9.6.2017 KESKI-SUOMEN SOTE- JA MAAKUNTAUUDISTUKSEN VALMISTELU 10.6.2016-30.6.2017 ESIVALMISTELUVAIHE ICT-TYÖRYHMÄ Loppuraportti
2 Sisällysluettelo 1. TYÖRYHMÄN KOKOONPANO... 3 2. TYÖRYHMÄN TOIMEKSIANTO JA TEHTÄVÄ... 3 3. RAPORTIN TARKOITUS... 4 4. ICT-PALVELUKESKUS... 4 5. MAAKUNNAN TEHTÄVÄT ENNEN 2019... 4 6. MAAKUNNAN KÄYTTÖÖN TARVITTAVAT TIETOJÄRJESTELMÄYMPÄRISTÖT 1.1.2019 ALKAEN... 4 7. SOPIMUKSET... 5 8. MAAKUNNALLINEN ASIAKAS- JA POTILASTIETOJÄRJESTELMÄ... 5 9. RAHOITUS JA MUUTOSTUKI... 5 10. MAAKUNTIEN ICT-MUUTOSTEN ETENEMISEN TIEKARTAN SEURANTA... 6 11. ICT-TYÖRYHMÄN EHDOTUS VÄLIAIKAISHALLINNOLLE JA JATKOVALMISTELU... 6 12. YHTEISTYÖN ORGANISOINTI... 7 LIITTEET
3 1. TYÖRYHMÄN KOKOONPANO Jalkanen Arto Helminen Heli Karhu Eero Käsmä Ari-Jukka Linna Tiina Luostarinen Kari Mäkinen Teija Paavilainen Juhani Pietiläinen-Söderholm Ulla Rehn Minna Suominen Markku Rantanen Katrianna tietohallintojohtaja, Jyväskylä, puheenjohtaja tietohallintopäällikkö, Jämsä ATK-suunnittelija, Äänekoski talousjohtaja, Viitaunioni, tietojärjestelmäasiantuntija, Jyväskylä, projektisihteeri kehittämispäällikkö, Keski-Suomen liitto, Pardia, henkilöstön edustaja ICT-projektipäällikkö, Keski-Suomen shp Jyty, henkilöstön edustaja tietohallintojohtaja, Keski-Suomen shp ICT-johtaja, Kela Tehy, henkilöstön edustaja 2. TYÖRYHMÄN TOIMEKSIANTO JA TEHTÄVÄ Työryhmän tarkoitus ja tavoite: - tehtävänä tietohallinnon ja tietojärjestelmäkehityksen tavoitetilan ja kokonaislinjan määrittely - selvittää ICT- ja tietohallintopalveluiden kokonaisuutta ja nykytilaa - työryhmä arvioi miten maakunnalliset ICT-palvelut tullaan toteuttamaan Työkäytännöt: - työryhmä on kokoontunut 15.8.2016, 5.9.2016, 10.10.2016, 30.11.2016, 27.1.2017, 10.3.2017, 7.4.2017, 16.5.2017 - työryhmällä on ollut käytössään yhteinen ryhmätyötila (SharePoint) valmistelutyöhön liittyvän aineiston jakamista varten - yhteistyötä tehtiin jonkin verran muiden työryhmien kanssa rajapintojen hahmottamiseksi ja käyttöön tulevien ICT-ratkaisujen yhteiseen määrittämiseen - kansallisessa ja muussa valmistelussa mukana ovat ryhmän jäsenet toivat tietoa ja näkemyksiä työryhmän työskentelyyn - työskentelyssä huomioitiin valtakunnallisen tason ohjeistukset ja velvoittavat päätökset Työskentelyn tavoitellut lopputulokset: - tuottaa tietoa jatkotyöskentelyn ja päätöksenteon tueksi ICT- ja tietohallintopalveluiden osalta - tavoitteena oli laatia jatkovalmistelun ICT-ratkaisujen tiekartta. Tiekartassa kuvataan karkealla tasolla visio, millä hallinnon ja palvelujen tietojärjestelmillä maakunta aloittaa 1.1.2019 - tuottaa toimenpide-ehdotuksia tietohallinnon ja tietojärjestelmien osalta.
4 3. RAPORTIN TARKOITUS Keski-Suomen maakunnan sote-tuotannon aloittaminen 1.1.2019 edellyttää yhtenäisen ict-ympäristön rakentamista ja käyttöönottoa. Työryhmä on pyrkinyt hahmottamaan ict-järjestelmien tavoitetilaa, joka perustuu suunniteltuun organisaatiorakenteeseen, palvelutuotantoon ja toimipaikkaverkostoon. Tämän perusteella voidaan suunnitella tarvittavien muutosten ja uudistusten toteutukseen tähtäävä hankesuunnitelma. Kappaleessa 6 on listattu luettelon muodossa ne järjestelmäympäristöt, joiden täytyy olla valmiina ja testattuna eri toimijoiden käytössä maakunnan aloittaessa. ICT-projektien resursointi ja hankkeiden toteutus tehdään väliaikaishallinnon valmisteluorganisaation toimesta. 4. ICT-PALVELUKESKUS Palvelukeskuksen tehtävänä on tuottaa tietohallinto-, kehittämis-, integraatio-, tietojärjestelmä- ja tietotekniikkapalveluita ja se perustetaan kesän 2017 aikana. Valtio merkitsee aluksi koko yhtiön osakekannan ja yhtiö alkaa rakentaa palveluitaan. Toisessa vaiheessa omistus siirtyy maakunnille siten, että valtiolle jää 10 % omistusoikeus ja erilainen osakesarja, joka tuottaa päätösvallan maakuntalaissa erikseen säädetyissä asioissa. Tytäryhtiöiksi perustetaan ns. Kasvupalvelu-yhtiö sekä SOTE-ICT/Digi kehittämisyhtiö. Palvelukeskuksen starttivaiheen rahoitus 2017-2019 tulee valtiolta ja sen jälkeen toiminta rahoitetaan palvelumaksuilla, puitejärjestelyjen komissioilla ja hankekohtaisilla rahoituksilla. 5. MAAKUNNAN TEHTÄVÄT ENNEN 2019 Maakuntien ict-valmisteluun ja ict-palvelukeskuksen perustamiseen liittyvä ohjeistus julkaistiin 15.5.2017 (liite 1). Tietohallinnon ja ict-palvelujen suunnittelu sekä järjestäminen ja siirtymän läpivienti ovat maakunnan vastuulla. Toiminta on suunniteltava ja järjestettävä niin että maakunnan tietohallinto voi ottaa vastuun huomioiden kansallinen valmistelu. ICT-palvelukeskus tarjoaa sähköisen työympäristön väliaikaishallinnolle 2017 syksyllä joka on Microsoft Office365. Jos maakunta haluaa sen käyttöön 1.6.2018 alkaen on mm. käyttäjähallinta koottava yhteiseen hakemistoon ja on tehtävä federointi palvelukeskuksen palveluihin. Tehdäänkö maakunnan tasolla oma ratkaisu vai otetaanko käyttöön palvelukeskuksen O365-palvelu, päätetään myöhemmin. ICT-palvelukeskus tulee toteuttamaan maakunnille yhteisiä kilpailutuksia maakunnan tarpeiden mukaisesti. Tavoitteena on sopia 1.1.2018 mennessä maakunnan ja ict-palvelukeskuksen kanssa yhteisestä etenemisestä ja tiekartasta. 6. MAAKUNNAN KÄYTTÖÖN TARVITTAVAT TIETOJÄRJESTELMÄYMPÄRISTÖT 1.1.2019 ALKAEN Eri toimijoiden käyttöön tarvitaan: - Talousjärjestelmät (käyttöomaisuus, kirjanpito, ostoreskontra, myyntireskontra, maksuliikennejärjestelmä, matkalaskujärjestelmä, budjetointijärjestelmä) - HR-järjestelmät (HR-master, palkanlaskentajärjestelmä, koulutusjärjestelmä, rekrytointijärjestelmä, muut HR-järjestelmät: osaamisen hallinta, itsepalveluportaali)
5 - Tiedonhallinta (intranet, sähköiset lomakkeet, dokumenttipohjat, sisällönhallintajärjestelmät, arkistointi ja asianhallinta) - Käyttövaltuushallinta (identiteetinhallintajärjestelmä, Active Directory) - Infra (tietoliikenne, palomuurit, konesalit, käyttöpalveluympäristöt) - CRM-järjestelmät (asiakkuuden hallintajärjestelmät, asiakaspalvelujärjestelmät) - Asiakas-ja potilastietojärjestelmät - Toimistosovellukset (sähköposti, kalenteri, Skype/muut pikaviestimet, Office-työkalut) - Asiakaspalvelu (puhelinvaihdejärjestelmät, puhelinnumeroavaruudet) - www-sivustot ja viestintätekniset ratkaisut - Päätelaitteet (työasemat, mobiililaitteet, tulostimet) 7. SOPIMUKSET Sote- ja maakuntauudistuksessa tulee tapahtumaan merkittävä vastuunsiirto olemassa olevien sopimusten siirtyessä uudelle omistajalle. Liitteessä 2 on asiakirja, joka on osa valtiovarainministeriön maakuntauudistuksen ICT -tuen ohjeistusta. Sopimukset ja hankinta -ohje on käsitelty maakuntien digivalmistelijoiden kokouksessa 31.5.2017 ja annetun palautteen pohjalta siihen tehdään vielä tarkennuksia. Asiakirjassa kuvataan sopimusten siirtoihin liittyvät kysymykset ja arvioidaan niitä sopimus- ja hankintaoikeudellisesta näkökulmasta. Tavoitteena on antaa ict-valmisteljoille ohjeita sopimusten hallittuun siirtoon ja siihen, millaisissa oikeudellisissa raameissa sopimukset sovitetaan uuteen toimintaympäristöön siten, että toiminnan jatkuvuudesta varmistutaan. 8. MAAKUNNALLINEN ASIAKAS- JA POTILASTIETOJÄRJESTELMÄ Maakunnallisen asiakas- ja potilastietojärjestelmän kilpailutuksen ennakkoilmoitus on julkaista julkisten hankintojen ilmoituskanavassa Hilmassa. Hankinta toteutetaan puitejärjestelynä, jossa Kuntahankinnat toimii yhteishankintayksikkönä. Hankinta toteutetaan Keski-Suomen sairaanhoitopiirin kanssa, joka on sitoutunut hankintaan. Puitejärjestely mahdollistaa sen, että sopimukseen voi liittyä myös muita sairaanhoitopiirejä ja kuntia. Keski-Suomen uusisairaala Nova -hankkeen ja tämän ennakkoilmoituksen kohteena olevan hankinnan tarkoituksena on parantaa sosiaali- ja terveydenhuollon toimintaa, palveluja ja integroitavuutta. Hankkeen yhtenä osana toteutetaan kansainvälisesti korkeatasoisen asiakas- ja potilastietojärjestelmän hankinta ja käyttöönotto. Tavoitteena on, että hankintailmoitus julkaistaan kesän 2017 aikana ja asiakas- ja potilastietojärjestelmän toimittaja valitaan Q2/2018 loppuun mennessä. Keski-Suomen sairaanhoitopiiri jatkaa yhteistyötä UNA-hankkeen kanssa. Yhteistyötä Jyväskylän kaupungin kanssa jatketaan ODA (Omat digiajan hyvinvointipalvelut) hankkeessa. ODA-projektia toteuttaa 14 julkisen toimijan yhteenliittymä. Sen tulevaisuuden hallintamalli on vielä sopimatta. 9. RAHOITUS JA MUUTOSTUKI Keski-Suomen maakunnalle on myönnetty vuodelle 2017 118 000 väliaikaisen valmistelutoimielimen ICT-menoihin. Lisäksi VM:n tukea on haettu nykytilan selvittämiseen (kaikki tietojärjestelmät), tavoitetilan suunnitteluun ja IT-projektisalkun vaiheistamiseen. Myönnetty määräraha on 174 768 ict-valmistelun tukea ajalle 1.1.-31.12.2017. Maakuntien ilmoittamien tietojen perusteella tietohallinto- ja ICT-muutoksen valmistelun ja toimeenpanon kokonaiskustannukset vuodelle 2018 olisivat n. 195 miljoonaa euroa (35,6 euroa / asukas) josta Keski-Suomen osuus 4 milj.. Määrärahoista ei ole tehty päätöksiä.
6 10. MAAKUNTIEN ICT-MUUTOSTEN ETENEMISEN TIEKARTAN SEURANTA Kansallisesti seurataan maakuntien tietohallinnon ja ict-palvelutuotannon suunnittelun ja toteutuksen etenemistä. Tilannekuvaa päivitetään jatkuvasti vastuuvalmistelijoiden toimesta. 11. ICT-TYÖRYHMÄN EHDOTUS VÄLIAIKAISHALLINNOLLE JA JATKOVALMISTELU Jatkovalmistelussa noudatetaan maakuntien ict-suunnittelu varten valmisteltuja kansallisia ohjeita. Keski-Suomen maakunnassa käynnistetään välittömästi hanke, joka laatii tarvittavan perustietotekniikan nykytilakuvaukseen ja tavoitetilan toteutukseen tähtäävän hankesuunnitelman. Tavoitteena on laatia kuvaus maakunnan minimissään tarvitsemista ICT-palveluista ja miten niiden käyttöönotto toteutetaan 1.7.-31.12.2018 aikana. Keski-Suomen sairaanhoitopiiri on selvittänyt nykyisten ict-sopimustensa sisältöjä. Vastaava sopimusten koostaminen tehdään kaikkiin maakunnan kuntiin ja kuntayhtymiin sairaanhoitopiirin laatimilla kyselypohjilla. Kansallisten kyselyjen tulokset 2016 ovat liian epätarkkoja, joten niitä joudutaan tarkentamaan. Keski-Suomen sairaanhoitopiirin tarvitsemien konesali- ja perustietotekniikkapalveluiden tuottaminen on siirtynyt 1.3.2017 Medi-IT Oy:ltä Istekki Oy:lle. Medi-IT Oy jatkaa edelleen sovellustukipalveluiden tuottajana. Valtiovarainministeriön valmisteluohjeistuksen mukaan perustietotekniikkapalvelut ja osa toimialariippumattomista palveluista tuotetaan alkuvaiheessa perustuen maakuntien omiin sopimuksiin ja palvelutuottajiin. Istekki Oy on tehnyt alustavan ehdotuksen (liite 3) asiantuntijatyöstä maakunnan ICMT (Information Communication and Medical Technology) valmistelusta. ICT-työryhmä on käsitellyt ehdotuksen ja ehdottaa, että jatkoneuvotteluja käydään ja hankesuunnitelmaa tarkennetaan Istekki Oy:n kanssa. Hankkeen tavoitteena on kartoittaa ICMT-toimintaympäristön nykytila sekä suunnitella Keski-Suomen ICMT-toimintaympäristön ja tietojärjestelmien kehittämiskohteiden tavoitetilan kokonaiskuva ja tuottaa suunnitelma hankekohteiden priorisoinnista, toteutusjärjestyksestä, vaiheistuksesta, etenemissuunnitelmasta ja aikataulutuksesta sekä kehittämiskohteiden työmääräarvio siltä osin kuin se tässä vaiheessa on mahdollista. Hankkeen lopputuloksena tuotetaan maakunnallisen ICMT-toimintaympäristön nykytilan kuvaus, tavoitetilan suunnitelma ja muutoksen toteutuksen vaiheistettu etenemissuunnitelma sekä resurssitarve kustannusarvioineen. Hankkeessa ei toteuteta varsinaisia ratkaisuja vaan ne tulee toteuttaa erillisissä kehitys- ja käyttöönottoprojekteissa huomioiden kansallisen ja maakuntien välisen sekä yhteistoiminta-alueen ict-valmistelun tuotokset ja velvoitteet. Huolimatta Keski-Suomen sairaanhoitopiirin omistajuudesta yhtiöön ja sen in house -asemasta yhteistyö ja hankkeet toteutetaan normaalina tarjouspyyntö-tarjous-sopimus ketjuna. Näin varmistetaan tarjottavien palvelujen hintakilpailukyky ja toimittajan riittävä resursointi muutoksen suunnitteluun ja toteutukseen. Hankkeet rahoitetaan ja resursoidaan Keski-Suomen liiton käytössä olevilla ict-muutostuen määrärahoilla erikseen sovittavalla tavalla mm. Keski-Suomen sairaanhoitopiirin kanssa. Keski-Suomen shp aloittaa työskentelyn väliaikaisessa projektitoimistossa kesällä 2017. Jyväskylän kaupunki on yhdessä Keski-Suomen Sote- ja maakuntauudistuksen valmistelutyöryhmien kanssa selvittänyt talous- ja henkilöstöhallinnon palvelujen tulevia tuottamistapoja. Yhteistyötä on tehty myös valtakunnalliseen maakuntien TAHE-valmisteluun. Tarkasteltavana ovat erityi-
7 sesti olleet nykyisten organisaatioiden pohjalle muodostetut toimintamallit, oma palvelutuotantoyhtiö tai tuotannon järjestäminen yhteistyössä jo toimivan osakeyhtiön kanssa. Kaupunginjohtajan asettaman selvitystyöryhmän raportti valmistuu vuoden 2017 loppuun mennessä. Tehtävillä ratkaisuilla on merkittävä vaikutus käyttöön otettaviin talous- ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmiin. Kunnilla ja kuntayhtymillä on edessä merkittävä työmäärä tietojärjestelmien siirtoon ja sopimusten läpikäyntiin liittyvissä tehtävissä. Eri toimijoiden on varmistettava riittävä resursointi näihin tehtäviin ja samalla huolehdittava toiminnan jatkuvuudesta luovuttavissa organisaatioissa. Kuntien on organisoitava uudelleen ict-tukipalvelut osan henkilökunnasta siirtyessä maakunnan palvelukseen. 12. YHTEISTYÖN ORGANISOINTI Keski-Suomen maakunnan ict-valmisteluun vaikuttaa useiden kansallisten, yhteistoiminta-alueen ja maakunnan valmisteluryhmien toiminta ja hankkeet. KYS erva-alueen tietohallintotoimikunta sekä Itä- ja Keski-Suomen sote ICT-kehitystyöryhmien toiminta on yhdistetty. Jatkossa työryhmä valmistelee ja toteuttaa maakuntien työsuunnitelman mukaisesti yhteistoiminta-alueen yhteisiä valmisteluasioita ja ICT-hankkeita. Sosiaali- ja terveysministeriö on asettanut sote- ja maakuntauudistuksen digimuutoksen ja toimeenpanon strategisen ohjausryhmän ajalle 1.6-31.12.2019. Strategisen ohjausryhmän alaisuudessa on hanketoimisto. Muutosohjelman toteuttavaan hankesalkkuun tulevat maakuntien käynnistämisen ja jatkuvuuden kannalta välttämättömät hankkeet ja toimenpiteet, jotka organisoivat ja resursoivat nimetty vastuuorganisaatio. Maakuntien valtakunnallisten palvelukeskusten valmistelua toteuttaa 30.11.2016 asetettu johtoryhmä ja sen alaisuudessa toimivat palvelukeskuskohtaiset ohjausryhmät sekä niiden projektiryhmät. ICT-palvelukeskuksen valmisteluun liittyvät linjausehdotukset tuodaan käsiteltäväksi digimuutoksen ja toimeenpanon strategiseen ohjausryhmään, joka vastaa niiden yhteensovittamisesta sote- ja maakuntauudistuksen digitalisaation tavoitteisiin ja toimeenpanoon. LIITTEET: Liite 1: Liite_1_ICT-palvelukeskus_Ohje-Maakunnille.pdf Liite 2: MAKU_Sopimukset_ ja_hankinnat_ohje_2017.pdf Liite 3: Istekki Oy_Keski-Suomi_2017_05_16_Julkinen.pdf