Tietokannat PERUSMATERIAALI Microsoft Access 2007 Kieliversio: suomi Materiaaliversio 1.0 päivitetty 8.6.2009 materiaalimyynti@piuha.fi Tämän materiaalin kopioiminen ilman tekijän lupaa kielletään tekijänoikeuslain nojalla Copyright
Tietokannat Microsoft Access 2007 2/25 Sisällysluettelo MATERIAALIN VERSIOSOVELTUVUUS JA KIELI... 3 ACCESSIN KÄYNNISTÄMINEN... 3 TIETOKANTOJEN PERUSTEET... 4 MIKÄ ON TIETOKANTA?... 4 TIETOKANNAN OSAT... 4 Taulukko... 4 Tietue... 5 Kenttä... 5 RELAATIOMALLI... 6 Perusavain... 6 Viiteavain... 7 Yhteydet... 7 ACCESS 2007:N UUDET OMINAISUUDET... 8 ALOITUSSIVU JA VALMIIT TIETOKANTAMALLIT... 8 KENTTÄ- JA TAULUKKOMALLIT... 8 ACCESS 2007:N TALLENNUSMUOTO JA YHTEENSOPIVUUS... 9 KOHTEEN MUUNTAMINEN PDF-MUOTOON... 9 UUDISTETTU KÄYTTÖLIITTYMÄ... 9 VALINTANAUHA (RIBBON) JA VÄLILEHDET... 9 TIEDOSTOJEN LIITEKENTÄT... 11 NÄKYMÄT JA UUSI ASETTELUNÄKYMÄ LOMAKKEISSA JA RAPORTEISSA... 11 OFFICE-PAINIKE (OFFICE BUTTON)... 12 PIKATYÖKALURIVI (QUICK ACCESS TOOLBAR)... 12 PIKANÄPPÄIMET... 13 SIIRTYMISRUUTU... 13 TIETOKANTAOBJEKTIT VÄLILEHTINÄ... 13 ACCESSIN PERUSTOIMINTOJA... 13 UUDEN TIETUEEN LISÄÄMINEN TAULUKKONÄKYMÄSSÄ... 14 TIETOJEN MUUTTAMINEN SUORAAN TAULUKKOON... 14 TIETUEEN POISTAMINEN... 14 TIETOJEN LAJITTELU, ETSIMINEN JA SUODATTAMINEN... 14 UUDEN TIETOKANNAN LUOMINEN JA TAULUKOIDEN LUOMINEN... 16 UUDEN TIETOKANNAN LUOMINEN... 16 UUDEN TAULUKON LUOMINEN RAKENNENÄKYMÄSSÄ... 16 KYSELYT... 19 HAKUKYSELYN LUOMINEN RAKENNENÄKYMÄSSÄ... 19 HAKUEHDOISSA USEIN TARVITTAVIA OPERAATTOREITA... 23 PERUSLOMAKKEEN LUOMINEN JA KÄYTTÄMINEN... 24 LOMAKKEEN LUOMINEN NOPEASTI... 24 RAPORTTIEN LUOMINEN JA MUOKKAAMINEN... 25 RAPORTIN LUOMINEN HELPOSTI... 25 RAPORTIN RYHMITTELY, LAJITTELU JA SUMMAT... 25
Tietokannat Microsoft Access 2007 5/25 Taulukko: Asiakkaat TIETUE KENTTÄ Tietue Taulukon vaakasuorasta rivistä käytetään tietokannoista nimitystä tietue (record). Tietue sisältää aina yksittäisen asian kaikki tiedot, esimerkiksi Asiakkaat-taulukossa yksi tietue sisältää aina yhden asiakkaan kaikki tiedot (nimi, lähiosoite, postinumero, postitoimipaikka, puhelinnumero jne.) Suurten tietokantojen taulukot saattavat sisältää tuhansia tai jopa miljoonia rivejä eli tietueita. Kenttä Taulukon pystysuorista sarakkeista käytetään tietokannassa nimitystä kenttä. Suunnitteluvaiheessa päätetään, mitä kenttiä taulukossa tarvitaan eli mitä tietoja siihen tullaan syöttämään. Esimerkin Asiakkaat-taulukossa kenttiä ovat Asiakasnro, Yrityksen nimi, Sukunimi, Etunimi, Lähiosoite, Postinro ja Postitoimipaikka. Kenttään syötettävä tieto voidaan määritellä tietynlaiseksi. Esimerkiksi Asiakasnumerokenttään valitaan tietotyypiksi Luku ja Yritys-kenttään puolestaan tietotyypiksi valitaan Teksti. Erilaisista tietotyypeistä on taulukko sivulla 12.
Tietokannat Microsoft Access 2007 8/25 Access 2007:n uudet ominaisuudet Aloitussivu ja valmiit tietokantamallit Kun käynnistät Access 2007:n, esiin tulee uusi aloitussivu, josta voit valita käyttöösi jonkin uusista valmiista tietokantamalleista, luoda kokonaan uuden tyhjän tietokannan tai avata jonkin viimeksi käytetyistä tietokannoista: Valmiit mallit on luokiteltu käyttötarkoituksen mukaan pääset nopeasti alkuun, jos löydät näistä suoraan sopivan. Malli sisältää valmiiksi määriteltyjä taulukoita, lomakkeita, raportteja, makroja ja yhteyksiä. Valmiita malleja pystyy myös helposti muokkaamaan. Voit esimerkiksi poistaa turhat kentät ja lisätä tarvitsemasi uudet kentät. Jos sopivaa valmista mallia ei löydy, parhaaseen lopputulokseen pääsee usein suunnittelemalla tietokannan juuri tarvittuun käyttötarkoitukseen. Kenttä- ja taulukkomallit Access 2007 sisältää valmiita kenttämalleja, joilla voi nopeuttaa tietokannan suunnittelua. Ne ovat valmiita kenttiä, joilla on nimi, tietotyyppi, pituus ja valmiiksi määritetyt ominaisuudet. Voit vetää tarvitsemasi kentät suoraan Kenttämallit-ruudusta taulukkoon. Toinen uusi mallityyppi on taulukkomalli yksittäisten kenttien sijaan voit lisätä kerralla kokonaisen taulukon käyttämällä valmiita taulukkomalleja. Tyypillinen esimerkki on Yhteystiedot-taulukko, joka toistuu usein samankaltaisena eri tietokannoissa (etunimi, sukunimi, puhelinnumero, osoitekentät jne.).
Tietokannat Microsoft Access 2007 11/25 Tiedostojen liitekentät Uuden Liite-tietotyypin avulla tietokantaan voi helposti tallentaa kaikentyyppisiä asiakirjoja ja binääritiedostoja suurentamatta tietokannan kokoa tarpeettomasti. Access 2007 pakkaa liitteet automaattisesti tilan käytön optimoimiseksi. Liitetiedostot voivat olla esimerkiksi Wordasiakirjoja, Excel-työkirjoja, PowerPoint-esityksiä tai kuvatiedostoja.yhteen tietueeseen voi liittää useampia tiedostoja. Näkymät ja uusi asettelunäkymä lomakkeissa ja raporteissa Access 2007 sisältää monia näkymiä eri käyttötarkoituksiin. Näkymää vaihdetaan Näytäpainikkeella, joka löytyy Aloitus-välilehden alusta tai tilannekohtaisen välilehden alusta. Uusi asettelunäkymä nopeuttaa helpottaa lomakkeiden ja raporttien asettelua huomattavasti. Kuvake Näkymä Taulukkonäkymä Rakennenäkymä SQL-näkymä Lomakenäkymä Raporttinäkymä Esikatselu Asettelunäkymä Pivot-taulukkonäkymä Käyttötarkoitus Voit päivittää ja lisätä tietoja suoraan taulukkoon Voit muokata aktiivisen objetkin kaikkia ominaisuuksia Näytä kyselyn SQL-kielinen lauseke Lomakkeen käyttäminen: tietojen lisääminen ja päivitys Raportin näyttäminen yhtenä pitkänä listauksena Raportin katselu sivutettuna ennen tulostamista Lomakkeen tai raportin asettelun kätevä muokkaaminen Voit luoda objektin tiedoista Pivot-taulukon Pivot-kaavionäkymä Voit luoda objektin tiedoista Pivot-kaavion
Tietokannat Microsoft Access 2007 18/25 Accessin tietotyypit Tietotyyppi Teksti Memo Luku Pvm./klo Valuutta Laskuri Kyllä/Ei OLE-objekti Hyperlinkki Tiedostoliite Ohjattu haku Käyttötarkoitus Tekstiä tai lukuja, merkkejä enintään 255 kpl Pitkä teksti, merkkejä enintään 65 535 kpl Numeerisia arvoja (voidaan käyttää laskutoimituksissa) Päivämäärä ja/tai aika Rahamäärää kuvaava arvo Automaattinen laskuri, joka kasvaa yhdellä, kun taulukkoon lisätään uusi tietue Kenttään voidaan syöttää vain Kyllä tai Ei Linkitetty tai upotettu Word-asiakirja, Excel-taulukko, kaavio, kuva, multimediatiedosto yms. Kenttä, josta voidaan siirtyä esimerkiksi WWW-sivulle Voit liittää tietokantaan minkä tahansa tiedoston. Haluttaessa tiedostoa voidaan myös muokata. Joustavampi ja tehokkaammin pakkautuva kuin OLE-objekti. Kenttään haetaan arvo jostain toisesta taulukosta Lisäksi kullekin kentälle voidaan tyypistä riippuen määritellä monia ominaisuuksia: Tekstimuotoisessa tiedossa Kentän koko määrittelee, montako merkkiä kenttään voidaan syöttää. Tietokannan koon ja tehokkuuden takia ylisuurta kokoa on turha varata. Muoto vaikuttaa vain arvon esittämistapaan, esim, >-merkillä kaikki kirjaimet näytetään isolla. Oletusarvo voidaan antaa, jos halutaan, että kenttään tulee uuttaa tietuetta lisättäessä valmiiksi jokin arvo, vaikka kenttään ei syötettäisikään mitään. Arvo tarvitaan määrittää, voiko kentän jättää tyhjäksi.
Tietokannat Microsoft Access 2007 20/25 Lisää seuraavaksi kyselyyn kaikki ne kentät, joista tarvitset tietoja tai joita käytät hakuehdoissa. Kenttä lisätään kyselyyn raahaamalla tai kaksoisnapsauttamalla halutun kentän nimeä: Kirjoita Ehdot-riville ja haluttuun sarakkeeseen ehto, jonka pitää täyttyä, jotta tietue tulee mukaan hakukyselyn tuloksiin. Alla olevassa esimerkissä on valittu Kirjat-taulukosta kentät KirjanNimi, Sukunimi, Julkaisuvuosi, Kustantaja ja Kovakantinen. Ehdoiksi on laitettu Sukunimi: Calvino ja Kovakantinen: Ei. Access tekee lainausmerkit merkkijonoihin automaattisesti, Kyllä/Ei-tyyppisen kenttään voi hakuehdoksi kirjoittaa suoraan joko Kyllä tai Ei. Nyt kysely hakee vain pehmeäkantisia kirjoja, joissa tekijän sukunimi on Calvino: