1 Valmistelutoimielin (VATE) Kokous 2/2017 Aika Torstai 29.6.2017 klo 9.00 10.35 Paikka Etelä-Karjalan liitto, kokoustila Koivikko (4. krs) Kutsutut Varsinainen jäsen Varajäsen Gunnar Leena Kaakkois-Suomen ELY-keskus Jyrki Karhula x Heinonen Markku Lappeenrannan kaupunki Markus Lankinen x Hokkanen Erkki Etelä-Karjalan pelastuslaitos Ulf Westerstråhle x Karhula Tuula Eksote Merja Tepponen* Kosonen Marja Eksote x MerjaTepponen* x Kouvo Juha Kaakkois-Suomen TE-toimisto Tiia Piikki Kujansivu Alina Lappeenrannan kaupunki x Juha Willberg x Mäkelä Johanna Kunnat Pekka Reiman* x Mäkelä Satu Kaakkois-Suomen ELY-keskus x Jyrki Pitkänen x Sarlomo Sirkku Imatran kaupunki Terhi Karttunen x Siiskonen Keijo Eksote x Liisa Mänttäri x Stoor Jussi Kunnat Pekka Reiman* x Viialainen Matti Etelä-Karjalan liitto Satu Sikanen *toimivat kahden varsinaisen jäsenen varajäseninä Muut osallistujat x Eerola Niina työntekijöiden edustaja Liukkonen Tiina x Tuimala Aija muutosjohtaja, valmistelija ja sihteeri 1. Kokouksen avaus ja läsnäolijoiden toteaminen Puheenjohtaja avaa kokouksen ja todetaan läsnäolijat. Todettiin läsnäolijat yllä olevan listan mukaan. Todettiin, että on erittäin hyvä, että ELY:ltä kokoukseen osallistui kaksi edustajaa. Hyväksyttiin myös, että tässä kokouksessa Eksotelta oli neljä edustajaa. 2. Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen 14.6.2017 kokouksen pöytäkirja (liite 1) on toimitettu jäsenille heti kokouksen jälkeen. 14.6. sovitun periaatteen mukaisesti pöytäkirja tarkastetaan ja julkistetaan seuraavassa kokouksessa tarkastuksen jälkeen. Tarkastetaan edellisen kokouksen pöytäkirja ja hyväksytään se edellisen kokouksen kulun mukaisena. Pöytäkirja julkistetaan -sivustolla ajankohtaistaosiossa, kun sivuston rakenne on päivittynyt elokuussa. Pöytäkirjaan lisättiin 5 Jussi Stoor nosti esille, että puheenjohtajan olisi hyvä olla kuntien edustaja. 7 tekstistä jäänyt sana maaseutuhallinto Pöytäkirja hyväksyttiin näillä täydennyksillä.
2 Todettiin myös, että kokousmateriaalit ovat jatkossa ekstranetissa, jonne työryhmälle on perustettu oma suljettu kansio. 3. Maakuntauudistuksen valtakunnallinen viikkokatsaus Jokaisen kokouksen aluksi todetaan jatkossa edellisen viikon keskeiset tapahtumat ja tiedotteet, jotka on hyvä toimittaa tiedoksi VATEn jäsenille. - KT:n opas muutostuesta henkilöstöasioissa jaettiin jäsenille - Varautumiskoulutuksesta tuleville vuosille maakunnan näkökulmasta on menossa selvitys, jota valmistellaan elokuun lopun kokoukseen - Maakuntien muutosjohtajat -kyselyn tulos valmistelun tilanteesta maakunnissa - Valinnanvapauspilotin ensimmäisen kierroksen hakuaika päättyy 7.7. (Merja Tepponen ja Tuula Karhula kommentoivat valmistelutilannetta) Merkitään tiedoksi ajankohtaiset asiat. Merja Tepponen kertoi valinnavapauspilotin hakuehdoista ja tilanteesta. Eksote valmistelee pilottia sote- keskuksesta sekä henkilökohtaisesta budjetoinnista ja jättää hakemuksen ensi viikolla. tä odotetaan elo- syyskuussa, koska toinen hakukierros järjestetään jo syyskussa. Lisäksi kokousedustajien tietoon tuotiin - valtioneuvoston periaatepäätös maakuntien tietojärjestelmien ohjaamisesta, hallinnoinnista ja kehittämisestä, jossa kuvataan mm. ICT-palvelukeskuksen sekä maakuntien työnjaon periaatteita. - Matti Viialaisen kuuleminen hallintovaliokunnassa 16.6. Merkittiin tiedoksi. 4. Esivalmisteluvaiheen ja väliaikaishallinnon VATEn rahoitus VM on tehnyt päätöksen maakunnan väliaikaishallinnon rahoittamisesta (hallinto ja välittömät ICT-menot) 8.5.2017. Hallintoon on päätetty valtionavustusta 346 keur ajalle 1.10. -31.12.2017 ja lisäksi ICT-kuluihin 80 keur. ICT-järjestelmien kokonaisuuden suunnitteluun on saatu 117 keur, jonka toteutus etenee omana projektinaan. Tämän lisäksi maakunnalle on tullut 15.6. päivätty kirje maakuntien perustamiseen liittyvästä lisärahoituksesta. Syksyn 2017 rahoitus tulee päätöksenteosta johtuen jakaantumaan useaan osaan. Rahoitus on jaettu kahteen eri osaan (esivalmisteluvaihe 1.7. 30.9.2017 ja väliaikaisen valmistelutoimielimen rahoitus 1.10.2017-31.12.2018), joissa molemmissa on erikseen hallinto- ja ICT-rahoitus. Esivalmisteluvaiheen jatkon rahoitus haetaan, kun taasen väliaikaishallinnon vaiheen rahoitus on luonteeltaan valtionavustusta. Toukokuun päätös on ensimmäinen osa valtionavustusta ja toinen osa maksetaan ilman erillistä hakemusta lain tullessa voimaan. Perusteena valtionosuudessa on maakunnan asukasmäärä sekä maakunnan kuntien lukumäärä.
3 Esivalmisteluvaiheen hallinnon rahoitushakemus tulee olla tehtynä 30.6. mennessä ja ICT-rahoitushakemus 30.8. mennessä. Rahoituksen ehtona on, että maakunta sitoutuu toteuttamaan toimenpiteet esitetyn mukaisina. Lisäksi maakunnilta edellytetään vähintään 10 % omavastuuta kustannuksista 30.9. saakka. Rahoituspäätöstä odotetaan jo heinäkuun alkuviikoilla. Syksylle laadittu budjettiluonnos ja kuvaus rahoituksesta ovat liitteessä 2. Päätetään hyväksyä rahoitushakemuksen hakeminen budjettiluonnoksen mukaisesti. Viikon aikana on selvinnyt, että rahoitus tullee painottumaan enemmän loppuvuoteen. Tästä syystä kuukausittaista budjettiluonnosta on syytä täsmentää. Rahoituksen haun perusteeksi ajalle 1.7.-30.9.2017 hyväksyttiin 319 000 euron budjetti. Maakunta sitoutuu budjetin toteuttamiseen ja budjettia täsmennetään syksyn aikana rahoituksen sekä toimintojen selkiytyessä. Lähtökohtana syksylle on noin 750 000 euron budjetti, mutta lukuja täsmennetään useissa erissä tarkentuvan rahoituksen myötä. Heinä-syyskuun rahoitukselle vaadittavan 10 % omarahoitusosuudesta Matti Viialainen esitti, että hän vie asian liiton hallituksen käsittelyyn pikaisella aikataululla. ELY-keskuksen puolesta Satu Mäkelä ja TE-toimistosta Juha Kouvo ilmoittivat, että heidän työntekijöidensä maakuntauudistuksen toteuttamiseen käyttämä aika sisältyy heidän normaaliin valtion jo rahoittamaan virkatyöhön, mikä voidaan huomioida budjetoinnissa. 5. VATEn omat resurssit ja työnjaot Laissa maakuntalain, sosiaali- ja terveydenhuollon järjestämisestä annetun lain ja pelastustoimen järjestämisestä annetun lain voimaanpanosta määrittelee 7 väliaikaisen valmistelutoimielimen tehtävät. (ks. https://www.edilex.fi/he/20170015?#ot537) Viime kokouksessa todettiin tehtäväkokonaisuudet sekä keskusteltiin käytössä olevista resursseista ja VATEn jäsenten osaamisalueista. Muutosjohtaja on valmistellut sopimusluonnosta, jolla VATEn jäsenten työnantajat sekä maakunnan liitto sopivat työpanoksen käytöstä maakuntauudistuksen valmistelutoimielimen työskentelyyn. Sopimuksessa todetaan lisäksi, että valmistelutoimielin saadessaan virallisen toimivaltansa ottaa vastuulleen nämä sopimukset. Kultakin VATEn varsinaiselta jäseneltä ostetaan työajasta 20 % ja varajäseneltä 10 %. Korvauksen perusteena toimii bruttopalkka x 1,3 /kk. Lisäksi työaikaa voidaan korottaa muiden valmistelutehtävien osalta käytävän keskustelun perusteella henkilöittäin. Työajan lisäksi korvataan kiinteä korvaus nykyisen työnantajan ict-kustannuksista ja normaalit tietotekniikkakustannukset sekä matkakustannukset valmistelutoimielimen kokouksiin. Sopimusluonnos keskustelun pohjaksi on liitteessä 3. Saatavalla valtion rahoituksella sovittiin viime kokouksessa korvattavan työnantajalle ostettava työpanos 1.7.2017 alkaen.
4 Valtionosuusseurannan vuoksi jäseniltä edellytetään tuntikirjanpitoa yhteiseen järjestelmään viikoittain (esimerkiksi kokouksen yhteydessä). Järjestelmän käytöstä sovitaan lyhyt esittely seuraavan kokoukseen. Mikäli suuria heittoja sovituissa ostettavissa tuntimäärissä esiintyy, voi valmistelutoimielin tarpeen mukaan uudistaa päätöksensä resurssin ostosta ja sopia siitä työnantajan kanssa. VATEn jäsenet voivat ostettavan työpanoksen puitteissa toimia sovittujen teemojen koordinaatiovastuussa tai kummeina. Erikseen sovitaan myös, mikäli VATEn jäsenet tekevät konkreettisia valmistelutöitä ja selvityksiä, mikä näkyy suurempana ostettuna työpanoksena. Päätetään valmistelutoimielimen jäsenten rooleista ja sopimusluonnoksen periaatteista. Sovitaan sopimusten hyväksymismenettelystä. Sopimus on ehdollinen rahoituspäätökselle ajalla 1.7.-30.9.2017 Päätettiin budjettirajoitteiden vuoksi, että valmistelutoimielimen jäsenten työpanoskorvaukset maksetaan sovittavalla kiinteällä prosentilla 1.8. alkaen. Kukin jäsen kirjaa työaikansa yhteiseen järjestelmään elokuusta alkaen. Mikäli henkilö työskentelee heinäkuussa ja lomailee elokuussa, voi heinäkuulta kertyneet tunnit siirtää yhteiseen tuntikirjanpitojärjestelmään elokuussa. Muutosjohtaja käy jokaisen lähettävän organisaation kanssa keskustelut siten, että 10.8. kokouksessa voidaan hyväksyä työnantajien väliset sopimukset. ELY-keskus ja TE-toimisto sitoutuvat sovittuihin työmääriin ja kirjaavat työajan, vaikka laskutusta ei edellisen pykälän mukaisesti toteudu. Sopimuksen pohjaksi hyväksyttiin muutosjohtajan laatima luonnos siten, että palkan yleiskulu- ja lomakorvauskertoimena käytetään 1,3 kaikille edustajille ja ict- kulujen korvausperusteena käytetään käytetään 100 euroa/kk/hlö alv 0 %. Sopimuslaskutus toteutetaan yhdessä erässä heinä-syyskuulta ja erikseen loppuvuodelta. Kukin jäsen toimittaa ennen seuraavaa kokousta toiveensa vastuualueestaan muutosjohtajalle. 6. VATE:n valmisteluresursointi Viime kokouksessa sovittiin, että jokainen organisaatio selvittää maakunnan valmisteluun myytävissä olevat työpanokset, minkä jälkeen todetaan avoimella haulla täytettävät tehtävät. Muutosjohtajan määräaikainen virka laitetaan hakuun joka tapauksessa. Organisaatiosopimuksiin varaudutaan 15.8. alkaen ja uusien tehtävien täyttöön 1.9. alkaen rahoituksen sallimissa raameissa. Lisäksi sovittiin, että paikat täytetään esivalmistelun saajan eli Etelä-Karjalan liiton hallintosäännön ja valtuuksien mukaisesti. Maakunnan liitto on valmistellut ilmoituspohjia mahdollisesti avoimeksi julistettavista tehtävistä. Muutosjohtaja esittelee tiedon mahdollisista resursoinneista ja sovitaan tehtävien hoitamisen sopimisesta sekä avoimeksi julistettavista tehtävistä.
5 Päätettiin edetä organisaatioilta ostettavien muiden resurssien kanssa samassa sopimusaikataulussa kuin valmistelutoimielimen jäsentenkin. 10.8. sopimuksessa sovitaan organisaatiokohtaisesti käytettävät resurssit ja niiden ajankohta. 7. Työryhmätyöskentely Hyväksyttiin maakuntauudistuksen valmistelutiimiin rekrytoitavien muutosjohtajan, tiedottajan, projektisihteerin sekä muutosvalmentajan haun käynnistämisen. Tehtävien täyttöajankohta on ehdollinen riippuen lainsäädännön hyväksymisestä. Valmistelua on syytä tehdä myös VATEa sekä ostettavia resursseja laajemmilla foorumeilla. Aiemmat työryhmät ovat lopettaneet työskentelynsä, mutta jatkuvaa valmistelua vaativat seuraavat työryhmät ovat kokoontuneet vielä kesäkuussakin: - ICT- ryhmä: valtion rahoituksen hakeminen ja projektin suunnittelu sekä koordinointi - osallisuusryhmä: Kuntaliiton pilottihankkeen toteutuksen suunnittelu ja eri osallisuus-hankkeiden koordinointi Lisäksi eri organisaatioiden päätoimiset viestinnän asiantuntijat ovat suunnitelleet viestinnän konkreettista etenemistä esivalmistelun jatkuessa. Henkilöstö toivoo edustusta valmistelua tekeviin työryhmiin. VATE päättää, että aiemmin todetut VATEn alaiset valmistelijat tekevät konkreettista valmistelutyötä, mutta asioiden laajempaa keskustelua ja valmistelua tukemaan perustetaan tarpeen mukaan työryhmiä lomakauden jälkeen maakunnan muodostavista organisaatioista. Jokaiseen työryhmään pyydetään myös yksi henkilöstön edustaja mukaan. Työryhmät eivät ole informointipaikkoja vaan niillä on selkeät työtehtävät ja aikataulut, jotka määritellään tarkemmin VATEssa elokuussa. Tiedottamista varten laaditaan oma suunnitelmansa ja omat fooruminsa. Työryhmiin kutsutut henkilöt osallistuvat työskentelyyn oman nykyisen tehtävänsä puitteissa. VATE vastaa kokousten järjestämisen kustannuksista, mutta lähettävät organisaatiot vastaavat omien edustajiensa kustannuksista. Asioiden keskeneräisestä valmistelusta ja projektitehtävistä johtuen ICT- ja osallisuusryhmät voivat jatkaa toimintaansa ennallaan tehtävien katkeamatta. Viestinnän koordinaation varmistamiseksi nimetään viestintänyrkki, johon toivotaan Eksoten, liiton ja ELYn edustajia. Yllä mainittujen ryhmien kokoonpanot todetaan erikseen kokouksessa. Hyväksyttiin esityksen mukaisesti ja sovittiin, että tarkemmin ryhmätyöskentelyyn palataan elokuussa, mutta esitetyt ryhmät voivat jatkaa nyt valmistelutyötään. Ryhmät voivat muuttaa kokoonpanoaan tarpeen mukaan. Tulevat valmisteluvastuulliset VA- TEn jäsenet ottavat selkeää roolia ryhmien ohjauksessa jatkossa.
6 8. VATEn työjärjestysluonnoksen ja muiden sääntöjen valmistelu VATEn virallisessa vaiheessa tarvitaan työjärjestys, jota on valmisteltu Kuntaliiton valmisteleman ja viime kokouksessa tiedoksi toimitetun luonnoksen pohjalta. Muutosjohtaja on muokannut luonnosta Etelä-Karjalan VATElle sopivaksi. Työjärjestyksellä ohjataan VATEn omaa toimintaa sekä jäsenten ja esittelijöiden valtuuksia. Esivalmisteluvaiheen venyessä 30.9.2017 saakka valmisteluun osallistuvat henkilöt ovat nykyisen työnantajansa tai Etelä-Karjalan liiton palveluksessa ja noudattavat liiton henkilöstöohjeita, KVTESia sekä talousarvion täytäntöönpano-ohjeita. Tästä syystä myös luonnoksen laatimisessa on käytetty hyväksi liiton dokumenttien linjauksia. Myös noudatettava työehtosopimus KVTES on sama liitolla ja valmisteluvaiheen organisaatiolla. Luottamushenkilötoimielimen palkkioita ohjataan palkkiosäännöllä, jonka pohjana esitetään käytettävän liiton voimassa olevaa palkkiosääntöä. Luonnos työjärjestyksestä on liitteenä 4. Merkitään esitetty luonnos tiedoksi. Luonnos toimii työjärjestyksen pohjana ja sitä tarkennetaan tarpeen mukaan. Merkittiin luonnos tiedoksi ja valmistelua jatketaan esitetysti liiton sääntöpohjia hyödyntäen. Asiasta päätetään voimaanpanolain hyväksymisen jälkeen. 9. Muut asiat Viestinnän valmistelua on jatkettu www-sivujen () sekä ekstranetin osalta ja ne valmistuvat elokuun aikana. Lisäksi valmistellaan liitettä Eksoten asiakaslehteen maakuntauudistuksesta lokakuulle sekä keskivertoperhe Miikkulaisen kuvia, joita voidaan käyttää muutoksen konkreettisen viestinnän apuna. VATEn oma työseminaari on ehdotettu pidettäväksi 29.9. Todetaan paikka ja osallistujat. Merkitään tiedoksi. Merkittiin asiat tiedoksi ja sovittiin seminaaripäivä esityksen mukaan Olkkolan Hoviin klo 9-15. 10. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 10.35. Seuraava kokous pidetään 10.8. klo 9-11.
7