Henkilötiedot -raportti. Käsikirja

Valtiokonttori Käsikirja Henkilötiedot -raportti Käsikirja Sörnäisten rantatie 13, Helsinki PL 14, 00054 VALTIOKONTTORI Puh. 0295 50 2000, Faksi 0295 50 3333, www.valtiokonttori.fi

Valtiokonttori Käsikirja 2 (16) Asiakirjan muutoshistoria versio päiväys tekijä Muutoshistoria 0.1 13.10.2011 Jaana Viitasaari Alustava 0.2 27.10.2011 Juho Ajo Testauksessa muokattu 0.9 7.11.2011 Juho Ajo, Sinikka Ollikainen Tilaajan osuus täytettynä 1.0 27.12.2011 Juho Ajo Valmis dokumentti 1.9 17.04.2013 Kimmo Järvinen Ulkoasun standardi 2.0 9.4.2014 Sirpa Forsman ME3760: Henkilötiedot-raporttiin tulevaisuuden sopimukset, ME3928: Lisäyksiä HRraporteille. Kappaleet:3; 5;5.1-5.5 ja 7 2.0 15.10.2014 Leila Saari Päivitetty kuvia. Lisätty luku 6.2 2.1 30.4.2015 Niina Ainiala Julk 9.1 REQFI0000936953. Raportille mukaan toimenpidelaji ZC määräaikaisen palvelussuhteen luominen. Leila Saari Lisätty luku 6.3 Suodatus arvoalueella 2.1 18.5.2015 Eeva Penttilä Päivitetty alatunniste.

Valtiokonttori Käsikirja 3 (16) SISÄLLYSLUETTELO 1 Johdanto... 4 2 Kohderyhmä ja prosessit... 4 2.1 Vertailu esimiesraportteihin Henkilötiedot ja Ikärakenne... 4 3 Termit ja lyhenteet... 5 4 Henkilötiedot -raportin vaatimat käyttöoikeusroolit... 6 5 Henkilötiedot -raportin sisältökuvaus... 7 5.1 Raportin ajoparametrit... 8 5.2 Raportin muut suodatusarvot ja oletusarvot... 9 5.3 Raportin oletusnäkymä... 9 5.4 Raportin tunnusluvut... 11 5.5 Raportin vapaat ominaisuudet... 12 6 Henkilötiedot raportilla erityisesti huomioitavaa... 13 6.1 Työsuhteen tila... 13 6.2 Tulevaisuuden sopimukset... 14 6.3 Suodatus arvoalueella... 14 7 Raportin lähdetiedot... 15 8 Virastokohtaiset erityispiirteet... 16

Valtiokonttori Käsikirja 4 (16) 1 Johdanto Tässä käsikirjassa kuvataan raportin Henkilötiedot sisältö ja käyttötapoja. BI -raportointivälineen yleiset, kaikkia raportteja koskevat ominaisuudet (käyttöohjeet) on kuvattu tarkemmin käsikirjassa BI -raporttien käyttö. Ennen raportin käyttöä on suositeltavaa tutustua BI -raportointivälineen ominaisuuksiin esimerkiksi mainitun käsikirjan BI -raporttien käyttö avulla. Henkilötiedot -raportilla raportoidaan henkilöiden ja palvelussuhteiden lukumääriä valittuna kuukautena. Vapaista ominaisuuksista raportille on valittavissa myös Työaikaosuus -%, Toiminta-aste -%, sekä ikäryhmittely muiden palvelussuhteen ja henkilön perustietojen lisäksi. Aikasidonnaiset perustiedot, kuten työntekijän organisaatioyksikkö ja ikä määräytyvät raportille valitun kuukauden mukaan, ko. kuukauden viimeiseltä päivältä (myös silloin kun raportointikuukaudeksi on valittu kuluva kuukausi). Raportin tiedot tulevat SAP HCM:stä IT0000:sta (Toimenpiteet). 2 Kohderyhmä ja prosessit Tämä raportti on tarkoitettu henkilöstöasiantuntijoiden käyttöön. Raportti on käytettävissä työrooleilla Henkilöstöasiantuntija, henkilöstöasiantuntija + suorituksen arviointi sekä Raportoija. Raportin käyttäjä saa raportille oletusarvoisesti kaikki SAP HCM rakenteellisten oikeuksien mukaiset (pd profiili HAS/VUOROS) organisaatioyksiköt ja palvelussuhteet. Näitä palvelussuhteita hän voi halutessaan suodattaa raportilla. 2.1 Vertailu esimiesraportteihin Henkilötiedot ja Ikärakenne Tämä raportti tuottaa samat tiedot kuin esimiesten käytössä olevat Henkilötiedot- ja Ikärakenne -raportit. Esimiesten raporttiin verrattuna keskeisimmät erot ovat: Tämä Henkilöstöasiantuntijoiden Henkilötiedot -raportti sisältää kaikkien niiden henkilöiden tiedot, joihin kyseisellä henkilöstöasiantuntijalla on oikeus SAP HCM:ssä. Rajauksena voi olla esimerkiksi koko henkilöstöalue tai henkilöstöaluetta organisaatiorakenteessa yhtä alempi taso (organisaatiosta riippuen esimerkiksi osasto tai toimiala).

Valtiokonttori Käsikirja 5 (16) o Esimiehillä on pääsy vain omien alaistensa sekä alaistensa alaisten tietoihin Henkilöstöasiantuntijan raportti avautuu oletusnäkymässä organisaatiokaaviona (käyttöoikeuksien mukainen organisaatio avautuneena yhtä organisaatiotasoa alemmalle tasolle). o Esimiesten raportit avautuvat oletusnäkymässä suoraan henkilötasolle, ja sisältävät valmiiksi henkilöön liittyviä perustietoja (jotka ovat myös henkilöstöasiantuntijan raportilla käytettävissä raportin vapaissa ominaisuuksissa). Tämän raportin muuttujavalintaikkunassa on oletuksena rajaus niihin henkilöihin, joiden työsuhteen tila on joko aktiivinen tai lepäävä. Raportin käyttäjä voi tarvittaessa muuttaa rajausta. Lisävalintamahdollisuutena on työsuhteen tila Eronnut. o Esimiesten raportit on valmiiksi rajattu niihin henkilöihin, joiden työsuhteen tila on joko aktiivinen tai lepäävä Tämän raportin muuttujavalintaikkunassa on oletuksena Kalenterivuosi/kk oletusvalintana raportointikaudeksi kuluva kuukausi. Raportin käyttäjä voi tarvittaessa vaihtaa raportointikaudeksi minkä tahansa jo kuluneen kuukauden. o Esimiesten raportit näyttävät kuluvan kuukauden tiedot. Kuluvalta kuukaudelta ja samoilla rajauksilla (organisaatioyksikkö, työsuhteen tila aktiivinen ja lepäävä ) ajettuna tämä raportti antaa vastaavat tiedot kuin esimiesraportti. 3 Termit ja lyhenteet Alla olevassa taulukossa on kuvattu käsikirjaan liittyviä keskeisimpiä termejä ja lyhenteitä. Työntekijä Termi / lyhenne Kuvaus Raportin termi työntekijä tarkoittaa palvelussuhdetta. Näkyy raportilla oletusarvoisesti muodossa Työntekijän nimi; palvelussuhteen numero

Valtiokonttori Käsikirja 6 (16) Henkilö lkm Palvelussuhde lkm Alkavat palvelussuhteet lkm Henkilö lkm (lask.) Raportin kiinteät suodatusarvot Suodattaminen raportilla Oletusarvo Raportin tunnusluku kertoo henkilöiden lukumäärän. Jos yhdellä henkilöllä on esim. kaksi voimassaolevaa palvelussuhdetta, hänen kohdallaan tunnusluvun Henkilö lkm arvoksi tulee 1. Raportilla tunnusluku on piilotettu. Raportin tunnusluku (oletusnäkymän toinen sarake) kertoo palvelussuhteiden lukumäärän. Jos yhdellä henkilöllä on esim. kaksi voimassaolevaa palvelussuhdetta, hänen kohdallaan tunnusluvun Palvelussuhde lkm arvoksi tulee 2. Rajoitettu tunnusluku, jossa toimenpidelaji= palvelussuhteen aloitus (ZA). Jos henkilön sopimus alkaa 1.4, huhtikuussa henkilön Alkavat palvelussuhteet lkm arvoksi tulee 1, toukokuussa tunnusluvun arvoksi tulee 0. Raportilla tunnusluku on piilotettu. Raportin tunnusluku (oletusnäkymän ensimmäinen sarake) kertoo henkilöiden lukumäärän, joiden toimenpidelaji on joko kohdistamaton (#) tai palvelussuhteen aloitus (ZA). Tunnusluku saadaan kaavalla Henkilö lkm + Alkavat palvelussuhteet. Jos henkilön sopimus alkaa 1.4 tulee huhtikuussa tunnusluvun arvoksi 2. Toimenpidelaji palvelussuhteen aloitus tuottaa arvon 1 ja toimenpidelaji kohdistamaton tuottaa arvon 1. Raportin kehote kalenterivuosi/kuukausi määrittää minkä ajanjakson sopimuksia tarkastellaan. Kun raportille suodatetaan kyselymäärityksissä jotain, ei käyttäjä voi valita raportille tämän rajauksen ulkopuolelta mitään arvoja. Esimerkiksi käyttöoikeusrajauksen ulkopuolisia henkilöitä ei saa raportille näkyviin. Raportin käyttäjä voi edelleen suodattaa raportilla näkyviä tietoja minkä tahansa raportin rivi- tai saraketiedon tai vapaan ominaisuuden suhteen. Oletusarvo tarkoittaa sitä, että raportin muuttujavalintaikkunassa on oletuksena ehdotettu raportin sisältöä rajattavaksi tietyllä tavalla. Käyttäjä voi kuitenkin muuttaa rajausta joko suoraan muuttujavalintaikkunassa, tai raportin ajettuaan raportin suodatusominaisuuksien avulla. 4 Henkilötiedot -raportin vaatimat käyttöoikeusroolit Raportti on käytettävissä työrooleilla Henkilöstöasiantuntija, Henkilöstöasiantuntija + suorituksen arviointi sekä Raportoija. Henkilötiedot -raportti kuuluu henkilöstöasiantuntija -raportteihin. Raportin käyttäjällä on oltava tunnus BI -tuotantoon (VBP) ja seuraavat VBP -roolit: Loppukäyttäjä (ZBI_END_USER) Henkilöstöhallinnon HR -asiantuntijan rooli (C_HEHA_ASIANTUNTIJA) portaalissa raportin käyttäjä tarvitsee roolit: Raportointi (Yleinen) rooli Raportointi (HR -asiantuntijan raportit) rooli

Valtiokonttori Käsikirja 7 (16) Oikeus raportin organisaatioyksiköihin ja työntekijöihin tarkistetaan SAP HCM:n rakenteellisten käyttöoikeuksien avulla. Henkilöstöasiantuntijalla tulee olla määritelty rakenteellisiin oikeuksiin pd -profiili HAS/VUOROS: Edellä mainituilla portaalirooleilla henkilöstöasiantuntija saa portaalin Raportointi -välilehdeltä seuraavan näkymän (kuvassa välilehden sisältämät raportit loppuvuoden 2012 mukaisena): 5 Henkilötiedot -raportin sisältökuvaus Raportin tekninen nimi on VZPAPAM02_Q001 ja raportti on toteutettu multikuution Henkilömäärät- ja toimenpiteet (ZPAPAM02) tiedoista.

Valtiokonttori Käsikirja 8 (16) 5.1 Raportin ajoparametrit Raportille suodattuvat automaattisesti ne organisaatioyksiköt ja työntekijät, joihin raportin käyttäjälle on annettu HR rakenteellisella pd -profiililla HAS/VUOROS oikeus. Raporttia voidaan rajata muuttujavalintaikkunassa: Työsuhteen tila ehdottaa oletuksena arvoja 1 Lepäävä ja 3 Aktiivinen. Tämä rajaus on muutettavissa valintalistasta. Oletusarvona ehdotettujen lisäksi on valittavissa työsuhteen tilaksi 0 = Eronnut (ks. tarkemmin luku 5.5.). Kalenterivuosi/kk on pakollinen valinta ( * kuvauksen vasemmalla puolella = pakollinen). Oletuksena ehdotetaan kuluvaa kuukautta, mutta arvo voidaan muuttaa joko kirjoittamalla arvo käsin, esim. 01.2014, tai valitsemalla valintalistasta. Vain yksi arvo on sallittu. Organisaatiohierarkia voimassa -kohdan päiväys on pakollinen valinta. Päiväyksellä valitaan päivä, jonka mukaisella organisaatiohierarkialla raportti halutaan ajaa. Esim., jos halutaan raportoida 12.2013 kuukauden tilannetta, voidaan päivämääräksi valita 31.12.2013, jolloin organisaatiohierarkiana näytetään hierarkia, joka oli voimassa 31.12.2013. Oletusarvona tähän valintaan ehdotetaan raportointihetkeä edeltävää päivää, mutta päivä voidaan muuttaa käsin kirjoittamalla, tai valintalistasta valitsemalla. Organisaatiohierarkia on siis aikasidonnainen hierarkia ja se voi olla erilainen eri päivinä. Toimenpidelaji Oletusarvoisesti muuttujavalintaan on rajattu toimenpidelaji kohdistamaton. Käyttäjä voi valita mukaan myös toimenpidelaji Palvelussuhteen aloitus (ZA), jolloin raportille tulee mukaan myös uudet sopimukset sekä Määräaik. palvelussuhteen aloitus (ZC).

Valtiokonttori Käsikirja 9 (16) 5.2 Raportin muut suodatusarvot ja oletusarvot Raportille Henkilötiedot suodatetaan automaattisesti ne organisaatioyksiköt ja työntekijät, joihin raportin käyttäjälle on annettu oikeudet rakenteellisilla oikeuksilla (HAS/VUOROS) SAP HCM:n puolella. Rajaukset Kuvaus Huomioita Kal.vuosi/kk (0CALMONTH) Työsuhteen tila (0EMPLSTATUS) Toimenpidelaji (0ACTIONTYPE) Kalenterivuosi/kk (k.vvvv) (ZCAL- MONTH_KULUVA) Työsuhteen tila (ZEMPLOY- EE_STAT) Toimenpidelaji (ZACTIONTYPE_VAR) SUODATUS: Asiakasliiteohjelma muuttuja. Yksi pakollinen arvo valittava. Oletuksena ehdotetaan kuluvaa kuukautta. OLETUSARVO: Valinnainen muuttuja, jolla on oletusarvona arvot 1 Lepäävä ja 3 Aktiivinen. OLETUSARVO: Valinnainen muuttuja, jolla on oletusarvona arvo Kohdistamaton 5.3 Raportin oletusnäkymä Raportin oletusnäkymässä riveillä on organisaatiohierarkia, joka avautuu tasolle 2. Sarakkeilla ovat raportin tunnusluvut Henkilö lkm ja Palvelussuhteiden lkm. Raportin tunnusluku Henkilö lkm (lask.) (oletusnäkymän ensimmäinen sarake) kertoo henkilöiden lukumäärän. Jos yhdellä henkilöllä on esim. kaksi voimassaolevaa palvelussuhdetta, hänen kohdallaan tunnusluvun Henkilö lkm arvoksi tulee 1. Raportin tunnusluku Palvelussuhde lkm (oletusnäkymän toinen sarake) kertoo palvelussuhteiden lukumäärän. Jos yhdellä henkilöllä on esim. kaksi voimassaolevaa palvelussuhdetta (aktiivinen ja lepäävä), hänen kohdallaan tunnusluvun Palvelussuhde lkm arvoksi tulee 2. Raportin käyttäjä voi muuttaa näkymää haluamallaan tavalla mm. käyttämällä vapaita ominaisuuksia ja raportin suodatustoimintoja. Katso raportin muokkausmahdollisuuksista tarkemmin käsikirjasta BI -raporttien käyttö, jossa BI - raportointivälineen ominaisuudet (käyttöohjeet) on kuvattu tarkemmin.

Valtiokonttori Käsikirja 10 (16) - :

Valtiokonttori Käsikirja 11 (16) 5.4 Raportin tunnusluvut Raportin tunnusluvut ovat: Henkilö lkm (lask.) Raportilla lasketaan, kuinka monta eri henkilöä raportin valinnoilla löytyy toimenpidelajeille Kohdistamaton ja Palvelussuhteen aloitus. o laskennallinen tunnusluku CKF_HR_HLO_LKM + Alkavat palvelussuhteet lkm + Määräaikaisten palvelussuhteisen luominen, jossa Alkavat palvelussuhteet = Toimenpiteiden lkm (0ACTION_CNT) rajauksella Toimenpidelaji (0ACTIONTYPE)= (ZA) Palvelussuhteen aloitus ja Määräaikaisten palvelussuhteiden luominen = Toimenpiteiden lkm (0ACTION_CNT) rajauksella Toimenpidelaji (0ACTIONTYPE)= (ZC) Määräaikaisten palvelussuhteiden luominen o Tunnusluku kuutiossa: Työntekijöiden lkm (0HDCNT_LAST) o Koonti: lasketaan yksittäisarvot objektille Henkilö (0PERSON, viitehenkilönro) Palvelussuhteiden lkm Raportilla lasketaan, kuinka monta eri palvelussuhdetta raportin valinnoilla löytyy. (laskettu tunnusluku CKF_HR_PALVSUHDE_LKM) o Tunnusluku kuutiossa: Työntekijöiden lkm (0HDCNT_LAST) o Koonti: lasketaan yksittäisarvot objektille Työntekijä (zemployee) Summatason tulokset noudattavat edellä mainittuja laskentasääntöjä ja ovat oikein, vaikka ykköset erikseen laskettuna yhteen tuottaisivatkin eri tuloksen. Tämä johtuu siitä, että raportin rivillä esiintyy aina arvo 1, kun kyseiseen riviin liittyy jokin henkilö tai palvelussuhde. Samalla henkilöllä voi olla kuitenkin enemmän kuin 1 rivi raportilla. Silloin summat lasketaan raportille henkilöistä ja palvelussuhteista, eikä kaikkien rivien ykkösistä.

Valtiokonttori Käsikirja 12 (16) 5.5 Raportin vapaat ominaisuudet Oletusnäkymän (organisaatiohierarkia ja tunnusluvut) lisäksi raportilla voidaan vapaasti ryhmitellä, luokitella, suodattaa ja summata seuraavilla vapailla valinnoilla, joita käyttäjä voi halutessaan viedä haluamaansa järjestykseen riveille tai sarakkeille. Ominaisuus Tekninen nimi Huomioita Alue/Kunta ZALUEKUNT Budjetoitu toimi 0HRPOSITION Esimies Henkilönro 0EXTPERSON Keskeinen henkilönumero Henkilöstöalaryhmä Henkilöstöalue Henkilöstöosa-alue Henkilöstöryhmä 0EMPLSGROUP 0PERS_AREA 0PERS_SAREA 0EMPLGROUP Ikäryhmä ZAGERANGE <19, 20-24, 25-29. Ikä vuosina arvon mukaisesti. Ikä vuosina 0AGE Muuttujavalinnassa valittavan kuukauden viimeisen päivän mukainen ikä Nimike Kal.vuosi/kk 0CALMONTH Muuttujavalinnassa valittava raportointikuukausi Peruskustannuspaikka Sop. Alku Sop.päättyminen Sukupuoli Syntymäaika ZNIMKO 0MAST_CCTR 0ENTRYDATE ZCTEDT 0GENDER 0DATEBIRTH Toimenpidelaji 0ACTIONTYPE Muuttujavalinnassa valittava Toimenpidelaji Toiminta-aste % Työaikaosuus-% 0PAYPCT_CHA ZEPCT_CHA Työntekijä ZEMPLOYEE Avautuu muodossa Selite, Koodi ( Sukunimi Etunimi, Sopimusnumero ) organisaatiohier.päivävalinnan mukaisesti Työehtosopimusryhmä 0PAYSCALEGR Työsuhteen tila 0EMPLSTATUS Työsuhteen tila näkyy raportilla raportointikuukauden viimeisen päivän mukaisena. Ks. tarkemmin myös luku 5.5.1.1.

Valtiokonttori Käsikirja 13 (16) Vaativuustaso ZVAATIVT 6 Henkilötiedot raportilla erityisesti huomioitavaa 6.1 Työsuhteen tila Työsuhteen tilan eronnut näkymisestä raporteilla: Jos eroaminen tapahtuu raportin muuttujavalinnasta valitun kuukauden aikana (raportointikuukausi), silloin työsuhteen tilana näkyy eronnut. Kuvan henkilöt joiden työsuhde päättyy marraskuun aikana, näkyvät raportilla tilassa eronnut, koska työsuhteen tila näkyy raportilla kuukauden viimeisen päivän mukaisena. Esimerkkihenkilön Hulkko Antti palvelusaika päättyy kuukauden viimeisenä päivänä, joten hän näkyy raportilla vielä tilassa aktiivinen (ensimmäinen päivä eronneena on seuraavan kuukauden puolella).

Valtiokonttori Käsikirja 14 (16) 6.2 Tulevaisuuden sopimukset Tulevaisuuden sopimukset (toimenpidelaji = Palvelussuhteen aloitus) Kalenterivuosi/kk määrittää minkä kuukauden alkavat sopimukset halutaan raportille Organisaatiohierarkian voimassaoloaikaan on myös laitettava tulevaisuuden pvm Toimenpidelaji ilman rajausta 6.3 Suodatus arvoalueella Raportille voi suodattaa arvoalueen (esimerkiksi tiettynä ajanjaksona alkaneet sopimukset). Valitaan Suodatin -> valitse suodatinarvo. Avautuvassa valintaikkunassa muutetaan kohdassa Näytä työkalu Vain yksittäisrvot Arvoalueeksi.

Valtiokonttori Käsikirja 15 (16) Tämän jälkeen kirjoitetaan haluttu alku- ja loppupvm. (tai valitaan arvot pikkuneliön takaa avautuvasta ikkunasta) -> Lisää -> OK Vastaavalla tavalla voi suodatta esim. LKP-tilivälejä. 7 Raportin lähdetiedot Raportin lähdetiedot on ladattu SAP HCM:stä BI:hin, IT0000:lta. Kuutiolla on kaksi tietolähdetta 0HR_PA_0 ja 0HR_PA_1. 0HR_PA_0 tuottaa dataa vasta ensimmäi-

Valtiokonttori Käsikirja 16 (16) senä kuukautena työsuhteen aloituksesta. Eli jos esim. työsuhde alkaa 1.3.2014, 0HR_PA_0 tuottaa rivin vasta maaliskuussa. Sen sijaan 0HR_PA_1 tuo toimenpiteet heti, eli jos sopimus alkaa 1.3.2014 ja se on tehty järjestelmään 15.1.2014, toimenpidelaji ZA tulee raportointiin 16.1.2014. Kun halutaan verrata BI raportin ja HCM -aineiston vastaavuutta, voidaan käyttää esim. transaktiota: S_AHR_61016373 - Henkilöstömäärän kehitys SAP HCM -transaktiossa on annettava samat valinnat, kuin mitä BI raportilla on annettu, esim. organisaatioyksikkö ja aikavalinta on oltava samat. 8 Virastokohtaiset erityispiirteet Raportti on globaali raportti, eikä siihen ole toteutettu virastokohtaisia piirteitä.