17.1.2013 Esi ja perusopetuksen oppilaiden koulukuljetukset Kysymys 1: Oppilaiden koulunkäyntiajat tarvitaan tarjouslaskelman tekemiseen. Tarjouspyynnön liitteessä kohteet on mainittu ajoajat. Koulujen lukujärjestykset löytyvät netistä koulujen sivuilta. Esiopetusta annetaan klo 8.30 12.30 tai 9.00 13.00 päiväkodista riippuen. Kysymys 2: Tarjouksen liitteenä tulee olla ennakkoperintärekisteriote. Riittääkö YTJ tietopalvelun tuloste, josta ilmenee yrityksen ennakkoperintärekisteröinnin voimassaolo? YTJ:n tuloste on riittävä todistus. Kysymys 3: Onko olemassa tieto eri kohteiden maksimikuormista? Kokonaisoppilasmäärät mainitaan, mutta tarjouspyynnöstä ei käy ilmi millaista autoa tulisi käyttää, jotta ajot saadaan optimaalisesti hoidettua? Tilaaja on tietoisesti jättänyt kalustokysymyksen tarjoajan ratkaistavaksi, koska katsoo, että tarjoajilla on tähän paras asiantuntemus, eikä käytettävän kaluston koolla ole tilaajalle merkitystä, kunhan kaluston ehdottomat vaatimukset tulevat täytetyiksi. Kysymys 4: Onko joukossa ollenkaan normaalikokoisilla linja autoilla ajettavaksi soveltuvia reittejä, vai onko kaikki pelkästään pikkubusseille ja takseille sopivaa operointia? Tällä hetkellä reiteillä 1, 6 ja 7 on käytössä linja auto. Katso myös edellinen vastaus. Kysymys 5: Aiemman sopimuskauden hinnat? Ohessa julkaistuna voimassa olevia koulukuljetuksia koskeva hankintapäätös, josta käy ilmi muun ohella reitit ja hinnat. Kysymys 6: Taxi Porvoo Borgå Oy Ab on taksien välitysyhtiö, joiden kaikilla osakkailla on henkilöliikennelupa Porvoossa.
17.1.2013 Voimmeko laittaa tarjouksen sisään Taxi Porvoo Borgå Oy:n nimissä jolloin Oy ja sen osakkaat (50 autoa) olisi virallisesti vastuussa tarjouksesta, vaikkakin mahdolliset ajot käytännössä hoidettaisiin noin 15 "kouluauton" voimin? Taxi Porvoo Borgå Oy Ab:llä voi toimia tarjoajana vain, jos sillä on tarjouspyynnössä edellytetty koulukuljetusten järjestämiseen oikeuttava taksi/joukkoliikennelupa. Jos yhtiöllä on tarvittavat luvat, se voi jättää tarjouksen, jolloin koko yhtiö vastaa tarjouksesta eikä ainoastaan ne osakkaat, jotka käytännössä ajoja hoitavat. Jos taas tarvittavat luvat ovat ainoastaan Taxi Porvoo Borgå Oy Ab:n osakkailla, voivat nämä muodostaa keskenään tarjousyhteenliittymän, eli käytännössä antaa yhteisen tarjouksen, jolloin Taxi Porvoo Borgå Oy Ab ei yhtiönä voi olla edes muodollisesti tarjouksen jättäjä. Tarjousyhteenliittymävaihtoehdossa tarjoajat vastaavat yhteisvastuullisesti siitä, että tarjouksen mukainen palvelu voidaan suorittaa. Kaikkien yhteenliittymän osapuolten tulee täyttää palveluntarjoajalle, kalustolle ja palvelulle asetetut vaatimukset. Tarjouslomake (liite 4) tulee täyttää jokaisesta tarjoajasta erikseen, samoin vaaditut todistukset ja selvitykset tulee toimittaa erikseen jokaisen tarjoajan osalta. Kysymys 7: Jos jokin yritys tällaisessa yhteenliittymässä laiminlyö ajonsa tai esim. tekee konkurssin, miten käy muille? Yhteisvastuun eli solidaarisen vastuun periaatteen mukaan muut yhteenliittymän jäsenet vastaavat konkurssiin menneen yrittäjän ajovelvoitteista. Toisaalta tarjouskilpailussa pyritään hankkimaan riittävä määrä palveluntuottajia, joten myös yhteistarjouksen ulkopuoliset tarjoajat voivat mahdollisesti hoitaa konkurssiin ajautuneen taksiyrittäjän ajot. Kysymys 8: Laatukriteerit yhteenliittymässä, miten lasketaan? Tulevatko pisteet ryhmän vähiten kokemusta omaavalta vai siitä yrityksestä jolla on eniten kokemusta? Jos päädytään antamaan yhteistarjous, annetaan tarjoukselle kokemuspisteet tarjoajien keskiarvon mukaan. Kysymys 9: Voiko yhteenliittymään tulla mukaan lisää autoja/yrityksiä tulevaisuudessa? Uusia yrityksiä yhteenliittymään ei voida hyväksyä, mutta uutta vaatimusten mukaista kalustoa voidaan.
17.1.2013 Kysymys 10: Kaikkien pitää täyttää ja allekirjoittaa tarjouslomakkeen mutta taulukko mihin laitetaan itse hinnat ja tarjottu kuljetuskapasiteetti pitää varmastikin olla identtinen kaikilla, vai miten pitää täyttää? Yhteenliittymässä on kyse yhteistarjouksesta, jolloin tarjouksia on muodollisesti vain yksi, mutta siihen on sisällytettävä tiedot kaikkien tarjoajien kalustosta sekä vaaditut selvitykset ja todistukset erikseen jokaiselta tarjoajalta (ks. vastaus kysymykseen 6). Tarjoajat eivät siis voi täyttää lomaketta kaluston osalta siten, että ne merkitsevät kalustoon kuuluvaksi muiden yhteenliittymän jäsenten kalustoa. Kysymys 11: Reitit ovat tässä tarjouspyynnössä melkoisen avoin käsite. Koulujen ja lapsien osoitteet ovat tiedossa, muttei kuljetusten aikataulut. Tällöin on mahdotonta laskea reitille mitään pituutta eikä pysty päättelemään kapasiteetin tarvetta. Tältä osin viitataan ensimmäiseen kysymykseen annettuun vastaukseen. Koulujen lukujärjestyksiä ja kuljetettavia lapsia ja heidän osoitteitaan ei varmuudella voida tässä vaiheessa tietää, joten tarjoajan on voitava annettujen tietojen perusteella laskea reiteittäin kuljetuksen hinta/km. Kysymys 12: Miksi pitää antaa reitin pituus (km/päivä)? Mahdotonta tietää kun reitit eivät ole riittävän tarkkaan määriteltyjä. Tarkan km määrän laskeminen on varmasti haastavaa, eikä se ole tarpeen. Tilaajan tavoitteena on saada paras arvionne km määrästä, jotta voimme verrata eri tarjoajien laskelmia ja selvittää mahdollisten suurten eroavaisuuksien syyt. Näin tilaaja voi varmistaa, että tarjoajat ovat ymmärtäneet reitit oikein. Tarjousten vertailuun tämä tieto ei vaikuta. Kysymys 13: Tilapäiset lisäkuljetukset. Miten määritellään näiden ajojen reitit? Vain toiseen suuntaan vai molempiin? Lisäkuljetukset voivat olla joko yksi tai kaksisuuntaisia. Kyseeseen tulee esimerkiksi tapaus, jossa oppilas, joka ei ole oikeutettu kuljetukseen, loukkaantuu ja häntä tilapäisesti kuljetetaan kouluun. Lisäkuljetusten hinta ei ole mukana vertailussa.
17.1.2013 Kysymys 14: Vertailuperuste A. Tarjottu hinta/reitti. Onko kilometrihinta/reitti valintaperusteenne vai jokin muu hinta? Kyseessä siis "keksitty" kilometrimäärä kerrottuna lasketulla/tarjotulla kilometrihinnalla jolloin saadaan päivähinta/reitti. Mikä näistä on oikeasti valintaperusteenne? Valintaperusteena on tarjoajan ilmoittama kilometrihinta ( /km) / reitti. Katso myös vastaus kysymykseen 12. Kysymys 15: Miten vertailette hintoja kalustokoon mukaan. Jos esimerkiksi tietyllä alueella, kuten Pellingissä, oppilaita voi yhdellä vuorolla samalla autolla reitin varrelta noutaa yli 16, mutta pienemmällä henkilöautolla joudutaan ajamaan vähintään 4 vuoroa. Km hinta on tietysti pienemmällä autolla paljon edullisempi, mutta todellisuudessa maksettavien km määrä on vähintään nelinkertainen. Jos reitin ajamiseen käytetään useampaa autoa, tarjouslomakkeeseen merkitään kilometrihinnaksi kaikkien ajoon käytettyjen autojen kilometrihintojen summa. Tätä yhteishintaa käytetään siis myös vertailuhintana tarjousvertailussa. Kysymys 16: Pyytäisimme lisätietoja Porvoon kaupungin koulukuljetusten kilpailutuksesta kohde 9 Tuorilan koulu ja Kaarenkylän päiväkoti. Kuljetuksen tämän hetkiset kilometrit päivässä sekä reitti, auto koko, jota tällä hetkellä käytetään sekä tällä sopimuskaudella maksettava hinta? Vastaus tähän kysymykseen käy ilmi liitteenä olevasta hankintapäätöksestä (ks. vastaus kysymykseen 5).