18 hankintasopimukset - hankintailmoitus TARJOUSPYYNTÖ Henkilökohtainen apu ostopalveluna I Kohta: Hankintaviranomainen I.1) Nimi ja osoitteet Virallinen nimi Kansallinen yritys- ja yhteisötunnus Postiosoite Postitoimipaikka Porvoo Postinumero 06100 Maa Yhteyshenkilö Suomi Tarja Juvonen Sähköpostiosoite NUTS-koodi Pääasiallinen osoite (URL) Porvoo K638 http://www.porvoo.fi I.3) Viestintä Hankinta-asiakirjat ovat suoraan saatavilla täydellisinä, rajoituksetta ja maksutta osoitteesta https://tarjouspalvelu.fi/porvoo Lisätietoja saa Edellä mainittu osoite (Kohta I.1) Tarjoukset tai osallistumishakemukset on tehtävä/jätettävä Sähköisesti osoitteessa https://tarjouspalvelu.fi/porvoo?id=122890&tpk=1cc0654b-c298-47f7-a40f-df6e02396532 I.4) Hankintaviranomaisen tyyppi Kunta I.5) Pääasiallinen toimiala Yleinen julkishallinto II Kohta: Hankinnan kohde Hankinnan kohde
2/18 II.1 Hankinnan laajuus II.1.1) Nimi Henkilökohtainen apu ostopalveluna II.1.2) Pääasiallinen CPV-koodi Päänimikkeistö Terveyspalvelut ja sosiaalitoimen palvelut (85000000-9) II.1.3) Sopimuksen tyyppi Palvelut II.1.4) Lyhyt kuvaus Hankinnan kohteena on vaikeavammaisten henkilöiden henkilökohtainen apu järjestettynä ostopalveluna. Henkilökohtaista apua järjestetään vaikeavammaiselle henkilölle ostopalveluna sellaisessa tapauksessa, jossa henkilö ei itse voi toimia avustajansa työnantajana eikä palvelua järjestetä palvelusetelillä. II.1.6) Osia koskevat tiedot Tätä sopimusta ei ole jaettu osiin II.2.3) Suorituspaikka NUTS-koodi Uusimaa FI181 II.2.4) Kuvaus hankinnasta Hankinta koskee tulevia uusia asiakkaita ja palvelujen piirissä olevia nykyisiä asiakkaita. Osa nykyisistä asiakkaista siirtyy tämän kilpailutuksen perusteella solmitun sopimuksen alkaessa (noin 60 asiakasta, tilanne 11.5.2017). Kyseessä ovat Rinnekoti-Säätiön kanssa solmitun sopimuksen piirissä olevat asiakkaat. Loput asiakkaista (noin 30 asiakasta tilanne 11.5.2017) siirtyvät uuden sopimuksen piiriin sitä mukaa kuin nykyiset avustajasuhteet päättyvät. Kyseessä ovat Citywork Uusimaa Oy:n ja Mallun Huolenpito&Hoiva Oy:n kanssa solmittujen sopimusten piirissä olevat asiakkaat. Hankinta koskee Porvoossa ja noin 10-15 Uudellamaalla asuvaa asiakkaasta (mm. Helsinki, Espoo, Tuusula, Askola, Loviisa, Lapinjärvi). Uudellamaalla asuvien asiakkaiden lukumäärä saattaa muuttua. II.2.7) Sopimuksen, puitejärjestelyn tai dynaamisen hankintajärjestelmän kesto 01.10.2017-31.12.2019 II.2.13) Tietoa Euroopan unionin rahastoista Hankinta liittyy Euroopan unionin varoin rahoitettavaan hankkeeseen ja/tai ohjelmaan Ei
3/18 IV Kohta: Menettely IV.1) Kuvaus IV.1.1) Menettelyn luonne Avoin menettely IV.1.3) Tietoa puitejärjestelystä tai dynaamisesta hankintajärjestelmästä Tähän hankintaan liittyy puitejärjestelystä sopiminen IV.2) Hallinnolliset tiedot IV.2.2) Tarjousten tai osallistumishakemusten vastaanottamisen määräaika 15.06.2017 12:00 IV.2.4) Kielet, joilla tarjoukset tai osallistumishakemukset voidaan toimittaa ruotsi suomi IV.2.6) Vähimmäisaika, joka tarjoajan on pidettävä tarjouksensa voimassa Kesto kuukausina (tarjouksen ilmoitetusta vastaanottopäivästä) 4 VI Kohta: Täydentävät tiedot VI.2) Tietoa sähköisistä työnkuluista Sähköinen laskutus hyväksytään VI.4) Muutoksenhakumenettelyt VI.4.1) Muutoksenhakuelin Virallinen nimi Markkinaoikeus Postiosoite Radanrakentajantie 5 Postitoimipaikka Helsinki Postinumero 00520 Maa Suomi +358 295643300 Sähköpostiosoite markkinaoikeus@oikeus.fi Faksi +358 295643314 Pääasiallinen osoite (URL) http://www.oikeus.fi/markkinaoikeus Tarjouspalvelun tiedot
4/18 Hankinnan tunniste Vertailuperusteiden määrittely järjestelmässä Pisteytys kokonaishankinnan mukaan Kuinka toimittajan tulee Tarjouspalvelussa ilmoittaa hankinnan kohteen tiedot Syöttölomakkeella Lisätiedot Lisätietokysymykset on lähetettävä 14 päivää ennen tarjouspyynnön tai osallistumispyynnön määräajan umpeutumista Lisätiedot Tarjouksen tekemistä varten mahdolliset kysymykset ja tarkennuspyynnöt tulee lähettää Tarjouspalvelu-toimittajaportaalista https://tarjouspalvelu.fi/porvoo. Tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun varmistamiseksi tilaaja ei vastaa muulla tavoin esitettyihin tiedusteluihin. Kysymykset ja vastaukset sekä tilaajan mahdolliset tarkennukset tarjouspyyntöön julkaistaan osoitteessa https://tarjouspalvelu.fi/porvoo. Kysymykset käsitellään nimettöminä. Kysyjän nimeä tai muuta tarjoajaa koskevia tietoja ei ilmoiteta kysymysten ja vastausten yhteydessä. Tarjoajan tulee ennen tarjouksensa jättämistä tarkistaa em. osoitteesta, onko annetuilla vastauksilla tai mahdollisilla tarkennuksilla vaikututusta jätettävän tarjouksen sisältöön. Tarjoaja on velvollinen huomioimaan vastaukset sekä käyttämään hyväkseen mahdollisesti tarkennettuja tietoja tarjousta jättäessään. Tarjouskilpailu tullaan suorittamaan mahdollisten täsmennettyjen asiakirjojen perusteella. Tarjoajalla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta. Kysymykset tulee lähettää Tarjouspalvelu-toimittajaportaalista. Samasta paikasta löytyvät myös kysymyksiin annetut vastaukset. Tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun varmistamiseksi muulla tavoin esitettyihin tiedusteluihin ei vastata. Liikesalaisuustiedot Toimittajat voivat ehdottaa tietoja liikesalaisuuksiksi Tarjouspalvelussa Kelpoisuusvaatimus- ja Hankinnan kohteet -lomakkeilla (hankintayksikkö voi molemmissa tapauksissa edelleen hallita liikesalaisuustietoja vertailutaulukkovaiheessa) Kyllä Hankinnan kohteen kriteerit Yleiset kriteerit/tiedot Hinta Minimivaatimus Maksimivaatimus Maksimipisteet Pisteiden laskentatapa
5/18 Vertailu tehdään kolmen (3) desimaalin tarkkuudella. Vertailupisteiden mennessä tasan tilaaja varaa oikeuden päättää arpomalla palveluntuottajan, jonka valitsee sopimustoimittajaksi. 1. Perustuntihinta /h Vertailuhinta (60 * 1. Perustuntihinta /h) Muut tuntihinnat /viikk o 22 60.00 pienin annettu arvo --------------------------- * maksimipisteet tarjottu arvo 2. Ma-Pe klo 00-06 /h 3. Ma-Pe klo 18-21 /h 4. Ma-Pe klo 21-24 /h 5. La klo 00-06 /h 6. La klo 06-18 /h 7. La klo 18-20 /h 8. La klo 20-21 /h 9. La klo 21-24 /h 10. Su klo 00-06 /h 11. Su klo 06-18 /h 12. Su klo 18-21 /h 13. Su klo 21-24 /h Vertailuhinta lasketaan kaavalla (15*2.) + (15*3.) + (30*4.) + (6*5.) + (12*6.) + (2*7.) + (1*8.)+ (3*9.) + (6*10.) + (12*11.) + (3*12.) + (3*13.) Avustajalle maksettava tuntipalkka (ilman työaikalisiä, työnantajamaksuja tai muita korvauksia) Em. kohdan pisteet määräytyvät seuraavasti: - tarjottu 10,60 /h = 0 pistettä - 5 pistettä saa korkeimman 10,60 /h ylittävän hinnan tarjonnut tarjoaja - muut 10,60 /h ylittävän hinnan tarjonneet saavat pisteet kaavalla tarjottu / korkein tarjottu) x 5 Tilaajan minimipalkkavaatimus avustajalle perustuu Porvoossa työnantajamallin mukaiseen avustajalle maksettavaan tuntipalkkaan, joka on 10,60 /h ilman työnantajamaksuja, työaikalisiä tms. Laatu /h /h 10.6 30.8 25.3 30.8 30.8 27.5 30.8 47.3 52.8 52.8 44 47.3 52.8 5.00 pienin annettu arvo --------------------------- * maksimipisteet tarjottu arvo 5.00 Manuaalinen
6/18 Tarjoaja lähettää tarjouspyynnön liitteenä 3 olevan Asiakastyytyväisyyskysely lomakkeen vähintään yhdelle (1) ja enintään kolmelle (3) valitsemalleen referenssiasiakkaalle (kunta). Palautuneen lomakkeet tarjoaja liittää osaksi tarjoustaan. Asiakastyytyväisyyskyselylom akkeet (yhtenä PDFtiedostona) Mikäli referenssiasiakas jättää vastaamatta kyselyyn tarjousten jättämiseen varatun määräajan puitteissa tai lomake palautuu puutteellisesti täytettynä, jää tarjoaja vertailussa pisteittä tältä osin. Muut Ladattava 30.00 Manuaalinen Tarjoaja hyväksyy tarjouspyynnön liitteenä 2 olevan sopimusluonnoksen ehdot. Seuraavien suunnitelmien ja todistusten tulee olla käytettävissä ennen sopimuksen allekirjoittamista: - omavalvontasuunnitelma laadittuna - todistus palveluntuottajan voimassa olevasta vastuuvakuutuksesta - todistus palveluntuottajan voimassa olevasta tapaturmavakuutuksesta Tarjoaja sitoutuu jatkamaan nykyisten asiakkaiden voimassa olevia avustajasuhteita. Nykyiset avustajat siirtyvät ns. liikkeenluovutusperiaatteella. Tämä koskee ainoastaan nykyisen palveluntuottajan asiakkaita. Siirtyvien avustajien lukumäärä on noin 20 (tilanne 9.5.2017). Tarjoaja sitoutuu osallistumaan kolmikantaneuvotteluun nykyisen palveluntuottajan kanssa ennen mahdollisen sopimuksen allekirjoitusta. Neuvotteluissa suunnitellaan tarvittaessa avustajana toimivan henkilökunnan siirtymiseen liittyviä kysymyksiä (rekrytointi, perehdytys yms.). Palveluntuottajalla tulee olla lupa/ilmoitus lainsäädännön edellyttämällä tavalla toiminnalleen koko palvelun toteuttamisen ajan. Tarjoaja käyttää tilaajalle tarjotun palvelun tuottamiseen alihankintaa. Kyllä Kyllä Kyllä Kyllä Kyllä Valittava Kyllä Ei
7/18 Alihankkijat (nimi, y-tunnus, lyhyt kuvaus osuudesta tilaajalle tarjotun palvelun tuottamisessa). Tarjoaja on huomioinut, että alihankintaketju ei voi olla pidempi kuin kaksiportainen, ts. tarjoajan alihankkija ei voi käyttää tilaajalle tarjotun palvelun tuottamiseen alihankkijaa. Tarjoajan tulee varautua toimittamaan oikeusrekisterikeskukselta saatavat rikosrekisteriotteet (hankintamenettelyote) tilaajalle ennen sopimuksen tekemistä. Tilaaja pyytää otteet niiltä tarjoajilta, jotka kutsutaan hankintaneuvotteluun. Otteet tulee toimittaa seuraavien henkilöiden osalta: toimitusjohtaja, hallituksen pj., talousjohtaja (tai vastaavassa asemassa oleva) sekä sopimuksen allekirjoittajat mikäli eri kuin edellä mainitut. Tarjoajaa pyydetään huomioimaan, että todistusten saantiaika on noin 14 vrk pyynnöstä ja todistukset toimitetaan tilaajalle postitse. Tarkastettuaan todistukset tilaaja palauttaa ne tarjoajalle. Lisätietoja: http://www.oikeusrekisterikesk us.fi/fi/index/rekisterit/rikosreki steri/yrityksenjayhteisontiedon saantioikeus.html. Kyllä Tarjouspyynnön maksimipisteet yhteensä 100.00 Muut tiedot Hankinnan taustaa Hankinta koskee vammaispalvelulain nojalla hankittavaa henkilökohtaisen avun ostopalvelua. Vammaispalvelulain 8 :n mukaan kunnan on järjestettävä vaikeavammaiselle henkilölle henkilökohtaista apua, jos henkilö vammansa tai sairautensa johdosta välttämättä tarvitsee palvelua suoriutuakseen tavanomaisista elämän toiminnoista. Henkilökohtaista apua voidaan myöntää päivittäisien toimien, työn, opiskelun, harrastusten, yhteiskunnallisen osallistumisen ja sosiaalisen vuorovaikutuksen ylläpitämiseen. Päivittäisiin toimiin, työhön ja opiskeluun henkilökohtaista apua tulee järjestää siinä laajuudessa kuin se välttämättä on tarpeen ja muihin toimiin vähintään 30 tuntia kuukaudessa. Avustamispalvelua järjestetään tilaajan asiakkaiden yksilöllisten palvelutarpeiden perusteella ja sitä tulee voida tarvittaessa järjestää vuoden jokaisena päivänä eri vuorokauden aikoina. Kokonaismäärä tai laajuus Henkilökohtaisen avun ostopalvelun tuntimäärät vaihtelevat yksilöllisesti. Yleisimmin ostopalveluna hankittava henkilökohtainen apu on vapaa-ajan avustamista 30 tuntia/kuukausi tai kodinhoidollisissa ja muissa jokapäiväisissä toiminnoissa avustamista 35 50 tuntia/kuukausi. Pääasiallisesti palvelua tarvitaan ma-su klo 8-21 välisenä aikana. Tilaaja ei sitoudu ostamaan tiettyä määrää.
8/18 Ostopalvelun piirissä olevat henkilökohtaisen avun asiakkaat 1.1.2016-31.3.2017 Kuukausi 2016 2017 tammi 38 87 helmi 45 96 maalis 53 94 huhti 58 touko 61 kesä 62 heinä 60 elo 65 syys 68 loka 72 marras 80 joulu 81 Kts. myös tarjouspyynnön Liite 1 Ostopalvelun tunnit. Henkilökohtaista apua järjestetään myös niin sanotulla työnantajamallilla, palvelusetelillä ja mahdollisilla kuntayhtymäostoilla. Eri järjestämistavat toimivat rinnakkain. Hankittavan palvelun sisältö Henkilökohtaisella avulla tarkoitetaan vaikeavammaisen henkilön välttämätöntä avustamista kotona ja kodin ulkopuolella tämän päivittäisissä toimissa, työssä, opiskelussa, harrastuksissa, yhteiskunnallisessa osallistumisessa ja sosiaalisten vuorovaikutusten ylläpitämisessä. Päivittäisillä toimilla tarkoitetaan niitä toimintoja, joita ihminen tekee säännöllisesti ja toistuvasti ja jotka kuuluvat kiinteästi jokaisen elämään. Päivittäistoimet voivat liittyä liikkumiseen, pukeutumiseen, henkilökohtaiseen hygieniaan, vaate- ja ruokahuoltoon, kodin siisteydestä huolehtimiseen ja asiointiin. Päivittäisiin toimiin voi kuulua myös henkilön huollossa tai hoidossa olevan lapsen päivittäisten toimien hoitaminen. Mikäli vaikeavammainen henkilö on järjestettyjen asumispalvelujen piirissä (palvelutalo tai muu järjestetty asumispalvelu), hänen avun tarpeensa päivittäisissä toimissa kotona turvataan asumispalveluilla. Tällöin henkilö saattaa tarvita henkilökohtaista apua vapaa-ajantoiminnoissa. Henkilökohtainen apu ei ole tarkoitettu tilanteisiin, jossa henkilön avun tarve muodostuu pääasiassa hoidosta, hoivasta ja valvonnasta. Henkilökohtaisen apuun voi kuitenkin liittyä myös hoidollisia tehtäviä, esimerkiksi katetrointi, vatsantoimitus, pistoshoito ja lääkkeen anto. Henkilökohtaiseen apuun voi myös liittyä nostoja, fyysistä voimaa vaativia tehtäviä ja asiakkaan henkilökohtaisten apuvälineiden käyttöä (esimerkiksi pyörätuolilla liikkumisen avustaminen, nosto-, limaimu- ja happilaitteella avustaminen). Mikäli asiakkaan tilanne ja tarve vaatii, arvioidaan erikseen täytyykö avustajalla olla hoitoalan ammattitutkinto. Yleensä lähihoitajan ammattitutkinto on riittävä. Tilaaja arvioi, että tällä hetkellä 5-10 % asiakkaista tarvitsee hoitoalan ammattilaisen avustajakseen. Henkilökohtaisen avun myöntämisen edellytyksenä on, että vaikeavammaisella henkilöllä on voimavaroja määritellä avun sisältö. Henkilökohtaisen avustajan tulee kunnioittaa vaikeavammaisen itsemääräämisoikeutta apua toteuttaessaan. Henkilökohtaisen avun tarkoitus on auttaa vaikeavammaista henkilöä toteuttamaan omia valintojaan edellä mainittuja toimia suorittaessaan ja henkilön omatoimisuuden mahdollistaminen ja lisääminen niissä toimissa, joihin palvelu on myönnetty. Vammaispalvelujen sosiaalityöntekijä/-ohjaaja (jäljempänä sosiaalityöntekijä) määrittelee yksilöllisesti asiakkaan palvelutarpeen selvityksen perusteella henkilökohtaisen avun määrän, luonteen ja toteutustavan. Avustajan toimenkuva perustuu pitkälti palvelusuunnitelmaan. Palvelusuunnitelmassa ei kuitenkaan tarkenneta kaikkia avustajan toimenkuvaan liittyviä asioita. Koska henkilökohtaisella avulla on tarkoitus mahdollistaa vaikeavammaisen henkilön omien valintojen toteutuminen, päättää asiakas arjessa avun sisällön. Tämän vuoksi avustajan toimenkuva tulee käydä läpi ennen palvelun aloittamista asiakkaalle. Tämä on tärkeää jo
9/18 siksi, että osataan valita oikeanlainen avustaja asiakkaalle. Palveluntuottajan tulee olla tietoinen siitä, mitä toimenkuvaa asiakas avustajaltaan odottaa. Jos asiakas tarvitsee esimerkiksi katetroinnissa tai hengityskoneen käytössä avustamista, tulee avustajan kyetä toimimaan tällaisissa tehtävissä luontevasti. Palveluntuottajan tulee aktiivisesti kouluttaa ja perehdyttää avustajat kyseessä oleviin tehtäviin. Avustamispalvelua tulee olla saatavilla vuoden jokaisena päivänä eri vuorokauden aikoina yksittäisten tilausten mukaisesti. Yleensä avustaminen tapahtuu klo 8-21 välillä. Työnteko asiakkaan kanssa edellyttää henkilökohtaista ja yksilöllistä työotetta sekä aktiivista keskustelua ja yhteistyötä vaikeavammaisen henkilön kanssa. Palvelun tulee olla asiakasta kunnioittavaa. Palvelua toteutettaessa tulee huomioida avustettavan asiakkaan yksilölliset toiveet, tarpeet ja itsemääräämisoikeus. Palvelua tulee saada suomeksi ja/tai ruotsiksi. Palvelussa voidaan tarvita myös vaihtoehtoisia kommunikointikeinoja. Vammaislainsäädännön suunnitteilla olevalla muutoksella saattaa olla vaikutuksia henkilökohtaisen avun luonteeseen ja tarkoitukseen siten, että voi myös koskea niitä henkilöitä, joilla hyvin rajoittuneet voimavarat ottaa kantaa avun sisältöön. Lainsäädännön mahdollisten muutosten vaikutusta ei voida tässä vaiheessa ennustaa tai määritellä tarkemmin. Hankintamenettelyä koskevat lisätiedot Palveluun liittyvä prosessi Vammaispalvelujen sosiaalityöntekijä tai -ohjaaja (jäljempänä sosiaalityöntekijä) saa tiedon tai hakemuksen vaikeavammaisen henkilön (jäljempänä asiakkaan) henkilökohtaisen avun tarpeesta. Sosiaalityöntekijä kartoittaa asiakkaan palvelun ja avun tarpeen ja laatii hänen kanssaan asiakas- / palvelusuunnitelman. Sosiaalityöntekijä määrittelee tapauskohtaisesti mihin tarkoitukseen henkilökohtainen apu voidaan myöntää ja missä laajuudessa ja millä tavalla apu toteutetaan. Sosiaalityöntekijä tekee päätöksen, jossa määritellään henkilökohtaisen avun tarkoitus, määrä, ajankohdat, voimassaoloaika ja tarvittaessa muut asiaan vaikuttavat seikat. Päätöksen perusteella palveluntuottajalle lähetetään tilaus. Tilauksen tekemiseen käytetään tilaajan lomakkeita (liitteet 4 ja 5). Tilauksen yhteydessä tilaaja antaa palveluntuottajalle asiakkaasta riittävät tiedot palvelun toteuttamiseksi, muun muassa tiedot: - avustettavasta asiakkaasta - annettavan palvelun sisällöstä - palvelun määrästä ja tarvittaessa sijaisjärjestelyjen suunnittelemisen tarpeesta - avustustehtävän suunnitellusta aloitusajankohdasta - avustettavan asiakkaan edustajasta, mikäli asiakas ei edusta itse itseään - palvelun voimassaoloajasta. Yhteyshenkilö tapaa asiakkaan kartoituskäynnillä yksin tai yhdessä sosiaalityöntekijän ja/tai mahdollisen avustajan kanssa. Palveluntuottaja rekrytoi sopivan, osaavan ja tehtävien suorittamiseen valmiudet omaavan työntekijän avustajaksi ja esittelee hänet avustettavalle asiakkaalle. Jos asiakas hyväksyy työntekijän avustajakseen, palveluntuottaja solmii työntekijän kanssa työsopimuksen. Yhteyshenkilö vastaa työntekijän perehdyttämisestä. Yhteyshenkilön vastuulla on perehdyttää työntekijän henkilökohtaisen avun alaan ja henkilökohtaisen avustajan asemaan ja rooliin. Työtehtävissä perehdyttäminen tapahtuu asiakkaan kanssa. Yhteyshenkilö vastaa siitä, että työntekijä saa riittävän perehdytyksen asiakaskohtaisiin tehtäviin. Yhteyshenkilö ilmoittaa sosiaalityöntekijälle palvelun järjestymiseen liittyvistä seikoista (palvelun toteutuksen alkamisajankohta yms.). Sopivalla työntekijällä on riittävä kokemus ja osaaminen tehtävien suorittamiseen. Työsuhteessa käytetään aina koeaikaa. Työsopimusta solmittaessa on huomioitava asiakkaan avun tarpeeseen liittyvät tehtävät ja
10/18 asiakkaan toiveet avun toteuttamisessa. Työtehtävien tulee olla yhteydessä henkilökohtaisen avun myöntämiseen ja siihen tarkoitukseen, johon apu on sosiaalityöntekijän päätöksessä tarkoitettu. Toteuttavassa palvelussa tulee noudattaa palvelupäätöksen laajuutta ja määriteltyjä ajankohtia. Myönnettyä tuntimäärää ei saa ylittää. Palveluntuottaja sopii asiakkaan kanssa työn aloittamisesta ja työajoista, jotta avustajan työvuorot voidaan suunnitella. Yhteyshenkilö auttaa asiakasta suunnittelemaan työvuorot. Tavoitteena on, että asiakas pystyy suunnittelemaan työvuorot avustajalle jatkossa itsenäisesti. Yhteyshenkilön on kuitenkin tuettava ja autettava asiakasta työvuorosuunnittelussa siinä laajuudessa kuin asiakas sitä tarvitsee. Työvuoroissa tulee lähtökohtaisesti välttää alle 4 tunnin kestäviä työvuoroja. Lyhemmistä työvuoroista voi kuitenkin sopia tarvittaessa. Työntekijä tekee henkilökohtaisena avustajana työtä asiakkaalle. Työntekijä raportoi toteutuneen työn ajankohdat palveluntuottajan yhteyshenkilölle. Asiakas tai hänen edustajansa (esim. omainen, edunvalvoja, lähityöntekijä) allekirjoittaa raportin omalta osaltaan. Mikäli asiakkaan tai hänen edustajansa allekirjoitusta ei voida saada raporttiin, tulee palveluntuottajan siitä ilmoittaa sosiaalityöntekijälle, jolloin asia voidaan ratkaista yksilöllisesti siten, että avustajan palkansaanti ei viivästy. Palveluntuottaja laskuttaa vammaispalveluja toteutuneesta palvelusta kuukausittain. Laskutettava palvelu ei saa ylittää päätöksessä mainittuja tuntimääriä tai poiketa ajankohdiltaan. Palveluntuottaja on velvollinen osallistumaan mahdollisten ongelmatilanteiden selvittämiseen, ratkaisemiseen ja ennaltaehkäisemiseen yhteistyössä tilaajan ja asiakkaan kanssa. Palveluntuottaja on velvollinen ilmoittamaan tilaajalle muun muassa tilanteista, jotka vaikuttavat asiakkaan palvelun laajuuteen, tarpeeseen tai sisältöön ja tilanteista, joissa palvelua ei voida asiakkaalle järjestää. Kyseisissä tilanteissa palveluntuottaja on velvollinen selvittämään asiaa yhdessä tilaajan kanssa ja edesauttamaan omalta osaltaan palvelun järjestämistä, ottaen huomioon työnantajaa sitovat lait ja velvoitteet, esimerkiksi työsuojelu ja työterveyshuolto. Sosiaalityöntekijä arvioi asiakkaan palvelutarpeen uudelleen, mikäli asiakkaan avun tarve muuttuu. Muuttuneista tarpeista annettaan asiakkaalle uusi palvelupäätös ja tilaus palveluntuottajalle päivitetään. Palvelun käyttäjät Palvelun käyttäjät ovat vammaispalvelulain 8 c :ssä tarkoitettuja vaikeavammaisia henkilöitä. Vaikeavammaisuuden syynä on vamma tai sairaus. Vammaisella henkilöllä voi olla kehitysvamma, aistivamma (yleensä näkövamma), liikuntavamma, aivovamma, etenevä neurologinen ja/tai lihassairaus tai muu vamma. Vammaisten henkilöiden avustaminen liittyy useimmiten päivittäistoimintoihin kodissa tai asiointiin kodin ulkopuolella. Siihen voi myös liittyä hoitoa, hoivaa ja huolenpitoa sisältäviä tehtäviä. Vammaisen henkilön tilanne saattaa muuttua ja vaihdella vaativampaan tai kevyempään avun tarpeeseen riippuen mahdollisen sairauden etenemisestä tai henkilön kuntoutumisesta. Avustaminen voi olla osa asiakkaan palveluasumisen palvelukokonaisuutta asiakkaan omassa kodissa. Kehitysvammaisten ja/tai autismin kirjon henkilöiden osalta avustamisen tehtävät liittyvät tyypillisesti pääasiallisesti vapaa-ajan toimintoihin kodin ulkopuolella. Joissakin tapauksissa henkilökohtainen apu voi olla osa henkilön asumisen palvelujärjestämistä, jolloin siihen liittyy päivittäistoimintoja kotona ja kodin ulkopuolisessa asioinnissa. Henkilöillä voi olla puutteita toiminnan säätelyssä, muistissa, kognitiivisissa toiminnoissa,
11/18 sosiaalisissa taidoissa, vaihtelevasti psyykkisiä ongelmia, vaikeuksia kommunikaation ja sosiaalisen vuorovaikutuksen tilanteissa tai muita kehitysvammaan ja/tai autismiin liittyviä erityispiirteitä. Palvelunkäyttäjiin kuuluu henkilöitä, jotka kommunikoivat vaihtoehtoisilla kommunikaatiotavoilla (esim. viittomat, BLISS tai yksilöllinen kommunikaation apuväline). Avustaja Palveluntuottaja huolehtii siitä, että sillä on palvelun tuottamiseksi riittävä määrä asiantuntevaa, osaavaa ja asiakaspalveluun soveltuvaa henkilökuntaa, joilla voidaan vastata kohdassa palvelunkäyttäjät määriteltyjen asiakasryhmien tarpeisiin. Avustajan tulee tuntea henkilökohtaisen avun periaatteet ja tarkoitus. Henkilöstön tulee kunnioittaa asiakasta ja asiakkaan itsemääräämisoikeutta, yksilöllisiä toiveita, sekä olla luotettavaa ja palveluhenkistä. Henkilöstön vuorovaikutustaitojen tulee olla hyvät. Palvelua on oltava saatavilla suomen- ja tarvittaessa ruotsinkielellä. Palvelua saatetaan tarvita muulla kielellä (maahanmuuttajat) ja vaihtoehtoisilla kommunikaatiomenetelmillä. Jos avustettavan äidin- tai asioimiskieli on jokin muu, rekrytoidaan hänelle ensisijaisesti työntekijä, joka puhuu ko. kieltä. Mahdollinen tulkkaus järjestetään tapauskohtaisesti ja tulkkauskustannuksista vastaa tapauskohtaisesti KELA- tai muu viranominen. Palveluntuottajalle ei koidu tulkkauskustannuksia. Palvelun toteutuskieli käy ilmi tapauskohtaisesti tilauksen yhteydessä. Avustaja on työsuhteessa palveluntuottajaan. Asiakas määrittelee avustajan tehtävät, joiden tulee liittyä tehtyyn palvelupäätökseen. Palveluntuottajan tulee vastata kaikista työantajavelvoitteista ja työntekijän työsuojelusta. Avustajalla tulee olla mahdollisuus työnantajan järjestämään lakisääteiseen työterveyshuoltoon. Palveluntuottajan tulee varmistaa, että avustaja saa riittävän perehdytyksen henkilökohtaiseen alaan ja työtehtäviinsä. Palveluntuottaja vastaa myös työntekijälle annettavasta tuesta ja avusta tarvittaessa mahdollisissa ongelmatilanteissa. Palveluntuottajalla on täysi vastuu toiminnasta mukaan lukien hoitotoimenpiteet. Palveluntuottaja ei saa tehdä omia kahdenvälisiä sopimuksia tai sitoumuksia tämän hankinnan kohteena olevasta palvelusta asiakkaan kanssa (esim. vastuuvapaussopimukset). Henkilökohtaiselle avustajalle ei ole asetettu ammattipätevyysvaatimuksia, mutta tietyissä tilanteissa voi olla, että avustajalla tulee olla hoitoalan ammattipätevyys (kts. kohta Hankittavan palvelun sisältö). Henkilön on kuitenkin täytettävä edellä mainitut soveltuvuuskriteerit. Avustajien työsopimukset ovat usein määräaikaisia. Palveluntuottajan tulee varautua siihen, että avustajien määrä ja työsuhteiden kesto vaihtelevat merkittävästi. Tämä vaikuttaa yhteyshenkilön resursointiin. Avustajan esteellisyys Palveluntuottajan on huolehdittava siitä, että avustajaksi ei palkata avustajan lähiomaista. Avustajana ei voi toimia asiakkaan puoliso, avopuoliso, elämänkumppani, lapsi, vanhempi, isovanhempi tai muu läheinen ellei sitä erityisen painavasta syystä olisi pidettävä vaikeavammaisen henkilön edun mukaisena. Asiasta on neuvoteltava sosiaalityöntekijän kanssa etukäteen. Rikostausta ja muu selvitys Palveluntuottajan on huolehdittava siitä, että alle 18- vuotiaita henkilöitä avustavan henkilön on toimitettava rikosrekisteriote nähtäväksi palveluntuottajan yhteyshenkilölle ennen avustajaksi hyväksymistä ja työsuhteen solmimista (rikosrekisterilaki 6.2 ). Palveluntuottajan on huolehdittava työntekijän luottotietorekisteritietojen tarkistamisesta niissä tapauksissa, joissa laki sitä edellyttää.
12/18 Avustajan vaihtaminen Asiakkaalla tulee olla mahdollisuus vaikuttaa työntekijän valintaan edellä mainitun palveluprosessin mukaisesti. Lisäksi palveluntuottaja tulee vaihtaa avustaja työsuhteen koeaikana asiakkaan pyynnöstä viipymättä, mikäli avustaja on menetellyt tavalla, joka työsopimuslain mukaan oikeuttaa työnantajan purkamaan avustajan työsuhteen koeaikana. Jos asiakas esittää vaihtamista koskevan vaatimuksen koeajan jälkeen ja työsuhde on voimassa toistaiseksi, palveluntuottajan tulee vaihtaa avustaja työsuhteen mukaista irtisanomisaikaa noudattaen, mikäli avustaja on menetellyt tavalla, joka työsopimuslain mukaan oikeuttaa työntekijän irtisanomisen. Avustaja tulee työsuhteen kestosta riippumatta vaihtaa viipymättä, mikäli hän on menetellyt tavalla, joka työsopimuslain mukaan oikeuttaa palveluntuottajan purkamaan avustajan työsuhteen. Mikäli työntekijä kieltäytyy irtisanomisaikana työstä asiakkaan avustajana, hänelle ei makseta irtisanomisajan palkkaa. Mikäli tilaajan edustaja vaatii avustajan vaihtamista, on palveluntuottajan ryhdyttävä vaihtamaan avustajaa erikseen tapauskohtaisesti sovittavan aikataulun mukaisesti. Palvelun yhteyshenkilö Palveluntuottaja nimeää palvelun toteuttamiseksi yhteyshenkilön. Yhteyshenkilön tulee olla: - terveys- tai sosiaalihuollon ammattilainen, jolla on vähintään ammattikorkeakoulutasoinen tutkinto (esim. terveyden- tai sairaanhoitajan tutkinto tai sosionomi tai muu vähintään samantasoinen sosiaali- tai terveysalan ammattitutkinto), yhteistyökykyinen, asiakaspalveluhenkinen ja perehtynyt työnantajan oikeuksiin ja velvollisuuksiin, - perehtynyt henkilökohtaisen avun alaan ja vammaispalveluihin. Riittäväksi osaamiseksi katsotaan, että henkilöllä on vähintään kolmen (3) vuoden kokemus vammaisalasta (joko palveluntuotannosta tai hallinnollisesta sosiaalityöstä vammaispalveluissa) - kyvykäs hallinnoimaan yhteistyökenttää, joka muodostuu mm. kunnan sosiaalihuollon työntekijöistä, asiakkaista ja heidän läheisistään, avustajina toimivista työntekijöistä ja sosiaali- ja terveyshuollon muista toimijoista, - asiakastyöhön soveltuva. Hänen tulee kyetä kohtaamaan asiakkaita ja muita henkilöitä ystävällisesti, kunnioittavasti ja kohteliaasti - valmis auttamaan ja ratkaisemaan ongelmatilanteet viipymättä - sujuvasti suomen- ja ruotsinkielentaitoinen siten, että hän pystyy itsenäisesti asioimaan asiakkaiden kanssa molemmilla kielillä. Yhteyshenkilö toimii yhteistyössä vammaispalvelujen työntekijän ja avustettavan asiakkaan kanssa. Yhteyshenkilön tulee olla tilaajan tavoitettavissa arkisin virka-aikaan, vähintään klo 9-15 välillä. Yhteyshenkilön tulee toimia sekä avustettavien asiakkaiden, avustajien että vammaispalvelujen sosiaalityöntekijöiden ensisijaisena kontaktina. Yhteyshenkilön tehtävänä on avun järjestämiseen liittyvät aloituspalaverit, kartoituskäynnit, työvuorojen suunnittelu, työntekijän rekrytoimiseen, palkkaamiseen ja perehdyttämiseen liittyvät tehtävät ja avustajien yhteyshenkilönä, lähiesimiehenä toimiminen ja ongelmatilanteiden selvittämiseen osallistuminen. Yhteyshenkilön tehtävänä on huolehtia palvelun jatkuvasta toteuttamisesta asiakkaan luona, sisältäen myös sijaisjärjestelyt ja viivytyksetön uusien työntekijöiden rekrytointi. Yhteyshenkilön tehtäviin eivät kuulu avustustehtävät muuta kuin äärimmäisessä poikkeustilanteessa. Yhteyshenkilön tehtävien delegointi on mahdollista tilanteen niin vaatiessa, mutta se ei saa johtaa tilanteeseen, jossa eri toimijat joutuvat soittamaan usealle taholle saadakseen asiansa hoidetuksi tai jossa avustajien esimiestilanne jää epäselväksi. Tarkoituksena on, että yhteyshenkilö on tiiviissä kontaktissa kenttään ja tuntee sekä asiakkaat että avustajat.
13/18 Edellä mainitut vaatimukset koskevat myös yhteyshenkilön sijaista. Perustellusta syystä palveluntuottajan tulee vaihtaa yhteyshenkilöä tilaajan vaatimuksesta. Palveluntuottajan tulee huomioida, että yhteyshenkilöllä on laaja-alainen työnkuva ja osaamisen matriisi. Yhteyshenkilön työmäärä vaihtelee työpäivien sisällä ja työpäivien välillä merkittävästi. Yhteyshenkilöllä voi olla muitakin työtehtäviä, mutta tämän palvelun yhteyshenkilönä toimiminen on priorisoitava ensisijaiseksi. Tilaajan arvion mukaan yhteyshenkilön resurssina tulee käyttää vähintään 0,5 henkilötyövuotta. Yhteyshenkilön tehtävistä ansiokkaasti suoriutuminen edellyttää, että palveluntuottaja pystyy organisaatiossaan antamaan riittävän taustatuen ja tarvittaessa resursoimaan tehtävään useamman henkilön. Asiakaspalvelu Palveluntuottajan tulee ylläpitää asiakaspalvelua vähintään suomenkielellä arkisin klo 08-16. Muina aikoina viestinjättömahdollisuus (puhe- tai tekstiviesti), johon asiakas voi ilmoittaa mm. palvelun perumisen. Kyseessä on maksuton puhelinpalvelu, johon asiakas voi soittaa mahdollisissa ongelmatilanteessa tai halutessaan perua palvelun. Asiakaspalvelun tulee pystyä ratkaisemaan palvelun järjestämiseen liittyvät mahdolliset ongelmatilanteet. Tilat Palveluntuottajalla ei tarvitse olla paikkakunnalla toimipistettä. Palveluntuottajan tulee kuitenkin voida suorittaa hallinnolliset ja rekrytointiin liittyvät tehtävät asianmukaisella tavalla paikkakunnalla. Palvelun aloittaminen tilauksen jälkeen Pääsääntö on, että palvelun tulee käynnistyä viimeistään kolme (3) viikkoa tilauksesta. Palveluntuottajan tulee välittömästi tilauksen saatuaan ilmoittaa sosiaalityöntekijälle, mikäli tilauksessa ilmoitettu palvelun aloitusajankohta viivästyy. Viivästymisen perusteltu syy on myös ilmoitettava. Perusteettomat ja toistuvat viivästymiset ovat sopimuksen vastaisia ja voivat johtaa sopimuksen irtisanomiseen. Perusteltuna syynä pidetään tilaajan asiakkaasta johtuvia syitä. Palveluntuottajan on annettava niistä tilaajalle tarvittaessa yksilöity selvitys. Sijaisjärjestelyt / toimitustakuu Palveluntuottajan tulee tarvittaessa voida osoittaa vakituiselle avustajalle sijainen tarpeen ilmaannuttua. Sijaisjärjestelyt ja palvelun viivytyksetön ja jatkuva toteuttaminen on yhteyshenkilön vastuulla. Yhteyshenkilön vastuulla on informoida tilaajan edustajaa, mikäli palveluntoteuttamisessa on ongelmia. Asiakkaan poissaolot/avun perumisehdot Asiakkaan poissaolojen ajaksi avustustehtävä voidaan keskeyttää. Keskeytyksestä tulee ilmoittaa palveluntuottajalle 24 tunnin ilmoitusaikaa noudattaen, asiakaspalvelun puhelinnumeroon soittamalla tai tekstiviestillä. Ilmoituksessa ilmoitetaan keskeytymisen alkamisajankohta, syy ja keskeytyksen kesto tai arvioitu kesto. Ilmoituksen voi tehdä asiakas tai tilaaja. Tilaaja vapautuu maksuvelvollisuudesta keskeytyksen ajalta, mikäli siitä on ilmoitettu edellä mainitulla tavalla. Avustamisen jatkamisesta sovitaan tapauskohtaisesti. Mikäli asiakas peruu palvelun alle 24 tuntia sovitusta avustamisesta ilman pätevää syytä, se vähentää myönnettyjä avustustunteja. Perusteltu syy on sairastuminen tai muu äkillinen muutos tilanteessa. Mahdolliset ongelmatilanteet selvitetään tapauskohtaisesti tilaajan kanssa.
14/18 Tarjouksen lähettäminen Tarjoukset tai osallistumishakemukset on lähetettävä sähköisesti Tarjouspalvelu - toimittajaportaalista osoitteessa https://tarjouspalvelu.fi/porvoo. Tarjoajille ei makseta korvausta tarjouksen tekemisestä aiheutuneista kustannuksista. Hallintolain 4 luvun 17 :n mukaan lähettäjän on huolehdittava siitä, että tarjous saapuu viranomaiselle määräajassa. Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei oteta huomioon. Järjestelmän käyttöä koskevissa tiedusteluissa tulee ottaa yhteyttä Cloudia HelpDeskiin, sähköposti tuki@cloudia.fi tai puhelimitse +358 20 766 1075. Varmistattehan ennen yhteydenottoa, että olette lukeneet palvelun ohjeet ja järjestelmänne täyttää palvelun käyttämisen vaatimukset, niin käyttöjärjestelmän, selaimen kuin muidenkin vaatimusten osalta. Ohjeet löytyvät osoitteesta www.tarjouspalvelu.fi/porvoo. Hinta ja kaupalliset ehdot Tarjouksessa tulee esittää arvonlisäverottomat kiinteät hinnat ajalle 1.10.2017 31.12.2019. Hinnat tulee ilmoittaa seuraavasti: Perustuntihinta (alv 0 %) Ma Pe (klo 06-18) /tunti Muut tuntihinnat (alv 0 %) Ma Pe (klo 00 06) /tunti (enintään perustuntihinta * 1,40) Ma Pe (klo 18 21) /tunti (enintään perustuntihinta * 1,15) Ma Pe (klo 21-24) /tunti (enintään perustuntihinta * 1,40) La (klo 00-06) /tunti (enintään perustuntihinta * 1,40) La (klo 06 18) /tunti (enintään perustuntihinta * 1,25) La (klo 18-20) /tunti (enintään perustuntihinta * 1,40) La (klo 20-21) /tunti (enintään perustuntihinta * 2,15) La (klo 21-24) /tunti (enintään perustuntihinta * 2,40) Su (klo 00-06) /tunti (enintään perustuntihinta * 2,40) Su (klo 06 18) /tunti (enintään perustuntihinta * 2,00) Su (klo 18 21) /tunti (enintään perustuntihinta * 2,15) Su (klo 21-24) /tunti (enintään perustuntihinta * 2,40) Muut tarjotut tuntihinnat saavat olla enintään ilmoitetun kertoimen verran korkeampia kuin perustuntihinta. Kertoimet perustuvat yksityisen sosiaalipalvelualan työehtosopimuksen mukaisiin tuntilisiin. Tarjoajan on mahdollista tarjota myös enimmäishintaa alhaisempia tuntihintoja. Tuntihinnalla tarkoitetaan asiakkaan luona tai kanssa tehtävää työaikaa. Työntekijän työmatkoja työpaikalle (avustettavan luo) ei lasketa työajaksi. Asiakkaan kanssa tehtävien matkojen matkakustannukset eivät sisälly yllä mainittuihin hintoihin. Avustajalle työtehtävistä aiheutuneista todellisista kustannuksista sosiaalityöntekijä päättää hakemuksen perusteella erikseen. Työntekijän työmatkoja ei voi laskuttaa erikseen. Hinnat sisältävät myös yhteyshenkilön työn osuuden. Mahdolliset matka-, päiväraha-, majoitus-, sisäänpääsy- yms. kustannukset korvataan tapauskohtaisesti erillisellä päätöksellä hakemuksesta. Avustettavan asiakkaan tulee hakea kustannusten korvausta etukäteen hakemuksella. Palveluntuottaja ei voi omavaltaisesti laskuttaa ko. kustannuksia. Hinnan varaumia ei hyväksytä.
15/18 Laskutus ja maksuehto Kaupungin laskutusohje löytyy osoitteesta www.porvoo.fi/laskutus. Laskutuksen tulee tapahtua ensisijaisesti verkkolaskutuksena. Käsittely-, laskutus- tai muita vastaavia kuluja ei hyväksytä. Maksuehto on 21 pv netto hyväksyttävän laskun päiväyksestä. Viivästyskorko on korkolain 4 1 mom. mukainen. Lasku on koontilasku, jonka liitteestä ilmenee asiakaskohtaisesti työn yksityiskohtaiset tiedot (suoritetun työn ajankohta (pvm ja kellonajat) ja kesto, sekä asiakkaan tai hänen laillisen edustajansa ja työntekijän allekirjoittama raportti). Palveluntuottaja huolehtii, että laskutus toteutuneesta palvelusta noudattaa palvelupäätöksen sisältöä. Palveluntuottaja voi laskuttaa tilaajaa edellä mainitusti kahdesti kuukaudessa. Laskutusjaksot ovat siinä tapauksessa kuukauden 1-15 päivä ja 16 31 päivä. Laskussa tulee olla maininta: Veroton AVL 130a :ssä tarkoitettu myynti. Salassapito, vaitiolovelvollisuus ja sopimussakko Tietosuoja, asiakirjahallinta ja dokumentointi Palveluntuottaja tekee palvelun toteuttamisen kannalta riittävät ja asianmukaiset asiakaskirjaukset. Palveluntuottajalla on nimetty tietosuojavastaava ja tietosuojasta on ohjeistettu. Porvoon kaupungin vammaispalvelut on rekisterinpitäjä asiakastyössä syntyvien asiakasmerkintöjen osalta. Palveluntuottaja henkilökuntineen kunnioittaa ja noudattaa vaitiolovelvollisuutta. Vaitiolovelvollisuus säilyy myös sopimuskauden päätyttyä. Asiakassuhteen päättyessä kaikki asiakasta koskevat asiakirjat luovutetaan tilaajalle. Hylkäämisperusteet Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei oteta käsittelyyn. Määräajassa saapuneet tarjoukset tarkistetaan ja arvioidaan kolmessa vaiheessa: 1. Tarjoajan soveltuvuuden arviointi 2. Tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi 3. Tarjousten hintavertailu Ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien lakisääteiset, taloudelliset, tekniset ja toiminnalliset edellytykset ja kyky suoriutua hankinnan toimittamisesta tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukaisesti. Toisessa vaiheessa arvioidaan tarjouspyynnön vaatimusten täyttyminen niiden tarjousten osalta, jotka täyttivät ensimmäisen vaiheen vaatimukset. Vertailusta suljetaan pois tarjous, jos - se ei täytä tarjouksen muodolle asetettuja vaatimuksia - siinä ei ole vastattu kaikkiin tarjouspyynnössä esitettyihin kysymyksiin - tarjottu palvelu ei täytä sille tässä tarjouspyynnössä ja palvelua koskevassa lainsäädännössä asetettuja vaatimuksia - tarjoaja on esittänyt tarjouksessaan omia ehtoja, jotka ovat ristiriidassa tarjouspyynnön kanssa - tarjoaja ei hyväksy liitteenä 2 olevan sopimusluonnoksen ehtoja Kolmannessa vaiheessa tarjoukset, jotka täyttävät tarjoajalle ja tarjouksen muodolle asetetut vaatimukset vertaillaan tarjouspyynnössä ilmoitettujen valintaperusteiden mukaisesti.
16/18 Sopimusmenettely Sopimuksen vastuuhenkilöt Palveluntuottaja ja tilaaja nimeävät sopimusasiassa vastuuhenkilön. Tilaajan osalta asiakasasioissa palvelun yhteyshenkilöinä toimivat vammaisipalvelujen sosiaalityöntekijät tai ohjaajat. Laadunseuranta Palveluntuottajalla on dokumentoitu menetelmien tai toimintatapojen kuvaus, jolla palvelujen laatu varmistetaan ja sitä kehitetään systemaattisesti. Palveluntuottaja pyytää asiakaspalautteen kerran vuodessa, dokumentoi sen ja toimittaa sen tilaajalle. Palvelun laadun varmistamiseksi tilaaja ja palveluntuottaja kokoontuvat tarvittaessa. Palveluntuottajalla tulee olla asiakkaalle annettavat kirjalliset suomen ja ruotsinkieliset esitteet, jossa ilmenee henkilökohtaisen avun prosessi, yhteyshenkilön, avustajan ja avustettavan tehtävät ja vastuut ja sekä toimintamalli poikkeustilanteissa. Esitteestä on käytävä ilmi yhteyshenkilön ja asiakaspalvelun yhteystiedot. Esite tulee olla tilaajan hyväksymä. Tarvittaessa esitettä kehitetään yhdessä tilaajan kanssa ja tilaajalla on oikeus käyttää esitettä palvelun kehittämisessä ja asiakkaiden tiedottamisessa. Hankinnassa noudatetaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja JYSE 2014 Palvelut, mikäli tässä tarjouspyynnössä tai sen liitteissä ei ole muuta mainittu. Solmittavan hankintasopimuksen liitteiden keskinäinen etusijajärjestys on seuraava: 1. Hankintaneuvottelumuistio 2. Tämä tarjouspyyntö liitteineen 3. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2014 Palvelut) 4. Tarjous liitteineen Järjestämisvastuun siirtyessä kolmannelle osapuolelle, voi järjestäjä sanoa sopimuksen irti. Irtisanomisaika on kyseissä tilanteessa kolme (3) kuukautta. Tarjousasiakirjojen julkisuus Hankintaa koskevien asiakirjojen julkisuuden osalta noudatetaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lainsäädäntöä. Tarjousasiakirjat ja muut hankintaan liittyvät selvitykset ovat pääsääntöisesti julkisia, kun sopimus on tehty. Asianosaisella, esim. tarjoajalla, on kuitenkin oikeus saada tieto em. asiakirjoista heti, kun päätös on tehty ja pöytäkirja tarkastettu. Tarjoajaa pyydetään yksilöimään ja merkitsemään tarjouksestaan ne tiedot ja asiakirjat merkinnällä SALAINEN, jotka ovat salassa pidettäviä, esim. liikesalaisuudet. Porvoon kaupunki harkitsee tapauskohtaisesti, ovatko liikesalaisuuksiksi esitetyt asiat lain mukaan salassa pidettäviä. Tarjoajan on huomattava, että julkisuuslain 11 :n 2 momentin 6 kohdan mukaan asianosaisella on aina oikeus saada tieto tarjousten vertailussa käytetystä hinnasta ja muusta tekijästä. Päätöksenteon perusteet Puitesopimustoimittajaksi valitaan tilaajan tarpeita vastaava määrä palveluntuottajia, kuitenkin vähintään kaksi (2) palveluntuottajaa. Valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Palvelun hinnan painoarvo on yhteensä 70 % ja laadun 30 %. Hinta Perustuntihinta (painoarvo 60 %) Viikkohinta
17/18 1. Ma Pe (klo 06-18) 60 h * perustuntihinta /h Muut tuntihinnat (painoarvo 5 %) 2. Ma Pe (klo 00 06) 15 h * tuntihinta /h 3. Ma Pe (klo 18 21) 15 h * tuntihinta /h 4. Ma Pe (klo 21-24) 30 h * tuntihinta /h 5. La (klo 00-06) 6 h * tuntihinta /h 6. La (klo 06 18) 12 h * tuntihinta /h 7. La (klo 18-20) 2 h * tuntihinta /h 8. La (klo 20-21) 1 h * tuntihinta /h 9. La (klo 21-24) 3 h * tuntihinta /h 10. Su (klo 00-06) 6 h * tuntihinta /h 11. Su (klo 06 18) 12 h * tuntihinta /h 12. Su (klo 18 21) 3 h * tuntihinta /h 13. Su (klo 21-24) 3 h * tuntihinta /h Kohdan 1 viikkohinnan painoarvo on 60 %. Kohtien 2-13 yhteenlasketun viikkohinnan painoarvo on 5 %. Tarjoajan avustajalle maksaman palkan suuruus ( /h), painoarvo 5 % Pisteet määräytyvät seuraavasti: - tarjottu 10,60 /h = 0 pistettä - 5 pistettä saa korkeimman 10,60 /h ylittävän hinnan tarjonnut tarjoaja - muut korkeamman kuin 10,60 /h tarjonneet saavat pisteet kaavalla tarjottu / korkein tarjottu) x 5 Vertailu tehdään kolmen (3) desimaalin tarkkuudella. Vertailupisteiden mennessä tasan tilaaja varaa oikeuden päättää arpomalla palveluntuottajan, jonka valitsee sopimustoimittajaksi. Laatu Asiakastyytyväisyyskysely 30 % - korkein keskiarvo saa maksimipisteet ja muut suhteessa vähemmän ((keskiarvo/korkein keskiarvo)*maksimipisteet Mikäli referenssiasiakas jättää vastaamatta kyselyyn tai kyselylomake palautuu puutteellisesti täytettynä, jää ehdokas vertailussa pisteittä tältä osin. Hankintaneuvottelu niiden tarjoajien kanssa, jotka näyttävät tulevan valituiksi palveluntuottajiksi, järjestetään Aika 27.6.2017 klo 9.00-14.00 Paikka Hankintapalvelut,,, neuvotteluhuone Linnankoski kabinetti Tarkka neuvotteluajankohta ilmoitetaan tarjousvertailun valmistuttua, kun tiedetään monenko kanssa neuvotellaan. Hankintapäätöksen asiassa tekee Porvoon sosiaali- ja terveyslautakunta elokuussa 2017. Hankintapäätös lähetetään kaikille tarjoajille tiedoksi kirjallisesti tarjouslomakkeella (liite 1) ilmoitettuun sähköpostiosoitteeseen. Hankintasopimus voidaan allekirjoittaa aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen tiedoksi, edellyttäen, että hankintapäätös on saanut lainvoiman. Sopimus ei muodostu hankintapäätöksen tekemisellä, vaan hankinnasta solmitaan erillinen sopimus, joka astuu voimaan vasta kun molemmat sopijaosapuolet ovat sen allekirjoituksillaan vahvistaneet.
18/18 Erimielisyyksien ratkaiseminen Reklamaatiot ja asiakasmuistutukset Palveluntuottajan saamat reklamaatiot ja asiakasmuistutukset tulee toimittaa välittömästi tilaajalle. Tilaajalle saapuneet palveluntuottajan toimintaa koskevat reklamaatiot toimitetaan palveluntuottajan tietoon kahden (2) viikon kuluessa reklamaation saapumisesta. Mikäli tapahtumasta aiheutuu vaaraa tai vahinkoa reklamaatio saatetaan palveluntuottajan tietoon välittömästi. Palveluntuottaja antaa tilaajalle vastineen reklamaatioon tai asiakasmuistutukseen viimeistään kahden (2) viikon kuluessa. Mikäli tapahtumasta aiheutuu vaaraa tai vahinkoa, vastine annetaan välittömästi. Tilaaja arvioi tämän jälkeen onko reklamaatio tai asiakasmuistutus ollut aiheellinen. Liitteet ja linkit Liitetiedostot Liite 3 Asiakastyytyväisyyskyselylomake Henkilökohtainen apu.docx Liite 4 Ostopalvelun maksusitoumus 12052017.docx Liite 1 Ostopalvelut tunnit 1.1.2016.-31.3.2017 Henkilökohtainen apu ostopalveluna.xlsx Liite 2 Sopimusluonnos Henkilökohtainen apu ostopalveluna 12052017.pdf Liite 5 Ostopalvelun tilauslomake 12052017.docx Allekirjoittajat Nimi Titteli Tarja Juvonen hankintasihteeri