Uuden koodiston julkaisu Luokka Prosessin tarkoitus Prosessin omistaja Prosessin lähtötilanne Prosessin lopputilanne Prosessin asiakkaat ja sidosryhmät Asiakkaiden tarpeet ja vaatimukset Prosessin keskeiset resurssit Prosessin tavoitteet ja menestystekijät Prosessin mittarit Prosessin ohjaus- ja kehittämismenettely Prosessin rajapinnat Kommentit Ydinprosessit Arvioidaan asiakastarve ja valmistellaan tietorakenne valtakunnalliseen sosiaali- ja terveydenhuollon yhtenäiseen käyttöön Yhteentoimivuus tiimin tiiminvetäjä Asiakkaan tarve uudelle tietorakenteelle Ministeriön määräys tiettyyn tietorakenteeseen. Tietorakenne on julkaistu viranomaispäätöksellä ja sillä on ylläpitosuunnitelma Prosessi voi myös päättyä hylkäämiseen. STM, KELA, Valvira, Fimea, Sosiaali- ja terveydenhuollon toimijat, asiakasjärjestelmien toimittajat sekä yksittäiset koodiston käyttäjät Tietorakenne täyttää asiakkaan kriteerit ja aikataulutoiveet Ammattitaitoinen KP-tiimi, yhteistyö ja verkostot THL:n sisällä, hyvät työvälineet ja -tilat, johdon tuki Oikein laaditut aikatauluarviot, oikein mitoitetut resurssit, johdon tuki ja priorisointi - laatupoikkeamat [kpl] - kiireellisyysluokka [kpl] - valmisteluun kuluva aika [kk] - koodistopalvelutiedotteet vuosittain [kpl] - Asiakaspalautteen kerääminen - Prosessin läpikäynti 2 x vuosi (kehittämispäivä) - Koodistopalvelun tilannekatsaus 11 x vuosi (KP jory) - KP tiimin kokous 2 x kuukausi Y-tiimin toimintaprosessit OPER-yksikön toimintaprosessit STM:n hallinnonalaisten laitosten toimintaprosessit
Uuden koodiston julkaisu Priorisoi kehittämisjonoa, saa valmisteltavan tietorakenteen tiedoksi ja tarvittaessa kommentoi Päätöksen tyyppi Tekee viranomaispäätöksen julkaisusta Käsittelee tietorakenneehdotuksen ja varmistaa julkaisun laadun Vastuu Kriittiset ja tärkeät tekijät Menetelmät, ohjeet ja mallit Tietoarkkitehtuurin - Esittele valmisteltu - asialista mallipohja ohjausryhmä koodisto (valmistelija) - pöytäkirja mallipohja (puheenjohtaja) - Käsittele esitys (Tietoarkkitehtuurin ohry) - Kirjaa päätös pöytäkirjaan (sihteeri) Koodistopalvelutiimi (puheenjohtaja) Tietojohtaja Koodistopalvelutiimi (puheenjohtaja) - Hyväksy - Hylkää - Palauta valmisteluun - Tarkista KP- ja Yhteentoimivuustiimien edellyttämät korjaukset - Tee viranomaispäätös - Varmista koodiston koodistopalvelumuoto - Varmista koodiston terminologia - Tuota mahdollinen oheismateriaali, ohje tai määrittelydokumentti julkaisukuntoon - Nimeä yhteyshenkilö Syntyvä ja jäljitettävä tieto - Valmis pöytäkirja U- verkkoasemalla muistio - Julkaisulupa mallipohja - Allekirjoitettu julkaisulupa HELMEEN - Koodistopalvelumuodon mallipohja - mahdolliset määrittelydokumentit, koodistopalvelinmuoto (hyväksyntä ei KPprosessissa)
Esittelee tietorakenteen hyväksyttäväksi Lataa koodistopalvelimelle Kehittämispäällikkö Järjestelmän ylläpitäjä - tarkista, että julkaisuluvan - asialista mallipohja mukaiset korjaukset on tehty - pöytäkirja mallipohja - pyydä päätökseen Tietojohtajalta hyväksyntä koodiston viemiseksi koodistopalvelimelle - vie assistentille allekirjoitettu julkaisulupa arkistoitavaksi Helmeen - Tarkista järjestelmän edellyttämä latausmuoto - Lataa koodisto koodistopalvelimelle - Tee koodistopalvelutiedote julkaisulupa - CodeServer manuaali - Koodistopalvelutiedote jakelulistalle oleville ja thl.fi/koodistopalvelu sivulle - Mahdollinen muu tiedottaminen (esim Kanta.fi/ajankohtaista) - Julkaistu koodisto koodistopalvelimella Valmistelee tietorakenteen, tarv. toiminnalliset määrittelyt ja käsittelysäännöt avustaa valmistelijaa valmisteltavan tietorakenteen laadinnassa Kommentoi tietorakenteen teknisen rakenteen muodostamisessa Valmistelija THL asiantuntijaryhmä IT-suunnittelija - Kuvaa koodistopalvelumuotoon - Pyydä kuulemismenettelyn avulla kommentit yhteyshenkilön ehdottamilta asiantuntijaryhmiltä - Valmistele toiseen hyväksymiskäsittelyyn - Toimita materiaali sihteerille viimeistään 10pv ennen kokousta - Kuulemismenettelyn avulla anna tarvittavat kommentit - Tarvittaessa keskustelu asiantuntijaryhmässä - valmistele koodisto koodistopalvelimen latausmuotoon - Koodistopalvelumuodon mallipohja - sähköposti tai muu viestintäväline - MS Word - asialista mallipohja - pöytäkirja mallipohja CodeServer ohjemanuaali - Kommentoitu koodistopalvelumuotoinen tietorakenneluonnos - Valmis pöytäkirja U- verkkoasemalla koodistopalvelinmuotoinen koodisto
Käsittelee ja päättää tietorakenne-ehdotuksen valmistelusta, tieto kuulemismenettelystä Ohjeistaa valmistelijaa Päätöksen tyyppi Viimeistelee ja esittelee tietorakenne-ehdotuksen THL Koodistopalvelutiimi KP-tiimin nimetty yhteyshenkilö Koodistopalvelutiimi (puheenjohtaja) - Esittele koodistoehdotus - asialista mallipohja (valmistelija) - pöytäkirja mallipohja - Käsittele ehdotus (KP-tiimi) - tarvekriteerit - Arvioi koodiston - kiireellisyysluokan kriteerit tarvekriteerit (valmistelija, Tietoarkkitehtuurin ohry) - Ehdottaa valmistelun kiireellisyysluokkaa (KPtiimi) - Kirjaa päätös pöytäkirjaan (KP-tiimin sihteeri) - Tarkista koodistopalvelumuoto - Tarkista KPJORYn ja Tietoarkkitehtuurin ohryn pyytämät muutokset - Tarkista saapuneet kuulemislausunnot (Sosiaali tai terveydenhuollon asiantuntijat ja terminologinen lausunto) - Tarkista ruotsinnoksen tila - Tarkista koodiston käyttöoikeudet ja mahdollinen julkaisulupa - Hyväksy - Hylkää - Palauta valmisteluun Valmistelija Tuo koodistopalvelumuotoisen tietorakenteen KP-tiimin kypsyyskäsittelyyn - asialista mallipohja - pöytäkirja mallipohja - asialista mallipohja - pöytäkirja mallipohja Koodistopalvelumuotoinen tietorakenne esittelymuistio - Valmis pöytäkirja U- verkkoasemalla KP johtoryhmän pöytäkirjat - Valmis pöytäkirja U- verkkoasemalla ja Intrassa - julkaisukuntoinen koodistopalvelinmuoto - Valmis muistio JIRAssa ja U-verkkoasemalla - koodistopalvelumuotoinen tietorakenne
Kommentoi valmisteltavaa tietorakennetta Kommentoi valmisteltavaa tietorakennetta Kommentoi valmisteltavaa tietorakennetta Avustaa muutosvaikutusten arvioinnissa (Y-tiimi) Varmistaa terminologisen laadun Terminologit Tarkista ja kommentoi Y-tiimin asiantuntija Asiantuntija Y-tiimin tiiminvetäjä Koodistopalveluryhmän terminologi Tutustu ja kommentoi valmisteltavaa tietorakennetta sekä mahdollisia vaatimusmäärittelyitä. Tutustu ja kommentoi valmisteltavaa tietorakennetta sekä mahdollisia vaatimusmäärittelyitä. Tutustu ja kommentoi valmisteltavaa tietorakennetta sekä mahdollisia vaatimusmäärittelyitä. kommentoitu versio tietorakenteesta kommentoitu tietorakenne muistiinpanot terminologisesti varmistettu aineisto
Varmistaa teknisen laadun Koodistopalveluryhmän tekninen asiantuntija Varmistaa prosessin laadun Koodistopalveluryhmän kehittämispäällikkö Tutustu ja kommentoi valmisteltavaa tietorakennetta sekä mahdollisia vaatimusmäärittelyitä. Varmista käsittelyprosessi Auditoi käsittelyprosessi Päivitä tarvittaessa käsittelyprosessia järjestää kuulemisen Kuulemisten koordinoija Koordinoi tietorakenneehdotuksen kuuleminen Huomioi viestintä Kommentoi ja esittää näkemyksensä Kuulemisprosessiin osallistuva ammattilainen Lue lausuttava materiaali kommentoi tarvittaessa mahdollisessa äänestystilanteessa anna ääni: kyllä/ ei / tyhjä Tarvitaan lisäkuuleminen Koodistopalveluryhmän pj Varmista tietorakenneehdotukselle ja ko. aineistolle tarvittava lisäkuuleminen Ohjaa valmistelijaa kuulemisprosessissa Koodistojen tekninen valmisteluopas HL7 opas muita? Prosessikuvauksen dokumentit mahdollisesti ulkopuolinen auditointi THL:n viestinnän sisäiset ohjeet yleiset kuulemismenettelyn ohjeet kommentointikanavan valinta aikataulun synkronointi valmistellun materiaalin ja tietorakenne-ehdotuksen välillä laatuvarmistettu aineisto muistiinpanot hyväksytty käsittelyprosessin aineistot Lausuntopyyntö lausuttava materiaali Annetut kirjalliset kommentit lausuttu aineisto
Päätöksen tyyppi THL Tietojohtaja - Hyväksy - Hylkää - Palauta valmisteluun Kirjaa JIRA-tehtävän Koodistopalveluryhmän pj - Tee tehtävä itsuunnittelijalle - Anna alustava latausaikataulutieto - Tarkista, että lataus on suoritettu - JIRA ohjeet julkaisulupa perustelut palauttamisen syistä JIRA TASK