Sosiaali- ja terveyspalvelujen uudistuksen ja maakuntauudistuksen (soma) esivalmistelun tilannekatsaus Luomme itsehallinnollisen Uudenmaan Vi skapar ett självstyrt Nyland 23.1.2016
Miten muutos tehdään? Hyväksytään uudistuksen perusraami sellaisena kuin se on myös aikataulu Ennen lainsäädännön voimaantuloa sitovia päätöksiä ei voi tehdä on edettävä konsensushakuisesti ja tarvittaessa rinnakkaisin suunnitelmin. Väliaikaishallinnon ja aikanaan maakuntavaltuuston johtaman valmistelun aikataulu on tiukka ja siksi maakunta aloittaa 1.1.2019 pitkälti nykyisin rakentein ja toimintamallein. Varmistetaan palveluiden 100% jatkuvuus 1.1.2019 Palveluiden käyttäjä eivät huomaa muutosta 1.1.2019. Onnistuneet henkilöstö-, liiketoiminta-, kiinteistö- ja ICT-järjestelmäsiirrot siirrot tehdään pitkälti as-is eli toiminnot siirtyvät sellaisenaan. Maakunnan johtamisjärjestelmä koeponnistetaan jo 2018 syksyllä. Aloitetaan maakunnan toiminta 1.1.2019 eteenpäin suuntautuvana, uudistumishaluisena ja -kykyisenä Valmis heti korjaaviin liikkeisiin jos niitä tarvitaan riskianalyysi ja varautumissuunnittelu. Maakunta käynnistetään uudistuvana, oppivana organisaationa vältetään vanhojen rakenteiden betonointi. Rakenteet ja eetos mahdollistavat voimavarojen siirron back-officesta core-businekseen. Avoin ulkoinen viestintä ja sisäinen kommunikaatio strategisena toimintamenetelmänä.
Aikataulu grand plan lopusta alkuun 2019-2027: Vision toteuttaminen: Toiminnan kehittäminen mm. alueellista työnjakoa ja yhteistyötä kehittämällä. Resurssien pysyvä uudelleen suuntaaminen toiminnallisten tavoitteiden suuntaisesti. 3/2018-12/2018: Maakunnan toiminta käynnistyy: Maakuntavaalit 28.1.2018 Toiminto-, henkilöstö-, yms. siirtoja koskevat päätökset. Eteenpäin katsovan, uudistavan maakunnallisen toimintamallin sisäänajo. 7/2017-3/2018: Väliaikaishallinto: Varmistetaan edellytykset maakunnan toiminnan käynnistymiselle. Suunnitellaan siirrot ja uusi maakunnallinen toimintamalli. Perustetaan Uudenmaan keskushallinto, ml. maakuntavarainhallinto. 12/2016-6/2017: Valmisteluvaihe: Haetaan yhteinen filosofia, Muutosvisio2019 ja grand plan opetellaan maakunnallista toimintamallia. Avoimen viestinnän ja kommunikaation sisään ajaminen. Konkreettinen projektisuunnittelu, ml. resurssit. Suunnitellaan Uudenmaan keskushallinto, ml. maakuntavarainhallinto.
Maakuntahallitus 24.10.2016 140 Soma-esivalmistelun organisaatio Neuvottelukunta valmistelutahot, kuntajohtajat, henkilöstöjärjestöt, sidosryhmät, kuntien kh:n ja kv:n pjt Poliittinen ohjausryhmä mhs:n strategisten kokousten laajennettu kokoonpano + mvston pj:t Kuntajohtajakokous Kaupunkien ja kuntien kj:t MUUTOKSEN HALLINTA muutosjohtaja ja sote-muutosjohtaja valmistelu -ryhmä Sotetiimi Makutiimi Virkamiesjohtoryhmä pj mkj, esittelijöinä muutosjohtaja ja sotemuutosjohtaja Muutoksen tuki Erillisprojektit ja prosessit
Esivalmistelun ohjausryhmien muodostaminen Neuvottelukunta Poliittinen ohjausryhmä Kuntajohtajakokous Virkamiesjohtoryhmä Sote-tiimi & Makutiimi Valmistelutahot, kuntajohtajat, henkilöstöjärjestöt, sidosryhmät, kuntien kh:n ja kv:n pj:t mhs:n strategisten kokousten laajennettu kokoonpano + mv:n pj:t Uudenmaan kunnanjohtajat ja kaupunginjohtajat 13 ylintä virkamiestä organisaatioista, jotka kutsutaan 1.7.2017 käynnistyvän valmistelun väliaikaiseen toimielimeen + henkilöstön edustus Sote-tiimi: kuntien sote-johtajat, valmisteluryhmien pj:t ja sotemuutosjohtaja Maku-tiimi: muutosjohtaja, valmisteluryhmien pj:t Maakuntahallituksen puheenjohtaja kutsuu erikseen koolle 2-3 krt esivalmistelun aikana Maakuntahallituksen päätökset 18.4.2016 69 ja 13.6.2016 90 Maakuntahallituksen päätökset 24.10.2016 140 ja 21.11.2016 157 Maakuntahallituksen päätökset 24.10.2016 140 ja 12.12.2016 168 Muodostettu/ muodostetaan maakuntajohtajan viranhaltijapäätöksin
ESIVALMISTELU -30.6.2017 VÄLIAIKAISHALLINTO n. 1.7.2017 n. 1.4.2018 KÄYNNISTYMINEN n.1.3.2018 31.12.2018 Valmistelun vaiheet Luodaan edellytyksiä tehtävien, henkilöstön ja omaisuuden siirtämiselle, pohjustetaan väliaikaishallinnon työtä (tuotetaan luonnos väliaikaisen toimielimen työohjelmaksi) Jatketaan maakunnan toiminnan ja käynnistämisen valmistelua, maakunta perustetaan per 1.7.2017(y-tunnus ja nimenkirjoitusoikeus; väliaikainen toimielin ja sen esikunta, määräaikaiset palvelussuhteet -31.12.2018 ja muut sopimukset 31.12.2019 saakka) Maakuntavaltuusto ja sen alaiset toimielimet asetetaan, maakuntajohtaja ja konsernin muu virkamiesjohto valitaan, hallinto pystytetään (sis. tarvittavat henkilöstösiirrot ja rekrytoinnit) Ei vielä toiminnallisesti tai poliittisesti sitovia ratkaisuja Hallinnollisoperatiiviset tehtävät Hallintosääntö, johtosäännöt, konserniohje, maakuntastrategia, palvelutuotantostrategia, talousarvio ja investointisuunnitelma jne. TOIMINTA ALKAA 1.1.2019 toteutetaan loput henkilöstösiirrot (palvelutuotanto), omistajavaihdokset, sopimusten siirrot jne.
Sote-t Kaikissa ryhmissä on perusterveydenhuollon, sosiaalihuollon ja erikoissairaanhoidon edustus, integraationäkökulma läpi leikkaa valmistelutyötä Muutosagentit osallistuvat vastuuryhmänsä toimintaan Ryhmissä huomioidaan hyte ja kuntayhdyspinta Sote-päivystys* Opetus, tutkimus, kehitys* Vapaan valinnan palvelut (Sote-keskus)** Sote-järjestäminen (ml. ruotsinkielisten palvelujen turvaaminen) Sote-tiimi Sote-muutosjohtaja, Sote-johtajat & valmisteluryhmien pj:t * Perustetaan myöhemmin ** sis. aikuissosiaalityö/ -ohjaus Ikäihmiset Vammaisten palvelut Lapset, nuoret, perheet ICT Tukipalvelut Kliiniset tukipalvelut Työterveyshuolto Suun terveydenhuolto Päihde- ja mielenterveyspalvelut**
Esivalmistelun tehtävät & aikataulu TOIMINTA VKO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 Ryhmät järjestäytyvät ja aloittavat työskentelyn Toiminnan, palveluiden ja henkilöstöresurssien (htv) nykytilan kartoitus Kuvaus tehtäviä luovuttavien organisaatioiden, kuntien ja sidosryhmien keskeisistä toimintaprosesseista ja rajapinnoista Palvelukokonaisuuksien ja -ketjujen sekä palvelurakenteen alustava määrittely Muutostavoitteet ja -visio -2019 Väliaikaishallinnon viestintä- ja vaikuttamissuunnitelma 1.7.2017-31.12.2018 Alustava maakuntakonsernin hahmottaminen Selvitys siirtyvästä henkilöstöstä ja henkilöstön eduista Osaamis- ja henkilöstötarpeen ennakointi ja arviointi Neuvottelut koskien väliaikaista toimielintä & asettaminen viim. 19.6.2017 Väliaikaishallinnon pystyttäminen, sis. tarvittavien henkilöstösiirtojen/-rekrytointien suunnittelu Väliaikaishallinnon käyttösuunnitelma 2017 ja taloushallinnon organisointi/toteutus Ratkaisut esivalmisteluorganisaation jatkosta Maakunta- ja sote-palvelustrategian valmisteluprosessin määrittely
Sote-tiimin alaisten valmisteluryhmien työn ohjelmointia Toiminnan ja palveluiden nykytilan kartoitus Maakuntaan siirtyvien tehtävien/palveluiden ja resurssien nykytilanne Palveluintegraatio nyt (ja tulevaisuudessa), palvelukokonaisuudet ja ketjut Selvitys tehtävien ja palveluiden rajapinnoista ja toimintaprosesseista Keskeiset yhteistyösuhteet ja rajapinnat kuntiin ja sidosryhmiin, kehittämistarpeiden tunnistaminen HYTE-tavoitteet ja rakenne (HYTE-vastuu jää kuntiin) Järjestämisroolin, järjestämisvastuun ja tehtävien jäsentäminen; maakuntakonsernin hallintamallin pohdinta Väestön palvelutarpeen arviointiprosessin käynnistäminen (THL mukana) Palvelurakenteen, -verkon pohdinta (palvelustrategian ja - lupauksen pohjaksi) Tietotarpeiden ja tiedolla johtamisen tarpeiden alustava kartoitus Ehdotus osallisuuden toteuttamisesta (menetelmät ja toimijat)
Esivalmistelun vuoropuhelua Palveluiden käyttäjien edustajien ja muiden sidosryhmien kuuleminen Sidosryhmätilaisuus 13.2. Neuvottelukunta n. 15.3. Valmistelun etenemisen tarkistuspiste (check-point) Valmistelun henkilöstövaikutusten tarkastelu Henkilöstöfoorumi 02-06/2017 Henkilöstön kommentit 04/2017 Henkilöstön mahdollisuus kommentoida valmistelua (webropol) Neuvottelukunta n. 15.6. Valmistelun etenemisen tarkistuspiste (check-point)
Keskeisten työprosessien lisäksi esivalmistelussa käsitellään mm. Väliaikaishallinnon viestintä- ja vaikuttamissuunnitelma Selvitys siirtyvästä henkilöstöstä ja henkilöstön eduista Osaamis- ja henkilöstötarpeen ennakointi ja arviointi Väliaikaisen toimielimen asettaminen Valmistelun organisoiminen väliaikaishallinnossa
Väliaikaisen toimielimen työohjelma (tarkentuu esivalmistelun edetessä)
Sovittavia siirtymävaiheessa Kunnan tehtävä yksityiskohtainen selvitys siirtyvästä omaisuudesta, sopimuksista ja vuokrattavista toimitiloista viimeistään 31.12.2017 Soten ja pelastustoimen käytössä olevat toimitilat siirtyvät maakunnan hallintaan 1.1.2019, jos maakunta ja kunta eivät toisin sovi (Voimaanpanolaki 20 ) Maakunnan järjestämisvastuulle kuuluvaan toimintaan liittyvä irtaimisto, irtaimen omaisuuden omistusta, hallintaa ja käyttöä koskevat oikeudet sekä immateriaaliset oikeudet ja luvat siirtyvät maakunnalle 1.1.2019, jos maakunta ja kunta eivät toisin sovi (Voimaanpanolaki 21 ) Soten ja pelastustoimen järjestämiseen liittyvät sopimukset siirtyvät maakunnalle 1.1.2019 lukien. Jos sopimusta ei ole mahdollista siirtää tai jakaa, kunnan ja maakunnan on sovittava sopimukseen liittyvän vastuun jakautumisesta (Voimaanpanolaki 22 )
Sovittavia siirtymävaiheessa Maakunnan väliaikaisen toimielimen kokoonpano: Jäsenet valittava maakunnan liiton, kuntien, perusterveydenhuollon ja sosiaalihuollon yhteistoiminta-alueiden, sairaanhoitopiirin, erityshuoltopiirin, pelastuslaitoksen, ELY-keskuksen ja TE-toimiston viranhaltijoista, joilla on hyvä asiantuntemus toimialansa toiminnasta ja taloudesta. Kokoonpanossa huomioitava tasaarvolain 40 %n sääntö (Voimaanpanolaki 6 ) Väliaikainen toimielin voi jatkaa valtion, kuntien ja kuntayhtymien viranomaisilta sekä näiden palveluntuottajilta hankittavia palvelusopimuksia ilman kilpailutusta (Voimaanpanolaki 7 ) Sote- ja pelastustoimien henkilöstön siirto maakuntaan, ml. em. tukipalveluhenkilöstö kun > 50 % työtehtävistä kohdistuu em. sektoreille (Voimaanpanolaki 14 )
Väliaikaisen toimielimen tehtävät Tehdä itse Osallistua Minitalousarvio 2018 Toiminnan ja hallinnon järjestämisen valmistelu Siirtyvä henkilöstö, siirtosuunnitelmat & -sopimukset Muut käynnistämiseen välittömästi liittyvät asiat ICT-tukijärjestelmien selvittäminen Siirtyvien sopimusten selvittäminen Siirtyvän kiinteän ja irtaimen omaisuuden selvittäminen Maakuntavaalien järjestäminen Virka- ja työsopimukset määräaikaisina enintään 31.12.2018 saakka, maakuntaa sitovat muut sopimukset enintään 31.12.2019 saakka
Maakunnan ja kuntien yhteistyö 2019- Maakuntien ja sen alueen kuntien on neuvoteltava valtuustokausittain niiden tehtävien hoitamiseen liittyvästä yhteistyöstä, tavoitteista ja työnjaosta (Maakuntalaki 15 ) Kunnan on nimettävä hyvinvoinnin ja terveyden edistämisen vastuutaho ja tehtävä yhteistyötä maakunnan ja sekä muiden kunnassa toimivien toimijoiden kanssa (Sote-järjestämislaki 7 ) Sovittavissa, maakunta voi hoitaa: Maakunnan tehtäväaloihin liittyviä muita tehtäviä, jos kaikki kunnat ovat näin sopineet (Maakuntalaki 6 2 mom. 4 kohta) Rakennusvalvonnan ja ympäristötoimen järjestämistehtävät, jos kaikki kunnat ovat näin sopineet (Maakuntalaki 6 2 mom. 5 kohta)
Uudenmaan malli yhteistyöstä ja työnjaosta sopimiseksi 2019-? Ohjaus ja resurssit Valtio Ohjaus ja resurssit Asukas, kuntalainen Tulevaisuuden kunta Maakunta Rajapinnat ja palvelut esim. hyte, tukipalvelut, oppilashuolto, työllisyys, kaavoitus, rakentaminen, joukkoliikenne, kotouttaminen, elinvoima, asuminen, järjestöyhteistyö, osallisuus, johtaminen jne.
Muutosvisio2019 alustavaa hahmottelua Luomme rohkeasti maailman turvallisimman palvelumaakunnan Kun itselle tehdään, hyvää tulee maakuntien Suomi alkaa Uudeltamaalta. Perustamme omaa Uudenmaan maakuntaa ja rakennamme omia sote-palveluitamme, emme vain toteuta valtion maakunta- ja sote-uudistusta, Palveluiden digitalisaatio on mahdollisuus, ei uhka. Olemme osa kansallista tietoarkkitehtuuria. Jatkuvuus on turvattava, mutta muutokseen tähdätään. Palveluiden 100% jatkuvuus 1.1.2019 ei estä toiminnan käynnistymistä uudistavalla otteella. Hyvä henkilöstöpolitiikka on avain muutokseen. Älä juokse lujaa ennen kuin tiedät suunnan. Ei haeta nopeutta, vaan oikea-aikaisuutta. Kun juna kulkee, matkustajia riittää veturinkuljettajat löytyvät aikanaan.
Projektisuunnitelma: Sote-tiimin muutosesitykset ja kommentit Valmisteluryhmien toimeksiannoista ja aikataulusta Kuvaus prosesseista/työnjaosta ja rajapinnoista aikataulutettu aloitettavaksi jo helmikuussa olisiko tarkoituksenmukaisempaa myöhentää syksyyn? Muutenkin sen miettiminen, mitä on järkevä selvittää nyt, mitä voidaan siirtää myöhempään Tarve miettiä 3. sektorin yhdyspintoja ja työnjakoa jo nyt? näkisin hyvänä, jos osallisuussuunnittelu olisi keskityttyä, eikä hajautettua valmisteluryhmille. kannattaisiko järjestämisvastuun hahmotuksen ja muutosvision rakentaminen tehdä tai ainakin käynnistää ennen kuin työryhmät lähtevät työstämään palvelurakennetta, varsinkin jos tarkoitus on mennä palveluketjutasolle? Muita huomioita projektisuunnitelmaan Tekstissä käytetään käsitettä (s. 15) lähettävä organisaatio tämä käsite saattaa herättää väärinkäsityksiä. Eli kannattaa selventää mitä sillä tarkoitetaan, kunta, kuntayhtymä, vai mikä? korjattu muotoon henkilöstöä luovuttavat organisaatiot Muutosviestintä kohtaan voisi selkeämmin todeta, että Uudenmaan liitto tuottaa esivalmisteluvaiheesta viestinnän sisältöjä sivustolle www.uusimaa2019.fi. Kunkin mukana olevan organisaation vastuulla on jakaa viestinnän sisältöjä omissa organisaatioissaan ja huolehtia siitä, henkilöstö on tietoinen suunnittelun vaiheesta ja etenemisestä.
Lomakkeet: Kommentteja Parissa kommentissa olemassa olevia lomakkeita pidettiin toimivina Vaikuttaminen ja osallistaminen lomakepohja Käyttäisin tässä ilmausta osallisuus ja vuorovaikutussuunnitelma Huom! Maakuntalain 23 käsite osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuudet
Timo Aronkytö Muutosjohtaja, sosiaali- ja terveyspalvelujen uudistus Förändringsledare, social- och hälsovårdsreformen + 358 40 631 5011 timo.aronkyto@uudenmaanlitto.fi