Tilausten hallinta
Tilausten hallinta Tilausten hallinnassa on neljän tyyppisiä dokumentteja: Tilaukset, laskut, lähetykset ja hyvityslaskut, Tilaus on ensimmäinen dokumentti, jonka joko ostaja on luonnut verkkokaupassa tai verkkokaupan hallinnoija on luonut hallintapaneelissa. Tilaus sisältää tiedot niistä tuotteista, jotka ostaja on tilannut sekä ostajan yhteystiedot. Koska tässä vaiheessa tilausta ei vielä täytetty eli toisin sanoen sille ei ole vielä luotu Laskua tai Lähetystä, se on mahdollista poistaa järjestelmästä. Lasku ensisijaisesti todiste tilauksen maksamisesta. Järjestelmän voi tarvittaessa asettaa myös niin, että laskun luominen ei automaattisesti tarkoita sen maksamista vaan Laskun voi toimittaa asiakkaalle maksun suorittamista varten. Pipfrogin järjestelmässä on myös mahdollista tehdä tilauksessa oleville jokaiselle eri tuotteelle oma lasku, josta syystä yhdessä tilauksessa voi olla useita Laskuja. Laskut jäävät talteen järjestelmään, joten Laskuja ei voi peruuttaa tai poistaa, mutta niille voidaan luoda Hyvityslasku. Lähetys on asiakirja niistä tuotteista, jotka on lähetty tai luovutettu asiakkaalle. Aivan kuin Laskuja, voi yhdessä Tilauksessa olla useita Lähetyksiä. Hyvituslasku on tosite rahan palautuksesta. Hyvityslaskun voi laatia vain niille tilauksille, jolle on vähintään luotu osallisesti Lasku eli josta on vähiintään osa maksettu. Kaikkia edellisiä niin Tilauksia, Laskuja, Hyvityslaskuja ja Lähetyksiä voidaan käsitellä kohdasta Myynti -> Tilaukset. Tilausten hallinnassa on nähtävissä kaikki verkkokaupassa tehty tilaukset. Tilausnäkymää voidaan tarvittaessa suodattaa tai lajitella. Klikkaamalla tilauksen riviä tai linkkiä Tarkastele tulee näkyviin kaikki kyseisen tilauksen tapahtumat eli kaikki Laskut, Lähetykset ja Hyvityslaskut. Jos haluat käsitellä useita tilauksia kerralla, valitse tilausrivin vasemmalta puolelta valintaruutu aktiiviseksi ja valitse oikelta Toiminnot-alasvetovalikosta sopiva toiminto. Laskuihin, Lähetyksiin ja Hyvityslaskuihin liittyviin tietoihin voit siirtyä myös Tilaukset linkin kautta, mutta sillon kerralla näkyviin tulee vain yhden tietyn tilauksen tiedot. Jos tahdot esimerkiksi lähettää usealle asiakkaalle Laskun paperilla (tai Lähetyksen tai Hyvityslaskun), klikkaa Myynti -> Laskut, valitse halutut tilaukset aktiiviseksi ja valitse Toiminnot -> PDF-
laskut, jolloin niistä muodostetaan PDF -tiedostot. Uuden tilauksen luominen Tilaus muodostuu automaattisesti, kun ostaja lisää tuotteen Ostoskoriin ja vie tilauksen loppuun asti eli lähettää tilauksen. Jos kyseessä on puhelimessa tehty tilaus tai asiakas, jolle tahdot itse luoda tilauksen, voi tilauksen tehdä myös Hallintapaneelissa. Klikkaa valikosta Myynti - > Tilaukset -> valitse Luo uusi tilaus. Valitse asiakas, jolle tilaus tehdään tai valitse Luo uusi asiakas. Mikäli käytössä on useita kauppoja, kysytään ensimäisenä minkä verkkokaupan näkymän kautta tilaus tehdään. Avautuvalla sivulla näkyy vasemmalla asiakaan viimeisimmät toiminnot ja oikealla on lomake tilauksen laatimiseksi. Asiakkaan toiminnot Kun tahdot lisätä tilaukseen jonkin niistä tuotteista, joita asiakas on tallentanut omaan Ostoskoriin tai Toivelistaan, mitä hän on viimeksi tilannut, vertaillut tai tarkastellut, voit lisätä tuotteen tilaukseen klikkaamalla tuotteen valintaruutua ja sen jälkeen Päivitä muutokset -painiketta, jonka jälkeen valitut tuotteet näkyvät Tilatut tuotteet sivulla. Uusien asiakkaiden ja rekisteröimättöminen asiakkaiden kohdalla em. toiminto ei ole käytettävissä. Tilatut tuotteet Tilaukseen voidaan lisätä tuotteita oikeassa yläreunassa olevaa Lisää tuotteita -painikkeella. Etsi tuotteet, jotka halutaan lisätä, valitse ne valintaruudusta ja klikkaa painiketta Lisää valitut tuotteet tilaukseen. Tarvittaessa voit muuttaa tuotteiden hintaa, antaa alennusta, ottaa käyttöön alennuskoodin tai muuttaa tuotteiden kappalemääriä, lisäksi tuotteita on mahdollista siirtää takaisin Ostoskoriin tai Toivelistaan. Tilauksen muutokset tallentuvat Päivitä muutokset ja määrät -painikkeesta.
Asiakastilin tiedot Valitse asiakasryhmä ja tarkista tai muuta tilin sähköpostiosoite, joka on välttämätön tieto, mikäli tahdot lähettää asiakaalle tietoja tilauksesta. Laskutus-ja toimitusosoite Valitse tallennetuista osoitetiedoista asiakkaan osoite tai kirjoita ne vastaaviin kenttiin. Huomio, että Toimitusosoitetta ei tarvitse syöttää uudelleen, jos käytössä on vain yksi osoite ja kun valintaruutu Sama kuin laskutusosoite on valittuna. Maksutapa - valitse sopiva maksutapa. Lähetystapa - valitse sopiva lähetystapa. Tilaushistoria - Tilauksen kommenttien kenttään voidaan tarvittaessa lisätä kommentteja tai lisätietoja tilauksesta. Jos valintaruutu Liitä kommentit on aktiivinen, lisätään kommentit asiakkaan sähköpostiin lähetettävään Tilausvahvistukseen. Tilauksen loppusummat - Sivun alareunassa näkyvät koko tilauksen loppusummat sekä valintaruudut Liitä kommentit ja Tilausvahvistuksen sähköposti, joilla valitaan kommenttien lisäys ja Tilausvahvistuksen lähettäminen automaattisesti asiakaan sähköpostiin, heti kun painiketta Hyväksy tilaus on painettu eli uusi tilaus on näin luotu. Tilaus näyttää rakenteeltaan samalta kuin muutkin tilaukset ja sille on luotu Tilausnumero ja sen Tila on automaattisesti Odottaa. Tilausten käsittely Tilauksia käsitellään valikosta Myynti -> Tilaukset, jossa näkyvät kaikki kyseisessä verkkokaupassa tehdyt tilaukset. Myös tilausten näkymää voidaan suodattaa. Tilauksen tarkastelu avatutuu esiin tilauksen rivin päällä kerran klikkaamalla. Vasemmassa navigaatiossa näkyyy ne toiminnot, joita tilauksille on tehty, kun toimintoja ei ole suoritettu avauu näkymässä on tyhjä rivi toiminnolle. Linkistä Tiedot näkyy onko asiakkaalle lähetty Tilausvahvistus sähköpostilla, mikä on tilauksen Tila (eli onko esim. tilaus jo maksettu), mikä Lähetys- ja Maksutapa, on valittu, lisäksi sivulla näkyy Kommenttien historia, josta voidaan tarvittaessa lisätä ja lähettää uusia kommentteja tilauksen kulun
muutoksista. Tilausten tarkastelu -sivun yläreunassa on painikerivi, jolla tilauksen toimia toteutetaan: Näiden toimitojen avaulla voidaan tilausta Muokata, Perua, lähettää uudestaan Tilausvahvistus, laittaa tilaus Pitoon, lähetää Laskun tehdä Lähetyksiä tai Tulostaa tilauksen tiedot. Jos tilaukselle on jo luotu vähintään yksi Lasku tai Lähetys, voit siirtyä suoraan niihin Myynti -valikon vastaavasta kohdasta. Muokkaa - valinnan kautta voidaa jo tehtyä tilausta muuttaa. Muutettavissa on kaikki tiedot niin tuote-, osto- kuin toimitus- ja maksutapatiedot. Muutettuun tilaukseen tulee Tilausnumeron lisäksi yksi numero sekä linkki aikaisempaan tilaukseen, aikaisemman tilauksen Tilaksi tulee automaattisesti Peruttu. Tilauksen peruminen - Kun tilauselle ei ole vielä luotu Laskua tai Lähetystä se voidaan vielä Perua. Kun perumisesta halutaan lähettää asiakkaalle ilmoitus eli kommentti, tehdään se Kommenttien historia -kentän kautta. Laita pitoon - painike siirtään tilauksen odotustilaan, jos tilauksen käsittely on jostain syystä keskeytetty. Odotustilassa tilaukseen ei voi tehdä muutoksia ennen kuin Poista pidosta -painikkeesta tila on muutettu takaisin. Lasku - Uuden Laskun luomisessa on asiakastietojen alapuolella kohta Laskun tuotteet, jossa voidaan muuttaa Laskun sisältämien tuotteiden määrää. Muutokset tallennetaan Päivitä Kpl:t painikkeesta, lisää halutessasi kommentit, valitsemalla Liitä kommentit valinta, kommentit liitetään asiakkaalle lähtevään sähköpostiin. Lasku tallennetaan Lähetä lasku -painikeesta Lähetä - tarkoitetaan tilauksen toimittamista asiakaalle, olkoot toimitustapa sitten mikä tahansa postittaminen, kuljetusliikkeen palvelut tai nouto kaupasta tai varastosta. Jos käytössä on lähetyksen seurantatunnus, se voidaan lisätätä Lähetyksen tietoihin ja lähettää asiakkaan sähköpostiin. Hyvityslasku - on mahdollista luoda vain sellaisille tilauksille, joille on jo luotu Lasku. Valitse Hyvityslasku -painike ja tarkista, että hyvityksen kohteiden tiedot ovat oikein ja muuta tarpeen mukaan niitä. Sivun alareunassa voidaan myös määrittää hyvityksen kohde koko tilaukselle tai Toimituskuluille. Järjestelmään luotu Hyvituslasku ei itsestään merkitse rahan palauttamista, mutta hyvityslaskujen luominen auttaa pitämään tilastointia palautuksista ja saamaan asiasta raportteja. Tulosta - voidaan tulostaa tilaus paperille tai tallentaa PDF -tiedostoina järjestelmän ulkopuolelle.
Tilausten tiedotteet Asiakkaalle on mahdollista lähettää erilaisia tiedotuksia tilauksen etenemisestä tai muista tilauksiin liittyvistä asioista. Pipfrogin järjestelmässä olemassa yli 30 erilaista sähköpostipohjaa. Pohjat on tallennettu järjestelmään HTML -dokumentteina. Voit muokata lisätä tai muokata omien tarpeiden mukaisen viestipohjan kohdasta Järjestelmä -> Sähköpostipohjat -> Lisää uusi pohja. Valitse sopiva oletuspohja ja klikkaa Lataa pohja -> pohjan HTML -koodi tulee näkyviin Pohjan sisältö kohtaan, jossa sitä voidaan muotoilla, esikatsella ja tallentaa. Esimerkiksi uuden asiakasrekisteröitymisen pohjaksi voit valita oletuspohjan Uusi asiakastili ja nimittää sen sopivaksi. On mahdollista tehdä itse täysin uusi sähköpostipohja, mutta silloin pohjan käyttö on sidottava johonkin tiettyyn tapahtumaan. Viesti sidotaan tapahtumaan valikosta Järjestelmä -> Asetukset -> Myynti -> Myynnin sähköpostit -> valitsemalla sopiva tai tehty viestipohja Tallenna asetukset -painikkeesta tapahtumien sähköpostit astuvat voimaan.