1 KÄYTTÖOHJE Sähköisen asiointipalvelun käyttö Vuoden 2017 toiminta-avustushakemuksen täyttäminen. 1. KIRJAUTUMINEN Mene sähköisen asioinnin sivustolle: https://pirkkala.ktasiointi.fi/hta/ Kirjaudu sisään käyttäjätunnuksilla, jonka voit pyytää sähköpostitse: kirjaamo@pirkkala.fi. Älä kirjaudu palveluun kuitenkaan henkilökohtaisilla pankkitunnuksillasi tai mobiilivarmenteella, koska ne eivät ole edustamasi yhdistyksen tai järjestön. Kirjautuessasi palveluun ensimmäistä kertaa, käy täyttämässä yhdistyksen tai järjestön yhteystiedot, koska et pääse muuten eteenpäin. Yhteystietojen täydentämisen jälkeen muista painaa tallenna.
2
3 Yhteystietolomake 2. LOMAKKEEN TÄYTTÄMINEN Avustushakemuksen täyttäminen aloitetaan painamalla Uusi asiointi - kohtaa. Valitse Pirkkalan kunnan toiminta-avustushakemus vuodelle 2017 lomake.
Täytä tiedot lomakkeelle. Huomaa, että punaisella merkityt kentät ovat pakollisia. 4
5 Lomakkeen välitallennus Jos haluat keskeyttää lomakkeen täydentämisen ja palata myöhemmin täyttämään sitä, voit tehdä välitallennuksen lisäämällä ruksin kohtaan: Haluan jatkaa myöhemmin. Kohta löytyy aivan lomakkeen lopusta. Jos teet välitallennuksen tai olet täyttänyt lomakkeen valmiiksi, muista painaa Tallenna. Lomake tallentuu aina ensin Viimeisimpiin asiointiluonnoksiin. Mikäli olet jättänyt lomakkeen täytön kesken, näkyy luonnoksissa otsikon perässä tällöin teksti: "Lomakkeen täyttö kesken". Klikkaamalla otsikkoa, pääset täydentämään lomakkeen tiedot ja tallentamaan sen valmiiksi. Tallennuksen jälkeen avaa asiointi luonnoksista ja jatka kuten kohdassa 3. Asioinnin tietojen muokkaaminen ja lomakkeen lähettäminen.
6 3. ASIOINNIN TIETOJEN MUOKKAAMINEN JA LOMAKKEEN LÄHETTÄMINEN 1. Voit muokata asioinnin otsikkoa ja saatetekstiä. 2. Lisää lomakkeelle kohdassa 34. pyydetyt liiteasiakirjat. Katso tarkempi ohje kohdasta 4. Liitteiden liittäminen. 3. Saat toimielimen avustuspäätöksestä pöytäkirjanotteen sähköpostitse, mikäli olet antanut siihen suostumuksen.
7 4. LIITTEIDEN LIITTÄMINEN Liitteen lisääminen tapahtuu seuraavalla tavalla: - Täydennä liitetiedoston nimi. Anna liitteelle kuvaava nimi (esim. Tuloslaskelma 2016). - Uuden tiedoston lisääminen liittäminen tapahtuu hakemalla tiedosto levyltä ja klikkaamalla selaa painiketta. HUOM! Liiteasiakirja voi olla tiedostotyypiltään doc, xls, ppt, tiff tai pdf. Kun tiedosto on haettu, klikataan tallenna tiedosto painiketta. Liitetyt tiedostot näkyvät tallennuksen jälkeen Liiteasiakirjat otsikon alla. Huomaa, että E-lomakkeeseen täyttämäsi avustushakemustiedot siirtyvät pdf -lomakkeelle, jota ei voi enää muokata.
8 Liitä hakemukseesi seuraavat liiteasiakirjat: 1. Selvitys avustettavan hankkeen toteutusaikataulusta. 2. Viimeisin hyväksytty tase, tuloslaskelma ja toimintakertomus tai kertomus toiminnasta (mikäli vuoden 2016 asiakirjoja ei ole hyväksytty, toimitetaan vuoden 2015 asiakirjat, ellei niitä ole jo toimitettu keväällä 2016). 3. Vuoden 2017 talous- ja toimintasuunnitelma sekä selvitys siitä, miltä muilta tahoilta yhteisö hakee avustusta (jos suunnitelmia ei ole hyväksytty, toimitetaan alustavia asiakirjoja). 4. Yhteisön säännöt (jos vuoden 2016 hakemuksen yhteydessä on lähetetty säännöt eikä niissä ole sen jälkeen tapahtunut muutoksia, ei niitä tarvitse liittää hakemukseen). Mikäli E-lomakkeen kohdassa 34. mainittuja avustushakemuksen liitteitä ei ole saatavilla sähköisessä muodossa, on ne postitettava määräaikaan 15.3.2017 klo 15.00 mennessä osoitteella: Pirkkalan kunta, Kirjaamo, Suupantie 11, 33960 Pirkkala. Laittakaa kuoreen merkintä "Avustushakemus". Hakemuksen ja liitteet voi myös tuoda edellä mainittuun määräaikaan mennessä kunnan yhteispalveluun, joka sijaitsee osoitteessa Koulutie 1 (avoinna ma - pe klo 9.00 16.00). Jokaisessa liitteessä (sähköinen tai paperinen) tulee selkeästi lukea avustusta hakevan yhteisön nimi. Kirjatkaa myös, jos liitteissä on salassapidettävää aineistoa kuten jäsentietoja. Lähtökohtaisesti hakemukset liitteineen ovat julkista aineistoa. Mainitkaa liitteiden toimittamisesta postitse tai tuomisesta yhteispalveluun E-lomakkeen lopussa 36. kohdassa "Lisätietoja". 5. LOMAKKEEN LÄHETTÄMINEN KÄSITTELYYN Avustushakemus liiteasiakirjoineen tallentuu Pirkkalan kunnan asiankäsittelyjärjestelmään lähetä käsittelyyntoiminnolla. Rekisteröinnin jälkeen asia toimitetaan asianomaisille vastuuhenkilöille jatkokäsittelyä varten. Saat sähköpostitse kirjaamosta kuittauksen, kun avustushakemus on kirjattu diaariin.
9 Asiointi tallentuu lähettämisen jälkeen Omien tietojen näkymään Lähetettyihin asiointeihin. 6. PALVELUN KÄYTÖN LOPETTAMINEN Kun haluat lopettaa palvelun, toimi vasemman valikon lopeta-toiminnon ohjeen mukaisesti.. Lisätietoja antaa tarvittaessa: erityisasiantuntija Johanna Järvensivu, sähköposti: etunimi.sukunimi@pirkkala.fi tai puh. 050 5620 864