HENKILÖSTÖTILINPÄÄTÖS (HTP) 2008
2 Patentti- ja rekisterihallituksen henkilöstötilinpäätös (HTP) 2008 Sisällysluettelo HENKILÖSTÖTILINPÄÄTÖS (HTP)... 1 Patentti- ja rekisterihallituksen henkilöstötilinpäätös (HTP) 2008... 2 Katsaus vuoteen 2008... 3 1 Yhteenveto... 5 2 PRH:n henkilöstövoimavarojen johtamisen tavoitteet ja niiden toteutuminen... 6 2.1 Yleiset henkilöstöpoliittiset linjaukset, ohjelmat ja alan ohjeistus... 6 2.2 Arvoperusta ja omat arvot... 7 2.3 Henkilöstön kehittäminen... 8 Osaaminen osana PRH:n tavoitteita... 8 Keskeisten tunnuslukujen tarkastelua... 8 Vuosi talon yhteisten koulutusten osalta oli vilkas... 9 Työkaluja ja ohjeistuksia kehitettiin... 9 2.4 Tyky- ja virkistystoiminta... 10 PRH:ssa panostetaan TYKY- ja virkistystoimintaan... 10 Yksi yhteinen PRH näkyi luentojen aiheissa... 10 Liikuntaa tuettiin monipuolisesti... 11 TYKY-iltapäivässä monenlaista ohjelmaa... 11 Virkistystoimikunta... 11 2.5 Kilpailutekijät... 12 2.6 Tasa-arvo... 12 2.7 Valtion palkkausjärjestelmän kehittäminen... 13 3 Nykyiset henkilöstöpanostukset... 14 3.1 Henkilöstömäärä... 14 3.2 Henkilöstörakenne... 15 3.3 Työajan käyttö ja työvoimakustannukset... 17 4 Henkilöstötarve ja osaamisrakenne... 17 5 Henkilöstön motivaatio ja työkunto... 18 5.1 Työtyytyväisyys... 18 5.2 Vaihtuvuus... 23 5.3 Sairastavuus ja tapaturmat... 23 5.4 Työkyvyttömyyseläköityminen... 25 6 Henkilöstöinvestoinnit ja palkitseminen... 25 6.1 Henkilöstön hyvinvoinnin edistäminen ja ylläpito... 25 6.2 Työterveydenhoito... 25 6.3 Palkkausjärjestelmä... 26 6.4 Palkkiolomat... 27 7 Johtopäätökset ja tavoitteet... 27 Kehittämiskohteita... 29 HTP:n keskeisimmät lähteet... 29 Liite 1..30
Katsaus vuoteen 2008 3 Henkilöstöjohtamisen kehittyminen jatkui Patentti- ja rekisterihallituksessa (PRH) edelleen vuonna 2008. Toimintavuonna käynnistettiin henkilöstöstrategian (HESTRA) laatiminen, jossa työssä henkilöstö on mukana. PRH on panostanut viime vuosien aikana paljon organisaatioiden kehittämiseen. Määrätietoiseen strategiatyöhön on kuulunut myös henkilöstörakenteen ja osaamisen kehittäminen sekä työhyvinvoinnin ylläpitäminen ja parantaminen. HESTRAn laatiminen voitiin käynnistää hyvistä lähtökohdista kevätkaudella. Työn keskeisenä perustana oli myös PRH:n henkisten voimavarojen hallinnasta ja kehittämisestä laadittu arviointi. HESTRAn laatimissuunnitelmaa ja noin vuoden kestävän työn eri vaiheita on käsitelty ja käsitellään kaikilla tasoilla: johtokunnassa, johtoryhmässä, YT-toimikunnassa sekä linjoittain ja yksiköittäin aina pienryhmiin saakka. HESTRAssa tehdään keskeisiä henkilöstöjohtamista koskevia valintoja ja periaatepäätöksiä, joilla viraston strategiaa toteutetaan. Henkilöstörakenteessa tapahtui vain pieniä muutoksia. PRH:ssa työskenteli vuoden 2008 lopulla 505 henkilöä pois lukien pitkäaikaisella virkavapaalla oleva henkilöstö (12 henkilöä). Henkilötyövuosia (htv) oli 485,4, mikä johtui paljolti osa-aikaisesta henkilöstöstä. Tuottavuusohjelman toteuttaminen tulee yhtäältä vähentämään lähivuosina suunnitelmallisesti ja vaiheittain henkilöstöä eräistä toiminnoista, mutta toisaalta kansainväliset sopimukset velvoittavat PCT-tehtävistä suoriutumiseksi eri tekniikan alojen tutkijainsinöörien lisärekrytointeja. Naisten osuus koko henkilöstöstä oli vajaa kaksi kolmasosaa (noin 64 %). Henkilöstön keski-ikä oli 45,6 vuotta, missä oli hienoista laskua edellisestä vuodesta. Osaamisen kehittämisessä PRH panosti koulutuksiin valtion keskiarvoa enemmän eri tunnusluvuilla tarkasteltuna. Henkilöstö osallistui koulutukseen keskimäärin 7,4 koulutuspäivää henkilötyövuotta kohden. Koko talon tasolla asiantuntijoille suunnatun koulutuksen osuus oli 50,7 % koulutuspäivistä. Tämä kertoo PRH:n asiantuntijaorganisaation luonteesta. Henkilöstön edustus on systemaattisella tavalla järjestetty edustuksellisissa ja toimintaa ohjaavissa elimissä. Monet toiminnan kehittämiseen liittyvät uudistamisprosessit on viety työryhmien valmisteltaviksi. Näin päivitettiin jälleen muun muassa tasa-arvosuunnitelma. Sairauspoissaoloja oli henkilötyövuotta kohden 10,1 päivää, mikä ylitti edellisen vuoden (9,5) ja tavoitteeksi asetetun (<8,5) lukumäärän. Työterveyshuoltoon suunnattiin resursseja yhteensä edellisten vuosien tapaan. Voimakas kustannusten nousu vuodesta 2006 (356 euroa/htv) vuoteen 2007 (551 euroa/htv) selvitettiin ja saatiin pysäytettyä vuonna 2008 (529 euroa/htv). PRH:ssa panostettiin työkunnon edistämiseen, ylläpitoon ja virkistystoimintaan valtion keskiarvoa enemmän. Työkykyä ylläpitävässä TYKY- ja virkistystoiminnassa järjestettiin aiempien vuosien tapaan työyhteisöön ja työhyvinvointiin liittyviä luentoja ja monipuolisia liikunta- ja virkistystapahtumia. Lisäksi tuettiin omaehtoista fyysisen kunnon ylläpitoa eri tavoin mm. suosituilla liikuntalipuilla. Kahdeksatta kertaa tehdyn työtyytyväisyysbarometrin tulokset heikkenivät hieman edellisvuodesta. Kuitenkin tulokset antoivat PRH:lle edelleen hyvän ja valtionhallinnon keskitason yläpuolella olevan indeksiluvun 3,5. Vahvuuksiamme indeksitasolla olivat työolot, työn sisältö ja haasteellisuus sekä työilmapiiri ja yhteistyö. Kysymystasolla vahvuuksiksi nousi mahdollisuus yhdistää työ ja yksityiselämä, oikeudenmukainen ja inhimillinen kohtelu työtovereiden taholta sekä sukupuolten tasa-arvon toteutuminen työyhteisössä. Myös työtilat ja välineet sekä työn itsenäisyys ja mahdollisuus vaikuttaa työn sisältöön saivat hyvät arviot. Kaikissa indekseissä PRH:n arvot olivat korkeammat tai samat kuin valtion vastaavissa keskiarvoissa. Kehittämiskohteitamme indeksitasolla olivat monen muun organisaation tapaan palkkaus ja tiedonkulku. Verrattuna edelliseen vuoteen tulokset laskivat erityisesti kysymyksessä työpaikan varmuudesta. Tähän vaikuttanee mm. valtionhallinnon tuottavuusohjelma, josta puhutaan myös paljon tiedotusvälineissä.
1 Yhteenveto 5 Patentti- ja rekisterihallitus on osallistunut Valtiovarainministeriön henkilöstöosaston vuosittain järjestämään HTP-tunnuslukujen keräämiseen ja ilmoittamiseen jo yhdeksänä perättäisenä vuotena. Kerättyjen tunnuslukujen määrä on viime vuosina vakiintunut noin 80 prosenttiin noin 100 tunnusluvun joukosta. Yhdistelmä viimeisen kolmen vuoden tärkeimmistä tunnusluvuista on liitteenä (liite 1). Ensimmäistä kertaa tässä keruussa voitiin hyödyntää työnantajan henkilöstötietojärjestelmää (TAHTI), joka antaa vertailutietoja PRH:n benchmarking -joukkoihin kuten elinkeinotoiminnan palveluihin ja koko valtionhallintoon. Mielenkiintoisena tunnuslukuryhmänä olivat kahdeksatta kertaa käytettävissä olleet Valtion työmarkkinalaitoksen (VTML) kehittämän työtyytyväisyysbarometrin antamat työtyytyväisyysindeksit sekä tiedot halukkuudesta henkilökiertoon ja työpaikan vaihtoon. Vastausprosentti oli tällä kertaa kattava eli 60. Tuloksia on käsitelty PRH:n johtoryhmässä, YT-toimikunnassa ja esimiestilaisuudessa sekä linjoittain ja yksiköittäin järjestetyissä tilaisuuksissa kullekin kohderyhmälle eritellyn aineiston perusteella. Palauteaineisto vietiin aiempien vuosien tapaan kaikkien tarkasteltavaksi myös Innonettiin. Saadun palautteen perusteella jatketaan kehittämistoimenpiteitä organisaation eri tasoilla. Tavoite henkilöstötiedon mahdollisimman automaattisesta keruusta on siis vihdoin toteutumassa. Tunnusluvut saadaan lähes sellaisenaan valtionhallinnon TAHTI -järjestelmästä. Hallinto on kuukausittain siirtänyt TAHTI-järjestelmään tarvittavat tiedot. Järjestelmää on pilotoitu lähes kolmen viime vuoden aikana ja se saatiin tuotantokäyttöön vuoden 2008 lopulla Talon yhteisiä koulutustilaisuuksia järjestettiin enemmän kuin aiempina vuosina. Tämä näkyi myös koulutuspäivien nousussa henkilötyövuotta kohden. Henkilöstön koulutuksissa käytiin läpi muun muassa työyhteisötaitoja, turvallisuutta ja ESS-itseasiointijärjestelmää. Vuoden 2008 lopussa paikalla olevan PRH:n henkilöstön määrä oli 505, missä on laskua edelliseen vuoteen kaksi henkilöä. Henkilötyövuosien lukumäärä oli 485,4. Henkilöstörakenne muodostui seuraavaksi: johtoon kuului 2,3 % (2,6 % v. 2007) henkilöstöstä ja muiden esimiesasemassa olevien henkilöiden % - osuus oli 8,1 (8,5 % v. 2007 ). Asiantuntijatehtävissä ja kansainvälisissä tehtävissä toimivia oli yhteensä 39,7 % (39,8 % v. 2007 ) kokonaismäärästä. Ammattiosaamista vaativissa ja eritasoisissa toimeenpanevissa tehtävissä työskenteli yhteensä puolet henkilöstöstä eli 49,9 % (49,1 % v. 2007). Henkilöstökulut (palkat ja palkkiot sekä tulosperusteiset erät) vuonna 2008 olivat yhteensä 19 853 181, minkä lisäksi maksettiin erilaisia henkilöstösivukuluja yhteensä 4 757 432. Kasvua henkilöstökuluissa oli edelliseen vuoteen verrattuna 5,0 % (edellisellä kerralla 7,6 %) ja vastaavasti henkilöstösivukuluissa 14,0 % (edellisellä kerralla 7,3 %). Henkilöstökulujen nousuun vaikuttivat suurimpina tekijöinä sopimuskauden 1.10.2007 yleiskorotus (3,5 %, vähintään 59 /kk), Valtion palkkausjärjestelmän (VPJ) siirtymäkauden lopun aiennus lokakuusta tammikuun alkuun 2008 sekä 1.10.2008 yleiskorotus (2,3 %). Sivukulujen suurehko prosentuaalinen nousu selittyy tasauserien ajoittumisesta kyseisille vuosille. Henkilöstön sukupuolijakautuma oli pysynyt lähes viime vuoden kaltaisena. Henkilöstöstä naisten osuus oli nyt 63,8 % koko henkilöstöstä. Miesten osuus oli vastaavasti 36,2 %. Henkilöstön keski-ikä oli 45,6 vuotta (nuorennusta edelliseen vuoteen verrattuna 0,3 v.). Yli puolet henkilöstöstä (56,8 %) oli 45- vuotiaita tai sitä vanhempia. Kokoaikaisten henkilöiden osuus oli laskenut 91,3 %:sta 89,0 %:iin henkilöstöstä. Määräaikaisia, joilla ei ollut virastossa taustavirkaa, oli vuoden lopulla yhteensä 73 henkilöä. Näistä suuren osan muodostavat kuitenkin uudet tutkijainsinöörit, jotka vakinaistettiin alkuvuodesta 2009 sekä työtilanteen mukaan vaihteleva määrä arkiston supistus- ja järjestelytehtävissä olevia opiskelijoita. Tosiasiallisesti PRH:ssa on määräaikaisia vain noin 9,5 prosenttia henkilöstöstä. PRH:n koulutustasoindeksi 5,0 (5,0 % v. 2007) pysyi ennallaan ollen koko valtionhallinnon keskitasoa johtuen asiantuntijavirastolle tyypillisestä suuresta korkeakoulu- ja yliopistotason tutkinnon suorittanei-
6 den määrästä (amkk-taso ml.), joka oli 56,8 % (58,8 % v. 2007). Vähintään ylemmän tutkintotason suorittaneita oli 39,8 % (40,6 % v. 2007) koko henkilöstöstä ja lisensiaatin tai tohtorin tutkinnon suorittaneita 6,6 % (4,7 % v. 2007). Vuoden 2008 sairauspoissaolojen määrä 10,1 työpäivää henkilötyövuotta kohden oli jälleen lähes edellisten vuosien tasoa (9,5 tp/htv v. 2007 ja 10,9 tp/htv v. 2006). Tapauskohtaisten poissaolopäivien pituus (3,7 päivää) on pysytellyt edellisten vuosien tapaan noin neljän päivän paikkeilla. PRH:n tapaturmapoissaolotilasto on hienokseltaan heikentynyt 0,16 prosentista 0,3:een. Lyhyiden (1 3 pv) poissaolojen osuudessa koko määrästä 82,4 % oli tapahtunut jälleen lievää nousua edellisiin vuosiin verrattuna. PRH:n kahdeksatta kertaa toteutettu ja koko virastoa koskevan työtyytyväisyysbarometrin keskiarvo taantui hienokseltaan edellisestä vuodesta 3,54 indeksiarvoon 3,48 (asteikko 1 5). Tulosta voidaan pitää silti hyvänä, koska koko valtion kokonaiskeskiarvo oli jälleen 3,4. Tuloksia tarkasteltiin eri yhteyksissä myös linjoittain ja yksiköittäin, sukupuolen, henkilöstöryhmän jne. perusteella mahdollisten epäkohtien havaitsemiseksi ja niiden korjaamiseksi. Luvuissa 2-6 on esitelty tarkemmin HTP:n tunnuslukuja vuodelta 2008 (31.12.2008 tilanne) vertailtuna PRH:n aiempien vuosien omaan ja/tai valtion budjettitalouden tilanteeseen. Tilastokoosteissa ilmenevät myös vertailut virastotyypin mukaan eli elinkeinotoiminnan palvelut -ryhmään luokiteltujen virastojen, laitosten ja vastaavien kesken. Tarkastelun kohteeksi on tässä asiakirjassa valittu tärkeimpiä ja mitattavissa olevia tunnuslukuja PRH:sta ja vertailtu niitä tilastollisesti suurempaan ja luotettavampaan kokonaisuuteen eli koko valtionhallintoon. 2 PRH:n henkilöstövoimavarojen johtamisen tavoitteet ja niiden toteutuminen 2.1 Yleiset henkilöstöpoliittiset linjaukset, ohjelmat ja alan ohjeistus PRH:n henkilöstövoimavarojen suunnittelun lähtökohtana ovat valtion yleiset henkilöstöpoliittiset linjaukset. Niitä täydentävät PRH:n omat linjaukset sekä viraston henkilöstövoimavarojen tarve. Kokonaisuuteen kuuluvat strategiatasolla henkisten voimavarojen tuloskortin menestystekijät henkilöstövoimavarojen määrällinen ja laadullinen suunnittelu erilaiset yksityiskohtaiset toimintasuunnitelmat. Toimintavuonna aloitettiin henkilöstöstrategian laadinta. Projektissa määriteltiin aluksi aikataulu ja eri toimijoiden roolit. Johtoryhmä on vahvassa roolissa henkilöstöstrategian laatijana, ja henkilöstö osallistuu laadintaan eri linjojen ja yksiköiden henkilöstöstä koottujen pienryhmien sekä normaalien kokouskäytäntöjen kautta. Loppuvuodesta pidetyssä ensimmäisessä johtoryhmän tilaisuudessa laadittiin taustaaineistojen ja henkilöstön ja henkilöstöjohtamisen analyysin pohjalta henkilöstöpoliittinen linjaus sekä hahmoteltiin menestystekijöitä. Näitä em. pienryhmät kommentoivat ja kommentit vietiin takaisin johtoryhmään. Työ jatkuu keväällä 2009 edeten lopulta toimintasuunnitelmaan asti. Vuosittain laadittavassa henkilöstötilinpäätöksessä tarkastellaan henkilöstöstrategian toteutumista ja menestystekijöissä onnistumista. Henkilöstövoimavarojen määrällinen ja laadullinen suunnittelu tavoitteineen perustuu keskipitkän ajan ja vuotuisiin tulossuunnitelmiin, joiden lähtökohtina ovat: valtion tuottavuusohjelma ja työn tuottavuustavoitteet palvelujen kysyntäennusteet tietotekniikan kehittymisen vaikutus henkilöstörakenteeseen eläkkeelle siirtyvien määrä sekä henkilöstön lähtövaihtuvuus ammattiryhmittäin tehtävänkuvan laadulliset muutokset vastauksena toimintaympäristön muutoksiin.
7 Henkisten voimavarojen hallinnan menestystekijät tarkistetaan vuosittain toiminta- ja taloussuunnitelman (TTS) laadinnan yhteydessä aina neljäksi vuodeksi eteenpäin. Valtion henkilöstöä koskeva keskeinen linjaus on valtion tuottavuusohjelma. Sen tavoitteena on julkisen talouden vakauden turvaaminen lisäämällä julkisen palvelutuotannon ja hallinnon tehokkuutta suurten ikäluokkien siirtyessä eläkkeelle. Kansainväliset patenttialan sopimukset edellyttävät kuitenkin PRH:lta, että PCT (Patent Cooperation Treaty) -tutkimuksiin taataan riittävät resurssit. Henkilöstövoimavarasuunnitelmat tehdään vuosittain. Tietotekniikan kehittyminen lisää asiantuntijatehtävien osuutta koko henkilöstöstä samalla kun rutiininomaiset toimistotyöt vähenevät. PRH:n henkilöstösuunnitelmia kuten muita suunnitelmia käsitellään eri elimissä ja kokouksissa. Erityistä painoa pannaan riittävään käsittelyyn YT-toimikunnassa sekä viraston että yksiköiden tasolla. Suunnitelmat ja pöytäkirjat julkaistaan Innonetissä ja niistä tiedotetaan linja- ja yksikkökokouksissa. Henkilöstösuunnitelmien lisäksi PRH:n strategisia linjauksia toteutetaan seuraavien yksityiskohtaisempien toimintasuunnitelmien avulla: työkykyä ylläpitävän (tyky-) toiminnan toimintasuunnitelma työterveyshuollon toimintasuunnitelma henkilöstön kehittämissuunnitelma tasa-arvosuunnitelma virkistystoimikunnan toimintasuunnitelma työsuojelun toimintaohjelma. Nämä toimintasuunnitelmat valmistellaan työryhmissä, minkä jälkeen YT-toimikunta ja tarvittaessa vielä johtoryhmä käsittelevät ne. Henkilöstöhallinto tekee vuosittain henkilöstötilinpäätöksen. Se sisältää henkilöstöbarometrin tulokset sekä keskeiset tiedot henkilöstön rakenteesta ja kehityksestä. Tulokset esitetään tuoreeltaan myös Innonetissa. Henkilöstötilinpäätöksen tietoja ja johtopäätöksiä hyödynnetään strategisessa ja vuotuisessa henkilöstösuunnittelussa. PRH selvittää henkilöstönsä tyytyväisyyttä säännöllisesti työtyytyväisyyskyselyllä vuosittain (Henkilöstökyselybarometri) ja tasa-arvokyselyllä kolmen vuoden välein (2002, 2005 ja 2008). Sisäinen tarkastus suoritti erilliskyselyt esimiehille ja henkilöstön edustajille HR (Human Resources) -asioista 2008. Tämä liittyi osaltaan henkilöstöstrategiatyöhön. jossa keskeisenä perustana oli myös PRH:n henkisten voimavarojen hallinnasta ja kehittämisestä laadittu arviointi. Kyselyjen tuloksia käsitellään virastossa eri tasoilla. Myös ulkopuolisilla on mahdollisuus tutustua PRH:n virastokohtaisiin tunnuslukuihin ja muihin tietoihin kotisivuille vuosittain vietyjen henkilöstöasiakirjojen kautta (HTP:t ja tasa-arvosuunnitelmat). Tulosten perusteella on tunnistettu erityisiä parantamisalueita esimerkiksi esimiestyöskentelyyn ja tiedon kulkuun liittyen. PRH:ssa on kehitetty työskentelytapoja siirtymällä osittain tiimi- ja etätyöskentelyyn sekä kehittämällä tietojärjestelmiä. PRH:ssa on jatkettu ja kehitetty etätyön käyttöä. Toimintavuoden lopulla oli voimassa 16 etätyösopimusta. Etätyöskentelyn edellyttämät extranet-yhteydet ovat toimineet hyvin. 2.2 Arvoperusta ja omat arvot Valtionhallinnon ja samalla PRH:n henkilöstöpoliittisen arvoperustan muodostavat toiminnan tuloksellisuus, laatu ja vahva asiantuntemus, palveluperiaate, avoimuus, luottamus, tasa-arvo, puolueettomuus, riippumattomuus ja vastuullisuus. Näistä yksilöitiin ja johdettiin PRH:n omat eettiset arvot.
8 PRH:n arvot pääkohtina ovat palvelu, tuloksellisuus, vaikuttavuus ja hyvinvointi, yhteistyö, vastuullisuus ja kehittyminen. Niiden käsittelyä on jatkettu työyksiköittäin arvokeskusteluna tavoitteena aito sitoutuminen oman työn kannalta konkreettisimpiin arvoihin. Jalkauttamistyön edistymistä seurataan mm. Baro-kyselyn yhteydessä vuosittain. 2.3 Henkilöstön kehittäminen Osaaminen osana PRH:n tavoitteita Osaamisen tärkeys näkyy PRH:n kaltaisen asiantuntijaorganisaation toiminta-ajatuksessa, visiossa ja arvossa kehittyminen. Visiossa määritellään olemme Suomen osaavin ja ystävällisin henkilökunta. Kunnioitamme toisiamme, olemme avoimia ja uudistumme jatkuvasti. Arvomme kehittyminen kuvataan näin: arvostamme osaamista, jota tuetaan jatkuvalla koulutuksella ja ammattitaidon kehittämisellä. Asiantuntijoina kehitämme toimintaamme ja palvelujamme kansallisessa ja kansainvälisessä toimintaympäristössä. Toiminta- ja taloussuunnitelmassa 2010-2013 listataan henkisten voimavarojen hallinnan ja kehittämisen menestystekijöitä. Niihin henkilöstön kehittäminen pyrkii osaltaan vastaamaan: Osaaminen ja koulutus - ylläpitämällä, kehittämällä ja jakamalla osaamista PRH:n kilpailukyky työnantajana - lisäämällä houkuttavuutta kehittymismahdollisuuksia tarjoavana työnantajana Johtajuus, johtaminen; tukemalla hyvää johtajuutta koulutusten kautta Kehityskeskustelut ja tehtävänkuvat tukemalla tavoitteiden suuntaista osaamisen kehittymistä Työhyvinvoinnin edistäminen tukemalla työn hallintaa Strategisia tavoitteita tukeva viestintä tukemalla osaltaan johtamis- ja viestintäosaamista Henkilöstön osaamisen kehittämisessä tukena on vuosittain laadittava henkilöstön kehittämissuunnitelma, henkilökohtaisia osaamistarpeita luotaava kehityskeskusteluprosessi ja talon yhteiskoulutusten osalta koulutuskalenteri. Koulutukset on raportoitu KOSURA-järjestelmässä, josta kerättyjen tietojen pohjalta on laadittu henkilöstön kehittämiskertomus. Linjoilla ja yksiköillä koulutusasioiden tukena toimii kattava koulutusyhdyshenkilöverkosto. Osaamisen jakamisen järjestelmistä laajin ja pitkäkestoisin on Patentti- ja Innovaatiolinjan tutorointiohjelma. Keskeisten tunnuslukujen tarkastelua Koulutuspäiviä kertyi keskimäärin 7,4 koulutuspäivää henkilötyövuotta kohden (v. 2007 5,7 pv), joka ylittää selvästi tulossopimustavoitteen 5,0 pv / htv. Päivien lisääntymiseen edellisvuodesta voidaan katsoa vaikuttaneen mm. uuden koulutustietojen ilmoittamisohjeen, joka systematisoi koulutuksen määritelmää, talon yhteisen koulutuksen lisääntyminen toimintavuonna ja niiden osalta ilmoittautumisten keskittäminen Koulutuskalenteriin. Talon koulutusinvestoinnit olivat 291 700 euroa; investointi koulutuspäivää kohden oli 82 euroa ja henkilötyövuotta kohden 601 euroa. Koulutusinvestoinnit ovat lisääntyneet viime vuosina luonnollisesti koulutuspäivien lisääntymisen myötä. Panostaminen koulutukseen näkyy myös verrattaessa PRH:n tunnuslukuja valtiokonsernin vastaaviin: henkilöstön koulutukseen käytetyn työajan osuus säännöllisestä vuosityöajasta, koulutuksen pituus koulutettua kohden sekä koulutuspanostus työpäivinä henkilötyövuotta kohden ovat valtion vastaavia arvoja selkeästi korkeammat. Koko talon tasolla asiantuntijoille suunnatun koulutuksen osuus oli 50,7 % koulutuspäivistä. Asiantuntijoiden koulutuspäivät painottuivat Patentti- ja innovaatiolinjalle. Pelkästään toimistohenkilöstölle suunnatun koulutuksen osuus (2,7%) väheni hieman, johdon koulutuspäivät (8,9 %) lisääntyivät voimakkaasti johtuen pääosin Yritys- ja yhteisölinjan Muutospajavalmennuksesta ja useista esimiesten teemaja keskustelutilaisuuksista. Useista henkilöstöryhmistä koostuvien ryhmien koulutuspäivien (37,7 %) lisääntymisen takana olivat mm. työyhteisötaitojen sekä turvallisuus- ja lakiasioiden koulutukset.
9 Kehittymisen todentavana mittarina voidaan tarkastella työtyytyväisyyskyselyn kolmesta kysymyksestä koostuvaa Kehittymisen tuki-osiota sekä asiakaskyselyn kysymyksiä PRH:n toiminta on kehittyvää ja henkilöstö on asiantuntevaa. Vuoden 2008 tulossopimuksessa tavoitteeksi Kehittymisen tuki-osioon oli asetettu 3,7. Tähän tavoitteeseen ei päästy, sillä arvoksi tuli edellisen vuoden tapaan 3,4. Kolmesta kohdasta työpaikkakoulutus ja muut osaamisen kehittämisen mahdollisuudet saivat parhaan arvosanan 3,6. Kehityskeskustelujen käyminen sai 3,4 ja uralla eteneminen ja sen tukeminen työyhteisössä 3,2. Asiakaskyselyssä PRH:n toiminta on kehittyvää arvo laski hieman vuoden 2005 kyselystä ollen nyt 3,7 (v. 2005 3,8). Henkilöstö on asiantuntevaa arvoksi saatiin vuoden 2005 tapaan 4,1. Vuosi talon yhteisten koulutusten osalta oli vilkas Keskitetysti järjestetty talolle yhteinen koulutus muodosti noin kolmasosan kaikista koulutuspäivistä. Talon yhteisiä koulutuksia järjestettiin yhteensä 57 kpl. Loput koulutuspäivät muodostuivat linjojen ja yksiköiden itse tilaamista tai järjestämistä koulutuksista. Alla kuvataan talon yhteisiä koulutuksia pääpiirteissään. Kielikurssi- ja tietotekniikkaosaamisen tarvekartoitus tehtiin kevään aikana, ja sen pohjalta järjestettiin ko. kursseja. Kielikurssien palveluntarjoaja kilpailutettiin keväällä ja toimittajaksi valikoitui Optimi Training Oy. Tietotekniikkakursseilla aloitettiin koulutus Office 2007-versioon yhteistyökumppani Sovelton kanssa. Esimiestilaisuuksien aiheina olivat työtyytyväisyyskyselyn käsittely, vaativan muutoksen johtaminen, hyvinvoiva työyhteisö ja ongelmiin suhtautuminen sekä varhaisen tuen malli PRH:ssa. Koko henkilöstölle järjestettiin alkuvuodesta työyhteisötaidoista luento, jolle osallistui yhteensä 375 PRH:laista eli n. 74 % henkilöstöstä. TYKY-luentojen (ks. tarkemmin 2.4 TYKY- ja virkistystoiminta) lisäksi tietoa siitä, mitä kaikkea tässä talossa oikein tapahtuu, tarjoiltiin Mitä PRH:ssa tehdään? tietoiskusarjalla. Tilaisuuksissa on tarkasteltu mm. tutkijainsinöörin ja Kaupparekisterin päivää, Markkinointi- ja liiketoimintayksikön toimintaa, kansallisten ja kansainvälisten tavaramerkkihakemusten vaiheita sekä kirjaamon ja taloushallinnon tehtäviä. Loppuvuodesta esittäytyivät Yhdistysasiat yksikkö ja kirjasto. Lisäksi kesän koittaessa pidettiin InnoSuomen tietoisku otsikolla Ilmastonmuutos on mahdollisuus. Perehdyttämistilaisuus järjestettiin tulokkaille ja kesäharjoittelijoille erikseen. Lakiasioista järjestettiin kaksi koulutusta; toinen hallintolaista ja toinen julkisuudesta ja salassapidosta. Koko henkilöstön turvallisuuskoulutukset alkoivat, ja uutta henkilötietojärjestelmän itseasiointisovellusta ESSiä koulutettiin pilottiryhmille. Loppuvuodesta alkoi myös prosessijohtamisen koulutus, joka jatkui vuoden 2009 puolelle. Työkaluja ja ohjeistuksia kehitettiin Toimintavuoden aikana kehitettiin myös henkilöstön kehittämiseen liittyviä työkaluja ja ohjeita. Koulutuskalenteri otettiin täysimääräiseen käyttöön talon yhteisten koulutusten osalta. Henkilöstö oppi nopeasti käyttämään tätä ilmoittautumisreittiä, joka helpottaa niin koulutusjärjestelyitä kuin osallistujamäärien seurantaakin. Sekä koulutuskalenteri- että koulutuksen raportointijärjestelmää KOSURAa kehitettiin pienillä toiminnallisilla muutoksilla. Koulutustietojen ilmoittamisesta laadittiin uusi ohje yhtenäistä tiedonkeruuta varten. Ohjeessa täsmennettiin, mikä lasketaan koulutukseksi ja mitä tietoja siitä ilmoitetaan koulutusyhdyshenkilölle. Lisäksi ohjetta Työajan käyttäminen työhyvinvoinnin edistämiseen ja koulutukseen päivitettiin ja täsmennettiin eri koulutustyyppien osalta. Toimintavuoden aikana laadittiin lisäksi linkkilista hyvistä koulutuksen tarjoajista intranettiin. Listaa voidaan käyttää apuna, kun etsitään talon ulkopuolista kouluttajaa joko yksittäisen henkilön tai isomman ryhmän koulutustarpeisiin.
10 Tuija Piepposen luento myönteisestä ajattelusta 26.2.2008 upposi yleisöön. Kuva: Leena Puolimatka 2.4 Tyky- ja virkistystoiminta PRH:ssa panostetaan TYKY- ja virkistystoimintaan TYKY-toiminnalla on PRH:ssa pitkät perinteet: työryhmä täytti 10 vuotta. Keväällä 1998 aloitettu toiminta on vakiinnuttanut paikkansa ja henkilöstö arvostaa tätä työnantajan panostusta. Virkistystoimikunta on toiminut erillisenä jo huomattavasti kauemmin eri nimillä. Sekä TYKY-työryhmällä että virkistystoimikunnalla on ollut vuosittainen käyttöoikeus kulloinkin myönnettyyn määrärahaan. Vuonna 2008 ko. investointeja oli henkilötyövuotta kohti 256 (2007 342 ), missä on laskua 25 % edelliseen vuoteen verrattuna. Siitä huolimatta PRH:ssa panostettiin työkunnon edistämiseen, ylläpitoon ja virkistystoimintaan valtion keskiarvoa enemmän. Viraston antaman taloudellisen ja muun tuen ohella korostuu kaikkien osuus ja vastuu työyhteisön kehittämisessä entistä viihtyisämmäksi ja samalla tuottavammaksi. PRH:ssa toteutettiin kalenterivuodelle 2008 hyväksytty TYKY-toimintasuunnitelma lähes sellaisenaan. Yksi yhteinen PRH näkyi luentojen aiheissa Vuoden 2008 TYKY-teeman Yksi yhteinen PRH tarkoituksena oli mm. lisätä tietoa virastossa tehtävistä töistä yli yksikkörajojen. Luentosarja Mitä PRH:ssa tehdään? piti sisällään yhdeksän tilaisuutta. Myös TYKY-luennot keskittyivät yhteisöllisyyteen pääaiheenaan yhteistyö eri näkökulmista katsottuna. Keväällä luennoimassa olivat näyttelijä Tuija Piepponen ja urheiluvalmentaja Juhani Tamminen, syksyllä emeritus arkkipiispa John Vikström. Lisäksi vuoden teemaa tuki koko henkilöstölle suunnatut nel-
11 jä tilaisuutta työyhteisötaidoista, jotka pidettiin alkuvuodesta. Lisäksi toteutettiin esimiesten teema- ja keskustelutilaisuus varhaisesta tuesta. Liikuntaa tuettiin monipuolisesti PRH:sta löytyy oma liikuntasali ja kuntosali. Henkilöstön liikunnallisuutta tuettiin järjestämällä vuoden aikana useita liikuntaryhmiä. Näitä olivat Niska-selkäryhmä, Miesten kuntojumppa, Mekostenon venyttely, Vesivoimistelu, Fysiokimppa, Aerobic, Aamuvenyttely, Kuntonyrkkeilyryhmä ja Jooga. Salibandyvuoro kerran viikossa sekä sohvaperunaryhmä syyskaudella täydensivät tarjontaa. Tuttuun tapaan henkilöstölle jaettiin myös 20 kpl liikuntalippuja, osallistuttiin Naisten kympille ja jumpattiin päivittäin taukojumppaajien johdolla työn lomassa. Liikkumisen vastapainoksi hierontaa järjestettiin osin talon maksamana. Ohjattuihin liikuntaryhmiin sai käyttää tunnin työaikaa viikossa, samoin hieronnassa sai tietyssä määrin käydä työajalla. TYKY-iltapäivässä monenlaista ohjelmaa Perinteeksi muodostunut TYKY-iltapäivä pidettiin 12.11. Pääesiintyjä Stella Polariksen esityksessä toistui vuoden teeman mukaisesti yhteistyö ja vuorovaikutus työyhteisössä. Iltapäivän ohjelmaan kuului myös mm. musiikkiesityksiä, salibandy- ja tikkakisat, tuote-esittelyjä, terveyteen liittyviä mittauksia sekä tanssiliikuntaa maailman eri kolkilta. PRH kustansi influenssarokotuksen halukkaille TYKYiltapäivän yhteydessä. Virkistystoimikunta Virkistystoimikunta järjesti vuonna 2008 runsaasti tapahtumia. Tapahtumiin osallistui yhteensä 644 henkilöä sekä lisäksi hyvän mielen keräykseen osallistujat. Henkilöstö virkistyi seuraavissa tapahtumissa: teatteri Komediateatteri Arenassa, Arto Paasilinna ja hurmaava joukkoitsemurha tutustuminen Tekniikan museoon Radion Sinfoniaorkesterin konsertti kevätretki Suomenlinnaan ja Merisotakouluun vierailu Luonnontieteelliseen museoon virkistyspäivä Kuusijärvellä Maria!-ohjelman kuvaukset stand up-ilta Studio Pasilassa pikkujoulut Sokos Hotelli Presidentissä Hyvän mielen joulukeräys
12 Pikkujoulujen paras 70-lukuhenkinen asu palkittiin miesten ja naisten sarjassa. Kuva: Päivi Rauhala. 2.5 Kilpailutekijät PRH:ssa työtyytyväisyyskyselyn perusteella henkilöstö arvosti jälleen korkeimmalle työolot, työn sisällön ja haasteellisuuden sekä työilmapiirin ja yhteistyön. Myös muissa indekseissa sijoituttiin valtionhallinnon keskiarvoon tai sitä paremmaksi, jälkimmäisistä esimerkkeinä mm. kokonaistyytyväisyys, johtaminen, palkkaus, kehittymisen tuki ja työnantajakuva. Koulutukseen liittyvissä tunnusluvuissa ollaan tilastojen mukaan niin ikään valtionhallinnon keskiarvoa korkeammalla. Kilpailutekijöiden eteen on tehty ja tullaan tekemään työtä, jotta PRH pysyy jatkossakin houkuttelevana työnantajana. PRH:lla ei ollut sanottavia rekrytointivaikeuksia viime vuonna mihinkään virkaan tai määräaikaiseen virkasuhteeseen, sillä hakijamäärät olivat lähes poikkeuksetta erittäin korkeita samoin hakijoiden taso. Jatkossa kilpailu hyvistä ja sitoutuneista työntekijöistä tulee kiristymään kaikkialla työelämässä. Urasuunnittelu on koko PRH:n haasteena tällä hetkellä, sillä urasuunnittelu on osa selviytymisstrategiaa kilpailtaessa osaavasta työvoimasta lähivuosina. Urasuunnittelussa tulee ottaa huomioon kolme näkökulmaa: valtionhallinnon kilpailukyky, viraston näkökulma sekä yksilö itse. Samalla kyetään parhaiten sitouttamaan virastoon osaava ja tulevaisuuden kannalta tärkeä työvoima. 2.6 Tasa-arvo PRH:ssa vahvistettiin 1.3.2006 lukien käyttöön PRH:n uusittu ja uuden tasa-arvolain mukainen tasaarvosuunnitelma, jota on sen jälkeen päivitetty aina vuosittain tammi-maaliskuussa. Tasa-arvolain tavoitteena on estää sukupuoleen perustuva syrjintä ja edistää naisten ja miesten välistä tasa-arvoa sekä tässä tarkoituksessa parantaa naisten asemaa erityisesti työelämässä.
13 PRH:n tasa-arvosuunnitelmassa on kirjattu toimenpiteet sukupuolten välisen tasa-arvon edistämiseksi sekä sovittu niiden toteuttamisesta, vastuuhenkilöistä, resursseista, tiedottamisesta ja seurannasta. PRH:ssa toteutetaan erikseen laadittua tasa-arvosuunnitelmaa, jota päivitetään kalenterivuosittain. Suunnitelmaa valmisteltaessa pohjauduttiin paljolti aiempina vuosina (2002 ja 2005) tehtyihin kyselytutkimuksiin sekä tilastoihin henkilöstörakenteen, palkkauksen yms. osalta. Näitä tuloksia on käsitelty tarkemmin PRH:n tasa-arvosuunnitelmassa 2006, 2007, 2008 sekä uusimmassa vuotta 2009 koskevassa päivitetyssä versiossa, johon saatiin mukaan myös vuonna 2008 tehty kyselytutkimus. Vuoden 2009 tasa-arvosuunnitelma sisältää 31.12.2008 tilanteessa eri tilastoin esitetyt toteumat ja vertailut sitä aiempaan vuoteen). Seuraava tasa-arvokysely tullaan tekemään lähes samansisältöisenä vuoden 2011 syksyllä. Vuodesta 2001 alkaen on PRH:ssa seurattu vuosittain myös tasa-arvoasioiden kehitystä työtyytyväisyyskyselyiden yhteydessä. Erityisesti on seurattu seuraavia tunnuslukuja: 1) työyhteisön sisäinen yhteistyö ja työilmapiiri, 2) oikeudenmukainen ja inhimillinen kohtelu työtovereiden taholta 3) sukupuolten tasa-arvon toteutuminen työyhteisössä. Kahden tunnusluvun kohdalla myönteinen kehitys on säilynyt, mutta oikeudenmukaisessa kohtelussa oli tapahtunut pientä taantumaa. Tasa-arvotoimikunta tarkasteli vuosittain suunnitelmaan sisältyneiden aikaisempien toimenpiteiden toteuttamista ja niiden tuloksia. Vuoden 2008 erityisteemoiksi oli valittu kehittäminen ja työhyvinvointi. TAHTI-järjestelmän avulla saatiin ensimmäistä kertaa esille riittävästi ja vaivattomasti tilastomateriaalia palkkakartoitusta varten. Muokattiin tulosteet vuosien 2007 ja 2008 joulukuun palkanmaksutilanteesta säännöllisen työajan ansiona. Tällöin voitiin sekä graafisesti että numeraalisesti tulostetuista taulukoista selkeästi verrata vaativuusluokittain kokoaikaisten miesten ja naisten lukumääriä, keskiansioita, tehtäväkohtaista palkanosaa euroina, henkilökohtaista palkanosaa euroina ja prosentteina, mahdollista muuta palkkausta sekä kokonaispalkkausta. Myös johdon palkkaus liitettiin samaan palkkakartoitukseen. Molempina vuosina korrelaatio miesten ja naisten palkkauksen kesken on toteutunut hyvin. Sukupuolesta johtuvia systemaattisia eroavuuksia ei ole palkkauksen osatekijöissä eikä kokonaispalkkauksessa. Kokonaistulokseksi tuli, että PRH:ssa ei esiintynyt mitään muutakaan sukupuolesta johtuvaa eriarvoista kohtelua. Samassa yhteydessä päivitettiin suunnitelmaa tarvittavilta osin ja asetettiin tavoitteet vuodeksi eteenpäin. 2.7 Valtion palkkausjärjestelmän kehittäminen Tehtävien vaativuuden arviointiryhmä piti vuoden aikana 10 kokousta, joissa käsiteltiin yhteensä 127 tehtävänkuvaa. Lisäksi pidettiin toiminnan kehittämistä edistävä työkokous. Järjestelmän soveltamisessa on tapahtunut selkeä rauhoittuminen ensimmäisten sopimusvuosien hektiseen toimintaan verrattuna. Kokouksissa käsitellään asiat luottamuksellisesti työryhmässä vahvistettujen ja toimintavuoden aikana tarkistettujen toimintaperiaatteiden ja eettisten sääntöjen perusteella. Hyväksytyt kokousmuistiot ovat puolestaan julkisia ja kaikkien saatavilla Innonetissä. PRH:n VPJ-VES (valtion palkkausjärjestelmää koskeva virkaehtosopimus) on ollut voimassa vajaat neljä vuotta. Valtion palkkausjärjestelmän perusteiden merkitystä ja toimivuutta on alettu ymmärtää entistä paremmin. Toki aina kritiikkiäkin ilmenee, kun palkoista on kyse. Viime vuosina viraston palkkausmenot ovat joka tapauksessa nousseet enemmän kuin minään muuna kautena aiemmin. Uudesta järjestelmästä ovat hyötyneet useimmat prh:laiset. Järjestelmän soveltaminen käytäntöön yhä vuosittain laadukkaammiksi muuttuneiden kehityskeskustelujen myötä on lisännyt siihen luottamusta ja kannustavutta käyttäjien keskuudessa. Luonnollisesti kritiikkiä saadaan aika ajoin ja etenkin työilmapiirikyselyjen ns. avoimessa osuudessa. Rakentava palaute pyritään ottamaan jatkosuunnittelussa huomioon, mikäli se on sopimuksen puitteissa mahdollista. On huomattava, että palkkausjärjestelmän uusiminen on jatkossakin saavutettavissa ainoastaan pitkäaikaisen työn, lukuisien kompromissien ja neuvottelujen sekä sopimisen kautta. Liittokierroksen yhteydessä lokakuussa 2007 solmitun nykyisen keskustason virkaehtosopimuksen mukaan siirtymäkaudet sovittiin päättyväksi aiennetusti kaikissa virastoissa vuoden vaihteessa, joten PRH:n osaltakin siirtymäkausi päättyi aiemmin sovitun (1.10.2008) sijaan jo
14 1.1.2008. Nyt voimassa olevalla sopimuskaudella (2007 2010) edellytettiin suurehkojen yleiskorotusten lisäksi tuottavuutta edistäviä virastokohtaisia sopimuksia etenkin kehittämiserien käytössä. Valtion palkkausjärjestelmän kannustavuuden runkona eivät ole yksistään palkankorotukset vaan oikeudenmukainen ja tasapuolinen palkkakohtelu ja se, että henkilöstöosapuoli on saanut vaikutusvaltaa palkkausasioissa. Vaikutusvaltaa on myös se, että jokaisella virkamiehellä on tilaisuus tulla kuulluksi tehtävänkuvansa laatimisessa ja henkilökohtaisen suoriutumisen arvioinnissa. PRH:ssa on panostettu paljolti hyvään kehityskeskustelukäytäntöön, johon kuluu oleellisena osana yhdessä laadittu ja allekirjoitettu suoriutumisarviointi edelliseltä vuodelta tai kaudelta sekä uudet tulostavoitteet. Tulostavoitteiden asettamiseen ja niistä sopimiseen sekä erityisesti dokumentoimiseen kiinnitettiin viime kierroksella erityistä huomiota, mistä seurasikin välittömästi myönteistä kehitystä. Osallisuus toimintaan, jossa arvioidaan oman ja alaisen palkan kehitystä, tuo vastuuta ja uusia tieto- ja kehittämistarpeita. Viraston henkilöstön palkkaus on aina suhteessa viraston toiminnan tuottavuuteen ja siihen, kuinka paljon yhteiskunta ja asiakkaat ovat valmiit maksamaan työstämme. Suurimman taakan uuden järjestelmän soveltamisesta ja sen vaatimasta kehitystyöstä ovat kantaneet lähiesimiehet ja viraston johto, missä työssä henkilöstöjärjestöjen edustajien aktiivisuus ja yhteistyö on ollut erittäin tärkeää. Henkilöstöjärjestöjen edustajat ovat yhdessä työnantajan edustajien kanssa onnistuneet tälläkin liittokierroksella aikaansaamaan kaikkia osapuolia tyydyttävän neuvottelutuloksen tarkentavaksi virkaehtosopimukseksi loppukaudelle. 3 Nykyiset henkilöstöpanostukset 3.1 Henkilöstömäärä Henkilöstön määrä (31.12.2008 yhteensä 505 henkilöä) on pysynyt melko vakiona viime vuosina. Sitoutuminen valtionhallinnon ja oman hallinnonalan tuottavuusohjelmaan on edellyttänyt jokaisen uusrekrytoinnin tarpeen perusteellista selvittämistä. Toisaalta 1.4.2005 aloitettu toiminta PCTviranomaisena edellytti kansainvälisten sopimusten mukaan tutkijainsinöörien määrän asteittaista lisäämistä tavoitteena vähintään 100 vakanssia. Henkilötyövuosien määrä oli (483,1 485,4) oli noussut 0,5 % edellisestä vuodesta. Henkilöstömäärän kehitys viime vuosina eri yksiköissä henkilötyövuosina (htv) laskien: 2004 2005 2006 2007 2008 Hallinto,Vi, PatRek, Vltk, PIT 06 -> 78,84 78,73 80,49 78,99 79,4 LTY 3,15 3,26 3,88 4,00 4,00 Patentti- ja innovaatiolinja 158,5 160,59 168,17 176,90 187,20 Tavaramerkki- ja mallilinja 50,61 50,20 48,32 46,41 42,50 Yritys- ja yhteisölinja 147,67 150,37 148,73 149,18 145,60 Yhdistysrekisteri 30,92 29,46 29,07 27,62 26,70 Yhteensä 469,69 472,61 478,65 483,10 485,43 Selite: Vi Viestintä ja yhteiskunta-asiat PatRek PatRek-asiakaspalvelu Vltk Valituslautakunta LTY Markkinointi- ja liiketoimintayksikkö PIT Palveluiden kehittämiseksi eri yksiköiden asiantuntijoiden yhteistyöryhmä, joka vastaa yhteisten ICT -palveluiden kehittämisen johtamisesta ja päätöksenteosta. Nämä vuoden 2008 luvut ovat vielä oikaisemattomia ollen vain yhdessä kustannuspaikassa.
3.2 Henkilöstörakenne 15 Myöskään henkilöstörakenteessa ei ole tapahtunut merkittäviä muutoksia. Johto- ja muissa esimiestehtävissä oli PRH:ssa yhteensä 10,4 % henkilöstöstä. Mikäli tätä tunnuslukua verrataan elinkeinotoiminnan palveluihin (6,7 %) ja koko valtionhallintoon (7,2 %) viime vuodelta laskien sielläkin em. johtotasot yhteen, PRH sijoittuu keskiarvojen yläpuolelle. Edellä mainitusta vertailusta voitaisiin päätellä, että PRH:ssa on johto- ja esimiestason henkilöstöä organisaation substanssi- ja henkilöstöasioiden hoitamiseksi riittävissä määrin. Asiantuntijatehtävissä toimii henkilöstöstä 39,7 % (39,8 % v. 2007), mikä kuvaa asemaamme asiantuntijavirastona (elinkeinotoiminnan palveluiden 28,1 % ja valtionhallinnon 29,3 % keskiarvot v. 2008). Henkilöstömme on edelleen keskimääräistä naisvaltaisempaa 63,8 %:n osuudella valtionhallinnon 50,4 %:iin (v. 2008) verrattuna, joskin elinkeinotoiminnan palveluissa on naisten osuus 67,1 prosenttia. Naisten osuus johtotehtävistä on PRH:ssa 25 % (elinkeinotoiminta 36,8 % ja valtionhallinto 30,8 %). Naisten osuus muista esimiestehtävistä oli PRH:ssa puolestaan 55 % (elinkeinotoiminta 37,5 % ja valtionhallinnossa 25,3 %), mitä voi meillä pitää kohtuullisen hyvänä jakautumana. Naisten osuus asiantuntijatehtävistä on PRH:ssa 41,5 % (elinkeinotoiminta 45,8 % ja valtionhallinto 44,8 %). Kokoaikaisten henkilöiden määrä 89,0 % PRH:ssa oli laskenut kaksi prosenttiyksikköä ollen hieman alempi kuin elinkeinotoiminnan palveluissa (92,6 %) ja valtionhallinnossa (91,3 %). Todettakoon, että PRH:ssa ei ole yhtään osa-aikaista virkaa; osa-aikaista työtä tekevät ovat lähes poikkeuksetta itse halunneet hyödyntää kyseisen työelämän joustomahdollisuuden jossain vaiheessa virkauraansa. Koko- ja osa-aikaiset sukupuolen mukaan jaoteltuna on esitetty kuvassa 1. Kuva 1. Koko- ja osa-aikaiset sukupuolen mukaan 31.12.2008 Määräaikaisia, joilla ei ollut virastossa taustavirkaa, oli vuoden lopulla 47. Näistä kuitenkin alkuvuodesta 2009 vakinaistettiin yhteensä 12 henkilöä ja aikanaan arkistoprojektin päätyttyä tulee poistumaan siihen palkattua henkilöstöä, joten tosiasiallisia määräaikaisia oli 48 henkilöä. Tämä on henkilöstöstä noin 9,5 %, joka on hieman noussut edellisestä vuodesta (7 % v. 2007). Valtionhallinnon keskiarvoon 25,5 % verrattuna PRH:n määräaikaistilanne on selkeästi parempi. Kaikki ovat virkasuhteisia (valtionhallinto 83,2 %). Valtionhallinnon tavoitteena on pääosalle henkilöstöään toistaiseksi voimassa oleva virkasuhde. PRH jatkoi edellisinä vuosina aloitettua toimintaa määräaikaisten palvelussuhteiden vähentämiseksi VTML:n ohjeistuksen mukaisesti ja tuottavuusohjelman velvoitteet huomioon ottaen. Tapauskohtainen tarkastelu tehtiin aina uusien määräaikaisuuksien solmimisen tai jatkamisen yhteydessä sekä kaikkien määräaikaisten osalta viraston toiminnan suunnitteluun liittyvien seurantajaksojen puitteissa. Määräaikaisuuksien perusteisiin ja perusteluihin on PRH:ssa jatkuvasti kiinnitetty erityistä huomiota. Virkojen
16 vakinaistamisista huolimatta on jouduttu mm. erilaisten projektien hoitamiseksi ja ruuhkahuippujen tasaamiseksi rekrytoimaan aika ajoin lisää määräaikaista henkilöstöä tai jatkamaan aiempia määräaikaisuuksia. PRH:n henkilöstön keski-ikä laski jälkeen hieman ollen nyt 45,6 vuotta (elinkeinotoiminta 46,7 v. ja valtionhallinto 44,1 v). 45 vuoden ikäisten ja sitä vanhempien osuus henkilöstöstä on 56,8 % (elinkeinotoiminta 58,3 v. ja valtionhallinto 51,0 % v.). PRH:n henkilöstön ikärakenne on esitetty ikäryhmittäin ja sukupuolittain jaoteltuna tarkemmin kuvassa 2. Kuviosta ilmenee muun muassa se, että suurin ikäryhmä naisissa ovat 50-54-vuotiaat ja sen molemmilla puolilla olevat ryhmät. Miesten ikäryhmät (vähintään 30 vuotiaista alkaen) ovat puolestaan tasasuuruisempia keskenään uusrekrytoinneista johtuen. Tavoitteena on, että eri ikäluokissa olisi mahdollisimman sama määrä henkilöitä, mikä toteutuukin yleensä 43 vuoden keski-iällä. Tasaisen ikärakenteen tavoittelemiseksi 45-vuotiaiden ja vanhempien määrä ei saisi ylittää 45 %. Tällöin henkilöstöä jäisi tasaisesti eläkkeelle ilman yhtäkkisen suuren osaamisvajeen syntyä. Valtionhallinnon yleistavoitteena on toisaalta työelämässä jaksaminen mahdollisimman pitkään, mitä tukee osaltaan myös 1.1.2005 uusittu virkaeläkelaki. Kuva 2. Henkilöstön ikärakenne 31.12.2008 Henkilöstömme koulutustasoindeksi 5,0 oli lähes sama kuin vertailujoukoissa. Henkilöstöstä vähintään korkeakoulu- ja yliopistotason tutkinto oli 56,8 %:lla (elinkeinotoiminta 43,4 % ja valtionhallinto 43,5 % v.) ja ylemmän tason tutkinto 39,8 %:lla. Lisensiaatin tai tohtorin tutkinto on 6,6 %:lla (elinkeinotoiminta 3,0 % ja valtionhallinto 9,8 %, johtuen paljolti korkeakoulujen osuudesta). PRH:n henkilöstö neljään päätasoon koulutusasteen mukaan jaoteltuna on esitetty kuvassa 3. Ylemmän ja ylimmän tutkintotason suorittaneista suurimmat henkilöstöryhmät virastossa olivat edelleen tutkijainsinöörit (mukaan lukien vanhemmat ja johtavat tutkijainsinöörit) sekä juristit. Yhdessä nämä henkilöstöryhmät edustivat hieman yli kolmasosaa henkilöstöstä.
17 Kuva 3. Henkilöstö koulutusasteen mukaan 31.12.2008 3.3 Työajan käyttö ja työvoimakustannukset Vuosiloma-ajan prosenttiosuus säännöllisestä työajasta oli 13,0 % ollen samaa suuruusluokkaa kuin vertailujoukoissa. Sairauspoissaolojen prosenttiosuus säännöllisestä vuosityöajasta oli jälkeen hieman noussut 4,6 %:iin ollen sama kuin elinkeinotoiminnoissa mutta hieman korkeampi kuin valtionhallinnossa (3,8 %). Tapaturmapoissaolojen prosenttiosuus 0,1 oli matala ollen sama kuin vertailujoukoissa. Sairauspoissaoloja voidaan vähentää laadukkaan johtamisen seurauksena aikaansaaduilla hyvillä työoloilla, pitämällä huolta jokaisesta työntekijästä, haastavilla töillä, osaamisen varmistamisella, liikunnan tehokkaalla tukemisella, ennalta ehkäisevillä työterveyspalveluilla ja tehokkaalla sairauden hoidolla. Työvoimakustannusten osalta PRH on sijoittunut viime vuosina erittäin hyvin. Näitä tunnuslukuja on esitetty liitteessä 1 (Lähde: TAHTI -tilastot). Työvoimakustannusten korkeutta tulisi tarkastella siltä kannalta, mikä vaikutus niihin panostamisella on organisaation tulokseen tai kustannusten säästöön. Niinpä välillisten työvoimakustannusten osuus tehdyn työajan palkoista tulisi olla mahdollisimman alhainen. Sama pätee muihin työvoimakustannuseriin paitsi tehdyn työajan palkkojen osuuteen työvoimakustannuksista, jonka tulisi olla mahdollisimman korkea. 4 Henkilöstötarve ja osaamisrakenne Koko valtionhallinnossa ja jokaisessa virastossa arvioidaan tulevaisuuden henkilöstön määrää ja laadullista tarvetta asteittain. Seurannan ja arvioiden taustalla on odotettavissa oleva työvoimapula. Henkilöstöresurssitarvetta mahdollisesti vähentävinä yleisinä tekijöinä nähdään tulevaisuudessa etenkin tietoyhteiskunta ja verkostoituminen, informaatio- ja kommunikaatio-teknologian hyödyntäminen, toiminnalliset parannukset, osaamisen parantuminen sekä tehtävien sisällön muuttuminen. Tämän hetken tietojen mukaan myös PRH:n lähivuosien henkilöstötilanteeseen saattaa toimintaympäristön muutos vaikuttaa. Etätyöskentelyn määrä saattaa lisääntyä oleellisesti. Asiantuntija- ja kansainvälisissä tehtävissä nähtiin suunnittelujaksolla jossain määrin lisäystarvetta nykyisestä. Vastaavasti toimisto- ja asiakaspalvelutehtävät ovat jonkin verran edelleen supistumassa mm. sähköisten palvelujen lisääntymisen ja palvelukeskuksen asteittaisen käyttöönoton myötä lähivuosina.
18 Henkilöstön koulutusasteessa nähdään pelkästään perusasteen (nyt 12,3 %) käyneiden määrän vähenevän vuoteen 2020 mennessä eläköitymisten yhteydessä. Toisen asteen suorittaneiden määrässä on saavutettu tavoitteeksi asetettu 30 prosenttia (30,8 %). Alemman korkea-asteen (amkk ml.) suorittaneiden määrän oletetaan nousevan noin 20 %:iin (17,0 %). Tätä ylemmissä koulutusasteissa tapahtunee vain vähäistä nousua nykytilanteeseen verrattuna eniten ylemmän korkeakouluasteen suorittaneissa, jolloin ko. ryhmän määrä vakiintuisi noin 40 %:iin (39,8 %). Tutkijakoulutuksen suorittaneiden % -osuudessa on tapahtumassa myös jatkuvaa pientä nousua lähinnä tutkijainsinöörien uusrekrytointien myötä. 5 Henkilöstön motivaatio ja työkunto 5.1 Työtyytyväisyys Kahdeksatta kertaa tehdyn työtyytyväisyysbarometrin tulokset heikkenivät hieman edellisvuodesta. Kuitenkin tulokset antoivat PRH:lle edelleen hyvän ja valtionhallinnon keskitason yläpuolella olevan indeksiluvun 3,48 (pyöristettynä 3,5). Indeksiarvojen merkitys on seuraava: 1 = huono, 2 = välttävä, 3 = tyydyttävä, 4 = hyvä ja 5 = erittäin hyvä. Vastausprosentti oli n. 60%. Eriteltynä kahdeksaan osa-alueeseen PRH:n indeksiarvot muodostuivat v. 2008 seuraaviksi (PRH:n vuoden 2007 luvut ovat vertailun vuoksi vieressä suluissa) ja vertailujoukot niiden jäljessä: PRH -08 (-07) Elink.-08 Valtio -08 tyytyväisyys johtamiseen 3,57 (3,58) 3,4 3,4 tyytyväisyys työn sisältöön ja haasteellisuuteen. 3,71 (3,73) 3,6 3,7 tyytyväisyys palkkaukseen 2,97 (3,05) 2,7 2,8 työtyytyväisyys kehittymisen tukeen 3,38 (3,41) 3,3 3,2 tyytyväisyys työilmapiiriin ja yhteistyöhön *) 3,67 (3,88) 3,7 3,6 tyytyväisyys työoloihin 3,76 (3,86) 3,6 3,5 tyytyväisyys tiedon kulkuun 3,11 (3,07) 3,2 3,1 tyytyväisyys työnantajakuvaan 3,44 (3,47) 3,3 3,3 *) Tahti-järjestelmä antaa PRH -08:lle luvun 3,9! Seuraavan sivun kuvassa 4 vertailtiin koko henkilöstön työtyytyväisyysindeksejä vuosina 2001-2008
19 1 Johtaminen 2 Työn sisältö ja haasteellisuus 3 Palkkaus 4 Kehittymisen tuki 5 Työilmapiiri ja yhteistyö 6 Työolot 7 Tiedon kulku 8 Työnantajakuva Y Yhteensä 9 Halukkuus henkilökiertoon 10 Aikomus vaihtaa työpaikkaa 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 Kuva 4. Työtyytyväisyys vuosina 2001-2008
Johtaminen 20 Esimiehen antama tuki työnteossa Töiden yleinen organisointi työyhteisössä Palautteen saanti työtuloksista ja ammatinhallinnasta Oikeudenmukainen ja inhimillinen kohtelu työyhteisössä Esimiehen johdonmukainen toiminta Työn sisältö ja haasteellisuus Tulos- ja muiden työtavoitteiden selkeys Työn itsenäisyys ja mahdollisuus vaikuttaa työn sisältöön Työn haastavuus Työn innostavuus ja työssä koettu työn ilo Palkkaus Palkkauksen perusteiden selkeys ja ymmärrettävyys Palkkauksen suhde työn asettamaan vaativuuteen Palkkauksen muuttuminen työsuorituksen muutoksen myötä Palkkauksen oikeudenmukaisuus Kehittymisen tuki Uralla eteneminen ja sen tukeminen työyhteisössä Työpaikkakoulutus- ja muut osaamisen kehittämismahdollisuudet Kehityskeskustelujen käyminen Työilmapiiri ja yhteistyö Työyhteisön sisäinen yhteistyö ja työilmapiiri Oikeudenmukainen ja inhimillinen kohtelu työtovereiden taholta Osaamisen ja työpanoksen arvostus työyhteisössä Sukupuolten tasa-arvon toteutuminen työyhteisössä Johtiko edellinen työtyytyväisyyskysely mihinkään toimenpiteisiin Työolot Mahdollisuudet yhdistää työ- ja yksityiselämä Työpaikan varmuus nyt ja tulevaisuudessa Jaksaminen ja energisyys Työtilat ja työvälineet Tiedon kulku Työyhteisön sisäinen viestintä ja tiedon kulku Työyhteisön avoimuus asioiden valmistelussa ja päätöksenteossa Työnantajakuva Työnantajan julkikuva hyvänä työnantajana Arvojen selkeys ja ymmärrettävyys Arvojen toteutuminen käytännössä Kuva 5. Työtyytyväisyys vuonna 2008
21 Edellisen sivun kuvassa 5 on henkilöstön vastaukset eritelty väreillä, jotka osoittavat työtyytyväisyyden tasoa ja määrää. Punaväriset vaakapylväät ilmentävät kaksitasoisesti tyytymättömyyttä. Vihertävillä alueilla olemme olleet tyytyväisiä tai erittäin tyytyväisiä olosuhteisiimme. Keskialueen vastaajat ovat ottaneet neutraalin kannan tai eivät ole halunneet ottaa väittämiin selvempää kantaa. Vahvuuksiamme indeksitasolla olivat työolot, työn sisältö ja haasteellisuus sekä työilmapiiri ja yhteistyö. Kysymystasolla vahvuuksiksi nousi mahdollisuus yhdistää työ ja yksityiselämä (4,06), oikeudenmukainen ja inhimillinen kohtelu työtovereiden taholta (4,01) ja sukupuolten tasa-arvon toteutuminen työyhteisössä (3,94). Myös työtilat ja välineet sekä työn itsenäisyys ja mahdollisuus vaikuttaa työn sisältöön saivat hyvät arviot. Kaikissa indekseissä PRH:n arvot olivat korkeammat tai samat kuin valtion vastaavissa keskiarvoissa; erityisesti tyytyväisyys työilmapiiriin ja yhteistyöhön sekä työoloihin sijoittuivat valtion vastaavia arvoja paremmiksi. Kehittämiskohteitamme indeksitasolla olivat monen muun organisaation tapaan palkkaus ja tiedonkulku. Tiedonkulkuindeksi kuitenkin koheni edellisvuodesta. Kysymystasolla palkkaukseen liittyvät kysymykset sekä se, johtiko edellinen kysely toimenpiteisiin, saivat heikoimmat arviot, yltäen kuitenkin lähelle kolmen keskimääräistä arvosanaa. Johtiko edellinen kysely toimenpiteisiin oli uutena lisätty kysymys, joka laski Työilmapiiri ja yhteistyö -indeksin arvoa, joka olisi muuten vieläkin korkeampi. Verrattuna edelliseen vuoteen tulokset laskivat erityisesti kysymyksessä työpaikan varmuudesta. Tähän vaikuttanee mm. valtionhallinnon tuottavuusohjelma, josta puhutaan myös paljon tiedotusvälineissä. Kohentumista arvioissa tapahtui työn innostavuudessa ja työn ilossa, kehityskeskustelujen käymisessä sekä palautteen saannissa. Mielipiteet jakautuivat siten, että suurimman hajonnan aiheuttivat palkkauskysymykset yleensä, oikeudenmukainen ja inhimillinen kohtelu työyhteisössä johtamisen kannalta sekä työpaikan varmuus nyt ja tulevaisuudessa. Samanmielisimmät vastaukset saatiin työnantajan julkikuvasta hyvänä työnantajana, oikeudenmukaisesta ja inhimillisestä kohtelusta työtovereiden taholta sekä arvojen toteutumisesta käytännössä Kuvassa 6 on indeksivertailu osa-alueen tarkkuudella sukupuolen mukaan vuonna 2008. Miehet olivat hienoisesti tyytyväisempiä kuin naiset (kokonaistyytyväisyys miehet = 3,51, naiset = 3,49). Tarkemmassa, kysymyskohtaisessa tarkastelussa kävi ilmi, että naiset olivat tyytyväisempiä seuraavissa: palautteen saanti, tulos- ja muiden tavoitteiden selkeys, työn innostavuus ja työn ilo, palkkauksen muuttuminen työsuorituksen myötä, mahdollisuudet yhdistää työ- ja yksityiselämä sekä jaksaminen ja energisyys. Myös tiedonkulun ja työnantajakuvan kysymykset saivat naisilta paremmat arviot. Suurimmat erot: naiset tyytyväisempiä arvojen selkeyteen ja ymmärrettävyyteen (+0,37) miehet tyytyväisempiä esimiehen johdonmukaiseen toimintaan (+0,33) miehet tyytyväisempiä työyhteisön sisäiseen yhteistyöhön ja ilmapiiriin (+0,3)
22 Kuva 6. Työtyytyväisyys sukupuolen mukaan vuonna 2008 Kuva 7. Työtyytyväisyys virka-aseman mukaan vuonna 2008
23 Kuvassa 7 tehtiin vastaava vertailu henkilöstöryhmittäin. Johto oli kaikissa kysymyksissä tyytyväisin henkilöstöryhmä. Erityisesti tiedonkulkuun ja palkkaukseen liittyvissä kysymyksissä johdon tyytyväisyys oli selvästi suurempaa kuin esimiesryhmässä. Kaikkein kriittisimmät ryhmät olivat asiantuntijat ja toteuttajat. Linjojen ja yksiköiden välisissä tuloksissa on jonkin verran eroja, mutta olennaisinta ei ole vertailu linjojen kesken, vaan oman kehityksen seuraaminen. Kokonaistyytyväisyydessä korkeimmat arviot saavat PatRek-asiakaspalvelu, joka erottautuu erityisesti kehittymismyönteisyydellään, sekä Tavaramerkki- ja mallilinja. Halukkuus henkilökiertoon oli edellisvuodesta noussut 40 prosenttiin, mutta aikomus työpaikan vaihtoon oli laskenut 11 prosenttiin. Tarkastellessa linja- ja yksikkökohtaisia tuloksia Yritys- ja yhteisölinjan henkilökierron systemaattiset käytännöt vaikuttivat selkeästi henkilökiertoon haluavien osuuteen vastaajista. Henkilökiertoon haluavien tai työpaikan vaihtamisaikeissa olevien prosenttiosuuksissa ei ollut suurehkoja vaihteluita sukupuolen tai henkilöstöryhmän kannalta tarkasteltuna. Mielenkiintoinen huomio kuitenkin oli, että esimiesvastaajista kukaan ei halunnut vaihtaa työpaikkaa. Työtyytyväisyyttä parannetaan vaikuttamalla sen perustekijöihin, kuten johtamiseen sekä sen kannustavuuteen ja oikeudenmukaisuuteen, työympäristöön, palkitsemiseen, osaamisen kehittämiseen ja siihen liittyvään urasuunnitteluun sekä tiedon kulkuun. Tulosten purkamisesta ja käsittelystä on järjestetty toimintavuonna esimiehille koulutusta, jotta päästäisiin kiinni käytännön toimenpiteiden kautta toiminnan parantamiseen. Samoin kyselyyn lisättiin uusi kysymys siitä, johtiko edellinen kysely toimenpiteisiin. 5.2 Vaihtuvuus Lähtövaihtuvuudella tarkoitetaan toisen työnantajan palvelukseen v. 2008 siirtyneiden henkilöiden prosenttiosuutta edellisen vuoden 2007 lopun henkilöstöstä. Vertailutietoja ei tätä tehtäessä ollut vielä käytettävissä. PRH:n lähtövaihtuvuus oli vuonna 2008 5,5 %. Vastaavat prosenttiluvut olivat vuonna 2007 5,4 ja 2006 4,1. Keskimääräisen eläkkeellesiirtymisiän tavoitetason tulisi olla lähellä normaalia eläkeikää. PRH:ssa ko. ikä oli 63,3 vuotta (61,2 vuotta v. 2007 ja 62,1 vuotta v. 2006). Elinkeinotoiminnassa aika oli 62,7 vuotta ja valtionhallinnossa 61,0 vuotta, joten PRH:n tulosta voidaan pitää kuitenkin keskitasoa parempana. Ennenaikaiselle eläkkeelle siirtyminen aiheuttaa myös kustannuksia työnantajalle, jotka koostuvat kohonneista eläkemaksuista sekä uuden tilalle palkattavan henkilöstön korvaamiskustannuksista. 5.3 Sairastavuus ja tapaturmat Kuvassa 8 ilmenee sairauspoissaolojen kehitys kolmen viimeisen vuoden ajalta työpäivinä henkilötyövuotta kohti. Pienehköistä vaihteluista huolimatta ovat poissaolot pysyneet noin 10 työpäivän paikkeilla, millä sijoitumme tilastoissa kuitenkin melko lähelle elinkeinotoiminnan ja koko valtionhallinnon tasoa. Sen sijaan tapauskohtaisten poissaolojen pituus on PRH:ssa ollut viime vuonna keskimäärin 3,7 päivää, joka on elinkeinotoiminnan (4,8 tp.) ja valtionhallinnon (4,9 tp.) keskitasoa parempi.
24 Kuva 8. Sairauspoissaolot, työpäivää/htv (Tahti-järjestelmästä 3 viimeistä vuotta) 1-3 sairauspäivän tapausten prosenttiosuutta kaikkiin sairaustapauksiin verrattuna selvitetään kuvassa 10. PRH sijoittuu jälleen 82,4 prosentilla jonkin verran vertailuarvojen alapuolelle. Lyhyiden sairauspoissaolojen suuri määrä kertoo yleensä henkilöstön motivaatio-ongelmista. Siksi tunnusluvun arvo tulisi olla mahdollisimman alhainen eli alakvartiili (71,3 % v. 2008). Kuva 9. 1-3 sairauspäivän tapausten % -osuus kaikista sairaustapauksista (Tahtin 3 viimeistä vuotta) Todettakoon, että alle 10-vuotiaan lapsen äkilliseen sairastumiseen oikeuttava yhden huoltajan kotiin jääminen ei tilastoidu henkilöstön sairauspoissaolopäiviksi. Näitä poissaoloja tilastoitiin vuodelta 2008 291 päivää eli keskimäärin 0,6 päivää jokaista henkilöä kohti (teoreettinen laskelma). Tämä on edellisten vuosien suuruusluokkaa. Tapaturmatilastoissa (0,3 työpäivää/htv) on tapahtunut hienoista nousua viime vuosista, joskin luku on vertailujoukkojen keskitasoa. Keskimääräinen poissaolo tapaturman sattuessa oli 12,9 työpäivää. Luku on vertailujoukkojen keskiarvojen välissä.