TAPAS arkkitehtuurin hallintamallin suunnitteluprojekti Liite 2 30.12.2011 Versio: 1.01
12.9.2011 2 (15) 1. Referenssihallintamallien vertailu 1.1. Tarkasteltavat hallintamallit Julkisen hallinnon KA-hallintamalli (v0.95 / 4.4.2011) Kuntasektorin arkkitehtuuriryhmän toimintamalli, jäljempänä Kurttutyöjärjestys (v0.85 / 15.4.2009) FEAR-projektissa kuvattu kokonaisarkkitehtuurin hallintamenettelyyn, jäljempänä FEAR-malli (v2.0 FINAL / 15.3.2010) Espoon kaupungin KA-hallintamalli (v0.9 / 10.2.2010)
12.9.2011 3 (15) 1.1.1. Julkisen hallinnon KA-hallintamalli Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurin toiminta- ja ohjausmallia sekä tähän liittyviä organisatorisia rakenteita kutsutaan yhteisesti arkkitehtuurin hallintamalliksi. Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurin hallintamalli on kuvaus siitä miten kokonaisarkkitehtuurin hallinta julkisessa hallinnossa organisoidaan, mitä rooleja siihen kuuluu ja millä ylätason prosesseilla julkisen hallinnon arkkitehtuuria sekä suunnitellaan ja kehitetään että miten sitä käytännön tasolla hallitaan. Hallintamallissa kuvataan myös, miten julkisen hallinnon arkkitehtuuritoimintaa kehitetään jatkuvan kehittämisen periaatteella ja miten tämä kehittäminen dokumentoidaan. (Tiivistelmä) Julkisen hallinnon KA-hallintamalli koostuu seuraavista osioista: Julkisen hallinnon arkkitehtuurin hallinnan yleiskuva Julkisen hallinnon arkkitehtuurin hallinnan päätöksentekotasot Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurityön organisointi Kohdealueiden ja hallintosektoreiden kokonaisarkkitehtuurin hallintamalli o Kohdealueen ja hallintosektorin arkkitehtuurin hallintamalli o Kohdealueen ja hallintosektorin arkkitehtuurin hallinnan roolit Arkkitehtuuriryhmän työprosessi Kokonaisarkkitehtuurin kytkentä julkisen hallinnon johtamiseen Arkkitehtuurin hallinnan prosessi o sis. mm. vuosikello Arkkitehtuurin hallinta kehittämisprojekteissa Arkkitehtuurityön muutoksenhallinta Arkkitehtuuridokumentaation taltiointi Arkkitehtuurityön mittarit
12.9.2011 4 (15) 1.1.2. Kurttu-työjärjestys Työjärjestys kuvaa sekä kuntasektorin arkkitehtuuriryhmän tehtävät että näiden toteutustavan, vastuut, organisoinnin ja toiminnan seurannan. Tämä dokumentti kuvaa, miten kuntasektorin arkkitehtuuria ja arkkitehtuurikuvauksia sekä arkkitehtuurin kehittämissuunnitelmaa ylläpidetään, arkkitehtuurityötä johdetaan ja miten tehtyjä arkkitehtuurilinjauksia hyödynnetään, noudatetaan ja tarvittaessa muutetaan kytkettynä normaaliin hanke- ja projektityöskentelyyn. (Johdanto) Kurttu-työjärjestys sisältää ja määrittelee seuraavat osiot: Kuntasektorin arkkitehtuuriryhmän rooli o Kuntasektorin arkkitehtuurinhallinnan työn tavoitteet o Kuntasektorin arkkitehtuuriryhmän tehtävät Kuntasektorin arkkitehtuurinhallinta prosessina o Yleinen KA-hallintaprosessi ja Kuntasektorin arkkitehtuuriryhmän työprosessi Kuntasektorin arkkitehtuuriprojektisalkun ohjaus o KA-projektien valinta ja suunnittelu, tuki ja seuranta Arkkitehtuurinhallinnan valmistelutehtävät Arkkitehtuurilinjausten käsittely Seuranta ja vaikuttavuuden varmistaminen Kuntasektorin arkkitehtuuriryhmän järjestäytyminen mm. Arkkitehtuuriryhmän organisointi, roolit ja vastuut Arkkitehtuuriryhmän kokouskäytännöt mm. Vuosikello, Päätöksenteko, Asiakirjojen taltiointi
12.9.2011 5 (15) 1.1.3. FEAR-malli Raportissa esitämme FEAR-tutkimusprojektissa laaditun kehittämishankkeiden ohjausmallin, joka pyrkii tavoitteelliseen valtionhallinnon toiminnan kehittämiseen ja samalla menettelytapojen ja toimijoiden kyvykkyyksien uudistamiseen. Ohjausmallin perimmäisenä tavoitteena on luoda edellytykset uusille tavoille kehittää hallintoa ja helpottaa kansalaisten ja yritysten asiointia. Ohjausmallin käytöllä varmistetaan järjestelmien ja toimintatapojen yhteentoimivuus ja luodaan laadunvarmistusmekanismit kehittämisohjelmille ja niiden muutostenhallinnalle. Ohjausmalli on suunniteltu julkishallinnon kokonaisarkkitehtuurin kehittämiseen vähitellen hankkeiden myötä ja yhteensopivaksi ISO/IEC 38500 IT johtamisstandardin kanssa. (Tiivistelmä) FEAR-malli sisältää ja määrittä seuraavanlaiset osiot: KEHITTÄMISHANKKEIDEN OHJAUSMALLI o Roolit o Hankealoite o Hankkeen vaikuttavuuden arviointi o Toteuttamismahdollisuudet o Kokonaisarkkitehtuurin mukaisuuden arviointi ja hankkeen julkistus o Liiketoimintamallinnus o Toimintamallien valinta o Kilpailutuksen valmistelu o Hankinta HANKEHALLINTA o Muutostenhallinnan johtaminen o Muutoksen hyväksyminen ja toteuttaminen o Portfolion hallinta OHJAUSMALLIN LÄPÄISEVÄT TOIMINNOT o Laadunvarmistus ja riskianalyysi o Hyötyjen varmistus FEAR-OHJAUSMALLI HANKEALOITTEESTA HANKEHALLIN- TAAN
12.9.2011 6 (15) 1.1.4. Espoon kaupungin KA-hallintamalli Tässä dokumentissa kuvataan Espoon kaupungin ICT-kokonaisarkkitehtuurin hallintamalli (KA-hallintamalli) ja sen soveltaminen kaupungin ICTtoiminnassa. Tähän dokumenttiin koottu arkkitehtuurin hallintamalli kuvaa, miten arkkitehtuuria ja arkkitehtuurikuvauksia sekä arkkitehtuurin kehittämissuunnitelmaa ylläpidetään, arkkitehtuurityötä johdetaan ja miten tehtyjä arkkitehtuurilinjauksia hyödynnetään, noudatetaan ja tarvittaessa muutetaan kytkettynä normaaliin projektityöskentelyyn. Espoon kaupungin KA-hallintamalli on laadittu kuntasektorin arkkitehtuurin hallintamallin [Viite 1] pohjalta sovittaen se Espoon kaupungin toimintaympäristöön. (Dokumentin tarkoitus)
12.9.2011 7 (15) 1.2. Vertailu Malleja on tarkasteltu seuraavien ominaisuuksien osalta: - Johtamismalli - Organisointimalli - Päätöksentekomalli - Kehittämishankkeiden hallinta - Ohjausmalli - Muutoshallinta - Yhteiset nimittäjät ja erityispiirteet
1.2.1. Johtamismalli Hallintamalli Julkisen hallinnon KA-hallintamalli Johtamismallin tiivistelmä ja avainkohdat 12.9.2011 8 (15) Julkisen hallinnon arkkitehtuurin johtamisprosessin tehtävänä on johtaa, kehittää ja seurata arkkitehtuurityötä kohdealueella. (s.21) Arkkitehtuurin johtaminen toteutetaan käytännössä arkkitehtuuriryhmän kokousten ja näiden valmistelun kautta. (s.22) Luokittelee johtamisen prosessit seuraavasti (s.22) - vuosikelloon sidotut johtamisprosessit - jatkuvat johtamisprosessit - reagoivat johtamisprosessit Määrittelee johtamisen ja kokonaisarkkitehtuurityön kytkökset strategisella, taktisella ja operatiivisella tasolla. (Kuva 14. s. 21) Kurttutyöjärjestys FEAR Espoon kaupungin KA-hallintamalli* Olennaisena osana johtamisprosessia on arkkitehtuurimallin ja arkkitehtuurilinjausten toimivuuden ja kehittymisen säännöllinen mittaaminen sekä kehittämishankkeiden käynnistäminen arvioitujen muutostekijöiden ja mittaustulosten perusteella. (s. 10) Yleisen johtamisprosessin lisäksi johtamisessa erotetaan kaksi osaprosessia: - arkkitehtuurin kehittäminen - arkkitehtuurin viestintä ja käytön varmistaminen FEAR ei varsinaisesti ota kantaa johtamismalliin vaan tarkastelee asioita hankehallinnan näkökulmasta. Hankehallinnassa ohjausmalli yhdistää tavoitejohtamisen hyvään tietohallintotapaan selventämällä ja eriyttämällä muutoksenhallinnan vastuita. Johdon, johon kuuluu hankkeen omistaja ja osa toteuttajista, tehtävänä on yhdessä käyttäjien kanssa varmistaa hyötyjen toteutuminen vähintään tavoitteiden mukaisesti. (s. 17) FEAR näkee myös arkkitehtuurin muutostenhallinnan johtamisen tukena: Ohjausmallissa muutostenhallinnan tavoitteena auttaa johtoa (omistajan ja toteuttajan rooleissa): - saavuttamaan tai ylittämään asetetut tavoitteet yhdessä toteuttajien, erityisesti arkkitehtien kanssa - perustelemaan ja priorisoimaan muutokset - hallitsemaan kokonaisuudet ja riippuvuudet myös toiminnan kannalta kriittisten järjestelmien tunnistamiseksi. (Kuva 13 ISO/IEC 38500 2008 Hyvän tietohallintotavan mukainen johtaminen ) ~ Kurttu-työjärjestys "Arkkitehtuuriryhmä vastaa arkkitehtuurin johtamisprosessista" Arkkitehtuurityön ja arkkitehtuurinhallinnan johtaminen sovitetaan osaksi Espoon kaupungin tietohallinnon toimintamallia ja rakenteita. (s. 17)
12.9.2011 9 (15) 1.2.2. Organisointimalli Hallintamalli Organisointimallin tiivistelmä ja avainkohdat Hallinnan kaikilla eri tasoilla on kyseessä olevaa arkkitehtuurityötä ohjaava ryhmä (ohjaus-/johtoryhmä), arkkitehtuurityötä varsinaisesti toteuttava asiantuntijaryhmä (arkkitehtuuriryhmä) sekä arkkitehtuurityön toteutuksen käytännön päätöksenteosta vastaava omistaja (nimetty julkisen hallinnon organisaatio). (s. 10) 1. Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuuri - arkkitehtuurityön vastuutaho - arkkitehtuurin johtoryhmä - arkkitehtuurivastaava - arkkitehtuuriryhmä 2. Kohdealueen tai hallintosektorin kokonaisarkkitehtuuri - arkkitehtuurityön vastuutaho - arkkitehtuurin ohjausryhmä - arkkitehtuurivastaava - arkkitehtuuriryhmä Julkisen hallinnon KA-hallintamalli Kurttutyöjärjestys Määrittelee kuntasektorin arkkitehtuuriryhmän vastuut seuraaville rooleille: - arkkitehtuuriryhmän puheenjohtaja - arkkitehtuuriryhmän jäsen (ja varajäsen) - arkkitehtuuriryhmän sihteeri - KuntaIT:n edustaja - Vieraileva asiantuntija Tämän lisäksi listataan jäsenet, jäsenien sekä puheenjohtajan valintamenettelyn. (Luku 8.1) FEAR Määrittelee kehittämishankkeiden kannalta välttämättömät roolit - edunsaajat - hankkeen omistaja - hankkeen toteuttaja - ratkaisutoimittaja - innovaattori - laadunvarmistaja - rahoittaja - hankkeen tarkastaja RACI-suositus (esim. kuva 12 muutospyynnön käsittelyn RACI-matriisista) Espoon kaupungin KA-hallintamalli* "Arkkitehtuurityö liitetään KA-hallinnan avainhenkilöiden tehtävänkuviin." (s. 13) Espoon kaupungin arkkitehtuuriryhmästä valitaan edustaja(t) kuntasektorin arkkitehtuuriryhmän (Kurttu) jäseneksi. (s. 29)
1.2.3. Päätöksentekomalli Hallintamalli Julkisen hallinnon KA-hallintamalli Päätöksentekomallin tiivistelmä ja avainkohdat 12.9.2011 10 (15) KA-päätöksentekotasot (KUVA 4) "Korkeammalla olevat päätöksentekotasot määrittävät reunaehtoja ja linjauksia alemmille tasoille, jotka noudattavat näitä" (Luku 3 Päätöksen teon hierarkkisuus) Vuosikellossa "Päätökset seuraavan vuoden kehityskohteista" tehdään marraskuussa. Muutoksenhallintaprosessin alussa tunnistetaan, mille päätöksentekotasolle muutospyyntö toimitetaan käsiteltäväksi. Jos esimerkiksi kohdealueiden arkkitehtuurityössä tunnistetaan tarve muutokselle koko julkisen hallinnon arkkitehtuurissa, tämä muutospyyntö toimitetaan julkisen hallinnon arkkitehtuuriryhmälle käsiteltäväksi. Jos taas ko. muutostarve koskee kyseisen kohdealueen omaa arkkitehtuurilinjausta, kyseinen muutospyyntö osoitetaan kyseisen kohdealueen arkkitehtuuriryhmälle. (s. 34) Arkkitehtuurityhmä päättää arkkitehtuurilinjauksista ja antaa lausuntoja Kurttutyöjärjestys Päätökset tehdään kokouksissa esityslistan kautta. Kurttu voi tehdä päätöksiä vain sellaisista asioista, jotka on päätettäväksi merkitty esityslistaan (ks. edellä) ja joista on toimitettu etukäteen päätöksenteon valmisteluaineisto. (s. 29) Kuntasektorin arkkitehtuuriryhmän päätösvalta ulottuu lähinnä sen omaan toimintaan arkkitehtuurin etenemissuunnitelman laatimiseen sekä arkkitehtuurilinjausten määrittämiseen. FEAR Espoon kaupungin KA-hallintamalli* Muutokset vaikuttavat laajalle, joten niiden vaikutusten arviointi perustuu useimmiten sidosryhmä-analyysiin, kokonaisarkkitehtuurikuvauksiin ja KA-työkaluohjelmistoihin, jotka yhdistetään päätösmenettelyyn. (s. 17) Hankkeiden osalta FEAR suosittelee ISO/IEC 38500 standardin noudattamista hankkeen ohjauksessa ja seurauksessa, jonka yhtenä osa-alueena on tarpeellisten hankintapäätösten huolellinen perustelu ja läpinäkyvyys. Päätöksenteko nähdään osana arkkitehtuuriryhmän työprosessia. Tämä kokonaisuus tarkoittaa varsinaista operatiivista arkkitehtuurityötä ja aktiivista linjausten ja päätösten tekoa arkkitehtuurilinjauksista: - Sidosryhmäyhteistyö, - Arkkitehtuurilinjausten laatiminen, - Arkkitehtuurilinjausten muutoksenhallinta, - Lausunnot muualta tuleviin seudullisiin ja kuntasektorin KA-linjauksiin (s.10)
12.9.2011 11 (15) 1.2.4. Kehittämishankkeiden hallinta Hallintamalli Julkisen hallinnon KA-hallintamalli Kehittämishankkeiden hallinnan tiivistelmä ja avainkohdat Esitellään ratkaisun elinkaariprosessi, jossa on tarkistuspisteet arkkitehtuurin hyödyntämiseksi ja varmistamiseksi Arkkitehtuuriryhmä antaa lausunnon projektista vain arkkitehtuurin näkökulmasta, varsinainen päätös tehdään projektin omistajan hallinnollisten päätöksentekokäytäntöjen mukaisesti. Arkkitehtuuriryhmän lausunto tulee ottaa huomioon varsinaisessa päätöksenteossa. Kurttutyöjärjestys KA-projektien seuranta, huolehtii arviointien toteuttamisesta (huom! Ei toteuta itse arviointeja) Käsittelee arviot FEAR 1. Kehittämishankkeiden ohjausmalli (suunnitteluvaihe) Kuva 2. s. 8 hanke-ehdotuksesta kilpailutukseen (hanke-ehdotuksen suunnitteluvaihe) ja toteutettavan hankkeen päättymiseen (hankehallinta) asti. 2. Vaikuttavuusarviointi, Toteuttamismahdollisuuksien arviointi Espoon kaupungin KA-hallintamalli* Dynaaminen arkkitehtuuri-käsite, Sama kuin Julkisen hallinnon KA-hallintamallissa.
12.9.2011 12 (15) 1.2.5. Ohjausmalli Ohjausta on tässä tarkasteltu miten hallintamalli ottaa kantaa, taloudellisten resurssien, henkilöresurssien, tiedon ja kehittämisen ohjaamiseen. Hallintamalli Julkisen hallinnon KA-hallintamalli Ohjausmallin tiivistelmä ja avainkohdat Kehittämisen ohjaus: Kehittäminen tapahtuu analysoitujen tarpeiden ja muutostekijöiden pohjalta määritetyissä ja käynnistetyssä projekteissa. Kehittämispolku ohjauksen taustalla ja vuosittaisen tarkastelun alaisena. Julkisen hallinnon arkkitehtuuriryhmä ohjaa ja seuraa julkisen hallinnon yhteisen kokonaisarkkitehtuurin sekä kohdealueiden ja hallintosektoreiden arkkitehtuurityötä ja sen etenemistä. Kohdealueiden ja hallintosektoreiden arkkitehtuuriryhmät raportoivat julkisen hallinnon arkkitehtuuriryhmälle oman kohdealueensa arkkitehtuurityön etenemisestä ja sille asetettujen tavoitteiden saavuttamista. Arkkitehtuurityön onnistumisen kannalta eri osien arkkitehtuuriryhmien välinen yhteistyö ja tiedonvaihto muodostavat keskeisen mekanismin, jolla julkisen hallinnon yhteiset arkkitehtuurilinjaukset sovitetaan arkkitehtuurin muille kohdealueille. Vastaavasti arkkitehtuuriryhmät toimivat tärkeänä tarpeiden ja vaatimusten välittäjänä organisaatiosta yhteiseen päätöksentekoon. (s. 12) Kurttutyöjärjestys Seurannan avulla voidaan varmistaa arkkitehtuurityön vaikuttavuus ja tuloksellisuus sekä muodostaa arkkitehtuurityötä jatkuvasti kehittävä malli. (s.11) FEAR Näkee portfolion hallinnan keskeisenä ohjauksen välineenä. Tavoitteiden tai resursoinnin muuttuessa johdon on päätettävä hankkeen priorisoinnista: keskeyttämisestä, uudelleensuuntaamisesta- ja ajoittamisesta, tai keskeyttämisestä suhteessa hankeportfolion muihin hankkeisiin. Hankintaa edeltävät ohjausmallin vaiheet luovat perustan priorisoinneille. (s. 22) Espoon kaupungin KA-hallintamalli* ~ Julkisen hallinnon KA-hallintamalli ~ Kurttu
12.9.2011 13 (15) 1.2.6. Muutoshallinta Hallintamalli Muutoshallinnan tiivistelmä ja avainkohdat Julkisen hallinnon KA-hallintamalli Kurttutyöjärjestys FEAR Arkkitehtuurin muutoksenhallinta on erityisesti arkkitehtuurilinjausten (tavoitetilakuvausten), arkkitehtuurimenetelmän sekä arkkitehtuurin hallintamallin muutosten hallintaa. Arkkitehtuurin muutoksenhallinta koskee sekä julkisen hallinnon että sen kohdealueiden ja hallintosektoreiden arkkitehtuurilinjausten muutosten hallintaa. Muutoksenhallinta kattaa sekä arkkitehtuurilinjaukset että itse arkkitehtuurimallin muutokset. Kuntasektorin arkkitehtuuriryhmä toimii kuntasektorin arkkitehtuurilinjausten muutospyyntöjä käsittelevänä muutoksenhallintaryhmänä. (s. 11) Noudattaa Julkisen hallinnon KA-hallintamallin kuvaaamaa muutoshallintaa. "FEAR-ohjausmallilla tavoitellaan ensisijaisesti määrämuotoista, suunniteltua muutoshallintamenettelyä sidosryhmien moninaisuuden, läpinäkyvyyden parantamisen ja arkkitehtuurin asteittaisen kehittämisfilosofian vuoksi." Esimerkkinä RACI-malli muutospyynnön käsittelystä (s. 19 Kuva 12) Muutosten hallinnalla varmistetaan, että - kehittämishankkeen tarvoitteet toteutuvat alun perin aiotulla tai sitä paremmalla tavalla tarkoituksenmukaisesti - arkkitehtuuri on pelkistetty ja mahdollisimman yksinkertainen; järjestelmien ja liittymien määrä on minimoitu - sivuvaikutukset on minimoitu, jotta muutokset eivät haittaa tai keskeytä muita hankkeita ennakoimattomasti (s 20) Suosittelee suunnitelmallista muutoksenhallintamenettelyä (s. 22), joka jaetaan - muutospyyntöön - muutoksen käsittelyyn - hyväksyntään - muutosilmoitukseen Muutoshallinta sisältää tavoitteiden ja portfolion hallintaa (s. 23 Kuva 14) Muutostenhallinnan johtaminen. (s. 20 Kuva 13) Espoon kaupungin KA-hallintamalli* Muutoksenhallinta kattaa kesken normaalia suunnittelurytmiä (vuosikello) projekteista tulevat muutospyynnöt. "Rajoitettu erityistapaus"-määritelmä Määrittelee rajapinnan Kurttuun
12.9.2011 14 (15) 1.3. Yhteenveto 1.3.1. Yhteiset nimittäjät Seuraavassa on esitelty lyhyesti sellaiset samankaltaiset elementit hallintamalleista, jotka löytyvät kaikista tai vähintään 3 mallista. Vuosikello FEAR-mallia lukuun ottamatta kaikissa hallintamalleissa on esitelty vuosikello. Muutostenhallinta Päätöksentekotason tunnistaminen Kuntasektori Kunta Toimiala Soveltuvan muutosprosessin valinta Muutospyynnön käsittely luokittelun mukaan Vaikutusten täydennetty arviointi Muutoksen soveltamisalueen määrittely Muutosaikataulun ja muutossuunnitelman laatiminen Arkkitehtuuridokumentaation muuttaminen / täydentäminen Muutoksen viestintä Muutostarve, päätöksentekotason tunnist. Esikäsittely & luokittelu Muutospyynnön käsittely Hyväksyminen Muutoksen toteutus Muutosten seuranta Muutospyynnön laatiminen Muutoksen kohteen tunnistaminen Muutospyynnön luokittelu Vaikutusten alustava arviointi Päätös muutoksesta hyväksyminen tai hylkäys Päätöksen kirjaus ja tiedotus Kunkin muutoksen toteutumisen seuranta 1.4. Referenssihallintamalleihin liittyvät johtopäätökset Tutkituista hallintamalleista voidaan nostaa TAPAS-malliin, joitain käytäntöjä. SoTe-toimijakentän erityispiirteisiin ei löydy ratkaisuja saati vastaavuuksia. 1.5. Terveydenhuollon viitearkkitehtuurin hallintamalliin liittyvä suositukset Seuraavia hyviä käytäntöjä ja ominaisuuksia suositellaan TAPAS-malliin - Muutoshallinnan olemassa olevat mallit käyttöön - Kehittämishankkeiden tarkistuspisteet (Julkisen hallinnon KA-malli, FEAR). - Arkkitehtuuriasiat arkkitehtuuritoimijoiden tehtävänkuvauksiin
12.9.2011 15 (15) - Arkkitehtuuriasiat nykyisten vuosikellojen ja johtamismallien agendalle ei erillistä tai rinnakkaista varjojohtamismallia/-vuosikelloa arkkitehtuuriasioille - "Rajoitettu erityistapaus"-määritelmä (Espoon KA-hallintamalli) - Arkkitehtuurityö liitetään KA-hallinnan avainhenkilöiden tehtävänkuviin (Espoon KA-hallintamalli) - Alueellisen ja paikallisen tason yhdistäminen Paikallisen ja alueellisen tason valmiin mallin sijaan lienee järkevämpää muodostaa toimintamallit yhteistoiminnan ja yhteistyön kautta, säännöllisen kehittämisrutiinin avulla.