Access-kyselyt. Luetteloinnin kehittämispäivä Mia Kujala

Transkriptio

1 Access-kyselyt Luetteloinnin kehittämispäivä Mia Kujala

2 Ennen kuin aloitat MS Access on asennettu Oracle ODBC-ajuri on asennettu C:\Voyager\Access Reports\Reports.mdb > Voyager-taulut on linkitetty (tietokanta koostuu tauluista) Laita tietokannan tiivistäminen Accessissa päälle Tiedosto -> Asetukset -> Avoinna oleva tietokanta -> Järjestä tietokanta uudelleen suljettaessa Tutustu tauluihin, katso mitä kenttiä taulut sisältävät ja mitä tietoa kentät sisältävät KyAMK Kirjasto- ja tietopalvelut

3 KyAMK Kirjasto- ja tietopalvelut

4 KyAMK Kirjasto- ja tietopalvelut

5 KyAMK Kirjasto- ja tietopalvelut

6 KyAMK Kirjasto- ja tietopalvelut

7 KyAMK Kirjasto- ja tietopalvelut

8 Muutamia tärkeimpiä tauluja: BIB_TEXT sisältää monia tärkeimpiä kenttiä (Nimeke, Sarja, ISBN, ISSN, painos, julkaisuvuodet, kustantaja, kieli, formaatti, 008-kenttä) BIB_INDEX sisältää kaikki bib-tietueiden vasemmalta ankkuroituihin indekseihin indeksoidut kentät (left anchored indexes) HUOM! mm. asiasanat (6xx kentät) MFHD_MASTER sisältää hyllyluokan 852 h ja i sekä linkin kokoelman nimeen 852 b:hen sekä kiinteämittaiset kentät 007 ja 008 KyAMK Kirjasto- ja tietopalvelut

9 Bib: operaattori, historia, suppressointi KyAMK Kirjasto- ja tietopalvelut

10 Perustaulut BIB_TEXT BIB_MFHD MFHD_MASTER MFHD_ITEM ITEM KyAMK Kirjasto- ja tietopalvelut

11 Kyselyiden luominen Uusi kysely on helpointa luoda rakennenäkymässä (Desing View) Luo -välilehti > valitse Kyselyn rakennenäkymä Valitse tarvitsemasi taulut Perustaulut: BIB_TEXT BIB_MFHD MFH_MASTER MFHD_ITEM ITEM Useimmiten tarvitaan myös: LOCATION ITEM_BARCODE KyAMK Kirjasto- ja tietopalvelut

12 Kyselyn osat Linkit Taulut Kentät Lajittelu Näytä/Valitse Ehdot KyAMK Kirjasto- ja tietopalvelut

13 Ehdot Tarkat arvot lainausmerkkien sisälle (kirjainkoko on merkitsevä) 12334, lainaus, CREATE, Pending Operaattorit ja muuttujat <, >, <>, <=, >=, Not xxxxx, Like *xxx, Like xxx*, Like *xxx*, Is Null, Is Not Null,, <>, Is Null Or, Is Not Null And <>, 0, <> 0? = yksi merkki * = nolla tai enemmän merkkejä # = yksi numero [a-z] = mikä tahansa pieni kirjain [!0-9] = mikä tahansa muu kuin numeromerkki (! = NOT) Useita ehtoja tai arvoväli Missing Or Like Lost* <> Pending And <> Canceled Between 1 And 10 KyAMK Kirjasto- ja tietopalvelut

14 Päivämäärät ehtoina risuaita ympärillä (access tekee automaattisesti) # # tietokoneen maa-asetukset vaikuttavat kirjoitustapaan oletuksena kuluva vuosi: #13.12# pelkästään vuosi ei riitä: #2012# Päivämäärä/kellonaika ongelmat kaikissa päivämäärissä on mukana myös kellonaika! # # tarkoittaa keskiyötä päivän alussa Sama tulos: Between # # And # # Between # # And # :59:59# KyAMK Kirjasto- ja tietopalvelut

15 Esimerkki peruskyselystä Kysely suoritetaan tästä Listaa kaikki sijaintipaikassa KymkaLaina olevat niteet, joiden hyllyluokka alkaa 76.1 nimekkeen mukaan aakkosiin KyAMK Kirjasto- ja tietopalvelut

16 KyAMK Kirjasto- ja tietopalvelut

17 BLOB-kyselyt BLOB = Binary Large Object MARC-formaatissa oleva tietueiden raakadata on tallennettu kolmeen tauluun: BIB_DATA bibliografiset tiedot MFHD_DATA sijaintitietueet (holdings) AUTH_DATA auktoriteettitietueet Jokaisessa taulussa on kolme saraketta ID, SEQNUM ja RECORD_SEGMENT Tietueet jaettu 990 merkin segmentteihin, sitä pidemmät tietueet jaettu useisiin segmentteihin Tietueitten segmentit on kerätty yhteen ja tallennettu view-tauluihin, joissa on kokonaiset MARC-muotoiset tietueet MARC-kenttiä ja osakenttiä voi hakea näistä view-tauluista KyAMK Kirjasto- ja tietopalvelut

18 Tiedot, jotka on haettava BLOBeista Bib 3xx kentät (ulkoasutiedot) Bib 5xx kentät (huomautukset) Bib 9xx kentät (kirjastokohtaiset tiedot) MFHD 86x kentät (kausijulkaisuiden holdings-tiedot) BLOB-kyselyt ovat hitaampia kuin tavalliset kyselyt, joten niitä kannattaa välttää viimeiseen asti KyAMK Kirjasto- ja tietopalvelut

19 Valmiiden kyselyiden hyödyntäminen Kopioi sql-koodi esim. sähköpostista Aloita samoin normaalisti, Luo > Kyselyn rakennenäkymä Sulje Näytä taulukko-ikkuna. Valitse SQL-näkymä KyAMK Kirjasto- ja tietopalvelut

20 Liitä sql-koodi. Voit tarkastella kyselyä tämän jälkeen Rakennenäkymässä (Näytä > Taulukkonäkymä). Tee tarvittavat muutokset, joskus esim. sijaintipaikkoja valmiina. Tallenna kysely ja suorita se. Kun haluat jakaa oman koodin, kopio sql-koodi esim. sähköpostiin ja lähetä. KyAMK Kirjasto- ja tietopalvelut

21 020-kentät Esimerkkikyselyitä KyAMK Kirjasto- ja tietopalvelut

22 Leader: 18 Luettelointisäännöt: ei i, ISBDvälimerkitys KyAMK Kirjasto- ja tietopalvelut

23 Bibit ilman holdingsia Ääkköset kohdilleen Utf8to16 funktiolla: Esim. Nimeke: utf8to16([title]) (Yritetään rajata mm. e-kirjatietueet (Ebrary) pois field_008 Not like * s *= (ilmiasu ei s) Operator_id Is Not Null = operaattori ei tyhjä = Pulkimportoitu ) KyAMK Kirjasto- ja tietopalvelut

24 Holdingsit joista puuttuu item KyAMK Kirjasto- ja tietopalvelut

25 Suppressoidut bibit/holdingsit KyAMK Kirjasto- ja tietopalvelut

26 Tietyllä aikavälillä lisätyt bibit KyAMK Kirjasto- ja tietopalvelut

27 Lainaamattomat niteet Rajaukset: hyllyluokka, julkaisuvuosi, sijaintipaikka, lainakertojen määrä KyAMK Kirjasto- ja tietopalvelut