Sote- ja maakuntauudistuksen. digimuutoksen organisointi ja toimeenpanon projektointi. Projektipäällikkö Tomi Hytönen

Transkriptio

1 Sote ja maakuntauudistuksen digimuutoksen organisointi ja toimeenpanon projektointi Projektipäällikkö Tomi Hytönen

2 Task force tyyppinen toimintamalli Task forcetyyppistä toimeenpanomallia käytetään kansainvälisissä organisaatioissa erityisesti laajoissa, määräaikaisissa hankkeissa Pysyvien rakenteiden sijaan voidaan poolittaa hyvin eri tyyppistä osaamista kriittiseksi massaksi, vähentää epätasaisen etenemisen informaatiokuiluja, luoda ennustettavuutta ja jäntevyyttä toimeenpanolle sekä saada laajapohjainen perusta ratkaisuille, joiden vastuu siirtyy toimeenpanovaiheen jälkeen linjaorganisaatioille. Maakuntauudistuksen toimeenpanon osalta olisi hyvä, jos eri alojen asiantuntijoita voitaisiin siirtää eri mittaisiksi määräajoiksi työskentelemään osa ja kokoaikaisesti toimeenpanoorganisaatioon tai sen alla toimivaan projektiin, jolloin heidän työpanoksen ja osaamisen saadaan täysin toimeenpanoa edistämään. Vähentäisi työryhmävalmistelun tarvetta jatkossa. Todellinen vastuu tietyn hankeosuuden toimeenpanosta sitouttaa työryhmämallia tehokkaammin tekijäänsä ja on myös kokonaispanoksen kannalta resurssitehokkaampi. Toimeenpanohenkilöstön olleessa täysin projektiorganisaation käytössä työpanoksen priorisointi ja painopisteiden muutoksen toteutus on selkeämpää ja valmistelun osaoptimointi jää todennäköisesti vähäisemmäksi. Task force toimintamallin tuominen maakunta ja sotedigi muutosvalmisteluun Strateginen kokonaisohjaus, jota tukee tehokas operatiivinen johtaminen ja kokonaisuuksien projektointi Aidosti resursoitu projektitoimisto ja projektit

3 Ehdotettavat muutokset organisointiin 3

4 Ehdotus digivalmistelun uudeksi organisoinniksi Maakuntadigiryhmä (lakkautetaan) Palvelukeskusten johtoryhmä Perustetaan uusi: Yhteinen strateginen digiohjausryhmä Strategiset linjaukset ja valtakunnalliset asiat Kokoonpano: MakuSote digiryhmien johtajistoa, maakuntaedustus, keskeiset ministeriöt, Kela Sotedigiryhmä (lakkautetaan) Maakuntadigi muutosohjelman operatiivinen johtaminen ja toimeenpano Toimenpiteiden priorisointi ICTpalvelukeskuksen ohjausryhmä Digitoimeenpano Perustetaan uusi: Operatiivinen ohjausryhmä Operatiiviset toimijat ja ohjaajat Projektitoimisto Projektipäälliköt 4 Toimeenpanon projektit Toimijoiden roolin kartoittaminen ja konkretisoiminen Rahoitusratkaisujen täsmentäminen

5 Organisointimalli Linjausvastuu: Tavoitetila Valtakunnallisesti merkittävistä vastuunjako, rahoitus ym. kysymyksistä Sparraa Tavoitetila (digitalisaatio) Taktinen/ Operatiivinen johtaminen: Tilannekuva Muutosohjelman projektisalkun toimeenpanon ja maakuntien valmistelutilanteen seuranta, muutoksen tiekartta Hankkeiden ja muutostuen ohjaus Tukee projektitoimistoa Strateginen ohjausryhmä Strategiset linjaukset Raportoi ministeriryhmille Operatiivinen ohjausryhmä Valmistelutilanteen seuranta Yhteys valtakunnalliset muutosjohtajat ja alueelliset muutosjohtajat Tavoitetila ja tiekartta Yhteys maakuntien valmisteluun Rahoituskohteet ja tarpeet, käytännöt Muutosjohtajat Maakuntadigiverkosto Toteutusvastuu: Projektit ja hankkeet sekä niistä vastaavat henkilöt ja organisaatiot Ongelmien ratkaisu Käynnistettävät projektit Käynnissä olevat projektit jotka otetaan mukaan/ rahoitetaan Seurattavat projektit (ei rahoiteta/ osallistuta, mutta ovat kriittisiä lopputuloksen kannalta) Kriittiset edellytykset/ tuotokset rahoitus, tiedolla johtaminen jne.. 5 Projektitoimisto Projektisalkun hallinnointi Projektit Muutosta valmistelevat organisaatiot Etunimi Sukunimi

6 Strateginen ohjausryhmä Strategisen ohjausryhmän tehtävänä: 1. Ylläpitää digitavoitetilaa maakunta ja soterakenteeseen ja muutokseen liittyen huomioiden muu julkisen hallinnon ICT/digikehittäminen (iso kuva). 2. Varmistaa muutoksen toteutuminen ja tarvittavat resurssit. 3. Toteuttaa muutoksen strategista ohjausta ja hyväksyä linjausesitykset valtakunnallisesti merkittävistä vastuunjako, rahoitus (rahoituksen hyväksyminen projektipäällikköryhmässä sovituin periaattein) ja muista vastaavista strategisista kysymyksistä ennen niiden esittelyä sote ja/tai maakuntaprojektiryhmille sekä muille päättäville ryhmille. 4. Hyväksyä valmistelun kansallinen tiekartta. 5. Ohjata ja tukea operatiivista ohjausryhmää ja sen ohjaamaa toimeenpanoa. 6. Arvioida toimeenpanon strategiset riskit ja ohjata ja valvoa digimuutoksen toimeenpanon riskejä ja niiden hallintaa operatiivisessa ohjausryhmässä. 7. Ylläpitää keskustelua ja yhteydenpitoa maakuntien muutosjohtajiin. Strategisen ohjausryhmän ensimmäinen tehtävä (2017) on priorisoida maakuntien käynnistämisen ja jatkuvuuden kannalta välttämättömät digimuutoksen toimenpiteet. Kokoonpano: pj. Tuomas Pöysti (STM), vpj. AnnaMaija karjalainen (VM), jäsenet STM, VM, TEM, VM ja STM muutosjohtajat + asiantuntijat 6

7 Operatiivinen ohjausryhmä Operatiivisen ohjausryhmän tehtävänä on: 1. Vastata muutosohjelman operatiivisesta johtamisesta ja toimenpanosta sekä toimijoiden roolittamisesta linjausten mukaisesti. 2. Toteuttaa projektisalkun hallintaa ja projektien seurantaa sekä vastata projektien riskienhallinnan järjestämisestä ja riskien järjestelmällisestä seurannasta. 3. Ohjata projektitoimistoa ja toteuttaa ongelmanratkaisua. 4. Pitää yhteyttä ministeriöiden ja maakuntien digivalmistelijoihin 5. Ylläpitää digitiekarttaa ja kokonaiskuvaa ICT/digimuutostuen tarpeista, valmistelusta (ml.resursointitarpeet) ja toimeenpanosta. 6. Valmistella strategisen ohjausryhmän käsiteltäväksi vietävät projekteihin liittyvät keskeiset suunnitelmat ja linjausesitykset. 7. Valmistella strategisen ohjausryhmän käsiteltäväksi projektivaiheeseen liittyvät muutostuki ja määrärahaesitykset sekä täsmentää rahoitusratkaisuja tarvittaessa. Kokoonpano: pj. Tomi Hytönen (VM), jäsenet VM, STM, TEM, Kela, Kuntaliitto, Maakuntaedustus (2) + asiantuntijat (mm. ICT palvelukeskusvalmistelu) 7

8 Projektisalkku Projektitoimisto koostuu toimeenpanolle olennaisista ICT/digiprojekteista. Projektitoimiston salkku koostuu omista rahoitettavista projekteista ja seurattavista hankkeista. Seurattavia hankkeita ovat hallituksen kärkihankkeiden lisäksi mm. STM:n, VM:n ja Kuntaliiton aihepiiriin kytkeytyvät hankkeet. Seurantatasoa muutetaan tarpeen mukaan. Projektit ovat tehtäväkokonaisuuksia, joihin kerätään tarvittavaa osaamista toimeenpanon nopean toteuttamisen mahdollistamiseksi. Projektitoimisto voi tarvittaessa käyttää ulkopuolista palveluntuottajaa (konsulttitukea esimerkiksi riskienhallintaan, vaikutusten arviointiin ja viestintään). Projektitoimiston tehtävä on: 1. Ylläpitää tilannekuvaa projektien etenemisestä. 2. Ylläpitää projektien riskienhallintaa. 3. Valmistella yhdessä projektien kanssa operatiiviseen ohjausryhmään linjattavaksi vietäviä asioita ml. rahoitustarpeet. 4. Ratkoa pienempiä ongelmia ja linjauksia itsenäisesti. 5. Auttaa ja koordinoida projektipäälliköiden työtä. Projektitoimiston muodostaa koordinaattori ja projektipäälliköt Ohjattavat ja toimeenpantavat projektit resursointi ja ohjaus Yhteistyöprojekti ja hankkeet tuki ja koordinaatio Seurattavat projektit ja sidoshankkeet koordinaatio 8

9 Maku digin projektisalkku Maakuntien arkkitehtuurityö, VM organisoi ja kokoaa taustaryhmän Viitearkkitehtuuri (412/2017) ja Kokonaisarkkitehtuuri (4/2017 x Muutosrahoitus maakunnille: avustuskriteerit ja prosessi (muutostuki Maku esivalmisteluun ja väliaikaishallinnolle), VM linjatyönä Perustamista tukevat mallit ja ohjeet, VM organisoi mm. Sopimukset ja hankinnat ohjeistus ja tuki (46/2017) ICTpalvelukeskus: Kehapalvelukeskusprojekti perustaa ja valmistelee käynnistämisvaihetta tukevat toimenpiteet (VM/STM/TEM) Taloustiedolla johtaminen; maku tietotarpeet ja tietojen käytön kuvaus, standardointi, käyttöönoton hankkeet, säädöstyö, VM organisoi Tietohallinnon ohjausmalli kytkentä yleiseen ohjausmalliin VM Marjut Siintola (viite + startti), VM projektipäällikkö (rekry) ja starttaus JulkICT henkilö/t VM Vesa Lipponen, VM Anu Hernesmaa 0 Pienryhmätyö + asiantuntijatuki + VM Hytönen, Siintola, Vähänen ICTPake projekti ja Oryhmä, Keha Heikki Heikkilä, Satu Ylisiurua Hemminki ym., Maakuntatoimijat VM Jani Heikkinen, Kuntatieto ohjelma ja VK, sidostahot mm. STM, THL, VM Tomi Hytönen ym. 1/2017 3/2017 1/2018 1/2019

10 Maku digin projektisalkku Tiekartta ja tilannekuva; maakuntien digivalmistelun tilanne, maku digivalmistelun tilanne ja projektit Muutostuki; toimenpiteiden vuosikello ja tukisuunnittelu, toimeenpanomalli, yhteiset (hallinnon) muut ohjeet ja mallit, maku digiverkosto Makudigissä seurattavat sidoshankkeet; Luova virasto, KL, Sotedigi, Kela VM Vesa Lipponen VM Sanna Vähänen VM Sanna Vähänen 0 Täydennetään 1/2017 3/2017 1/2018 1/2019

11 Sote digin projektisalkku Maakuntien sotearkkitehtuurityö / Kajakki sotekokonaisarkkitehtuurin toimeenpano Muutosrahoitus maakunnille: avustuskriteerit ja prosessi (muutostuki Sote esivalmisteluun ja väliaikaishallinnolle), STM linjatyönä Tiekartta ja tilannekuva; maakuntien digivalmistelun tilanne, sote digivalmistelu ja projektit STM Jari Porrasmaa STM Maritta Korhonen 0 STM Pasi Pohjola ym. SoteICTkehittämisyhtiö: Kehapalvelukeskusprojekti perustaa ja valmistelee Käynnistämisvaihetta tukevat toimenpiteet (STM/VM/TEM) Tiedolla johtaminen; sote tietotarpeet ja tietojen käytön kuvaus, standardointi, käyttöönoton hankkeet, säädöstyö Tietohallinnon ohjausmalli kytkentä yleiseen ohjausmalliin Kts. tietohallinnon ohjausmalli selvitys 5/2016 Keha Urpo Karjalainen ja maakuntien toimijat STM Hannu Hämäläinen, THL Päivi Hämäläinen /yhteistyö Jani Heikkinen, Kuntatieto ohjelma ja VK, STM ohjausyksikkö? ym. 1/2017 3/2017 1/2018 1/2019

12 Sote digin projektisalkku Valinnanvapauden kokonaisarkkitehtuuri STM + muut Verkkosivujen ja kansallisten sotepalvelunäkymien muotoilu Sosiaalihuollon Kantapalveluiden käyttöönotto STMVM+ muut 0 Kela, THL, pilottihankkeet Potilastietojen migraatio ja Kantapalveluiden käytön laajennukset soteuudistuksen tukena useita projekteja > 10 N+1 sotedigitalisaatiohanketta oleellista koordinointi Kela, THL Soteorganisaatiorekisterit, palvelutietovaranto, palveluntuottajien rekisteröinti, aluehallintouudistus muutosten yhteensovittaminen STM, THL, Kela, Valvira, VM 1/2017 3/2017 1/2018 1/2019

13 Yhteistyöprojektit / sidoshankkeet sotedigitoimeenpanossa Apotti Mekanismi ja miten viestitään? Una Unakonsortio Oda, Virtuaalisairaala 0 STM kärkihankkeet ja kokeiluhankkeet Kansakoulu ja muut sotetoimeenpanon hankkeet Palvelupaketit, tietoaltaat ym. tiedolla johtaminen 1/2017 3/2017 1/2018 1/2019

14 Käynnistettävät projektit muutoksen hallinnassa sotedigitoimeenpanossa rahoituksen kohdentaminen Järjestäjän tietojärjestelmät / tiedonhallinta Määrittelyhanke suhde Valinnanvapauden tiedonhallintapalvelujen toimeenpano Maakuntien sotemigraation suunnittelu ja toimeenpanon valmistelu Mekanismi ja miten viestitään? Vastuiden määrittely ja toimijoiden roolit Kela, ICTpalvelukeskus? 0 Maakunnat suhde muutosrahoitukseen ja muutoksen tukeen? 1/2017 3/2017 1/2018 1/2019

15 Seurattavat projektit / sidoshankkeet Kunnilta siirtyvien ICTpalveluiden vastuunsiirron skenaariot, ohje esivalmisteluorganisaatioille Hyvinvointipalveluiden asiakkuudenhallinta Asiakirjahallinto muutostilanteessa ohje KL Hanna Menna KL Karri Vainio KL Tuula Seppo 0 Maakuntakohtaisen valmistelun tiekartan ja kansallisen tilannekuvan ylläpito tukitoiminto Maakuntien digivalmistelijoiden verkosto KL Hanna Menna, VM Vesa Lipponen, Sanna Vähänen KL Karri Vainio & Anu Tuominen (AKUSTI) Maakuntien yhteistoimintaalueen tietohallintoyhteistyömallin Suunnittelu n ja levittämisen tuki Liittymä mm. VM:n tietohallinnon ohjausmalliin kytkentä yleiseen ohjausmalliin KL Karri Vainio 1/2017 3/2017 1/2018 1/2019

16 Seurattavat projektit / sidoshankkeet TEM hallinnonala: projektit ja toimenpiteet TEM YM hallinnonala: projektit ja toimenpiteet SM hallinnonala: projektit ja toimenpiteet YM SM 0 MMM hallinnonala: projektit ja toimenpiteet MMM 1/2017 3/2017 1/2018 1/2019

17 Eteneminen Projektoinnin ohjausrakenne ja koko projektikokonaisuuden yleissuunnitelma valmistellaan STM/VM/Kuntaliitto ja muiden toimijoiden yhteistyönä maaliskuun 2017 loppuun mennessä. Asettamispäätösluonnos valmistellaan käsiteltäväksi 3 tai 4/2017. Projektin organisointi ja sen edellyttämät nimeämispyynnöt valmistellaan 3/2017. Muutosohjelmaan priorisoitavien projektien salkuttaminen ja täsmentäminen, seurattavien projektien tunnistaminen Erityisesti on varmistettava priorisoitaviin projektiin nimettävien henkilöiden todellinen käyttömahdollisuus työssä. Tarvitaan kokonaan projektille osoitettuja henkilöresursseja. Maakuntien, Kelan ym. valmisteluorganisaatiot kiinnitetään mukaan projektin suunnitteluun ja toteutukseen. Valmistelun vastuuhenkilöinä VMssä toimii Tomi Hytönen, STMssä Maritta Korhonen ja Kuntaliitossa Karri Vainio. Valmistelua johtaa Tomi Hytönen