STUDENT LIFE -KEHITTÄMISPROSESSI LAADUNHALLINNAN ITSEARVIOINTIRAPORTTI KESÄKUU 2014 1. KUVAUS TOIMINNAN TAVOITTEET Ajatus Student Life -kehitystyöstä syntyi Jyväskylän yliopiston rehtorin Aino Sallisen aloitteesta ja yliopiston hallituksen puheenjohtaja Jorma Rantasen työhyvinvoinnin erityisasiantuntemuksen pohjalta. Taustalla oli myös Opetus- ja kulttuuriministeriön uudistustyö, jossa opintojen edistymistä oltiin sisällyttämässä yliopistojen rahoitusmalliin mittariksi. Student Life kehitystyön lähtökohtana on, että pelkkä sisällöllisesti ja pedagogisesti laadukas opetus ei riitä, vaan yliopiston tulee omalta osaltaan huolehtia myös opiskeluolosuhteista, opiskelijoiden opiskelukyvystä ja hyvinvoinnista. Lisäksi on tärkeää varmistaa, että opinnot antavat opiskelijalle mahdollisimman hyvät valmiudet työelämään. Kytkentä yliopiston strategiaan Jyväskylän yliopisto haluaa olla tunnettu opiskelijoistaan kokonaisvaltaisesti hyvää huolta pitävänä yliopistona. Jyväskylän yliopiston strategiassa Laatua ja liikettä - Jyväskylän yliopisto 2017 linjataan, että Student Life toimintamallin avulla luodaan optimaaliset edellytykset oppimiselle ja tuetaan opiskelijoiden monipuolista kehittymistä, aktiivista toimijuutta sekä oman ja yhteisen hyvinvoinnin edistämistä. Student Life mainitaan myös yliopiston strategian toimenpideohjelmassa (2013-2014) erityisesti opiskelijoiden hyvinvoinnin ja opetuksen sisällöllisen kehittämisen alueilla. Rehtori Aino Sallinen on määritellyt asettamiskirjeessään Student Life -kehittämistyön tavoitteet seuraavasti (nettiliite1): Student Life -konseptin yleisenä tavoitteena Jyväskylän yliopistossa on luoda optimaaliset edellytykset akateemiselle opiskelulle ja siinä tapahtuvalle oppimiselle sekä tukea myös muilla tavoin opiskelijoiden kehittymistä ja kasvua hyvinvoiviksi ja eheiksi yksilöiksi sekä monipuolisiksi osaajiksi. Student Life -työ sisältää kaiken sen yliopiston tai sen kumppaneiden tekemän toiminnan, jota tehdään Jyväskylän yliopiston opiskelijoiden opiskelun ja hyvinvoinnin tukemiseksi ja edistämiseksi. Siihen sisältyy toisaalta jo olemassa oleva ja vakiintunut toiminta, sen täydentäminen, sekä kokonaan uusien toimintamallien kehittäminen. Yksi konseptirakenteen kehittämisen osa ovat erilaiset ja erimuotoiset kehittämispilotit ja -projektit, joita on yhteensä 12. Tässä laadunhallinnan itsearvioinnissa keskitytään kuitenkin arvioimaan Student Life - konseptin kehittämisprosessia, ei toimintaa kokonaisuudessaan. 1 (9)
LAADUNHALLINNAN KESKEISET MENETTELYTAVAT Arvioimme tässä Student Life -kehitystyötä kahdessa osassa, sillä toimintatapaa uudistettiin käynnistysvaiheen (2010-2012) kokemusten perusteella jatkokehitysvaiheessa (2013-). Käynnistysvaihe (2010-2012) kehitysteemojen määrittely (Innovatiivisten opetus- ja oppimisympäristöjen kehittäminen; Opiskelijan hyvinvoinnin ylläpitäminen ja edistäminen; Opiskelijan kasvun tukeminen monipuoliseksi osaajaksi; Vertaistuen ja neuvonta- sekä ohjauspalvelujen kehittäminen) teemaryhmät ja niiden tavoitemäärittely (nettiliite 3) teemaryhmien toteutettaviksi esittämien pilottien tarpeellisuuden ja merkittävyyden kommentointi ja arviointi kohderyhmäedustajilla (JYY) tehtyjen pilottiesitysten arviointi ja esivalinta vuosittaiset rehtoritapaamiset, joissa täsmennettiin toimintalinjauksia ja toteutettaviksi valittavien pilottien lopullinen valinta pilottien etenemiseen seuranta ja väliraportointi ohjausryhmälle teemaryhmien toiminnan itsearviointi käynnistämisvaiheen lopussa toiminnan itsearviointi ohjausryhmässä ja raportointi käynnistämisvaiheen lopussa toiminnan uudelleenlinjaukset itsearvioinnin perusteella jatkokehitysvaiheeseen Käynnistysvaiheen 2010-2012 itsearviointi tiivistetään loppuraportissa (nettiliite 4) seuraavasti: Saaduissa arvioissa todetaan aiheen laaja-alaisuus ja kokonaisvaltaisuus, joka toisaalta on vahvuus (kokonaisuuden käsittely ilman tiukkaa ennakkorajausta), toisaalta haaste (tehtäväkentän rajaus ja fokusointi). Tavoiteasettelu neljään aihealueeseen on koettu osuvaksi, ja sen uudistamiseen ei ole noussut tarvetta. Opiskelujoustavuuden kehittäminen sen sijaan nousi esille uutena teemana. Arvioiden ja kokemusten perusteella voidaan todeta, että tehtäväkentän jäsennys ja tavoiteasettelu oli lähtökohdiltaan toimiva, vaikkakin hyvin laaja, jopa haastava. Luonnollisesti kokonaiskuva aihealueesta on prosessin aikana tarkentunut ja täsmentynyt. Jatkokehitysvaihe 2013 lähtien ohjausryhmän täydentäminen ja pääkohderyhmän (opiskelijat) edustuksen vahvistaminen kontekstuaalinen työtapa käytännön vastuuyksiköiden, ydinkohderyhmän (opiskelijoiden) ja alan asiantuntijoiden kanssa toiminnan vaikuttavuuden arvioinnin parantaminen tutkimusperustaisuutta vahvistamalla pilottien etenemiseen seuranta ja väliraportointi ohjausryhmälle Student Life -kehitystyössä laatua varmistavia pysyviä menettelytapoja on kaksi: 1. kontekstuaalinen ja osallistava toimintatapa 2. toimintaa tarkasteleva tutkimus ja palauterakenteet Kontekstuaalisen ja osallistavan toimintatavan mukaan pilotteja ja projekteja tehdään tarvelähtöisesti ja yhteistyössä niiden toimijoiden kanssa, joiden työhön kehittämisen kohteena olevat toiminnot sisällöllisesti kuuluvat. Pilotoimalla hankitaan käyttökokemuksia, varmistetaan merkityksellisyys ja hiotaan toimintamallia ennen sen juurruttamista laajemmalle. Vuorovaikutteinen toiminta varmistaa myös jatkuvan palautteen ja sen soveltamisen käytäntöön. Laadunvarmistuk- 2 (9)
sen keskeinen väline on siis mahdollisimman tiivis yhteistyö sekä henkilöstön että opiskelijoiden kanssa. Toimintaa tarkasteleva tutkimus ja palauterakenteet. Tutkimusperustaisuuden halutaan näkyvän kehittämistyössä kahdella tavalla. Aiempi tutkimus antaa tietoa kehittämisen kohteista ja soveltuvista toimintamalleista. Pilottien ja kehittämisprojektien liitetyllä tutkimuksella saadaan palautekyselyitä syvällisempää tietoa toiminnan vaikutuksista. Palautekyselyt taas antavat suoraa tietoa pilottien ja projektien toimivuudesta. Niiden tuloksia käytetään usein suoraan toiminnan jatkokehittämisessä. Tarkempi kuvaus toteutettavista tutkimuksista ja palauterakenteista on koottu nettiliitteelle 5. Toimijat ja laatutyö Tässä tarkastelussa keskitytään Student Life -kehittämisprosessiin, jolloin tarkastelu rajataan koskemaan yksinomaan kehitystyössä mukana olevia toimijoita. Rehtori Student Life -kehittämistyö on rehtorin nimeämä ja johtama erillisprosessi. Rehtori nimeää ohjausryhmän ja myöntää resurssit työssä toteutettaville piloteille ja projekteille. Ohjausryhmä raportoi rehtorille säännöllisesti vähintään kerran vuodessa. Rehtoria konsultoidaan keskeisissä ja merkittävissä toimenpiteissä. Ohjausryhmä Sekä käynnistysvaiheeseen että jatkokehitysvaiheeseen nimettiin omat ohjausryhmät (nettiliitteet 6 ja 7). Ohjausryhmä osallistuu laatutyöhön toiminnan itsearvioijana (raportti 2012), toimintojen linjaajana ja ohjaajana sekä tutkimusperustaiseen työskentelytapaan valmentajana. Ohjausryhmän puheenjohtajan, varapuheenjohtajan ja muiden jäsenten kautta Student Life -kehittämistyö on suorassa yhteydessä yliopiston ylimpään johtoon ja sen strategiseen kehittämiseen. Student Life -ohjausryhmän rooli on merkittävä myös käytännön työn edistäjänä, sillä työote keskusteleva ja osallistuva. Ohjausryhmä kokoontuu 4-6 viikon välein ja sen kokouksiin osallistuvat myös kaikki suunnittelijat. Kokousmuistiot on kaikkien yliopistolaisten nähtävillä Student LIfe - ohjausryhmien nettisivuilla (nettiliitteet 8 ja 9). Strateginen kehittäminen -vastuualue Student Life -kehittämistyö kuuluu yliopiston strategisen kehittämisen vastuualueelle. Tehtävässä toimii kolme suunnittelijaa, joiden esimiehenä toimii strategiajohtaja. Yksikön muut toiminnot, erityisesti saavutettavuuden, kansainvälistymisen, IT-kehityksen ja tietovarannon/institutional Research -tutkimuksen asiantuntemus ja koulutusbarometrit, tukevat Student Life -työtä. Student Life -suunnittelijat Kehitystyön suunnittelusta ja toteutuksesta vastaa kolmen suunnittelijan ryhmä, joka työskentelee strategisen kehittämisen vastuualueella. Kullakin suunnittelijalla on omaan asiantuntemukseen linkittyvä tehtäväalueensa. Teemaryhmät Teemaryhmät toimivat käynnistysvaiheen aikana, jonka lopulla ne olivat mukana itsearviointiprosessissa. Käynnistysvaiheessa työkenttä jaettiin neljään teema-alueeseen, jolle kullekin ohjausryhmä kutsui oman teemaryhmänsä (nettiliite 3). Ryhmien tehtävänä oli tarkastella kehittämistarpeita omalta teema-alueeltaan, tehdä esityksiä kehittämispiloteiksi ja edesauttaa niiden toteuttamista. 3 (9)
Yksiköt ja asiantuntijat yliopistolla ja sen ulkopuolella Pilottien ja projektien toteutukseen osallistuu lukuisa joukko yliopiston ainelaitoksia ja yksiköitä sekä yhteistyökumppaneita yliopiston ulkopuolelta. Kun teemaryhmärakenteesta luovuttiin jatkokehitysvaiheessa, ryhmän toimijoiden rooli on korostunut ja toiminta monimuotoistunut. Pilotteja ja projekteja toteutetaan kiinteässä yhteistyössä yliopistoyhteisön kanssa. Työssä hyödynnetään kulloiseenkin teemaan paneutuneiden tutkijoiden ja asiantuntijoiden osaamista. Sen lisäksi osa kehitystyöstä tehdään ainelaitoksilla, tiedekunnissa ja yliopistopalveluissa mm. yhteisopetuksena. Jyväskylän yliopiston ylioppilaskunnan rooli on keskeinen. Se toimii tärkeänä verkostokumppanina, ideoijana sekä toiminnan arvioijana. Se arvioi uudet pilottiesitykset kohderyhmäarvioijana. Ylioppilaskunta on mukana ohjausryhmässä erityisen vahvalla edustuksella (kaksi edustajaa). Lisäksi ylioppilaskunnan edustajien kanssa pidetään säännöllisiä työpalavereja, kehitetään tuutorointia, järjestetään yhteisiä tilaisuuksia ja tiedotetaan toiminnasta opiskelijoille. Hyvisten eli yliopiston hyvinvointiohjaajien (yhteensä 37 henkilöä) työnlaadunhallintaa pyritään varmistamaan ainelaitosten resurssoimalla ja kohdennetulla työajalla. Hyviksenä toimiva kohdentaa työsuunnitelmassaan 35 h hyvis-työhön. Tämän lisäksi hyvisten työnlaatua tuetaan opiskelijoiden hyvinvointia tukevalla koulutuksella, ajankohtaisen tiedon välittämisellä, työnohjauksella ja YTHS:n tarjoamalla konsultaatiolla. Kokkolan yliopistokeskus Chydenius -yksiköllä toimii oma kehittämistiiminsä omalla tehtäväalueellaan (verkkotentin ja KV-hops -mallin kehitys). Tähän ryhmään kuuluvat myös projekteihin osallistuvat ainelaitosten tutkijat ja opinnäytetyötään tekevät opiskelijat. 2. ARVIOINTI Student Life -työn tavoiteasettelu on lavea, mikä toisaalta kuvaa hyvin tehtävän laajuutta ja moniulotteisuutta, mutta toisaalta vaikeuttaa tavoitteiden konkretisointia ja sitä kautta hankaloittaa tavoitteiden toteutumisen arviointia. Yhteistoiminta toimii osittain varmistuksena sille, että tehdyt toimenpiteet ovat järkeviä ja toteuttamiskelpoisia. Palautejärjestelmät antavat tietoa toimenpiteiden laadusta. Haasteena on kuitenkin toiminnan pitkäaikaisvaikutusten arviointi, sillä tavoitellut vaikutukset (esimerkiksi valmistumisaikojen lyheneminen) ilmenevät viiveellä ja kokonaisvaltaisen ja moniulotteisen kehittämisen suorien vaikutusten osoittaminen on vaikeaa. Tähtäimessä on toimintatapojen ja -kulttuurin laaja-alainen muutos: se, että opiskelija huomioidaan yliopistossa yleensä ja laitoksilla osana yhteisöä. Tämä tapahtuu hitaasti. Myös opiskelijat tulee saada tietoisiksi Student Life -työstä. Keinoinamme ovat olleet tiedotus yhteistyön kautta, tiedotus yliopiston sisäisillä välineillä, tiedottaminen eri tilaisuuksissa, itse järjestetyt tilaisuudet ja koulutukset henkilöstölle ja/sekä opiskelijoille, osallistuminen uusien opiskelijoiden alkuorientaatioon ja tuutorkoulukseen sekä laitoskierros. Syy-seuraussuhteiden havainnointiin olemme pyrkineet löytämään apua kytkemällä työhömme tutkimusta. Tavoitteenamme on ollut hahmottaa ja muodostaa opiskelua tukevien ja edistävien toimien kokonaisuus, eri toimijoiden 4 (9)
roolit tarkastella toiminnallisuutta ja etsiä kehittämiskohteita yhteistyössä eri toimijoiden kanssa toteuttaa kehittämistoimenpiteitä rakentaa tutkimukseen perustuvaa toiminnan arviointia Onnistumiset olemme onnistuneet saamaan vahvan ja hyväksytyn aseman sekä yliopistoyhteisössä että yhteistyökumppaneidemme keskuudessa, työhön suhtaudutaan myönteisesti ja sen merkitys ymmärretään ja tunnustetaan. Tämä näkyy mm. yksiköiden ja laitosten eri raporteissa ja asiakirjoissa sekä laitoskierroksen aikana saadussa ja kerätyssä palautteessa. olemme onnistuneet hahmottamaan kokonaiskuvaa kompleksisista opiskelijan työn etenemiseen vaikuttavista tekijöistä ja siihen osallistuvista toimijoista. työmme on herättänyt kiinnostusta ja arvostusta myös valtakunnallisesti, mikä näkyy mm. monina seminaariesityskutsuina (yliopistot, SYL, Opetushallitus, OTUS, YTHS jne) olemme onnistuneet löytämään ja käynnistämään useita tärkeitä kehittämistöitä, joilla on pitkäaikaista ja laajaa vaikutusta, sillä käyttöönoton jälkeen niiltä voidaan odottaa muutoksia toimintakulttuurissa. Tästä esimerkkeinä HYVIS-malli ja eportfoliokehitys. olemme onnistuneet luomaan uusia yhteistyökäytänteitä, jotka yhdistävät laitoksia, palveluyksiköitä ja yliopiston ulkopuolisia toimijoita uusilla tavoilla. Tästä esimerkkeinä HYVIS- ja Osaamista Opintojen Ohessa -mallit. olemme onnistuneet synnyttämään uudenlaisia uusien yhteistyökumppaneiden kanssa toteuttavia herätteitä (esimerkkeinä Eka Vuosi/First Year Experience, vuosittainen yliopiston ja Jyväskylän kaupungin yhteinen KampusPiknik kaikille yliopiston opiskelijoille lukuvuoden alussa) Neljän teemaryhmän tekemä pohjatyö on tuottanut muutamia pysyviä ja laajasti yliopistotyöhön vaikuttavia rakenteita (HYVIS-malli, HYVY-koulutus). Lisäksi työn alla on potentiaalisia ja isoa kohderyhmää palvelevia innovatiivisia malleja (eportfolio osana ohjausjärjestelmää ja etänä toteutettava verkkotentti). Uutta ajattelutapaa edustaa myös opintojen ulkopuolella hankitun osaamisen huomioiminen ja systemaattinen kehittäminen (Osaamista Opintojen Ohessa - extracurriculum -malli). Osa piloteista taas on jäänyt vaikutuksiltaan odotettua vähäisemmäksi (Alumnius, alumnihengen kehittämisen projektit tai Navi, mobiiliversio kampusnavigointiin). Kehittämiskohteet Koska yliopiston johdossa tapahtuu muutoksia, kehittämistyön hankepohjaisuus on resurssiriski. Student Life on yliopiston rehtorin käynnistämä ja omistama kehittämishanke. Huolimatta laajaalaisuudestaan, pitkäkestoisuudestaan ja vahvasta kytkennästään yliopiston strategiaan työn etenemiseen vaikuttaa resurssoinnin vuosisykli ja yliopiston taloustilanne sekä henkilömuutokset yliopiston johdossa. Asiaa voidaan korjata pitkäjänteisemmällä tukiperiaatteella ja sitä kautta yliopiston käytännön tason vahvemmalla sitoutumisella. Teemaryhmien sitoutuminen vaihteli ryhmittäin ja henkilöittäin, jolloin toteuttamiskelpoisiin ideoihin ei välttämättä sitouduttu. Se myös söi teemaryhmien yliopiston ulkopuolisten (ja myös sisäisten) jäsenten sitoutuneisuutta. Sitoutumiseen vaikutti osittain se, että mikäli kehittämishanke ei ollut jonkin jäsenen työn tai yksikön kannalta merkittävää, kehittämistyöhön motivoituminen oli heikompaa. Tästä opimme, 5 (9)
että yhteisiä kehittämishankkeita suunniteltaessa on ensiarvoisen tärkeää varmistaa yhteinen motivaatiopohja. Koska Student Life suunnittelijoilla on eri vaiheissa meneillään olevia tehtäväkokonaisuuksia, on toiminnan kokonaissuunnittelu ja resurssien hallinta haasteellista. Tehtäväkentän monipuolisuus ja useiden samanaikaisten kehittämisprojektien luo haasteen kokonaisuuden systemaattiselle kehittämiselle. Tällöin keskeistä on riittävä suunnittelu- ja ohjauspanostus. Ohjausryhmän rooli korostuu tässä. Toimiva sisäinen tiedonkulku on varmistettava myös jatkossa. Kohderyhmäviestinnän kohentaminen Tunnettuus vaihtelee ryhmien välillä ja sen lisääminen vaatii jatkuvaa kohdennettua panostusta. Henkilökunta ja yhteistyökumppanit tuntevat toimintaa saadun palautteen mukaan kohtuullisen hyvin, sen sijaan opiskelijoiden keskuudessa tunnettuus vaihtelee, mistä esimerkkinä Tiedonjyvä 1/2014 -lehden katugallup (nettiliite 10). Aloittaville opiskelijoille on toiminnasta tiedotettu järjestelmällisesti usean vuoden ajan (alkuorientaatio, tutorkoulutus). Asiaa korjataan kontaktoimalla keskeiset tiedonvälitystahot (ainejärjestöt) tiedekunnittain ja luomalla niihin yhteydenpitokanavat. Laadunhallinnan menettelytapojen toimivuus ja vaikuttavuus toiminnan kehittämisessä Kontekstuaalinen työtapa. Kontekstuaalisella työtavalla on saatu edistettyä eri toimijoiden välistä yhteistyötä merkittävästi. Tämä on mahdollistanut myös sen, että kehittämisprojekteista ovat hyötyneet itse kohdejoukko sekä toimijat omassa työkontekstissaan. Tämä on auttanut työskentelyyn osallistuneita jäsentämään oman työnsä rajoja sekä lisännyt heidän tietoisuuttaan muiden tarjoamista palveluista. Hahmottamalla asiakokonaisuuksia, voidaan paremmin löytää myös mahdolliset puutteet, jotka kaipaavat kehittämistä. Yliopiston tasolla toimivan yhteistyöverkoston avulla voidaan tarkastella kokonaisuutta eri toimijoiden näkökulmista. Toimintaa tarkasteleva tutkimus ja palauterakenteet. Vaikuttavuuden arviointi on osittain haastavaa, etenkin kokonaisvaikuttavuuden hahmottaminen. Projektien vaikuttavuus on sekä konkreettista ja yksilökohtaista (esim. Hyvis, Opiskelijan Kompassi, eportfolio ohjauksessa), toisaalta välillistä (HOPS -ohjaajakoulutus). Lopullista vaikuttavuutta voidaan arvioida tarkemmin toimintojen vakiintumisen jälkeen esimerkiksi opiskelijapalautteiden kautta. Tähän mennessä (2011-2013) kerättyjen palautteiden ja kyselyiden perusteella hyvis-toiminnan vaikuttavuus näkyy mm. opiskelijoiden kävijämäärissä opintotuessa ja YTHS:ssä, joissa joiltakin osin vaikeat tapaukset, joilla on elämänhallinta hukassa, ovat vähentyneet. Hyvis-toiminnan kautta opiskelijan hyvinvointiin liittyvät tarpeet on saatu myös paremmin näkyväksi ja heille on pystytty tarjoamaan kohdennettua tukea. Kokonaisuudessaan opiskelijan hyvinvointiin liittyvien toiminnan tutkimus vaatii vielä laajempaa ja pidemmän aikavälin tutkimusta. Opiskelijan Kompassin vaikuttavuutta opiskelijoiden hyvinvointiin ja kokemiin stressi-, jännitys- ja masennusoireisiin tutkittiin vuosien 2012 2013 aikana. Alustavat tulokset osoittivat, että O.K.-ohjelma oli hyödyllinen opiskelijoiden yleisen hyvinvoinnin edistämisessä ja erityisesti stressin ja mielenterveysongelmien lievittämisessä. eportfolion käytettävyys ja käyttökelpoisuus on kehittynyt ensimmäisten pilottien aikana, sillä saatua palautetta on jatkuvasti viety käytäntöön sovelluskehityksessä. Myös pedagogisista toimintamalleista ja työpajoista saatua palautetta on käytetty niiden kehittämisessä. eportfolion vaikutusten arviointia voidaan tehdä ensimmäisten kandidaatinportfolioiden valmistuessa lukuvuonna 2014-2015. 6 (9)
Osaamista opintojen ohessa pilottia koskevassa tutkimuksessa aineisto on ollut vielä pieni, joten siihen liittyvä tutkimus on suuntaa antava. OOO-ohjelma tuotti osallistujilleen omanlaista osaamista, jota ei synny yliopisto-opiskelun aikana. Se on siis merkittävä lisä opiskelijan osaamiseen. Toiminta OOO-ohjelmassa koettiin mielekkäänä ja uutta energiaa tuottavana, jolloin erilaisten tärkeiden taitojen lisäksi toiminta on tuottanut osallistujilleen myös psyykkistä hyvinvointia, mitä voinee pitää merkittävänä saavutuksena. (Virtanen & Penttinen 2014) Opiskelun taitokartan vaikuttavuudesta ei ole tähän mennessä vielä tuloksia. Tavoitteena on, että opiskelun taitokartta ohjaa opiskelijaa opintojen alkuvaiheessa tunnistamaan omat vahvuutensa ja kehittämistarpeensa opiskelutaitoihin liittyen sekä antaa ohjaushenkilöstölle reaaliaikaista tietoa opiskelijoiden ohjaustarpeista. Tällä hetkellä aineistoa on kerätty, mutta aineiston analysointi ja sitä kautta toiminnan loppuun saattaminen edellä mainituille tasoille ovat vaiheessa. Toimintojen toimivuutta ja vaikuttavuutta pyritään arvioimaan erilaisten palautteiden kautta (ks. tarkemmin nettiliite 5) Tällä hetkellä palautteita on kerätty mm. aine- ja erillislaitoksilta koskien Student Lifen kokonaisvaltaista kehittämistyötä. Kerättyjä palautteita käsitellään suunnitteluryhmässä sekä ohjausryhmässä ja ne ovat vaikuttaneet suoraan myös kehittämistyöhön (esim. eportfolion käytettävyys ja toimintamallit). Laatujärjestelmän tuottaman tiedon kattavuus, käytettävyys ja hyödyntäminen Student Life -työstä kerätään tietoa edellä kuvatun kahden menetelmän avulla. Kontekstuaalinen työtapa tuottaa nopeaa, välitöntä ja käytettävää tietoa, tosin se on muodoltaan informaalia, eikä sitä dokumentoida järjestelmällisesti. Pilotti/projektikohtaiset palautetiedot ja tutkimuksen kautta. Palaute- ja tutkimustietoa käsitellään suunnittelijaryhmässä sekä ohjausryhmässä. Kattavuutta voidaan pitää vallitsevan ymmäryksen puitteissa riittävänä, ja sitä on helppo parantaa pilotti/projektikohtaisten palautekyselyiden osalta niitä täydentämällä. Eri toimijoiden roolit, osallistuminen ja sitoutuneisuus laatutyöhön sekä menettelytapojen kuormittavuus Toiminta nähdään kokonaisuudessaan tärkeänä ja siihen ollaan valmiita sitoutumaan, mitä kuvaa saadut laitospalautteet ja laitosten aktiivinen osallistuminen projekteihin. Opiskelijoiden opiskelua ja hyvinvointia tukevien toimintojen nähdään tuottavan paljon hyvää pidemmällä tähtäimellä, ja tällä on selkeä yhteys mm. Jyväskylän yliopiston strategiaan. Opiskelijoiden hyvinvointia ja opiskelukykyä tukevassa työssä sekä yliopiston sisäiset ja ulkopuoliset toimijat ovat motivoituneita ja sitoutuneita edistämään opiskelijoiden hyvinvointia tukevia käytänteitä. Tästä esimerkkinä YTHS:n psykologien kanssa tehtävä tiivis yhteistyö konsultaatioiden muodossa, Jyväskylän kaupungin sosiaali- ja terveyspalveluiden kanssa solmitut ohjaukseen liittyvät yhteistyökäytänteet ja psykologian laitoksen kanssa tehtävät yhteistyötoimet opiskelijoiden psyykkisen ja sosiaalisen hyvinvoinnin tukemiseksi. Hyvikset ovat olleet tyytyväisiä tiiviiseen ja avoimeen hyvis-ryhmään, joka heistä on muotoutunut. Hyvis-toimintaa on organisoitu hyvin suunnittelijan toimesta. Yhteiset tapaamiset ja työnohjaus on antanut paljon sekä hyvis-työlle että omalle päätoimiselle työlle. Haastavinta on ollut rajata hyvis-rooli suhteessa päätoimiseen työhön. Jokainen hyviksenä toimiva on erittäin motivoitunut jatkamaan myös tulevina vuosina, koska he 7 (9)
näkevät työn merkityksellisenä ja opiskelijoilta saatu palaute on palkitsevaa. Hyvis-toiminta nähdään erittäin tärkeänä ja sille on selvästi tarvetta. eportfolio-työskentely on koettu mukana olevilla laitoksilla tärkeäksi ja opetus- ja ohjauskäytänteiden kehittämiseen on haluttu panostaa. Opiskelijat ovat halunneet esittää näkemyksiään ja ehdotuksiaan eportfolion kehittämiseksi. Lisäksi eportfolio on kiinnostanut myös niitä opiskelijoita, jotka eivät ole olleet piloteissa mukana. Toiminnan kannalta keskeisten tuki- ja palvelutoimintojen laadunhallinnan toimivuus, kuormittavuus ja vaikuttavuus Kontekstuaalinen työtapa Työtapa toimii sisäänrakennetusti, joten sen toimivuus perustuu yhteiseen työhön ja työssä mukana olevien henkilöiden vuorovaikutus- ja viestintätaitoihin. Asiantuntijoina mukana olevien toimintaan vaikuttaa myös heidän omien työyhteisöjensä toiminnalle antama tuki. Erityisen tärkeää on tavoitteiden yhteiseksi kokeminen ja niiden jakaminen. Student Lifen -kehittämistyön tavoitteet koskettavat kumppaneiden omaa työtä ja heidän edustamiensa yksiköiden tavoitteita, joten siltä osin ongelmaa ei ole. Student Life -työ on priorisoitu korkealle ja näkyvästi yliopiston strategiassa, mikä antaa kehittämiselle oikeutuksen ja osaltaan helpottaa yhteistyötä. Haastetta aiheuttaa lähinnä aikataulut ja tehtävien synkronointi. 8 (9)
3. TAULUKKOMUOTOINEN YHTEENVETO tiivistelmä laadunhallinnan keskeisimmistä vahvuuksista ja kehittämiskohteista: VAHVUUDET KEHITTÄMISKOHTEET Koska aloitusvaiheen ohjausryhmä oli laaja ja arvovaltainen viestitti se, että Student Life kehitystyötä pidettiin tärkeänä. Koska SL kehittämistyötä on resursoitu ja toimintatavat on konseptoitu on kehittämistyöhön voitu päätoimisesti keskittyä ja työn näkyvyys turvata. Koska toimintaa resursoidaan, hankevaiheessa prosessit ovat hyvin organisoidut. Koska SL on selkeästi mainittuna yliopiston strategiassa, on SL toiminta resursoitu ja sillä on ollut selkeä mandaatti, josta syystä siitä on kehittynyt toimintamalli, joka toimii kehittämishankkeiden tukena sateenvarjomaisesti. Koska yliopiston johdossa tapahtuu muutoksia, kehittämistyön hankepohjaisuus on resurssiriski. Koska yksiköiden johto on ymmärtänyt SL toimintojen vaatimukset ja merkityksen laitoksen toiminnalle, on johdon tuki yksikön henkilöresurssien käyttöön ollut mahdollista saada SLtoimintoihin. teemaryhmissä kyettiin näkemään SL:n yhteisiä tavoitteita yli ja ohi omien intressialueitten, ohjausryhmässä kyettiin rajaamaan oleellisia toimintoja kehittämisen kohteiksi. Vaikka teemaryhmät toimivat erilaisin tavoittein ja sitoutumisen astein, kokonaisuudessaan teemaryhmiin perustuva rakenne pystyi tuottamaan runsaasti ideoita, joista ohjausryhmän oli mahdollista tehdä esitys rehtorille toteutettavista hankkeista. Ryhmien sitoutuminen vaihteli ryhmittäin ja henkilöittäin, jolloin toteuttamiskelpoisiin ideoihin ei välttämättä sitouduttu. Se myös söi teemaryhmien yliopiston ulkopuolisten (ja myös sisäisten) jäsenten sitoutuneisuutta. Koska ohjausryhmällä on valtuus suunnata toimintaa, seuraa siitä, että toiminta ei suuntaudu satunnaisten syötteiden perusteella. Koska Student Life suunnittelijoilla on jaettu vastuu, olemme samalla selkeyttäneet toimintakenttiämme, jolloin jokainen toimija tietää omat tehtävänsä ja niiden merkityksen. Koska Student Life suunnittelijoilla on eri vaiheissa meneillään olevia tehtäväkokonaisuuksia, on toiminnan kokonaissuunnittelu ja resurssien hallinta haasteellista. 9 (9)