Sote ja maakuntadigimuutosohjelman organisointi ja toimeenpanon projektointi Projektipäällikkö Tomi Hytönen Makuprojektiryhmä 21.3.2017
Digivalmistelun ja toimeenpanon organisointimuutoksen tavoitteita Yhteinen tilannekuva Kaikilla työryhmillä ja muutokseen liittyvillä projekteilla/hankkeilla on yhteinen ja ajantasainen käsitys valmistelun tilanteesta ja etenemisestä Yhteinen tavoitetila selvä ja kaikilla tiedossa Uudistuksen pitkän aikavälin ja lyhyen aikavälin tavoitetila on selkeästi kuvattuna ja viestittynä Yhteinen etenemissuunnitelma (tiekartta) Sekä kansallisella että alueellisella tasolla tehtävät toimenpiteet pohjautuvat yhteiseen etenemissuunnitelmaan Riittävät resurssit Sekä valmistelulle että toteutuksille voidaan varmistaa riittävät resurssit (nykyinen työryhmävetoinen malli ei mahdollista tätä) Selkeät vastuut, toimiva päätöksenteko Eri ryhmien ja projektien välillä sekä kansallisten toimijoiden ja maakuntien välillä työnjako on selkeä Tiedetään, missä kohdin päätökset ja linjaukset tehdään (sekä valtakunnallisesti että alueellisesti) ja niiden valmisteluprosessi on selkeä 2 [pvm] Etunimi Sukunimi titteli Tapahtuma
Lainsäädäntövaihe vs. toimeenpano Maakuntalainsäädäntöä valmisteltaessa keskeisin periaate on ollut laaja osallistaminen ja vastuun jakaminen kaikkien valmistelusta vastaavien ministeriöiden kesken. Käytännössä työryhmiä on useita kymmeniä ja hierarkiatasoja ainakin neljä, lainsäädännön valmisteluvastuuta kantavia virkamiehiä satoja ja etutahojen osallistuminen ollut poikkeuksellisen laajaa eri tasoilla. Lainsäädäntövaiheessa tähän on toimintamalliin varmasti ollut hyvät perusteet, koska lainsäädäntö määrittää uudistuksen perusteet. Mutta on voitu myös havaita, että: valmistelun koordinaatio eri ryhmien välillä on hyvin haasteellista eteneminen työryhmissä on osittain eri rytmissä, vaikka keskinäisriippuvuudet ovat suuria etutahojen vaikutus eritasoilla olevissa ryhmissä on ollut vahvaa ja joskus työn etenemistä hidastavaa vastuut ovat olleet jossain määrin epäselviä ja asioita on valmisteltu useissa paikoissa tai osin on jäänyt ryhmien välimaastoon moniportaisesta rakenteesta johtuen työryhmien jäsenten todellinen työpanos asioiden tehokkaaseen etenemiseen on saattanut jäädä vaatimattomaksi on ilmennyt edunvalvontaa ja varmistelua myös oman taustaorganisaation eduksi isoista poikkihallinnollisista kokonaisuuksista vastuutaho saattaa jäädä epäselväksi (esim. kenelle kuuluu vastuu siitä, että syntyy kansallisesti aidot valinnanvapautta toteuttavat markkinat, jossa julkisen sektorin toimijoilla on menestymisen edellytykset) toimeenpanon kokonaisuuksien ja käytännön toteutusten/tehtävien projektointi ei käynnisty riittävän tehokkaasti, selkeä vastuu/johtajuus puuttuu ja projekteille ei löydy vastuunkantajia 3 16.3.2017
Siirtyminen toimeenpanoon Kun siirrytään toimeenpanovaiheeseen, niin olisi periaatteessa mahdollista muuttaa toimeenpanokokonaisuutta siten, että luodaan vahva, keskitetty toimeenpanokoneisto, jossa valta ja vastuu ovat selkeästi yksissä käsissä, eteneminen nojaa hyväksytyn lainsäädännön lähtökohtiin ja hyvään koordinaatioon. Asioiden pallottelu minimoidaan ja saadaan varmistettua toimeenpanon kulloinkin tarvitsema osaamisen kriittinen massa ja minimoitua epäsynkroninen valmistelun ongelmat. Toimeenpanovaihe on tärkein maakuntauudistuksen onnistumisen kannalta. Vaikka lainsäädäntö olisikin valmis, se on lopulta vain kehikko maakuntien toiminnan järjestämiselle. Toimeenpanossa tarvitaan päivittäin huomattava määrä ongelmanratkaisuja, jossa vaihtoehdoista on valittava parhaiten koko uudistuksen tavoitteita toteuttava malli ja eri maakuntien positio vaihtoehtoihin voi olla hyvinkin erilainen. 4 16.3.2017
Task force tyyppinen toimintamalli käyttöön Task forcetyyppistä toimeenpanomallia käytetään kansainvälisissä organisaatioissa erityisesti laajoissa, määräaikaisissa hankkeissa (esim. YK alajärjestöineen). Niiden etuna on nähty, että pysyvien rakenteiden sijaan kyetään poolittamaan hyvin eri tyyppistä osaamista kriittiseksi massaksi, vähentää osakokonaisuuksien epäsymmetrisestä etenemisestä johtuvia informaatiokuiluja, luoda ennustettavuutta ja jäntevyyttä toimeenpanolle sekä saada laajapohjainen perusta ratkaisuille, joiden vastuu siirtyy toimeenpanovaiheen jälkeen linjaorganisaatioille. Maakuntauudistuksen toimeenpanon osalta olisi hyvä, jos eri alojen asiantuntijoita voitaisiin siirtää eri mittaisiksi määräajoiksi työskentelemään kokoaikaisesti toimeenpanoorganisaatioon, jolloin heidän työpanoksen ja osaamisen saaminen täysin toimeenpanoa edistämään olisi varmistettu. Tämä vähentäisi myös työryhmävalmistelun tarvetta jatkossa. Todellinen vastuu tietyn hankeosuuden toimeenpanosta sitouttaa työryhmämallia tehokkaammin tekijäänsä ja on myös kokonaispanoksen kannalta resurssitehokkaampi. Toimeenpanohenkilöstön olleessa täysin projektiorganisaation käytössä työpanoksen priorisointi ja painopisteiden muutoksen toteutus on selkeämpää ja toisaalta lojaliteetti kotiorganisaation osaoptimoinnille jää todennäköisesti vähäisemmäksi. Lisäksi palattuaan takaisin kotiorganisaatioonsa hänellä on syvällinen käsitys uudistuksen keskeisistä etenemisen vaiheista. Myös asiantuntijan määräaikainen resurssilaina toimeenpanon tueksi voi tulla kysymykseen. Task force toimintamallin tuominen maakunta ja sotedigi muutosvalmisteluun Strateginen kokonaisohjaus, jota tukee tehokas operatiivinen johtaminen Aidosti resursoitu projektitoimisto ja projektit toimeenpanoon 5 16.3.2017
Ehdotettavat muutokset organisointiin 6
Ehdotus digivalmistelun uudeksi organisoinniksi Maakuntadigiryhmä (lakkautetaan) Sotedigiryhmä (lakkautetaan) Palvelukeskuksen ohjausryhmä Perustetaan uusi: Yhteinen strateginen digiohjausryhmä Strategiset linjaukset ja valtakunnalliset asiat Kokoonpano: MakuSote digiryhmien johtajistoa, maakuntaedustus, keskeiset ministeriöt, Kela Digimuutoshanke Perustetaan uusi: Operatiivinen ohjausryhmä Operatiiviset toimijat ja ohjaajat Projektitoimisto Projektipäälliköt 7 Muutosta toteuttavat projektit Maakuntadigi muutosohjelman operatiivinen johtaminen ja toimeenpano Toimenpiteiden priorisointi Toimijoiden roolin kartoittaminen ja konkretisoiminen Rahoitusratkaisujen täsmentäminen
Organisointimalli Linjausvastuu: Tavoitetila Valtakunnallisesti merkittävistä vastuunjako, rahoitus ym. kysymyksistä Sparraa Tavoitetila (digitalisaatio) Taktinen/ Operatiivinen johtaminen: Tilannekuva Muutosohjelman projektisalkun toimeenpanon ja maakuntien valmistelutilanteen seuranta, muutoksen tiekartta Hankkeiden ja muutostuen ohjaus Tukee projektitoimistoa Strateginen ohjausryhmä Strategiset linjaukset Raportoi ministeriryhmille Operatiivinen ohjausryhmä Valmistelutilanteen seuranta Yhteys valtakunnalliset muutosjohtajat ja alueelliset muutosjohtajat Tavoitetila ja tiekartta Yhteys maakuntien valmisteluun Rahoituskohteet ja tarpeet, käytännöt Muutosjohtajat Maakuntadigiverkosto Toteutusvastuu: Projektit ja hankkeet sekä niistä vastaavat henkilöt ja organisaatiot Ongelmien ratkaisu Käynnistettävät projektit Käynnissä olevat projektit jotka otetaan mukaan/ rahoitetaan Seurattavat projektit (ei rahoiteta/ osallistuta, mutta ovat kriittisiä lopputuloksen kannalta) Kriittiset edellytykset/ tuotokset rahoitus, tiedolla johtaminen jne.. 8 Projektitoimisto Projektisalkun hallinnointi Projektit Muutosta valmistelevat organisaatiot 16.3.2017 Etunimi Sukunimi
Projektit / tunnistetut kokonaisuudet ICTmuutostuki Muutosrahoitus ICTpalvelukeskus Maakuntien arkkitehtuuri Taloustiedolla johtaminen Tietohallinnon ohjausmalli kytkentä yleiseen ohjausmalliin VM Vesa Lipponen VM Vesa Lipponen + BO 0 Heikki Heikkilä / Urpo Karjalainen VM Marjut Siintola (start) Jani Heikkinen Kuntatieto, THL VM Tomi Hytönen 1/2017 2/2017 1/2018 1/2019
Projektit / tunnistetut kokonaisuudet Muut Seurannassa olevat hankkeet Meneillään oleva kehitystyö STM projektit xx xx VM ja TEM 0 STM xx xx 1/2017 2/2017 1/2018 1/2019
VM tukiprosessit / osoitettuja resursseja Lainsäädäntötarpeet (syntyvät ja tulevat) Viestintä Verkostotoiminta (kuulemiset yms.) Ulkopuolinen asiantuntijatuki (puitesopimus tms.) STM ja VM hovijuristit VM Thomas Sund (Sanna Vähänen) 0 Sanna Vähänen Hansel sopimukset 1/2017 2/2017 1/2018 1/2019
Esitys ryhmien tehtäväksi ja kokoonpanoksi Uusi yhteinen strateginen digiohjausryhmä Ylläpitää digitavoitetilaa maakunta ja soterakenteeseen ja muutokseen liittyen, huomioiden muu julkisen hallinnon ICTkehittäminen, (iso kuva) Varmistaa muutoksen toteutumisen ja tarvittavati resurssit Hyväksyy linjausesitykset valtakunnallisesti merkittävistä vastuunjako, rahoitus ym. kysymyksistä ennen niiden esittelyä sote ja/tai maakuntaprojektiryhmille / muille päättäville ryhmille Hyväksyy valmistelun kansalliseen tiekartan Pj Tuomas Pöysti, Jäsenet Maakuntaedustus muutosjohtajien kautta vai lisäksi muutama maakunta? Uusi operatiivinen ohjausryhmä Vastaa muutosohjelman operatiivisesta johtamisesta ja toimenpanosta, muutosohjelman toimenpiteiden priorisointi ja toimijoiden roolittaminen linjausten pohjalta, projektisalkun hallinta, digitiekartan ylläpito Kiinteä yhteistyö maakuntien digivalmistelijoiden kanssa Ylläpitää kokonaiskuvaa ICT/digimuutostuen tarpeista, valmistelusta (ml.resursointitarpeet) ja toimeenpanosta, rahoitusratkaisujen täsmentäminen tarvittaessa Kokoonpano: Pj. Tomi Hytönen, Vesa Lipponen, Tanja Rantanen, Marko Puttonen VM, Maritta Korhonen STM, Sirpa Alitalo TEM, Marjukka Turunen Kela, THL, KL, sihteeristö (Sanna Vähänen VM, Jari Porrasmaa STM, Karri Vainio KL), ICTpalvelukeskusten selvityshenkilöt; tarkentuu Operatiivisen ohjausryhmän tukena toimii projektitoimisto, joka koostuu operatiivisen ohjausryhmän johdosta ja muutosohjelmassa ohjattavien/seurattavien projektien vetäjistä 12 16.3.2017
Eteneminen Projektoinnin ohjausrakenne ja koko projektikokonaisuuden yleissuunnitelma valmistellaan STM/VM/Kuntaliitto ja muiden toimijoiden yhteistyönä maaliskuun 2017 loppuun mennessä. Asettamispäätösluonnos valmistellaan käsiteltäväksi 3/2017. Projektin organisointi ja sen edellyttämät nimeämispyynnöt valmistellaan 3/2017. Muutosohjelmaan priorisoitavien projektien salkuttaminen ja täsmentäminen, seurattavien projektien tunnistaminen Erityisesti on varmistettava priorisoitaviin projektiin nimettävien henkilöiden todellinen käyttömahdollisuus työssä. Tarvitaan kokonaan projektille osoitettuja henkilöresursseja. Maakuntien, Kelan ym. valmisteluorganisaatiot kiinnitetään mukaan projektin suunnitteluun ja toteutukseen. Valmistelun vastuuhenkilöinä VMssä toimii Tomi Hytönen, STMssä Maritta Korhonen ja Kuntaliitossa Karri Vainio. Valmistelua johtaa Tomi Hytönen 13 16.3.2017
Tavoitetila 2025 : Digiratkaisut tukevat asiakaslähtöisiä ja vaikuttavia uudistuneita palveluita Välitavoite 20192020 : Edellytykset ICT:n osalta hallintorakenteen turvalliselle käyttöönotolle olemassa Valtakunnallinen ja maakunnallinen valmisteluvaihe Väliaikaishallinto Maakuntahallinto, siirtymäaika Maakuntahallinto, toiminnallisen uudistuksen hyödyntäminen 2016 2017 2018 2019 2021 2023 2026 Uusi rakenne Uudet toimintamallit Tehtävät Hyvinvointi ja sote kustannussäästötavoitteet Vaikuttavuus Uusien ICT palvelujen kehittäminen Asiakaslähtöiset Ohjaus Tiedon integraatio toimintamallit Työasemat 400 000? Tietovarannot Uusien Tietojärjestelmät palvelujen käyttöönotto 130x300 = 39 000? Konesalit 1000? Toiminnassa tarvittavat ICT palvelut Jatkuvuuden turvaaminen ICT palvelujen järjestäminen Omaisuus ja rahoitus Hlöstö 220.000 Kehittämisprojektit Tietohallinnon kyvykkyyksien luominen Digitalisointi Kokonaissuunnittelu (KA) Jatkuvuuden ja muutoksen hallinta Tietohallintomalli ja yhteistyöverkostot Kehityssalkku / Uusien ICT ratkaisujen kehittäminen Kehityssalkku APOTTI, ODA,UNA, KODA, KANSA, Virtuaalisairaala 2.0, Biopankkien tietopalvelut, Tutkimus ja laaturekisterit, Projektisalkku Projektisalkku/ Uusien ICT palvelujen käyttöönotot PSOP, KANTA, KAPA, SADe palvelut, Tietojohtamisen palvelut asiakas ja potilastietojärjestelmien konsolidointi ja uudistaminen ICTPalvelusalkku: Käynnistysvaihe Hallinnon ja kommunikaationpalvelut toiminnan/tietojohtamisen palvelut muutosjohtamisen palvelut (PMO) tietohallinnon ja IThallinnan palvelut ICTPalvelusalkku Strateginen tietohallinto KAsuunnittelun ja ITjohtamisen käynnistys siirron suunn./toteuttaminen jatkuvuuden ja riskien hallinta Siirtymäkausi asiakas ja potilastietojärjestelmät omahoito ja sähköiset palvelut toimialajärjestelmät intergaatiopalvelut kapasiteetti ja tietoliikenne Konsolidointi ja uudistaminen Kehitys ja projektisalkut; Kansallinen Yhteistyöalue Maakunta Visio tulevaisuuden hyvinvointipalveluiden tietojärjestelmäkokonaisuus Tavoitetila 202226? Tuottavuus Laatu Säästöt Toiminnan jatkuvuuden turvaaminen