Hyvinkään Setlementtiyhdistyksen tapahtumien suunnittelu ja toteutus

Hyvinkään Setlementtiyhdistyksen tapahtumien suunnittelu ja toteutus Elsilä, Jere Harjuoja, Selina Mattila, Karin Pelkonen, Sanna 2015 Hyvinkää

Laurea-ammattikorkeakoulu Hyvinkää Hyvinkään Setlementtiyhdistyksen tapahtumien suunnittelu ja toteutus Jere Elsilä 1200735 Selina Harjuoja 1301340 Karin Mattila 1401661 Sanna Pelkonen 1401632 Liiketalouden koulutusohjelma, P2P Loppuraportti Toukokuu, 2015

Laurea-ammattikorkeakoulu Hyvinkää Liiketalouden koulutusohjelma, P2P Tiivistelmä Jere Elsilä, Selina Harjuoja, Karin Mattila ja Sanna Pelkonen Hyvinkään Setlementtiyhdistyksen tapahtumien suunnittelu ja toteutus Vuosi 2015 Sivumäärä 40 Projektin tavoitteena ja tarkoituksena oli suunnitella ja toteuttaa kaksi erilaista tapahtumaa kevään aikana. Ensimmäinen tapahtuma oli sunnuntaina 8.3.2015 Hyvinkään Onnensillassa. Hyvinkääläisten yhteinen olohuone -tapahtuman tarkoituksena oli lisätä tunnettuutta Setlementtiyhdistykselle ja saada uusia jäseniä toimintaan mukaan, etenkin nuoria aikuisia. Lisäksi järjestettiin Onko Hyvinkäällä hyvä huomen? -seminaari Seurakuntakeskuksessa 7.4.2015, jonka tarkoituksena oli tuoda esille nuorten asema Hyvinkäällä sekä luoda verkostoa mahdollisen hankkeen tueksi. Projektitiimi suunnitteli ja hankki molempiin tapahtumiin yhteistyökumppanit, sekä hoiti tapahtumien toteutuksen. Ensimmäisen tapahtuman markkinointi hoidettiin pääosin tiimin tekemien flyereiden avulla, ja seminaariin kutsuttiin kohderyhmää henkilökohtaisilla sähköpostiviesteillä. Projektin yhteistyökumppanina toimi Hyvinkään Setlementtiyhdistyksen puheenjohtaja Anja Tauriainen sekä yhdistyksen ulkopuolelta Armi Kallas. Hyvinkään Setlementtiyhdistyksen toimintaperiaatteena on toimia ihmisten ja yhteisöjen välillä, edistäen yhteistyötä ja vähentäen eriarvoisuutta ja yksinäisyyttä. Tavoitteisiin pääsyä analysoitiin molempien tapahtumien jälkeen tehdyllä palautekyselyllä. Hyvinkääläisten yhteinen olohuone tapahtumaan saatiin kävijöiksi uusia yhdistyksen toiminnasta kiinnostuneita ihmisiä ja järjestetty seminaari johti siihen, että Setlementtiyhdistys suunnittelee jatkotoimenpiteitä hankkeen edistämiseksi. Projektin oppimistavoitteena tiimillä oli tapahtumien järjestämiseen liittyvät asiat ja viestintä. Tiimi tutustui näistä asioista kirjoitettuun kirjallisuuteen ja muihin lähteisiin joiden avulla muodostettiin projektia tukeva tietoperusta. Aihealueina olivat viestintä sekä tapahtuman suunnittelu ja toteutus. Viestintä, tapahtumamarkkinointi, Hyvinkään Setlementtiyhdistys ry, syrjäytyminen

Laurea University of Applied Sciences Hyvinkää P2P Business Management Abstract Jere Elsilä, Selina Harjuoja, Karin Mattila ja Sanna Pelkonen Event management for Hyvinkään Setlementtiyhdistys ry Year 2015 Pages 40 The co-operation partner for this project was Hyvinkään Setlementtiyhdistys ry s chairman Anja Tauriainen and Armi Kallas. Hyvinkään Setlementtiyhdistys ry s mission is to operate in between people and communities by advancing co-operation and reducing inequality and loneliness. Our aim for the project was to plan and organize two different events. First event was 8.3.2015 in Hyvinkää s Onnensilta and the main goal was to increase recognizability of Setlementtiyhdistys ry and also to get more members to join and take part in their activity. Second event was Onko Hyvinkäällä hyvä huomen? seminar and it was held on the 7.4.2015 at Hyvinkää s Seurakun-takeskus. Mission for this seminar was to increase knowledge about marginalized young adults and to make connections for possible future projects. The project team planned and acquired partners for both events and also executed the events. Marketing for the first event was mainly done by flyers and the intended participants for the seminar were invited via personal e-mail. Hyvinkääläisten yhteinen olohuone event gained new interested participants and the seminar was also declared successful. Based on the seminar, Hyvinkään Setlementtiyhdistys ry is planning follow-up actions to improve conditions of marginalized young adults. Our team s objective was to learn more about communication and event planning. Literature and studies concerning these aforementioned fields were used to write the theory part of this assignment and also as a basis for the implementation part of the project. Communication, event planning, Hyvinkään Setlementtiyhdistys ry, marginalization

Sisällys 1 Johdanto... 6 2 Tapahtuman suunnittelu ja toteutus... 6 2.1 Tapahtumalajit... 9 2.2 Tapahtumaprosessi... 10 2.3 Jälkimarkkinointi... 13 2.4 Tapahtumamarkkinointi... 14 3 Viestintä... 16 3.1 Viestintästrategia... 17 3.2 Viestintäsuunnitelma... 19 3.3 Viestintälajit... 20 3.3.1 Yhteisöviestintä ja mediaviestintä... 20 3.3.2 Sanallinen, kirjallinen ja visuaalinen viestintä... 23 3.3.3 Digitaalinen viestintä... 25 3.3.4 Markkinointiviestintä... 26 3.4 Viestinnän mittaaminen ja arviointi... 27 4 Projektin toteutus ja aikataulu... 29 5 Hyvinkääläisten yhteinen olohuone -tapahtuman tulokset... 33 6 Onko Hyvinkäällä hyvä huomen? -seminaarin tulokset... 34 7 Kehittämisehdotukset ja toimenpiteet... 39 8 Projektin arviointi... 40 Lähteet... 41 Kuvat..... 42 Kuviot..... 43 Taulukot... 44 Liitteet... 45

1 Johdanto Yhteistyökumppanina projektissa toimi Hyvinkään Setlementtiyhdistys ry:n puheenjohtaja Anja Tauriainen sekä yhdistyksen ulkopuolelta Armi Kallas. Projektin toimeksiantona oli järjestää Hyvinkään Setlementtiyhdistys ry:lle kaksi tapahtumaa, joilla yhdistys saisi tunnettuutta. Ensimmäisen tapahtuman tavoitteena oli lisätä järjestökeskus Onnensillan tunnettuutta hyvinkääläisten keskuudessa, ja saada etenkin nuoria kiinnostumaan toiminnasta sekä osallistumaan siihen. Toinen tapahtuma oli seminaari, jonka tavoitteena oli tuoda esiin syrjäytyneiden nuorten asemaa Hyvinkäällä, ja koota yhteen eri tahojen edustajia. Projekti on ensimmäinen Hyvinkään Setlementtiyhdistys ry:ltä. Hyvinkään Setlementtiyhdistys ry:n hallitus muodostuu 1.1.2015 alkaen puheenjohtajasta, kuudesta jäsenestä ja yhdestä varajäsenestä. Hyvinkään Setlementtiyhdistyksen tarkoituksena on Suomen Setlementtiliitto ry:n jäsenenä ja sen toimintaperiaatteita noudattaen edistää ihmisenä ja lähimmäisenä kasvamista sekä elämän eheytymistä tukevaa toimintaa Hyvinkään kaupungissa. Se on voittoa tavoittelematon ja vapaaehtoisvoimin toimiva yhdistys. Projektitiimiin kuului neljä opiskelijaa. Projektipäällikkönä toimi Selina Harjuoja ja sihteerinä Sanna Pelkonen. Karin Mattila toimi varaprojektipäällikkönä ja Jere Elsilä varasihteerinä. Projektin ohjaajina toimivat lehtori Maija Huhta ja lehtori Pirjo Lappalainen. Projektin tietoperusta koostui tapahtuman suunnittelusta ja toteutuksesta, sekä viestinnästä. 2 Tapahtuman suunnittelu ja toteutus Ennen kuin itse tapahtumaa aletaan suunnitella, tapahtuman järjestäjien tulee osata vastata kolmeen strategiseen kysymykseen, jotka muodostavat koko tapahtuman idean. Ensimmäisenä tulee miettiä, miksi tapahtuma järjestetään ja mitä sillä halutaan viestiä. Kaikilla tapahtumilla on jokin tavoite. Usein tapahtumien ensisijaiset tavoitteet ovat taloudellisia, kuten varojen keruu tai uusien asiakkaiden saanti. Konkreettisesti mitattavan tavoitteen jälkiarviointi on myös helpompaa. Tavoite voi kuitenkin olla myös sisällöllinen, jolloin esimerkiksi halutaan lisätä tietoisuutta tärkeästä asiasta tai kerätä yhteen samoin ajattelevia ihmisiä. Tavoitteita voi olla myös useita. Kun tavoitteet on määritelty, on helpompi miettiä käytännön toimia tavoitteiden saavuttamiseksi. (Häyrinen & Vallo 2008, 93 94, 101 105. Juurakko, Kauhanen, J. & Kauhanen, V. 2008, 45.) Samalla kun mietitään tapahtuman tavoitetta, tulisi miettiä, minkälainen viesti tapahtumalla halutaan välittää. Organisaation järjestämät tapahtumat välittävät paljon tietoa itse organisaatioista ja sen arvoista. Tapahtumalla tulisi olla selkeä pääviesti ja haluttaessa myös sitä tukevia sivuviestejä. Tapahtuman viestiin vaikuttavat monet seikat, muun muassa valittu ta-

7 pahtumapaikka, tarjoilut ja ohjelma. Tärkeintä viestin välittämisessä on se, että muistetaan kertoa tapahtuman tavoite ja viestit kaikille järjestelyihin osallistuville tahoille. Näin varmistetaan, että kaikki toimivat yhteisen tavoitteen mukaisesti. (Häyrinen & Vallo 2008, 105 107.) Kun tapahtuman tavoite ja viesti on kirkkaana mielessä, voidaan siirtyä toiseen strategiseen peruskysymykseen; kenelle tapahtuma järjestetään? Ketkä ovat tapahtuman kohderyhmä? Kohderyhmän voivat muodostaa suuri yleisö, avoin kutsuvierasjoukko tai rajattu kutsuvierasjoukko. Kohderyhmä tulee tuntea hyvin, jotta sille osataan tehdä oikean kokoinen ja näköinen tapahtuma. Tapahtuman suunnittelussa on pidettävä kohderyhmä ja sen arvot ja tarpeet tiukasti mielessä ja muistettava, ettei tapahtumaa olla järjestämässä itselle. (Häyrinen & Vallo 2008, 94, 111 115.) Viimeisenä peruskysymyksenä tulee miettiä mitä ollaan järjestämässä. Minkälainen tapahtuma on sopiva tavoite ja kohderyhmä huomioiden? Tapahtuma voi olla asia- tai viihdetapahtuma tai jonkinlainen yhdistelmä edellä mainituista. Erilaisia tapahtumalajeja on paljon ja niitä käsitellään lisää kappaleessa 3. Tapahtumapaikkaa valittaessa tulee muistaa, minkälainen tapahtuman luonne on ja ketkä ovat kohderyhmänä. Myös ajankohta ja kesto tulee valita huolella, sillä ne vaikuttavat usein oleellisesti osallistujamäärään. (Häyrinen & Vallo 2008, 94, 131 137.) Järjestettävälle tapahtumalle voidaan pyytää erillinen suojelija, jonka tarkoituksena on nostaa tapahtuman imagoa. Mitä vaikutusvaltaisempi suojelija, sitä arvokkaampi tapahtuma on kutsuttavien ja lehdistön silmissä. Suojelijana voi toimia esimerkiksi tasavallan presidentti tai hänen puolisonsa, ministerit, kaupungin tai kunnan johtajat ja muut vaikutusvaltaiset päättäjät. Tapahtuman luonteesta riippuen suojelijan ei tarvitse aina olla virkamies, vaan esimerkiksi tunnettu urheilija voi hyvin toimia vaikka urheilutapahtuman suojelijana. (Häyrinen & Vallo 2008, 107 108.) Projektissamme järjestettiin yhteistyössä Hyvinkään Setlementtiyhdistys Ry:n kanssa kaksi hyvin erilaista tapahtumaa erilaisilla tavoitteilla. Järjestökeskus Onnensillassa 8.3.2015 järjestettävä tapahtuma on kaikille avoin viihdetapahtuma, jonka tavoitteena on luoda tunnettuutta yhdistykselle ja sitä myötä saada lisää jäseniä. Toinen tapahtuma, 7.4.2015 Hyvinkään Seurakuntakeskuksella järjestettävä seminaari, on puolestaan asiatapahtuma, jonka tavoitteena on tuoda alan ammattilaisia ja opiskelijoita yhteen keskustelemaan syrjäytyneiden nuorten asemasta Hyvinkäällä. Molempien tapahtumien strategiset kysymykset on kuvattu alla kuviossa 1 ja kuviossa 2.

8 Kuvio 1: Hyvinkääläisten yhteinen olohuone tapahtuma (Häyrinen & Vallo 2008, 93.) Kuvio 2: Erilaisuus voimavarana seminaari (Häyrinen & Vallo 2008, 93.)

9 2.1 Tapahtumalajit Yritys tai organisaatio voi joko itse suunnitella ja järjestää tapahtuman tai osallistua jo olemassa olevaan tapahtumaan. Organisaation omat tavoitteet toimivat tapahtuman pohjana. Tapahtumien suunnittelu ja järjestäminen vaatii resursseja, joten on hyvä miettiä voitaisiinko osallistua jo valmiiseen tapahtumaan, jossa arvot, kohderyhmä ja konsepti sopivat yrityksen omiinkin tavoitteisiin. Myös se, miksi tapahtuma järjestetään, vaikuttaa siihen onko järkevää itse toteuttaa vai osallistua valmiiseen tapahtumaan. Esimerkiksi yrityksen vuosijuhlaa järjestettäessä saattaisi olla edullisempaa käyttää ulkoisia palveluja, kuin yrityksen omia henkilöja aikaresursseja juhlanjärjestämiseen. (Muhonen & Heikkinen 2003, 82 83.) Sisällön mukaan tapahtumat voidaan jakaa asia- ja viihdetapahtumiin tai näiden yhdistelmään. Jos tapahtumalla on tavoitteena viihdyttää osallistujia, on sen laji varmasti eri, kuin jos tarkoituksena on jakaa asiatietoa. (Vallo & Häyrinen 2008, 57.) Erilaiset kokoukset, seminaarit, perhetapahtumat ja vuosijuhlat ovat organisaation sidosryhmilleen järjestämiä tapahtumia. Se, minkälainen tapahtuma milloinkin järjestetään, riippuu tietysti siitä, mihin tapahtumalla pyritään, mitkä ovat sen tavoitteet. (Muhonen & Heikkinen 2003, 84 89.) Projektitiimi oli yhteistyössä Hyvinkään Setlementtiyhdistys ry:n kanssa järjestämässä kahta erityyppistä tapahtumaa. Ensimmäinen oli vapaamuotoinen ja rento tapahtuma, jossa tavoitteena saada paikalle mahdollisimman paljon erilaisia ihmisiä. Naistenpäivän tapahtumassa vierailijoille oli erilaisia pisteitä, joissa kevyttä ohjelmaa. Huhtikuussa järjestettyä Erilaisuus voimavaranatapahtumaa voidaan kutsua seminaariksi. Tilaisuuden luonne oli tällöin virallisempi, muttei kuitenkaan jäykkä. Seminaarissa eri tahojen edustajat puhuivat syrjäytyneiden nuorten asemasta Hyvinkäällä. Vaikka kokouksia pidetään yrityksissä ja organisaatioissa päivittäin, voidaan niitäkin pitää tietynlaisina tapahtumina, koska myös niiden tulisi olla tarkoituksenmukaisesti suunniteltuja. (Muhonen & Heikkinen 2003, 84.) Kokoukset voivat olla muodollisia tai vapaamuotoisempia ja koskettavat yleensä pientä joukkoa ihmisiä. Kokousten kesto vaihtelee, mutta yleisesti ottaen ne kestävät vain muutamia tunteja. Kuten missä tahansa tapahtumassa, myös kokouksessa ryhmä ihmisiä kerääntyy yhteen ennalta suunnitellulla tavalla, joten kokouksetkin voidaan luokitella tapahtumiksi. (Capell 2013, 29.) Kokousten ja seminaarien järjestäminen alkaa osallistujan kunnioittamisesta. Osallistuja on kokouksen tai seminaarin tärkein osa, johon sisällön ohella tulee keskittyä tarpeeksi. Seminaarissa yleensä kuullaan puheita ja järjestävällä yrityksellä tulee olla jotain todellista sisällöllisesti tarjottavaa kohderyhmälle. (Aarrejärvi 2003, 116.) Seminaari on luontevin tapahtumatyyppi projektissa huhtikuussa järjestettävälle tapahtumalle, koska halutaan saada eri näkökulmia eri tahoilta ja saada aikaan keskustelua ja jakaa tietoa eri yhteistyötahojen kesken.

10 Messut voidaan järjestää esimerkiksi seminaarin yhteydessä tai kokonaan omana tapahtumanaan. Lisäksi messut jaetaan kuluttajille ja loppukäyttäjille tarkoitettuihin yleisömessuihinsekä B-2-B -ammattimessuihin. Messut sopivat loistavasti uuden asiakaskunnan hankkimiseksi, kun kilpailijat taistelevat asiakkaistaan samoissa tiloissa. (Muhonen & Heikkinen 2003, 99.) Messujen järjestämisellä on pitkä historia tuotteiden, palvelujen ja yhteisöjen näyttäytymispaikkana ja ne toimivat hyvin ihmisten kohtaamispaikkana. Yksittäistä messuosastoakin voidaan pitää tapahtumana, joka viestii organisaation arvoista ja vuorovaikutuksesta asiakkaan ja henkilöstön välillä. (Vallo & Häyrinen 2008, 79 80.) Messujen järjestämisen tyypillisimpiä syitä ja tavoitteita ovat säännöllisyys, samaa alaa ja samoja kiinnostuksenkohteita edustavien ihmisryhmien saattaminen yhteen sekä heille hyvän keskustelu- ja vuorovaikutusympäristön luominen. (Capell 2013, 35.) Projektissa järjestettävä Naistenpäivän Olohuone tapahtuma suunniteltiin messutyyppiseksi, jossa eri järjestöt ja yritykset pitävät tiettyä pistettä ja samalla esittelevät omaa toimintaansa. Mukaan ei kuitenkaan haluttu liikaa yrityksiä ja kaupallisuutta, koska kyseessä on vapaaehtoistapahtuma ja yhdistys kaiken takana on vapaaehtoisjärjestö. Yhdistystä jo tukevia yrityksiä kontaktoitiin yhteistyö- ja sponsorointimielessä. Yritykset osallistuvat hyväntekeväisyystapahtumiin yhteiskunnallisen asemansa vahvistamiseksi ja tukeakseen hyväntekeväisyysjärjestöjä (Muhonen & Heikkinen 2003, 100). 2.2 Tapahtumaprosessi Tapahtumaprosessi koostuu suunnitteluvaiheesta, toteutuksesta ja jälkimarkkinoinnista. Suunnitteluvaihe on kaikista eniten aikaa vievä, ja on miltei pelkkää ajattelutyötä. Tapahtuman suunnittelu tuleekin aloittaa riittävän aikaisin, ja siihen kannattaa ottaa mukaan kaikki ne, jotka ovat mukana toteuttamassa tapahtumaa. Yhdessä ideoidessa voidaan saada mukaan erilaisia ajatuksia ja näkökulmia, sekä yhteishenki vahvistuu. Suunnitteluvaiheessa tulee käydä läpi tapahtuman kulku alusta loppuun, juuri niin kuin sen haluaa menevän todellisuudessakin. Tapahtuman kulkua mietittäessä tulee keskittyä kaikkiin pienimpiinkin yksityiskohtiin, ja ottaa ne huomioon toteutuksessa. (Häyrinen & Vallo 2014, 162.) Projektitiimi laati Naisten päivän suunnitteluvaiheessa listan tekemättömistä ja huomioitavista töistä, jotka oli jaoteltu tehtäviksi ennen tapahtumaa, tapahtuman aikana sekä tapahtuman jälkeen. Jokaiseen työhön sitoutettiin oma vastuuhenkilö. Sen todettiin olevan hyvä keino kartoittaa kaikki pienet asiat, jotka olivat kuitenkin tärkeitä. Esimerkiksi tapahtuman palautelomakkeen täyttöä varten paikalle tarvitaan tarpeeksi kyniä, mutta se pitää muistaa ottaa huomioon eikä olettaa että kyniä on aina kaikilla ja kaikkialla.

11 Yksittäisen henkilön idea tai ajatus on lähtölaukaus tapahtuman järjestämiselle. Organisaation sisällä syntyneen idean jatkokehitys alustavaksi suunnitelmaksi tapahtuu ideoijan ja työryhmän kesken. Jos idea on tullut ulkoapäin, täytyy työryhmä koota, jotta toteuttamiskelpoisuus todetaan. Kun ajatus tapahtumasta on olemassa, alkaa itse suunnittelutyö. Suunnittelussa pohditaan ensin tapahtuman laajuus, kohderyhmä, budjetti ja rahoitus. Myös tapahtuman kiinnostavuutta tulee arvioida. (Hohtokari, Häkkinen, Uusi-Rauva & Lehto-Peltomäki 2013, 8.) Tapahtuman suunnittelua varten kootaan työryhmä, tiimi, jossa jokaisella on oma tehtävänsä ja vastuunsa. Ihannetilanteessa tiimiksi ja tuotannon eri vaiheisiin valitaan juuri oikeat ihmiset ja kustakin vastuualueesta vastaa sopivin henkilö. Ihmiset toimivat parhaiten silloin, kun saavat työskennellä tiimissä itselleen ominaisella tavalla. Oikein koottu työryhmä on tapahtuman menestymisen avain. Tiimistä vastaa projektipäällikkö, jonka vastuulla on seurata, että suunnittelu etenee aika-taulussa sekä tavoitteissa ja että kaikki tehtävät tulee hoidetuiksi. (Hohtokari, Häkkinen, Uusi-Rauva & Lehto-Peltomäki 2013, 10 13.) Tapahtumalle kannattaa laatia myös tapahtumakäsikirjoitus, joka on tärkeä työkalu vastuuhenkilöille. Siitä tulisi ilmetä tapahtuman eri vaiheet, eli mitä tapahtuu, missä ja mihin aikaan. Yleensä projektipäällikkö laatii käsikirjoituksen, ja on vastuullinen tapahtuman läpiviennistä sen mukaisesti. Projektipäällikkö myös vastaa tarvittavista muutoksista, joita käsikirjoitukseen tehdään. Muutoksia tuleekin lähes aina, koska kaikki ei mene kuten on etukäteen suunniteltu ja harjoiteltu. Monet muutokset ovat sellaisia, joita yleisö ei välttämättä edes huomaa, ja niissä tilanteissa niitä on turha selittää tai pahoitella. (Häyrinen & Vallo 2014, 166.) Tapahtumakäsikirjoituksen laatiminen, muun hyvän suunnittelutyön lisäksi, takaa tapahtuman sujuvuuden. Hyvin sujuva tapahtuma ilman pitkiä jonottamisia jättää hyvän muiston vieraille. Suunnittelussa tulee huolehtia, että esimerkiksi henkilökuntaa ja astioita on tarpeeksi, ja niitä on tarvittaessa saatavilla lisää jos tilanne niin vaatii. (Häyrinen & Vallo 2014, 167.) Tapahtuman viestintä sisältää monta eri vaihetta, joista ensimmäinen on järjestelytiimin sisäinen viestintä ja sen toimivaksi saaminen. Seuraavassa vaiheessa otetaan yhteyttä yhteistyökumppaneihin, eli esiintyjiin tai näytteilleasettajiin. Tässä vaiheessa tiimin henkilökohtaiset verkostot nousevat merkittäväksi osaksi. Tapahtumasta kerrotaan kohdennetusti muun muassa lehdissä, mutta myös puskaradion merkitys tiedon levittäjänä on suuri. Sosiaalisessa mediassa näkee niin monia tapahtumia, että suuri osa voi mennä ohi, mutta se on silti tehokkaampaa kuin flyereiden jako. Esimerkiksi Facebook-tapahtumailmoituksessa, tapahtuman ainutlaatuisuutta tulisi tuoda tarpeeksi esiin. Kysymysten esittäminen on hyvä tapa saada asiat jäämään ihmisten mieliin. (Hohtokari, Häkkinen, Uusi-Rauva & Lehto-Peltomäki 2013, 38.)

12 Kun halutaan herättää toimittajien ja median huomioita, tulee sähköisesti lähetetyn lehdistötiedotteen otsikkoon kiinnittää paljon huomiota, sillä monet viestit jäävät varmasti avaamatta kun toimittaja saa niitä monia. Paras tapa saada toimittaja kiinnostumaan on henkilökohtainen kontakti, vaikka puhelinsoitto. Toimittajalle tulee tarjota kiinnostava näkökanta juttuun. (Hohtokari, Häkkinen, Uusi-Rauva & Lehto-Peltomäki 2013, 38 40.) Hyvin suunniteltua tapahtumaa on helppo lähteä toteuttamaan. Tapahtuman toteutus alkaa rakennusvaiheesta, jolloin tilat somistetaan, siirretään tuolit ja laitetaan mahdolliset opasteet paikoilleen (Häyrinen & Vallo 2014, 168). On hyvä järjestää kenraaliharjoitukset, jossa käydään läpi koko tapahtuman ohjelma. Samalla tulee käytyä läpi toimiiko tekniikka, ja kuinka mutkattomia esimerkiksi esiintyjien vaihdokset lavalla ovat. On myös suositeltavaa, että puhujat harjoittelevat puheensa ennakkoon. Kenraaliharjoitus on hyvä pitää sitten kun tapahtuma on valmiiksi rakennettu, muutama tunti ennen tapahtuman alkua. (Häyrinen & Vallo 2014, 169.) Toimiva tapahtuma alkaa vahvasti ja loppuu selkeästi, ja itse ohjelma on tarkasti aikataulutettu. Esimerkiksi puheiden pituudet tulee suunnitella ja sopia hyvissä ajoin. Tilaisuuden luonne ja tarkoitus tulee pitää mielessä aikataulua suunniteltaessa, ja jättää tilaa mahdolliselle keskustelulle ja verkostoitumiselle jos se on tarkoitus. (Häyrinen & Vallo 2014, 162.) Projektitiimin järjestämässä seminaarissa tarkka aikataulutus oli tärkeä, koska puhujia on paljon suhteessa käytettävään aikaan. Seminaarin tarkoitus oli herättää keskustelua, ja 10 15 minuutin puheet toimivat ikään kuin sen alustuksena. Kyse ei kuitenkaan ole paneelista, vaan kutsutut saavat esittää kysymyksiä puheiden aikana. Puhujia oli tiedotettu asiasta, ja pyydetty ottamaan asia huomioon puhetta laatiessaan. Tapahtumiin on hyvä ujuttaa yllätyksellisyyttä, jolla varmistetaan tapahtuman elämyksellisyys. Suunnitteluvaiheessa kannattaa kirjata ylös kaikki ideat, joita tulee mieleen ja niistä voidaan valita loppuvaiheessa ne toteuttamiskelpoiset. Yllätyksen ei tarvitse olla mitään suurta ja erikoista, vaan se toimii lisäohjelmana, josta ei ole ennakkoon tiedotettu. Yllätyksellisyyttä voi tuoda esiintyjä tai ohjelma, jota ei kerrota etukäteen, tai ilmainen ruokatarjoilu. Tapahtuman idea ja teema, tai perinteistä poikkeava toteutus saavat myös aikaan positiivista yllättyneisyyttä, jos niistä ei ennalta kerrota. Mukaan saatava giveaway-lahja on suosittu yllätys. (Häyrinen & Vallo 2014, 173.) Musiikilla on myös suuri vaikutus tunnelman luomisessa. Tasaisella taustamusiikilla ja tapahtuman kohokohtia korostavalla musiikilla tapahtuma saa selkeän rytmin. Odotusmusiikki taas poistaa painostavaa tunnelmaa tilanteista, joissa ohjelmanumero on myöhässä. Elävä musiikki luo omanlaisensa elämyksen, mutta tallenteeltakin soitettava musiikki toimii hyvin. Tärkeintä on sovittaa musiikki tapahtuman teemaan ja haluttuun mielikuvaan. (Häyrinen & Vallo 2014, 175.)

13 Tapahtumapaikan tekniikan toimivuus tulee selvittää ennen tapahtumaa. Olettamus paikasta mahdollisesti löytyvistä välineistä ei riitä, vaan pitää tietää mitä laitteita on käytössä ja miten laitteet toimivat. Tapahtuman esiintyjiltä ja puhujilta tulee myös selvittää mitä välineitä he tarvitsevat. Ennalta kannattaa sopia, kuka toimii vastuuhenkilönä jos tekniikka pettää. Viimeistään kenraaliharjoituksessa laitteiden toimivuus on hyvä testata. (Häyrinen & Vallo 2014, 176.) Kutsuttujen tulee löytää tapahtumapaikalle helposti, joten opastekylttejä kannattaa olla mieluummin liikaa kuin liian vähän (Häyrinen & Vallo 2014, 178). Kylttien on oltava eri kielillä, jos tapahtuma on kansainvälinen. Tapahtumapaikan pääovelle kannattaa laittaa tapahtuman teemaan sopivaa somistusta, ja reipas ovimikko, joka opastaa kutsutut eteenpäin. Tapahtuman vastaanottopisteessä kutsutut otetaan vastaan, ja heille voidaan antaa nimikyltti ja tapahtuman materiaali, ja heidät ohjataan eteenpäin. Suositellaan myös, että pääisäntä kättelee kutsutut jo ennen tapahtuman vastaanottopistettä. Vastaanottopisteellä luodaan ensivaikutelma tapahtumasta, joten sen toiminnan pitää olla sujuvaa ja huomaavaista, sekä tietenkin ystävällistä. (Häyrinen & Vallo 2014, 179.) Vastaanottopisteellä tulee olla riittävästi henkilökuntaa, että vältytään turhalta jonottamiselta. (Häyrinen & Vallo 2014, 180.) Turvallisuuden on oltava kunnossa ja vastuu siitä on aina tapahtuman järjestäjällä. Paikalliselta poliisilaitokselta tulee tarkistaa, tarvitaanko tilaisuudessa koulutettuja järjestyksenvalvojia. Pelastus- tai turvallisuussuunnitelmaa saatetaan tarvita, vaikka järjestyksenvalvojaa ei tarvitakaan. Turvallisuussuunnitelman tavoitteena on mahdollisten riskien kartoittaminen, ja niiden ennaltaehkäisy. Ensiapuryhmä voidaan myös kutsua paikalle, ja hyvä yhteistyökumppani sen järjestämisessä on esimerkiksi SPR. (Häyrinen & Vallo 2014, 184.) 2.3 Jälkimarkkinointi Kun tapahtuma on pidetty, alkaa jälkimarkkinointi. Siten tapahtumanjärjestäjät osoittavat kiitoksensa asianosaisille. Se voi olla kiitoskortin tai giveaway-lahjan toimittaminen, tai esiintyjän materiaalin ja tapahtuman aikana otettujen kuvien lähettäminen. (Häyrinen & Vallo 2014, 185.) Hyviin tapoihin kuuluu myös tapahtuman työvoiman kiittäminen esimerkiksi kiitoskukilla tai vähintään kiitosviestillä, etenkin jos tapahtuma on päässyt tavoitteeseensa (Häyrinen & Vallo 2014, 186). Jälkimarkkinointiin kuuluu myös aina palautteen kerääminen, ja sitä kysytään niin osallistujilta kuin isäntätaholtakin. Kerätty palaute analysoidaan, ja tuloksista otetaan opiksi, etenkin jos vastaava tapahtuma järjestetään uudelleen. Edellisen tapahtuman oppien ja oivallusten päälle on hyvä lähteä suunnittelemaan seuraavaa tapahtumaa. (Häyrinen & Vallo 2014, 185.)

14 Palautetta voidaan kerätä paperisella tai sähköisellä palautelomakkeella, sähköpostitse tai puhelimitse tapahtuman jälkeen. Kirjallinen palaute kannattaa kerätä vierailta tapahtuman lopuksi, ennen kun he poistuvat. Joskus on tarkoituksenmukaista arpoa pieni yllätyspalkinto palautelomakkeiden täyttäneiden kesken, jo paikan päällä ennen tilaisuuden päätössanoja. (Häyrinen & Vallo 2014, 189.) Suullisen palautteen keruu tapahtuman aikana kannattaa myös, koska ihmiset monesti siistivät ajatuksiaan kirjoitettaessa. Kaikki saatu suullinen palaute on hyvä käydä läpi palautepalaverissa. (Häyrinen & Vallo 2014, 191.) Projektitiimi keräsi palautteet Naistenpäivän tapahtumassa paperisella lomakkeella. Houkuttimena oli palautteen jättäneiden kesken arvottava risteilylahjakortti, ja se tuntui motivoivan suurinta osaa palautteen jättäneistä. Myös seminaarissa järjestettiin palautekysely tapahtuman onnistumisesta. Palautelomakkeet jaettiin heti kuulijoiden saapuessa, joten heillä oli hyvin aikaa täyttää lomaketta. Palautteet on analysoitu kappaleissa 10 ja 11. Tapahtuman jälkeen pidetään palautepalaveri, jossa käydään läpi palautteet, tapahtuman tavoitteen toteutuminen ja jatkosuunnitelmat tuleville vastaaville tapahtumille. Palautepalaveri kannattaa pitää mahdollisimman pian tapahtuman jälkeen, jolloin asiat ovat vielä tuoreessa muistissa. Tapahtuman yhteenveto kannattaa tehdä myös kirjalliseen muotoon, joko palautepalaverin jälkeen muistioksi tai saatujen palautteiden ja annettujen tavoitteiden pohjalta. Siihen tulee liittää myös suunniteltu ja toteutunut budjetti, joka on tärkeää tietoa seuraavien tapahtumasuunnitelmien pohjaksi. Yhteenveto toimii työkaluna jatkossa, koska siitä ilmenee mikä kyseisessä tapahtumassa meni hyvin, ja missä on seuraavaksi kerraksi opittavaa. Sillä voidaan myös helposti esittää tapahtuman hyödyt muille. (Häyrinen & Vallo 2014, 193.) 2.4 Tapahtumamarkkinointi Tapahtumamarkkinointi on markkinoinnin ja tapahtuman yhdistämistä. Markkinointi on tavoitteellista toimintaa, markkinoinnin tehtävänä on välittää organisaation haluama viesti ja saada ihmiset toimimaan organisaation haluamalla tavalla. Tapahtumamarkkinoinniksi kutsutaan yrityksen tai organisaation toimesta järjestettävää tapahtumaa, jossa pyritään vaikuttamaan asiakkaisiin tai kohderyhmään. Markkinointitapahtumaksi voidaan kutsua kaikkia tapahtumia joissa järjestäjä tai osallistuva yritys tai järjestö pyrkii tuomaan sanomaansa esille. Hyvä esimerkki tästä on osallistuminen messuille. (Jansson, 2007, 22). Yleisesti tapahtumamarkkinointia katsotaan strategisesti suunnitelluksi pitkäjänteiseksi toiminnaksi, jossa yhteisö tai yritys tapahtumia käyttäen viestii valittujen kohderyhmien kanssa ja kohtaa sidosryhmiään ennakkoon suunnittelussa tilanteessa ja ympäristössä. Tapahtumanmarkkinoinnin voi määritellä siten että mitä tahansa tilaisuutta jossa tuodaan interaktiivisella tavalla yhteen yrityksen toimintaa ja mahdollisia asiakkaita, voidaan pitää tapahtumana. Ta-

15 pahtumamarkkinoinniksi voi lukea myös kaikki tapahtumat joissa yritys markkinoi tai muuten edistää tuotteidensa tai palveluidensa myyntiä (Vallo, 2012, 19 20). Projektissa yhteistyökumppanina toimii Hyvinkään Setlementtiyhdistys ry, jolle järjestämme kaksi aivan erilaista tapahtumaa toinen oli 8.3 ja tapahtuman ideana oli saada Hyvinkään Setlementti yhdistyksen käyttämää järjestökeskus Onnensiltaa tunnetummaksi Hyvinkäällä. Tapahtumaa markkinoimme pääasiassa Facebookissa ja flyerein. Teimme tapahtumasta myös ilmoituksen Aamupostiin ja he tekivätkin tapahtumasta pienen jutun lehteen. Tapahtumassa paikalla oli muutama näytteilleasettelija, kuten Hyvinkään kameraseura, johon olimme yhteydessä ennen tapahtumaa muutaman kerran. Seminaaria ei markkinoitu suurelle yleisölle, vaan se kohdistettiin halutulle segmentille sähköpostitse. Tapahtumamarkkinoinnissa on oleellista se, että se mielletään osaksi yrityksen markkinointistrategiaa. Tapahtuma on tavoitteellista toimintaa, jolla rakennetaan tai vahvistetaan yrityksen imagoa tai tuotteiden ja palveluiden brändiä. Tärkeää on myös että tapahtumat kytkeytyvät yrityksen muihin markkinoinnin toimenpiteisiin ja jokaiselle yksittäiselle tapahtumalle on määritelty selkeät kohderyhmä ja tavoite. Jotta voidaan puhua tapahtumamarkkinoinnista, niin pitää seuraavien kriteerien täyttyä: Tapahtuma on etukäteen suunniteltu, tavoite ja kohderyhmä on määritelty ja tapahtumassa toteutuvat kokemuksellisuus, elämyksellisyys ja vuorovaikutteisuus (Vallo, 2012, 20.) Tapahtumamarkkinointi perinteisesti mielletään osaksi suhde ja tiedotustoimintaa (PR), osa organisaatioista katsoo tapahtumat edelleen osaksi suhdetoimintaa, jonka takia aina tapahtumalle ei ole asetettu selkeitä tavoitteita. Tapahtumamarkkinoinnin ajattelutapa lähestyy asiaa monimuotoisemmin. Tapahtuma on parhaimmillaan ihmisen syvimpiin tunteisiin vaikuttamista ja tapahtumamarkkinointi on yhä enemmän osa henkilökohtaista myyntityötä, mutta myös menekinedistämistä sekä suhde ja tiedotustoimintaa. Jokaisessa tapahtumassa on panoksena järjestävän organisaation maine. Onnistunut tapahtuma antaa positiivisen ja hyvän mielikuvan yrityksestä ja taas toisinpäin epäonnistunut tapahtuma luo päinvastaisen kuvan, joka voi olla myöhemmin heijastua organisaation toimintaan, tuotteisiin ja palveluihin sekä henkilöstöön. Mahdollista on myös että osallistuja ei parin viikon päästä muista edes kenen järjestämä tapahtuma on ollut, eli vaikutukset ovat olleet neutraalit. Tällöin on hyvä miettiä miksi järjestää tapahtuma jos sillä ei ole minkäänlaista vaikutusta kohderyhmässä (Vallo, 2012, 27).

16 3 Viestintä Viestintä on sanallista tai sanatonta vuorovaikutusta ihmisten välillä. Sanallista viestintää on niin puhe kuin kirjoituskin, jonka lisäksi ihminen viestii myös sanattomasti eleillään ja ilmeillään, joko tiedostaen tai tiedostamattaan. Viestintäprosessissa on aina kaksi osapuolta, lähettäjä ja vastaanottaja, joita voi olla useita ja joiden roolit vaihtuvat prosessin edetessä. Viesti välittyy vastaanottajalle puheen, sähköpostin tai vaikka television kautta. Kasvokkain tapahtuva viestintä tarjoaa kuitenkin parhaan alustan vuorovaikutukselle, vaikkakin jonkin välineen käyttö viestin välittämisessä voi olla nopeampi ja taloudellisempi tapa. Kasvokkain tapahtuvassa viestinnässä ei ole niin suurta väärinymmärryksen riskiä, kuin esimerkiksi internetin tai muun apuvälineen välityksellä tapahtuvassa viestinnässä. Sopivan tavan valitseminen viestin välittämiselle on yhteydessä vastaanottamisen onnistumiselle. Viestin kohderyhmä ja tavoite, eli se kenelle viestimme ja miksi, vaikuttavat oikean viestintätavan valitsemiseen. (Lohtaja- Ahonen & Kaihovirta-Repo 2012, 11 13.) Kuviossa 3 on esitetty viestintätapahtuma, joka alkaa ideasta, jonka henkilö haluaa jakaa muille, Idea täytyy ensin pukea sanoiksi ja välittää sitten halutulle vastaanottajalle jotakin viestintäkanavaa pitkin. Viestintäkanava voi olla esimerkiksi puhelin tai sähköposti. Matkalla vastaanottajalle sanoma kohtaa erilaisia häiriöitä, jotka vaikeuttavat sanoman perillemenoa tai sen tulkintaa. Vastaanottaja tulkitsee sanomaa, ei alkuperäistä lähettäjän ideaa. Viestin lähettäjän idea ja vastaanottajan mielikuva ideasta voivat poiketa toisistaan hyvinkin paljon. Tämän vuoksi sanoman ymmärrettävyyteen tulee kiinnittää huomiota. (Åberg 2008, 85.) IDEA MIELIKUVA SANOMA VIESTINTÄKANAVA häiriöt Kuvio 3: Viestintätapahtuma (Åberg 2008, 86.) Kaikilla viesteillä on jokin tavoite, miksi muuten kannattasi viestiä ensinkään? Tyypillisiä viestinnän tavoitteita ovat tiedotus, suostuttelu ja vakuuttelu, motivointi sekä yhteisymmärryksen luominen. Viestinnän tavoitteet saavutetaan parhaiten kokonaisvaltaisella ja suunnitellul-

17 la lähestymistavalla. (Seitel 2007, 26 47.) Projektitiimi viesti esimerkiksi yhteistyökumppanien kanssa sähköpostilla, jollei kyseessä ollut jokin pikaisesti vastausta kaipaava, akuutti asia. Myös palavereita on käytetty viestinnässä projektin edetessä. Tavoitteena ja tarkoituksena toimeksiantajien kanssa viestimisessä on informointi projektin etenemisestä, tarkentavat kysymykset sekä motivointi, kiittäminen ja palautteenanto. 3.1 Viestintästrategia Viestintästrategia ei saa olla itsenäinen ja irrallinen suunnitelma, vaan sen tulee toimia osana organisaation kokonaisstrategiaa (Kortesuo, Patjas & Seppänen 2014, 20). Viestintästrategialla tarkoitetaan yrityksen toimintaa yhdensuuntaistavia määrittelyjä, valintoja ja tavoitteita, joita noudattamalla ja tavoittelemalla yritys viestii sidosryhmiensä kanssa (Juholin 2006, 101). Strategian laatiminen on pitkän tähtäimen suunnittelua, ja se tehdään yleensä noin 2-5 vuoden aikajaksolle. Sen tulee kattaa asiakkaiden lisäksi toimintaan vaikuttavat yhteistyö- ja kohderyhmät. (Kortesuo, Patjas & Seppänen 2014, 20.) Viestintästrategia olisi parasta laatia yhdessä koko organisaation kanssa, ja siitä tulisi keskustella niin, että kaikki organisaation jäsenet hallitsevat ja toimivat sen mukaan. Viestintä koskee jokaista organisaation jäsentä, sekä etenkin johdon tulee sitoutua viestinnän tavoitteiden määrittelyyn. Usein se voidaan virheellisesti ulkoistaa erilliselle viestintäosastolle. (Juholin 2006, 102.) Viestinnän suunnittelun voi jakaa strategiseen ja operatiiviseen suunnitteluun, joissa käytetään viestintästrategiaa ja viestintäsuunnitelmaa (Kortesuo, Patjas & Seppänen 2014, 20). Joissakin lähteissä viestintästrategiaa voidaan nimittää viestintäsuunnitelmaksi, mutta tällöin yrityksen strategia kattaa kaiken toiminnan, myös viestinnän (Juholin 2006, 101). Hyvinkään Setlementtiyhdistys ry:llä ei tällä hetkellä ole käytössään viestintästrategiaa, mutta sellainen olisi hyvä tehdä. Tavoitteellisuutta ei ole aina osattu liittää viestintään, koska ennen on ajateltu sen olevan pelkästään reagointia sidosryhmien tarpeisiin tai pahimmillaan yrityskuvan lommon oikaisua, kun vahinko on jo tapahtunut (Juholin 2006, 101). Tavoitteet kuuluvat kuitenkin viestintään, ja niihin pääsemiseksi pitää suunnitella vaiheet, toimenpiteet ja keinot (Kortesuo, Patjas & Seppänen 2014, 20). Ennen tavoitteiden asettamista kartoitetaan nykytila, eli käytännössä kerätään tietoa esimerkiksi tutkimuksilla siitä, miten viestintä toimii ja millainen organisaation kuva tällä hetkellä on. Organisaation sidosryhmiltä voidaan kysyä, millaisena he näkevät ja kokevat sen, sekä saavatko he mielestään riittävästi tietoa ja vuorovaikutusmahdollisuuksia. (Juholin 2006, 103.) Viestintästrategiaan kirjataan sellaiset tavoitteet, jotka palvelevat parhaiten koko organisaation tavoitteita. Operatiivisessa vaiheessa, eli viestintäsuunnitelmassa jokaisen toimenpiteen yhteydessä voidaan osoittaa sen palvelevan kokonaistavoitetta. Vies-

18 tinnän tavoitetta asettaessa tulee muistaa erottaa se organisaation kokonaistavoitteesta, vaikka viestinnällä on merkitystä sen tavoittelussa. (Juholin 2006, 102.) Viestinnän tavoitteet voivat olla yrityksen tunnettuuden lisääminen ja asenteiden muuttaminen, sekä sidosryhmien välisen viestinnän toimivuus (Kortesuo, Patjas & Seppänen 2014, 21). Sidosryhmille voidaan asettaa myös eri tavoitteet, esimerkiksi asiakasryhmän tavoite voi olla yrityksen brändin vahvistuminen ja henkilöstön tavoite taas tyytyväisyys tiedonkulkuun ja ilmapiiriin (Juholin 2006, 102). Tavoitteet voivat olla niin mitattavia tulostavoitteita kuin määriteltäviä suuntia ja linjauksia, siitä mihin ollaan menossa, miten toimitaan ja mitä pidetään tärkeänä. Esimerkkinä suunnasta on esimerkiksi sisäisen ilmapiirin kehittyminen tai organisaation brändiin liittyvät mielikuvat. Tulostavoitteet voivat olla tulemia tai käsittää lopullisen vaikuttavuuden. Mediajulkisuus voidaan asettaa välitavoitteeksi mutta ihan yhtä lailla lopulliseksikin tavoitteeksi. Välitavoitteena mediajulkisuus luo mahdollisuuksia todelliseen vaikuttavuuteen, esimerkiksi muutoksia sidosryhmien asenteisiin ja tietoperustaan. (Juholin 2006, 105.) Projektitiimi ylitti uutiskynnyksen molemmilla järjestämillään tapahtumillaan. Naistenpäivän tapahtumasta tehtiin Aamupostiin puffi, ja Onko Hyvinkäällä hyvä huomen? seminaari sai palstatilaa runsaammin. Mediajulkisuus ei ollut projektin kokonaistavoitteena, mutta etenkin seminaarista kirjoitettu artikkeli voi edesauttaa varsinaisen tavoitteen saavuttamisessa. Tavoitteiden lisäksi viestintään kuuluvat myös tuotokset, tulemat ja vaikutukset. Tuotokset käsittävät kaiken sen mitä on itse tehty, kuten esimerkiksi esitteet, julisteet ja tilaisuudet. Tulemiin lasketaan tuotoksilla saavutetut välitavoitteet, kuten tilaisuuteen osallistujien määrä, edellä mainittu mediajulkisuus tai internetsivuilla kävijöiden määrä. Tulemia voidaan konkreettisesti laskea määrinä, mutta myös sävyinä. Jos saatiin mediajulkisuutta, oliko se hyvää vai huonoa? Vaikka tilaisuuteen osallistui suuri määrä ihmisiä, olivatko he tyytyväisiä? Viestinnän vaikutukset taas kohdistuvat sidosryhmiin. (Juholin 2006, 104.) Projektitiimin viestinnän tuotoksiin voidaan laskea molempien tapahtumien sähköpostilla lähetetyt kutsukirjeet niin vieraille kuin puhujillekin, tilaisuuksien mainokset ja järjestetyt tilaisuudet. Esimerkiksi seminaarin tulemina voidaan mainita Aamupostin artikkelin lisäksi myös paikalle saatu yleisömäärä. Palautteiden mukaan yleisö oli tyytyväinen seminaarin ohjelmaan, joten tulema oli hyvä ja onnistunut. Viestinnän vaikutuksena voidaan taas kokea projektitiimin yhteistyökumppanin mahdollisesti saamat yhteydenotot, jotka ovat saaneet innoituksen projektitiimin järjestämistä tapahtumista.

19 3.2 Viestintäsuunnitelma Viestintästrategian jatkoksi laaditaan viestintäsuunnitelma, joka toimii käytännön suunnitelmana. Se voi käsittää muutaman kuukauden tai vuoden mittaisen ajanjakson, eli se on lyhemmän tähtäimen suunnitelma kuin viestintästrategia. (Kortesuo, Patjas & Seppänen 2014, 21.) Suunnittelussa palataan periaatetasolle, eli siihen millainen näkemys ohjaa viestintää. Viestintäajattelu voi olla tavoitekeskeistä ja tuloshakuista, tai vapaasti muotoutuvaa ja itseohjautuvaa. Suuremmissa organisaatioissa on yleensä enemmän tarvetta yhteisten käytäntöjen luomiseen kuin pienemmissä, joissa taas itseohjautuva viestintä voi toimiakin. (Juholin 2006, 110.) Projektissa laadittiin molempiin tapahtumiin omat kontaktilistat, jotka toimivat ikään kuin viestintäsuunnitelmina. Niihin kirjattiin viestinnän muoto, päivämäärät ja vastuuhenkilö, sekä viestiin saatu vastaus. Kuvio 4: Viestintäsuunnitelman viisi aluetta (Kortesuo, Patjas & Seppänen 2014, 22.) Viestintäsuunnitelmassa määritellään vastuualueet tarpeen sekä asioiden painoarvon mukaan. Joillakin on enemmän asiantuntemusta koko organisaatiota koskevissa asioissa, joten he saavat enemmän vastuuta kuin pienemmässä roolissa olevat henkilöt. Viestintä tulee suunnata asianmukaisille kohderyhmille oikein, niin että voidaan luottaa siihen että viesti tavoittaa oikeat ihmiset. Organisaation vuosikalenteri tulee myös ottaa suunnitteluvaiheessa huomioon. Esimerkiksi uuden kampanjan käynnistyksestä kannattaa antaa päävastuu viestinnän ammattilaiselle, jotka sitten myöhemmin siirtävät sen esimiehille tai asiakasvastaaville. Viestinnän keinojen tulee tukea tavoiteltavaa tavoitetta, ja suunnitella ne niin, että tavoitellaan oikeat

20 kohderyhmät. Suunnitelmaan tulee sisällyttää myös viestinnän onnistumisen arviointivaihe, ja se mitä mittareita siinä käytetään. (Juholin 2006, 130.) 3.3 Viestintälajit Viestintälajeja on monenlaisia, ja on tärkeää valita kohderyhmälle sopivat keinot. Seuraavissa kappaleissa on esitelty tärkeimmät viestintälajit, joita myös projektitiimi on käyttänyt tapahtumien suunnittelussa, markkinoinnissa ja toteutuksessa. 3.3.1 Yhteisöviestintä ja mediaviestintä Yhteisön tai yrityksen ja sen ulkopuolisen maailman välillä tapahtuvaa viestintää kutsutaan yhteisöviestinnäksi. Se sisältää sekä yksisuuntaista tiedottamista että vuorovaikutteista viestintää. Yhteisöviestinnällä tuetaan liiketoimintaa ja se on yksi johtamisen väline. Yhteisön tai yrityksen tulee suunnitella mitä, missä ja milloin se viestii. Yhteisöviestintä voidaan jakaa sisäiseen, eli työyhteisön sisällä tapahtuvaan viestintään sekä ulkoiseen, asiakkaille, medialle ja ulkoiselle sidosryhmille tarkoitettuun viestintään. Viestintä voidaan jaotella myös käytetyn viestintävälineen tai kanavan mukaan sekä epäviralliseen ja viralliseen viestintään. (Lohtaja-Ahonen & Kaihovirta-Repo 2012, 13 16.) Projektissa tiimillä oli paljon sekä sisäistä että ulkoista viestintää. Tiimin sisäiseen viestintään on käytetty viikoittaisia tiimitapaamisia sekä sähköpostia ja Facebookia. Lisäksi projektitiimi on viestinyt ohjaajien ja yhteistyökumppanien kanssa. Naistenpäivän kohdalla ulkoista viestintää oli mahdollisiin yhteistyötahoihin sekä mediaan, ja seminaarin osalta puhujaehdokkaisiin sekä kutsuvieraisiin. Viestintä on yhteisön voimavara, jonka avulla luodaan määrätietoisesti kuvaa yhteisöstä ja sen tavasta toimia. Tähän viestintään kuuluu niin sisäiset kahvipöytäkeskustelut kuin julkiset esiintymisetkin. Yhteisön tai organisaation viestintä voidaan jakaa raa asti ulkoiseen ja sisäiseen viestintään. Ulkoiseen viestintään kuuluu yhteydenpito asiakkaisiin ja ulkoisiin sidosryhmiin. Sisäinen viestintä tukee yhteisön toimintaa ja vahvistaa yhteisöllisyyttä ja sen onnistumisella on tärkeä tehtävä työntekijöiden motivaation kannalta. Sisäistä viestintää ovat esimerkiksi kokoukset ja palaverit yrityksen sisällä sekä raportointi. (Kauppinen, Nummi & Savola 2005, 11 12.) Yksi viestintätapa projektityöskentelyssä viikoittaisten tiimi- ja ohjaajatapaamisten lisäksi on raportointi. Sihteeri kirjoittaa jokaisesta ohjaajatapaamisesta esityslistan ja muistion ja lähettää sähköisesti linkin tiimin muille jäsenille sekä ohjaajille. Muistiosta nähdään nopeasti ja helposti, mitä milloinkin on sovittu ja puhuttu. Sovittuihin asioihin on helppo palata kun on mustaa valkoisella. Loppuraportti on projektin tuotos, jossa on projektin tietoperusta, aikataulu, tulokset ja kehitysehdotukset on raportoitu.

21 Päivittäisviestintä, informointi, sitouttaminen, maineen hallinta, markkinointi sekä yhteiskunnallinen keskustelu ja vaikuttaminen ovat työyhteisöviestinnän tehtäviä. Päivittäisviestintä koostuu kaikesta siitä keskustelusta ja tiedon vaihtumisesta, jonka avulla arkisistakin tehtävistä selviydytään ja tehtävät tulevat hoidetuiksi. Päivittäisviestinnän avulla luodaan pelisääntöjä ja taataan, että niin sisäiset kuin ulkoisetkin sidosryhmät tietävät missä ja mihin ollaan menossa. Informointi, eli tiedotus on päivittäisviestintään verraten muodollisempaa ja yksisuuntaisempaa ja sitä hoidetaan suunnitelmallisesti ja tietoisesti. Teknologian kehittyminen on luonut uusia, helpompia väyliä informoinnille, mutta luonut myös mahdollisuuden niin sanotulle tietotulvalle, jossa tietoa on tarjolla liikaa ja vaarana on viestinnän tehottomuus. (Juholin 2009, 42 50.) Maineen hallinnasta on kyse kun yritys tai muu yhteisö on kiinnostunut siitä, minkälainen kuva yhteisöstä annetaan ja miltä se näyttää muiden silmissä. Hyvä viestintä ja toiminta synnyttävät yhteisön imagon. Hyvän imagon syntyminen vaatii tietoisia ja tavoitteellisia viestinnällisiä toimia, joiden avulla yhteisö, oli se siten yritys tai yhdistys, tavoittelee tietynlaista mielikuvaa itsestään. Koska kaikki yhteisöt toimivat ja ovat osa ympäröivää yhteiskuntaa, on niiden vastuullisuutta ja toimintatapoja oikeus arvioida yhteiskunnalliselta pohjalta. Myös yhteisö itse haluaa vaikuttaa yhteiskuntaan ja ympäristöön, esimerkiksi asenteiden ja arvojensa tai yhteiskunnallisten hankkeiden kautta. Yhteiskuntaviestintä on osa kokonaisviestintää, jonka tavoitteena on vaikuttaa yhteiskunnalliseen päätöksentekoon ja pitää päättäjät tietoisina yhteisölle tärkeistä asioista. (Juholin 2009, 42 50.) Media- eli joukkoviestintää ovat lehdissä, verkossa, radiossa tai televisiossa tapahtuva viestintä. Sanoma- ja aikakauslehdet sekä televisio ja radio ovat perinteistä mediaa, joka toimii yhdeltä monelle periaatteella ja niiden sisältö on usein ammattilaisten tuottamaa. Vuorovaikutteisesta mediasta puhutaan kun tarkoitetaan esimerkiksi median verkkosivuilla olevaa uutista ja käytävää keskustelua, johon yleisön on mahdollista osallistua. Tällöin viestintä voi olla yhdeltä monelle, tai monelta yhdelle. Sosiaalinen media taas luo alustan yleisön itse tuottamalle sisällölle ja on viestintää monelta monelle. (Juholin 2009, 227.) Media on väline saavuttaa varsinaiset vastaanottajat. Media toimii kuitenkin itsenäisesti ja voi itse päättää viestien uutisarvon, eli julkaista tai olla julkaisematta sekä muokata saamiaan viestejä eikä sitä tule tämän vuoksi rinnastaa esimerkiksi organisaation omiin internetsivuihin, jossa voi julkaista mitä vain. Mediaa käytetään informointiin, keskustelun, asenteiden ja mielikuvien luomiseen ja vaikuttamiseen sekä tunnetuksi tulemiseen. Vaikka yhteisö itse omaa tarvittavat välineet näiden asioiden saavuttamiseksi ja luomiseksi, käytetään mediaa kuitenkin myös foorumina, koska se koetaan neutraalina ja arvovapaana. (Juholin 2009, 227 228.)

22 Mediaviestinnän keinoja ovat peruspalvelu ja yhteydenpito, mediatiedote, lehdistötilaisuus ja haastattelut sekä sidosryhmätilaisuuksien hyödyntäminen. Median peruspalvelulla tarkoitetaan, että tiedusteluihin ja lausuntoihin on varattu tietyt henkilöt yhteisön sisältä, jotka toimivat median yhteyshenkilöinä sekä vastaavat sen internet-sivuista. Suurissa organisaatioissa mediasuhteista vastaa yksi tai useampi viestinnän ammattilainen joiden toimenkuvaan kuuluu yhteydenpito toimittajiin. Mediatiedote lähetetään kun halutaan käsitellä juuri tai pian tapahtuvaa, tulossa olevaa tai uutta, kiinnostavaa asiaa. Se on nopea tapa saada asia nopeasti yleisön tietoisuuteen, jos uutisarvo on riittävä. Tiedotteen tärkeimmät omaisuudet ovat sisältö ja uutisarvo, rakenne ja kieli. Tekstin on oltava ymmärrettävää ja olennaisin tieto on tultava esiin alkukappaleen lukemisella, sillä media saa tiedotteita paljon. Lisäksi otsikon on oltava houkutteleva, jotta se herättää mielenkiinnon lukea tiedote. (Juholin 2009, 240 241.) Tiimi teki molemmista tapahtumista mediatiedotteet ja molemmista saatiin juttu lehteen. Median yhteyshenkilönä toimi projektipäällikkö, jonka yhteystiedot laitettiin mediatiedotteiden loppuun. Projektipäällikön puhelinnumeron lisääminen yhteystietoihin sähköpostiosoitteen lisäksi osoittautui hyväksi valinnaksi, koska toimittaja otti yhteyttä puhelimitse ja toivoi tapaavansa tiimin saman päivän aikana kysyäkseen lisätietoja. Hän myös halusi ottaa kuvan tapahtuman järjestäneestä projektitiimistä. Näin akuutti ja nopeaa vastausta vaativa asia onkin hyvä hoitaa puhelimitse. Jos mediatiedotteessa olisi ollut vain sähköpostiosoite, olisi sähköpostia pitänyt päivystää koko ajan. Tiedotteessa ei tulisi käyttää markkinointiviestinnällistä tyyliä, vaan sen tulisi olla neutraali, jotta toimittaja voi löytää näkökulmansa itse (Lohtaja-Ahonen & Kaihovirta-Repo 2012, 95). Mediatilaisuus järjestetään kun halutaan tiedottaa pelkkää mediatiedotetta tarkemmin. Tyypillisesti mediatilaisuus järjestetään, kun halutaan uutisoida taloudellisista, yhteiskunnallisista tai markkinoinnillisista asioista. Pituudeltaan mediatilaisuudet ovat lyhyitä, mutta kysymyksille ja keskustelulle on varattava tarpeeksi aikaa. Kaikki tilaisuudessa saatava tieto on lähtökohtaisesti julkista, joten on suunniteltava mitä tilaisuudessa sanotaan. (Juholin 2009, 243.) Haastattelu voi olla joko lehdistötilaisuuden rinnalla tai omana kokonaisuutenaan. Haastattelu voidaan tehdä lehteen, radioon tai televisioon, joko kasvotusten tai vaikka puhelimen välityksellä. Haastattelupyyntöön suostuminen on kannattavaa, koska se antaa mahdollisuuden sisältöön vaikuttamiseen. Jos haastattelu tulee lehteen, se kannattaa pyytää tarkistettavaksi ennen julkaisua. Mediaa halutaan ja pyydetään yleensä paikalle myös sidosryhmätilaisuuksiin, jolloin toimittaja tekee itse jutun tapahtumasta esimerkiksi lehteen. (Juholin 2009, 243 248.)

23 Projektitiimi on lähettänyt mediatiedotteita projektissa järjestettävistä tapahtumista paikallisiin sanomalehtiin, koska paikalle on toivottu lehdistöä tekemään juttua tapahtumista. Naistenpäivän tapahtumasta lähetettiin mediatiedote, joka toivottiin julkaistavan Aamupostissa. Lisäksi yritettiin saada toimittaja tekemään haastattelu Anja Tauriaisesta ja Onnensillasta, mutta se ei onnistunut. Myöskään mediatiedotetta ei julkaistu sellaisenaan, vaan tapahtumasta tehtiin lyhyt puffi. Onnensiltaan toivottiin paikalle mahdollisimman paljon ihmisiä, joten lehdessä ollut juttu toi kuitenkin tapahtumaa esille. Edes Onko Hyvinkäällä hyvä huomen? seminaariin ei saatu toimittajaa paikalle, joten tiimi kirjoitti itse vapaasti julkaistavan uutisen (Liite 8). Ohjaajalta saatiin neuvo lähettää uutinen suoraan tietylle toimittajalle päätoimittajan sijaan, ja uutinen herätti huomion. Toimittaja esitti vielä lisäkysymyksiä tiimille ennen kuin julkaisi jutun (Liite 9) joka oli tehty tiimin uutisen pohjalta. 3.3.2 Sanallinen, kirjallinen ja visuaalinen viestintä Sanallinen viestintä on sanoista rakentuvaa puhetta tai kirjoitusta. Sanallinen viesti välitetään vastaanottajalle esimerkiksi sähköpostilla, puhelimella tai kasvokkain. Vastaanottaja ymmärtää viestin (tai on ymmärtämättä) käytettyjen sanojen perusteella. Myös viestin välittämiseen käytetty väline, puhuttelutyyli sekä tekstin ulkoasu vaikuttavat vastaanottajan arviointiin saamastaan viestistä. (Lohtaja-Ahonen & Kaihovirta-Repo 2012, 11.) Sanallista viestintää käytetään muun muassa tapaamisissa, Facebook-keskusteluissa, sähköpostiviestinnässä sekä esiintymisessä ja teorian kirjoittamisessa. Esiintymistilanteissa, kun esiinnytään omalle ryhmälle tai suuremmalle joukolle, tulee muistaa muutamia asioita. Valmistautuminen esiintymiseen on tärkeää, jotta esitettävän asiansa osaa ja ymmärtää itse mahdollisimman hyvin. Lähtökohtaisesti puhujan tulisi tietää asiasta enemmän kuin keskivertokuulijan. Ei kuitenkaan pidä puhua asioista, joista ei tiedä tai ymmärrä riittävästi, koska yleisössä voi olla myös asiantuntijoita. Puhetta tulisi harjoitella ääneen ja paras tapa olisi, ettei vain lue puhetta paperista itse esiintymistilanteessa, vaan katseen voi nostaa välillä yleisöönkin. Tulisi myös huomioida kenelle on menossa esiintymään, jotta osaa huomioida oheisviestinnän kuten pukeutumisen. (Kumpulainen 2008, 10 12.) Niin suullisen kuin kirjallisenkin viestin suunnittelu on avain hyvän viestin syntymiseen. Tekstille tulee laatia johdonmukainen rakenne ja jäsentely, jolloin lukijan on helppo sitä seurata eteenpäin. Teksti voi edetä esimerkiksi vanhasta uuteen tai ongelmasta ratkaisuun. Tekstin tuottamisen suunnittelussa täytyy pitää mielessä tavoite ja kohderyhmä. Esimerkiksi tiedotetta kirjoitettaessa tärkeimmät asiat tulisi mainita ensin. Käytetty viestintäkanava vaikuttaa myös tekstin pituuteen ja ilmauksiin. Ajatukset voi koota ensin esimerkiksi mind mapiin, mutta tärkeintä on kuitenkin että asian ydin eli juuri ne asiat joista haluat kirjoittaa tai puhua on kirkkaana mielessä. Sisällysluettelo, otsikot ja kappalejako vaikuttavat tekstin rakenteeseen

24 ja välittyvät vastaanottajalle. Lukijan kanssa samaa kieltä ja samoja käsitteitä käyttämällä tekstistä tulee lukijalle ymmärrettävämpi. Sanojen ja lauseiden käytössä on hyvä muistaa käyttää lyhyitä, tuttuja ja kotoperäisiä sanoja sekä lyhyitä ja yksinkertaisia lauseita. (Lohtaja-Ahonen & Kaihovirta-Repo 2012, 53 56. Åberg 2008, 87 88.) Sanallisen ja kirjallisen viestin ohella käytämme myös jatkuvasti sanatonta viestintää kommunikoidessamme. Sanatonta viestintää tapahtuu myös ilman puhetta tai kirjoitusta. Ilmeet, eleet, käsien liikkeet, kehonkieli ja ulkoasu ovat sanatonta viestintää, jotka vaikuttavat viestin tehokkuuteen, joko tehostamalla tai heikentämällä sitä. (Stanton 2009, 3.) Äänen voimakkuutta ja nopeutta muuttamalla puhetta voi havainnollistaa ja painottaa tiettyjä asioita. Uudet tai vaikeat asiat tulisi kertoa hitaalla puhenopeudella. Katse tulisi pitää kuulijassa ja oman katseen suunnalla sekä ilmeillä ja eleillä voi sanomaa havainnollistaa ja tehostaa. Seisoessa sanattoman viestinnän tehokeinot ovat paremmin käytettävissä kuin istuessa. Istuttaessa puhuja on kuitenkin yleensä ehkä helpommin lähestyttävissä kuulijan kannalta. (Lohtaja- Ahonen & Kaihovirta-Repo 2012, 60 61.) Projektityöskentelyssä erityisesti osaamisennäyttötilaisuudet ovat sellaisia, jossa esiintymistä, sanallista ja sanatonta viestintää harjoitellaan. Simulaatio, jossa ohjaajatapaaminen videoidaan, on hyvä tapa harjoitella ja nähdä omaa esiintymistään. Tässä projektissa on ollut paljon kirjallista viestintää muun muassa sähköpostien ja kutsujen osalta. Sanallista viestintää on käytetty esimerkiksi yhteistyökumppanien tapaamisissa ja tiimin jäsenet ovat lisäksi joutuneet miettimään sanatonta viestintäänsä molemmissa tapahtumissa. Kuvia ja visuaalista viestintää käytetään tekstissä tai esityksessä korvaamaan sanoja tai ennen kaikkea täydentämään sanallista sanomaa sekä parantamaan ymmärrettävyyttä. Tehokkaimmillaan visuaaliset keinot, kuten kuvat, videot tai taulukot tekevät asioista nopeammin ymmärrettäviä ja yksinkertaistavat niitä. Ne eivät välttämättä kokonaan voi korvata sanoja, mutta helpottavat viestintää oikein käytettynä. (Stanton 2009, 3, 323, 325.) Tapahtuminen palautteiden perusteella saatu tieto on analysoitu Excelissä taulukoiksi, jolloin tiedon välittyminen lukijalle helpottuu. Esimerkiksi ympyräkaaviosta näkee suoraan ja nopeasti, mikä palautteen tulos on, verrattuna kirjoituksen ja numeroiden sekamelskaan pelkän tekstin muodossa. Myös järjestettävien tapahtumien kutsuissa on pyritty käyttämään visuaalisia tehosteita. Naistenpäivän tapahtuman flyeriin (Liite 1) suunniteltiin kahvikuppi-kuva, joka kiinnitti katsoja huomion. Myös tekstien eri fonttikoilla ja lihavoinnilla saatiin esimerkiksi ajankohta nousemaan esiin. Lukija ei välttämättä lue koko flyeria, vaan silmäilee sitä, jonka vuoksi on tärkeää, että tärkeimmät asiat ovat hyvin näkyvillä. Onko Hyvinkäällä hyvä huomen? - seminaarin kutsun (Liite 5) pohjana käytettiin avautuvat ovet-kuvaa, joka kuvasti sitä, että mahdollisuuksia on myös syrjäytyneille nuorille, ja näitä mahdollisuuksia pyrittiin seminaarissa parantamaan, tai ainakin alustaa sitä. Kutsu välitettiin sähköpostilla kutsuttaville niin, että

25 kutsu on upotettuna sähköpostiin, eli ei linkkinä, joka pitää avata, vaan näkyy heti kun sähköpostiviestin avaa. 3.3.3 Digitaalinen viestintä Viime vuosikymmenen puolivälissä alkanut verkkobuumi on nyt ehtinyt ensimmäiseen niin sanottuun kyllästymispisteeseensä, sanan monessakin merkityksessä. Yrityksissä on huomattu, että verkko ei ollutkaan ratkaisu kaikkeen, päinvastoin: verkko aiheuttikin aivan uusia ongelmia ja ennalta arvaamattomia tilanteita. Tällä hetkellä ollaan tilanteessa jossa pahimmillaan on tuhansia ja taas tuhansia sivustoja hallitsemattomasti julkaistuna ja kaiken kansan katseltavissa, mutta yhtenäinen näkemys ja strategia liiketoiminnallisista lähtökohdista johdettuun digitaalisen viestinään (verkkoviestintään) puuttuu. Pahimmillaan ajatellaan, että internet on vain tekninen jakelukanava tiedostoille, joiden toimittamattomat tekstimassat uuvuttavat vastaanottajat infoähkyyn. Jotta verkkoviestintä onnistuisi ja löytäisi oikein paikkansa ja painoarvonsa yritysten ja yhteisöjen viestintäkeinojen joukossa, on ymmärrettävä sen erityispiirteitä syvemmältä kuin vain iskusanojen tasolla. On osattava määritellä digitalisoinnin (verkon mahdollistaman jakelun ja digitaalisten ilmaisukeinojen sekä tietoteknisten työvälineiden erityispiirteet) strategia, sisältöjen muodostamisen prosessi, kerronnalliset erityispiirteet, tekninen sekä ylläpidon keinot ja seurannan toteutustavat. Onnistuakseen digitaalinen viestintä edellyttää uudentyyppisten taitojen ja osaamisen kehittämistä yhteisöissä. Digitaalinen viestintä vaatii ominaislaatunsa mukaisen kerronnan ja ilmaisun ymmärrystä, sitä ymmärrystä sanotaan medialukutaidoksi, ja sen ymmärryksen käyttämistä viestinnällisesti kutsutaan mediatajuksi. Turhan usein viestinnän teho jää mitättömäksi sen vuoksi, ettei ilmaisullisiin ja kerronnallisiin menetelmiin ole panostettu riittävästi osaamista (Juholin 2013, 313.) Viimeisten vuosien aikana digitaalinen viestintä on noussut yhä enemmissä määrin yritysten yhdeksi tärkeimmistä viestintäkanavista. Yritysten ja yhteisöiden on mukauduttava siihen todellisuuteen, että sosiaalinen media, älypuhelimet ja viimeisimpänä tabletit, kuten Ipadit, ovat luoneet uuden digitaalisen viestinnän todellisuuden, jonka kesyttäminen liiketoiminnan käyttöön on lähes välttämätöntä jokaiselle yritykselle ja yhteisölle. (Juholin 2013, 308.) Ilman selkeää ja kaikille ymmärrettävää digitalisoinnin strategiaa, on mahdotonta kohdistaa verkkoviestinnän toimenpiteitä oikein. Strategiatyö lähtee viestintästrategiasta ja verkkoviestintä peilataan niihin tavoitteisiin, jotka liiketoiminnalle on asetettu. Tarkastellaan siis, miten digitaalinen viestintä parhaiten voi tukea yrityksen/yhdistyksen päivittäistä liiketoimintaa ja sille asetettuja päämääriä. Kannattaa myös ottaa riittävän pitkä aikaperspektiivi digitaali-

26 sen viestinnän strategialle. Jotta strategiatyö onnistuu parhaiten, on analysoitava, miten digitaalinen viestintä vaikuttaa tuote- ja brändistrategiaan, hinnoitteluun, jakeluun sekä markkinointiviestintään. Internet on muuttanut perusteellisesti tapoja, joilla strategioita on mahdollista kehittää. (Juholin 2013, 310.) Digitaalinen viestintä on tehokkainta, silloin kun tarvitaan ajasta ja paikasta riippumatonta ja monipuolisesti vuorovaikutteista alustaa. Jos verkkopalvelut jätetään staattiseksi dokumenttisiiloksi, menetetään verkon potentiaaliset hyödyt. Staattisuus karkottaa käyttäjät hyvin nopeasti, samoin käy jos viestintä jauhaa menneisyydessä eli sitä ei ole päivitetty riittävän usein, myös huono käytettävyys on varma tapa tuhota digitaalisen viestinnän mahdollisuudet. (Juholin 2013, 322.) Yhteistyökumppanin olisi hyvä tehdä digitaalisen viestinnän strategia, jolloin sosiaalisen median kanavista saataisiin enemmän irti. Tarkempia kehitysehdotuksia löytyy kappaleesta 7. 3.3.4 Markkinointiviestintä Markkinointiviestintä on usein se, mitä luullaan ainoaksi tavaksi markkinoida, koska se on julkista ja näkyvää. Sen avulla markkinoilla annetaan lupaukset ja herätetään kiinnostusta oman yrityksen tarjontaa kohtaa. Markkinointiviestintäkohteet ovat erilaisia yrityksessä ja eivoittoa-tuottavassa, niin kutsutussa non-profit organisaatiossa. Yritysten markkinointiviestinnän tavoitteena on pääosin lisätä myyntiä, kun taas julkinen organisaatio tai järjestö pyrkii markkinointiviestinnällä vaikuttamaan ihmisten käyttäytymiseen. Markkinointiviestintä perustuu yrityksen tai yhdistyksen markkinointistrategiaan, jossa selvitetään tarkkaan millä periaatteilla varmistetaan menestyminen kilpailussa ja mihin tulevaisuudessa tullaan panostamaan. Markkinoitavat tuotteet tai palvelut ovat tuotteistettuja, eli yritys tai yhteisö on tarkkaan pohtinut mitä tarjotaan ostettavaksi tai kulutettavaksi ja tarkoituksena on tyydyttää asiakkaiden tarpeet ja mielihalut mahdollisimman hyvin. Näiden asioiden perusteella laaditaan markkinointisuunnitelma ja strategia. Strategian perusteella suunnitellaan markkinointiviestintä, jonka kohteena ovat sekä kuluttajat että jälleenmyyjät. Markkinointiviestintä koostuu seuraavista osista: mainonta, myyntityö, myynninedistäminen sekä tiedotus- ja suhdetoiminta eli PR. (Juholin 2013, 261.) Projektitiimi käytti erilaisia markkinointiviestinnän keinoja. Mainontaa käytettiin pääosin flyerin sekä sähköpostin muodossa Naistenpäivän osalta. Tiimi teki myös myyntityötä saadakseen yhteistyökumppaneita kiinnostumaan tapahtumien ideoista ja ymmärtämään hyödyn jonka he saavat olemalla mukana. Tiedotustoimintaa oli mediatiedotteiden muodossa, joita lähetettiin sekä Naistenpäivän tapahtumasta ennen tapahtumaa, sekä ennen ja jälkeen seminaarin. Media teki Naistenpäivästä puffin ja seminaarista isomman artikkelin.

27 3.4 Viestinnän mittaaminen ja arviointi Viestinnän ammattilaisia on usein moitittu siitä, ettei heillä ole antaa luotettavia ROI-arvoja (Return on investment) viestinnän vaikutuksista. Viestinnän kohdalla ROI-arvo tarkoittaa sitä, miten paljon tuottoja tai kustannussäästöjä viestintään sijoitetulla pääomalla on saatu aikaan. Tämän osoittamista pidetään hankalana, sillä viestintä harvoin vaikuttaa yksinään. Onnistunut viestintä ei takaa tuloksia ja epäonnistuneesta viestinnästä huolimatta organisaatio voi menestyä. Viestinnästä puhuttaessa mietitäänkin usein mitä pitäisi mitata ja millaisia mittareita tulisi käyttää. ROI-arvot ja liidit (sales lead), joilla tarkoitetaan tuotteistasi, palveluistasi tai ajatuksistasi kiinnostuneiden ihmisten määrää, ovat yhä paljon käytetty tapa mitata viestinnän tuloksia tuotoksen kautta. (Juholin 2013, 416. Scott 2013, 189 190.) Tuotos on mitattavissa laskemalla ja havainnoimalla, kuten esimerkiksi tapahtuman osallistujamäärä tai myyntitulokset. Hyvin suunnitellun viestinnän tavoitteet pyrkivät kuitenkin tuotoksen sijaan lopputulokseen. Lopputulos on mitattavissa kyselyillä tai haastatteluilla ja selvityksen kohteena voi olla esimerkiksi vaikuttivatko viestit kohderyhmän mielipiteisiin, asenteisiin tai käyttäytymiseen. (Eulenberger ym. 2010.) Viestinnän onnistumista on vaikea arvioida, ellei sille ole asetettu tavoitteita ja mittareita. Välittömiä tuloksia on yleensä vaikea todentaa ja siksi viestintää onkin seurattava ja arvioitava sekä nyt, että pitkällä aikavälillä. Arviointi tähtää toiminnan kehittämiseen ja on jatkuva sykli, joka pohjautuu organisaation toiminnalleen asettamiin tavoitteisiin. Alla olevan kuvion mukaisesti sykli koostuu neljästä eri vaiheesta, joita ovat suunnitelmien arviointi, prosessien seuranta, vaikuttavuuden arviointi ja kehittäminen. (Juholin 2013, 414, 417.) Kuvio 5: Arvioinnin sykli (Mukaillen: Juholin 2013, 417.)

28 Luotaus kohdistuu tulevaisuuteen ja se on heikkojen signaalien etsimistä sekä organisaation sisällä että toimintaympäristössä. Sen avulla pyritään havaitsemaa toiminnan kannalta oleelliset muutokset, jotta tarvittaviin toimiin voidaan ryhtyä ajoissa. Kun heikko signaali on havaittu, tulee pohtia millainen muutos on kyseessä ja onko se uhka vai mahdollisuus. (Åberg 2006. Juholin 2013, 414 415, 432.) Luotauksen kautta saatua tietoa käytetään suunnitteluun ja niiden arviointiin. Suunnitelmia arvioidaan miettimällä ollaanko tekemässä oikeita asioita, perustuvatko suunnitelmat oleelliseen tietoon ja tukevatko ne organisaation toimintaa. Prosessien seurannassa tarkastellaan puolestaan nykytilannetta, mitä tapahtuu tällä hetkellä tai millaisia välittömiä vaikutuksia on syntynyt. Seuranta on tärkeässä roolissa erityisesti kriisitilanteissa, jotta voidaan päättää jatkotoimista. (Juholin 2013, 415, 417 418, 426.) Vaikuttavuuden arvioinnissa mietitään mitä on saavutettu. Saavutettiinko viestintästrategiassa asetetut tavoitteet? Sitä voidaan arvioida miettimällä millaisia muutoksia on saatu aikaan ja ovatko ne tavoitteiden mukaisia. Mittaamisella saadaan numeerista tai kuvailevaa tietoa toiminnan kannalta oleellisista asioista ja mitattavina asioina voivat esimerkiksi olla eri tahojen kokemukset organisaatioista, tunnettuus tai vaikkapa maine. Kuten aiemmin todettiin, arviointi tähtää kehittämiseen ja sen vuoksi kehittäminen onkin syklin tärkein vaihe. Aiemmat toimenpiteet on tehty sitä varten ja seuranta ja mittaaminen antavat tarvittavat välineet kehittymiselle. Kehittämiseen kuuluvat arviointitiedon käsittely, vahvuuksien ja heikkouksien tunnistaminen sekä konkreettiset suunnitelmat toimenpiteistä. Oleellista on miettiä mitä uutta tietoa saatiin ja miten kehittää asioita sen pohjalta. (Juholin 2013, 441.) Hyvinkään Setlementtiyhdistys ry:n kanssa järjestetyissä tilaisuuksissa on ollut paljon viestintää molempien tapahtumien osalta. Ensisijaisena tavoitteena viestinnän suhteen oli saada eri tahoja mukaan tapahtumiin; naistenpäivän tapahtumassa yrityksiä sekä yhteistyökumppaneita mukaan osallistumaan tilaisuuden järjestämiseen ja seminaarissa puolestaan eri alojen ammattilaisia pitämään puheenvuoroja. Naistenpäivän tapahtumassa yhteistyötahojen mukaan saaminen oli haastavampaa. Tilannetta seurattiin koko ajan ja saatuihin vastauksiin reagoitiin nopeasti, mutta kuten aiemmin todettiin, viestintä harvoin vaikuttaa yksinään. Naistenpäivän tapahtumassa haasteeksi nousi ajankohta, joka oli monelle taholle hankala. Viestintä oli onnistunutta mutta siitä huolimatta kaikkia haluttuja tahoja ei saatu mukaan osallistumaan tapahtuman järjestämiseen. Seminaarin ohjelmaa suunniteltaessa ja puhujia kootessa viestinnän tuotos oli puolestaan loistava. Eri alojen ammattilaiset ilmaisivat välittömästi mielenkiintonsa olla mukana seminaarissa ja tilaisuuteen saatiin kattava edustus eri tahoja. Onnistunut viestintä tuotti tulosta.

29 Seuraavana tavoitteena viestinnän suhteen oli saada järjestettäviin tapahtumiin osallistujia. Tuotoksen kautta viestintää arvioidessa voidaankin tarkastella tapahtumien osallistujamääriä. Kummassakaan tapahtumassa osallistujien paljous ei ollut tärkeimpänä tavoitteena, vaan pikemminkin osallistujien laatu. Naistenpäivän tapahtumaan haluttiin saada erityisesti alle 60- vuotiaita kävijöitä, jotka eivät ole vielä mukana Setlementtiyhdistyksen toiminnassa. Vaikka kokonaiskävijämäärä jäikin vähäiseksi, reilusti yli puolet palautteen jättäneistä kuului tavoiteltuun kohderyhmään. Seminaarilla taas tavoiteltiin terveys- ja sosiaalialan ammattilaisia ja opiskelijoita sekä kaupungin päättäjiä, ja osallistujat koostuivatkin juuri edellä mainituista ryhmistä. Tavoitteisiin pääsyä mitattiin molemmissa tapahtumissa tilaisuuden jälkeen kerätyllä palautteella. Tavoitteena oli saada molemmille tapahtumille mediajulkisuutta, joten tärkeänä osana projektin viestintää oli mediatiedotteiden laatiminen. Kyseisiä viestintätapahtumia voidaan pitää erittäin onnistuneina, sillä molemmat tapahtumat ylittivät uutiskynnyksen ja päätyivät paikalliseen Aamupostiin. Naistenpäivän tapahtumasta saatiin lyhyt, ennen itse tapahtumaa julkaistu informatiivinen artikkeli ja seminaarista jälkikäteen kirjoitettu uutinen. Uutinen seminaarista herätti myös keskustelua ja poiki sitä myötä lisää palstatilaa tärkeälle aiheelle. Kaiken viestinnän tärkeimpänä tavoitteena on kuitenkin tapahtumien lopputulos. Naistenpäivän tapahtuman osalta organisaation tavoitteena oli tehdä yhdistyksen toimintaa tunnetummaksi ja saada ihmisiä lähtemään mukaan toimintaan. Tavoitteisiin pääsyä mitattiin kyselylomakkeella ja saadun palautteen mukaan tapahtuma oli onnistunut. Vaikka kävijämäärä jäi pieneksi, tapahtumalla tavoitettiin yhdistyksen toiminnasta tietämättömiä ihmisiä ja saatiin muutamien siitä kiinnostuneiden henkilöiden yhteystietoja. Seminaarin päätavoitteena oli koota yhteen sosiaali- ja terveysalan ammattilaiset, jakaa tietoa sekä luoda verkosto, jolla lähteä yhdessä hakemaan rahoitusta syrjäytyneiden nuorten avuksi. Seminaarin onnistumista ja tärkeyttä mitattiin kyselylomakkeella ja samalla osallistujilta tiedusteltiin myös mielipiteitä ja näkemyksiä käsitellystä asiasta. Viestinnän tuloksia ei aina nähdä välittömästi ja se, saadaanko eri tahot lähtemään mukaan rahoituksen hakemiseen, selviää lähitulevaisuudessa. Tämä antaa varsinaisen vastauksen siitä, saavutettiinko asetettu tavoite. 4 Projektin toteutus ja aikataulu Projektin toteutuksesta vastasi liiketalouden opiskelijoiden muodostama projektitiimi ja ohjaajina Maija Huhta sekä Pirjo Lappalainen. Yhteistyökumppanina toimi Hyvinkään Setlementtiyhdistyksen puheenjohtaja Anja Tauriainen ja yhdistyksen ulkopuolelta Armi Kallas. Projekti alkoi 21.1.2015 briiffillä Laurea-ammattikorkeakoulussa Hyvinkäällä, jossa olivat mukana projektitiimi, ohjaajat sekä yhteistyökumppanit. Briiffissä projektin osapuolet tutustuivat toisiinsa ja yhteistyökumppani kertoi projektin taustasta ja tavoitteista. Projektissa tavoitteena oli

30 suunnitella ja toteuttaa kaksi tapahtumaa keväällä 2015. Ensimmäinen tapahtuma järjestettiin 8.3.2015 Järjestökeskus Onnensillassa Hyvinkäällä ja sen tarkoituksena oli tuoda esiin Hyvinkään Setlementtiyhdistyksen toimintaa ja Järjestökeskus Onnensiltaa. Tavoitteena oli myös että yhdistyksen toiminnasta kiinnostuisi uusia, nuoria henkilöitä. Toisen tapahtuman aiheena oli hyvinkääläisten syrjäytyneiden nuorten aikuisten asema ja sillä tavoiteltiin eri tahojen yhteistyön parantamista ja edelleen myöhemmin hankkeen järjestämistä, jolle haettaisiin RAY:ltä rahoitusta. Tapahtuma oli 7.4.2015 ja se järjestettiin Hyvinkään Seurakuntakeskuksen Juhlasalissa. Briiffissä sovittiin, että tiimi käy Onnensillassa 4.2.2015, jolloin tiloihin tutustuttiin ja tiimi näytti yhteistyökumppaneille laaditun projektisuunnitelman. Tehtävän nimi Kesto Alku Loppu Suunnittelu 31p 21.1.2015 4.3.2015 Aloituspalaveri 1p 21.1.2015 21.1.2015 Projektinsuunnittelu 11p 21.1.2015 4.2.2015 Tapaaminen Onnensillassa 1p 4.2.2015 4.2.2015 Mind map 11p 28.1.2015 11.2.2015 Toimeksiantajatapaaminen 1p 25.2.2015 25.2.2015 Viestintäsuunnitelma 1p 25.2.2015 25.2.2015 Tutustuminen Onnensillan tiloihin 1p 4.3.2015 4.3.2015 Teoria 33p 5.3.2015 22.4.2015 Teoria: Tapahtuman järjestäminen 5p 5.3.2015 11.3.2015 Osaamisennäyttö 1p 18.3.2015 18.3.2015 Teoria: Viestintä 14p 26.3.2015 16.4.2015 Osaamisennäyttö 1p 22.4.2015 22.4.2015 Toteutus 51p 4.2.2015 19.4.2015 Tapahtumaan liittyvä kontaktointi 21p 4.2.2015 4.3.2015 Tapahtuman markkinointi 13p 18.2.2015 8.3.2015 Mainos 1p 25.2.2015 25.2.2015 Naistenpäivän Olohuone 0p 8.3.2015 8.3.2015 Jälkimarkkinointi 5p 9.3.2015 15.3.2015 Seminaariin liittyvä kontaktointi 37p 11.2.2015 2.4.2015 Seminaarin markkinointi 28p 25.2.2015 7.4.2015 Teaser-kutsu 1p 25.2.2015 25.2.2015 Varsinainen kutsu 1p 26.3.2015 26.3.2015 Muistutusviesti 1p 1.4.2015 1.4.2015 Onko Hyvinkäällä hyvä huomen? 0p 7.4.2015 7.4.2015 Jälkimarkkinointi 9p 7.4.2015 19.4.2015 Raportointi 24p 8.4.2015 13.5.2015 Loppuraportin valmistelu 19p 8.4.2015 5.5.2015 Tulosten esittely toimeksiantajalle 1p 6.5.2015 6.5.2015 Arviointi 0p 13.5.2015 13.5.2015 Projektiseminaari 1p 12.5.2015 12.5.2015 Taulukko 1: Projektin aikataulu

31 Alkubriiffin jälkeen tiimi perusti projektin projektinhallintaohjelmaan ja allekirjoitti tiimi- ja projektisopimuksen. Facebook-ryhmä perustettiin tiimin keskinäistä yhteydenpitoa varten ja sitä käytettiin tiimin yhteydenpitoon viikoittaisten tiimi- ja ohjaajatapaamisten lisäksi ahkerasti. Myös tapahtumien suunnittelu ja projektisuunnitelman teko aloitettiin heti. Idea ensimmäisen tapahtuman rennosta kaikille yhteinen olohuone teemasta oli suunnittelun lähtökohta. Tapahtumaan suunniteltiin eri toimijoiden/yhdistysten pisteitä, jossa he voisivat esitellä omaa toimintaansa. Tarkoituksena oli järjestää kaikille sopivaa tekemistä ja ohjelmaa. Samaan aikaan projektitiimi alkoi jo hankkia yhteystietoja huhtikuussa järjestetyn Onko Hyvinkäällä hyvä huomen? seminaarin puhujiksi ja kuulijoiksi. Yhteystiedot jaoteltiin puhujiksi ja kutsuttaviksi ja kirjattiin Exceliin. Projektisuunnitelma esiteltiin yhteistyökumppaneille tapaamisessa Onnensillassa 4.2.2015. Samalla viikolla tiimi otti yhteyttä tapahtuman yhteistyökumppaneihin, joita toivottiin Naistenpäivän tapahtumaan mukaan. Alustava projektissa tarvittavan teorian mind map esiteltiin ohjaajille ja osaamisennäyttöjen aikataulu sovittiin 11.2. Tiimi kokosi tietoperustan aiheista: tapahtuman järjestäminen sekä viestintä. Viikolla 7 Hyvinkään Kaupunginjohtaja saatiin Onko Hyvinkäällä hyvä huomen? seminaarin suojelijaksi ja Hyvinkään kaupunki tarjoutui maksamaan seminaarin kahvitarjoilun. Myös seminaarin puhujille tarkoitettu, tiimin yhdessä suunnittelema sähköpostiviesti suunniteltiin viikolla 7 ja lähetettiin 11.2. Myös mediatiedote tapahtumasta lähetettiin Aamupostiin. Keskiviikon 18.2. Aamupostissa oli tiimin tekemän mediatiedotteen perusteella tehty pieni lehtijuttu, joka on liitteenä 3. Hyvinkään Viikkouutisten ja Aamupostin yhdistys- palstalle laitettiin myös mainos tapahtumasta ja se julkaistiin lehdissä viikolla 8. Yhteistyökumppanit olivat läsnä 25.2. Laureassa pidetyssä tapaamisessa. Naistenpäiväntapahtumaan olivat tulonsa varmistaneet Irma Pahlman, Hyvinkään Kameraseura sekä Laurean markkinointitiimi. Tapahtuman palautelomake saatiin valmiiksi ja flyer, jota tiimi jakaisi tapahtumaviikolla lähialueiden rappukäytäviin ja ilmoitustauluille, lähetettiin myös yhteistyökumppaneille. Flyer toimi mainoksena ja se julkaistiin Hyvinkään Setlementtiyhdistyksen Facebook-sivuilla 25.2. Projektitiimi kävi kysymässä K-Supermarket Vieremästä sponsorointia tapahtuman kahvitarjoiluun sekä askartelutarvikkeita Tigerista. Onko Hyvinkäällä hyvä huomen? - seminaariin oli tässä vaiheessa saatu jo neljä puhujaa. Seminaarista lähetettiin ennakkomarkkinointikirje (Liite 4) 25.2. sekä muistutusviesti puhujiksi pyydetyille, joilta ei ollut vastausta saatu. Ennakkomarkkinointikirje julkaistiin myös Hyvinkään Setlementtiyhdistyksen Facebook-sivuilla 26.2.

32 Projektitiimi tapasi yhteistyökumppanit 4.3. Onnensillassa. Tällöin käytiin läpi tapahtumapäivän aikatauluja ja suunniteltiin paikkajakoa ja vastuualueita. Tapaamisen jälkeen tiimi kävi hakemassa Prismasta askartelutarvikkeita lasten touhupistettä varten. Myös palautelomake ja flyerit tulostettiin ja jaettiin tapahtumaviikolla. Sunnuntaina 8.3.2015 tapahtuma järjestettiin. Projektitiimi sekä Armi Kallas ja Kaj Mönkkönen kokoontuivat Onnensillassa ennen tapahtuman alkua. Hyvinkään kameraseura tuli myös paikalle ja heille järjestettiin tila valokuvanäyttelyä varten sekä photobooth-piste. Lapsille tehtiin oma askartelupiste alakertaan. Arvontaa varten arpajaispalkinnot merkittiin ja arpalipukkeet taiteltiin. K-Supermarketista edellisenä päivänä haetut kahvit ja pullat laitettiin esille. Tapahtumassa kävijöitä oli kävijälaskurin mukaan 27(Liite 2) vastasi 8 henkilöä. Palautteen tulokset on analysoitu kappaleessa 5. Palautekyselyyn vastanneiden kesken arvottiin risteilylahjakortti, jonka arvonta suoritettiin ja voittajaan otettiin yhteyttä 11.3. Onko Hyvinkäällä hyvä huomen? - seminaarin kaikki 8 puhujaa olivat selvillä 12.3. Ensimmäinen osaamisennäyttö tapahtuman järjestämisprosessista pidettiin 18.3. Tiimi teki aikataulun seminaarista ja puheenvuoroista, joka valmistui lopulliseen muotoonsa 25.3. Kutsuja lähetettiin 26.3. - 31.3. Puhujien Powerpoint-esitykset pyydettiin ennen seminaaria ja ne koottiin yhdeksi Powerpoint-esitykseksi. Itse seminaaripäivänä 7.4. projektitiimi tulosti palautelomakkeet ja ohjelman, jotka jaettiin osallistujille sitä mukaa kun he saapuivat paikalle. Seminaarin aluksi projektitiimi esitteli itsensä ja toivotti osallistujat tervetulleiksi. Anja Tauriainen kertoi seminaarin taustasta ja tavoitteesta. Jokaisella tiimin jäsenellä oli oma vastuualueensa tapahtuman aikana, jotta aikataulu, tekniikka, puhujien esittely ja kiittäminen sujuisivat mahdollisimman hyvin. Myös muistiinpanoja tehtiin lehtijuttua varten. Seminaariin osallistui 50 henkilöä, puhujat ja projektitiimi mukaan lukien. Seminaarista saatu palaute analysoitiin 14.4. Koska paikalle ei tullut median edustajaa, projektitiimi teki ja lähetti 8.4. Aamupostin toimittajalle lehdessä julkaistavan artikkelin. Toimittaja vastasi viestiin 10.4. ja pyysi tavata projektitiimin valokuvaa ja tarkempia tietoja varten. Juttu julkaistiin Aamupostissa 11.4. (Liite 9). Seminaarin puhujia kiitettiin kiitoskirjeellä, jotka lähetettiin 9.4. Projektin väliarviointi pidettiin 15.4. ja 22.4. oli projektin toinen osaamisennäyttö, aiheena viestintä. Tiimi oli lähettänyt tietoperustan ohjaajille kommentoitavaksi 17.4. Tämän jälkeen projektitiimi aloitti tulosten analysoinnin ja loppuraportin työstämisen. Tiimi lähetti myös kiitoskirjeen seminaariin osallistuneille. Kiitoskirjeessä oli annettujen palautteiden perusteella mainittu tärkeimmät perustelut seminaarin onnistumiselle ja kehitysehdotukset. Kirjeessä

33 mainittiin vielä seminaarin tavoitteesta koota eri tahojen toimijat yhteen moniammatillisen yhteistyön parantamiseksi. Loppuraporttia koottiin 22.4.- 29.4. Projektin tulokset esiteltiin yhteistyökumppaneille 6.5. Tulostenesittelyssä projektitiimi antoi palautetta ja kehitysehdotuksia yhteistyökumppaneille. Kehitysehdotukset on kirjattu kappaleessa 13. Projektiseminaari oli 12.5. Projekti päättyi arviointiin 13.5. 5 Hyvinkääläisten yhteinen olohuone -tapahtuman tulokset Hyvinkääläisten yhteinen Olohuone tapahtuma järjestettiin Järjestökeskus Onnensillassa ja sen tarkoituksena oli esitellä Onnensillan tiloja ja tuoda esiin Setlementtiyhdistyksen toimintaa. Tilaisuus oli kaikille avoin, mutta sinne toivottiin erityisesti alle 60-vuotiaita, jotka eivät ole vakituisesti mukana Hyvinkään Setlementtiyhdistyksen toiminnassa. Tapahtumassa vieraili kävijälaskurin mukaan 27 henkilöä ja palautekyselyyn vastasi 8 henkilöä. Suurin osa Naistenpäivän kävijöistä oli yli 45-vuotiaita. Miehiä ja naisia kävi lähes yhtä paljon. Kysyttäessä tapahtuman onnistumisesta, olivat kaikki kahdeksan vastaajaa sitä mieltä, että tapahtuma oli onnistunut ja lähes puolet vastaajista oli sitä mieltä, että tapahtuma oli erittäin onnistunut. Kuusi (6 kpl) vastaajaa antoi arvosanaksi vähintään 4. Kukaan ei ollut sitä mieltä, että tapahtuma olisi epäonnistunut tai täysin epäonnistunut. Puolet (4 kpl) Kuvio 6: Tapahtuman osallistujien ikäjakauma

34 Kuvio 7: Arvosana tapahtuman onnistumiselle Lisäksi vastaajilta kysyttiin olisivatko he kiinnostuneita saamaan sähköpostilla tietoa Hyvinkään Setlementtiyhdistyksen toiminnasta ja kolme vastasi olevansa kiinnostunut. Palautteessa tiedusteltiin myös, minkälaista toimintaa he toivoisivat Järjestökeskus Onnensillassa olevan. Nykyistä toimintaa kehuttiin monipuoliseksi ja että se on riittävää. Ehdotuksina tuli hankkia esimerkiksi luennoitsijoita tai kirjailijavieraita tilaisuuksiin. Myös lapsiperheiden huomiointia toivottiin järjestämällä lapsille muutamiksi tunneiksi valvottu tila, jolloin aikuiset voivat osallistua muuhun toimintaan. Ihan tavallista sunnuntaipäivän viettoa ja yhdessäoloa kaivattiin lisäksi. Kuvio 8: Oletko kiinnostunut Setlementtiyhdistyksen toiminnasta 6 Onko Hyvinkäällä hyvä huomen? -seminaarin tulokset Onko Hyvinkäällä hyvä huomen? -seminaari järjestettiin Hyvinkään Seurakuntakeskuksen juhlasalissa tiistaina 7.4.2015 klo 13.00 16.00. Seminaarissa käsiteltiin syrjäytyneiden nuorten