Kunnanhallitus 84 30.03.2015 Mäntsälän kunnan kuntatekniikan hoidon ja kunnossapidon selvitys 141/01.00/2015 Kunnanhallitus 84 Kuntatalous on suurien haasteiden edessä. On joko kehitettävä rakenteita ja toimintatapoja tai luovuttava kokonaan joistakin toiminnoista. Kunnan tavoitteiden mukaisesti teknisten palvelujen tehtävänä on ollut käynnistää selvitys Mäntsälän kunnan kuntatekniikan hoidon ja kunnossapidon järjestämisestä kustannustehokkaalla tavalla tulevaisuudessa. Tehokkaimmaksi tavaksi nähdään ulkoistaminen ja siitä on tehty selvitys. Selvitys sisältää kuntatekniikan ja viheralueiden hoidon ja kunnossapidon sekä osa kunnossapitoinvestoinneista. Selvitykseen eivät sisälly talousmetsien hoito, kuntatekniikan suunnittelu ja rakennuttaminen eikä jätehuolto. Lähtötietoina ovat olleet nykyiset palvelukuvaukset, joita on päivitetty ennen selvityksen laatimista. Ulkoistamisselvityksessä on määritelty ja rajattu mahdollisesti ulkoistettavat kohteet ja ulkoistamiseen kuuluvat toiminnot. Lisäksi selvitykseen sisältyvät kuvaukset muista Suomessa tehdyistä ulkoistuksista, arvio ulkoistamisesta saatavista säästöistä, arvion miten ulkoistaminen vaikuttaa henkilöstö asemaan ja eläkkeisiin, kuvauksen hankintamenettelystä ja hankintojen johtamis- ja laatujärjestelmästä sekä selvityksen markkinatilanteesta ja mahdollisista tarjoajista. Selvityksen lisäksi työn tuloksena on saatu kilpailutusasiakirjoihin tarvittava alue- ja kohdeluettelo, kuvaus rakenteiden kunnosta, palvelukuvaukset, palvelutasomääritykset, vastuurajat ja johtamisjärjestelmän kuvaus sekä luonnos tarjouspyynnöstä Eläkkeistä pyydetään tarkempi laskelma kuntien eläkevakuutukselta vasta sitten, jos kunnanhallitus päättää jatkaa ulkoistamisprosessia. Mäntsälän kuntatekniikan palveluista suurin osa tuotetaan ulkopuolisin voimin. Kuntatekniikalla on useita sopimuksia eri toimijoiden ja kumppaneiden kanssa. Alihankkijat tekevät noin 60 % käyttötalouteen kuuluvasta työstä; investointien puolella palvelujen ostojen osuus on yli 90 %. Oma organisaatio ei ole kasvanut palvelustrategiassa esitettyjen tavoitteiden mukaisesti johtaen vääjäämättä joko palvelutason alenemiseen tai ostopalvelujen lisääntymiseen. Oman organisaation osalta merkittävää siirtymistä eläkkeelle ei ole näköpiirissä. Ongelmana on myös suuri sairastuvuus. Rekrytoinnit voivat tulevaisuudessa osoittautua haasteellisiksi, koska alalla kun on pulaa osaavasta työvoimasta. Asukkaat eivät ole tyytyväisiä ympäristön ja rakenteiden kuntoon eivätkä saamaansa palveluun. Koko toimintaa kattavia laatujärjestelmiä ei ole eikä henkilöstöä pystytä kouluttamaan riittävästi. Katujen ja kevyenliikenteen väylien korjausvelka on kasvanut merkittävästi ja se on vuoden 2014 selvityksen mukaan n. 9 milj.. Sekä kuntatekniikasta vastaavat että asukkaat haluaisivat panostaa enemmän rakenteiden kunnon ylläpitämiseen ja ympäristön laadun nostamiseen.
Jo tehdyissä kuntatekniikan ulkoistuksissa Suomessa on saavutettu 10 15 %:n säästöt. Mäntsälän tapauksessa tämä merkitsisi käyttötaloudessa n. 200 000 euroa vuodessa käytettäväksi rakenteiden, ympäristön ja palveluiden parantamiseen. Investointipuolella haetaan myös vastaavansuuruista säästöä. Siirtämällä toiminta suuremman ammattiorganisaation hoitoon voidaan palveluiden laatua nostaa nykyistä edullisemmilla kustannuksilla. Ulkoistus on syytä tehdä liikkeenluovutuksena, jolloin koko henkilöstö, kalusto ja sopimukset siirtyvät uudelle toimijalle. Näin varmistetaan Mäntsälän kuntatekniikkaan liittyvän tietotaidon säilyminen kunnan käytössä. Henkilöstön kannalta kyseessä on muutos parempaan. Henkilöstö siirretään liikkeenluovutuksella osaksi oman alansa ammattilaisten johtamaa, paremmin resursoitua organisaatiota, jolla on edellytykset uudistaa työntekijöiden osaamista. Eläke-edut säilyvät, jos kunta päättää maksaa menetettävät edut korvaavasta lisäeläkkeestä. Ulkoistamisella saadaan parempi toiminnan laatu ja resurssit kohdistettua oikein. Asukkaat saavat parempaa palvelua ja toimivamman ympäristön ilman, että vero-rasitus kasvaa. Laaditun selvityksen perusteella kunnan luottamushenkilöt voivat tehdä päätöksen kuntatekniikan hoidon ja kunnossapidon toteuttamisesta tulevaisuudessa. Jos neuvottelujen perusteella havaitaan, että selkeään kustannussäästöön ja tavoitteisiin ei päästä, niin hankinta tullaan keskeyttämään. Mäntsälän kunta käyttää kuntatekniikan ulkoisiin menoihin käyttötaloudessa vuosittain n. 2,2-2,5 miljoonaa euroa ja investointeihin 1,5-4,0 milj. vuodessa. Väestönkasvun seurauksena uusien asuinalueiden ja teollisuusalueiden rakentaminen sekä uusien kevyenliikenteen väylien rakentamiset tulevat kasvattamaan jatkossa kuntatekniikan keskimääräisiä vuosittaisia investointikustannuksia. Investointisuunnitelmassa on myös varauduttu uuden varaston ja konehallin rakentamiseen. Kustannusarvio on alustavasti n. 2,2 milj.. Lisäksi investointisuunnitelmassa on varauduttu n. 300 000 kone- ja laiteinvestointeihin. Kyseisiä hankintoja ei tarvitse toteuttaa, jos kuntatekniikan toiminta liikkeen luovutusperiaatteella ulkoistetaan. Kuntatekniikan ulkoistamiseen liittyvä aikataulu ja hankkeen eteneminen 1. KH 30.3.2015 2. Hankintailmoitus liikkeelle 1.4.-1.5.2015 3. Ohjausryhmä IV 11.5.2015 käsitellään osallistumishakemukset 4. Neuvottelukutsu 13.5.2015 5. Neuvottelut 18.5. 18.6. välisenä aikana 6. Ohjausryhmä V tarjouspyynnön käsittely 26.6. 2015 7. Tarjousaika 1.7. 17.8.2015 8. Sopimusneuvottelut 20.8.-21.8.2015 tarvittaessa 9. Ohjausryhmä VI tarjousten vertailu ti 31.8. 10. Tekninen lautakunta antaa päätösesityksen ja lausunnon
kilpailullisen neuvottelumenettelyn tarjouksista 10.9. (lista 4.9.) 11. KH tekee päätösesityksen syyskuussa valtuustolle 12. KV tekee lopullisen päätöksen lokakuussa Toiminnan ulkoistamisella suuremman ammattiorganisaation hoidettavaksi tavoitellaan: 1. kustannussäästöjä 2. parempaa laatua ja palvelua 3. mahdollisuus keskittyä omaan ydintoimintaan tukipalveluiden tuottamisen sijasta 4. henkilökunnalle lisää kehittymismahdollisuuksia 5. tekemään muutosten toteuttamisesta helpompaa 6. kiinteistä kustannuksista muuttuvampia (joustavuus) 7. yhtenäisempiä työtapoja Ulkoistaminen toteutetaan liikkeenluovutuksena, jolloin on alustavasti harkittu, että kuntatekniikan henkilöstö, kalusto ja sopimukset siirtyvät uudelle toimijalle. Näin varmistetaan Mäntsälän kuntatekniikkaan liittyvän tietotaidon säilyminen kunnan käytössä. Hankintamenettelynä käytetään kilpailullista neuvottelumenettelyä. Ulkoistuksen kohteena on Mäntsälän kunnan kunnossapitovastuulla olevan kuntatekniikan hoito ja huolto, sisältäen seuraavia osakokonaisuuksia: Kadut ja väylät Sillat Puistot ja yleiset alueet Ulkoliikuntapaikat Kunnossapidon pienhankinnat Mahdollisesti osa kunnossapitoinvestoinneista Neuvotteluissa on mukana teknisen lautakunnan puheenjohtaja ja edustaja kunnanhallituksesta ja hankkeen ohjausryhmä. Sopimus on syytä tehdä vähintään viideksi vuodeksi, jotta uudelle toimijalle jää riittävästi aikaa sopeuttaa toiminta ja kattaa toiminnan aloittamiseen liittyvät investoinnit. Osallistumispyynnöllä kiinnostuneita tarjoajia pyydetään jättämään osallistumishakemus. Ilmoittautuneiden joukosta valitaan osallistujat neuvotteluihin, joiden aikana määritetään hankinnan lopullinen laajuus ja hankinnan muut yksityiskohdat. Neuvottelun pohjalta laaditaan tarjouspyyntö. Toimijaksi valitaan kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen jättänyt toimija. Lopullisen päätöksen tarjoajan valinnasta ja sopimuksen tekemisestä tekee Mäntsälän kunnanhallitus ja kunnanvaltuusto. Uuden toimijan on tarkoitus aloittaa vuoden 2015-2016 vaihteessa. (Valmistelija: tekninen johtaja Hannu Seppälä puh. 040-3145934) Kunnanjohtajan päätösesitys: Kunnanhallitus päättää 1. käynnistää kuntatekniikan kilpailullisen neuvottelumenettelyn.
Neuvottelumenettelyn jälkeen pyydetään neuvottelukumppaneilta tarjous. Tarjouspyyntö käsitellään teknisessä lautakunnassa, joka tekee päätösesityksen kunnanhallitukselle ja edelleen valtuustolle. Lopullisen päätöksen tarjoajan valinnasta ja sopimuksen tekemisestä tekee Mäntsälän kunnanhallitus ja kunnanvaltuusto. Uuden toimijan on tarkoitus aloittaa toimintansa vuoden 2016 alussa 2. että, toiminnan ulkoistamisella tavoitellaan kustannussäästöjä, parempaa laatua ja palvelua, mahdollisuutta keskittyä omaan ydintoimintaan, lisätä kehittymismahdollisuuksia henkilökunnalle, helpottaa muutosten toteuttamista ja yhtenäistää työtapoja. Päätavoitteena on saada säästöä nykyisistä kuntatekniikan käyttötalouden ja investointihankkeiden vuosittaisista kustannuksista. 3. valita kunnanhallituksen jäsenen kilpailullisen neuvottelumenettelyn ohjausryhmään Käsittely: Tekninen johtaja Hannu Seppälä esitteli asiaa kokouksessa. Lisäksi asiantuntijana kuultiin Heikki Lonkaa Granlund Oy:stä. Käsittelyn kuluessa kunnanjohtaja muutti esitystään niin, että esitykseen täydennetään yritysvaikutusten arvioinnin tekeminen ennen lopullista päätöksentekoa. Edelleen käsittelyn kuluessa Heta Ravolainen-Rinne esitti asiaan muutosesityksen: " Asia palautetaan valmisteluun niin, että kunnanvaltuusto määrittelee ensin linjansa ulkoistamiseen". Erkki Laukkanen ja Markku Laine kannattivat tehtyä esitystä. Puheenjohtaja rajasi keskustelun asian palauttamiseen. Koska oli tehty aian palauttamista koskeva esitys, puheenjohtaja ehdotti kädennostoäänestystä. Äänestystapa hyväksyttiin. Asian palautuksen puolesta äänesti neljä (Laine, Martniku, Ravolainen-Rinne ja Laukkanen). Käsittelyn jatkamisen puolesta äänesti viisi (Havula, Salmi, Mäkipää, Tilvis ja Warras-Stjernvall). Puheenjohtaja totesi käsittelyn jatkuvan. Marja- Leenä Mäkipää ehdotti ohjausryhmään Veijo Peltolaa. Heta Ravolainen-Rinne esitti seuraavan muutosesityksen: "Mäntsälän kunnan kuntatekniikan hoidon ja kunnossapidon selvitys ei hyväksytä esitystä ja asia keskeytetään ja pyydetään mahdollisimman pian valtuustolle seuraavia periaatteellisia kannanmäärityksiä varten: 1) Onko kuntapalveluja ulkoistamalla valtuuston käsityksen mukaan saavutettavissa sekä parempaa laatua että kokonaistaloudellisia säästöjä? 2) Mitkä ovat niitä kunnan ydinpalveluita, joiden ulkoistamista ei edes harkita ja mitkä niitä, joiden ulkoistamista voidaan harkita. 3) Onko kunnan henkilöstö- ja työnjohdollinen osaaminen ja töiden organisointi sellaisella tasolla, että kuntapalveluja ei nykyisellään kyetä tuottamaan kilpailukykyisellä hinta-laatu -suhteella yksityiseen sektoriin verrattuna. 4) Onko riittävällä tarkkuudella selvitetty esim. kuntatekniikassa ja
kiinteistöhoidossa oman henkilökunnan kykyä ja halua kehittää omaa työtään kustannustehokkaammaksi. Viestit kuntatekniikan kentältä kertovat, että henkilöstön kehittämissuunnitelmiin on suhtauduttu hyvin nuivasti. Ennen mahdollisia ulkoistamispäätöksiä on oltava selvillä yksiselitteinen tieto siitä, millaisia kokonaistaloudellisia säästöjä ja palvelujen parannuksia ulkoistamisella saavutetaan." Erkki Laukkanen ja Markku Laine kannattivat tehtyä muutosesitystä. Koska oli tehty kannatettu muutosesitys, puheenjohtaja ehdotti kädennostoäänestystä. Äänestystapa hyväksyttiin. Ravolainen-Rinteen muutosesityksen puolesta äänesti neljä (Laine, Martniku, Ravolainen-Rinne ja Laukkanen). Kunnanjohtajan muutetun esityksen puolesta äänesti viisi (Havula, Salmi, Mäkipää, Tilvis ja Warras-Stjernvall). Puheenjohtaja totesi kunnanjohtajan muutetun päätösesityksen voittaneen. Päätös: Hyväksyttiin kunnanjohtajan muutettu esitys eli päätökseen lisätään yritysvaikutuksen arvioinnin tekeminen ennen päätöksentekoa. Kunnanhallitus valitsi ohjausryhmän jäseneksi Veijo Peltolan. Puheenjohtaja päätti neuvottelutauosta 18.02-18.10 Merkittiin, että eriävät mielipiteet jätti Heta Ravolainen-Rinne, Markku Laine, Erkki Laukkanen ja Sari Martniku.