Käyttöohje 1 (10) Kanta Potilastiedon arkiston arkistonhoitajan opas Tämä dokumentti on terveydenhuollon palvelujenantajien (rekisterinpitäjien) arkistonhoitajille tarkoitettu ohje. Ohjeessa kuvataan arkistonhoitajan käyttöliittymän toiminnallisuudet. Dokumentin muutoshistoria Versio Pvm Tekijä / hyväksyjä Kuvaus 1.5 19.8.2013 Kanta-palvelut-yksikkö / Kela 1.6 Miina Viinikainen Ohje on päivitetty vastaamaan arkistonhoitajan käyttöliittymän tämänhetkistä versiota. Pohjana on käytetty KanTa earkisto Arkistonhoitajan opas Käyttöliittymän toiminnallisuuden kuvaus dokumentin versiota 1.0. Ohje on päivitetty vastaamaan arkistonhoitajan käyttöliittymän tämänhetkistä versiota. Arkistonhoitajan_ohje_V1.0.doc 1 (10)
Käyttöohje 2 (10) SISÄLLYSLUETTELO 1. Arkistonhoitajan käyttöliittymän toiminnallisuus... 3 2. Sisäänkirjautuminen ja käyttäjän tunnistaminen... 3 3. Arkistonhoitajan käyttöoikeudet... 6 4. Näytön rakenne ja toiminnallisuus... 6 4.1 Etusivu... 6 4.2 Liikkuminen käyttöliittymässä... 6 4.3 Välilehdet... 6 4.3.1 Potilaskohtainen haku... 6 4.4 Asiakirjojen poistaminen... 9 5. Arkistonhoitajan toimenpiteiden seuranta... 9 6. Käytön lopetus ja uloskirjaus... 9 Arkistonhoitajan_ohje_V1.0.doc 2 (10)
Käyttöohje 3 (10) 1. ARKISTONHOITAJAN KÄYTTÖLIITTYMÄN TOIMINNALLISUUS Tässä dokumentissa kuvataan yleisellä tasolla Kanta-palveluihin liittymisen edellytykset ja vaiheet. Yksityiskohtaiset ohjeet ovat luettavissa www.kanta.fi-sivuilta ereseptin tai Potilastiedon arkiston käyttöönoton käsikirjasta. 2. SISÄÄNKIRJAUTUMINEN JA KÄYTTÄJÄN TUNNISTAMINEN Arkistonhoitajan käyttöliittymästä on suora yhteys potilasasiakirja-arkistoon (KanTa earkisto). Arkistonhoitajan pääsy järjestelmään edellyttää vahvaa tunnistamista. Sisäänkirjautuminen tapahtuu sirukorttitunnistuksen kautta. Tunnistaminen on kolmivaiheinen: - ensimmäisessä vaiheessa käyttäjä valitsee tunnistamistavaksi varmennekorttitunnistuksen - toisessa vaiheessa kone pyytää laittamaan kortin kortinlukijaan ja painamaan Jatka -painiketta - viimeisessä vaiheessa käyttäjälle esitetään kortilla käytössä olevat varmenteet. Käyttäjä valitsee varmenteen, jonka jälkeen häneltä pyydetään PIN-koodi. Tunnistamisen onnistuminen tai sen epäonnistuminen ilmoitetaan käyttäjälle. Alla ovat tunnistamisvaiheen näyttökuvat. Kuva 1: Sisäänkirjautuminen, tunnistamistavan valinta Arkistonhoitajan_ohje_V1.0.doc 3 (10)
Käyttöohje 4 (10) Kuva 2: Sisäänkirjautuminen, kortin asettaminen kortinlukijaan Kuva 3: Sisäänkirjautuminen, varmenteen valinta Kuva 4: Sisäänkirjautuminen, PIN-koodin antaminen Arkistonhoitajan_ohje_V1.0.doc 4 (10)
Käyttöohje 5 (10) Kuva 5: Sisäänkirjautuminen, tunnistaminen on käynnissä Kuva 6: Sisäänkirjautuminen, tunnistaminen onnistui Kuva 7: Sisäänkirjautuminen, tunnistaminen epäonnistui Arkistonhoitajan_ohje_V1.0.doc 5 (10)
Käyttöohje 6 (10) 3. ARKISTONHOITAJAN KÄYTTÖOIKEUDET Arkistonhoitajan käyttöoikeudet rajataan automaattisesti sen rekisterinpitäjän (tai rekisterinpitäjien) asiakirja-aineistoon, jonka lukuun arkistonhoitaja toimii. Arkistonhoitajan tiedot on toimitettava arkistopalvelun antajalle (Kela) ennen käytön aloittamista. Arkistonhoitajan toimenpiteistä (esimerkiksi haku, asiakirjan katselu tai metatietojen muutos) tallennetaan tiedot lokipalveluun. 4. NÄYTÖN RAKENNE JA TOIMINNALLISUUS 4.1 Etusivu Sisäänkirjautumisen jälkeen käyttäjälle avautuu arkistonhoitajan käyttöliittymän etusivu. Etusivulla näkyvät niiden rekisterinpitäjien tiedot, joiden lukuun arkistonhoitaja on rekisteröity toimivaksi. Arkistonhoitaja valitsee sen rekisterinpitäjän, jonka asiakirja-aineistoa hän haluaa tarkastella. Valitun rekisterinpitäjän tiedot näkyvät rekisterinpitäjäluettelon ylälaidassa. välilehdet valittu rekisterinpitäjä järjestelmän käytön lopetus rekisterinpitäjät, joiden asiakirja-aineostoon arkistonhoitajalla on käyttöoikeudet 4.2 Liikkuminen käyttöliittymässä 4.3 Välilehdet Käyttöliittymänäkymä koostuu välilehdistä. Välilehden otsikko kuvaa kohdetta, joka arkistonhoitajalle palautetaan välilehden hakutoiminnon avulla. Käyttäjä voi siirtyä haluamalleen välilehdelle napauttamalla hiirellä välilehden tunnusta. 4.3.1 Potilaskohtainen haku Potilaskohtainen haku -näytöllä arkistonhoitajalla on mahdollista hakea asiakirjan tyyppi valikon avulla joko potilaan hoitoon liittyviä tai hallinnollisia asiakirjoja. Hakutulos syntyy näytön alalaitaan lomaketietojen perään. Arkistonhoitajan_ohje_V1.0.doc 6 (10)
Käyttöohje 7 (10) Asiakirjan tyyppi tiedon valinta Järjestelmä palauttaa hakutuloksen mukaiset tiedot luettelona näytölle. Jos palautettavien asiakirjojen lukumäärä ylittää kerralla näytettävien tietojen enimmäismäärän, näytön yläosaan syntyvät painikkeet, joiden avulla on mahdollista selata hakutuloksia eteen- tai taaksepäin. Jos hakutulos ylittää järjestelmän salliman enimmäismäärän (100 tulosta), käyttäjän on tarkennettava hakua. asiakirjan tietojen tarkastelu ja päivitys Asiakirjan sisältöä ja metatietoja pääsee tarkastelemaan napsauttamalla hiirellä asiakirjan tunnistetta (OID-tunnus). Ensimmäisenä avautuu näkymä asiakirjan kuvailutietoihin. Kuvailutietojen perästä löytyvät painikkeet, joiden avulla käyttäjä voi siirtyä asiakirjan versioiden tarkasteluun, sisällön katseluun tai metatietojen ylläpitoon. Muokkaa metatietoja painike asettaa päivitettäväksi ne asiakirjan metatiedot, joiden ylläpito on sallittu arkistonhoitajan toimesta. Päivitettäväksi sallitut kuvailutiedot näkyvät tummempina kuin muut kuvailutiedot. Arkistonhoitajan ylläpidettäväksi sallittuja kuvailutietoja ovat: - asiakirjan pidennetty säilytysaika siirtyminen kuvailutietojen muokkaukseen Arkistonhoitajan_ohje_V1.0.doc 7 (10)
Käyttöohje 8 (10) päivitettävä kuvailutieto muutosten tallennus Paluu -painike tuo käyttäjän takaisin edelliselle näytölle ilman metatietojen muutoksia. Katsele sisältöä painike näyttää potilasasiakirjan tietosisällön. Arkistonhoitaja siirtyy tällöin tarkastelemaan potilaan yksityisiä hoitotietoja. Päällimmäiseksi aukeaa potilasasiakirja, joka on ajettu tyylitiedoston läpi ja alla on potilasasiakirjan tiedot ilman tyylitiedostoa. Päällimmäisen asiakirjan voi sulkea oikealla yläkulmassa olevasta punaisesta ruksista. Asiakirjan katselusta kirjataan lokitieto. Sulje asiakirja tästä Potilasasiakirja ilman tyylitiedostoa Potilasasiakirja tyylitiedostolla Jokainen asiakirjan tai sen kuvailutietojen muutostoimenpide tuottaa asiakirjasta uuden version. Asiakirjan tietosisältöä voidaan korjata esimerkiksi teknisen virheen tai potilaan vaatiman oikaisun perusteella tuottamalla uusi asiakirja potilastietojärjestelmästä. Tällöin asiakirjasta syntyy uusi HL7 tason versio. Jos arkistonhoitaja (tai arkistopalvelun antajan nimeämä Arkistonhoitajan_ohje_V1.0.doc 8 (10)
Käyttöohje 9 (10) ylläpitäjä) päivittää arkistointiaikana asiakirjan kuvailutietoja, asiakirjasta syntyy uusi arkiston sisäinen versio. Potilastietojärjestelmästä tuotettuja asiakirjaversioita pääsee tarkastelemaan HL7 versiot painikkeen kautta. Arkiston sisäisen ylläpidon tuloksena syntyneet asiakirjaversiot löytyvät Versiot painikkeen kautta. Versionäkymät listaavat asiakirjan versiotiedot luettelona näytölle: 4.4 Asiakirjojen poistaminen Arkistonhoitaja ei voi itse poistaa asiakirjoja. 5. ARKISTONHOITAJAN TOIMENPITEIDEN SEURANTA Arkistonhoitajan käyttöliittymä lähettää lokipalvelulle tiedot käyttöliittymässä tehdyistä toiminnoista. Arkiston käyttölokille kirjataan henkilötasolla tiedot seuraavista toiminnoista: - Käynnistetyt haut - Asiakirjan metatietojen katselu. - Asiakirjan sisällön katselu. - Asiakirjan versiohistorian katselu - Asiakirjan metatietojen muutos Tapahtumalokille lähetetään lisäksi tieto asiakirjan metatietojen muutoksesta. 6. KÄYTÖN LOPETUS JA ULOSKIRJAUS Poistu -painike lopettaa käyttäjäistunnon ja kirjaa käyttäjän ulos järjestelmästä. Mikäli käyttäjä ei tee toimintoja 5 minuuttiin, käyttäjäistunto katkaistaan automaattisesti. Poistu painike löytyy etusivulta. Arkistonhoitajan_ohje_V1.0.doc 9 (10)
(10) Käyttöohje 10 Järjestelmän käytön lopetus Arkistonhoitajan_ohje_V1.0.doc 10 (10)