Versioseloste Versio 5.80
Oppaan päiväys: 4.9.2009. Asiakasneuvonta: Helpdesk: www.visma.fi Visma Econet Pro: 0600-39-7261 Visma Software Oy pidättää itsellään oikeuden mahdollisiin parannuksiin ja/tai muutoksiin tässä oppaassa ja/tai ohjelmassa ilman eri ilmoitusta. Oppaan ja siihen liittyvän muun materiaalin kopiointi on kielletty ilman Visma Software Oy:n kirjallista lupaa. Microsoft, MS, SQL Server, Microsoft Word ja Windows ovat Microsoft Corporationin rekisteröityjä tavaramerkkejä. Visma Software Oy, 2009 www.visma.fi
Sisällysluettelo 1 Yleiset ja rekisterit...4 1.1 Uudet ominaisuudet... 4 1.1.1 Tehokäyttäjän oikeudet... 4 1.1.2 Pankkikohtaiset valuuttamaksujen maksatustunnukset... 4 1.1.3 Seuraavan tilikauden määrittäminen... 5 1.1.4 Työasemakohtaiset värimääritykset käyttäjäkohtaisiksi... 5 1.1.5 Järjestelmälokiin lisätty tapahtuman lajitieto... 5 1.1.6 ALV 12% verokanta reskontrissa... 6 1.2 Korjattu... 6 1.2.1 Rajoitettu yrityslista näytti liikaa yrityksiä... 6 1.2.2 Ect tietokannan varmuuskopio hakemisto... 6 1.2.3 Korjattu Monitorin käynnistys ohjelmasta... 6 1.2.4 Pitkät asiakas- ja toimittajanumerot raportilla... 7 1.2.5 Henkilörekisterin esikatselu... 7 1.2.6 Rekisterien päivitys... 7 1.2.7 Asiakkaiden massa-aktivointi... 7 1.2.8 Nimikeraportti... 7 1.3 Muuta huomioitavaa... 7 1.3.1 Access 2007 käyttäjille:... 7 2 Kirjanpito...9 2.1 Uudet ominaisuudet... 9 2.1.1 ALV verokanta 12%... 9 2.1.2 Kustannuspaikkojen alkusaldojen nollaus... 10 2.1.3 Suosikkiraportteihin tulostinvalinta... 11 2.2 Korjatut... 11 2.2.1 Yritysnumerointi raporteilla tilimuunnoksen jälkeen... 11 2.2.2 Pääkirjan tulostus pitkillä tilin nimillä... 11 2.2.3 Työkaluvalikon katoaminen... 11 2.2.4 Desimaalierotin Excel tapahtumien tuonnissa... 12 2.2.5 Parannettu tilikarttamuutosten käyttöönottoa... 12 3 Laskutus ja myyntireskontra...13 3.1 Uudet ominaisuudet... 13 3.1.1 Korkolaskut päivänä raportin muotomuutos... 13 3.1.2 Nollalaskut mukaan päiväkirjalle... 13 3.1.3 Suoritusten alennuksiin kustannuspaikkakäsittely... 14 3.1.4 Finvoice aineistosta tuodaan myös laskun alkuperäinen viivakoodi... 14 3.2 Korjatut... 15 3.2.1 Ulkomaiset lisätiedot useaan kertaan (SQL)... 15 3.2.2 Excel siirron jälkeinen solujen laskettavuus... 15 3.2.3 Laskujen tulostusjärjestys... 15 3.2.4 Kateraportti... 15 4 Ostoreskontra...16 4.1 Uudet ominaisuudet... 16 4.1.1 Ostolaskujen skannaus, kierrätys, arkistointi sekä Finvoice laskujen arkistointi 16 4.1.2 Tilinumeron valinta jos usealla toimittajalla sama pankkitili... 21 4.1.3 Mai.dat siirtotiedoston lukuun tarkistus... 21 Versio 5.80 Sisällysluettelo - i
4.2 Korjatut... 21 4.2.1 Maksupääkirjan siirto Exceliin... 21 5 Materiaalihallinto...22 5.1 Uudet ominaisuudet... 22 5.1.1 URL linkki myyntitilauksille... 22 5.2 Korjatut... 22 5.2.1 Myyntitilausten toimittaminen taulun asetuksia muuttamalla... 22 5.2.2 Osto- ja myyntitilausten siirto Exceliin esikatselu tilasta... 22 5.2.3 Huoltotilausten tuotteiden nimikäännökset... 22 5.2.4 Varastosaldojen uudelleenlaskenta... 22 Versio 5.80 Sisällysluettelo - ii
Versio 5.80 Sisällysluettelo - iii
1 Yleiset ja rekisterit Tässä oppaassa kuvataan muutokset Visma Econet Pro ohjelmistoon version 5.60 jälkeen. 1.1 Uudet ominaisuudet 1.1.1 Tehokäyttäjän oikeudet Lisätty Monitorin käyttäjämäärityksiin Tehokäyttäjä. Tämän oikeuden haltijat voivat avata uudelleen edellisen tilikauden, avata ja sulkea kausia sekä tehdä tilimuunnoksen huolimatta siitä, mitkä ovat itse ohjelman käyttörajoitukset eri sovelluksissa. SQL ympäristössä lisämäärityksiä tekemällä voi sallia Tehokäyttäjälle Access muotoisen varmuuskopion oton. Lisäohjeet tämän määrityksiin saat asiakaspalvelustamme. 1.1.2 Pankkikohtaiset valuuttamaksujen maksatustunnukset Asetukset Perusasetukset Maksutavat määrityksiin on lisätty kenttä pankkikohtaisesti vaihtelevia valuuttamaksuaineistojen tunnuksia varten. Jos kenttä on tyhjä, ohjelma käyttää yrityksen Y-tunnusta täydentäen sen etunollilla 11 merkin mittaiseksi. Jos lisäkettään syötetään tunnus, se menee sellaisenaan maksutiedostoon, max. 16 merkkiä. Versio 5.80 Yleiset ja rekisterit - 4
1.1.3 Seuraavan tilikauden määrittäminen Ohjelmaan on lisätty mahdollisuus määrittää seuraavan tilikauden pituus. Tähän asti seuraava tilikausi on luotu vuoden päätösajon yhteydessä ja oletuskauden pituus on määräytynyt päätettävän tilikauden pituuden perusteella. Nyt tulevan tilikauden voi määritellä ennen vuoden päättämistä, tällä on vaikutus myös budjetoinnin kausiin eli tilikaudesta poikkeavan seuraavan tilikauden budjetointi onnistuu. Tilikauden pituusrajoitukset 1-18 kk. Tilikausi määritellään Asetukset Perusasetukset Kuukaudet taulussa Uusi painikkeella voi lisätä tilikauteen kuukausia. Syötä kuukauden alku- ja loppupäivämäärät Poista painikkeella voi poistaa tilikauden kuukausia. Huomioi, että kuukausien numerointi pitää olla juokseva, alkaen numerosta 1. 1.1.4 Työasemakohtaiset värimääritykset käyttäjäkohtaisiksi Muutettu aikaisemmin työasemakohtaisina olleet ohjelman värimääritykset käyttäjäkohtaisiksi määrityksiksi. 1.1.5 Järjestelmälokiin lisätty tapahtuman lajitieto Työkalut Järjestelmäloki. Järjestelmäloki näyttää nyt myös uutena sarakkeena Laji -kentän. Tämä selkeyttää tietojen tarkastelua kun esim. ilman suodatustakin näkee minkä tyyppisiä tapahtumia on tehty. Versio 5.80 Yleiset ja rekisterit - 5
1.1.6 ALV 12% verokanta reskontrissa Huomioi ALV verokannan 17% muutos 12%:iin myös reskontrissa. Perusta tilit tilikarttaan joko manuaalisesti tai päivittämällä tilikarttaa. Tarkista tilin perustiedot (Nimi, ALV%, Alv-tili, Tilin tyypitys tilin luonteen mukaan reskontria varten, Tililuokka 1, 2 ja 10). Perusta uusi verokanta Asetukset Perusasetukset Arvonlisäverot ja poimi tilikarttaan perustetut tilit verokannan käyttöön. Esim: Jos uusi verokanta halutaan ohjelman oletusarvoksi, muuta ohjelma-osien yleisiä oletusarvoja ja tarvittaessa nimike-, toimittaja- ja asiakasrekisterin määrityksiä. 1.2 Korjattu 1.2.1 Rajoitettu yrityslista näytti liikaa yrityksiä Korjattu havaittu virhe, joka ilmeni satunnaisesti muutettaessa optiota, jolla vaikutetaan yritysten valintaan ennen käynnistystä. Joissakin tapauksissa rajoitettu yrityslista ei toiminut vaan listassa näkyi kaikki yritykset. Kuitenkin vain käyttöoikeudellisiin yrityksiin pääsi kirjautumaan sisään. 1.2.2 Ect tietokannan varmuuskopio hakemisto Muutettu Ect -tietokannan varmuuskopio (Ect_backup.mdb) tallentumaan ohjelman asennushakemistoon kun se aikaisemmin meni varmuuskopiolle määriteltyyn kansioon. Ect tietokanta sisältää yritysvalikon ja siitä otetaan automaattisesti kopio varmuuskopiointien yhteydessä. 1.2.3 Korjattu Monitorin käynnistys ohjelmasta Joissakin tilanteissa ohjelman Monitori painike ei käynnistänyt Monitoria vaan antoi virhe-ilmoituksen. Käynnistä valikon omasta pikakuvakkeesta Monitori kuitenkin käynnistyi. Ongelma liittyi Access Run Timen asennukseen ja asennuskansion rekisteröitymiseen. Versio 5.80 Yleiset ja rekisterit - 6
1.2.4 Pitkät asiakas- ja toimittajanumerot raportilla Muutettu asiakkaiden ja toimittajien esikatseluraporttia siten, että myös 10 -numeroiset tunnukset näkyvät kokonaan. 1.2.5 Henkilörekisterin esikatselu Korjattu Rekisterit Henkilöt Henkilöt esikatselu -toiminnossa havaittu virheellinen otsikkotieto sekä pdf -tulostuksen oletustiedostonimi. 1.2.6 Rekisterien päivitys Ohjelmaan on korjattu havaittu virhe 0-asiakkaiden/ -toimittajien tuonnissa rekistereihin. Jos asiakkaalla/toimittajalla ei ollut hakunimeä rekisterin tuonnissa, loi ohjelma virheellisesti uuden asiakkaan/toimittajan. Samoin saman hakunimen käyttö (eri numero) rekisterisiirrossa loi jokaisesta uuden asiakkaan/toimittajan. 1.2.7 Asiakkaiden massa-aktivointi Korjattu havaittu virhe asiakasrekisterin massa-ajossa. Massa-ajona passivointi onnistui, mutta palautus aktiiviseen tilaan ei toiminut. 1.2.8 Nimikeraportti Jos nimikeraporttiin määriteltiin mukaan myös nimikkeen kirjanpidollinen tilinumero, nimikeraportti näytti #Erroria, mikäli nimikkeeseen kytketyn ALV koodin tunnus ei ollut numeerinen. Tämä raportti nyt korjattu. 1.3 Muuta huomioitavaa 1.3.1 Access 2007 käyttäjille: Koska Access 2007 käyttäytyy erilailla kuin Access 2003, on Econet Prossa sellaisia raportteja ja lomakkeita, joiden siirto esikatselusta Exceliin ei suoraan onnistu. Esim. laskulomakkeiden ja erilaisten tilauslomakkeiden siirto ei onnistu, koska Access 2007 ei siirrä mm. alilomakkeita ja/tai makroja. Tällaisten raporttien / lomakkeiden siirtäminen esikatselu tilasta Wordiin onnistuu, joten sitä kautta kierrättämällä tiedot voi viedä myös Exceliin. Ohjelma antaa viestin tällaisen raportin kohdalla. VINKKI Access 2007 käyttäjille: Normaali ylävalikko vie paljon näytöstä ylätilaa. Toolbar osan voi piilottaa (tulpaklikkaa Add-Ins kielekkeeseen tai Ctrl/F1 tai hiiren oikealla painikkeella) Minimize the Ribbon. Toolbar aukeaa väliaikaisesti kun Add-Ins kielekettä klikkaa, mutta se piiloutuu käytön jälkeen. Versio 5.80 Yleiset ja rekisterit - 7
Versio 5.80 Yleiset ja rekisterit - 8
2 Kirjanpito 2.1 Uudet ominaisuudet 2.1.1 ALV verokanta 12% Elintarvikkeiden ja rehujen ALV laskee lokakuun alussa syksyllä 2009 17%:sta 12%:iin. Laki arvonlisäverolain 85 :n muuttamisesta (785/2008) www.finlex.fi/fi/laki/alkup/2008/20080785 Alv 12% verokannan myynnin verot raportoidaan valvontailmoituksella samassa kentässä 202 kuin tätä aikaisemmat verokannan 17% myynnin verot. Visma Econet Pron alv tarkistusraportteihin on lisätty myynnin ja ostojen 12%:n verokanta. Myös tilikarttoihin on lisätty malliksi uuden verokannan mukaisia tilejä (paitsi Liikekirjurin tilikartta). Tilejä voi vapaasti perustaa lisää yrityksen tarpeen mukaan. Tilien vaatimat ALV -määritykset: TASE, esim. tilit: Myynnin alv-velka 12 % TL2: Muut velat lyhytaik/my alv 12% TL10: Myynnin alv-velat Ostojen alv-saaminen 12 % TL2: Muut velat lyhytaik/ostot alv 12% TL10: Ostojen alv-saamiset TULOSLASKELMA, esim. tilit: Myynti alv 12 % TL2: Myynnit alv 12% Luottotappiot alv 12 % TL2: Myynnit alv 12% Ostot alv 12 % TL2: Ostot alv 12% Saadut alennukset alv 12 % TL2: Ostot alv 12% Yhteisöhankinnat 12% TL2: Yhteisöhankinnat 12% Liikekirjurin käyttäjä: Liikekirjuriin on julkaistu uusi tilikartta, jossa 17%:n tilit muuttuvat 12%:n tileiksi. Versio 5.80 Kirjanpito - 9
Kesken tilikauden tapahtuva muutos on haasteellinen, jos käytössä on sekä reskontrat että kirjanpito. Tuolloin tapahtumien tallennussykli on eri ja molempia verokantoja käytetään yhtä aikaa. Econet hallitsee yhden verokannan per tili, joten tallennusvaiheessa pitää tarkistaa, kummat määritykset ovat sillä hetkellä voimassa. (alv%, alv tili, TL2, tilin nimi). Jos määritysten vaihtaminen työvaiheen mukaan tuntuu työläältä voi tehdä myös näin: Perustat aputilit tarvittaviin tiliryhmiin lopputilikauden uutta verokantaa varten. (Esim. 30011 Myynti 12%) Tällöin alv raportointi toimii koko tilikauden molemmilla verokannoilla eri tilien kautta ja tarkistuslaskelmien sekä täsmäytysten tekeminen on helpompaa. Päätä tilikauden lopuksi 12%:n tili 17%:n tilille ja muuta tilin määritykset vastaamaan 12%:n verokantaa (alv%, alv tili, TL2, tilin nimi) uutta tilikautta varten. 2.1.2 Kustannuspaikkojen alkusaldojen nollaus Jos on käytetty optiota 'Ei poisteta' kustannuspaikkojen määrityksessä, kustannuspaikan alkusaldoa ei päässyt aikaisemmin nollaamaan jälkikäteen. Nyt on avattu tämä mahdollisuus, koska kustannuspaikkojen käsittelytapa voi muuttua yrityksen toiminnan edetessä. Nyt voidaan avata edellinen tilikausi ja nollata kustannuspaikkojen alkusaldot jo siellä jotta vertailutiedot raporteille tulevat oikein. Asetukset Tilit ja kustannuspaikat Kustannuspaikat Kustannuspaikkojen alatilit Valitse haluttu kustannuspaikka tai niiden yhdistelmä ja ota kantaa tilien laatuun (tase, tuloslaskelma, kaikki): Nollaa alatilien alkusaldot: Versio 5.80 Kirjanpito - 10
2.1.3 Suosikkiraportteihin tulostinvalinta Kirjanpidon suosikkiraportteihin on lisätty tulostimen valintamahdollisuus pudotusvalikosta. 2.2 Korjatut 2.2.1 Yritysnumerointi raporteilla tilimuunnoksen jälkeen Kirjanpidon tilinmuunnoksen jälkeen uuden yrityksen raporteilla näkyi virheellisesti toisen yrityksen nimi ja numero. Tämä on korjattu, samoin uudessa yrityksessä näyttävä numero. 2.2.2 Pääkirjan tulostus pitkillä tilin nimillä Korjattu havaittu pääkirjan tulostusongelma yli 50 merkkisten tilinnimien osalta. 2.2.3 Työkaluvalikon katoaminen Korjattu havaittu ongelma jossa joillakin lisenssi-avain yhdistelmä ohjelma piilotti työkaluvalikosta pikakuvakkeita. Versio 5.80 Kirjanpito - 11
2.2.4 Desimaalierotin Excel tapahtumien tuonnissa Muutettu Kirjanpito Tietojen siirto Tapahtumien luku Excelistä toimintoa siten, että hyväksyy aineistossa sekä pisteen että pilkun desimaali eroittimena. Aikaisemmin oli riippuvainen ohjauspaneelin määrityksistä. 2.2.5 Parannettu tilikarttamuutosten käyttöönottoa Versiossa on parannettu ohjelman käyttäytymistä (SQL ympäristö) tilanteessa, jossa tilikarttaan tehdään muutoksia (esim. aktivoidaan uusi tili käyttöön). Versio 5.80 Kirjanpito - 12
3 Laskutus ja myyntireskontra 3.1 Uudet ominaisuudet 3.1.1 Korkolaskut päivänä raportin muotomuutos Asiakastoiveiden mukaisesti on raporttia Korkolaskut päivänä muutettu selkeämmäksi siten, että nyt linjaviivojen väliin jää yhden asiakkaan tiedot. 3.1.2 Nollalaskut mukaan päiväkirjalle Lisätty laskupäiväkirjalle mukaan myös 0-eräiset laskut, näin kaikki yrityksen liiketapahtumat raportoidaan kirjanpitoon asti ja laskunumerointi ei katkea siirrossa. Esim.lasku: Lasku näkyy päiväkirjalla nimikkeiden mukaan yksilöllisesti tiliöitynä: Versio 5.80 Laskutus ja myyntireskontra - 13
Lasku siirtyy myös kirjanpitoon: 3.1.3 Suoritusten alennuksiin kustannuspaikkakäsittely Ohjelmaan on lisätty myyntireskontran suorituksille alennusten kustannuspaikkakäsittely. Nyt suoritukset seuraavat laskuriveillä käytettyjä alv koodeja ja näiden kirjanpidollisia tilimäärityksiä. Nyt myös alennustilin kautta kirjattavat luottotappiot kirjautuvat arvonlisäveroineen. 3.1.4 Finvoice aineistosta tuodaan myös laskun alkuperäinen viivakoodi Finvoice aineistona laskuja Econettiin tuotaessa sisään ei tietokantaan siirtynyt aikaisemmin lähdetiedoissa ollut alkuperäisen laskun viivakoodi mukana. Nyt on lisätty myös tämä mukaan. Jos aineistossa on viivakoodi se tuodaan sellaisenaan (aineiston EpiRemittanceInfoIdentifier ), ellei tätä tietoa ole, käytetään tietoa VirtualBankBarcode. Versio 5.80 Laskutus ja myyntireskontra - 14
3.2 Korjatut 3.2.1 Ulkomaiset lisätiedot useaan kertaan (SQL) Korjattu havaittu ongelma SQL ympäristössä, jossa ulkomaiset lisätietokentät generoituivat kantaan useampaan kertaan ja tämä aiheutti tulostuksessa ohjelman kaatumisen. 3.2.2 Excel siirron jälkeinen solujen laskettavuus Korjattu raporteilla: Myyntireskontra Raportit Kirjanpitoon siirretyt suoritukset ja Kirjanpitoon siirretyt laskut havaittu solujen laskentaongelma Excel -siirron jälkeen. Raporttien siirto esikatselusta Exceliin ei tuonut mukanaan mahdollisuutta tehdä asiakirjoihin normaaleja Excel laskentatoimenpiteitä ilman erillistä taulukon muuntamista. 3.2.3 Laskujen tulostusjärjestys 3.2.4 Kateraportti Versiossa on muutettu Econet Pron laskujen tulostus- ja Finvoice laskujen käsittely. Nyt ne tulostuvat taulun esitysjärjestyksessä. Järjestystä voi muuttaa taulun otsikkoja aktivoimalla Versiossa korjattu havaittu virhe Kateraportissa. Raportin siirto Exceliin siirsi taulukkoon joillakin optioilla virheellisesti arvonlisäverolliset summat. Versio 5.80 Laskutus ja myyntireskontra - 15
4 Ostoreskontra 4.1 Uudet ominaisuudet 4.1.1 Ostolaskujen skannaus, kierrätys, arkistointi sekä Finvoice laskujen arkistointi Ostolaskujen käsittelyyn on toteutettu laskujen skannus toiminto, ostolaskujen kierrätys Visma Mobile kierrätysratkaisun kautta sekä skannattujen laskujen ja Finvoice laskujen arkistointi. Jatkossa skannatuilla ja Finvoice -muotoisilla ostolaskuilla voi olla omat arkistonsa yrityksen tietojärjestelmässä ja niiden linkitys Econet Pron ostoreskontraan voidaan näin automatisoida. Arkistointikansioiden sijainti kannattaa miettiä yrityksen tietojärjestelmän mukaan. Esimerkeissämme on käytetty Econetin yrityskansioiden alahakemistoa, mutta arkistot kannattaa valita sellaiseen paikkaan, ettei esim. yrityksen poiston yhteydessä vahingossa poisteta myös arkistoja. Verkkolevyt, ulkoiset kovalevyt, palvelin tms. Econet ohjelman hakemistorakenteen ulkopuolinen tallennuspaikka olisi suositeltava. Arkistonkansiot on hyvä huomioida myös varmuuskopiointien ottoon mukaan (nauhavarmennukset yms.). Kierrätys ominaisuus vaativat lisenssilaajennuksen! Ota yhteys tuotemyyntimme yhteyshenkilöösi. Asetukset Ostojen asetukset Yleiset oletusarvot Yleisiin oletusarvoihin on lisätty uusi välilehti Arkisto, johon määritellään ostolaskujen tapahtumien käsittelyä varten oletusarvot. 4.1.1.1 Ostolaskujen kierrätys Asetukset Ostojen asetukset Yleiset oletusarvot Kierrätys: määritellään kierrätysohjelman verkko-osoite ja vaihtoehtoinen ohjelma. Verkko-osoite määritellään Visma Mobile kierrätysratkaisun asennuksen yhteydessä. Kun kierrätys otetaan käyttöön, voidaan eri lähteistä ostoreskontraan syötetyt ostolaskut (Finvoice, skannatut, manuaalisesti syötetyt) lähettää hyväksyntäkierrokselle. Hyväksyntälistat määritellään Visma Mobile sovelluksessa ja koodit lisätään Econet Pron henkilörekisteriin identtisillä koodeilla. Oletus hyväksyntälistan voi valita toimittajakohtaisesti toimittajarekisteriin Yleiset välilehdelle Laskujen tarkastaja alaspudotusvalikosta. Kun kierrätys otetaan käyttöön, pitää toimittajarekisteriin merkitä niille toimittajille, joiden laskuja halutaan kierrättää Mobilessa, optio Laskut hyväksyttävä päälle. Versio 5.80 Ostoreskontra - 16
Tällöin lähtevät tilapäivitykset toimimaan aineistojen siirtyessä Econetista Mobileen ja sieltä takaisin. Ostolaskua kirjattaessa toimittajalle merkittyä oletustarkastajaa voidaan muuttaa laskukohtaisesti ja myös laskun rivikohtaisesti. Kierrätys painikkeella kirjattu ostolasku (Hyväksymättä -tilassa oleva) lähetetään hyväksyntäkierrokselle. Kierrätys painike aktivoi web näkymän / sisään kirjautumis ikkunan Visma Mobileen. Econet Pron puolelta ostolaskun XML tai PDF muotoiset tiedostot siirtyvät mukana kierrätykseen, joten laskujen kuvia voi katsella siellä ennen käyttäjäkohtaisten tehtävien hyväksyntää. Kierrätys ohjelman ohjeistus toimitetaan Visma Mobile ohjelman mukana. Kun ostolasku palautetaan kierrätyksestä reskontraan se on voitu merkitä: Hyväksytty Hyväksytty kommentein Hylätty Hylätty kommentein Hyväksyntäkierroksella kirjatut kommentit näkyvät ostolaskun sisäisenä selitteenä. Punainen huutomerkki ostolaskun yläosassa aktivoituu, kun selitettä on kirjattu: Sisäiseen selitteeseen siirtyy aina automaattisesti kierrätysjärjestelmän tapahtumista aikaleima, käyttäjätunnus ja euromäärä tarkastetulle ja hyväksytylle tehtävälle (sekä mahdolliset manuaalisesti kirjatut lisäkommentit). Laskujen suodatukseen on tullut uudet optiot, joilla voi suodattaa kierrätyksessä olevia laskuja sis. muistiinpanojen perusteella: Versio 5.80 Ostoreskontra - 17
4.1.1.2 Ostolaskujen skannaus Asetukset Ostojen asetukset Yleiset oletusarvot Arkisto (skannatut laskut): määritellään laskujen arkistokansio sekä tiedostomalli (oletus %cccc_%p_%i_%y%m%d, jolloin ohjelma luo skannauksen yhteydessä tiedostolle nimen). Laskutiedoston nimi muodostuu Econet Pron yrityksen numerosta, toimittajan nimestä, toimittajan laskun numerosta sekä laskun päiväyksestä. Arkistoon menevästä tiedostosta muodostuu ostolaskulle automaattisesti URL-osoite linkki Ostolaskujen syöttöruudulta voidaan aktivoida suoraan laskun skannaus toiminto, kunhan ostolaskulle on syötetty kirjauspäivä, valittu toimittaja, annettu maksettava summa sekä talletettu viite tai viesti sekä toimittajan laskunumero: Skannaa painike avaa Skanneri ikkunan. Valitse alaspudotus -valikosta käyttämäsi laite, määrittele tarvittaessa värillinen skannaus ja laskun esikatselu. Laskuarkiston polku ja tiedostonimi syntyvät Yleisten oletusarvojen asetusten perusteella. Skannaa -painikkeella valittu laite aktivoituu ja se lukee kuvan. Skannauksen jälkeen Skanneri -taulussa näytetään kuvattujen sivujen määrä. Mikäli lasku koostuu useammasta dokumentista, ne voidaan skannata peräjälkeen vaihtamalla dokumentti skanneriin ja painamalla Skanneri taulusta poistumatta Skannaa painiketta uudelleen niin kauan kunnes kaikki dokumentit on kuvattu. Versio 5.80 Ostoreskontra - 18
Tallenna painikkeella ohjelma palauttaa ostolaskun kirjausruudun, tallentaa kuvatun asiakirjan arkistoon ja lisää asiakirjan URL linkki kenttään (kts. kuva yllä). Jos asiakirja koostuu useammasta sivusta, ne yhdistetään saman linkin taakse yhteen tiedostoon ja sivuja muodostuu yhtä monta kuin oli alkuperäistä dokumenttia. Syntyneestä linkistä voi skannatun ostolaskun avata katseltavaksi erilliseen ikkunaan (Adobe Acrobat tms. *.pdf -päätteisille tiedostoille valittu ohjelma). Laskujen kuvia voidaan poimia ostoreskontraan myös muusta kuin oletusarkistosta. Aktivoi Valitse laskun kuvat optio ja poimi haluttu tiedosto listasta, joka avautuu valitsemastasi kansiosta: Jos laskun tiedot koostuvat useammasta eri nimelle talletetusta tiedostosta, ne voidaan poimia aktiiviseksi ja Tallenna toiminto yhdistää niistä oletusnimelle yhden pdf - tiedoston, jossa on yhtä monta sivua kuin erillistä tiedoista yhteensä syntyy. Versio 5.80 Ostoreskontra - 19
Yhdistelytoiminto voi vaatia joihinkin ympäristöihin xcpro35.dll ja pxclib30.dll kirjaston lisäämistä. Työaseman Etsi toiminnolla tiedostoja voidaan etsiä ja paikantaa niiden sijainti (lisäohjeet asiakaspalvelustamme). 4.1.1.3 Finvoice laskujen arkistointi Asetukset Ostojen asetukset Yleiset oletusarvot Talleta Finvoice lasku arkistoon: määritellään Finvoice laskujen arkistokansio sekä tiedostomalli (oletus %cccc_%p_%i_%y%m%d). Toiminnon väkänen aktivoi Finvoice laskujen sisäänluvun yhteyteen arkistoinnin. Laskutiedoston nimi muodostuu Econet Pron yrityksen numerosta, toimittajan nimestä, toimittajan laskun numerosta sekä laskun päiväyksestä. Arkistoon menevästä tiedostosta muodostuu ostolaskulle automaattisesti URL-osoite linkki, josta laskutiedosto avautuu ja Esikatsele -toiminnolla voi laskun kuvaa katsella. Versio 5.80 Ostoreskontra - 20
4.1.2 Tilinumeron valinta jos usealla toimittajalla sama pankkitili Lisätty ohjelmaan pankkitilin valinta ominaisuus, jos käytetään viivakoodilukijaa. Jos rekisterissä on useammalla toimittajalla sama pankkitili, ohjelma antaa valintaikkunan toimittajan valitsemista varten (hiirellä). 4.1.3 Mai.dat siirtotiedoston lukuun tarkistus Ohjelmaan on lisätty tarkistus siirtotiedoston Mai.dat sisäänlukuun. Ohjelma merkitsee nyt luetun tiedoston ensimmäisen luvun yhteydessä ja ilmoittaa, jos samaa tiedostoa luetaan uudelleen. Jos tiedosto tuodaan uudelleen, ilmoittaa ohjelma laskuista: Jos vastataan Kyllä, ohjelma luo uudet laskut tästä aineistosta. Jos vastataan Ei, ohjelma ei luo laskuja, mutta päivittää toimittaja-/toimitustiedot laskuille. Asetukset Perusasetukset Siirtoaineistot lokiin jää jälki tehdyistä toimenpiteistä. 4.2 Korjatut 4.2.1 Maksupääkirjan siirto Exceliin Ostoreskontra Raportit Maksupääkirjan siirto Exceliin ei siirtänyt tietoja ellei määritelty eritellään kohtaan rastia. Tämä nyt korjattu, joten raportti toimii myös ilman erittelyä. Versio 5.80 Ostoreskontra - 21
5 Materiaalihallinto 5.1 Uudet ominaisuudet 5.1.1 URL linkki myyntitilauksille Lisätty nyt myös myyntitilauksille URL linkki. 5.2 Korjatut 5.2.1 Myyntitilausten toimittaminen taulun asetuksia muuttamalla Korjattu havaittu myyntitilausten toimitusongelma, mikäli myyntitilaus taulun oletusnäkymää oli muutettu erilaiseksi. Nyt ohjelma sallii toimitukset myös muilla kuin oletusnäkymillä. 5.2.2 Osto- ja myyntitilausten siirto Exceliin esikatselu tilasta Korjattu havaittu Exceliin siirto-ongelma osto- ja myyntitilausten esikatselusta. 5.2.3 Huoltotilausten tuotteiden nimikäännökset Korjattu havaittu virhe, jossa erikieliset tuotenimet eivät kääntyneet vieraille kielille tehtäessä huoltotilausta. 5.2.4 Varastosaldojen uudelleenlaskenta Korjattu havaittu virhe varastosaldojen uudelleenlaskennassa. Joissakin tilanteissa ohjelma näytti uudelleenlaskennan jälkeen tilausmäärät väärin. Versio 5.80 Materiaalihallinto - 22
Versio 5.80 Materiaalihallinto - 23