Pöytäkirja 8/2016 1 (24) Johtoryhmä 26.09.2016 Aika 26.09.2016 klo 10:20-12:56 Paikka Videokokous: Kotka B1014, Mikkeli H208 Käsitellyt asiat Otsikko Sivu 109 Kokouksen avaus ja esityslistan hyväksyminen 3 110 Edellisen kokouksen pöytäkirja 4 111 Asianhallinnan työskentelytavat Xamkissa 5 112 Johtoryhmän kokousvalmistelun uusi toimintatapa 8 113 Opettajien ylitunnit 2016 12 114 Tietojärjestelmäkulujen budjetointi 13 115 Sopimusten siirto fuusiossa syntyvään yhtiöön 14 116 SoleTM käyttöön tki-henkilöstön työajan seurannassa Kaakkois-Suomen Ammattikorkeakoulu Oy:ssä 15 117 Kriisiviestinnän harjoitus 2017 16 118 1.1.2017 voimaan tulevat ammattikorkeakoulujen rahoitusasetukset, tiedoksi 19 119 Muut asiat 20 120 Tiedoksi asiat 21 121 Tapahtumat 22 122 Seuraava kokous 23 123 Kokouksen päättäminen 24
Pöytäkirja 8/2016 2 (24) Johtoryhmä 26.09.2016 Osallistujat Nimi Tehtävä Lisätiedot Läsnä Toikka Mirja varatoimitusjohtaja, vararehtori (pj.) Ervaala Olli opetuksen palvelujohtaja Heiskanen Marjo hallinnon suunnittelija, (kokouksen sihteeri) Ikonen Petteri koulutusalajohtaja Jyräs Katja henkilöstöpäällikkö Koivisto Matti koulutusalajohtaja Niemi Kalevi kehitysjohtaja Ryttyläinen-Korhonen koulutusalajohtaja Katri Tallinen Tero hallinto- ja talousjohtaja Kivelä Marjaana projektipäällikkö 110 Poissa Saastamoinen Heikki toimitusjohtaja, rehtori (pj.) Allekirjoitukset Mirja Toikka pu heenjohtaja Marjo Heiskanen sihteeri Käsitellyt asiat 109-123 Pöytäkirjan tarkastus Pöytäkirja yleisesti nähtävillä Johtoryhmän jäsenet tarkastavat pöytäkirjan kolmen päivän kuluessa kokouksesta. Aika Paikka Pöytäkirjan valmistuttua Henkilöstön intranet Staff
Pöytäkirja 8/2016 3 (24) Johtoryhmä 109 26.09.2016 Kokouksen avaus ja esityslistan hyväksyminen Johtoryhmä 26.09.2016 109 Varatoimitusjohtaja Mirja Toikka avasi kokouksen klo 10.20. Esityslista hyväksyttiin.
Pöytäkirja 8/2016 4 (24) Johtoryhmä 110 26.09.2016 Edellisen kokouksen pöytäkirja Johtoryhmä 26.09.2016 110 Toimenpiteet ja päätökset Johtoryhmä hyväksyy liitteenä olevat kahden edellisen kokouksen 31.8. ja 14.9. pöytäkirjat. Liitteenä olleet pöytäkirjat hyväksyttiin.
Pöytäkirja 8/2016 5 (24) Johtoryhmä 111 26.09.2016 Asianhallinnan työskentelytavat Xamkissa 94/00.00/2016 Johtoryhmä 26.09.2016 111 Esittely projektipäällikkö Marjaana Kivelä Tiedonhallinnassa organisaation tietoa hallitaan aineettomana pääomana, jonka tuottamista ja käyttöä johdetaan osana kokonaistoimintaa. Asianhallinta on osa tiedonhallintaa, siinä organisaation toimintaprosesseihin sisältyvien asiakirjojen käsittelyä ohjataan ja hallitaan koko niiden elinkaaren ajan. Poistuvat ongelmat ja uusien työskentelytapojen edut Tieto, jota työssään tarvitsee, on pitänyt pyytää välikäsien kautta pääsy suoraan asiakirjoihin ja asioihin, joita tarvitsee Tiedon saaminen on kestänyt pitkään pääsy suoraan itse hakemaan tietoa, nopeuttaa Valmisteluteksteissä virheitä, puutteita valmistelutekstit laatii ne, joilla vastuu Kokousosallistujilla erilaiset aineistot kaikki kokousaineistot ovat järjestelmässä samanmuotoisina kaikille Jälkeenpäin tietoa ei löydy järjestelmällinen asianhallintajärjestelmän käyttö takaa virallisten asiakirjojen ja niiden käsittelyn tietojen löytymisen. Virallisia asiakirjoja säilytetään kirjavasti sähköpostia ja pöydännurkkaa tietoturvallisempi tallennuspaikka käyttöön. Vähentää sähköpostin ja verkkolevyjen kuormitusta. Asianhallinnan työskentelytavat Otetaan käyttöön yleiset selaajat -käyttäjäryhmä ja koko henkilöstö tähän ryhmään. Lukuoikeus kaikkiin julkisiin asioihin ja asiakirjoihin. Salaiset asiat ja asiakirjat määritellään järjestelmään. Niille tulee olla lainsäädäntöön perustuva salausperuste. Käyttöoikeudet annetaan erikseen. Mikäli toimielin käsittelee sekä julkisia että salaisia asioita, julkiset ja salaiset listat ja pöytäkirjat tulevat erikseen. Luonnostilaiset asiakirjat voidaan säilyttää salaisina vain niiden käytössä, joille asiakirjan laatija antaa erikseen oikeudet. Kun asiakirja on valmis, se muuttuu julkiseksi. Käyttöoikeudet Dynastyyn sen mukaan, mitä tehtäviä Dynastyn kautta hoitaa. Asioiden julkisuus
Pöytäkirja 8/2016 6 (24) Johtoryhmä 111 26.09.2016 Ammattikorkeakoulun tulee noudattaa julkisuuslakia (laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999), jonka mukaan viranomaisten asiakirjat ovat julkisia, jollei lainsäädännöstä löydy salausperustetta. Julkisuuslaissa säädetyn hyvän tiedonhallintatavan mukaan asiakirja- ja tietohallinto sekä tietojärjestelmät tulee suunnitella niin, että asiakirjojen julkisuus voidaan vaivattomasti toteuttaa. Julkisuuslain 24. pykälässä kuvataan 32 kohtaa, joiden perusteella asiakirja voidaan ja tulee salata. Perusteena voi olla esimerkiksi yksityisen liikesalaisuuden turvaaminen tai henkilön yksityisyyden suojaaminen. Salassa pidettävää tietoa ei saa ilmaista sivullisille. Ei-julkisella asialla tarkoitetaan ei vielä julkista asiaa. Tällöin asia tulee julkiseksi prosessin myöhemmässä vaiheessa tai käsittelyn päätyttyä, kun esimerkiksi päätös tai sopimus on tehty. Asioiden avaaminen asianhallintajärjestelmään Avaajina toimii rajattu määrä henkilöitä. Arkistovastaavat/ toimielinten sihteerit/kirjaamon henkilöt toimivat jatkossa asioiden avaajina. Vasta kun asia on avattu, sen alle voidaan tuottaa asiakirjoja. Avausten tulee olla laajempia kokonaisuuksia, joista ilmenee prosessi, johon asia liittyy. Ne eivät kuvaa yksittäistä tapahtumaa tai asiakirjaa (esim. Talousarvion laatiminen 2016, ei Talousarvio-ohjeet 2016). Asioiden valmistelu, asiakirjojen työstäminen ja tallentaminen asianhallintajärjestelmään Valmistelun ja asianhallintajärjestelmässä asian työstämisen tekevät ne, ketkä ovat valmisteluvastuussa ja osallistuvat työstämiseen. Toimielimet Käyttävät työskentelyssään Dynastyn kokoushallintaa Asian valmistelija ja esittelijä laativat esitykset Dynastyyn, josta sihteeri kokoaa ne listalle Työryhmät, tiimit (laatutiimi, vastuullisuustyöryhmä, koulutusalatiimien kokoukset jne..) Käyttävät työskentelyssään Dynastyn asiakirjahallintaa tai Staffin työtilaa muistioiden tallentamiseen ja jakamiseen. Päätökset Toimielinten päätökset tallentuvat Dynastyyn osana kokoushallintaa
Pöytäkirja 8/2016 7 (24) Johtoryhmä 111 26.09.2016 Pääsääntöisesti viranhaltijoiden päätökset laaditaan Dynastyssa. Allekirjoitettavat päätökset tulostetaan ja allekirjoituksen jälkeen skannataan Dynastyyn. Sopimukset Kaikki sopimukset tallennetaan Dynasty-asianhallintajärjestelmään siihen asiaan ja tehtävään, jonka hoitamiseksi sopimus tehdään. Organisaation toimintaa koskevat viralliset suunnitelmat ja ohjeistukset Laaditaan ja tallennetaan Dynasty-järjestelmään Esitys Johtoryhmä hyväksyy esitetyt asianhallinnan työskentelytavat tarvittavin tarkennuksin. Toimenpiteet ja päätökset Johtoryhmä keskusteli asianhallinnan työskentelytavoista. Esityksen kohtaan sopimukset pyydettiin tarkennus, muilta osin esitys asianhallinnan työskentelytavoista hyväksyttiin. Tiedottaminen Kokouksen sihteeri laatii yleisen tiedotteen kokouksessa käsitellyistä asioista Staffin uutisvirtaan, pöytäkirjan hyväksynnän jälkeen. Jatkotoimenpiteistä ja toimeksiannoista tiedottaminen: Kuka: Kenelle: Milloin: Miten:
Pöytäkirja 8/2016 8 (24) Johtoryhmä 112 26.09.2016 Johtoryhmän kokousvalmistelun uusi toimintatapa 94/00.00/2016 Johtoryhmä 26.09.2016 112 Esittely hallinnon suunnittelija, johtoryhmän sihteeri Marjo Heiskanen Xamkissa otetaan käyttöön Dynasty-asianhallintajärjestelmä vuoden 2017 alussa. Käyttöönotto vaatii ehdottomasti ylimmänjohdon tuen ja esimerkin. Asianhallinta tarkoittaa organisaation toimintaprosesseihin sisältyvien asioiden ja asiakirjojen käsittelyn ohjaamista niiden koko elinkaaren ajan. Asianhallinta pyrkii tehostamaan asioiden valmistelua, käsittelyä, päätöksentekoa, julkaisemista ja arkistointia sekä asiakirjamuodossa olevien tietojen hallintaa. (Xamkin tiedonhallinnan kokonaisratkaisu 1.3.2016 31.7.2017 projektisuunnitelma 13.4.2016) Asianhallinnan toimivuus edellyttää, että asiat käsitellään Dynasty -järjestelmässä. Järjestelmään avataan asioita ja asioille liitetään asiakirjoja ja asioille tehdään toimenpiteitä esim. kokousasia lähetetään johtoryhmän listalle. Asianhallinnan tarkoituksena on, että asian elinkaari, kaikki käsittelyn toimenpiteet näkyvät ja säilyvät Dynstyssa. Johtoryhmälle esitetään nyt uuden kokousvalmistelun toimintatavan hyväksymistä. Eli luovutaan asioiden lähettämisestä sähköpostitse kokouksen sihteerille. Uuden toimintatavan mukaisesti asioiden valmistelijat (omistajat) laativat itse päätettäväksi tuodun asian esittelytekstin ja päätösesityksen Dynastyyn, koska ovat itse parhaita asiantuntijoita tiivistämään käsittelyyn tulevasta asiasta kaiken oleellisen esityslistalle. Johtoryhmän kokousvalmistelun käytännöistä olisi tarkoitus luoda esimerkki muiden toimielimien käytännöille. Mitä etua uudesta kokousvalmistelun toimintatavasta olisi: mm. listatekstien informatiivisuus paranee -> yleinen tietoisuus asioista paranee esittelytekstejä voi laatia jo ennakkoon (luonnosvaiheessa olevat asiakirjat ovat vain valmistelijan nähtävänä) useamman henkilön on helpompi työstää liiteasiakirjaa, joka on yhdessä paikassa (asiakirjalle voi antaa oikeuksia tietylle ryhmälle) esityslistan liitteeksi tulee aina liitteen oikea versio (uusin)
Pöytäkirja 8/2016 9 (24) Johtoryhmä 112 26.09.2016 asiakirjojen kotipaikka on tiedossa (asiakirja on yhdessä paikassa, Dynastyssä, josta sitä pystytään linkittämään esim. Staffiin) saman asian käsittely voidaan siirtää toisen toimielimen käsittelyyn helposti Dynasty-järjestelmän sisällä (seuraavan toimielimen listalle tulee näkyviin se, mitä viimeksi käsitellyt toimielin on asiasta päättänyt) sähköpostin lähetys vähenee turhan työn osuus vähenee asiat pysyvät järjestyksessä ja löytyvät (asian ja asiakirjan nimeämiseen kiinnitettävä huomiota) avoimuus jatkossa saadaan käyttöön asiakirjojen sähköinen allekirjoitus ja arkistointi. Näin johtoryhmän kokoustenvalmistelun uusi toimintatapa toimisi: Kokouksen sihteeri lähettää johtoryhmän kokouspäivämäärien vahvistuksen jälkeen kokousajankohdat johtoryhmän jäsenten kalentereihin avaa kokouksen asianhallintajärjestelmään (Dynasty) lähettää kokouksen osallistujille sähköpostilla muistutuksen lähestyvästä kokouksesta ja listatekstien valmistelusta (sovitut määräajat: lista lähetetään osallistujille kokousta edeltävän viikon perjantaina, lista-asiat oltava järjestelmässä edeltävän viikon torstaina klo 8) kokoaa ja lähettää kokousmateriaalin laatii pöytäkirja laatii tiedotteen ja jakaa tarvittaessa pöytäkirjan otteet siirtää tarvittaessa asian toisen toimielimen käsiteltäväksi. Esittelytekstin valmistelija tarkistaa, onko Dynasty-järjestelmään jo avattu asia, johon kyseinen kokouskäsittely liittyy, (jos asiaa ei ole avattu vielä järjestelmään, toimitaan kuten asian avaamisesta on ohjeistettu: Arkistovastaavat/toimielinten sihteerit/ kirjaamon henkilöt toimivat jatkossa asioiden avaajina) - kirjoittaa listatekstin ja päätösesityksen Dynastyyn (selvittää ennalta asian ratkaisuun vaikuttavat tosiseikat, päätöksenteon pohjana on oltava riittävät tiedot) - esittelee kokousasian kokouksessa (liitteineen). Listalle voidaan tuoda asioita a) päätettäväksi/ratkaistavaksi (johtoryhmä käyttää päätöksenteossaan toimitusjohtajan päätösvaltaa) b) keskusteltavaksi c) tiedoksi.
Pöytäkirja 8/2016 10 (24) Johtoryhmä 112 26.09.2016 Esityslistan pohja ohjeistaa esittelytekstin laatijaa. Esittelytekstin tulee olla johdonmukainen olla sujuvaa selkeää ja ymmärrettävää kieltä olla niin selkeä, että asian voi ymmärtää ilman liitteitä (esittelytekstiin voi liittää liitteen/liitteitä, mikäli asian on hankalaa selvittää ilman liitteitä, joissakin tapauksissa liite saattaa olla välttämätön) vastata esim. kysymyksiin mitä, miksi, miten, milloin, kuka sisältää väliotsikointi sisältää selkeä päätösesitys ja perustelut päätösesitykselle (päätettäväksi tuodun asian esittelytekstin ja päätösesityksen tulee olla niin selkeä ja hyvin valmisteltu, että asia on mahdollista päättää / ratkaista kokouksessa annettujen tietojen perusteella, muuten asia siirretään jatkovalmisteluun). Johtoryhmän jäsenille järjestetään koulutus ohjelman käytöstä. Johtoryhmän kokouksessa 14.6. sovittiin seuraavista toimintatavoista: asiat johtoryhmän listalle esitetään johtoryhmän jäsenten kautta kokouspäivä on pääsääntöisesti joka toinen keskiviikko (tarkempi kokousaikataulu löytyy Staffista johtoryhmän sivulta) johtoryhmän jäsenet toimittavat listalle tulevat asiat liitteineen kokouksen sihteerille viimeistään kokousta edeltävänä torstaina klo 8 mennessä johtoryhmän lista lähetetään johtoryhmän jäsenille kokousta edeltävänä perjantaina. Johtoryhmän pöytäkirjan tarkastus Johtoryhmän kokouksessa 14.6.2016 päätettiin, että johtoryhmä ei valitse erikseen pöytäkirjan tarkastajaa, vaan kiireelliset päätökset tai päätökset, joihin liittyy esim. toimeksianto, tarkistetaan jo kokouksessa. Muutoin pöytäkirja tarkastetaan ja hyväksytään seuraavassa kokouksessa. Muutosesitys: Kokouksen sihteeri lähettää pöytäkirjaluonnoksen sähköpostitse mahdollisimman pian kokouksen jälkeen (seuraavana päivänä) puheenjohtajalle, joka hyväksyy tai pyytää pöytäkirjaan tarkennuksia / muutoksia. Pöytäkirjan allekirjoittavat puheenjohtaja ja sihteeri. Pöytäkirja tuodaan seuraavaan kokoukseen tiedoksi.
Pöytäkirja 8/2016 11 (24) Johtoryhmä 112 26.09.2016 Perustelu pöytäkirjan tarkastuksen muutosesitykselle: nopeuttaa asioiden eteenpäin viemistä esim. tiedote voidaan laati jo hyväksytystä pöytäkirjasta koulutusalajohtajat saava pöytäkirjan tarvittaessa käyttöönsä omiin kokouksiinsa kokous saadaan yhdellä kertaa pakettiin tiedotteeseen saadaan linkki Staffiin, jonne pöytäkirja liitteineen linkitetään Dynastystä. Esitys Johtoryhmä hyväksyy esitetyn uuden kokousvalmistelun toimintatavan. Johtoryhmä hyväksyy muutosesityksen pöytäkirjan tarkastuksesta. Toimenpiteet ja päätökset Johtoryhmä hyväksyi esityksen uudeksi kokousvalmistelun toimintatavaksi. Uusi valmistelutapa otetaan käyttöön johtoryhmän koulutukseen jälkeen, vuoden 2017 alussa. Johtoryhmä tarkensi pöytäkirjan tarkastustapaa, niin että kokouksen sihteeri lähettää pöytäkirjan kaikille johtoryhmän jäsenille kommentoitavaksi ja hyväksyttäväksi. Kommentointiaikaa on kolme päivää, jonka jälkeen pöytäkirja julkaistaan ja siitä laaditaan tiedote Staffiin. Tiedottaminen Kokouksen sihteeri laatii yleisen tiedotteen kokouksessa käsitellyistä asioista Staffin uutisvirtaan, pöytäkirjan hyväksynnän jälkeen. Jatkotoimenpiteistä ja toimeksiannoista tiedottaminen: Kuka: Marjo Heiskanen Kenelle: projektipäällikkö Marjaana Kivelälle Milloin: Miten:
Pöytäkirja 8/2016 12 (24) Johtoryhmä 113 26.09.2016 Opettajien ylitunnit 2016 Johtoryhmä 26.09.2016 113 Esittely hallinto- ja talousjohtaja Tero Tallinen Toimenpiteet ja päätökset Hallinto- ja talousjohtaja esittelee asian kokouksessa. Johtoryhmä keskusteli opettajien ylitunneista. Yt-neuvottelukuntien käsittelyyn viitaten, koulutusalajohtajat, talous- ja hallintojohtaja, henkilöstöpäällikkö sekä yhteisten opintojen koulutusjohtaja tarkistavat koulutusjohtajien ja koulutusvastaavien toimenkuvat erityisesti vastuiden ja työjaon osalta. Tarkistetut toimenkuvat käsitellään johtoryhmän kokouksessa 12.10. Tiedottaminen Kokouksen sihteeri laatii yleisen tiedotteen kokouksessa käsitellyistä asioista Staffin uutisvirtaan, pöytäkirjan hyväksynnän jälkeen. Jatkotoimenpiteistä ja toimeksiannoista tiedottaminen: Kuka: Kenelle: Milloin: Miten:
Pöytäkirja 8/2016 13 (24) Johtoryhmä 114 26.09.2016 Tietojärjestelmäkulujen budjetointi Johtoryhmä 26.09.2016 114 Esittely hallinto- ja talousjohtaja Tero Tallinen Budjetin valmistelussa on otettu tavoitteeksi keskittää tietojärjestelmäkuluja tietohallintopalveluihin, jotta saadaan parempi kokonaisnäkemys tietojärjestelmien kuluista yhtiötasolla. Nykyisten järjestelmien kuluja on selvitetty ja järjestelmälistaus on kommentointikierroksella. Kulujen keskittäminen tietohallintopalveluiden budjettiin ei vaikuta järjestelmien omistajuuksiin tai pääkäyttäjäkysymyksiin. Esitys Budjetoidaan jatkossa tietojärjestelmäkulut pääsääntöisesti tietohallintopalveluihin. Liiketoiminnassa tai hanketoiminnassa käytettävien järjestelmien budjetointi harkitaan tapauskohtaisesti. Toimenpiteet ja päätökset Johtoryhmä hyväksyi esityksen, jonka mukaan tietojärjestelmäkulut budjetoidaan jatkossa pääsääntöisesti tietohallintopalveluihin. Tiedottaminen Kokouksen sihteeri laatii yleisen tiedotteen kokouksessa käsitellyistä asioista Staffin uutisvirtaan, pöytäkirjan hyväksynnän jälkeen. Jatkotoimenpiteistä ja toimeksiannoista tiedottaminen: Kuka: Kenelle: Milloin: Miten:
Pöytäkirja 8/2016 14 (24) Johtoryhmä 115 26.09.2016 Sopimusten siirto fuusiossa syntyvään yhtiöön Johtoryhmä 26.09.2016 115 Esittely hallinto- ja talousjohtaja Tero Tallinen Toimenpiteet ja päätökset Asia esitellään kokouksessa. Johtoryhmä teki päätöksen, jonka mukaan sopimuskumppaneita informoidaan Kyamkin ja Mamkin fuusiosta vakiokirjeellä. Asiaa hoitaa hallinto- ja talousjohtaja Tallinen. Kokouksessa todettiin, että kv-toimisto tekee omien kumppaneidensa kanssa keskitetysti uudet sopimukset ja TKI-toiminnan osalta kehitysjohtaja Niemi keskustelee rahoittajien kanssa. Tiedottaminen Kokouksen sihteeri laatii yleisen tiedotteen kokouksessa käsitellyistä asioista Staffin uutisvirtaan, pöytäkirjan hyväksynnän jälkeen. Jatkotoimenpiteistä ja toimeksiannoista tiedottaminen: Kuka: Kenelle: Milloin: Miten:
Pöytäkirja 8/2016 15 (24) Johtoryhmä 116 26.09.2016 SoleTM käyttöön tki-henkilöstön työajan seurannassa Kaakkois-Suomen Ammattikorkeakoulu Oy:ssä Johtoryhmä 26.09.2016 116 Esittely kehitysjohtaja Kalevi Niemi Esitys Kehitysjohtaja Kalevi Niemi esittää, että SoleTM työajan seurantajärjestelmänä otetaan käyttöön myös Kymenlaakson kampuksilla 1.1.2017 alkaen. Järjestelmässä hoidetaan rahoittajan edellyttämä tki-henkilöstön työajan kohdentaminen. Toimenpiteet ja päätökset Johtoryhmä teki päätöksen, jonka mukaan SoleTM työajan seurantajärjestelmänä otetaan käyttöön myös Kymenlaakson kampuksilla 1.1.2017 alkaen. Tiedottaminen Kokouksen sihteeri laatii yleisen tiedotteen kokouksessa käsitellyistä asioista Staffin uutisvirtaan, pöytäkirjan hyväksynnän jälkeen. Jatkotoimenpiteistä ja toimeksiannoista tiedottaminen: Kuka: Kenelle: Milloin: Miten:
Pöytäkirja 8/2016 16 (24) Johtoryhmä 117 26.09.2016 Kriisiviestinnän harjoitus 2017 Johtoryhmä 26.09.2016 117 Valmistelu viestintä- ja markkinointipäällikkö Tiivi Pukkila-Nupponen Xamkin johtoryhmälle järjestetään kriisiviestinnän valmennus tammikuussa 2017. Koulutus on osa johdon valmentamista erilaisissa kriisitilanteissa toimimiseen. Koulutus on kaksiosainen. Ensimmäisenä päivänä on 2 3 tunnin valmennus ja toisena päivänä simulaatioharjoitus, jossa harjoitellaan muun muassa median kanssa toimimista. Valmennuksesta vastaa KeVi Consulting Oy, VTT Helena Lemminkäinen. Simulaatioharjoitus keskittyy mainekriisiin, eikä onnettomuus- tai muun uhkatilanteen hoitoon. Valmennuksen yleistavoitteet Tavoitteena on, (1) että osallistujat oppivat tunnistamaan, millaisiin kriisiviestintää edellyttäviin tilanteisiin ammattikorkeakoulu ja sen eri yksiköt saattavat joutua sekä millaista viestinnän koordinointia ja yhteistyötä erilaiset kriisitilanteet vaativat (2) antaa perusvalmiudet selviytyä kriisiviestintää edellyttävistä tilanteista ja (3) testata Xamkin kriisiviestintäohjeistusta todellisuutta simuloivassa harjoituksessa. Kriisejä pohditaan sekä mainekriisien että perinteisten kriisien näkökulmasta. Toteutustapa ja osallistujat Valmennuskokonaisuus koostuu seuraavista osista: 1 Ennakkotyöt Ennen valmennuskokonaisuuden alkua kouluttaja tutustuu Xamkin kriisiviestintäohjeistukseen ja antaa siitä palautteen sekä mahdollisia kehittämisehdotuksia. Valmennukseen sisältyy ennakkotehtävä, joka toteutetaan verkkokyselynä. Kevi Consulting Oy vastaa verkkokyselyn toteutuksesta.
Pöytäkirja 8/2016 17 (24) Johtoryhmä 117 26.09.2016 Ennakkotehtävä liitetään osaksi simulaatioharjoituksia. Näin kussakin harjoituksessa pystytään pureutumaan kunkin ryhmän erityistarpeisiin. 2 Koulutusosio 2.1 Orientaatio Varsinainen valmennuskokonaisuus alkaa noin 2 3 tunnin luentotyyppisillä orientaatiotilaisuuksilla. Niissä käydään läpi kriisiviestinnän perusteet ja kriisiviestintäohjeistusta. Orientaatio luo myös simulaatioharjoituksille paremmat onnistumisen edellytykset ja myönteiset oppimiskokemukset. Osallistujat saavat käyttöönsä kriisiviestinnän perusteet sisältävän oppimateriaalipaketin (PowerPoint-handoutit, sähköinen versio). 2.2 Johtoryhmälle tarkoitettu simulaatioharjoitus Johtoryhmälle tarkoitettuun simulaatioharjoitukseen (kesto noin 1 päivä) sisältyy videoitavia haastatteluharjoituksia. Näin mahdollisissa kriisitilanteissa median eteen joutuvilla on mahdollisuus turvallisissa harjoitustilanteissa kehittää mediavalmiuksiaan. Simulaatio toteutetaan kahden kouluttajan tiimillä (sis. kuvausjärjestelyt). 3 Loppuraportti Kokonaisuuteen on suositeltavaa sisällyttää loppuraportti. Siihen kirjataan arviot kriisiviestintäsuunnitelman toimivuudesta ja mahdolliset kehittämisehdotukset sekä kriisisimulaation esiin nostamat havainnot ja kehityskohteet. Pääkouluttajana toimii johtava konsultti, coach, VTT Helena Lemminkäinen, joka on Kevi Consulting Oy:n (www.kevicon.fi) kokenut viestinnän kehittäjä, kouluttaja ja valmentaja. Haastatteluharjoitusten toteutuksesta ja mediasimuloinnista vastaa viestintäkouluttaja, toimittaja, FM Perttu Laaksonen, joka on ollut toteuttamassa useita vastaavanlaisia simulaatioharjoituksia Päivämääräehdotuksia koko johtoryhmälle järjestettävästä kriisiviestinnän harjoituksista ensimmäinen sessio on orientaatio 2-3 tuntia iltapäivällä toinen päivä simulaatioharjoitus. Tammikuu 2017 11. 12.1. 16. - 19.1. 23. - 24.1.
Pöytäkirja 8/2016 18 (24) Johtoryhmä 117 26.09.2016 Esitys Johtoryhmä hyväksyy koulutussuunnitelman ja valitsee koulutusajankohdan annetuista päivämääristä. Toimenpiteet ja päätökset Asia siirrettiin käsiteltäväksi seuraavaan kokoukseen. Asian esittelee viestintä- ja markkinointipäällikkö Tiivi Pukkila-Nupponen. Tiedottaminen Kokouksen sihteeri laatii yleisen tiedotteen kokouksessa käsitellyistä asioista Staffin uutisvirtaan, pöytäkirjan hyväksynnän jälkeen. Jatkotoimenpiteistä ja toimeksiannoista tiedottaminen: Kuka: Kenelle: Milloin: Miten:
Pöytäkirja 8/2016 19 (24) Johtoryhmä 118 26.09.2016 1.1.2017 voimaan tulevat ammattikorkeakoulujen rahoitusasetukset, tiedoksi Johtoryhmä 26.09.2016 118 Esittely varatoimitusjohtaja Mirja Toikka Toimenpiteet ja päätökset Tiedoksi 1.1.2017 voimaan tulevat ammattikorkeakoulujen rahoitusasetukset. Merkittiin tiedoksi liitteenä olevat asetukset. Tiedottaminen Kokouksen sihteeri laatii yleisen tiedotteen kokouksessa käsitellyistä asioista Staffin uutisvirtaan, pöytäkirjan hyväksynnän jälkeen. Jatkotoimenpiteistä ja toimeksiannoista tiedottaminen: Kuka: Kenelle: Milloin: Miten: Liitteet Liite 1 OKM:n asetus ammattikorkeakoulujen rahoituksen peruskriteereistä Liite 2 VAltioneuvoston asetus ammattikorkeakouluista annetun valtioneuvoston asetuksen muuttamisesta
Pöytäkirja 8/2016 20 (24) Johtoryhmä 119 26.09.2016 Muut asiat Johtoryhmä 26.09.2016 119 Kehitysjohtaja Niemi kertoi lyhyesti vierailustaan OKM:ssä. Vierailu liittyi Savonlinnan opettajakoulutuksen menettämisestä johtuvaan kompensaatioon.
Pöytäkirja 8/2016 21 (24) Johtoryhmä 120 26.09.2016 Tiedoksi asiat Johtoryhmä 26.09.2016 120 Ei tiedoksi asioita.
Pöytäkirja 8/2016 22 (24) Johtoryhmä 121 26.09.2016 Tapahtumat Johtoryhmä 26.09.2016 121 Ei huomioitavia tapahtumia.
Pöytäkirja 8/2016 23 (24) Johtoryhmä 122 26.09.2016 Seuraava kokous Johtoryhmä 26.09.2016 122 Johtoryhmän kokoukset pidetään syyslukukauden 2016 aikana pääsääntöisesti joka toinen keskiviikko Kotkan kampuksella klo 9 12 rehtorin työhuoneessa. Kokouksille varataan myös videotila H208 Mikkelistä. Kokousaikataulu: ke 12.10. tarvittaessa ylimääräinen kokous ke 19.10. viikko 43 (ei kokousta) ke 2.11. ke 16.11. ke 30.11. poikkeuksellisesti videokokous 12.12. klo 9-12 tarvittaessa 21.12. Vuoden 2017 kevään kokoukset pidetään pääsääntöisesti Mikkelissä joka toinen tiistai klo 9-12.
Pöytäkirja 8/2016 24 (24) Johtoryhmä 123 26.09.2016 Kokouksen päättäminen Johtoryhmä 26.09.2016 123 Varatoimitusjohtaja Mirja Toikka päätti kokouksen klo 12.56.