Kaupunginhallitus 7 09.01.2017 Kaupunginvaltuusto 6 18.01.2017 Arvio Lohjan palveluverkkotyön onnistumisesta / Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta 2/00.01.02/2017 PALRYH 25.02.2016 11 Kaupunginhallitus on 11.01.2016/5. päättänyt palveluverkko- ja organisaatiotyöryhmän toimeksiannosta mm. seuraavaa: - työryhmä valmistelee myös arvion siitä, miten palveluverkkotyö onnistui ja millaisia muutoksia ja vaikutuksia tehdyillä palveluverkkopäätöksillä tulee olemaan. Tämän arvion tekemistä varten tarvitaan kaikilta toimialoilta tietoja siitä, miten palveluverkkomuutosten toteuttaminen on käynnistynyt. Kukin toimiala antaa tietoja kustakin 20:sta palveluverkko-osiosta sen mukaan, mille toimialalle ko. palveluverkon osa kuuluu. Palveluverkkomuutosten toteuttamista ja vaikutuksia voidaan arvioida seuraavanlaisten kysymysten avulla: - Mitkä valtuuston palveluverkkopäätöksen osat on toteutettu? - Miten toteuttaminen onnistui? - Millaisia vaikutuksia toteuttamisella on ollut? - vaikutukset kuntalaisiin, kävijämääriin ja palvelutasoon? - säästövaikutukset / kustannuksia lisäävät vaikutukset? - Mitkä valtuuston palveluverkkopäätöksen osat ovat toteuttamatta? - Milloin ja miten toteuttamattomat osat saatetaan päätökseen? - Miltä osin palveluverkkotyötä tulisi vielä jatkaa kokonaan uusien päätösten myötä? - Miten Lohjan väkiluvun ja syntyvyyden alentuminen on huomioitu palveluverkkopäätösten toteuttamisessa? - Millaisia vaikutuksia henkilöstöön tehdyillä muutoksilla on ollut? - muutokset henkilöstömäärissä? - muutokset työtehtävissä? - Kouluverkon ja esiopetusverkon osalta pyydetään vielä tarkempia selvityksiä sen suhteen, mikä on syyslukukauden 2016 tilanne verrattuna syyslukukauden 2013 tilanteeseen: - tuntikehysmuutokset - oppilasmäärämuutokset - opetusryhmämuutokset - varhaiskasvatusryhmämuutokset - opetushenkilökunnan lukumäärämuutokset - varhaiskasvatushenkilökunnan lukumäärämuutokset - toimitilojen lukumäärämuutokset - sisäisten vuokrien muutokset - Teknisen toimen osalta pyydetään vielä tarkempia selvityksiä sen suhteen, miten kaupungin käytössä olevien rakennusten pinta-alat ja toimipisteiden lukumäärät ja tyhjien/käyttämättömien tilojen pinta-alat ovat
muuttuneet syksystä 2013 syksyyn 2016. Millaisia kustannusvaikutuksia ja henkilöstövaikutuksia näillä muutoksilla on ollut? Saatujen arvioiden perusteella koostetaan yhteenveto kaupunginhallituksen ja valtuuston käyttöön. Olisi toivottavaa, että myös lautakunnat käsittelisivät omien toimialojensa arvioinnit. (Eero Soinio) Palveluverkko- ja organisaatiotyöryhmä päättää pyytää kaikilta toimialoilta em. arviot 30.09.2016 mennessä. Palveluverkko- ja organisaatiotyöryhmä päättää pyytää kaikilta toimialoilta em. arviot sekä arvion aidoista kokonaissäästöistä 30.09.2016 mennessä. KUVALK 25.10.2016 45 Lohjan palveluverkko- ja organisaatiotyöryhmä on 25.2.2016 11 antanut ohjeet siitä, miten toimialojen ja toimielinten tulee tehdä väliarviointi palveluverkkotyön onnistumisesta. Ohjeistusta on yksityiskohtien osalta täsmennetty kehittämisjohtajan toimesta 2.6.2016. Arvio tulee toimittaa kehittämisjohtajalle ja arvion pohjalta palveluverkko- ja organisaatiotyöryhmälle ja kaupunginhallitukselle valmistellaan yhteenveto palveluverkkotyön vaikutuksista. Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunnan palveluverkkoja ovat kirjastoverkko, kulttuuripalveluverkko sekä liikuntapaikkaverkko. Millä tavalla valtuuston tekemä palveluverkkopäätös poikkesi lautakunnan alkuperäisestä esityksestä? oli lautakunnan alkuperäisen esityksen mukainen muuten, mutta Ojamon kirjaston osalta päätettiin, että sen palvelutasoa lasketaan, kirjasto muutetaan avoimen kirjaston toimintamallin mukaisesti toimivaksi kombikirjastoksi, jossa toimii vain yksi työntekijä. Ei poikkeamia. Ei poikkeamia. Mikä merkitys ja taloudellinen vaikutus em. poikkeamalla on nyt ja tulevaisuudessa? Ei vaikutuksia tällä hetkellä. Tulevaisuudessa työntekijä vähenee tulevaisuudessa. Taloudellinen vaikutus noin -36 000 vuodessa. Ei vaikutuksia toistaiseksi.
Ei vaikutuksia toistaiseksi. Miltä osin valtuuston palveluverkkopäätös on jo pantu täytäntöön? Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta on päättänyt 14.6.2016, että pohjoisen Lohjan kirjastoauton toiminta lopetetaan 31.12.2016 ja kirjastoautopalveluiden hoito siirretään eteläisen Lohjan kirjastoautoon 1.1.2017 nykyisellä henkilöstöresurssilla. Mäntynummen kirjastossa on aloitettu omatoimikirjastotoiminta 1.2.2016 alkaen. Ojaniittutaloon perustetaan kirjasto, joka toimii jatkossa myös yleisenä kirjastona. Karjalohjan kirjaston omatoimikirjasto avautuu v. 2016 aikana. Kirjastoista kunnan olohuoneeksi -hanketta on laajennettu 1.7.2016 alkaen siten, että Virkkalan ja Sammatin kirjastoissa on aloitettu kaupungin asiakaspalvelupistetoiminta. Kirjaston kolmen palvelutason kehittämissuunnitelma on hyväksytty kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunnassa 21.9.2016. Tämän mukaan kirjastossa siirrytään viiden kirjastonjohtajan mallista kolmen kirjastonjohtajan malliin. Kullekin palvelutasolle on määritelty kehittämissuunta. Kulttuuripalvelujen tilojen käytön tehostaminen edennyt. Hiiden Opisto on luopunut omasta opistotalosta ja tulee jatkossa sijoittumaan Laurentius-talon kampukselle. Museon kokoelmavarastosta on luovuttu ja kokoelmat ovat siirretty aluelliseen kokoelmakeskukseen. Kulttuuripalvelujen yhtiöittämisselvitys on tehty ja valtuusto on linjannut ettei yhtiöittämistä tehdä. Liikuntakeskuksen organisaatiota uudistettiin ja palveluhintoja muutettiin. Miltä osin palveluverkkopäätös on tarkoitus panna täytäntöön vuonna 2017 ja vuonna 2018? Kirjastoautopalvelut tuotetaan yhdellä kirjastoautolla kahdessa vuorossa 1.1.2017 alkaen. Pusulan kirjastoon esitetään omatoimikirjastoratkaisua vuonna 2017. Asiakaspalvelupisteet Mäntynummen, Ojamon ja Pusulan kirjastoihin ja kirjastoautoon. Kolmen palvelutason kehittämissuunnitelmaa noudatetaan. 2018 Ojamon kirjaston kehittämissuunnitelma laaditaan. Hiiden Opiston päiväopetustoiminta ja opistotoimiston suunnittelua jatketaan. Yhtenä vaihtoehtona on pidettypäiväkoti Labanin tiloja. Museo luopunut ulkopuoliselta vuokratuista esinekokoelmatiloista; kokoelmat siirretty maakunnalliseen kokoelmakeskukseen. Onko lautakunnan toimialalla tehty valtuuston palveluverkkopäätöksestä poikkeavia muutoksia palveluverkkoon tai palvelutuotantoon? millaisia ja miksi?
Ei ole tehty. Ei ole tehty. Ei ole tehty. Mitä säästöjä euroissa ja henkilötyövuosissa on osoitettavissa palveluverkkomuutoksien vuoksi verrattaessa vuoden 2014 tilinpäätöstä vuoden 2017 talousarvioon? Säästöjä ei ole toistaiselksi osoitettavissa. Säästöjä syntyy myöhemmin kirjaston kolmen palvelutason kehittämissuunnitelman mukaisesti. Mäntynummen kirjaston lainausmäärä on noussut avoimenkirjaston käyttöönoton jälkeen noin 20 %, jolloin kustannustehokkuus on lisääntynyt merkittävästi. Kokoelmajärjestelyjen kustannusvaikutus -30 000. Toistaiseksi ei kustannusvaikutuksia. Mikä vaikutus asiakaspalveluun tehdyillä palveluverkkomuutoksilla on ollut? Muutokset ovat parantaneet asiakaspalvelua. Mäntynummen kirjastossa aukioloaikaa on voitu lisätä omatoimiratkaisulla. Asiakaspalvelupistetoiminta lähikirjastoissa on lisännyt Saukkolan kirjastossa käyttölukuja. Asenteet ovat muuttuneet enemmän asiakaspalvelukeskeisemmäksi, mikä on parantanut asiakaspalvelua. Liikuntapaikkaverkon osalta asiakaspalveluun on vaikuttanut tiiviimpi yhteistyö 3-sektorin kanssa, sekä palveluhintoja on tarkasteltu uudestaan. Millaista palautetta kuntalaisilta on tullut palveluverkkomuutoksista? On saatu myönteistä palautetta omatoimiratkaisusta Mäntynummen kirjastossa. Asiakaspalvelupistetoiminnasta on saatu hyvää palautetta. Positiivista palautetta.
Ei palautetta. Millä tavalla lautakunnan toimialalla seurataan kuntalaisten palautetta palveluverkkomuutoksiin liittyen? Seurataan kaupungissa toteutettavia asiakaskyselyitä, mediassa esille tullutta palautetta ja asiakkailta suoraan tullutta palautetta. Asiakastyytyväisyyskyselyin, sosiaalista mediaa seuraten. Asiakaskyselyjä järjestelemällä, seuraamalla palautejärjestelmiä. Millä tavalla Lohjan väkiluvun lasku ja syntyvyyden alentuminen on huomioitu palveluverkkopäätösten toteuttamisessa? Kirjaston lainaus- ja kävijälukujen laskuun on reagoitu tarjoamalla kuntalaisille poikkihallinnollisesti uusia palveluita, kuten kaupungin asiakaspalvelua. Kirjastoautopalveluita tehostetaan siirtymällä palvelujen tuottamiseen yhdellä autolla. Ei ole ollut tarvetta huomioida. Liikuntapaikkaverkon osalta väestönlaskua ei ole huomioitu. Sj Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta antaa palveluverkkopäätöksen toteutumisesta yllä olevan arvioinnin. PALRYH 17.11.2016 47 Lautakunnat ovat toimittaneet palveluverkko- ja organisaatiotyöryhmälle arviot palveluverkkotyön onnistumisesta. Näistä arvioista kehittämisjohtaja on laatinut jäljempänä olevan yhteenvedonomaisen koostearvion palveluverkko- ja organisaatiotyöryhmän oman arvioinnin pohjaksi. (Eero Soinio) Palveluverkko- ja organisaatiotyöryhmä toteaa seuraavaa: Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta on laatinut kattavan selvityksen toteuttamistaan muutoksista palveluverkkotyöhön liittyen. Itse palveluverkkoon ei ole tehty muutoksia, koska valtuusto ei niitä edellyttänyt. Sen sijaan edellytettiin muutoksia toimintojen sisältöihin.
Palveluverkko- ja organisaatiotyöryhmä kiinnittää huomiota seuraaviin seikkoihin: 1) : Toteutetut uudistukset kirjastojen toimintoihin ovat olleet oikean suuntaisia ja valtuuston päätöksen mukaisia. Osittain muutokset jatkuvat vielä vuoden 2017 aikana. Omatoimikirjaston (=miehittämätön kirjasto) toiminta on aloitettu Mäntynummella, ja kokeilu on sujunut hyvin. Toimintamallia laajennetaan muihin kirjastoihin. Kaupungin asiakaspalvelupisteen toiminta on otettu käyttöön Karjalohjan, Saukkolan, Sammatin ja Virkkalan kirjastoissa. Tämä on tuonut jonkin verran uusia asiakkaita kirjastoihin Asiakkaat ostavat kirjastosta mm. kuntosalikortteja ja ruokalippuja sekä kysyvät neuvoja eri asioista. Sen sijaan Saukkolan kirjastossa kokeiltu etäyhteysasiointi kamerayhteyden välityksellä kaupungintalo Monkolaan ei ole osoittautunut tarpeelliseksi. Uuden järjestelmän käyttö on jäänyt niin vähäiseksi, että laitteet puretaan ja siirretään muuhun käyttöön. Kirjaston toimintasisältöihin tehdyt muutokset eivät ole vielä tuottaneet taloudellisia säästöjä, mutta on oletettavaa että jonkin verran säästöjä syntyy vuosina 2017-2018 kun muutokset viedään loppuun. Esimerkiksi toisesta kirjastoautosta luopuminen tuo säästöjä. Myös henkilöstömenoihin on tulossa säästöjä. 2) : Kulttuuripuolelta edellytettiin erityisesti tehokkaampaa tilojen yhteiskäyttöä muiden toimijoiden kanssa. Tältä osin on edetty, kun Hiiden Opisto on luopunut omasta opistotalosta (=purettu pois) ja opiston toimistopalvelut on nyt sijoitettu Lohjan lukion rakennukseen. Myös museotoimessa on luovuttu omista varastotiloista (=vuokratiloista luovuttu) ja varastokokoelmat on siirretty kuntien yhteiseen kokoelmavarastoon Raaseporiin. Kaupunginorkesterin ja teatterin toimintaan ei ole tullut isoja muutoksia, mutta orkesteri kärsii siitä, että remontissa olevaa Laurentius-salia ei voida juuri nyt käyttää konserttitilana. Hiidenopiston haasteena on opetustilojen löytäminen keskellä päivää tapahtuvalle opetukselle. Iltaopetus tapahtuu pääosin kouluilla. 3) : Liikuntapaikat hoidetaan yhtiön (=Lohjan Liikunta Oy) kautta. Yhtiö on uudistanut onnistuneesti organisaatiotaan ja toimintamalliaan. Yhtiö pyrkii myös lisäämään yhteistyötä liikuntaseurojen ja muiden kolmannen sektorin toimijoiden kanssa. Yleisurheilupalvelujen osalta tapahtuu merkittävä palvelutason nousu, kun keskusurheilukentän laaja peruskorjaus valmistuu. - palveluverkko- ja organisaatiotyöryhmä saattaa selvityksen kaupunginhallituksen ja valtuuston tietoon. Käsittely Pekka Puistosalo, Lassi Huhtala ja Pirjo Sjögren poistuivat kokouksesta tämän pykälän käsittelyn aikana klo 17.55. KH 09.01.2017 7
Kj Kaupunginhallitus päättää tehdä kaupunginvaltuustolle seuraavan päätösesityksen: V a l t u u s t o p ä ä t t ä ä -keskustella arvioinnista ja merkitä tietoonsa saatetuksi kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunnan sekä palveluverkko- ja organisaatiotyö- ryhmän arviot palveluverkkotyön onnistumisesta tiedoksi. Kehittämisjohtaja Eero Soinio oli kokouksessa asiantuntijana tämän asian käsittelyn ajan. KV 18.01.2017 6 V a l t u u s t o p ä ä t t ä ä -keskustella arvioinnista ja merkitä tietoonsa saatetuksi kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunnan sekä palveluverkko- ja organisaatiotyö- ryhmän arviot palveluverkkotyön onnistumisesta tiedoksi.