Maksullisen koulutuksen hallinnointi- ja julkaisujärjestelmä Yleisesittely ja tilannekatsaus Ohjausryhmä 3.3.2017
Perustiedot Metropolian projekti Peppi-liitännäispalvelun toteuttamiseksi maksullisen koulutuksen tarpeisiin Määrittely 2015 Käynnistyi Avoimen järjestelmäprojektina, joka oli tavoite viedä läpi loppuvuoden 2015 aikana Täydennyskoulutus tuli projektin määrittelyvaiheeseen mukaan kesällä 2015, koska havaittiin, että tarpeet ovat yhteneväiset täydennyskoulutuksen puolella. Tämä osaltaan vaikutti siihen, että kilpailutusta ei ehditty tehdä vanhan puitesopimusjärjestelyn kautta. Kilpailutus 2015-2016 (vanha puitesopimus - no go; CSC:n puitesopimus - no go; avoin kilpailutus - no go; avoin kilpailutus + neuvottelumenettely: toimittaja löytyi) Toimittajana Integration House Oy Toimitusprojekti 11/2016-5/2017 Hyväksymistestaukset 2/2017 ja 5/2017 Tuotantoon Metropoliassa kahdessa osassa 3-4/2017 ja 6/2017
Projektin tavoitteiden ydin Vähentää manuaalista työtä maksullisen koulutuksen hallinnoinnissa Suunnitteluprosessi ensimmäisellä kierroksella työläs, helpottuu jatkossa Opiskeluoikeus-, henkilö- ja ilmoittautumistietojen automaattinen sisäänluku järjestelmään Parantaa maksullisen koulutuksen saavutettavuutta ja maksullisen koulutuksen opiskelijoiden palveluita Vähentää päällekkäisten järjestelmien määrää Tuottaa kattava kokonaiskuva Metropolian maksullisen koulutuksen volyymista - helpottaa raportointia
Erilliset sovellukset ( office -suunnittelu, elomake, Winha) Manuaalinen työ Yksi ekosysteemi Sähköinen asiointi ja automatisointi Tiedon laadun parantuminen Sovelluksen tarjoaminen myös muille korkekouluille Maksullisen liiketoiminnan kasvu Kustannusten aleneminen
Aikataulu ja projektin riippuvuudet Peppi-ekosysteemin muuhun kehittämiseen Avoimen osalta tuotantokäyttö suunnitteluosion osalta näyttäisi olevan mahdollista huhtikuun alussa ja ilmoittautumiset ja maksut kesäkuusta eteenpäin vaikutukset ilmoittautumisten avaamisajankohtiin Projektissa edelleenkehitetään täydennyskoulutuksen tarpeita varten toisessa Peppi-ekosysteemin kehitysprojektissa (PeppiPlus-projektissa) toteutettuja erillisen opintokokonaisuuden toiminnallisuuksia PeppiPlus-projekti on viivästynyt ja toimitusprojektissa ei ole sen vuoksi vielä päästy aloittamaan tarvittavaa jatkokehitystä täydennyskoulutuksen tarpeisiin (mm. tuntiperustaiset koulutukset) Täydennyskoulutuksen osalta on aiheellista pohtia ajankohtaa, jolloin tuotantokäyttöön kannattaa siirtyä. Projektipäällikön arvion mukaan riskittömin vaihtoehto olisi tähdätä kalenterivuoden 2018 alkuun syksyn 2017 asemesta
Peppi-ekosysteemiin uutta projektista Pääkäyttäjän työpöydän toiminnallisuudet Ohjaustiedot maksullisen koulutuksen hallinnointiin (mm. maksujen ja ilmoittautumisaikojen oletustiedot) Suunnittelijan työpöydän toiminnallisuudet Maksullisen koulutuksen tarjonnan suunnittelu ja julkaisu, ns. ilmoittautumisen kohteiden luominen ja kiintiöiden hallinta (demo) Opettajan työpöydän toiminnallisuudet Täsmennyksiä ilmoittautumisten hallintaan Opiskelijan työpöydän toiminnallisuudet Maksullisen koulutuksen opiskelijoille riisuttu hops-työväline Asiakkaan työpöydän toiminnallisuudet Ilmoittautumis- ja maksujärjestelmä Korkeakoulupalveluiden työpöytä ns. välivarastoon lisänäkymä maksullisen koulutuksen järjestelmän ilmoittautuneiden käsittelyyn
Projektiorganisaatio Ohjausryhmä Katri Luukka, pj. (31.12.2016 sakka Taru Ruotsalainen) Kauko Ojanen (kesä 2016 saakka Markus Utrio) Jaakko Rannila Heikki Valmu Sihteerinä projektipäällikkö Lauri Stigell, Edumate Consulting Oy Projektiryhmä Lauri Stigell, projektipäällikkö (elokuu 2015 saakka Elina Virtanen) Tero Hakkarainen Marjaana Hanki Petra Heino Päivi Inkilä Anna Leukumaavaara Tiina Niskanen Virve Prami Päivi Tenhunen-Marttala Maarit Vallinkoski
Aikataulu Ks. kuva wikissä
Projektin yleiskuva Kustannukset Laatu Aikataulu Milestone 1 aikana tehty noin 10 htp:n lisätilaus (scopen laajennus) toimittajalta. Ei vaikutusta kokonaisbudjettiin Projektipäällikön resurssia mennyt erityisesti tammi-helmikuussa budjetoitua enemmän, toimintakäytännöistä sovittu tilaajan kanssa Milestone 1 osalta 1.3. hyväksymistestauksen tulokset antavat mahdollisuuden arvioida laatua. Ennakkotietojen perusteella tilanne näyttää varsin hyvältä. Erittäin tiivistahtinen projekti ei mahdollista vatulointia eikä virheaskelia - tai sivustamäärityksiä. Muutostarpeet käsitelty muutoshallinnan kautta ja ainoastaan sellaiset, joilla ei vaikutusta kokonaisaikatauluun, voidaan sisällyttää toimitusprojektin aikana toteutettaviksi
Käyttöönottosuunnitelma Milestone 1 ominaisuudet Staging-asennus maaliskuun loppupuolella Tuotantoasennus viimeisen testi-/varmistuskierroksen jälkeen maalis-huhtikuun vaihteessa Milestone 2 ominaisuudet Koulutukset Staging-asennus toukokuun loppupuolella Tuotantoasennus kesäkuussa Koulutukset eivät toimitusprojektin scopessa, mutta kuuluvat kokonaisuudessaan luonnollisesti projektiin. Vastuu Metropolian asiantuntijoilla. Koulutusten suunnittelu käynnissä, koulutukset käynnistetään, kun staging-asennus milestone 1 osalta tehty Kohderyhmänä maksullisen koulutuksen suunnittelu- ja hallinointiprosessista vastaavat (kuten pääkäyttäjät, tutkintojen vuosisuunnittelijat, tutkintovastaavat, avoimen ja täydennyskoulutuksen suunnittelijat ja assistentit) Kontaktikoulutukset ja Skype-klinikat
Viestintä Projektin etenemisestä viestitty säännöllisesti tietohallinnon tiedotteissa Vaiheiden valmistumisen yhteydessä - osana koulutuksia - viestintää tehostetaan edelleen Metropolian ulkopuolelle viestintä ollut niin ikään kysyntäperusteisesti hyvin aktiivista Peppi-konsortion jäsenkorkeakoulujen suuntaan