Fingridin Verkkotoimikunnan kokous Fingridin toimittajavalinta ja - arviointi
Toimittajavalinta ja -arviointi 1. Toimittajien rooli Fingridin verkonrakentamisessa ulkoistetun toimintamallin haasteet (PAS/ISO) 2. Toimittajan soveltuvuus ja valinta menettelyt: puitejärjestelyt, toimittajarekisterit, erillishankinnat kilpailutus ja tarjouksen kelpuutus tarjouksen vertailutekijät: suorat ja epäsuorat 3. Projektiarviointi arvioitavat aihealueet tapa toimia
Ulkoistukseen perustuva toimintamalli ja sen haasteet
Verkon suunnittelu, kunnossapito ja rakentaminen vuosittain 500-700 henkilötyövuotta osaavilta alan toimittajilta Kalajoki-Siikajoki 400 kv Siikajoki-Pyhänselkä 400 kv Taivalkoski & Ossauskoski Vajukoski Hirvisuo-Kalajoki 400 kv Jylkkä Tuovila & Pyhänselkä Hirvisuo Hirvisuo SC Kristinestad Petäjävesi Mänttä Alajärvi johtojärjestelyt Melo Länsisalmi Hikiä-Forssa 400 + 110 kvespoo Petäjäskoski Johtojärjestelyt Isokangas Isokangas-Harakkaperä Seitenoikea+Nuojua Koivisto-Vihtavuori Varkaus Koivisto & Vihtavuori Yllikkälä Lavianvuoren johtojärjestelyt Kiikanlahti Johtojärjestelyt Siikajoki kartalla 2016-2017 valmistuvia kohteita ja niiden urakoitsijoita
Toimittajan soveltuvuuden toteaminen Toimittajaorganisaation talous ja taustat (ml. tilaajavastuu) laatujärjestelmä ja vastuullisuussitoumus henkilöresurssit ja kalusto avainhenkilöt ja osaaminen referenssit Toimittajarekisteriin kelpuutettu toimittaja saa automaattisesti uudet tarjouspyynnöt Puitesopimukset suunnittelu työmaiden jätehuolto putoamissuojaustarvikkeet erikoispalvelut Toimittajarekisteri verkon kunnossapitoon voimajohdot/sähköasemat A/B-luokat + raivaus Toimittajarekisteri verkon rakentamiseen voimajohdot/sähköasemat A/B-luokat + vj-yleissuunnittelu Mittavat erillishankinnat muuntajat, reaktorit, johtimet erillisen esivalinnan kautta
Kilpailutus ja toimittajan valinta Tarjouspyyntö käytössä toimittajarekisteriin perustuva neuvottelumenettely pääsääntöisesti avaimet käteen urakoita, kuitenkin täydennettynä osin Fingridin erillishankinnoilla ja kasvavalla määrällä tyyppirakennepiirustuksia sähköasemat ja voimajohdot (mukaan lukien johtojärjestelyt) erillisissä urakoissa tarjousaika tyypillisesti n. 2 kk tarjouspyynnössä on yksilöity evaluointikriteerit suorat ja ns. epäsuorat projektikustannukset Tarjous tarjouksesta löydyttävä pakolliset dokumentit: hintalomakkeet ja maksuerätaulukko, tarjoustakuu (jos vaadittu), projektiorganisaatio sekä muut hinnoitteluun vaikuttavat lomakkeet tarjouksessa tulee kertoa projektiorganisaatio ja sen tulee olla käypä (avainhenkilöt ja heidän näytöt, riittävät resurssit) sekä projektiaikataulu Neuvottelu ja hankintapäätös parhaan tarjouksen/tarjousten osalta käydään hankintaneuvottelu, jossa varmistutaan yhteisymmärryksestä kaikille tarjonneille jaetaan hankintapäätös
Esimerkki tarjousvertailutaulukosta TARJOUSTEN VERTAILU Pisteytys Tarjous 1 Tarjous 2 Tarjous 3 Tarjous 4 Tarjous 5 Tarjous 6 7Tarjous 3 Tarjousten vertailu (Criteria for the award of the contract, ITT cl. 10) Suorat projektikustannukset tarjoushinta euro 4 202 000 3 932 151 4 682 000 4 561 000 4 404 210 4 835 000 4 078 500 rahoituskustannukset euro 249 219 246 303 340 321 295 148 265 520 321 415 270 254 Suorat kustannukset yhteensä 4 451 219 4 178 454 5 022 321 4 856 148 4 669 730 5 156 415 4 348 754 Epäsuorat projektikustannukset min...max Laatupisteet aiemmista toimituksista (projektiarvioinnin tähdet 3 vuoden ajalta, lähtötilanne 2 *) 0...+5 4 2 4 4 3 3 2 Yhtiön kokemus/referenssit pohjoisista olosuhteista (60. leveysasteen pohjoispuolelta) 0...1 1 1 1 1 1 1 1 Yhtiön kokemus harustetuista pylväistä (johtoprojekteissa), Fingridin relesuojauksesta ja piirikaavioista (sähköasemat) 0...1 1 1 1 1 1 1 1 Projektiorganisaatio/suunnittelu: toimittajan oma kompetenssi ja resurssit käytössä ml. relesuojausosaaminen 0...2 2 1 2 2 2 1 1 Projektiorganisaatio/asennustyöt, koestus ja käyttöönotto: toimittajan oma kompetenssi ja resurssit käytössä 0...2 1 1 2 2 2 0 2 Projektiorganisaatio/rakennustyöt: oma rakennusvalvonta 0...1 1 1 1 1 1 1 1 Työmaan valmiudet toimia Suomen kielellä 0...2 2 2 2 2 2 2 2 Epäsuorat kustannukset yhteensä 14 12 9 13 13 12 9 10 Epäsuorissa projektikustannuksissa käytetyt pisteet perustuvat tarjouksissa ilmoitettuihin tietoihin ja ainoastaan tarjousneuvotteluihin osallistuneiden kanssa sekä tarjoustarkennuskysymyksiin vastanneilta ne on varmistettu paikkaansa pitäviksi Yhteenveto Suorat kustannukset yhteensä euro 4 451 219 4 178 454 5 022 321 4 856 148 4 669 730 5 156 415 4 348 754 Epäsuorat kustannukset euroina (max 14 % kustannusarviosta) euro 96 000 240 000 48 000 48 000 96 000 240 000 192 000 Kokonaiskustannus euro 4 547 219 4 418 454 5 070 321 4 904 148 4 765 730 5 396 415 4 540 754 Suhteellinen hinta verrattuna halvimpaan 1,029 1,000 1,148 1,110 1,079 1,221 1,028 Kalliimpi kuin halvin euro 128 764 0 651 867 485 693 347 275 977 960 122 299 Kalliimpi kuin halvin % 2,91 0,00 14,75 10,99 7,86 22,13 2,77
Projektiarviointi noin 10 vuotta sitten uudistettiin investointiprojektien tarjousten vertailukriteerejä tahtotilana oli saada vertailuun mukaan hyvästä laadusta palkitseva elementti kuitenkin siten, että se perustuisi todellisuuteen eikä vain lupauksiin laatupisteet aiemmista projektisuorituksista hyvittää aiempaa kokemusta ja Fingrid-spesifistä osaamista sekä palkita urakoitsijoita, joilla ydinosaaminen hoidetaan oman organisaation voimin (riskin rajaus) pisteet projektiorganisaatiosta näistä ajatuksista muotoutui edellisen sivun taulukon epäsuorat projektikustannukset laadun osalta lähtötilanne oli, että FG:ssä oltiin pääsääntöisesti tyytyväisiä projektien lopputulokseen niin teknisen laadun kuin aikataulunkin osalta, mutta projektien aikana oli kuitenkin "laaduttomuutta" erillisen sisäisen pohdinnan tuloksena mietittiin osa-alueet, joita tultaisi arvioimaan projektin aikana säännöllisesti 8 9.9.2016
Arvioitavat osa-alueet projektin aikana Projektiaikainen arviointi pisteytys PROJEKTIHALLINTA Projektiaikataulu: sen mukaan toimiminen ja eteneminen sekä sen päivittäminen 0...2 Työmaaraportointi: ajantasaista ja oikeaa ja saatavilla yhteisesti sovitun menettelyn mukaisesti 0...2 Kytkentöjä vaativien töiden ennakkosuunnittelu 0...2 Kytkentöjen ajoitus ja kesto yhteisesti sovitun aikataulun mukaisesti 0...2 SUUNNITTELU Suunnitteludokumenttien toimitus yhteisesti sovitun aikataulun mukaisesti 0...2 Dokumenttien toimitus järkevinä, virheettöminä kokonaisuuksina ja toimittajan oman tarkastuksen läpikäyneinä 0...2 Dokumenttien päivitys, muutokset ja version hallinta 0...2 LAADUNVARMISTUS, MATERIAALIHALLINTA JA ALITOIMITUKSET/ALIURAKAT Materiaalitoimittajat ja aliurakoitsijat hyväksytty yhteisesti sovitun aikataulun mukaisesti 0...2 Laadunvarmistuskokeet (FAT/SAT), materiaali- ja alitoimitukset yhteisesti sovitun aikataulun mukaisesti ajoissa 0...2 Materiaalien/alitoimituksen laadunvarmistus ja FAT/SAT: valvonta suoritettu, materiaalit ok, dokumentit tarkastettu, sisällöltään ok ja toimitettu FG:lle 0...2 TYÖMAA JA RAKENTAMINEN Urakoitsijan erityistä kiitosta ansaitsevat huomiot, innovaatiot ja toimenpiteet (+) + kpl Urakoitsijan aiheuttamat projektinaikaiset käyttöhäiriöt (-) - kpl Työtapaturmat (-) - kpl Ristiriidat työmaan toiminnan, turvallisuussuunnitelman, ympäristö- ja turvallisuusehtojen välillä (=toiminta poiketen omista suunnitelmista) (-) - kpl Ristiriidat työmaan toiminnan ja FG-speksin/ asennusohjeiden suunnitelmien/ piirustusten välillä (=toiminta poiketen omista suunnitelmista) (-) - kpl Poikkeamat hyvistä työ- ja asennustavoista (-) - kpl projektipäällikön vastuulla tehdä työmaakokousten rytmissä (yleensä kuukausittain) arvio urakoitsijan suoriutumisesta ja kirjata perusteet
Arvioitavat osa-alueet projektin lopussa vastaanotto/käyttöönotto/loppudokumentointi Projektin loppuarviointi Vakavat puutteet vastaanotto/käyttöönottotarkastuksessa -5 tai 0 Muut puutteet vastaanotto/käyttöönottotarkastuksessa -2, 0, +2 Käyttöönotto sopimuksen tai muutoin yhteisesti sovitun aikataulun mukaisesti -2, 0, +2 Loppudokumentoinnin toimitus: sisältö ok, ajoissa (1 kk/paperi + 2 vkoa/fg + 2 vkoa/paperi&sähk), virheetön -2, 0, +2 Mutu-arvio projektin sujumisesta: esim lisälaskutusherkkyys, reagoimiskyky, osallistuminen keskeytyssuunnitteluun, joustavuus, innovatiivisuus, tilaajan havaitsemien poikkeamien käsittely 0...5 mutu-arvio sisältää Fingridin projektiryhmän jäsenten subjektiivisen arvion projektin sujumisesta omasta roolistaan katsottuna projektinaikainen arviointi (max. 20p) ja loppuarviointi (max 11 p) ynnätään yhteen, ja yhteispisteistä muodostuu projektin "arvosana" 0...5 tähteä (0...7p nolla tähteä, 8...12 p *, 13...17 p **, 18...22 ***, 23..27****, 28...31*****)
Esimerkki kirjauksista pitkässä projektissa Projektikokouksia tai työmaatarkastuksia P1 P2 P3 P4 P5 P6 P7 P8 P9 P10 P11 P12 P13 P14 P15 P16 P17 P18 P19 P20 P21 P22 P23 P24 P25 lkm S KA 0...2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 25 50 2 0...2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 25 50 2 0...2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 17 34 2 0...2 0 2 2 2 2 2 2 2 8 14 1,75 0...2 2 2 2 2 2 1 2 2 2 2 2 2 2 13 25 1,92 0...2 2 1 0 1 2 2 2 2 2 2 2 2 12 20 1,67 0...2 2 1 2 0 2 2 2 2 2 2 2 11 19 1,73 0...2 2 1 1 1 4 5 1,25 0...2 1 2 2 2 1 2 2 2 2 9 16 1,78 0...2 0 0 2 2 2 2 2 0 2 2 2 11 16 1,45 + kpl 1 1 1 1 1 1 5 6 - kpl -2 1-2 - kpl -1-1 -1-1 4-4 - kpl -1 0 0 1 0 0-1 0 0-1 -2 0 0 1 0 0 1 0 0 1 0 0 1 23 0 - kpl -1 1-1 - kpl -1-1 2-2 171 249 15
pisteytys Esimerkki kokonaisarviosta Projektiaikainen arviointi 18,8 Projektin loppuarviointi 7,2 Kokonaisarvio 26,0 pistettä tähditys: 0...7p nolla tähteä, 8...12 *, 13...17 p **, 18...22 ***, 23..27****, 28...31***** Projektikokouksia tai työmaatarkastuksia Projektiaikainen arviointi P1 P2 P3 P4 P5 P6 p7 p8 p9 p10 p11 p12 p13 p14 p15 p16 p17 p18 p19 p20 p21 p22 p23 p24 p25 p26 p27 lkm S KA PROJEKTIHALLINTA Projektiaikataulu: sen mukaan toimiminen ja eteneminen sekä sen päivittäminen 0...2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 26 52 2 Työmaaraportointi: ajantasaista ja oikeaa ja saatavilla yhteisesti sovitun menettelyn mukaisesti 0...2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 20 40 2 Kytkentöjä vaativien töiden ennakkosuunnittelu 0...2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 16 32 2 Kytkentöjen ajoitus ja kesto yhteisesti sovitun aikataulun mukaisesti 0...2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 18 36 2 SUUNNITTELU Suunnitteludokumenttien toimitus yhteisesti sovitun aikataulun mukaisesti 0...2 2 2 2 3 6 2 Dokumenttien toimitus järkevinä, virheettöminä kokonaisuuksina ja toimittajan oman tarkastuksen läpikäyneinä 0...2 2 2 2 3 6 2 Dokumenttien päivitys, muutokset ja version hallinta 0...2 2 2 2 4 2 LAADUNVARMISTUS, MATERIAALIHALLINTA JA ALITOIMITUKSET/ALIURAKAT Materiaalitoimittajat ja aliurakoitsijat hyväksytty yhteisesti sovitun aikataulun mukaisesti 0...2 2 2 2 4 2 Laadunvarmistuskokeet (FAT/SAT), materiaali- ja alitoimitukset yhteisesti sovitun aikataulun mukaisesti ajoissa 0...2 2 2 2 2 2 1 6 11 1,83 Materiaalien/alitoimituksen laadunvarmistus ja FAT/SAT: valvonta suoritettu, materiaalit ok, dokumentit tarkastettu, sisällöltään ok ja toimitettu FG:lle 0...2 2 2 2 4 2 TYÖMAA JA RAKENTAMINEN Urakoitsijan erityistä kiitosta ansaitsevat huomiot, innovaatiot ja toimenpiteet (+) + kpl 1 1 1 3 3 Urakoitsijan aiheuttamat projektinaikaiset käyttöhäiriöt (-) - kpl 0 0 Työtapaturmat (-) - kpl 0 0 Ristiriidat työmaan toiminnan, turvallisuussuunnitelman, ympäristö- ja turvallisuusehtojen välillä (=toiminta poiketen omista suunnitelmista) (-) - kpl -1-1 -1 0 0 1 6-2 Ristiriidat työmaan toiminnan ja FG-speksin/ asennusohjeiden suunnitelmien/ piirustusten välillä (=toiminta poiketen omista suunnitelmista) (-) - kpl -1-1 2-2 Poikkeamat hyvistä työ- ja asennustavoista (-) - kpl 0 0 Projektiaikainen arviointi yhteensä 109 195 19 Projektin loppuarviointi Vakavat puutteet vastaanotto/käyttöönottotarkastuksessa -5 tai 0 0 Muut puutteet vastaanotto/käyttöönottotarkastuksessa -2, 0, +2 2 Käyttöönotto sopimuksen tai muutoin yhteisesti sovitun aikataulun mukaisesti -2, 0, +2 2 Loppudokumentoinnin toimitus: sisältö ok, ajoissa (1 kk/paperi + 2 vkoa/fg + 2 vkoa/paperi&sähk), virheetön -2, 0, +2 0 PP AM JM KM SM max ilman plussia ja miinuks ia 20 Mutu-arvio projektin sujumisesta: esim lisälaskutusherkkyys, reagoimiskyky, osallistuminen keskeytyssuunnitteluun, joustavuus, innovatiivisuus, tilaajan havaitsemien poikkeamien käsittely 0...5 3 4 3 4 3 2 Projektin loppuarviointi yhteensä 7,2 max 11
Toimittajan valinta ja arviointi Tähän mennessä... järjestelmän mukainen arvio on tehty yli sadasta projektista keskiarvo projektikohtaisista arvioista liukunut ylöspäin osalla urakoitsijoista pisteytyksen tilanne ja lopputulos on viety oman yhtiön tulosseurantaan urakoitsijan tarjousvertailuun tulee keskiarvo aiemmista päättyneistä projekteista Uutta toisiopuolen kompetenssivaatimuksia täsmennetty jo toimittajarekisterivaiheeseen painopiste aiempaa enemmän pääurakoitsijoiden projektiorganisaatioon ja avainhenkilöihin aliurakoitsijoihin laatu- ja turvallisuusasioihin vastuullisuusehtoihin tiukoissa urakkakilpailuissa laatupisteet voivat olla ratkaiseva tekijä
Kiitos! Fingrid Oyj Läkkisepäntie 21 00620 Helsinki PL 530, 00101 Helsinki Puh. 030 395 5000 Fax. 030 395 5196