TÄSMÄLLISYYSJOHTAMISMALLI Projektiryhmän aloituskokous Aika ma klo 11.00 12.40 Paikka VR:n pääkonttori, kokoushuone 5 Läsnä Jari Paavilainen, VR Egon Blomqvist, VR Antti Kylkilahti, VR Ari Marjamäki, VR (klo 11:00 12:00) Heli Mattila, Liikennevirasto Pertti Tapola, Liikennevirasto Antero Kaukonen, Liikennevirasto Maria Torttila, Liikennevirasto Anu Kruth, Liikennevirasto Hannu Kuikka, Liikennevirasto (klo 11:00 12:30) Jouni Paavilainen, TTY Tommi Mäkelä, TTY 0. Ennen kokousta käydyt keskustelut Heli Mattilan ja Jari Paavilaisen kanssa Oleellista tarkastella ja kehittää radanpitäjän ja liikennöitsijän välistä yhteistyötä o Tiedonvaihto; mitä, miten ja missä o Täsmällisyystyöfoorumit: ajankohdat, kokoonpanot, asiat, vastuut&valtuudet Täsmällisyyteen liittyvissä mittareissa oleellista on havainnollisuus, kattavuus, ohjaavuus ja automaattisuus Mallin jalkautukseen on oleellista kiinnittää huomiota HUOM: ei ole tarkoitus esitellä ulkopuolelta täysin uutta mallia, vaan jäsentää olemassa olevaa ja kehittää sitä laatujohtamisen parhaita käytäntöjä soveltaen 1. Kokouksen avaus Todettiin, että projektiryhmän kokoukset pidetään melko epämuodollisina o Jouni esitteli asiat ja johdatti keskustelua o Laaditaan muistiot JaP: täsmällisyys ollut valokeilassa viime talvien ongelmien myötä, kyse on ollut lähinnä häiriöjohtamisesta ja häiriötilanteiden hoitamisesta o nyt fokus pitää saada irti tämän päivän tilanteesta o täsmällisyysjohtamisen tulee tarjota syötteitä häiriötilannejohtamiseen; nähdään mihin kokonaisuuteen kytkeytyy Tarpeen muodostaa kokonaiskuva mitä tehty, mitä käynnissä ja millä aikataululla AKr: täsmällisyysjohtamisen lähtökohtana tulisi aina olla asiakas ja matkaketjut
2. Projektin organisointi Todettiin projektiryhmän ja ohjausryhmän kokoonpanot ja tehtävät (slidet 4 ja 5) o Projektiryhmä kokoontuu ennen ohjausryhmän kokouksia, joita on kolme, lisäksi muita tapaamisia tarpeen mukaan (kuten slidessä 4; vrt. kohta 5) Sopiminen (slide 7): sopimuksen allekirjoittajat Liikennevirastossa ovat Jarmo Joutsensaari ja Heli Mattila 3. Projektisuunnitelman läpikäynti Tavoite (slide 10) Keskusteltiin projektin tavoitteista: Jouni: kartoitetaan nykytilanne ja ehdotetaan parannuksia HM: turvallisuusjohtamisjärjestelmä on sekä Livissä että VR:llä HM: Livissä ei ole asetettu täsmällisyysjohtamiseen liittyviä tavoitteita eikä jaettu vastuita JaP: VR:llä täsmällisyysjohtamisen kehittäminen on aloitettu, mutta siinä ei olla vielä läheskään niin pitkällä kuin turvallisuusjohtamisessa o täsmällisyysjohtaminen on lähellä laatujohtamista o täsmällisyysjohtaminen on erotettava häiriötilanteiden johtamisesta o kyse on varautumisesta, ennakkosuunnittelusta, aiemmasta oppimisesta, lähitulevaisuuden ja pitemmän ajan ennustamisesta, ratatöiden ja huoltotoiminnan sovittamisesta liikenteeseen o tavoitteena nopea reagointi ongelmiin, mutta täsmällisyystieto ei vielä päivity riittävän nopeasti, jotta tämä olisi mahdollista nykyisestä täsmällisyystiedosta: matkustaja kokee täsmällisyyden eri lailla kuin täsmällisyys tilastoidaan o ei kunnon tietoa siitä, mikä on täsmällisyyden vaikutus liikevaihtoon o muutosten havaitseminen vie aikaa: vaatii pitemmän ajan, kun asiakkaat muuttavat käyttäytymistään o prosessi edellyttää yhteispeliä, jossa myös yksittäinen lenkki on oleellinen ja voi estää tavoitteiden toteutumisen HM: ensin pitää määritellä tavoitteet o mitä nykyiset tavoitteet tarkoittavat asiakastyytyväisyyden kannalta o nykyiset mittarit eivät kerro matkustajien tyytyväisyydestä tai kokemuksista o yhteydet toimintavarmuuteen, palvelutasoon, häiriötilanteisiin, kunnossapitoon, johtamiseen, jne. o kokonaisuus muodostuu osista, joille on asetettava tavoitteet; täsmällisyyteen vaikuttavat lähes kaikki tekijät JaP: JUSE-koodien kytkentä vastuutahoihin ei ole yksikäsitteistä o jotta voi vastuuttaa, pitää ensin määritellä vastuut EB: aikataulusuunnittelussa ongelmana, että suunnitelmien toteutuminen on heikkoa o pitäisi olla siten, että se joka suunnittelee, seuraa myös toteutumista; suunnittelijoilla pitää olla aikaa seurata työnsä jälkeä ja analysoida toimintaa
o lähtökohtaisesti ei siis pitäisi olla erikseen täsmällisyysjohtajaa tai täsmällisyyskoordinaattoria o tehokkuusvaatimukset ovat johtaneet nykyiseen tilanteeseen o sama ongelma ratatöiden ja liikenteen yhteensovittamisessa; asia oli hyvin vielä 2004, mutta nyt eletään kädestä suuhun, kun ei ole riittävästi resursseja; pitäisi pystyä säilyttämään sellainen tasapaino, että sekä liikenne että ratatyöt hoituvat kohtuullisesti HM: työnaikainen haitta liikenteelle tulee mittariksi sopimuksiin; toiminnanohjauksen haaste on, miten täsmällisyys saadaan mukaan kunnossapidon sopimuksiin JaP: VR:n täsmäprojektin myötä toimenpiteet ovat edenneet nopeasti käytäntöön, kun osoitettiin että ne kannattaa toteuttaa; projektissa esitettiin selkeästi toimenpiteiden vaikutukset rahassa tai vähintään pisteytettynä; 35 toimenpidettä 41:stä toteutettiin muutamassa kuukaudessa PT: sitä saadaan mitä mitataan: jos nykyiset mittarit eivät mittaa asiakaskokemusta, mittareita pitää muuttaa o mittariksi esim. matkustajan kokema keskimääräinen myöhästyminen (junan sijaan) o tavoitteeksi esimerkiksi, että eniten myöhässä olevat junat olisivat kohtuullisen vähän myöhässä JaP: VR alkaa korvata tiettyjä lähiliikenteen myöhästymisiä, kuitenkaan matkustajia ja junia ei ole kytkettävissä toisiinsa nykyisen tiedon perusteella EB: matkustajamäärillä painottaminen on relevanttia, mutta samalla ei saa ainakaan ulospäin monimutkaistaa asioita liikaa o ulospäin tulee olla yksi selkeä tavoite ja mittari o sisäisesti toki täsmällisyyttä voidaan ja on tarpeen analysoida yksityiskohtaisesti AKr: myös median suuntaan matkustajatäsmällisyys olisi oikea mittari o johtamisjärjestelmän rakentamisessa pitää asiakkaan olla lähtökohtana, matkustaja toiminnan keskipisteeksi o lyhyellä aikavälillä tuloksia saisi tiedotusta ja reagointia kehittämällä o onko mallin tarkoitus kattaa sekä ennakointi että myös reagointi häiriötilanteissa? HM: kehitystyö on käynnissä tavoitteiden asettamiseksi operatiiviselle toiminnalle ja sen mittaamiselle Jouni: tämän projektin tarkoituksena on olla sateenvarjona, ja työhön kootaan parhaat tulokset ja käytännöt; työn tulokset kattavat sekä yleisen osan että toimijakohtaiset osat Yhteenveto: hyväksyttiin työlle asetetut yleisen tason tavoitteet (slide 10) o Korostetaan asiakasta toiminnan lähtökohtana Tutkimusmenetelmä (slide 13) Jouni: menetelmänä toimintatutkimus; tavoitteena mallin jalkautuminen jo työn edetessä Todettiin menetelmän tukevan hyvin työn tavoitteita Näkökulmat (slide 14) Jouni: haasteena se, että täsmällisyys leikkaa läpi koko toiminnan: tarvitaan poikkiorganisatorista prosessiajattelua tavoitteena saada täsmällisyys osaksi päivittäistä johtamista niin kuin turvallisuus jo on
o JaP: kiinnostanut tähän asti lähinnä vain, kun on ollut ongelmia; jatkossa täsmällisyyden pitää olla jatkuvasti osa päivittäistä toimintaa AKr: lähtökohdissa ja näkökulmana tulisi ottaa huomioon, että tavoitteena on lopulta koko sektorin, matkaketjun kattava malli o matkustajan täsmällisyys rautateillä vs. matkustajan koko matkaketjun täsmällisyys o työssä hyödynnettävä Livin matka- ja kuljetusketjuprojektin tulokset o JaP: nykyään ei ketjun kattavaa seurantaa; ja vaikka tieto olisi, miten se saadaan toiminnaksi, että liikenneväline odottaa vaihtomatkustajia o HM: ainakin tiedostettava linkit muihin liikennemuotoihin o JaP: haaste on, että nykyään ei ole varmaa tietoa vaihtomatkustajien määrästä, mutta tällä pitäisi olla vaikutusta toimenpiteisiin, onko 5 vai 500 matkustajaa ; kysymys matkustajamäärä-, vaihtomatkustaja- ja myöhästymistietojen yhdistämisestä Tarkennus VR:n rooliin: VR on mukana liikennöitsijänä o VR Track ei ole itse laatimassa sääntöjä, vaan noudattaa niitä infran rakentajana ja kunnossapitäjänä Mallin osa-alueet (slide 15) Neljä osa-aluetta, niistä keskeisimmät strategiset päämäärät ja organisointi o mittareita tarkastellaan jo muissa projekteissa, prosesseja on puolestaan tarkasteltu jo aiemmin; nämä tiedot integroidaan tähän työhön o Nämä painotukset hyväksyttiin Käytiin yleistä keskustelua aiheesta: EB: jos muutetaan mittareita, vertailtavuus aiempiin tietoihin ei saa hävitä AKa: tällä hetkellä Livin täsmällisyystavoitteen lisäksi VR:llä on sisäiset tavoitteet; kaikilla pitää olla samat tavoitteet, johtamisen näkökulmasta eri tavoitteet eivät ole perusteltuja o EB: lähiliikenteessä VR:n sisäiset tavoitteet erikseen kaupunkiraiteille ja yhteiskäyttöraiteille sekä tavaraliikenteessä myös 30 minuutin täsmällisyystavoite o JaP: liikennejärjestelmänäkökulmasta tavaraliikenteen 30 minuutin täsmällisyystavoite on kestämätön, vaikka asialla ei olisikaan merkitystä asiakkaan kannalta; siksi seurataan rinnan 15 ja 30 minuutin täsmällisyysrajoja o HM: täsmällisyystavoitteiden perusteet on pohdittava kunnolla ja arvioitava, mittaavatko nykyiset mittarit oikeita asioita; on myös arvioitava, mitä asetetut tavoitteet käytännössä tarkoittavat o EB: lähiliikenteen 97,5 prosentin täsmällisyystavoite ei ole perusteltu o HM: LVM:n suuntaan Livillä on tulostavoitteena myös radanpidosta johtuvien myöhästymisten määrä o AKr: toivottavasti päästään siihen, että tarkastellaan matkustajia junien sijaan o JaP: lähiliikenteessä oltava tiukemmat vaatimukset: esimerkiksi jos junia liikkuu 4 minuutin välein, tuotantojärjestelmä menee sekaisin, jos sallitaan tätä pitemmät myöhästymiset. o AKa: mitä seuraa, jos samoilla raiteilla on erilaista liikennettä, jolla on eri täsmällisyystavoitteet o PT: tarvetta pohtia mittareita työpajassa tms. o Todettiin, että mittareita tarkastellaan myös muissa projekteissa o keskustelua uudesta JUSEsta, junien kulun seurantajärjestelmästä
HM: viimeistään ensi vuoden alussa tehdään määrittely tai esiselvitys EB: käyttöliittymän määrittelyssä oltava mukana myös käyttäjiä: liikenteenohjaajia ym. JaP: oleellista sisäisen logiikan selvittäminen ja kuvaaminen: eri käsittelyfoorumit ja mitä niissä käsitellään, minkä alan asiantuntijat niihin osallistuvat, kuinka usein ne kokoontuvat, mihin asiat viedään seuraavaksi EB: äkkiä ei tapahdu mitään. AKa: suunnitteluprosessia pitää kehittää siten, että on mahdollista reagoida joustavammin JaP: ei hyötyä, jos vain tuotetaan enemmän dataa ja analyysejä; tärkeää saada prosessi kuntoon siten, että on mahdollista reagoida asioihin nopeammin kuin nykyään, alle puolessa vuodessa Raportointi ja aikataulu (slide 20) Hyväksyttiin työn karkea aikataulu Todettiin, että loppuraportin muoto selviää työn edetessä Jouni: väitöskirja eri asia kuin johtamismalli AKa: toimintajärjestelmäkuvauksia laaditaan koko ajan Livissä; ovatko tämän työn tulokset helposti siirrettävissä sinne? PT: kuvaavaa, jos pystytään kuvaamaan täsmällisyys esimerkiksi käyrällä (vrt. slide 15) 4. Alustava osallistumissuunnitelma Keskusteltiin osallistumissuunnitelmasta: vrt. slide 22 o VR:n täsmäryhmän työ jatkuu o VR:n tuotannonsuunnittelu- ja ohjausprosessit yhdistyvät; kaluston ja henkilöstön suunnittelu, kokoukset kerran kuukaudessa VR:n tuotannonsuunnittelu- ja ohjausprosessin ohjausryhmän kokous 14.11. o VR:n täsmällisyysprojekti loppuu vuodenvaihteessa o Lila (liikenteen laatu) -ryhmien edustajat tulevat jatkossa mukaan VR:n täsmäryhmään (Lila-ryhmät lopetetaan?) o Livin infratäsmäryhmä: Heli Mattila vetänyt, ei ole kokoontunut puoleen vuoteen, rooli on ollut liian epämääräinen esille tulleita osallistumiskohteita o huomenna (8.11.) LISU (liikenteen ja ratatöiden yhteensovittaminen) -päivä, Juha Kröger vetää, klo 9 16 o HM: käynnissä pienryhmät, jotka käsittelevät liikenteen supistamisen ja häiriötilanteiden toimintamalleja o HM: kunnossapitoalue 1:n kilpailutusneuvottelut ovat käynnissä AKa: käsitellään luottamuksellisia asioita o EB: rataverkon käytettävyyspalaverit, seuraava 21.11. klo 9 12 Livissä o AKr: matka- ja kuljetusketjujen palvelutaso -strateginen hanke, päättyy vuoden loppuun (tässä muodossa?) projektiryhmän kokous 9.11.
projektiryhmän viimeinen kokous 9.12. aamupäivällä: käydään läpi projektin tuotokset o HM: häiriötilanteiden ohjausryhmä 24.11. klo 9 tavoitteena koota parhaat käytännöt eri ryhmistä o esimerkiksi: ryhmän käsittelyyn voidaan tuoda vain tietyssä muodossa olevia tai sisällöltään määrämuotoisia esityksiä tarpeen määritellä mahdollisimman nopeasti, mitä ryhmiä tarvitaan, mitkä ovat niiden tehtävät ja valtuudet EB: pitäisi käsitellä laajempia kokonaisuuksia, ei liian yksityiskohtaisia asioita EB: pitäisi olla ryhmä, joka päättää rataverkon pullonkaulojen poistamisesta; mukana myös operaattori(t) Livin radanpidon suunnitteluryhmän kytkentä MT: rataverkon investointitoiveita tulee joka suunnasta, pitäisi olla selvät perustelut ja kustannustiedot; infrarahaa on käytettävissä (pieniin parannuksiin) 5 milj. euroa vuodessa o MT: kiireellistä saada asiat organisoitua, että päästään pian käytännön tekemiseen; ei pelkästään yhdelle vuodelle (kuten tämä projekti), vaan muodostettava 4 vuoden kokonaisuus JaP: täsmällisyysasiat ovat esillä VR:n johtoryhmässä 2 viikon välein tästä päivästä (7.11.) alkaen 5. Projektiryhmän toiminta jatkossa projektiryhmä kokoontuu ennen ohjausryhmän kokouksia (kuten mainittu slidessä 24) lisäksi ryhmän jäsenten tapaamiset organisaatiokohtaisesti, pienryhminä tai yksittäin osallistuminen eri ryhmiin (kohta 4) tarkoittaa, että projektiryhmän jäsenten kanssa ollaan tekemisissä myös näiden ryhmien kautta projektiryhmän on hyvä käsitellä myös ohjausryhmästä saatua palautetta, ainakin ensimmäisen ohjausryhmän kokouksen jälkeen sovittiin, että projektiryhmä kokoontuu seuraavan kerran perjantaina 13.1.2012 klo 9:00 11:00 Liikenneviraston tiloissa (Heli Mattila lähetti tästä kalenterikutsun projektiryhmän jäsenille klo 17:29) 6. Ohjausryhmälle vietävien asioiden toteaminen Todettiin, että ohjausryhmälle esitettävään suunnitelmaan tehdään tässä kokouksessa esitetyt painotukset. 7. Kokouksen päättäminen