Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto. Pirjo Vuorikallas

Transkriptio

1 Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto Pirjo Vuorikallas

2 Asiakkuudenhallinnan uudistus Kanta-palveluissa 2

3 Tavoite Kelan Kanta-palveluissa kehitetään asiakkuudenhallintaa. Tavoitteena on selkeyttää ja keventää palvelujen käyttöönottoprosessia asiakkaille yhdenmukaistaa eri Kanta-palvelujen tarjoamisen tapoja asiakkaille vähentää manuaalista työtä Kanta-palveluissa sähköistämällä ja automatisoimalla prosesseja ja tehtäviä. Uudistuksessa kehitetään prosesseja, toimintatapoja sekä asiakkuudenhallinnan sähköisiä työvälineitä. Muutoksia otetaan käyttöön vaiheittain alkuvuodesta 2018 alkaen.

4 Merkittävimmät asiakkaille näkyvät muutokset Palvelukohtaisesta asiakkaaksi liittymisestä siirrytään Kanta-palvelujen asiakkuuteen Hakemus tehdään ja yleiset toimitusehdot (YTE) hyväksytään vain kerran Asiakkaaksi tulon jälkeen Kanta-palvelujen käyttöönotto tapahtuu entistä kevyemmällä hallinnollisella prosessilla

5 Uuden toimintamallin ydin Palvelu 1 Palvelun asiakkuus Palvelukuvaus Hakemussitoumus ja YTE Palvelu 1 Palvelukuvaus Kanta-palvelun käyttöönottaja Liittyy palvelun asiakkaaksi ja käyttäjäksi Palvelu 2 Palvelun asiakkuus Palvelukuvaus Hakemussitoumus ja YTE Kanta-palvelun käyttöönottaja Tulee asiakkaaksi Kanta-palvelujen asiakkuus Ottaa käyttöön Palvelu 2 Palvelukuvaus Palvelu 3 Hakemus ja YTE Pääpalvelu NYKYTILA Palvelun asiakkuus Palvelukuvaus Hakemussitoumus ja YTE Asiakkuus on palvelukohtainen. Kanta-palvelun käyttöönotto edellyttää palvelukohtaisen hakemus-sitoumuksen käsittelyä ja YTE:n sekä palvelukuvauksen hyväksyntää. TAVOITETILA Kanta-palvelujen asiakkaaksi tullaan ensimmäisen palvelun käyttöönoton yhteydessä hakemuksella ja hyväksymällä YTE. Tämän jälkeen asiakas voi ottaa Kanta-palveluja käyttöön entistä kevyemmällä prosessilla hyväksymällä kyseisen palvelun palvelukuvauksen sähköisesti. Otettuaan käyttöön pääpalvelun, asiakkaalle tarjotaan palveluun mahdollisesti liittyviä lisäpalveluja. Palvelukuvaus Lisäpalvelu 5

6 Keitä ovat Kanta-palvelujen asiakkaat Kanta-palvelujen asiakkaita ovat Kanta-palvelun käyttöönottoon lain sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (159/2007, jatkossa asiakastietolaki) ja lain sähköisestä lääkemääräyksestä (61/2007) mukaisesti velvoitettu tai oikeutettu julkisen tai yksityisen terveydenhuollon toimintayksikkö tai sosiaalihuollon palvelunantaja, itsenäinen ammatinharjoittaja, apteekki ja sen sivuapteekki, Ahvenanmaan maakunnan alueella toimiva itsenäinen ammatinharjoittaja tai terveydenhuollon toimintayksikkö, Kanta-palveluun liitettävän tietojärjestelmän tai sovelluksen toimittaja. Toimintamallin uudistaminen ei muuta sitä, keitä ovat Kanta-palvelujen asiakkaat. Sote-uudistus sen sijaan tulee tuomaan tähän aikanaan muutoksia. 6

7 Asiakkaaksi tulo ja palvelujen käyttöönotto Kanta-palvelujen asiakkuuden muodostuminen Palvelun käyttöönotto Vanhat asiakkuudet (asiakkaat, joilla on jo käytössä Kanta-palveluja toimintamallin käyttöönoton alkaessa) Asiakkaat siirretään uuden mallin mukaiseen Kanta-palvelujen asiakkuuteen perustuen olemassa oleviin tietoihin ja palvelujen käyttöön. Asiakkaan ei tarvitse tehdä hakemusta uudelleen eikä hyväksyä allekirjoittamalla YTE:n tai käyttämiensä palvelujen palvelukuvauksia. Asiakkaat ottavat palveluja käyttöön Ekstranetissa * Palvelun käyttöönoton yhteydessä asiakkaan tulee hyväksyä ko. palvelun palvelukuvaus sähköisesti Ekstranetissa. Jo käytössä olevien palvelujen palvelukuvaukset tulevat voimaan ja sitovat asiakasta saman prosessin ja aikataulun mukaan kuin uudistettu YTE käsitellään. Uudet asiakkuudet Toimijan nimenkirjoitusoikeudellinen henkilö/henkilöt allekirjoittavat Kanta-palvelujen hakemuksen ja hyväksyvät YTE:n ensimmäisen palvelun käyttöönoton yhteydessä. Asiakkaat ottavat palveluja käyttöön Ekstranetissa * Palvelun käyttöönoton yhteydessä asiakkaan tulee hyväksyä ko. palvelun palvelukuvaus sähköisesti Ekstranetissa. * Kanta-palvelujen asiakkuudenhallinnan järjestelmiä uudistetaan parhaillaan ja palveluja viedään vaiheittain käyttöönotettavaksi Ekstranettiin. Siirtymäajalla uusien julkaistujen palvelujen käyttöönottoja voidaan joutua hoitamaan hetkellisesti manuaalisesti. 7

8 Kanta-palvelujen asiakkuus ja palvelun käyttöönotto - Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto Valmistautuminen Käyttöönottojen valmistelu n. 6 kk Kanta-palvelujen asiakkuus Hakemus Kantapalveluihin Yleisten toimitusehtojen (YTE) hyväksyminen Palvelun käyttöönotto Palvelukuvauksen hyväksyminen Palvelun käyttöönotossa tarvittavien tietojen antaminen Käyttöönottokoe Suunnitelma Käyttöönottokoe Raportti Tuotantokäyttö Voidaan aloittaa heti onnistuneen käyttöönottokokeen jälkeen Uusi Kanta-palvelujen asiakas (ei entuudestaan käytössä olevaa palvelua) Kanta-palvelujen asiakas (jokin palvelu jo käytössä)

9 Kanta-palvelun käytöstä luopuminen Kanta-palvelun käytön lopettaminen voi lähteä asiakkaan omasta ilmoituksesta tai Kanta-palvelujen toimesta Asiakas voi lopettaa Kanta-palvelun käytön ilmoittamalla siitä Ekstranetissä. Ilmoitus käynnistää palvelun käytön lopettamisen prosessin Kanta-palveluissa. Palvelun käytön lopettaminen ei enää jatkossa edellytä kirjallisen irtisanomisilmoituksen tekemistä. Kanta-palvelun käyttö voidaan estää tai lopettaa Kanta-palvelujen toimesta, mikäli ilmenee käytön estäviä syitä. 9

10 Asiakkuuden loppuminen Kanta-palvelujen asiakkuuden irtisanomisprosessi voi käynnistyä asiakkaan ilmoituksesta tai Kanta-palvelujen käynnistämänä. Asiakas ilmoittaa irtisanovansa kerralla Kanta-palvelujen asiakkuuden ja kaikkien Kanta-palvelujen käytön. Kanta-palvelut käynnistää asiakkaan palvelujen ja asiakkuuden irtisanomistoimenpiteet viranomaiselta saamansa ilmoituksen perusteella. Kanta-palvelujen asiakkuus edellyttää vähintään yhden Kanta-palvelun käyttöä. Mikäli asiakas luopuu viimeisen Kanta-palvelun käytöstä, käynnistetään asiakkuuden irtisanominen automaattisesti Kanta-palvelujen toimesta. 10

11 Ekstranetin merkitys kasvaa Kanta-palvelujen Ekstranetistä rakennetaan entistä kattavampaa sähköistä työvälinettä Kanta-palvelujen asiakkaille. Suunnittelussa ja toteutuksessa pyritään asiakaslähtöisyyteen ja helppokäyttöisyyteen osallistamalla asiakkaita suunnitteluprosessiin. Ekstranet tarjoaa työvälineen asiakkuuden ja asiakkaan käyttämän palvelun tietojen antamiseen ja ylläpitoon Kanta-palvelujen käyttöönotossa tarvittavien tietojen välitykseen Kanta-palvelujen ja asiakkaan välillä Kanta-palvelujen asiakkaaksi tulo Kanta-palvelujen sähköinen käyttöönotto Kanta-palvelujen käytön lopettaminen Asiakkuuden ja palvelukohtaisten tietojen ylläpito Profiloidut näkymät (kirjautuneelle käyttäjälle tarjotaan niitä palveluja ja toimintoja joihin hänellä oikeus) 11

12 Arkistonhoitajan käyttöliittymä Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistossa 12

13 Arkistonhoitajan käyttöliittymä Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto-palvelun käyttöönottoon kuuluu myös Arkistonhoitajan käyttöliittymän käyttöönotto. Kelan tarjoama selainpohjainen palvelu/käyttöliittymä rekisterinpitäjän arkistoimiin asiakirjoihin. Asiakirjat näkyvät sellaisina kuin ne on arkistoitu. Organisaatio määrittää käyttäjät, käyttöoikeudet kytketään Kelassa. Perustuu Potilastiedon arkiston Arkistonhoitajan käyttöliittymään. 13

14 Käyttötarkoitus Käyttöliittymä rekisterinpitäjän omaan aineistoon, mutta ei ole tarkoitettu varsinaiseen asiakastyöhön Näkymä arkistoituun aineistoon, jos syystä tai toisesta tiedot eivät ole haettavissa sosiaalihuollon asiakastietoja käsittelevän järjestelmän kautta Toiminnot voi kohdistaa rekisterinpitäjän yhteen rekisteriin kerrallaan (Potilastiedon arkisto ja Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto erikseen) Käsitellään aina yhden henkilön tietoja Käyttöliittymää ei ole tarkoitettu aineistojen analysointiin tai raportointiin 14

15 15

16 Yleiset käyttötilanteet Asiakirjojen haku aktiivikäyttöajan jälkeen (2+15 vuotta asian sulkemisesta) koska aktiivikäyttöajan jälkeen asiakirjat eivät palaudu ATJ:lle Asiakirjan vanhojen versioiden tarkastelu koska vain voimassa oleva versio palautetaan ATJ:lle Mitätöidyn asiakirjan haku koska ATJ:lle ei palauteta mitätöityjä asiakirjoja Asiakirjan mitätöinti, jos mitätöintiä ei syystä tai toisesta voida tehdä ATJ:n kautta Muu ongelman selvittelytilanne esim. asiakastietojen tarkistaminen Käyttöönottokoe Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto-palvelun käyttöönottotilanteessa 16

17 Ydintoiminnot asiakirjojen hallintaan Haku asiakaskohtaisesti Asiakirjojen katselu Metatietojen katselu (ATJ:n tuottamat metatiedot + arkiston täydentämät metatiedot) Eri versioiden katselu Asiakirjan mitätöinti 17

18 Arkistonhoitajan käyttöliittymän käyttöönotto Arkistonhoitajan tietoja kysytään palvelun käyttöönoton yhteydessä. Käyttöoikeus käyttöliittymään kytketään varmennekortin numeroon (11-numeroinen). Kanta-arkistonhoitajana voi toimia yksi tai useampi henkilö ja yksi henkilö voi toimia useamman rekisterinpitäjän Kanta-arkistonhoitajan roolissa. Käyttöliittymän internetosoite ilmoitetaan sähköpostilla hallinnolliselle yhteyshenkilölle, jonka tiedot kysytään Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto-palvelun käyttöönoton yhteydessä. 18

19 Arkistonhoitajan käyttöliittymän käyttöönotto Käyttöliittymään tunnistaudutaan VRK:n myöntämällä toimikortilla Henkilön vahva sähköinen tunnistautuminen ammattikortilla, henkilöstökortilla tai toimijakortilla (Lisätietoa Sosiaali- ja terveydenhuollon varmennepalveluista VRK:n sivuilta) Käyttöoikeudet rajataan automaattisesti sen rekisterinpitäjän asiakirjaaineistoon, jonka lukuun arkistonhoitaja toimii Arkistonhoitajan käyttöliittymän toiminta on syytä testata ennen käyttöönottokoetta Sisäänkirjautuminen onnistuu Sovellus käynnistyy 19

20 Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönottokoe Arkistonhoitaja on rekisterinpitäjän edustaja käyttöönottokokeessa Ennen käyttöönottokoetta arkistonhoitaja Testaa, että Arkistonhoitajan käyttöliittymä toimii Tutustuu käyttöönottokoesuunnitelmiin Käyttöönottokokeen jälkeen arkistonhoitaja tarkastaa käyttöliittymällä, että asiakirjat ovat arkistoituneet Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon asiakirjojen kuvailutiedot ovat asianmukaiset asiakirjojen tiedot vastaavat asiakastietojärjestelmässä olevia kertomusmerkintöjä Tarkastamisesta tehdään merkintä käyttöönottokoeraporttiin 20

21 Kehittämisen tilanne Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston tuotantokäyttö alkaa 02/2018 (I vaiheen tuotantokäyttö alkaa piloteilla) Arkistonhoitajan käyttöliittymän sovittaminen sosiaalihuollon tarpeisiin projekti valmistunut Arkistonhoitajan käyttöliittymä on julkaistu piloteille koekäyttöön asiakastestiympäristössä 21

22 Lisätietoja Asiakastestiin liittyminen, Yleiset Kanta-palvelujen asiakkuutta ja palvelujen käyttöönottoa koskevat kysymykset Määrittelyt, ohjelmistokehitys, ilmoittautuminen kyselytuntien jakelulistaan Yhteistestaukseen ilmoittautuminen Sähköpostin osoitekenttään tunniste Sosiaalihuolto 22

23 Kiitos Hanna Hautaniemi Asiakkuusvastaava, Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto 23