Versio 7.0 Uudet ominaisuudet Sivu 1 / 24
Sisällysluettelo 1 Yleistä... 3 2 KuntaHR laajennus... 3 3 Yleiset uudet ominaisuudet... 4 3.1 Järjestelmän ja moduleiden uudet etusivut... 4 3.2 Järjestelmän yleiset käyttöliittymämuutokset... 7 3.3 Sähköposti ei lähde järjestelmästä lähettäjän osoitteella... 9 4 Hallintomoduulin uudet ominaisuudet... 10 4.1 Henkilöiden siirtäminen historiaan / arkistoon sekä poistaminen käyttäjähallinnassa... 10 5 Rekrytointimoduulin uudet ominaisuudet... 11 5.1 Lupahakemuksen hyväksyntä rekrytointimoduulin etusivulta... 11 5.2 Rekrytoinnin päättämistoiminto... 12 5.3 Työkokemuksen keston käyttäminen hakijaraporteissa... 14 5.4 Täyttölupaprosessin päätöstyyppi... 14 6 Sijaisrekisterin uudet ominaisuudet... 15 6.1 Vuorojen määrä sijaistarpeen tietoihin... 15 7 Uudistuksia rekrytointimoduulin ja sijaisrekisterin tilastoraportteihin... 16 7.1 Mistä kuulit tästä tehtävästä hakuehtona rekrytoinnin tilastoraporteissa... 16 7.2 Uusi rekrytointilupaprosessiraportti... 16 7.3 Hakijoiden tilat -raportti... 17 7.4 Uusi raportti palkatuista/valituista hakijoista... 18 7.5 Vanhentuneet sijaistarpeet, vuorojen määrä sekä reaktioaika -tiedot sijaistarpeiden täyttö -raporttiin... 19 7.6 Uusi sijaistarpeiden läpimenoaikaraportti (sis. SMS-hakujen läpimenoajat)... 20 7.7 Tallennetut tilastoraportit... 21 Sivu 2 / 24
1 Yleistä Tässä dokumentissa on kuvattu Kuntarekry version 7.0 uudet ominaisuudet verrattuna ohjelmistoversioon 6.11. Pääkäyttäjien kannattaa koekäyttää ohjelmiston ne toiminnallisuudet, joihin uudistuksia on tehty sekä miettiä mahdolliset vaikutukset esimerkiksi organisaatioille jaettuihin ohjeistuksiin. 2 KuntaHR laajennus Kuntarekryjärjestelmään on saatavana versiosta 7.0 alkaen KuntaHR laajennus. Tässä dokumentissa näkyy kuvakaappauksissa myös uusia KuntaHR-kokonaisuuteen kuuluvia moduuleja. Moduulit tulevat käyttäjille näkyviin vasta sitten, kun organisaatio on hankkinut laajennusosat käyttöönsä. Henkilötietomoduuliin siirtyy palkatun henkilön tiedot Rekrytointimoduulista. Henkilömoduulissa työntekijän henkilötietoja voi ylläpitää. Keskustelut on moduuli, jossa voidaan dokumentoida esimiehen ja työntekijän välisiä keskusteluja, kuten kehityskeskusteluja. Käydyistä keskusteluista saadaan raportteja. Osaamisen on moduuli henkilöstön osaamisen hallintaan. Osaamismoduulissa työntekijöiden osaamisia voidaan dokumentoida ja arvioida. Henkilöstön osaamisista saadaan myös raportteja. Koulutusten moduulissa työntekijät voivat ilmoittautua koulutuksiin, ja suorituksia voidaan dokumentoida ja niiden tiedoista voidaan ottaa raportteja. Lisätietoja laajennuksen käyttöönotosta hintatietoineen saa Kuntarekryn myynnistä: Kimmo Koski 050 328 8517 ja Maria Wendell 050 520 3761, kuntarekry@fcg.fi Sivu 3 / 24
3 Yleiset uudet ominaisuudet 3.1 Järjestelmän ja moduleiden uudet etusivut Uudessa Kuntarekry versiossa on uudistettu jokaisen modulin etusivu. Lisäksi järjestelmä on saanut nk päänäkymän, josta on linkit eri moduleihin. Päänäkymään päästään klikkaamalla Kuntarekry -logoa järjestelmän yläpalkissa. Moduleiden etusivut ovat responsiivisia, eli ne skaalautuvat hyvin eri kokoisille näytöille ja päätelaitteille. Seuraavissa kappaleissa on kuvattu jokainen etusivu erikseen. 3.1.1 Rekrytointimodulin etusivu Uudesta rekrytointimodulin etusivusta kuva alla. Rekrytointimodulin uuden etusivun ylälaidassa on modulin kuvake. Tämän alla on toimintopainike, joista päästään suoraan luomaan uutta rekrytointia sekä hakukenttä, johon kirjoittamalla voidaan etsiä järjestelmässä olevia rekrytointeja. Lisäksi uusi etusivu pitää sisällään neljä palstaa : 1) Ajankohtaista, 2) Rekrytoinnit, 3) Etsi hakijoita sekä 4) Rekrytoinnin hallinta. Samoin kuin aiemmissa versioissa, käyttöoikeudet rajaavat painikkeiden sekä palstojen ja niiden sisällön näkymistä käyttäjälle. Etusivulla olevat toiminnot ja linkit ovat pääosin samoja, jotka olivat edellisenkin version etusivulla. Rekrytointimodulin osalta etusivumuutoksessa on siis kyse ainoastaan käyttöliittymällisestä muutoksesta. Sivu 4 / 24
Uudistuksena edelliseen versioon on, että Ajankohtaista -palstalta päästään myös hyväksymään täyttölupahakemuksia. Edellisissä versioissa lupahakemuksia pystyi hyväksymään ainoastaan sähköpostiin tulleen linkin kautta. Uudessa versiossa pääsee edelleenkin myös sähköpostilinkistä hyväksymään lupahakemuksia. Lisäksi Ajankohtaista palstalla voi käyttäjällä olla linkki Tallennetut raportit. Tästä käyttäjä pääsee katsomaan tallennettuja rekrytointitilastoraportteja, mikäli hänellä sellaisia on. Tallennetuista rekrytointitilastoraporteista on kerrottu enemmän muualla tässä dokumentissa. Ajankohtaista -palstalla voi siis enimmillään olla seuraavat linkit: 1) Hyväksyttävät rekrytoinnit, 2) Hakuaika menossa -rekrytoinnit ja 3) Tallennetut raportit. Linkit näytetään ainoastaan, mikäli käyttäjällä on linkin takana jotain sisältöä. Rekrytoinnit -palsta sisältää sekä käyttäjän itse itselleen tallentamat rekrytointilistaukset että nk vakiolistaukset, kuten Näytä kaikki rekrytoinnit. Aiemmissa ohjelmistoversioissa omat listaukset ja vakiolistaukset näytettiin omina osioinaan. Käyttäjä voi poistaa itse tekemiään rekrytointilistauksia suoraan etusivunäkymässä. Tämä tapahtuu viemällä hiiri halutun listauksen päälle, jolloin käyttäjälle tulee näkyviin listauksen poistopainike. 3.1.2 Sijaisrekisterin etusivu Uudesta sijaisrekisterin etusivusta kuva alla. Sijaisrekisterin uuden etusivun ylälaidassa on modulin kuvake. Tämän alla on toimintopainike, joista päästään suoraan luomaan uutta sijaistarvetta sekä hakukentät, joihin kirjoittamalla voidaan etsiä järjestelmässä olevia sijaistarpeita. Lisäksi uusi etusivu pitää sisällään neljä palstaa : 1) Ajankohtaista, 2) Sijaistarpeet, 3) Etsi hakijoita sekä 4) Sijaisrekisterin hallinta. Samoin kuin aiemmissa versioissa, käyttöoikeudet rajaavat painikkeiden sekä palstojen ja niiden sisällön näkymistä käyttäjälle. Etusivulla olevat toiminnot ja linkit ovat pääosin samoja, jotka olivat edellisenkin version etusivulla. Sijaisrekisterin osalta etusivumuutoksessa on siis kyse ainoastaan käytöliittymällisestä muutoksesta. Uudistuksena edelliseen versioon on, että Ajankohtaista -palstalla voi käyttäjällä olla linkki Tallennetut raportit. Tästä käyttäjä pääsee katsomaan tallennettuja sijaistilastoraportteja, mikäli hänellä sellaisia on. Tallennetuista sijaistilastoraporteista on kerrottu enemmän muualla tässä dokumentissa. Sivu 5 / 24
Ajankohtaista -palstalla voi siis enimmillään olla seuraavat linkit: 1) Näytä omat sijaistarpeeni, 2) Näytä tänään lisätyt sijaistarpeet ja 3) Tallennetut raportit. Muista moduleista poiketen linkit näytetään aina, mikäli käyttäjällä on niihin käyttöoikeus: myös silloin, kun siellä ei ole sisältöä. Sijaistarpeet -palsta sisältää sekä käyttäjän itse itselleen tallentamat sijaistarvelistaukset että nk vakiolistaukset, kuten Näytä kaikki avoimet sijaistarpeet. Aiemmissa ohjelmistoversioissa omat listaukset ja vakiolistaukset näytettiin omina osioinaan. Käyttäjä voi poistaa itse tekemiään sijaistarvelistauksia suoraan etusivunäkymässä. Tämä tapahtuu viemällä hiiri halutun listauksen päälle, jolloin käyttäjälle tulee näkyviin listauksen poistopainike. 3.1.3 Hallintomodulin etusivu Uudesta Hallintomodulin etusivusta kuva alla. Hallintomodulin uuden etusivun ylälaidassa on modulin kuvake. Lisäksi uusi etusivu pitää sisällään kaksi palstaa : 1) Käyttäjähallinta, 2) Organisaatioiden asetuksia. Samoin kuin aiemmissa versioissa, käyttöoikeudet rajaavat painikkeiden sekä palstojen ja niiden sisällön näkymistä käyttäjälle. Hallintomodulin etusivun palstoilla olevat linkit ovat samoja toimintoja, jotka aiemmin ovat löytyneet modulin yläpalkin painikkeista, eli näin ollen muutos hallintomodulin osalta on pelkästään käyttöliittymällinen. Sivu 6 / 24
3.2 Järjestelmän yleiset käyttöliittymämuutokset 3.2.1 Ominaisuuden kuvaus Uudessa Kuntarekry -versiossa on muutettu myös järjestelmän yleisiä käyttöliittymäkomponentteja. Muutokset ovat pääasiassa värien ja fonttien muutoksia. Esim toimintojen sijaiteja ei olla tähän versioon muutettu. Alla muutamia esimerkkejä uuden version käyttöliittymämuutoksista. Uusi sisäänkirjautumisikkuna. Ei näytöissä olevien tabien (=välilehtien) värimaailma on muutettu sinisävyiseksi. Aktiiviset tabit ovat tummemman sinisiä. Esimerkkikuva hakijalistanäkymästä. Sivu 7 / 24
Dialogien yläpalkit ovat saaneet uutta väriä. Toimintopainikkeiden värimaailmaa on päivitetty. Sivu 8 / 24
3.3 Sähköposti ei lähde järjestelmästä lähettäjän osoitteella 3.3.1 Ominaisuuden kuvaus Uudessa Kuntarekry -versiossa järjestelmä ei käytä käyttäjän sähköpostiosoitetta vastaanottajalle näkyvänä viestin lähettäjätietona. Tämä muutos on tehty tiukentuneiden sähköpostikäytäntöjen vuoksi ja muutoksella varmistetaan, että sähköpostit päätyvät varmemmin vastaanottajalle eivätkä jää esim. vastaanottajan sähköpostipalvelimen roskapostisuodatukseen. Järjestelmä lähettää viestejä esimerkiksi erilaisissa muistusviesteissä sekä viesteissä, jotka kertovat, että järjestelmään on luotu jotain uutta. Aiemmin viesti saattoi tulla esimerkiksi osoitteesta rekrytointi@yritysnimi.fi tms. Muutoksella menetetään se etu, että sähköpostin vastaanottaja näkee heti lähettäjän nimestä/osoitteesta, mistä muistutuksesta/toiminnosta/lähettävästä organisaatiosta on kysymys. Vastaanottajan tulee siis lukea saamansa viesti, jotta tietää mitä asiaa viesti koskee tai keneltä viesti tulee. Aiemmissa versioissa olleet lähettäjätiedot menevät sähköpostin mukana kuitenkin nk. Reply to -tietona. Näin ollen mikäli vastaanottaja replyää/vastaa saamaansa viestiin, niin viesti lähtee siihen osoitteeseen, joka aiemmin näkyi lähettäjätietona, eli henkilölle joka alkuperäisen viestin lähetti. Sivu 9 / 24
4 Hallintomoduulin uudet ominaisuudet 4.1 Henkilöiden siirtäminen historiaan / arkistoon sekä poistaminen käyttäjähallinnassa 4.1.1 Ominaisuuden kuvaus Aiemmissa ohjelmistoversioissa käyttäjiä siirrettiin arkistoon/historiaan valitsemalla käyttäjä organisaatiopuusta ja klikkaamalla organisaatiopuun alla olevaa Siirrä historiaan painiketta. Uudessa ohjelmistoversiossa käyttäjien arkistointitoiminteet on viety käyttäjähallinnan näkymän oikeaan alaosaan. Tästä kuva alla. Arkistoitaessa käyttäjiä tulee haluttu käyttäjä ensin valita organisaatiopuusta valitut henkilöt -listalle ja sen jälkeen vielä aktivoida haluttu käyttäjä siten, että hänen tiedot ovat näkyvissä käyttäjähallinnan näkymän oikeassa alaosassa. Arkistointi ja poistotoiminnot kohdistuvat siis siihen henkilöön, jonka tiedot ovat aktiivisena näytöllä. Sivu 10 / 24
5 Rekrytointimoduulin uudet ominaisuudet 5.1 Lupahakemuksen hyväksyntä rekrytointimoduulin etusivulta 5.1.1 Ominaisuuden kuvaus Uudessa ohjelmistoversiossa käyttäjä näkee hänellä hyväksyttävänä olevat rekrytointien täyttöluvat rekrytointimoduulin etusivun Ajankohtaista -palstalla otsikolla Hyväksyttävät rekrytoinnit. Tästä kuva alla. Otsikon vieressä näytetään, miten monta hyväksyttävää rekrytointia käyttäjällä ko hetkellä on. Mikäli henkilöllä ei ole hyväksyttäviä rekrytointeja, ei otsikkoa näytetä ajankohtaista palstalla ollenkaan. Kun käyttäjä klikkaa ko otsikkoa, avautuu hänelle ikkuna, jossa näytetään lisätietoa hyväksyttävänä olevista rekrytoinneista. Tästä käyttäjä voi valita minkä rekrytoinnin menee hyväksymään. Itse hyväksyntänäkymä on samanlainen, kuin aiemmissakin versioissa. Sivu 11 / 24
5.2 Rekrytoinnin päättämistoiminto 5.2.1 Ominaisuuden kuvaus Uudessa ohjelmistoversiossa on kokonaan uutena toimintona rekrytoinnin päättämistoiminto. Toiminnon pystyy tekemään käyttäjä, jolla on rekrytointikohtaisten käyttöoikeuksien perusteella oikeus merkitä hakijoita palkatuiksi tai järjestelmän oikeuksissa oikeus kaikkien rekrytointien hallintaan. Tämä toiminto löytyy hakijalista näkymän ylätoimintopalkista. Tästä kuva alla. Sivu 12 / 24
Klikattaessa Päätä rekrytointi -painiketta avautuu alla oleva ikkuna. Yllä olevassa ikkunassa näytetään Valitut työnhakijat -listalla sellaiset työnhakijat, jotka ovat kyseisessä rekrytoinnissa tilassa Palkattu. Valittujen työntekijöiden listalle voidaan myös lisätä hakijoita listan alla olevalla Lisää hakija -painikkeella. Alla olevassa kuvassa on valituksi lisätty toinenkin hakija. Tästä kuva alla. Sivu 13 / 24
Valittujen henkilöiden tietoina listalla näytetään Sukupuoli, Kelpoisuus, Yksikkö sekä Palkkauspäivä. Näitä tietoja voidaan päätöstoiminnnossa vielä muokata. Valitun henkilön sukupuolitieto ei muuta henkilön sukupuolta hakijan hakulomakkeella, vaan tieto näkyy ainoastaan rekrytointien tilastoraporteissa palkattujen henkilöiden sukupuolijakaumissa. Mikäli tässä muutetaan hakijan kelpoisuusluokitusta, muuttuu hakijan kelpoisuus ko rekrytoinnissa. Yksiköllä tarkoitetaan päätöstoiminnossa yksikköä, johon hakija palkataan. Yksikkötietoa käytetään vain tilastoraporteissa palkatuista henkilöistä: hakija ei siis millään tavalla siirry järjestelmässä ko yksikköön. Palkkauspäivä vaikuttaa niin ikään ainoastaan tilastoraportteihin palkatuista henkilöistä: palkkauspäivä kertoo ajanhetken, mihin ko henkilön valinta tilastoraporteissa sijoittuu. Päätöstoiminnossa voidaan edellisten lisäksi tehdä myös massamuutoksia valittujen sekä ei-valittujen hankijoiden tilatitetoihin, minkä lisäksi koko rekrytoinnin tila voidaan päätöstoiminnossa muuttaa suljetuksi. Hakijoiden ja rekrytoinnin tilat voidaan myös jättää ennalleen päätöstoiminnon tekemisen yhteydessä. 5.3 Työkokemuksen keston käyttäminen hakijaraporteissa 5.3.1 Ominaisuuden kuvaus Uudessa ohjelmistoversiossa voidaan hakijaraportin hakuehdoissa ja lopputuloksessa käyttää työkokemuksen kesto -tietoa, vaikka ko kenttää ei hakulomakkeelle olisikaan valittu. Riittää, että jokin työkokemuksen tieto alkamis- tai päättymistieto hakulomakkeella on. Luonnollisesti, mikäli hakulomakkeella ei ole ollut esim. työkokemuksen päättymispäivämääräkenttää ja näin ollen hakija ei ole voinut ko tietoa syöttää, työkokemuksen kesto-tieto ei ole validi. 5.4 Täyttölupaprosessin päätöstyyppi 5.4.1 Ominaisuuden kuvaus Uudessa versiossa rekrytoinnin täyttölupaprosessin viimeisen hyväksyjän/hylkääjän tulee ottaa kantaa, onko päätös nk Esimiespäätös vai Työryhmäpäätös. Tämä tapahtuu valitsemalla haluttu vaihtoehto hyväksyntää tehtäessä. Valinta vaikuttaa siihen, miten kyseinen täyttölupaprosessi näkyy rekrytointien tilastoraporttien täyttöluparaportilla. Sivu 14 / 24
6 Sijaisrekisterin uudet ominaisuudet 6.1 Vuorojen määrä sijaistarpeen tietoihin 6.1.1 Ominaisuuden kuvaus Uudessa ohjelmistoversiossa sijaistarpeen tietoihin voidaan syöttää vuorojen määrä, joka kyseiseen sijaistarpeeseen sisältyy. Vuorojen määrä syötetään sijaistarpeen tiedoissa Sijaistarpeen ajankohta ja työvuorot -osioon. Tästä kuva alla. Vuorojen määrää pystytään raportoimaan sijaistarpeiden tilastoraporteissa. Mikäli tätä lukua ei syötetä sijaistarpeen tietoihin, tilastoraporteilla esiintyvä Vuorojen määrä -tieto ei ole validi. Tästä tilastoraportista enemmän omassa kappaleessaan tässä dokumentissa. Sivu 15 / 24
7 Uudistuksia rekrytointimoduulin ja sijaisrekisterin tilastoraportteihin Rekrytointimoduulin ja sijaisrekisterin tilastoraportteihin tehtiin uuteen Kuntarekry versioon useita muutoksia. Muutoksien tavoitteena on tilastoraportoinnin käytettävyyden parantaminen. Tässä kappaleessa on kuvattu nämä muutokset. 7.1 Mistä kuulit tästä tehtävästä hakuehtona rekrytoinnin tilastoraporteissa Uudessa ohjelmistoversiossa pystytään rekrytointien tilastoraporttien hakijaraporteissa jälkeen käyttämään Mistä kuulit tästä tehtävästä tietoa hakijoita rajaavana hakuehtona. Kyseisen hakukentän valintavaihtoehdot ovat organisaatiokohtaisia ja tässä hakukentässä näytetään käyttäjälle niiden organisaatioiden parametrit, joihin hänellä on oikeus tehdä rekrytointeja tai sijaistarpeita. 7.2 Uusi rekrytointilupaprosessiraportti Uudessa ohjelmistoversiossa on kokonaan uusi rekrytointien tilastoraportti täyttölupiin liittyen. Täyttöluparaportti löytyy rekrytointien tilastoraporteista omana välilehtenään. Tästä kuva alla. HUOM! Raportti ei huomioi vanhalla versiolla tehtyjä täyttölupia. Eli raportilla näkyvät uudella, 7.0 versiolla tehdyt täyttöluvat. Raportin hakuehtoina voidaan käyttää samoja hakuehtoja, kuin muissakin rekrytointeihin liittyvissä tilastoraporteissa. Raportin lopputuloksen sarakkeina näytetään: Täyttöluvat yhteensä Hyväksytyt täyttöluvat jaoteltuna päätöstyypin mukaisesti (päätöstyyppi annetaan viimeisen hyväksyjän toimesta hyväksynnän tekemisen yhteydessä) Hylätyt täyttöluvat jaoteltuna päätöksentekotyypin mukaisesti Ohitetut täyttöluvat Täyttölupaprosessin läpimenoaika (aika prosessin käynnistyksestä viimeiseen hyväksyntään/hylkäykseen) Sivu 16 / 24
7.3 Hakijoiden tilat -raportti Uudessa ohjelmistoversiossa on kokonaan uusi Hakijoiden tilat -raportti hakijoiden määristä eri tiloissa rekrytoinnin aikana. Kyseinen raportti löytyy rekrytointien tilastoraporteista hakijaraportit päävälilehdeltä, jossa Hakijoiden tilat -raportti on uusi alavälilehti. Tästä kuva alla. Raportin lopputulostaulukossa näytetään hakuehtoja vastaavien rekrytointien ja työpaikkojen määrä sekä hakijoiden kokonaismäärä ko rekrytoinneissa. Lisäksi taulukon sarakkeina ovat eri tilat, joissa hakija on voinut prosessin aikana olla.. Raportilla näytetään, miten monta hakijaa missäkin tilassa on ollut. Huom: Vaikka hakija olisi prosessin aikana ollut kaksi kertaa jossain tilassa, lasketaan tämä raportilla vain yhdeksi. Sivu 17 / 24
7.4 Uusi raportti palkatuista/valituista hakijoista Uudessa ohjelmistoversiossa on kokonaan uusi raportti palkatuista/valituista työnhakijoista. Tämä raportti saa tietonsa rekrytoinnin päätöstoiminnossa syötettävistä tiedoista. Kyseinen raportti löytyy rekrytointien tilastoraporteista omana uutena päävälilehtenään. Tästä kuva alla. Raportin yksikkö -sarakkeessa näytetään raportilla hakuehtoina käytetyt yksiköt. Hakijamäärä -sarake näyttää miten monta hakijaa näihin yksiköihin on rekrytoinnin päätöstoiminnolla valittu. Hakijoiden kelpoisuus -sarakkeissa näytetään, miten valittujen hakijoiden kelpoisuudet jakautuvat ja hakijoiden sukupuoli - sarakkeessa näytetään valittujen hakijoiden sukupuolijakauma. Sivu 18 / 24
7.5 Vanhentuneet sijaistarpeet, vuorojen määrä sekä reaktioaika -tiedot sijaistarpeiden täyttö -raporttiin Uudessa ohjelmistoversiossa on lisätty sijaistarpeiden tilastojen Sijaistarpeiden täyttö -raportille uusia tietoja. Nämä ovat: 1) Vanhentuneiden sijaistarpeiden määrä, 2) Täytetyt vuorot, 3) Vuorot yhteensä sekä 4) Reaktioaika. Uudistuneesta raportista kuva alla. Vanhentuneet sijaistarpeet -luku kertoo miten monta raportille tulleista sijaistarpeista on vanhentunut. Vanhentuneeksi lasketaan sijaistarve, jota ei ole täytetty tai peruttu ja sijaistarpeen ensimmäinen päivä on menneisyydessä. Täytetyt vuorot luku kertoo vuorojen määrän niissä sijaistarpeissa, jotka ovat täysin kiinnitettyjä tai joihin on sms-haulla kiinnitetty sijainen. Vuorojen määrällä tarkoitetaan tässä yhteydessä sitä lukua, joka syötettiin sijaistarpeen tietohin. Mikäli sijaistarpeisiin ei ole syötetty vuorojen määrää, ei tämä luku raportilla ole validi. Vuorot yhteensä kertoo vuorojen määrän kaikissa raportille tulleissa sijaistarpeissa yhteensä. Vuorojen määrällä tarkoitetaan tässä yhteydessä sitä lukua, joka syötettiin sijaistarpeen tietohin. Mikäli sijaistarpeisiin ei ole syötetty vuorojen määrää, ei tämä luku raportilla ole validi. Reaktioaika -tieto raportilla kertoo keskiarvona päivissä, kuinka paljon aikaa on sijaistarpeen lisäämisestä järjestelmään siihen, kun sijainen pitää löytyä (=tieto, joka syötetään sijaistarpeen tietoihin) tai jos ko tietoa ei ole annettu, niin siihen, kun sijaistarpeen ensimmäinen vuoro alkaa. HUOM, jos sijaistarpeen luontiaika on vertailuaikaa suurempi (esim. lisätään sijaistarve jälkikäteen tai lisätään sijaistarve samalle päivälle ilman kellonaikoja, niin tällöin reaktioaika on pienempi kuin 0 ja se lasketaan tilastoissa 0:na). Reaktioaikaluvussa ovat mukana ovat kaikki löytyneet sijaistarpeet lukuunottamatta peruttuja sijaistarpeita. Sivu 19 / 24
7.6 Uusi sijaistarpeiden läpimenoaikaraportti (sis. SMS-hakujen läpimenoajat) Uudessa ohjelmistoversiossa on uutena sijaistarpeiden tilastoraporttina mukana Sijaistarpeiden läpimenot - raportti. Raportti löytyy omana alavälilehtenään Sijaistarpeiden tilastot -päänäkymästä. Uudesta raportista kuva alla. Käsin kiinnitetyillä sijaistarpeilla tarkoitetaan sellaisia sijaistarpeita, joihin käyttäjä on manuaalisesti kiinnittänyt sijaisen järjestelmässä. Tähän kategoriaan lasketaan myös sijaiset, jotka on kiinnitetty kiinnityskalenterin kautta (vaikka näistä joku sijainen olisikin esim. ilmoittautunut) ja sijaistarve on merkitty täysin valmiiksi. Ilmoittautuneiden kiinnityksellä tarkoitetaan sellaisia sijaistarpeita, joihin on kiinnitetty keikkakalenterin kautta ilmoittautunut sijainen. Hakijan kiinnittäytymisellä tarkoitetaan sijaistarpeita, joihin hakija on itse kiinnittänyt itsensä keikkakalenterissa. Hakijalla on mahdollisuus kiinnittää itse itsensä sijaistarpeisiin, mikäli hänen tarkastusmerkinnöissään on annettu siihen mahdollisuus. SMS-kiinnityksillä tarkoitetaan sijaistarpeita, joihin on kiinnitetty sijainen automaattisella SMS-haulla. Kiinnityksien läpimenoajat kertovat aikavälin sijaistarpeen luomisesta siihen, kun sijainen on kiinnitetty sijaistarpeeseen. SMS-haun läpimenoaika kertoo aikavälin SMS-haun käynnistämisestä siihen, kun sijainen on SMS-haulla sijaistarpeeseen kiinnittynyt. Sivu 20 / 24
7.7 Tallennetut tilastoraportit Uudessa Kuntarekry versiossa pystytään tallentamaan rekrytointien ja sijaisrekisterin tilastoraportteja tallennetuiksi raporteiksi. Raportteja pystyvät tallentamaan kaikki, jotka pääsevät raportteja tekemään. Raporttien tallennus tapahtuu raportin lopputulosnäkymän alla olevalla Tallenna raportti -painikkeella. Alla on esimerkkikuva valittujen hakijoiden raportista, jonka alla on kyseinen Tallenna raportti painike. Klikattaessa Tallenna raportti -painiketta, avautuu alla oleva dialogi. Sivu 21 / 24
Dialogissa voidaan valita, tehdäänkö kokonaan uusi tallennettu raportti vai tallennetaanko jonkin olemassaolevan päälle. Käyttäjä voi tallentaa sellaisten raporttien päälle, jotka hän on itse tehnyt. Luonnollisesti, mikäli olemassaolevan raportin päälle tallennetaan uusi raportti, poistuu vanha raportti järjestelmästä kokonaan. Lisäksi dialogissa annetaan raportille nimi sekä haluttaessa myös kuvaus, jossa kerrotaan raportin mahdollisille muille käyttäjille lisäinformaatiota raportista. Raportti on myös mahdollista jakaa muillekin käyttäjille. Raportti voidaan jakaa joko yksikkövalinnan kautta tai suoraan joillekin henkilöille. Yksikkövalinnalla raportti jaetaan kaikille valittujen yksiköiden henkilöille ja mikäli raportti tallennetaan jollekin henkilölle, näkyy raportti luonnollisestikin vain ko henkilöllä. Käyttäjä pystyy tallentamaan rekrytointiraportteja niille yksiköille ja henkilöille, joita hänellä on oikeis valita muutoinkin rekrytointien vastuuhenkilöiksi ja sijaisrekisterin tilastoja käyttäjä pystyy tallentamaan niille yksiköille ja henkilöille, joihin hänellä on oikeus tehdä sijaistarpeita. Alla olevassa kuvassa esimerkinomaisesti tallennetaan raportti sekä asiakaspalveluyksikön henkilöille että henkilölle nimeltä Mirja Mukka. Sivu 22 / 24
Käyttäjä pääsee tallennettuihin raportteihin reyrointiosion sekä sijaisrekisterin etusivuilla olevilta Ajankohtaista -palstoilta. Tästä kuva alla. Ajankohtaista -palstan Tallennetut raportit linkistä käyttäjälle avataan näkymä, jossa näytetään kaikki tilastoraportit, joihin hänelle on annettu näkyvyysoikeus (tai jotka hän on tehnyt itse itselleen). Tästä näkymästä kuva alla. Sivu 23 / 24
Tallennetut raportit päivitetään automaattisesti joka yö sekä silloin, jos kuka tahansa käyttäjä manuaalisesti päivittää raportin. Raportin manuaalinen päivitys on mahdollista raportin alapuolella olevalla Päivitä - painikkeella. Raportin edellinen päivitysajankohta näkyy raportin alapuolella. Taulukon alapuolen toimintopainikkeilla käyttäjä pystyy myös tulostamaan raportin sekä siirtämään sen taulukkolaskentaohjelmaan. Edelleen käyttäjä pystyy poistamaan itseltään näkyvistä jonkun toisen käyttäjän hänelle tallentaman raportin. Tämä tapahtuu raportin alapuolella olevalla Poista minulta -painikkeella. Mikäli kyseessä on käyttäjän itsensä tekemä raportti, hän pystyy myös tällaisen raportin piilottamaan itseltään raportin alla olevalla Piilota minulta -painikkeella ja piilottamisen lisäksi käyttäjä pystyy myös kokonaan poistamaan järjestelmästä itse tekemiään raportteja. Poistaminen tapahtuu raportin alla olevalla Poista -painikkeella. HUOM! Mikäli käyttäjä poistaa tekemänsä raportin, niin se luonnollisestikin poistuu kaikilta käyttäjiltä, joille hän sen mahdollisesti on tallentanut. Mikäli käyttäjä on piilottanut itseltään itse tekemiään raportteja, saa hän ne takaisin itselleen näkyviin kaikkien raporttien alla olevalla Näytä piilottamani raportit -linkillä. Tätä linkkiä käyttäjä tarvitsee esimerkiksi silloin, jos hän haluaa poistaa tekemänsä raportin, mutta on piilottanut sen itseltään näkyvistä. Tästä linkistä kuva alla. Mikäli kuitenkin käyttäjä piilottaa itseltään raportin, jossa hän on ainoa raportin käyttäjä, poistuu raportti järjestelmästä kokonaan. Samoin tallennettu raportti poistuu järjestelmästä, mikäli kaikki raportin käyttäjät piilottavat sen itseltään. Sivu 24 / 24