Taru Honkapää ja Hanna Mäkelä Työnhaun asiakirjat
2 S i v u Y l e i s t ä Päivitetty : 3.2.2010
Y l e i s t ä S i v u 3 Sisällysluettelo Yleistä... 5 Ansioluettelo eli CV... 6 Sivun reunukset... 6 Lähettäjän ja asiakirjan tiedot... 6 Ansioluettelon runko-osa... 8 Tekstin muotoileminen... 10 Asiakirjan tulostaminen... 11 Asiakirjan tulostaminen... 12 Työnhakuasiakirjan lähettäminen sähköpostitse... 13 Hakemus... 14 Avoin hakemus eli markkinointikirje... 16 Harjoituksia... 17
4 S i v u Y l e i s t ä
Y l e i s t ä S i v u 5 Yleistä Työnhakuasiakirjoja ovat hakemus ja ansioluettelo. Hakemuksessa on yhteystietosi ja paikka, mitä haet. Ansioluettelo puolestaan kertoo koulutuksestasi ja muusta osaamisestasi. Ansioluettelosta käytetään myös nimitystä CV. CV eli Curriculum Vitae kertoo ehkä vähän laveammin osaamisestasi kuin ansioluettelo. Käytännössä nimityksillä ei ole eroa, vaan niitä käytetään sattumanvaraisesti. Linkkejä: http://www.mol.fi/toimistot/vantaa/tyonhakuo pas.pdf http://www.avosto.net/a-ura/opas/ http://www.aarresaari.net/tyonhakuopas2.htm http://www.uranus.fi/tyonhaku/artikkelit/ http://www.europass.fi/ Avoin hakemus on yksi hakemuksen muoto. Myös nimitystä markkinointikirje käytetään. Avoin hakemus ei ole vastaus ilmoitukseen. Se on työnantajalle kohdennettu mainos omasta osaamisestasi. Sitä käytät silloin, kun työpaikka ei ole julkisesti haettavana. Sopivien kohdeyritysten etsiminen edellyttää aktiivisuuttasi.
6 S i v u A n s i o l u e t t e l o e l i C V Ansioluettelo eli CV Ansioluettelo eli CV on hakemuksen toinen osa, jonka tarkoituksena on täydentää hakemustasi. Ansioluettelo antaa sinusta ja osaamisestasi ytimekkään ja tiivistetyn kokonaiskuvan. Pakollisia tietoja ovat nimesi ja yhteystietosi. Kirjoita ansioluetteloosi myös tarkat tiedot koulutuksestasi, työkokemuksestasi ja muista ominaisuuksistasi. Ansioluettelo on yleensä 1-2 sivun mittainen. Ulkoasu on selkeä, tiivis ja helppolukuinen. Ansioluettelossa on myös yleensä päivämäärä, mutta ei allekirjoitusta. Sivun reunukset Aloita ansioluettelon kirjoittaminen vaihtamalla sivun reunusten leveydet. Kaksoisnapsauta viivaimen harmaata osaa. Näytölle avautuu Sivun asetukset -ikkuna. Vaihda reunusten arvot seuraavasti: Ylä: 4 cm, Ala: 3 cm, Vasen: 2 cm ja Oikea 1,5 cm. Napsauta OK-painiketta. Lähettäjän ja asiakirjan tiedot Lähettäjän ja asiakirjan tiedot kirjoitetaan ylätunnisteeseen, joka näkyy jokaisella sivulla. Ylätunnisteessa on yleensä: lähettäjän tiedot (nimi, osoite, puhelin) asiakirjan nimi (Ansioluettelo) sivunumerointi päivämäärä.
A n s i o l u e t t e l o e l i C V S i v u 7 Ylätunnisteen lisäät seuraavasti: Kaksoisnapsauta asiakirjan yläreunassa. Ylätunnisteessa näkyy viivaimella sarkainmerkit, eli kaksi mustaa merkkiä. Poista sarkainmerkit ennen tekstin kirjoittamista. Vedä hiiren ykköspainikkeella sarkainmerkit pois viivaimelta ja vapauta painike. Kirjoita ylätunnisteeseen tulevat tiedot. Siirry Sarkain-näppäimellä sarkainkohdasta toiseen. Vaihda riviä aina Enter-näppäimellä. Kirjoita tekstit seuraavasti: Napsauta lihavointipainiketta. Kirjoita oma nimesi, joka tulee ylätunnisteen vasempaan reunaan. Paina Sarkain-näppäintä, kunnes tekstikohdistin vilkkuu 9,2 cm kohdalla. Kirjoita sana Ansioluettelo. Poista lihavointi käytöstä. Paina Sarkain-näppäintä, kunnes kohdistin vilkkuu 16,1 cm kohdalla. Tähän kohtaan lisäät sivunumeroinnin. Sivunumeroinnin lisääminen Napsauta Rakenne-välilehden Sivunumero-painiketta. Valitse kohdasta Nykyinen sijainti vaihtoehto Normaali numero. Yli sivun mittaiseen ansioluetteloon tarvitset myös sivujen kokonaismäärän. Se lisätään sulkumerkkien sisään. Kirjoita sulkumerkit näppäimistöltä.
8 S i v u A n s i o l u e t t e l o e l i C V Sivumäärän lisääminen Napsauta Rakenne-välilehden Pikaosat-painiketta. Valitse kohta Kenttä. Näytölle avautuu Kenttä-ikkuna. Valitse Kenttien nimet -luettelosta NumPages. Napsauta OK-painiketta. Yhteystiedot ja päivämäärä Voit kirjoittaa ylätunnisteeseen yhteystietosi. Yhteystietosi voivat olla myös varsinaisessa tekstiosassa. Päivämäärä kannattaa kuitenkin aina kirjoittaa ylätunnisteeseen. Kirjoita nimesi alapuolelle katuosoitteesi. Kirjoita sen alle postinumero ja postitoimipaikka. Voit kirjoittaa vielä omalle riville puhelinnumerosi ja sähköpostiosoitteesi. Kirjoita sanan Ansioluettelo alapuolelle päivämäärä. Jätä väliin 2-3 riviä. Poistu ylätunnisteesta painamalla Sulje ylä- ja alatunniste -painiketta. Nyt voit aloittaa varsinaisen ansioluettelon kirjoittamisen. Ansioluettelon runko-osa Henkilötiedot Kirjoita ensin omat yhteystietosi. Kirjoita nimesi ja esimerkiksi syntymäaikasi ja -paikkasi sekä perhesuhteesi. Kirjoita myös osoitetiedot ja puhelinnumero, jos niitä ei ole kirjoitettu ylätunnisteeseen.
A n s i o l u e t t e l o e l i C V S i v u 9 Osaaminen ja erityisosaaminen Kirjoita tähän mitä osaat erityisen hyvin ja mitkä ovat vahvuutesi. Muista myös perustella. Koulutus Yleensä tärkein tutkinto tai koulutus kirjoitetaan ensimmäiseksi. Voit tarvittaessa erotella tutkinnot, koulutukset ja täydennyskoulutukset omien otsikkojen alle. Työkokemus Työkokemus kirjoitetaan yleensä nykyisestä alkaen eli tuorein ensin. Kirjoita työnantajan nimi, työtehtävä ja työn kesto. Kuvaile myös mitä olet työssä tehnyt ja oppinut. Tarvittaessa voit jakaa työkokemuksen kahteen osaan: oman alan ja muun alan työkokemukseen. Kielitaito, atk-taidot, harrastukset ja muut tiedot Arvioi, millaisissa tilanteissa selviydyt kielitaidollasi. Voit käyttää arviointiin myös asteikkoa sujuva, hyvä, tyydyttävä ja alkeet. Kirjoita atk-taidoista siten, että yksilöit eri ohjelmien osaamisesi. Kerro myös kyvystäsi oppia uutta ja kehitystavoitteistasi. Harrastuksista kertomalla voit antaa persoonallisemman kuvan itsestäsi. Mieti kirjoittaessa, mitä harrastukset kertovat sinusta ja miten ne edistävät työllistymistäsi. Mieti, tuoko harrastuksista kertominen jotain oleellista lisätietoa. Vinkki: Voit myös erikseen kirjoittaa järjestötoiminnasta, asevelvollisuudesta, tavoitteista ja suosittelijoista. Nämä tiedot ovat vapaaehtoisia asioita. Kirjoita näistä asioista, mikäli ne edistävät työllistymästäsi.
10 S i v u A n s i o l u e t t e l o e l i C V Tekstin muotoileminen Tekstin korostaminen Aloitus-välilehdeltä löydät erilaisia korostamiskeinoja. Voit lihavoida, kursivoida tai laittaa väliviivoja tekstiisi. Muista kuitenkin, että liiallinen korostuskeinojen käyttäminen saattaa tehdä ansioluettelostasi sekavan. Lihavointi Valitse eli maalaa tekstialue, jonka haluat lihavoida. Paina Fontti-ryhmästä löytyvää lihavointipainiketta. Lopeta lihavointi painamalla lihavointipainiketta uudelleen. Viivan lisääminen Lisää viiva tekstin yläpuolelle napsauttamalla Kappaleryhmän reunat-painikkeen vieressä olevaa nuolta. Valitse valikosta Yläreuna. Fontin vaihtaminen Valitse koko asiakirjan teksti näppäinyhdistelmällä Ctrl + A. Valitse Fontti-ryhmästä haluamasi fontti ja fonttikoko. Tekstin sisentäminen Napsauta hiirellä siinä kohdassa tekstiä, jonka haluat sisentyvän. Paina Kappale-ryhmästä Suurenna sisennystä -painiketta. Tekstisi sisentyy 2,3 cm. Jokainen Suurenna sisennystä -painikkeen napsauttaminen sisentää tekstiäsi 2,3 cm.
A n s i o l u e t t e l o e l i C V S i v u 11 Tekstin sisennyksen poistaminen Napsauta hiirellä siinä kohdassa tekstiä, josta haluat poistaa tai pienentää sisennyksen. Paina Kappale-ryhmästä Pienennä sisennystä -painiketta. Tekstisi sisennys pienenee 2,3 cm. Luettelomerkkien tekeminen Voit tehdä luettelomerkit tai numerot riviesi alkuun seuraavasti: Napsauta Kappale -ryhmästä löytyvää Luettelomerkit-painiketta. Tekstin alkuun tulee luettelomerkki. Tekstirivin alkuun saat numeroinnin napsauttamalla Kappale-ryhmästä löytyvää Numerointi-painiketta. Luettelomerkin tai numeroinnin saat pois napsauttamalla painiketta uudelleen. Asiakirjan tulostaminen Asiakirjan voit tulostaa seuraavasti: Aloita tulostaminen avaamalla Office-painike. Napsauta valikon kohtaa Tulosta. Tarkista, että kohdassa Nimi on oikea tulostin. Vaihda tarvittaessa. Napsauta OK.
12 S i v u A n s i o l u e t t e l o e l i C V Asiakirjan tulostaminen Muista tallentaa tekstisi myöhempää käyttöä varten. Tällöin voit muuttaa ja päivittää sitä tarvittaessa. Mieti, mihin tietojasi sisältävät tekstisi tallennat. Työnhakuasiakirjasi sisältää henkilökohtaisia tietojasi, joten älä tallenna sitä ainakaan koulun koneelle. Yksi hyvä tallennuspaikka on USB-muisti, kuten muistitikku. Muistitikulle tallennat seuraavasti: Aseta muistitikku tietokoneen USB-liittimeen. Odota hetki, kun kone tunnistaa laitteen. Napsauta Office-painiketta. Napsauta valikon kohtaa Tallenna nimellä. Avaa osoiterivillä Tietokone-sanan perässä oleva luettelo (kolmionuoli). Valitse luettelosta muistitikun levyasema (esimerkiksi G:). Levyaseman tunnuskirjain vaihtelee koneen mukaan. Kirjoita Tiedoston nimi-kohtaan nimi, jolla tallennat tekstin. Napsauta Tallenna-painiketta. PDF-muotoon tallennat seuraavasti: Napsauta Office-painiketta. Vie hiiren osoitin kohtaan Tallenna nimellä ja valitse PDF tai XPS. Avaa osoiterivillä Tietokone-sanan perässä oleva luettelo (kolmionuoli). Valitse luettelosta muistitikun levyasema (esimerkiksi G:). Kirjoita Tiedoston nimi-kohtaan nimi, jolla tallennat tekstin. Tarkista, että kohdassa tallennusmuoto on PDF. Napsauta Julkaise-painiketta.
A n s i o l u e t t e l o e l i C V S i v u 13 Työnhakuasiakirjan lähettäminen sähköpostitse Usein ilmoituksissa on mainittu sähköpostiosoite, johon voit lähettää hakemuksesi tai ansioluettelosi. Sinun kannattaakin miettiä, missä muodossa tiedosto kannattaa lähettää. Ansioluettelo kannattaa lähettää PDF-muodossa. Tällöin sinun ei tarvitse miettiä, onko vastaanottajalla käytettävissä sama tekstinkäsittelyohjelma. Hakemustekstin voit usein kirjoittaa suoraan viestikenttään, jolloin hakemusta ei enää välttämättä tarvitse liittää erillisenä liitetiedostona. Tallenna tarvittavat asiakirjasi PDF-muodossa. Avaa sähköpostiohjelmasi ja aloita uuden viestin luominen. Lisää liitetiedostot viestiin. Usein liittämiseen löytyy painike, jossa on paperiliittimen kuva. Kirjoita viestiin aihe sekä varsinainen viesti. Voit suoraan kirjoittaa tekstin viestiosaan tai kopioida ne esimerkiksi Worsiatä. Tällöin yleensä riittää, että liität mukaan vain ansioluettelon. Määritä vastaanottaja ja lähetä viesti (Lähetä-painike).
14 S i v u H a k e m u s Hakemus Hakemuksen tarkoituksena on saada yritys kutsumaan sinut haastatteluun. Haastattelussa voit sitten tarkemmin kertoa omasta osaamisestasi. Hyvä hakemus erottuu positiivisesti muiden hakemusten joukosta. Se on selkeä, virheetön ja persoonastasi kertova. Kirjoita siihen tehtävän kannalta oleelliset tiedot. Laajuudeltaan se on enintään yhden sivun mittainen. Seuraavaan luetteloon on koottu hakemukseesi tulevat tiedot: nimi ja yhteystietosi (osoite, sähköposti, puhelin) haettava tehtävä miksi pystyt hoitamaan tehtävän hyvin (osaaminen, kokemus, muut valmiudet) tehtävän kannalta oleelliset koulutustausta, työhistoria, kielitaito ja tietotekniikkavalmiudet lopputervehdys, allekirjoitus, nimen selvennys hakemuksen liitteet Aloita varsinaisen tekstiosa esittelykappaleella. Esittelykappaleen tarkoitus on herättää kiinnostus. Esittelykappaleessa kerrot, miksi haet kyseiseen tehtävään. Esittelykappaleen jälkeen kirjoitat osaamisestasi, vahvuuksistasi ja oleellisista saavutuksistasi. Kirjoita myönteiseen sävyyn siten, että innostuksesi ja motivaatiosi kyseiseen tehtävään näkyy. Mieti, mitä työnantaja haluaa sinusta tietää. Kerro vain niistä asioista, jotka ovat oleellisia haettavan tehtävän kannalta. Ansioluettelostasi löytyy tarkka historiasi, joten älä turhaan toista sitä. Muista kirjoittaa ytimekkäästi.
H a k e m u s S i v u 15 Lopetuskappaleessa ilmoitat halukkuutesi saapua henkilökohtaiseen tapaamiseen. Voit myös kertoa mahdollisista suosittelijoista. Muista kirjoittaa myös suosittelijan puhelinnumero ja yritys. Vältä hakemuksessasi epäoleellisia asioita. Niitä voivat olla esimerkiksi ikä, terveys, asumismuoto, laajat harrastusten kuvaukset ja yksinhuoltajuus. Älä myöskään turhaan käytä nöyristeleviä ilmauksia, kuten pyydän, toivoisin tai haluaisin. Joskus on tarpeen erottautua muista hakemuksista. Hyviä erottautumiskeinoja ovat esimerkiksi valokuvasi, värillinen paperi, lihavointi tai erikoinen fontti. Harkitse erottautumiskeinoja tarkkaan. Mieti, ovatko ne sopivia ja tarkoituksenmukaisia haettavaan työtehtävään. 000
16 S i v u A v o i n h a k e m u s Avoin hakemus eli markkinointikirje Avoimen hakemuksen laadit silloin, kun työpaikka ei ole julkisesti avoinna. Avoin hakemus on hyvin samanlainen kuin hakemus. Se on kuitenkin enemmän markkinointihenkinen ja luovalla tavalla kirjoitettu. On suositeltavaa, että liität valokuvan avoimen hakemukseesi. Voit käyttää seuraavaa luetteloa apuna avointa hakemusta kirjoittaessasi: ulkoasu, kuten hakemuksessa henkilötietosi (nimi, yhteystiedot), asiakirjan nimi (esim. Avoin hakemus) ja päiväys osoita hakemus jollekin henkilölle, kuten henkilöstövastaavalle kerro, miksi olet kiinnostunut juuri tästä yrityksestä/tehtävästä ja miksi haet töihin kerro, miksi olet pätevä tehtävään (koulutus, osaaminen, kokemus, näytöt ja harrastukset) kerro, jos aiot olla yhteydessä yritykseen lähiaikoina.
H a r j o i t u k s i a S i v u 17 Harjoituksia 1. Ansioluetteloiden tutkiminen Etsi Internetistä 2-5 ansioluetteloa. Vertaile niitä keskenään. Mieti, mikä niissä on erityisen hyvää. Tutki esimerkiksi ulkonäköä, asioiden esittämisjärjestystä, sisältöä ja käytettyjä tehokeinoja. Mieti, miten hyödynnät niiden parhaita ominaisuuksia oman ansioluettelosi kirjoittamisessa. Vinkki: Tee harjoitus 2-3 hengen ryhmässä. Saat enemmän näkemyksiä ja kommentteja! Etsi myös hakemuksia ja avoimia hakemuksia. Poimi niistä parhaat vinkit itsellesi. 2. CV-netti Siirry osoitteeseen www.mol.fi. Avaa CV-netti. Etsi oman alasi työnhakijoiden ilmoituksia. Tutki tarkemmin niitä, joiden aloitus vaikuttaa kiinnostavalta. Miten voisit hyödyntää niiden tekstejä ansioluettelossasi ja hakemuksessasi? 3. Työnhakuopas Siirry työnhakuoppaaseen osoitteeseen http://www.mol.fi/toimistot/vantaa/tyonhakuopas.pdf Vantaan työnhakuopas sisältää mm. sisältöön liittyviä asioita ja malleja ansioluetteloista. Voit myös etsiä Internetistä jotain muita oppaita. Tutki oppaan eri mallien sisältöjä. Lue omat työnhakuasiakirjasi läpi. Pitäisikö niiden sisältöä muuttaa? Voisitko esimerkiksi ilmaista asioita positiivisemmin tai persoonallisemmin?