ARTIKLA 13 PAIKAN PÄÄLLÄ TEHTÄVÄT TARKASTUKSET TUKI2000-JÄRJESTELMÄSSÄ HALLINNOITAVISSA YRITYSTUISSA

ARTIKLA 13 PAIKAN PÄÄLLÄ TEHTÄVÄT TARKASTUKSET TUKI2000-JÄRJESTELMÄSSÄ HALLINNOITAVISSA YRITYSTUISSA Koulutus välittäville toimielimille Art 13 paikan päällä tehtävät tarkastukset osana menojen varmentamisprosessia Neuvotteleva virkamies Riitta Mensalo TEM:n auditorio, osoite Eteläesplanadi 4, 1 krs, C-rappu, Helsinki

Johdanto koulutustilaisuuteen Koulutustilaisuuden sisältö ja tavoitteet Käydä läpi art 13 paikan päällä tehtäviä koskeva hallintoviranomaisen ohjeistus ja sen keskeiset periaatteet ja niiden soveltaminen TUKI2000:ssa hallinnoitaviin yritystukiin (Lähtökohtana kohderyhmä, joka on jo tehnyt paikan päällä tarkastuksia) Keskustella TUKI2000-yritystukien paikan päällä tehtäviin tarkastuksiin liittyvistä ongelmista Sopia mahdollisista jatkotoimista (koulutustarpeet, ohjeistuksen tarkistaminen jne.) Tavoitteena varmistaa ohjelmakauden 2007-2013 laadullisten ja määrällisten vaatimusten mukaisten paikan päällä tehtävien tarkastusten toteutuminen

Paikan päällä tehtävien tarkastusten tavoitteet ja vaatimukset Art 13 menojen varmentaminen sisältää seuraavat toimenpiteet a) tuensaajan kutakin maksatushakemusta koskevat hallinnolliset tarkastukset; -> Asiakirjatarkastus /hallinnollinen tarkastus / desk-based check b) yksittäisiä toimia koskevat, paikan päällä tehtävät tarkastukset -> Paikan päällä tehtävä tarkastus / Paikan päällä tehtävä varmennus / artikla 13 varmennus/tarkastus/ 1. asteen kontrollikäynti / on the spot- käynti

Paikan päällä tehtävien tarkastusten tavoitteet ja vaatimukset Hallintoviranomaisen suorittamat art 13 mukaan tehtävät hallinnolliset ja paikan päällä tehtävät tarkastukset -> osa organisaation normaaleja, päivittäiseen toimintaan liittyviä sisäisen valvonnan menettelyjä, joilla organisaatio varmistaa sen vastuulla olevien tehtävien asianmukaisen toteutumisen. Artikla 13 mukaisilla tarkastustoimenpiteillä valvotaan, että tuensaajalle myönnetty julkinen tuki on käytetty käyttötarkoitukseensa päätöksessä mainituilla ehdoilla

Paikan päällä tehtävien tarkastusten tavoitteet ja vaatimukset (Lainsäädäntöperusta) Artikla 60 b-kohta 1083/2006 (EU yleisasetus) Hallintoviranomaisen tehtävänä on..tarkastaa osarahoitettujen tuotteiden ja palvelujen toimituksen ja varmistaa, että toimien osalta tuensaajien ilmoittamat menot ovat todella aiheutuneet ja että ne ovat yhteisön ja kansallisten sääntöjen mukaiset; yksittäisten toimien paikan päällä suoritettavia tarkastuksia voidaan tehdä otantaperiaatteella noudattaen yksityiskohtaisia sääntöjä, jotka komissio hyväksyy

Paikan päällä tehtävien tarkastusten tavoitteet ja vaatimukset (Lainsäädäntöperusta) Artikla 13 1828/2006 (EU-toimeenpanoasetus) Tarkastuksilla on varmistettava, että 1) ilmoitetut menot vastaavat todellisuutta, 2) tuotteet on toimitettu tai palvelut on suoritettu hyväksymispäätöksen mukaisesti, 3) tuensaajan esittämät korvaushakemukset ovat oikeellisia ja 4)toimet ja menot ovat yhteisön ja kansallisten sääntöjen mukaisia ja 5)Niiden on sisällettävä menettelyt, joilla vältetään menojen rahoittaminen kahteen kertaan muista yhteisön hankkeista tai kansallisista hankkeista sekä muilla ohjelmakausilla. 2. Tarkastusten on tarvittaessa katettava toimien hallinnolliset, taloudelliset, tekniset ja fyysiset näkökohdat = kaikki!

Paikan päällä tehtävien tarkastusten tavoitteet ja vaatimukset 13 1828/2006 Hallintoviranomaisen on laadittava kirjalliset vaatimukset ja menettelyt kunkin 2 kohdan mukaisesti suoritetun tarkastuksen osalta, ja sen on pidettävä kustakin tarkastuksesta kirjaa, jossa mainitaan tehty työ, tarkastuksen päivämäärä ja tulokset sekä havaittujen sääntöjenvastaisuuksien suhteen toteutetut toimenpiteet. -> TIUKEMPI DOKUMENTOINTI- VELVOLLISUUS

Paikan päällä tehtävien tarkastusten tavoitteet ja vaatimukset (Ohjelmakauden 2000-2006 kokemukset Suomessa) - Ei yhtenäistä koko rakennerahastotoimintaa koskevaa ohjeistusta - art 4 paikan päällä varmennuksiin uusi komission ohjeistus ohjelmakauden loppupuolella ( johti osin kansallisen ohjeistuksen tarkentamiseen) -> joulukuu 2005 - eivät tarpeeksi perusteellisia -> liian paljon virheitä päässyt läpi (art 4 varmennukset <- > tarkastusviranomaisen tarkastusten tulokset) - eivät ole kattaneet kaikkia osa-alueita (palvelujen ja tavaroiden toimittaminen, menojen tosiasiallisuus ja tukikelpoisuus) -> tarkastus ei ole kohdistunut toteutuneisiin menoihin (luonteeltaan pelkkä ohjauskäynti) - ei ole tehty riittävää määrää ( kpl <-> euromäärä) -eivät ole olleet riittävän hyvin dokumentoituja -> ylimalkaisia selvityksiä tehdystä työstä. Tiedot suoritetuista korjauksista puutteellisia ja puuttuvat. --> Jälkeenpäin vaikea todentaa tehtyä työtä. - eivät ole olleet laadullisesti tarpeeksi hyviä - > koska ongelmia ei ole havaittu, hankkeita on jouduttu myöhemmin joko keskeyttämään tai poistamaan menoilmoituksista -eriyttäminen ei vaatimusten mukaista - kuuluu maksatustoiminnolle -> rahoittaja tehnyt - hallinnon itse toteuttamat hankkeet -> viranomaistoiminta erotettava tuensaajan toiminnasta

Paikan päällä tehtävien tarkastusten organisointi Pääperiaatteet Rakennerahastolaki 1401/2006 49 -> välittävät toimielimet vastaavat vastuu välittävässä toimielimessä tarkastuksista kuuluu maksatustehtävistä vastaavalla yksikölle eriytettävä rahoittajan tehtävistä (muutoin riskinä puolueettomuuden vaarantuminen) maksatushakemuksen käsittelijä, muu maksatusyksikön työntekijä tai erikseen tehtävää varten palkattu tekee tehtävä voidaan ulkoistaa, mutta vastuu edelleen välittävällä elimellä * vaatimusten täyttyminen varmistettava (pätevyys, tieto rrtoiminnasta ja sen säännöistä) * jäävittömyys sisäinen tarkastus voi suorittaa itse toteutettujen hankkeiden osalta (VTV:llä eri kanta asiaan)

Paikan päällä tehtävien tarkastusten organisointi (jatkuu) Hankkeen luonteen ja/tai laajuuden niin edellyttäessä maksamisesta vastaavan yksikön virkamiehen lisäksi tarkastukseen paikan päällä on hyvä osallistua hankkeen rahoittamiseen liittyviä tehtäviä hoitava virkamies tai muu sisällön/toimenpiteiden asiantuntija. Näin varmistetaan tarkastuksen edellyttämä riittävä asiantuntemus ( mikäli sitä ei ole maksatusyksikössä) -> välittävä toimielin siis itse harkitsee, milloin on syytä useamman lähteä käynnille mukaan. Ulkopuolisen suorittaessa tarkastuksia, heille tulee välittää kaikki tarkastuksen suorittamisen kannalta olennainen hanketta ja tuensaajaa koskeva tieto

Art 13 paikan päällä tehtävien tarkastusten määrällinen tavoite ohjelmakaudella 2007-2013 Koko ohjelmakauden osalta tarkastettavien hankkeiden määrään liittyvä tavoite on ohjelmittain hankkeen julkinen[1] rahoitus on yli 500 000 euroa hanke on arvioitu korkeaan riskiluokkaan[2] lopuista[3] hankkeista 50,1 % satunnaisotannalla. Lisäksi suoritetaan 10 %:n otanta jo aiemmin paikan päällä tarkastettuihin hankkeisiin, jotka ovat käynnissä. [1] EU, kansalliseksi vastinrahoitukseksi katsottava valtio, kunta ja muu julkinen rahoitus [2] Riskiluokittelu on esitetty HVO:n rakennerahastoja koskevan ohjeistuksessa 01/2009 [3] ennen paikan päällä tarkastamattomista hankkeista

Vuoden 2010 otannat TUKI2000- järjestelmän hankkeiden perusjoukon muodostavat käynnissä olevat hankkeet, joille on tehty rahoituspäätös 31.12.2009 mennessä ja joita ei ole tarkastettu aiemmin. Vuoden 2010 tarkastettaviksi valitaan ennen paikan päällä tarkastamattomista hankkeista ohjelmittain ja välittävä toimielinkohtaisesti 1) ne, joiden julkinen rahoitusosuus on yli 500 000 euroa, 2) hankkeet, jotka on arvioitu korkeaan riskiluokkaan ja lopuista hankkeista 40 % satunnaisotannalla.

Paikan päällä tehtävien tarkastusten kansallinen ohjeistus Hallintoviranomaisen 6.3.3009 Dnro 645/023/2009 paikan päällä tehtävistä tarkastuksista www.rakennerahastot.fi Yleisohje + Tarkistuslista/pöytäkirja (yleiset tarkistukset/ kustannusten tarkistuslista) täyttöohjeineen (suomi/ruotsi) -> Koskee 6.3.2009 lukien sekä EAKR- että ESR- rahastojen hankkeita Ohje käyttöön 6.3.2009 lukien -tarkistuslistan manuaalitäyttö ensin, koulutus alueilla 5/2009 -WEPA 2007 Valtteri-järjestelmässä varmennustyökaluston 1. vaihe otettiin 17.6.2009 tuotantokäyttöön (tarkastussuunnitelman ylläpito ja selaus). 2. vaihe otettiin tuotantoon 21.10.2009. (Paikan päällä tehtävien tarkastusten tarkastusmerkinnät (tarkistuslista) ja tulosten kirjaus)

Paikan päällä tehtävien tarkastusten kansallinen ohjeistus (jatkuu) HVOn ohjeistus perustuu EU lainsäädännön vaatimuksiin sekä erityisesti komission ohjeeseen art 13 2-5 kohtien mukaisista tarkastuksista : Guidance document on management verifications to be carried out by Member States on operations co-financed by the Structural Funds and the Cohesion Fund for the 2007 2013 programming period Final version of 05/06/2008 COCOF 08/0020/04-EN Lisäksi paikan päällä tarkastuksia tehtäessä tulee ottaa huomioon muut HVOn ohjeet, todentamisviranomaisen ohjeet, muu hanketoimintaan liittyvä EU:n tai kansallinen lainsäädäntö ja ohjeistus (esimerkiksi yritystukia koskeva erityislainsäädäntö, yritystukien käsikirja jne.)

Paikan päällä tehtävät tarkastukset TUKI2000- järjestelmässä Paikan päällä tarkastukset tehty ohjelmakauden alusta 2000-2006 ohjeiden mukaan ja talletettu TUKI2000-järjestelmään Hallintoviranomaisen ohje 6.3.2010 koski heti myös TUKI2000-yritystukia Paikan päällä tarkastuksia koskeva osuus TUKI2000:ssa: 3.5.2010 otettiin käyttöön EAKR-hankkeita (lain 1336/2006 mukaiset, energiatuet sekä Tekesin EAKR-hankkeet) koskeva HVO-ohjeen mukaisesti uudistettu paikan päällä tehtäviä tarkastuksia koskeva osio, joka korvasi nykyisen ns. varmennusosion. 3.5.2010 alkaen kaikkien uusien paikan päällä tehtävien tarkastusten tiedot sekä ne tarkastukset, joiden osalta paikan päällä tehtävä tarkastuskäynti on jo tehty, mutta tietoja ei vielä ole tallennettu TUKI2000- järjestelmään on tallennettava uuteen järjestelmään. Käyttöön ottoa koskeva TEM/ Sirpa Hautalan viesti 29.4.2010, joka sisälsi hallintoviranomaisen ohjeistusta täydentävää ohjetta tarkistuslistan eräiden kysymysten osalta

Paikan päällä tehtävät tarkastukset TUKI2000- järjestelmässä (jatkuu) TUKI2000-järjestelmään aiemmin vanhaan ns. varmennusosioon tallennettuja ohjelmakauden 2007-2013 paikan päällä tehtyjä tarkastuksia ei tässä vaiheessa tarvitse enää uudelleen tallentaa käyttöön otettuun osioon. -> HVO tekee selvityksen tehtyjen tarkastusten vaatimusten mukaisuudesta Välivaiheessa (6.3.2009-3.5.2010) erilaisia käytäntöjä eri ELYissä HVOohjeiden soveltamisen suhteen??? Paikan päällä tehtyjen tarkastusten tekeminen sovittujen tavoitteiden mukaisesti rakennerahasto-ohjelmien hallinto- ja valvontajärjestelmän toimivuuden kulmakiviä -> laiminlyönti voi johtaa maksatusten keskeytykseen komissiolta TUKI2000-hankkeiden tarkastustilanne on ollut parempi kuin muissa EUhankkeissa -> mikä on ELY-kohtainen tilanne nyt?

Paikan päällä tehtävien tarkastusten organisointi Miten paikan päällä tehtävät tarkastukset voidaan tehdä kustannustehokkaasti ts. asetetut vaatimukset riittävästä varmuudesta saavuttaen mutta minimoimalla resurssit? maksaja, erikseen tehtävään nimetty/palkattu maksatustoiminnon henkilö, erikseen palkattu/nimetty välittävän toimielimen henkilö, täysin ulkoistettu, välittävien toimielinten yhteistyönä, / yksin tai asiantuntijan kanssa maksatuspuolen mahdollisuudet yksin paikan päällä käyntiin -> selkeä tukipäätös, selkeä kirjallinen dokumentointi muutenkin,tarkastusta tekevän koulutus, kokemus hankkeiden määrä ja laatu ja sisältö maksatushakemuksen asiakirjatarkastuksen laajuus ja tarkkuustaso (erityisesti menotositteiden ja kirjanpidon osalta) hyvä tarkastuskäynnin etukäteissuunnittelu tarkastusten ajoittaminen kuitenkin ennen loppumaksua, ja siten, että riittävä määrä menoja varmistetaan -> vuosittainen tarkastussuunnitelma selvitettävä, missä hankkeissa ei ole tarpeen mennä paikan päälle lainkaan, vaan asiakirjatarkastuksessa on saavutettu riittävä varmuus (HUOM! Asiakirjatarkastuksen laajuuden ja tarkkuustason kohottaminen)

Paikan päällä tarkastuksen prosessi osana art 13 menojen tukikelpoisuuden ja tosiasiallisuuden varmentamista 1. Maksatushakemusten käsittelyyn liittyvä hallinnollinen so. asiakirjatarkastus - koskee kaikkia maksatushakemuksia - asiakirjojen perusteella saavutetaan ennen maksatuspäätöksen tekoa riittävä varmuus esitettyjen menojen tosiasiallisuudesta ja tukikelpoisuudesta, ja menojen päätöksen sekä EU- ja kansallisten sääntöjen mukaisuudesta - maksatushakemuksen tarkastuksessa havaitut tukikelvottomiin liittyvät havainnot ja niiden luokittelut talletetaan järjestelmiin tämän prosessin vaiheen tuloksina 2. Paikan päällä tehtävä tarkastus - koskee rajattua määrää hankkeita - täydentää maksatushakemusten käsittelyn yhteydessä tehtyä tukikelpoisuus- ym. tarkastusta menojen tosiasiallisuuden, tuotteiden ja palveluiden tosiasiallisen toimittamisen, tiedotus- ym. horisontaalisten vaatimusten jne. varmistamisen osalta - paikan päällä tehdyssä tarkastuksessa havaitut tukikelvottomia menoja (ei samat kuin jo maksatushakemuksen käsittelyn yhteydessä todetut!) koskevat havainnot luokitteluineen talletetaan järjestelmiin tämän prosessin vaiheen tuloksina HUOM! Näiden kahden tarkastusvaiheen tuloksia ei saa sekoittaa keskenään!!

Paikan päällä tarkastuksen prosessi osana art 13 menojen varmentamista TUKI2000-hankkeita koskeva erityistapaus - Tuensaajalta tulee ainoastaan yksi maksatushakemus ennen hankkeen päättymistä - Tässäkin tapauksessa tulee pystyä erottamaan maksatushakemuksen käsittelyn prosessi ja tulokset paikan päällä tarkastuksen prosessista tuloksista -> 1. valmistellaan maksatushakemus maksatuspäätösluonnosvaiheeseen asti (hyväksytyt kustannukset, kirjataan hylätyt tukikelvottomat menot määrineen ja luokitteluineen) 2. täydennetään tehtyä työtä paikan päällä tarkastuksen tuloksilla HUOM! Milloin on mahdollista saavuttaa riittävä varmuus hallinnollisen tarkastuksen yhteydessä?

Paikan päällä tehtävän tarkastuksen vaiheet Tarkastuksen suunnittelu-/valmisteluvaihe Tarkastuksen tekeminen paikan päällä Tarkastuksen jälkeiset toimenpiteet Päätös jatkotoimista ja jatkotoimien seuranta

Paikan päällä tehtävän tarkastuksen suunnittelu Erittäin tärkeä vaihe tarkastuskäynnin onnistumisen ja kustannustehokkaan tekemisen kannalta! -Tarkastettavan hankkeen erityispiirteet huomioon ottaen selvitettävä, mitä paikan päällä nimenomaan kyseisen hankkeen kohdalla tulee tarkastaa (tarkistuslista ja ohjeet) Suunnittelun lopputuloksena: -Syntynyt kuva hankkeen ja tuensaajan tilanteesta ja niihin mahdollisista liittyvistä riskikohdista -Syntynyt (riskiperusteinen) suunnitelma tarkastuksen toteuttamisesta käytännössä paikan päällä (laajuus, paikan päällä todennettavat tarkistuslistan kohdat, mistä saadaan varmuus jo asiakirja-aineiston avulla, yksittäisten menojen todentamisen periaatteet jne.) -Päätetty tarkastuksen lopullinen ajankohta -Päätetty, ketä tarkastuksesta vastaavan maksajan lisäksi käynnille mahdollisesti lähtee -Saatu riittävä varmuus asiakirjojen perusteella siitä, ett Art 13 mukaisen maksatushakemuksen yhteydessä suoritettu hallinnollinen tarkastus yksin tai yhdessä muiden hankkeeseen liittyvien asiakirjojen kanssa voi korvata paikan päällä tehtävän tarkastuksen HUOM!!! art 13 maksatushakemusten asiakirjatarkastuksen laajuus <-> paikan päällä tarkastusten laajuus

Paikan päällä tehtävän tarkastuksen suunnittelu (jatkuu) Hanketta ja tuensaajaa koskevien tietojen kerääminen Tietojärjestelmistä (Valtteri, Tuki2000 )saatavat tiedot -Jatkossa mahdollisesti järjestelmistä yhteenveto(ja) hanketta koskevista järjestelmän tiedoista (perustiedot, hankepäätöstä, maksatushakemuksia ja -päätöksiä, korjaustoimia koskevat tiedot, tarkastushavainnot, maksajan paikan päällä tarkastettavaksi esittämät asiat ) Hanketta koskevat asiakirjat * Tukihakemus (muutoshakemus) liitteineen * Tuki(muutos)päätös ml. projektisuunnitelma (hankkeen toteuttamista koskevat ehdot ja erityisehdot * Väli- ja loppuraportit, ohjausryhmän pöytäkirjat * Maksatushakemukset liitteineen, maksatuspäätökset, asiakirjatarkastusten tarkistuslistat (EURA2007 / Valtteri / TUKI2000 ) * Hanketta koskevat tarkastusviranomaisen tarkastusraportit * Tarkistettava, onko ko. hankkeelle erikseen merkitty tarkastettavia kohteita esimerkiksi maksatushakemuksen tarkistuksen yhteydessä

Paikan päällä tehtävän tarkastuksen suunnittelu (jatkuu) Hanketta ja tuensaajaa koskevien tietojen kerääminen (jatkuu) Tuensaajaa koskevat tiedot Tuensaajan muut hankkeet (edell. kauden tietojärjestelmät mm. Fimos, Esra, Iris, ASKO,ilmoitukset tuensaajista, netti, tiedonhankinta viraston sisällä jne) - > menojen tuplarahoituksen estäminen! Tuensaajaa koskevat tarkastushavainnot Tuensaajan tilintarkastuslausuntojen mahdollinen hyödyntäminen Rahoittajan kuuleminen * Käsitys hankkeen etenemisestä ja hankkeen mahdollisista ongelmista Muiden viranomaisten tarkastettavaan tuensaajan hankkeeseen tai sen toimenpiteisiin liittyvien lausuntojen/todistusten hyödyntäminen Tuensaajan sähköisen (kirjanpito- ja muun) aineiston hyödyntäminen

Paikan päällä tehtävän tarkastuksen suunnittelu (jatkuu) 4. PAIKAN PÄÄLLÄ TEHTÄVÄN TARKASTUKSEN KORVAAMINEN MAKSATUSHAKEMUKSEN HALLINNOLLISELLA TARKASTUKSELLA Art 13 mukaisen maksatushakemuksen yhteydessä suoritetun hallinnollisen tarkastuksen voidaan katsoa korvaavan paikan päällä tehtävän tarkastuksen Kyllä Perustelut: Paikan päällä tarkastuksen tulee 13 artiklan 2 alakohdan mukaisesti tarvittaessa kattaa hankkeen hallinnolliset, taloudelliset, tekniset ja fyysiset näkökohdat. Jos kyseessä on hanke, jonka tuotteiden ja palvelujen toimittamisesta saadaan riittävä varmuus jo maksatushakemuksen käsittelyn yhteydessä suoritetulla hallinnollisella tarkastuksella, (esimerkiksi siitä syystä että tehty työ konkretisoituu aikaan ja paikkaan liittymättöminä raportteina tai selvityksinä), paikalla tehtävä tarkastus voi olla tarpeeton tai mahdoton suorittaa. Tällöin komission 1828/2006 asetuksen 13 artiklan a-alakohdan mukaisen maksatushakemuksen yhteydessä suoritetun hallinnollisen tarkastuksen voidaan poikkeuksellisesti katsoa korvaavan paikan päällä tehtävän tarkastuksen.

Paikan päällä tehtävän tarkastuksen suunnittelu (jatkuu) Tarkastuskäynnistä ilmoittaminen Hallintoviranomaisen ja välittävän toimielimen rahoittamaansa hankkeeseen kohdistuvasta tarkastusoikeudesta on määräykset rakennerahastolain 51 :ssä. Tuensaajan velvollisuudet on määritelty rakennerahastolain 56 :ssä. > rahoituspäätös Tarkastuksen asianmukaiseksi suorittamiseksi on yleensä tarpeen sopia tarkastusajankohdasta etukäteen. Jos ennakkoilmoittaminen vaarantaisi tarkastuksen tarkoituksen toteutuminen (esim. koulutushankkeen tosiasiallinen toteutus ja koulutettavien osallistuminen siihen.) voidaan tarkastus tältä osin suorittaa siitä ennalta ilmoittamatta.

Tarkastus paikan päällä - Tarkastuskäynnin alussa tuensaajalle kerrottava tarkastuskäynnin tarkoitus - Tarvittaessa pystyttävä todistamaan henkilöllisyys ja oikeus tarkastuksen tekemiseen - Tarkastuksen keinot: * tuensaajan ym. haastattelu * hanketta koskevan asiakirja- ja kirjanpitoaineiston läpikäynti (aineiston sisältö vaihtelee hanketyypeittäin) * havainnoimalla toteutettujen käyttö- ja pääomainvestointien olemassa oloa

Tarkastus paikan päällä (jatkuu) Tarkoituksena varmistaa, että tuen saajan maksatushakemuksessa esittämät tiedot ml. niitä tukeva liiteaineisto ja muu välittävän toimielimen käytössä ollut tieto vastaavat tosiasiallista tilannetta tuensaajan luona -Tarkastetaan sekä toimintaa että menoja --> tavoitteena riittävä varmuus siitä, että ilmoitetut menot, rahoitus ja tulot ovat tosiasiallisesti syntyneitä ja hankkeelle kuuluvia tuotteet on toimitettu tai palvelut on suoritettu hyväksymispäätöksen mukaisesti tuensaajan esittämät maksatushakemukset ovat oikeellisia toimet ja menot ovat yhteisön ja kansallisten lainsäädännön ja muiden sääntöjen sekä yhteisön mukaisia. menojen rahoittamista kahteen kertaan muista yhteisön hankkeista tai kansallisista hankkeista sekä muilla ohjelmakausilla ei ole tapahtunut.

Tarkastus paikan päällä -tehdään käyttäen apuna hallintoviranomaisen tarkistuslistaa: TARKASTUSTA JA TARKASTETTAVAA HANKETTA KOSKEVAT YLEISET TIEDOT - Jatkossa mahdollisesti erillisenä raporttina järjestelmästä - Päätös siitä, että asiakirjatarkastus korvaa paikan päällä tarkastuksen TARKASTUSHAVAINNOT PAIKAN PÄÄLLÄ 5.A. HANKKEEN TOIMIEN JA MENOJEN TOSIASIALLISUUTEEN JA SÄÄNTÖJEN MUKAISUUTEEN LIITTYVÄT YLEISET TARKISTUKSET 5.B. MAKSATUSHAKEMUKSISSA ESITETTYJEN YKSITTÄISTEN MENOJEN TOSIASIALLISUUDEN JA SÄÄNTÖJENMUKAISUUDEN TARKISTAMINEN Yksittäisten menojen varmentaminen tehdään täyttämällä ohjeen liitteenä oleva excel-lomake. Kuvaus ja perustelut yksittäisten menojen varmentamiselle: 5.C. MUUT TARKASTUSKÄYNNILLÄ ESILLE TULLEET ASIAT: 5.D. YHTEENVETO HAVAINNOISTA JA LISÄTIETOJA TARKASTUKSEN TULOKSESTA JOHTOPÄÄTÖKSET TARKASTUKSEN PERUSTEELLA

Art 13 paikan päällä tarkastuksen tarkistuslista 1. TARKASTUSTA KOSKEVAT YLEISET TIEDOT 1.1.Välittävä toimielin, 1.2.Tarkastuksen suorittajan/ suorittajien tiedot 1.3.Toteuttajan edustaja(t), 1.4.Tarkastusaika/-ajat ja paikka/paikat 1.5.Tarkastuksesta ilmoitettu 2. HANKKEEN TIEDOT (pääosin tietojärjestelmästä) Tuensaajaa ja hanketta koskevat tiedot Hankkeeseen tai tuensaajaan kohdistuneet aikaisemmat tarkastukset Maksajan paikan päälle tarkastettavaksi esittämät seikat Muita tarkastuksessa huomioitavia asioita (rahoituspäätöksen ehdot jne.) 3. TARKASTUKSEN TIEDOT Hankkeen hyväksytyt kustannukset/rahoitus Paikan päällä tarkastettavat maksatushakemukset (kustannukset/rahoitus) Tarkastusta ei ole voitu toteuttaa tuensaajasta johtuvasta syystä 4. PAIKAN PÄÄLLÄ TEHTÄVÄN TARKASTUKSEN KORVAAMINEN MAKSATUSHAKEMUKSEN HALLINNOLLISELLA TARKASTUKSELLA Art 13 mukaisen maksatushakemuksen yhteydessä suoritetun hallinnollisen tarkastuksen voidaan katsoa korvaavan paikan päällä tehtävän tarkastuksen Jos kyllä -> riittävät perustelut

3. TARKASTUKSEN TIEDOT 3.2. Tarkastusta ei ole voitu toteuttaa tuensaajasta johtuvasta syystä Jos tuensaajaa ei sovitusta tarkastuskäynnistä tai yhteydenottoyrityksistä huolimatta tavoiteta tai hankkeen kirjanpito ja/tai asiakirjat eivät ole tarkastajien tarkastettavissa, ei tarkastusta ole voitu toteuttaa. Tällaisessa tapauksessa on molempien osapuolten oikeusturvan kannalta pöytäkirjattava havainnot ja toteutetut toimenpiteet yksityiskohtaisesti. Tähän kohtaan ei ole tarkoitus kirjata tilanteita, joissa sovittua tarkastusta joudutaan siirtämään toiseen ajankohtaan yhteisestä sopimuksesta (esim. sairaustapaus), vaan ne kirjataan kohtaan 1.4. TUKI2000: Kirjataan perustelut sille, miksi tarkastusta ei ole voitu suorittaa.

4. PAIKAN PÄÄLLÄ TEHTÄVÄN TARKASTUKSEN KORVAAMINEN MAKSATUSHAKEMUKSEN HALLINNOLLISELLA TARKASTUKSELLA Art 13 mukaisen maksatushakemuksen yhteydessä suoritetun hallinnollisen tarkastuksen voidaan katsoa korvaavan paikan päällä tehtävän tarkastuksen Kyllä x Perustelut: Paikan päällä tarkastuksen tulee 13 artiklan 2 alakohdan mukaisesti tarvittaessa kattaa hankkeen hallinnolliset, taloudelliset, tekniset ja fyysiset näkökohdat. Jos kyseessä on hanke, jonka tuotteiden ja palvelujen toimittamisesta saadaan riittävä varmuus jo maksatushakemuksen käsittelyn yhteydessä suoritetulla hallinnollisella tarkastuksella, (esimerkiksi siitä syystä että tehty työ konkretisoituu aikaan ja paikkaan liittymättöminä raportteina tai selvityksinä), paikalla tehtävä tarkastus voi olla tarpeeton tai mahdoton suorittaa. Tällöin komission 1828/2006 asetuksen 13 artiklan a-alakohdan mukaisen maksatushakemuksen yhteydessä suoritetun hallinnollisen tarkastuksen voidaan poikkeuksellisesti katsoa korvaavan paikan päällä tehtävän tarkastuksen. Vapaassa tekstikentässä perustellaan, miksi ja miten hankkeessa on voitu luotettavasti varmistaa tuotteiden ja palvelujen toimittaminen ilman paikan päällä tarkastusta. -> tärkeää perustella niin, että ulkopuolinen taho voi jälkikäteen vakuuttua perustelujen riittävyydestä. Mikäli maksatushakemuksen yhteydessä suoritetun hallinnollisen tarkastuksen voidaan katsoa korvaavan paikan päällä tehtävän tarkastuksen, ei kohdan 5 mukaisiin kysymyksiin tällöin vastata.

5.A. HANKKEEN TOIMIEN JA MENOJEN TOSIASIALLISUUTEEN JA SÄÄNTÖJEN MUKAISUUTEEN LIITTYVÄT YLEISET TARKISTUKSET 5.A.1. Tuensaaja on järjestänyt projektin kirjanpidon asianmukaisesti ml. riittävän jäljitysketjun toteutuminen 5.A.2. Hanketta on toteutettu hyväksytyn rahoituspäätöksen mukaisesti 5.A.3. Hanke on edennyt rahoituspäätöksen mukaisessa aikataulussa 5.A.4. Tuensaajan toiminnassa, taloudessa tai olosuhteissa ei ole tapahtunut sellaisia muutoksia, mitkä ovat vaikuttaneet tai vaikuttavat tuensaajan tai tuetun toiminnan tukikelpoisuuteen 5.A.5. Hankkeen päätöksenmukaiset osarahoitusosuudet ovat toteutuneet rahoituspäätöksen ehtojen mukaisesti 5.A.6.Hankkeen ohjausryhmä on toiminut asianmukaisesti 5.A.7.Tuotteiden ja palveluiden tosiasiallinen toimittaminen 5.A. 8.Hankkeen tulot ja muualta saatavat korvaukset on asianmukaisesti käsitelty ja vähennetty tarvittaessa hankkeen menoista 5.A.9.Hankintojen toteuttaminen julkisista hankinnoista annetun lain ja rahoituspäätöksen ehtojen mukaisesti 5.A.10. Hankkeen tuensaajana on taloudellista toimintaa harjoittava yksikkö tai tukea tällaiselle toimijalle ja myönnetty tuki täyttää valtion tuen kriteerit? 5.A.11. Tuensaaja ei ole myönnetyn tuen lisäksi saanut tai hakenut muuta julkista tukea rahoituspäätöksen mukaisiin hankkeen toimenpiteisiin 5.A.12.Tiedotus- ja julkisuusperiaatetta koskevia EU-säädöksiä on noudatettu hankkeen toteutuksessa? 5.A.13.Kestävää kehitystä ja ympäristövaikutuksia koskevia EU-säädöksiä on noudatettu hankkeen toteutuksessa 5.A.14. Yhtäläisiä mahdollisuuksia ja syrjimättömyyttä koskevat EU-säädökset on otettu huomioon hankkeen toteutuksessa?

Art 13 paikan päällä tarkastuksen tarkistuslista HANKKEEN TOIMIEN JA MENOJEN TOSIASIALLISUUTEEN JA SÄÄNTÖJEN MUKAISUUTEEN LIITTYVÄT YLEISET TARKISTUKSET Havainnot tarkistuslistan kysymyksiin ja niiden luokittelut: Kunnossa / Ei kunnossa / Ei koske hanketta Jos ei kunnossa, Vaikutus menojen tukikelpoisuuteen kyllä /ei Jos vaikutus menojen tukikelpoisuuteen kyllä, ilmoitetaan arvio eitukikelpoisten menojen määrästä : Huomautuksia: Jos havainnolla voi olla vaikutusta menojen tukikelpoisuuteen, ilmoitetaan joko tarkka euromääräinen vaikutus, milloin se on yksiselitteisesti todettavissa, ja muutoin alustava arvio ei-tukikelpoisten menojen määrästä. Arvio virheiden vaikutuksesta kustannusten tukikelpoisuuteen on tarkastuspöytäkirjan allekirjoituksen jälkeenkin vasta ao tilanteessa paikan päällä tehty tarkastajan arvio. Kustannusten tukikelpoisuuden ratkaisee välittävä toimielin maksatushakemuksesta tehtävällä tai muulla (esim. takaisinperintä) päätöksellä." Jokaisen tarkastettavan kohdan jälkeen Huomautuksia -tekstiosio (Huomiot/tehdyt korjaavat toimenpiteet), johon tulee kirjoittaa tehdyt havainnot sekä tarvittavat lisätiedot tarkastettavaan seikkaan liittyen.

Art 13 paikan päällä tarkastuksen tarkistuslista C. MUUT TARKASTUSKÄYNNILLÄ ESILLE TULLEET ASIAT: Tässä kohdassa kuvataan muita kuin tarkistuslistan kysymyksiä koskevia havaintoja sekä hankkeen valvonnassa ja seurannassa huomioon otettavat hanketta/tuensaajaa koskevat tiedot, hankkeelle annettua opastusta jne. - esim. hankkeen ohjelman mukaisuus, - muut kuin tarkistuslistan mukaiset virheet -> kansallisen hanketta koskevan erityislainsäädännön noudattaminen jne.

Art 13 paikan päällä tarkastuksen tarkistuslista 5.B. MAKSATUSHAKEMUKSISSA ESITETTYJEN YKSITTÄISTEN MENOJEN TOSIASIALLISUUDEN JA SÄÄNTÖJENMUKAISUUDEN TARKISTAMINEN -tarkastetaan maksatushakemuksissa esitettyjen kustannusten tosiasiallisuus, kuuluminen hankkeelle ja kustannusten päätöksen, ohjelma-asiakirjan, tukikelpoisuusasetuksen ja kansallisen ja EU-säädösten ja ohjeiden mukaisuus. -yksittäisiä tarkastettuja menoja koskevat tiedot kirjataan hallintoviranomaisen ohjeen excel-lomakkeelle tukikelvottomat kustannukset luokitellaan annetun luokituksen mukaisesti

Kirjanpidon ja menojen varmentaminen Yhteys tarkistuslistan 5 A-kohtiin (HANKKEEN TOIMIEN JA MENOJEN TOSIASIALLISUUTEEN JA SÄÄNTÖJEN MUKAISUUTEEN LIITTYVÄT YLEISET TARKISTUKSET) esim. 5.A.1. Tuensaaja on järjestänyt projektin kirjanpidon asianmukaisesti ml. riittävän jäljitysketjun toteutuminen? Koska art 13 paikan päällä tarkastuksen tarkoituksena on nimenomaan menojen tosiasiallisuuden ja tukikelpoisuuden varmistaminen, tulisi tarkastukset paikan päällä ajoittaa niin, että menoja on hankkeelle kertynyt riittävä määrä Monivuotisissa, kustannuksiltaan suurissa hankkeissa käynti paikan päällä useamman kerran hankkeen aikana Kirjanpidon menojen varmentaminen: * menojen varmentamisen laajuudesta/sisällöstä päättäminen * yksittäisten menojen varmentaminen

Kirjanpidon ja menojen varmentaminen Menojen varmentamisen laajuudesta/sisällöstä päättäminen Menot paikan päällä tarkastetaan riskianalyysiin perusteella niin, että riittävä varmuus menojen tosiasiallisuudesta ja sääntöjenmukaisuudesta on saatu. Riskianalyysissa otetaan huomioon mm. tuensaajatyyppi, hankkeen kustannusten koko ja aikaisempi kokemus tuensaajasta sekä menoihin liittyvistä ongelmista. Tämän lisäksi voidaan menoja varmentaa satunnaisotannan perusteella Hankkeen tilanteen mukaan tarkastetaan joko kaikkien hankkeen maksatushakemusten menot tai vain osa maksatushakemuksista ja niiden menoista. Yhteishankkeessa tulee menojen varmentaminen ulottaa kaikkiin osatoteuttajiin Mikäli kaikkia maksatushakemuksia ja niiden menotositteita ei tositekohtaisesti varmenneta, tulee menotositteiden varmennustapa kuvata yksityiskohtaisesti ja perustella.

Kirjanpidon ja menojen varmentaminen Menojen varmentamisen laajuudesta/sisällöstä päättäminen Mikä on riittävä määrä: -> tarkastaja määrittää! Maksatushakemuksen käsittelyn yhteydessä tehdyn asiakirjatarkastuksen laajuus menojen osalta esim. 1) kopiot kaikista menotositteista (joko mukaan lukien muu menotositteeseen liittyvä aineisto tai ei), 2) vain vientikohtainen kirjapitoraportti Mikäli kaikki menoon liittyvä aineisto on esitetty kopiona maksatushakemuksen yhteydessä, paikan päällä tarkastettavaksi jää aineiston tosiasiallisuuden varmentaminen menoja varmennettaessa on tositemäärän lisäksi otettava huomioon varmennettujen menojen määrä mikäli virheitä tarkastetuista tositteista löytyy paljon, tarkastettavien tositteiden määrää laajennettava

Kirjanpidon ja menojen varmentaminen Yksittäisten menojen varmentaminen Excel-taulukko: Taustatiedot: maksatushakemus nro ja pvm, kustannuslaji, tositenumero(t), menon määrä maksatushakemuksessa, excel-taulukkoon tulostuu automaattisesti jatkossa ne menot, jotka maksaja on edellyttänyt paikan päällä tarkastettavan Yksittäiseen menoon liittyvät tarkastettavat asiat: työajanseuranta, muut henkilöstökulut, Sopimus/lasku/palkkakuitti -> menon tosiasiallisuus, Meno on maksettu ja on tuensaajan maksama, Meno on hankkeen tarpeellinen meno, Hankittu tavara/palvelu on tosiasiallisesti toimitettu, Hankintamenettely, Tukikelpoisuusaika, Tukikelvottomaksi katsottu kustannuksen määrä eurona, Tukikelvottomuusluokka, Huomautuksia sarake perusteluja (asetusviittaus ym), sekä suusanallista selvitystä ym. varten

Kirjanpidon ja menojen varmentaminen Excel-lomakkeen havaintojen luokittelu: Menon tosiasiallisuutta ja tukikelpoisuutta koskeva varmennus on tehty ja kaikki kunnossa= V Ongelma havaittu= X Ei koske menoa= EKM HUOM! Jos EU-lainsäädännön määrittämä sääntöjenvastaisuusilmoituksen laatimiselle asetettu euromääräraja täyttyy, paikan päällä havaitusta sääntöjenvastaisuudesta tulee täyttää sääntöjenvastaisuusilmoitus

Kirjanpidon ja menojen varmentaminen Käytettävä tukikelvottomien menojen luokitus: 1. Kustannus ei liity hankkeeseen 2. Kustannus ei ole syntynyt tukikelpoisena aikana 3. Hankkeen tuotos poikkeaa olennaisesti rahoituspäätöksestä 4. Kustannukseen kohdistuvaa tuloa/korvausta ei ole asianmukaisesti vähennetty 5. ALVia ei ole asianmukaisesti vähennetty kustannuksesta 6. Hankinnassa on rikottu olennaisesti hankintalainsäädäntöä (aina tukikelvoton meno) 7. Tuella hankittu /kone/laite jne. ei ole enää tuensaajan käytössä 8. Kustannus on kohtuuton 9. Kustannusta ei voitu todentaa (korvaus sisältää kustannuksen, jonka maksun perusteeksi ei ole esittää laskua tai muuta vastaavaa todentavaa asiakirjaa) 10. Kustannus on laskettu virheellisesti (kustannus on esitetty hakemuksessa korvattavaksi virheellisellä määrällä) 11. Tiedotus toimenpiteessä ei ole mainittu EU:n osallistumista hankkeen rahoitukseen -> sisältää/ei sisällä tukikelvottomia menoja 12. Hankinnassa on rikottu hankintalainsäädäntöä -> ei tukikelvottomia menoja vrt. luokka 6 13. Muu tukikelvottomuusperuste (selvitys huomautuksia kohdassa)-> sisältää/ei sisällä tukikelvottomia menoja

Art 13 paikan päällä tarkastuksen tarkistuslista 5. D. YHTEENVETO HAVAINNOISTA JA LISÄTIETOJA TARKASTUKSEN TULOKSESTA: JOHTOPÄÄTÖKSET (TULOS) TARKASTUKSEN PERUSTEELLA 1. Hankkeessa ei ole todettu huomautettavaa. 2. Hankkeessa todettiin menettelytapavirheitä, joilla ei kuitenkaan ole vaikutusta maksetun tuen tukikelpoisuuteen 3. Hankkeessa todettiin olennaisia menettelytapavirheitä, joilla on vaikutus maksetun tuen tukikelpoisuuteen, 4. Hankkeessa todettiin tukikelpoisuusvirheitä, joilla on vaikutus maksetun tuen tukikelpoisuuteen HUOM! Tulos kuvaa paikan päällä tehdyn, ei maksatushakemuksen käsittelyn tulosta

KOKEMUKSIA TEHDYISTÄ TARKASTUKSISTA Maksatushakemuksen käsittelyn ja paikan päällä tehtävän tarkastuksen tuloksia ei ole erotettu toisistaan Paikan päällä tarkastuksen tulos=maksatushakemuksen käsittelyn tulos Tarkastuspöytäkirjasta ei käy selville, kumman art 13 prosessin vaiheen tuloksista on kyse Tarkastuspöytäkirjassa ei ole kuvattu, miten tarkastus on tehty Tarkastuksen tuloksella (1-4) ja tarkastuspöytäkirjan sisällöllä ei näytä olevan yhteyttä toisiinsa. Esim. 1)tarkastuksen tulos on 3, mutta tekstistä ei käy ilmi, miten tähän on päädytty. 2) tarkastuksen tulos 1, mutta tekstissä puhutaan ongelmista Erotettava toisistaan itse tarkastuspöytäkirja ja siihen liittyvä taustamateriaali -> Tarkastuspöytäkirja sisältää tiiviin kuvauksen tehdystä työstä, havaituista ongelmista jne. Mitä tuotteiden ja palveluiden toimittamisessa tuotteilla ja palveluilla tarkoitetaan? Tehty uusi hallinnollinen tarkastus ja täytetty paikan tehtävän tarkastuksen pöytäkirja? Ei saanut selvyyttä, oliko kyse hallinnollisesta(=paikan päällä tehtävän tarkastuksen korvaavasta) tarkastuksesta vai paikan päällä tarkastuksesta Jos korvattu hallinnollisella tarkastuksella, perustelut eivät selkeät hallinnollisen tarkastuksen toimenpiteiden riittävyyden varmistamiseksi

Lähde : Valtteri-järjestelmä Paikan päällä tehdyissä tarkastuksissa havaitut tukikelvottomat menot rahastoittain 30.6.10 Tukikelvottomuusperuste 1 Meno ei liity hankkeeseen 2 Kustannus ei syntynyt tukikelpoisena aikana 4. Kustannukseen kohdistuvaa tulos/korjausta ei ole asianmukaisesti vähennetty 5 ALVia ei vähennetty asianmukaisesti 6. Hankinnassa on rikottu olennaisesti hankintalainsäädäntöä 7. Tuella hankittu kone/laite ei enää tuensaajan käytössä 9 Kustannusta ei voitu todentaa 10 Meno on laskettu väärin 11 Tiedotustoimenpiteessä ei mainintaa EU:sta 12 Hankinnassa on rikottu hankintalainsäädäntöä 13 Muu tukikelvottomuusperuste Yhteensä ESR Euroa 16868 33349 0 526 8460 314 11952 14465 26691 0 11015 123641 % kaikista tukikelvottomista menoista 13,64 26,97 0,00 0,43 6,84 0,25 9,67 11,70 21,59 0,00 8,91 100,00 EAKR Euroa 24574 17054 1861 1 7665 0 35324 21846 7980 7249 9956 133511 % kaikista tukikelvottomista menoista 18,41 12,77 1,39 0,00 5,74 0,00 26,46 16,36 5,98 5,43 7,46 100,00