Sosten arviointifoorumi 4.6.2015 Elina Varjonen Erityisasiantuntija, RAY 1
Mistä on kysymys? Arviointi = tiedon tuottamista toiminnasta, siihen liittyvistä kehittämistarpeista sekä toiminnan vaikuttavuudesta ja hyödyllisyydestä Itsearviointi = organisaation itse, omana toimintana, toteuttama arviointi Miksi? Kehittämis- ja oppimismotiivi Tarve saada perusteltuja näkemyksiä siitä, miten toimintaa tulisi edelleen kehittää Tulosohjauksen ja tuloksellisuuden vaateet Mitä? Tarkastellaan järjestelmällisesti omaa toimintaa, toimintatapoja ja aikaansaatuja tuloksia (suhteessa asetettuihin tavoitteisiin) Edellyttää johdon tukea ja sitoutumista Käynnistää uutta ajattelua, oppimista ja muutosta lisää ymmärrystä kokonaisvaltaisesta kehittämisestä Luo sitoutumista kehittämiseen ja haastavampiin tavoitteisiin Vahvistaa tunnetta jokaisen mielipiteen arvostamisesta 2
Tuloskortit Tuotto ja kannattavuus Tuotteet, asiakkaat ja kumppanuus Vastuullisuus Toimintatavat ja prosessit Osaava ja sitoutunut henkilöstö
RAY:n avustusosaston tuloskortti 2015 tavoitteet /kriittiset menestystekijät kuhunkin näkökulmaan liittyen 1/2 Tuotteet, asiakkaat ja kumppanuus Asiakaspalvelun laadun varmistaminen Asiakaspalautteen myönteinen kehitys Kumppanuuden syventäminen järjestöjen kanssa RAY-strategian tavoitteita tukevan sidosryhmäyhteistyön kehitys Vastuullisuus Avustuslinjausten ohjaavuuden vahvistaminen RAY:n avustustoiminnan julkisuuskuvan ja järjestötoiminnan arvostuksen parantaminen Varmistetaan järjestöjen tasapuolinen kohtelu Hyvä hallinto Lisätään toiminnan avoimuutta Osaava ja sitoutunut henkilöstö Varmistetaan henkilöstön riittävä ja ajantasainen osaaminen Työtehtävät muodostavat hallittavissa olevan kokonaisuuden Osastolla toimitaan yhteisten pelisääntöjen mukaisesti Henkilöstötutkimuksesta esiin nostettujen kehittämiskohteiden jatkotoimenpiteet 4
RAY:n avustusosaston tuloskortti 2015 tavoitteet /kriittiset menestystekijät kuhunkin näkökulmaan liittyen 2/2 Tuotto ja kannattavuus Avustusosaston toiminnan tehokkuuden ja tuloksellisuuden parantaminen Avustustoiminnan uuden asianhallintajärjestelmän rakentaminen etenee suunnitelman mukaisesti Tuloksellisuuden ja tehokkuuden tehostamista palveleva itsearviointi saadaan osaksi osaston toimintaa ja sen kehittämistä STM/RAY tulossopimukseen kehitetty tuottavuusmittari vakiinnutetaan ohjaamaan toiminnan kehittämistä Tuloksellisuuden ja tuottavuuden mittaustulokset ovat positiivisia Toimintatavat ja prosessit Avustustoiminnan ydinprosessien koordinaation varmistaminen Osaston sisäisen tiedonkulun parantaminen Avustusjärjestelmän uudistaminen Avustusosasto 4.6.2015 5
CAF-arviointialueet Avustusosaston toiminnan laadun ja tuloksellisuuden arviointi pohjautuu julkisen sektorin organisaatioille tarkoitettuun CAF-arviointimallin (Common Assesment Framework) 6
Yleisesti Avustusosaston arviointimallissa hyödynnetään soveltaen CAF-mallin ohjeellisia sisältöjä ja toteutustapoja Toimintaa, aikaansaatuja tuloksia sekä tavoitteiden saavuttamista arvioidaan eri näkökulmista: Osaston itsearviointi Itsearviointikysely Henkilöstötyytyväisyys-tutkimus Esimiehen ja alaisen väliset kehityskeskustelut Strategisten tavoitteiden toteutumisen arviointi Sidosryhmät ja kumppanit Asiakastyytyväisyyskysely Koulutuspalautekyselyt Ohjaava ministeriö Tulostavoitteiden toteutumisen arviointi sekä tulosneuvottelut, STM 7
Avustusosaston itsearviointimalli Rakennettu osaston omista lähtökohdista ja toiminnalle asetetuista tavoitteista käsin. Mallin sisällöissä on huomioitu: CAF-arviointimalli yleisesti Avustusosaston toimintaa ohjaavat lait ja asetukset RAY:n strategia Avustusstrategia RAY:n henkilöstöpoliittiset linjaukset STM:n ja RAY:n välinen tulossopimus Avustusosaston tuloskortti Avustusosaston työjärjestys Kyselyn avulla kerätään Määrällistä tietoa osaston toiminnasta, tuloksista, tavoitteiden saavuttamisesta sekä Laadullista tietoa toimintaan liittyvistä kehittämistarpeista Malli koostuu kuudesta kaikille yhteisestä osa-alueesta 1. Johtajuus ja esimiestyö 2. Strategian ohjaavuus 3. Osaaminen ja asiantuntijuus 4. Kumppanuudet ja resurssit 5. Prosessit ja toimintatavat 6. Tulokset ja laatu 8
Toiminnan kehittäminen: Toiminnasta nousevaa palautetta (esim. kyselyiden kautta) käsitellään säännöllisesti osaston ja tiimien palavereissa Kehittämiskohdat otetaan työstettäväksi Myös työntekijöillä avainrooli ratkaisujen löytämiseksi Kehitetty työkaluja toiminnan laadun takaamiseksi, esim. valvontametodologia seurannan ja valmistelun arviointityökalut talon ulkopuoliset konsultaatiot ja asiantuntijalausunnot 9
Millaista laatutyötä RAY odottaa järjestöiltä? Tarjolla erilaisia toiminnanohjaus-, laatu- ja arviointityökaluja Toimintaa on seurattava systemaattisesti RAY-rahoitteisen toiminnan seuraamiseen perusta on laissa rahaautomaattiavustuksista 4 Avustuksen myöntämisen yleiset edellytykset 19 Selvitys avustuksen käytöstä 21 Rahapeliyhteisön valvontatehtävä Tietoa tulee kerätä työntekijöiltä, vapaaehtoisilta, kohderyhmään kuuluvilta ja sidosryhmiltä. Seuranta antaa tietoa järjestöille itselleen ja auttaa kehittämään omaa toimintaa vastaamaan toimintaympäristön vaatimuksia. Seurantatietoa hyödynnetään myös yleisesti järjestötoiminnan näkyvyyden edistämiseksi Järjestöt voivat perustella sen avulla oman toimintansa yhteiskunnallista merkitystä. RAY:n viestintä hyödyntää seurantatietoa ja pystyy näin lisäämään toiminnan läpinäkyvyyttä yhteiskunnallisella tasolla ja osoittamaan avustusjärjestelmän yhteiskunnallista merkitystä. STM hyödyntää tietoa arvioidessaan avustetun toiminnan tuloksellisuutta ja vaikutuksia. 10
Tutustuttavaksi/hyödyllisiä linkkejä Projektin väliraportti: http://www2.ray.fi/fi/avustukset/raportointi/projektinv%c3%a4liraportti Itsearviointiopas: Itsearviointi toiminnan kehittämisen välineenä https://www.ray.fi/sites/default/files/emmi_mediabank/itsearviointio pas.pdf Projektin loppuraportti: http://www2.ray.fi/fi/avustukset/raportointi/projektin-loppuraportti 11