SIJAISET.FI KÄYTTÖOHJEET Sijainen 1. Sijaistilin luominen SIJAISET.FI -palveluun... 2 2. Sijaiset.fi palveluun kirjautuminen... 8 3. Hakemusten lähettäminen työnantajille... 8 4. Etusivu... 11 5. Vuorojen varaaminen... 12 6. Tuntihyväksyntä... 14 7. Asiakirjat... 16 8. Omat tiedot... 17 9. Kalenteri... 17 10. Haastattelun varaaminen kalenterissa... 18 11. Palvelun yhteystiedot... 20 1
1. Sijaistilin luominen SIJAISET.FI -palveluun Vuorojen vastaanottaminen Sijaiset.fi palvelun kautta edellyttää sijaistilin luomista Sijaiset.fi palveluun. Sijaistilin luominen onnistuu palvelun kotisivujen www.sijaiset.fi kautta Luo sijaistili napeista kevyt rekisteröitymisen kautta tai vaihtoehtoisesti työnantajien kotisivuilta löytyvien rekisteröitymiseen ohjaavien linkkien kautta. Käyttäjätunnuksena palvelussa käytetään sähköpostiosoitetta. Sähköpostiosoitteeksi kannattaa antaa aktiivisessa käytössä oleva sähköposti, koska palvelu lähettää siihen tärkeitä mm. kirjautumiseen, salasanan uusimiseen ja vuorojen tarjoamiseen liittyviä viestejä. Rekisteröitymisen seuraavassa vaiheessa annetaan tiedot millä alueilla ja minkä palvelualojen työtehtävissä on valmis työskentelemään. Valituilla alueilla ja palvelualoilla on merkitystä mitä työnantajia sijaiselle näytetään seuraavassa rekisteröitymisen vaiheessa. 2
Sijaiselle näytetään todellisia työvuoroja joita hänen valitsemansa alueen työantajat tarjoavat valituilla palvelualoilla (punainen laatikko). Työnantajan tietoihin voi tutustua tarkemmin ja samalla lähettää työhakemuksen painamalla nappia Hae sijaiseksi (keltainen laatikko). Jos haluat vielä muuttaa alue tai palveluala valintoja valitse tästä teksti (vihreä laatikko). Hakemus valitsemalleen työnantajalle lähetetään oikeasta yläkulman vihreästä napista Lähetä hakemus (punainen laatikko). HUOM. Työhakemus palveluun voidaan täydentää myös lähettämättä sitä yhdellekään työnantajalle Omat Tiedot toiminnon alta! 3
Sijaisen valintojen mukaisia töitä tarjoavat yritykset löytyvät myös Työnantajat toiminnon alta (Punainen laatikko). Sieltä hakemuksen pääse lähettämään klikkaamalla yrityksen nimeä (keltainen laatikko) Lähettääkseen lopullisen hakemuksen, täytyy sijaisen täyttää viisivaiheinen rekisteröitymislomake. Sama lomake on mahdollista jatkossa lähettää myös muilla palvelua käyttäville työnantajille (keltainen 4
laatikko). Pakolliset kohdat on merkattu *-merkillä, mutta vapaaehtoisten tietojen täyttäminen on suositeltavaa, koska ne parantavat sijaisen mahdollisuuksia päästä työhaastatteluun tai tulla hyväksytyksi yrityksiin sijaiseksi. Lomakkeessa edetään Seuraava napista (punainen laatikko). Työmahdollisuudet välilehdellä on mahdollista vaikuttaa tarjottavien työvuorojen työtehtäviin, ajankohtiin ja paikkakuntaan sekä tapaan joilla on valmis vastaanottamaan ilmoituksia (Punaiset laatikot). Huomioittahan että tässä valitut tiedot rajaavat sinulle lähetettäviä tietoja vuoroista, jos ne kuuluvat tehtyjen rajausten piiriin. Esimerkiksi raksin jättäminen pois kohdasta Ma Aamu, tarkoittaa että sinulle ei tule ilmoituksia kyseisen ajankohdan vuoroista. 5
HUOM. Huomioithan että työnantaja voi internetissä näkyvän vuorolistan lisäksi ilmoittaa sijaisvuorosta joko pelkällä s-postilla tai tekstiviestillä. Raksin pois jättäminen kumman tahansa viestintävälineen kohdalla sulkee mahdollisuuden saada tiedon vuorosta kyseisellä viestintävälineellä, jolloin sijaiselle tulee tieto avoimesta vuorosta pelkästään Internet-palvelun puolelle (Keltainen laatikko). Käyttöehtojen hyväksymisen ja huolellisen välilehtien täyttämisen jälkeen, hakemuksen saa lähetettyä palveluun Tallenna tiedot -painikkeella. Palvelusta lähetetään käyttäjätunnukseksi annettuun sähköpostiin viestin joka sisältää muistutuksena sijaisen antaman käyttäjätunnuksen ja salasanan. Virheellisistä tai puutteellisista tiedoista palvelu ilmoittaa hakemuksen lähetyksen yrittämisen jälkeen merkkaamalla ne punaisella (keltaiset laatikot). Virheelliset tiedot löytyvät punaisella merkatuilta välilehdiltä (punaiset laatikot). Virheellisten kohtien täydentämisen tai korjaamisen jälkeen voidaan hakemus uudelleen lähettää Käyttöehdot välilehdellä Tallenna tiedot napista. Ongelmatilanteissa ota yhteyttä asiakastuki@sijaiset.fi 6
Työnantaja voi kysyä sijaiselta vielä aiemmasta työskentelystä yrityksessä ja sen eri yksiköissä (keltainen laatikko). Vastaaminen kysymyksiin on vapaaehtoista ja hakemuksen saa lähetettyä lopullisesti Lähetä hakemus napista (punainen laatikko). Onnistuneen työnantajalle lähetetyn hakemuksen tai tietojen täydentämisen jälkeen palvelu avaa automaattisesti sijaisen käyttöön loput välilehdet (sininen laatikkoa). Työnantajalle lähetetyn hakemuksen tilanteen voi tarkistaa Lähetetyt hakemukset työnantajille kohdasta (punainen laatikko). Työnantajan hyväksyessä sijaisen hakemuksen, muuttuu hakemuksen tila Päättämättä tilasta Hyväksytty tilaan ja lisäksi hakemuksen hyväksynnästä tulee tieto sijaiselle sähköpostilla. Omaa hakemustaan voi lähettää muille työnantajalle klikkaamalla Työnantajat -listasta yrityksen nimeä (keltainen laatikko). 7
2. Sijaiset.fi palveluun kirjautuminen Kirjautuminen palveluun tapahtuu sijaisen henkilökohtaisilla tunnuksilla, jotka koostuvat henkilökohtaisesta sähköpostiosoitteesta ja salasanasta jotka vielä toimitetaan käyttäjälle sähköpostilla. Kirjautumaan palveluun pääsee osoitteesta Sijaiset.fi palvelun kotisivujen www.sijaiset.fi kautta, suoraan https://app.sijaiset.fi/login tai työnantajan kotisivujen kautta. Kirjautumisnäkymässä syötetään käyttäjätunnukseksi valittu Sähköpostiosoite ja salasana vastaaviin kenttiin. Tiedot on toimitettu sähköpostilla käyttäjälle noreply@sijaiset.fi osoitteesta otsikolla Käyttäjätili luotu Sijaispalveluun. Kenttien täyttämisen jälkeen painetaan Kirjautuminen -nappia. Unohtuneen salasanan saa halutessaan uusittua klikkaamalla Unohtuiko salasana nappia ja kirjoittamalla avautuvaan ikkunaan sähköpostiosoitteen johon käyttäjätunnus ja salasana ensimmäisen kerran lähetettiin ja klikkaamalla sinistä Lähetä uusi salasana -nappia. Salasanan uusimisen mahdollista linkki lähetään automaattisesti sijaisen sähköpostiin. Jos sijainen ei muista palvelussa käyttämäänsä sähköpostiosoitetta, pitää lähettää sähköpostia SIJAISET.FI -palvelun asiakastukeen asiakastuki@sijaiset.fi ja liittää siihen nimi, syntymäaika, puhelinnumero ja asuinpaikkakunta niin asiakastukemme ottaa yhteyttä salasanan uusimiseen liittyen. 3. Hakemusten lähettäminen työnantajille Sijainen voi tarkastella itselleen soveltuvia ja palvelussa toimivia työnantajia, lähettää heille työhakemuksia, tarkistaa hakemusten tilanteen ja tiedottaa omasta käytettävyydestään työnantajille Työnantajat toiminnon alta. 8
Sijaisen antamien taustatietojen mukaisia työtehtäviä valitulla alueella tarjoavat yritykset listataan työnantajat otsikon alla (sininen laatikko). Työnantajan tarkempiin tietoihin ja oman työhakemuksen lähettämiseen pääsee painamalla yrityksen nimeä (punainen laatikko). Lähetyt hakemukset ja työnantajien jo käsittelemät hakemusten tilanne on tarkastettavissa Lähetetyt hakemukset työnantajille otsikon alta (keltainen laatikko). Ennen hakemuksen lähettämistä voit vielä tutustua tarkemmin työnantajaan esittelytekstin avulla sekä tutustumalla työantajan yksikköihin (keltainen laatikko). Sijaiset.fi palveluun täyttämäsi tiedot 9
lähetetään työnantajalle oikean yläkulman vihreästä Lähetä hakemus napista (punainen laatikko). Ennen hakemuksen lopullista lähettämistä voit saada työnantajasta riippuen täytettäväksi vielä työnantajakohtaisia kysymyksiä. Hakemus lähtee valitsemasi työnantajan rekrytoinneista vastaaville. Hakemuksesi tilanteen voit tarkistaa Työnantajat toiminnon alta kohdasta Hakemuksen tila (punainen laatikko). Hakemuksen tila on heti hakemuksen työnantajalle lähetyksen jälkeen Päättämättä -tilassa kunnes se muutetaan työnantajan toimesta Haastattelu tai suoraan Hyväksytty tilaan. Tässä välissä saat yleensä kutsun työnantajan työhaastatteluun puhelimitse tai sähköpostilla. Haastattelu kutsu voidaan lähettää automaattisesti myös Sijaiset.fi palvelun välityksellä jolloin saat sähköpostin, jossa on linkki palvelusta löytyvään kalenteriin työnantajan avaamien haastatteluajankohtien varaamiseen (ohjeen kohta 10. Haastattelun varaaminen kalenterissa). Ainoastaan hyväksytty sijainen voi vastaanottaa palvelussa kyseinen hyväksynnän tehneen työnantajan vuoroja. Voi myös olla mahdollista että hakemuksesi ei tällä hetkellä vastaa työnantajan vaatimuksia, jolloin se palautetaan sinulle ja näkyy Hakemuksen tila kohdassa Palautettu tilassa. Voit asettaa sijaistilisi työnantajakohtaisesti passiiviseksi (sininen laatikko), jolloin sinulle ei toimiteta kyseisen työnantajan vuorotarjouksia. Työnantajakohtaisen Aktiivinen/Passiivinen tilanteen voit tarkistaa Tila kohdasta (keltainen laatikko). Työnantaja näkee tilisi tilanteen. Kaikkien työnantajien Aktivointi/Passivointi onnistuu Aktivoi kaikki / Passivoi kaikki valinnasta (vihreä laatikko). Palvelussa voi ilmoittaa myös ajanjaksoja jolloin et ole käytettävissä, joka vastaa passiivisuus valintaa kaikille työnantajille. Tämä onnistuu Työnantajat toiminnallisuuden alareunasta En ole käytettävissä valinnoilla. Jo ilmoitetut ajanjaksot löytyvät listana En ole käytettävissä otsikon alta (keltainen laatikko). Uuden ajanjakson milloin et ole käytettävissä pääset ilmoittamaan Ilmoita ei-käytettävissä ajanjakso - valinnan kautta (punainen laatikko). 10
Avautuvaan ikkunaan kirjataan ajanjakso milloin et ole käytettävissä sekä halutessasi kuvaus kenttään syy passiivisuudelle. Voit halutessasi vastaan ottaa passiivisuus ajanjakson aikana vuoro tarjouksia raksittamalla kohdan Minulle voi lähettää ilmoituksia muista vuoroista ajanjakson aikana. (keltainen laatikko. Voit milloin tahansa käydä Työnantajat toiminnon alta poistamassa ei-käytettävyys ajanjakson tai muokata sen tietoja Muokkaa ja Poista -valinnoilla. 4. Etusivu Palveluun kirjautumisen jälkeen siirrytään aina automaattisesti etusivulle. Ylimpänä etusivulla esitetään kaikki työnantajat jotka tarjoavat sijaisen antamien tietojen perusteella häntä kiinnostavia työvuoroja (harmaa laatikko). Hakemuksen työnantajalle pääsee lähettämään klikkaamalla logoa. Etusivulta löytyy keskeltä näyttöä vuoron ajankohdan perusteella lähimpänä olevat vielä avoimet vuorot kohdasta Tarjotut vuorot (punainen laatikko) sekä tulevat sijaisen jo varaamat vuorot kohdasta Varaamani vuorot (keltainen laatikko). Listat eivät ole täydellisiä, vaan kaikki vuorot näkyvät Vuorot -toiminnon alta. Lisäksi etusivun alareunassa on ajankohtaisia uutisia (vihreä laatikko), joita päivitetään Hallinta toiminnallisuuden kautta. Oikeasta yläkulmasta voidaan tarkistaa millä tunnuksella palvelussa ollaan kirjautuneena sekä kirjautua ulos palvelusta klikkaamalla Kirjaudu ulos -kohtaa (sininen laatikko). Navigointi palvelun eri toiminnallisuuksien välillä tapahtuu vasemmasta reunapalkista (musta laatikko) löytyviä toimintoja klikkaamalla: Etusivu, Vuorot, Tuntihyväksyntä, Asiakirjat, Työnantajat, Kalenteri ja Omat Tiedot. 11
5. Vuorojen varaaminen Työnantaja tarjoaa hyväksytyille sijaisille vuoroja Sijaiset.fi palvelun kautta internetissä, sähköpostilla ja tekstiviesteillä. Avoimet sijaiselle tarjotut vuorot näkyvät aina sijaisen Etusivu tai Vuorot kautta. Jos sijaista ei ole vielä hyväksytty yhdenkään työnantajien toimesta, ilmoitetaan siitä Vuorot toiminnallisuuden alla punaisella tiedotteella. 12
Hyväksyttyjä hakemuksia saaneille Sijaisille Vuorot toiminnon takaa avautuu lista tarjotuista vuoroista. Vuoro varataan suoraan Varaa napista (punainen laatikko), joka löytyy myös etusivun avoimien vuorojen yhteydestä. Vuoron tietojen tarkempi tarkastelu on mahdollista jokaisen vuoron kohdalta löytyvän Tiedot nappia painamalla (keltainen laatikko). Omat jo varatut tulevat vuorot pääsee tarkistamaan Omat Työvuorot napista ja tehtyjä vuoroja Työhistoria napin alta (sininen laatikko). Vuoron tietojen alla kerrotaan perustietojen lisäksi tarkemmin vuoroon liittyvistä mahdollisista yksityiskohdista Kuvaus kentässä (keltainen laatikko). Vuoro varataan sinisestä Varaa napista (punainen laatikko), jolloin se siirtyy sijaisen Omat Työvuorot listaan ja työnantajalle menee tieto siitä että sijainen on tulossa tekemään vuoron. Vuoron varaaminen on sitova toimenpide, joten yllättävät muutokset jotka estävät vuoron tekemisen, on ilmoitettava henkilökohtaisesti suoraan työnantajalle. 13
Vuoron varaamisesta annetaan sijaiselle ilmoitus ja vuoro siirtyy Omat työvuorot toiminnon alle. Internetissä tapahtuvan vuoron varaamisen lisäksi vuoroja voidaan varata myös tekstiviestillä. Työnantajat lähettävät halutessaan avoimia vuoroja tekstiviestillä esimerkiksi seuraavassa muodossa: Sijaiset.fi vuoro: Flyvice 02.05.2013 klo 07:00-14:00 Lähihoitajayksikkö2 Ohjaaja. Ilmoittaudu vastaamalla tähän "sijaisuus xxxx" xxxx kohta pitää sisällään vuorokohtaisen numerosarjan, jota käytetään vastaamalla lähettäjän puhelinnumeroon Sijaisuus sanan jälkeen haluttaessa varata kyseinen tarjottu vuoro. HUOM. Varaamalla vuoron yllä mainituilla tavoilla sitoutuu sijainen tekemään ja saapumaan kyseiseen työvuoroon. Muutokset ja vuoron perumiset on ilmoitettava suoraan työnantajan yhteyshenkilöille tai esimiehelle, joiden yhteystiedot löytyvät palvelusta mm. vuoron yhteydessä ilmoitetun yksikkötiedon alta. 6. Tuntihyväksyntä Työnantajalla voi olla käytössään vuorojen hyväksymisessä Sijaiset.fi palvelun Tuntihyväksyntä toiminnallisuus. Jos kyseinen toiminnallisuus on käytössä, siirtyvät ajankohdaltaan ohi menneet vuorot automaattisesti Tuntihyväksyntä puolelle jolloin tunnit hyväksytään sekä esimiesten että sijaisten toimesta. Muutokset vuoron tunteihin on vielä tässä vaiheessa mahdollista ilmoittaa ja hyväksyä osapuolten välillä. Hyväksytyt vuorot tunteineen siirtyvät aina automaattisesti työnantajan luomiin käynnissä oleviin maksukausiin, josta ne voidaan tarkistaa jälkeenpäin Maksukausi valikosta. Hyväksyntä tai vuoron tuntien korjaaminen vuorokohtaisesti tehdään Hyväksy (punainen laatikko) tai Korjaa nappien kautta (keltainen laatikko). Jokaisen vuoron kohdalla on vasemmasta reunasta mahdollista tarkistaa, onko sijainen tai esimies jo hyväksynyt vuoron (keltainen laatikko). V merkki tarkoittaa vuoron hyväksymistä ja X merkki sitä että vuoroa ei ole vielä hyväksytty (sininen laatikko). Sijaisen jo hyväksymien vuorojen kohdalla näkyvissä on pelkästään Tiedot nappi. Voit tarkistaa vielä hyväksymättömiä vuoroja eri työnantajilla tuntihyväksynnän oikeasta yläkulmasta (musta laatikko). 14
Vuoron kohdalta Korjaa napista pääsee tarvittaessa korjaamaan vuoron tunteja. Vuoron alkuperäiset tiedot näkyvät oikealla puolella (keltainen laatikko) ja muutokset on mahdollista tehdä vasemmalle puolelle vuoron ajankohdan osalta (sininen laatikko). Korjauksen yhteydessä vaaditaan aina muutoksen peruste tai kommentti kelloaikojen muutoksen syistä. Annettu perustelu tallentuu vuoron yhteyteen ja näkyy perusteluna kaikille osapuolille myös työnantajalle, jonka on hyväksyttävä muutetut tunnit annetun perustelun mukaan. Muutos tallennetaan ja siirtyy työnantajalle hyväksyttäväksi Hyväksy napilla (punainen laatikko). Suunnitellusta alkuperäisistä tunneista muutetut tunnit näkyvät tuntihyväksynnässä punaisella katkoviivalla ympäröitynä (punainen laatikko). Muuttuneita tunteja voi ilmoittaa sekä sijainen että esimies, mutta tuntien muuttaminen vaatii tuntien hyväksyntäprosessin mukaisesti aina molempien osapuolten hyväksynnän ennen kuin se siirtyy hyväksyttynä käynnissä olevaan maksukauteen. Korjattujen vuorojen tietoja pääsee katselemaan hyväksynnän jälkeenkin Tiedot napin kautta. 15
7. Asiakirjat Työtodistukset ja työsopimuspohjat ovat helposti haettavissa palvelusta sekä sähköisessä muodossa että tulostettavissa suoraan paperille kohdasta Asiakirjat. Palvelu esitäyttää sijaisen tiedot sekä kerää automaattisesti liitteeseen vuorot valitulta ajanjaksolta. Asiakirjat toiminnon alla on myös mahdollista tallentaa erilaisia työnhaussa tarvittavia todistuksia. Työsopimusta tai työtodistusta haettaessa määritetään haluttu ajanjakso (keltainen laatikko), jolta halutaan kerätä sijaisen vuorot sekä työnantaja kenen vuoroja asiakirjoihin haetaan (Punainen laatikko). Tämän jälkeen valitaan haluttu dokumentti Työtodistus tai Työsopimus. Järjestelmä muodostaa automaattisesti tiedostot, jotka voit joko avata suoraan tietokoneelle tai vaihtoehtoisesti tallentaa haluamaasi paikkaan. Dokumenttien avaaminen vaatii että koneelle asennettua on Adobe Reader ohjelma http://get.adobe.com/fi/reader/ Palveluun voidaan tallentaa useita eri todistuksia, joita myös työnantajat pääsevät katsomaan. Todistus lisätään Browse napin kautta hakemalla lisättävä tiedosto omalta tietokoneelta. Lisättyjä todistuksia pääsee katsomaan klikkaamalla todistuksen nimeä (vihreä laatikko). Todistuksen voi poistaa raksittamalla Poista kohta (sininen laatikko). Huom. kaikki lisäykset ja poistamiset on vahvistettava sivun alareunasta löytyvästä sinisestä Tallenna todistukset napista. 16
8. Omat tiedot Omia tietoja voidaan katsella ja muokata palvelussa omilla välilehdillään Omat tiedot toiminnon alta. Täältä löytyvät muokattavaksi kaikki rekisteröitymisen yhteydessä annetut tiedot sekä mahdollisuus lisätä näkyviin oma profiilikuva. Lisäksi sijainen voi vaihtaa täältä salasanansa. Tietojen ylläpitäminen ja päivittäminen on suositeltavaa koska ne näkyvät työnantajille joille sijainen on lähettänyt hakemuksensa tai on hyväksyttynä työntekijänä yrityksen listoilla. Kaikki tehdyt muutokset on aina muistettava tallentaa sivun alareunasta löytyvällä Tallenna muutokset ja aktivoi profiili. Samalla painikkeella aktivoidaan myös sijaisen vanhentunut profiili takaisin aktiiviseksi. 9. Kalenteri Työnantajat voivat kalenterin kautta välittää sijaiselle Ilmoituksia, haastatteluajankohtia tai tapahtumia (punainen laatikko). Lisäksi sijaiselle näkyvät automaattisesti hänen varaamansa vuorot (keltainen 17
laatikko). Tapahtuman tai vuoron tarkemmat tiedot saadaan esiin klikkaamalla kyseistä tapahtumaa tai vuoroa. Maksukausiin liittyvät ajat tallentuvat myös automaattisesti kalenteriin sijaisten nähtäville. Haastatteluihin ja Tapahtumiin voi ilmoittautua (mm. tapahtumat ja haastattelut) suoraan kalenterista avaamalla tilaisuus ja painamalla oikeasta alakulmasta Ilmoittaudu nappia (punainen laatikko). Tieto ilmoittautumisesta menee työnantajalle. Tieto ilmoittautumisesta tallentuu myös sijaisen kalenteriin näkyviin. 10. Haastattelun varaaminen kalenterissa Työnantajat voivat kutsua sijaisen haastatteluun henkilökohtaisen yhteydenoton lisäksi suoraan Sijaiset.fi palvelun välityksellä. Tällöin sijaiselle lähetetään sähköposti, jossa kerrottaan 18
mahdollisuudesta varata sijaiselle sopiva ajankohta Sijaiset.fi palvelussa. Tarjotut haastattelu ajankohdat sadaan esille Kalenteri toiminnon alta. Kalenterissa näkyvät kaikki tarjotut työhaastattelu ajankohta vaihtoehdot. Klikkaammalla parhaiten itselleen soveltuvaa ajankohtaa pääsee varaamaan itselleen työhaastattelun. Onnistuneesta haastatteluajankohdan varaamisesta annetaan varmistus (punainen laatikko) ja lisäksi haastattelu jää näkyviin sijaisen kalenteriin (keltainen laatikko). Tieto sijaisen varaamasta haastattelusta menee automaattisesti suoraan haastattelijalle. 19
11. Palvelun yhteystiedot Sijaiset.fi Sijaispalvelu Helpdesk Arkisin klo 9-17, puhelin: 044-7334411, sähköposti: asiakastuki@sijaiset.fi Linkit: Kirjautuminen sijaispalveluun https://app.sijaiset.fi/login Rekisteröityminen sijaispalveluun https://app.sijaiset.fi/register 20