ARKISTOLAITOKSEN TOIMINTA- JA TALOUSSUUNNITELMA

4.10.2006 ARKISTOLAITOKSEN TOIMINTA- JA TALOUSSUUNNITELMA 2008-2011 KANSALLISARKISTO

S I S Ä L T Ö sivu 1 1 JOHDANTO 2 2 TOIMINTAYMPÄRISTÖN MUUTOS 2 3 ARKISTOLAITOKSEN STRATEGINEN SUUNNITELMA 5 4 TOIMINNAN TULOSALUEKOHTAISET LINJAUKSET 7 4.1 Arkistotoimen yleinen kehittäminen ja ohjaus 7 4.2 Arkistoaineksen säilyttäminen ja käytettävyyden kehittäminen 8 4.3 Tietopalvelu 10 4.4 Kärkihankkeet 11 4.5 Muut tehtävät 13 4.6 Hallinto- ja tukitoiminnot, ohjausjärjestelmät ja voimavarat 14 5 TALOUSSUUNNITELMA 16 6 TUNNUSLUKUTAULUKKO 18

1 JOHDANTO 2 Arkistolaitoksen toiminta- ja taloussuunnitelma on laadittu valtion talousarviosta annetun lain (423/1988) 12 :ään ja valtion talousarviosta annetun asetuksen 2. lukuun sekä valtioneuvoston (24.4.2003), valtiovarainministeriön (TM 0402/31.3.2004) ja opetusministeriön (5.10.2004) antamiin määräyksiin ja ohjeisiin perustuen. Toiminta- ja taloussuunnitelman tarkoituksena on tukea toiminnan ja talouden tuloksellisuutta, antaa perusteita kehysten ja vuotuisen talousarvion laadinnalle ja tulostavoitteiden asettamiselle sekä tukea arkistolaitoksen johtamista ja arkistotoimen ohjausta. Arkistolaitoksen toiminta- ja taloussuunnitelman keskeisinä lähtökohtina ovat arkistolaitoksen vuoteen 2010 (osittain vuoteen 2020) ulottuva strategia sekä opetusministeriön ja arkistolaitoksen välisiin tulossopimuksiin sisältyvät linjaukset sekä vuoden 2006 alussa valmistuneen arkistolaitoksen ulkoisen arvioinnin suositukset. Toiminta- ja taloussuunnitelma sisältää toimintaympäristön muutosten kuvauksen, strategisen suunnitelman keskeiset tavoitteet ja keinot, tulosaluekohtaiset toiminnan linjaukset painopisteineen 4-vuotiskaudelle sekä taloussuunnitelman. 2 TOIMINTAYMPÄRISTÖN MUUTOS Sähköisten asianhallintajärjestelmien yleinen käyttöönotto muuttaa olennaisesti asiakirjahallinnon ja aineistojen pitkäaikaisen säilyttämisen totuttuja käytäntöjä. Tiedonhallinnan ja käytettävyyden kysymykset korostuvat sähköisissä aineistoissa. Arkistolaitokselle eri konteksteissa ja erilaisilla järjestelmillä ja laitteistoilla tuotettujen aineistojen vastaanotto ja niihin kohdistuvien tietopalveluiden järjestäminen edellyttävät pitkäjänteisyyttä ja mahdollisuutta vaikuttaa ennalta julkishallinnon ratkaisuihin. Riittävien voimavarojen osoittaminen sähköisen asiakirjahallinnon edellyttämään sähköisten aineistojen vastaanottamiseen ja niiden pysyvään säilyttämiseen on keskeinen edellytys arkistolaitoksen kyvylle vastata omasta tehtävästään. Myös sähköisten palveluiden kysyntä lisääntyy arkistolaitoksen kuten muidenkin tietopalvelulaitosten asiakaspalvelussa. Julkishallinnon strategisiin tavoitteisiin kuuluvat toiminnan tuottavuuden ja taloudellisuuden lisääminen sekä toimintojen alueellistaminen vaikuttavat merkittävästi arkistolaitoksen toimintaympäristössä tapahtuviin muutoksiin. Sisäisessä tehtäväjaossa maakunta-arkistoille osoitettavat valtakunnalliset tehtävät sekä tarkoituksenmukaiset kumppanuushankkeet palvelevat

parhaiten alueellistamistavoitetta. Sitä tukee myös pyrkimys kehittää rakenteellista yhteistyötä valtionapua nauttivien arkistojen sekä muiden tietopalveluorganisaatioiden kanssa. 3 Arkistoissa säilytettävä asiakirja-aineisto ja arkistojen tuottamat tietopalvelut ovat keskeinen osa humanistisen ja yhteiskuntatieteellisen tutkimuksen perusinfrastruktuuria. Sekä Suomi että Euroopan yhteisö ovat kiinnittäneet erityistä huomiota tutkimuksen infrastruktuurien kehittämiseen. Tavoitteena on vahvistaa tieteen ja teknologian perusrakenteita pitkäjänteisellä ja määrätietoisella kehittämispolitiikalla, joka parantaa Euroopan kykyä kilpailla korkeatasoisista tutkijoista ja tuottaa tieteellisesti merkittäviä tuloksia. Tämä edellyttää arkistolaitokselta kiinteää ja aktiivista yhteyttä tiedeyhteisöön, jotta arkistolaitoksen toiminta tukee infrastruktuurien kehittämiselle asetettavia tavoitteita ja palvelee tutkimuksen tarpeita. Arkistolaitokseen siirrettävän, 40 vuotta vanhemman aineiston määrän voimakas lisääntyminen lähivuosikymmeninä edellyttää toiminnan voimavarojen huolellista suunnittelua sekä toiminnallisen ja taloudellisen lisäarvon saavuttamista keskittämällä toimintoja ja pyrkimällä luomaan voimakkaampaa synergiaa sekä arkistolaitoksen omien yksikköjen välillä että muiden toimijoiden kesken. Kysymys voimavarojen riittävyydestä ja oikeasta kohdentamisesta on suunnittelukaudella arkistolaitoksen keskeisin haaste. Valtionhallinnon organisaation suuremmat muutokset, kuten virastojen yhdistämiset ja lakkauttamiset sekä liikelaitostaminen ja alueellistaminen vaikuttavat arkistolaitoksen arkistotilan tarpeeseen, arkistoimen ohjauksen ja neuvonnan tarpeeseen sekä tietopalveluun. Sota-arkiston liittämistä arkistolaitokseen on valmisteltu edelleen. Puolustusministeriö on tehnyt aloitteen Sota-arkiston liittämisestä arkistolaitokseen. Opetusministeriö ja arkistolaitos ovat suhtautuneet liitokseen myönteisesti edellyttäen kuitenkin, että Sota-arkiston toimintamenomäärärahat ja laskennalliset hallintokustannukset sekä uuden palkkausjärjestelmän aiheuttamat lisämäärärahat siirretään kokonaisuudessaan opetusministeriön pääluokkaan. Lisäksi puolustushallinnon edellytetään järjestävän rahoituksen Sota-arkiston vanhan, järjestämättömän aineiston (16 000 hm) kuntoon saattamiseen 150 henkilötyövuotta vastaavalle työpanokselle. Sotaarkiston kiinteistössä käytössä olevat arkistotilat riittäisivät vähintään suunnittelukauden. Myöhemmin voitaisiin sopivia aineistokokonaisuuksia siirtää Sota-arkistosta maakunta-arkistoihin. Tämä vaikuttaa ajan mittaan myös maakunta-arkistojen tilantarpeen aikaistumiseen, mutta ei vielä suunnittelukaudella. Aikaisin mahdollinen liittämisajankohta on 1.1.2008. Liitos merkitsisi lisätehtäviä arkistolaitokselle puolustushallinnon 10 vuotta vanhemman asiakirja-aineksen säilyttämisessä ja sen käytettävyyden kehittämisessä sekä puolustushallinnon asiakirjahallinnon ja

arkistotoimen ohjauksessa. Liitoksen myötä arkistolaitokseen siirtyisi 34 virkaa. Pääesikunta on 19.5.2006 asettanut projektiryhmän, jonka tehtävänä on 1.12.2006 mennessä laatia suunnitelmat Sota-arkiston arkistolaitokseen liittämiseksi tarvittavista toimenpiteistä ja Sota-arkiston järjestämättömän aineiston saattamiseksi yhdistämisen edellyttämälle tasolle. Liittämisprojektia ohjaa puolustusministeriön asettama ohjausryhmä, jossa on arkistolaitoksen edustus. 4 Valtioneuvoston arkiston liittämiseksi Kansallisarkiston yhteyteen on valmistunut työryhmämuistio 1, jossa esitetään valtioneuvoston kanslian yhteydessä toimivan väliarkiston liittämistä osaksi Kansallisarkistoa. Arkiston mukana siirtyisivät arkistotilat ja ne resurssit, joilla valtioneuvoston arkistossa on tähän asti hoidettu Kansallisarkistoon siirtyvät tehtävät. Kansallisarkisto ottaisi jatkossa haltuunsa ministeriöiden 25 vuotta vanhemmat asiakirjat. Asiakirjojen säilytys väliarkistossa (nykyiset VNK:n tilat) olisi maksutonta, mutta Kansallisarkiston tiloissa 25 40 vuotta vanhan aineiston säilyttäminen olisi maksullista. Tietopalvelu olisi 40 vuotta nuoremman aineiston osalta maksullista. Aikaisin liittymisajankohta on vuosi 2008. Suunnittelukaudella esitetään lisäksi erityisen saamelaisarkiston perustamista Oulun maakuntaarkiston yhteyteen sijaintipaikkanaan Saamelaismuseo Siida Inarissa. Arkistoon siirrettäisiin yksityisluontoisten arkistojen (mm. paliskuntien arkistot) lisäksi myös viranomaisarkistoja, kuten Saamelaiskäräjien ja Saamelaisalueen koulutuskeskuksen arkistot. Aluksi Saamelaisarkistossa työskentelisi yksi henkilö. Siidan kiinteistö on Senaatti-kiinteistöjen omistuksessa. Kiinteistöön on suunniteltu laajennusta, johon Saamelaisarkiston tilat tulisivat. Hanke ei ole kuitenkaan saanut vielä rahoitusta. Saamelaisarkiston käynnistämisajankohdaksi esitetään vuotta 2009, mistä lähtien on TTS:ssa 65 000 euroa vuosittain toimintamäärärahaa. Hallinnon sähköisen toimintaympäristön suunnittelussa painotetaan yhteisten menettelytapojen ja koordinoinnin kehittämistä, jotta tietojärjestelmien ja niiden sisältämien tietojen yhteentoimivuus voidaan varmistaa. Tämä mahdollistaa myös entistä laajemmat julkisen hallinnon IT-palvelut. Kuntien ja valtion tietohallinnon yhteisten menettelytapojen ja koordinoinnin kehittämisen työryhmän loppuraportissa (30.8.2005) on yhtenä merkittävänä toimenpide-ehdotuksena mainittu kansallisen sähköisen arkistointi- ja palvelujärjestelmän luominen, jonka toteuttamisesta vastaa Kansallisarkisto SÄHKE-määritysten pohjalta. Lisäksi valtioneuvoston 15.6.2006 antaman valtionhallinnon IT-toiminnan kehittämisen periaatepäätöksen mukaisesti arkistolaitoksen johdolla kehitetään avoimiin standardeihin perustuva sähköisten aineistojen arkistonti ja palvelujärjestelmä (VAPA). 1 Valtioneuvoston arkiston säilytysvastuun kehittäminen. VNK:n raportteja 6/2006

3 ARKISTOLAITOKSEN STRATEGINEN SUUNNITELMA 5 Arkistolaitoksen strateginen suunnitelma koostuu toiminta-ajatuksesta, visiosta, arvoista sekä strategiasta vuoteen 2010. Toimitiloja koskevilta osin strategia ulottuu vuoteen 2020. Toiminta-ajatus Arkistolaitos on asiantuntija- ja palveluorganisaatio, jonka toiminnan tuloksena yksilölle ja yhteiskunnalle merkittävä arkistoaines säilyy suppeassa ja käyttökelpoisessa muodossa ja on tehokkaasti käytettävissä. Arkistolaitoksen tehtävänä on varmistaa kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien asiakirjojen säilyminen ja niiden käytettävyys, edistää tutkimusta sekä ohjata, kehittää ja tutkia arkistotointa. Arkistolaitoksen tulee osaltaan vastata siitä, että kunkin aikakauden yhteiskunnallisesta todellisuudesta säilyy tutkimukselle aito ja todistusvoimainen kuva. Arvot Arvot muodostavat arkistolaitoksen toiminnan perustan ja ohjaavat suhtautumista asiakkaisiin, sidosryhmiin ja työtovereihin. Arkistolaitoksen arvot pohjautuvat kansainvälisesti hyväksyttyihin yleisinhimillisiin arvoihin sekä arkistoalan ja tutkimusyhteisön ammattieettisiin periaatteisiin. Arkistolaitoksen keskeisiä arvoja ovat: - Avoimuus ja luottamuksellisuus - Tasapuolisuus - Riippumattomuus Visio Arkistolaitos on julkisen sektorin asiakirjahallinnon, asiakirjojen pitkäaikaisen säilyttämisen ja asiakirjallisen kulttuuriperinnön merkittävin asiantuntijaorganisaatio Suomessa sekä kansallisesti tärkeä tietopalvelulaitos, jonka osaaminen on myös kansainvälisesti arvostettua.

Arkistolaitoksen strategiset tavoitteet 6 1. Kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien asiakirjojen säilyvyys ja käytettävyys on turvattu. 2. Asiakirjahallinnon ohjeistus on selkeää, asiantuntevaa ja ajantasaista. 3. Verkon kautta tarjotut tietopalvelut ovat keskeinen osa asiakaspalvelutoimintaa. 4. Sähköisten aineistojen vastaanottojärjestelmien kehittämiseen ja aineistojen pitkäaikaissäilytykseen on riittävä osaaminen ja riittävät voimavarat. 5. Yksityisarkistojen hankintapolitiikka turvaa laajan, tasapuolisen ja riittävän aineiston saamisen yhteiskunnan eri toimijoilta ja eri aikakausilta. 6. Arkistolaitoksen tilantarve on arvioitu ja rakentamisaikataulu suunniteltu pitkäjänteisesti vuoteen 2020 saakka. 7. Henkilöstö on tehtäviinsä motivoitunutta ja arkistolaitoksen ammatillinen osaaminen kaikilla toiminta-alueilla on korkeatasoista. Strategian toteuttamisen keskeiset keinot ovat: 1. Toiminnan pitkäjänteinen suunnittelu ja asetettujen tavoitteiden järjestelmällinen seuranta toiminnan menestyksellisyyttä kuvaavien indikaattorien avulla. 2. Keskeisiin toiminta-alueisiin kohdistettu säännöllinen arviointitoiminta. 3. Toiminnan tuottavuutta ja tuloksellisuutta lisäävä rakenteellinen yhteistyö muiden tietopalvelulaitosten kanssa. 4. Arkistolaitoksen aseman vahvistaminen julkishallinnon sähköisen asiakirjahallinnon ja aineistojen pitkäaikaisen säilyttämisen kokonaisvaltaisessa suunnittelussa. 5. Uusien ja vapautuvien henkilöresurssien kohdentaminen strategisten tavoitteiden mukaisesti sekä osaamispohjaa tukeva ja vahvistava koulutus ja rekrytointi. 6. Innovatiivisuutta, dynaamisuutta, päämäärätietoisuutta ja ammatillista osaamista arvostavan ilmapiirin voimistaminen henkilökunnan keskuudessa. 7. Vahva sisäinen ja ulkoinen viestintä.

4 TOIMINNAN TULOSALUEKOHTAISET LINJAUKSET 7 4.1 Arkistotoimen yleinen kehittäminen ja ohjaus Arkistotoimen ohjauskeinoina ovat norminanto, sitä tukeva koulutus, konsultointi ja neuvonta sekä viranomaisten arkistotoimen tarkastukset. Arkistolaitos vastaa asiakirjojen koko elinkaaren huomioon ottavasta asiakirjahallinnon norminannosta. Painopistealueena on viranomaisten sähköisen asiakirjahallinnon kehittäminen sekä aineistojen pitkäaikaisen säilyttämisen ja käytettävyyden turvaaminen. Arkistolaitoksen tehtävänä on määritellä, mikä osa julkisen hallinnon arkistoihin kertyvistä asiakirjoista tulee säilyttää pysyvästi. Tavoitteena on päästä nykyisestä yli 20 % säilytysosuudesta noin 15 %:n osuuteen koko julkisen hallinnon arkistonmuodostuksesta. On odotettavissa, että arkistolaitokselle käsiteltäväksi tulevien seulonta-asioiden määrä lisääntyy hallinnon organisaatiomuutosten ja tietojärjestelmien kehittymisen seurauksena. Arkistolaitoksen antama koulutus on ensisijaisesti tutkintoon tähtäävää ammatillisen pätevyyden antavaa arkistotoimen ja asiakirjahallinnon erityiskoulutusta. Tämän ohella arkistolaitoksen henkilökunnalle sekä arkistoalan ja asiakirjahallinnon tehtävissä työskenteleville suunnataan ammatillista jatko- ja täydennyskoulutusta. Ajantasainen ja korkeatasoinen koulutus tukee arkistolaitoksen norminantoa sekä parantaa viranomaisten valmiuksia hoitaa asiakirjahallintoaan mahdollisimman tehokkaasti. Keskeisellä sijalla on sähköistä asiakirjahallintoa tukeva koulutus. Koulutuksessa käytetään hyväksi arkistolaitoksen ulkopuolista asiantuntemusta ja tehdään yhteistyötä koulutusorganisaatioiden kanssa. Annettavan koulutuksen määrä riippuu toisaalta kysynnästä ja toisaalta käytettävissä olevista resursseista. Julkishallinnon virastojen ja laitosten arkistotoimen ja asiakirjahallinnon tehtävissä toimiville suunnattu arkistonhoitotutkinto antaa perustan tehtävien menestyksellisen hoidon edellyttämälle ammatilliselle osaamiselle. Arkistoalan ja asiakirjahallinnon muodollisen ammattipätevyyden voi saavuttaa myös suorittamalla näyttötutkintona asiakirjahallinnon ja arkistotoimen ammattitutkinnon. Arkistolaitoksessa suoritettava ylempi arkistotutkinto luo perustan vaativissa asiantuntijatehtävissä toimimiselle. Ylemmän korkeakoulututkinnon tasoinen yliopistokoulutus on ylemmän arkistotutkinnon kanssa vaihtoehtoinen pätevöitymiskoulutus ammatissa jo työskenteleville. Arkistolaitos vahvistaa vuosittain vastuullaan olevien koulutusohjelmien oppisisällöt ja vastaa siitä, että ne ovat ajanmukaisia. Arkistolaitos tukee arkistotieteen kehittämistä ja osallistuu alan

8 tieteellisen jatkokoulutuksen järjestämiseen yhdessä yliopistojen ja muiden tietopalvelulaitosten kanssa. Tietopalvelulaitosten oman tutkimuksen vahvistamiseksi pyritään järjestämän tutkijakoulutusta. Tutkijakoulutuksen järjestämisestä tutkijakouluissa informaatiotutkimuksen, kirjastotieteen arkistotieteen ja museologian osalta on tehty esitys opetusministeriölle. Arkistolaitos ylläpitää kotisivullaan tuottamaansa koulutusmateriaalia. Viranomaisten asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tarkastusten tavoitteena on tukea kohteena olevien virastojen ja laitosten toimintaa siten, että niiden pysyvään säilytykseen luovuttama aineisto on arkistolaitokseen tullessaan asianmukaisesti seulottu, järjestetty ja luetteloitu. Tehokkaan tarkastustoiminnan tavoitteena on varmistaa se, että arkistolaitos saavuttaa norminannolle ja ohjaustoiminnalle asetetut tavoitteet. Tarkastustoiminnassa pyritään kohteiden määräajoin toteutettavaan, säännönmukaiseen tarkastamiseen. Tarkastustoimintaa kehitetään tarkastusohjelmien koordinoinnilla ja tarkastajien jatkuvalla koulutuksella. Myös kansainvälinen arviointiryhmä kannatti koko arkistolaitoksen kattavan tarkastussuunnitelman laatimista ja toteuttamista. Vuonna 2006 toteuttavan viranomaisen arkistoimen tilaa koskevan kyselyn tuloksia käytetään hyväksi suunnittelukauden ohjaustoiminnan linjauksissa. 4.2 Arkistoaineksen säilyttäminen ja käytettävyyden kehittäminen Paperimuodossa olevan, arkistolaitokseen siirrettävän asiakirja-aineksen määrä kaksinkertaistuu vuoden 2003 lopun tasosta vuoteen 2020 mennessä. Siirrettävän aineiston määrää ei voida ennalta täysin tarkasti arvioida, sillä asiakirjojen luovutukseen vaikuttavat julkishallinnossa toteutettavat järjestelyt, kuten alueellistaminen ja liikelaitostaminen, joiden vaikutuksesta arkistolaitoksen yksiköt saattavat joutua ottamaan vastaan 40 vuotta uudempaakin aineistoa. Kartuntaan vaikuttaa myös seulonnalle asetettujen tavoitteiden toteutuminen. Ulkoisen arvioinnin suositusten mukaisesti arkistolaitos selvittää asiakirjojen siirtosyklin lyhentämistä 25 vuoteen. On odotettavissa, että sähköisen asianhallinnan lisääntyessä virastot tarvitsevat yhä vähemmän analogisia aineistojaan ja ovat valmiita siirtämään ne suunniteltua aikaisemmin pysyväissäilytykseen. Aineistojen määrän lisääntyminen virastojen omissa arkistoissa ja arkistotiloille asetetut erityisvaatimukset tekevät myös säilytys- ja tietopalveluiden ostamisesta arkistolaitokselta entistä houkuttelevamman vaihtoehdon. Arkistolaitos antaa maksua vastaan

käyttöön arkistotiloja viranomaisten 40 vuotta nuoremmalle aineistolle. Myös sähköisten aineistojen maksullisen säilytyspalvelun mahdollisuutta tutkitaan. 9 Arkistolaitoksen yksiköistä Hämeenlinnan maakunta-arkistolle valmistuvat uudet toimitilat vuoden 2008 aikana. Hankkeen suunnittelu on käynnistynyt Senaatti-kiinteistöjen toimesta. Hankkeen laajuus on 4 610 ohm 2 ja kustannusarvio 9,2 milj. euroa. Varatulla, Hämeenlinnan kaupungin osoittamalla tontilla on tämän jälkeen rakennusoikeutta 3 000 k-m 2, mikä mahdollistaa arkistotilojen lisärakentamisen. Näitä tiloja voidaan vuokrata muille valtion laitoksille siihen saakka, kun arkistolaitos tarvitsee ne omaan käyttöönsä. Hallituksen talousarvioesitykseen vuodelle 2007 sisältyy arkistolaitokselle myönnettävä valtuus allekirjoittaa maakunta-arkiston uudisrakennusta koskeva vuokrasopimus. Myös Joensuun maakunta-arkiston tilat täyttyvät vuosikymmenen loppuun mennessä. Lisätilojen hankesuunnitelman laadinta aloitetaan vuoden 2007 aikana. Rakennuksen valmistumisen tavoitevuosi on 2011. Arkistolaitos vastaa omien tilatarpeittensa lisäksi 12 valtionapua nauttivan arkiston tila- ja toimintaresurssien jakamisesta ja tukee niiden tilojen pitkäjänteistä suunnittelua. Valtionapuarkistojen tilasuunnittelussa pyritään ratkaisuihin, jotka ovat kustannustehokkaita ja lisäävät laitosten välistä yhteistyötä aineistojen säilyttämisessä ja tietopalvelun hoitamisessa. Näiden arkistojen toiminnan jatkuvuuden turvaaminen edellyttää ajan mittaan siirtymistä budjettirahoitukseen. Valtionapulain uudistusta koskeva hallituksen esitys on annettu eduskunnalle. Kansallisarkiston yhteydessä toimii yksityisarkistojen neuvottelukunta, jonka tarkoituksena on kehittää valtakunnallista yksityisarkistopolitiikkaa, yksityisarkistojen tutkimuskäytön edistämistä ja yksityisarkistoja säilyttävien laitosten välistä yhteistyötä. Konservoinnin, mikrokuvauksen ja digitoinnin avulla turvataan aineistojen säilyvyys ja parannetaan niiden saatavuutta ja käytettävyyttä. Digitointi on osa arkistolaitoksen säännöllistä toimintaa, mutta aineistojen laajamittainen, takautuva digitointi edellyttää yhteiskunnan voimakasta lisäpanostusta. Arkistolaitoksen digitointitoiminnassa toteutetaan vuosille 2006 2009 laadittua digitointisuunnitelmaa, jota tarkennetaan ja laaditaan erityinen digitointistrategia, jossa esitetään tavoitteet asiakkaiden kannalta keskeisten aineistojen digitoinnista ja saattamisesta verkkokäyttöön. Kansallisarkiston digitaaliarkistoa kehitetään siten, että arkistolaitoksen digitoidut aineistot voidaan tarjota verkkopalveluna käyttöön osana arkistolaitoksen perustoimintaa. Arkistolaitos osallistuu keskeisten tietopalveluorganisaatioiden yhteiseen ns. Digitalia-hankkeeseen, jos hanke saa

rahoituksen. Hankkeen tarkoituksena on tuottaa suurivolyymisia digitointipalveluita. Digitaliahankkeen toteutuminen vaikuttaa arkistolaitoksen digitointistrategian sisältöön. 10 Arkistolaitoksen mikrokuvaustoimintaa toteutetaan vuosille 2006-2010 laaditun mikrokuvausohjelman mukaisesti. Mikrofilmien digitointi vähentää niiden kopiointi- ja lainaustarvetta. Suomen ja Venäjän arkistolaitosten välisenä yhteistyönä pyritään Venäjältä hankkimaan mikrofilmejä Suomea koskevista arkistoaineistoista. Arkistolaitoksen toimeksiannosta on valmistunut selvitys Venäjällä olevasta, Suomea koskevasta arkistoaineistosta. Selvityksen mukaan Venäjältä on hankittu Suomeen varsin niukasti asiakirjajäljenteitä. Hankinnan tehostamiseksi arkistolaitos solmi keväällä 2005 Venäjän Rosarchivin kanssa runkosopimuksen, jossa on määritelty mikrofilmien hankintaa ja maksamista koskevat käytännöt. Niin ikään keväällä 2005 Kansallisarkisto asetti asiantuntijatyöryhmän koordinoimaan mikrofilmien hankkimista Venäjältä. Työryhmä on määritellyt prioriteetit Venäjältä hankittaville kokoelmille. Hankkeeseen esitetään suunnitelmakaudelle rahoitusta taloussuunnitelmasta ilmenevällä tavalla. Suunnittelukaudella arkistolaitoksen konservointitoiminnalle laaditaan kokonaissuunnitelma, jossa konservoinnin tavoitteet yhdistetään toteutettaviin digitointi- ja mikrokuvausohjelmiin. Kokonaissuunnitelmassa selvitetään mahdollisuus keskittää konservointitoimintaa maakuntaarkistojen osalta kustannusten säästämiseksi ja konservoinnin osaamispohjan vahvistamiseksi. Keskittäminen ei saa kuitenkaan vaarantaa maakunta-arkistojen omiin kokoelmiin kohdistuvaa välttämätöntä konservointitoimintaa. Kokonaisselvityksessä kartoitetaan mahdollisuudet tehdä yhteistyötä muiden tietopalvelulaitosten kanssa. 4.3 Tietopalvelu Tutkijakäyntien odotetaan suunnittelukaudella pysyvän edelleen korkealla tasolla, mutta niiden vähentymiseen varaudutaan. Sähköisten palveluiden tarjontaa lisätään. VAKKA-arkistotietokanta on arkistolaitokseen luovutettujen aineistojen keskeinen hakuväline. Asiakirjojen sähköinen tilauspalvelu aloitetaan suunnittelukaudella. Arkistolaitoksen peruspalvelut säilytetään edelleen maksuttomina. Osa arkistolaitoksen tietopalvelusta on maksullista palvelutoimintaa. Arkistolaitokselta tilattujen selvitysten kysynnän odotetaan suunnittelukaudella pysyvän nykyisellä tasolla, mutta Sota-arkiston liittäminen arkistolaitokseen lisäisi selvityspalvelun volyymia. Enin osa

maksullisista selvityksistä on julkisoikeudellisia selvityksiä virallista tarkoitusta varten ja niiden toimitusaika on enintään kaksi viikkoa. 11 Kaukolainojen kysyntä mikrofilmilainojen osalta on hieman vähentynyt monen vuoden kasvun jälkeen, mutta on edelleen vilkasta. Suunnittelukauden lopulla mikrofilmien kaukolainaustarve vähenee, kun mikrofilmien digitointiohjelma edistyy. Kirkonkirjamikrofilmien digitointi on kuitenkin edelleen avoin kysymys. Maksullisten jäljenteiden kysynnän odotetaan myös vähenevän digitointiohjelmien edistymisen myötä. Kansallisarkiston kirjasto on arkistoalan tieteellinen erikoiskirjasto, joka on osa erikoiskirjastojen kansallista kirjastoverkkoa. Arkistolaitoksen kirjastot ovat liittyneet Suomen tieteellisten kirjastojen käyttämään Voyager-kirjastojärjestelmään. 4.4 Kärkihankkeet VAKKA-arkistotietokanta Arkistolaitoksen hallussa olevan aineiston keskeisin sähköinen hakuväline on verkkokäyttöön suunniteltu VAKKA-arkistotietokanta, johon vanhojen manuaalisten arkistoluetteloiden sekä uusien luovutusten tiedot on syötetty kartta-aineistoja lukuun ottamatta pääosin vuoden 2007 loppuun mennessä. Tietojen täydentäminen ja arkistotietokannan hakuominaisuuksien kehittäminen jatkuu suunnittelukauden loppuun asti. VAKAN hakuominaisuuksien ja sen käytölle asetettavien tavoitteiden kehittämisessä otetaan huomioon vuonna 2006 valmistuneen ulkoisen arvioinnin kannanotot sekä pohjoismaisten arkistotietokantojen vuoden 2005 lopulla toteutetun yhteisen arvioinnin tulokset. Arvioinnin loppuraporttiin kirjattiin yhteiset näkemykset parhaista käytännöistä pääsyn, käytettävyyden ja sisällön suhteen. Arkistotietokantaan perustuva sähköinen tilausjärjestelmä tekee mahdolliseksi asiakirjojen lainatilausten toimittamisen verkon välityksellä, mikä toteutetaan vasta, kun aineistot on kattavasti syötetty VAKKAAN. Sähköisen tilausjärjestelmän käyttöön otto tapahtuu suunnittelukaudella. Myös digitaalisessa muodossa olevat aineistot on linkitetty VAKKAAN.

12 VAKAN vaatima työpanos on ollut vuosittain noin 15 henkilötyövuotta. On arvioitu, että suunnittelukaudella VAKAN syöttötyöstä ei vapaudu henkilöresursseja, koska vuonna 2007 päättyvän perussyöttötyön jälkeen syötetään vaativat kartta- ja piirustusaineistot, digitoitavien aineistojen hakutiedot, kuvailutietoja täydennetään ja puutteellisesti järjestettyjä arkistoja järjestetään uudelleen, ja niiden tiedot täydennetään VAKKAAN. VAKAN kustannukset ovat vuositasolla noin 700 000 euroa. VAKKA tulee toimimaan myös sähköisten aineistojen säilytys- ja palvelujärjestelmän VAPAN hakukoneena. Tämä edellyttää kuitenkin VAKAN hakunopeuden nostamista, jonka kustannukset ovat 160 000 euroa kertainvestointina. VAKKAAN liitetään extranet-sovellus, joka antaa viranomaisille mahdollisuuden syöttää luettelotietoja suoraan VAKKAAN asiakirjojen siirtovaiheessa. Kansallinen sähköinen arkistointi- ja palvelujärjestelmä hanke Hallituksen tietoyhteiskuntaohjelmaan ja tuottavuusohjelmaan sekä Valtioneuvoston 15.6.2006 antaman valtionhallinnon IT-toiminnan kehittämistä koskevaan periaatepäätökseen sisältyvä sähköisten aineistojen vastaanotto-, arkistointi- ja palvelujärjestelmä (VAPA) on arkistolaitoksen vastuulla. Järjestelmän avulla arkistolaitos voi ottaa vastaan sähköisiä aineistoja, säilyttää ja asettaa ne tarvitsijain käyttöön. Lähtökohtana on, että valtionhallinnolle kehitetään yksi sähköisten aineistojen arkistointi- ja palvelujärjestelmä, johon aineistonsa luovuttaneet viranomaiset voisivat olla online-yhteydessä. Myös kunnallisten aineistojen säilytyspalvelun järjestämismahdollisuutta maksullisena palveluna selvitetään. VAPA-hanke on jatkoa Sähke-hankkeelle, joka on valmistunut vuonna 2005. Vuoden 2006 aikana saatetaan valmiiksi VAPA:n vaatimusmäärittelyt. Hankkeen toteuttamista koskeva kilpailutus on vuoden 2006-2007 vaihteessa, jos hankkeelle osoitetaan tarvittava rahoitus ja hankkeen arvioitu valmistumisaika olisi vuoden 2009 aikana. Hankkeen kustannuksiksi arvioidaan noin 2 miljoonaa euroa kertainvestointina. Kustannukset jakautuvat siten, että niistä 500 000 euroa on kehittämiskustannuksia sekä henkilöstömenoja ja noin 1 500 000 euroa on laite- ja lisenssikustannuksia. Mikäli vastaava palvelu ostetaan ulkopuolelta, olisivat kehittämiskustannukset samat, mutta muut kustannukset 200 300 000 euroa. Molemmat vaihtoehdot edellyttävät erityisosaamista arkistolaitoksessa.

4.5 Muut tehtävät 13 Viestintä Viestinnän pääasiallisena kanavana ovat arkistolaitoksen Internetissä olevat kotisivut. Arkistoammattilaisille suunnattu Arkistoviesti välittää arkistoalaan ja arkistotieteeseen perustuvaa tietoa painetussa muodossa. Arkistolaitoksen viestintä ottaa huomioon maakunta-arkistojen ja Kansallisarkiston yksiköiden erityistarpeet ja tukee niiden tiedotusta. Arkistolaitoksen viestintä tuottaa asiakirjalliseen kulttuuriperintöön perustuvaa tietoa keskeisistä historiallisista tapahtumista sekä verkossa että järjestämällä näyttelyitä, luentoja ja muita tilaisuuksia. Viestinnässä pyritään aktiiviseen yhteistoimintaan keskeisten sidosryhmien, kuten muiden arkistojen, museoiden ja kirjastojen kanssa. Kansallisarkiston ja maakunta-arkistojen esittelyt eri asiakas- ja kansalaisryhmille sekä asiakirjanäyttelyt ovat vakiintunut osa arkistolaitoksen toimintaa. Kansainvälinen toiminta Arkistolaitoksen kansainvälinen arkistoalan yhteistyö tukee omien toimintojen kehittämistä. Kansainvälisessä toiminnassa tärkeimpiä ovat yhteydet Pohjoismaihin ja niihin muihin maihin, joiden arkistolaitokset ovat tehtäviltään ja toiminnoiltaan lähellä Suomen arkistolaitosta. Toinen painopistealue ovat Euroopan unionin jäsenmaat, joiden keskinäisen toiminnan kehittämiseen Suomi aktiivisesti osallistuu. Voimakkaasti lisääntyneen kansainvälisen toiminnan tarpeet otetaan huomioon arkistolaitoksen tulosneuvotteluissa ja voimavarojen kohdentamisessa. Pohjoismaisen yhteistyön puitteissa toteutetaan toteutetaan mm. vuosittain vertaisarviointeja arkistotoimen eri alueilta. Vuosina toteutetaan 2006 2007 pohjoismaiden arkistolaitosten digitointitoiminnan vertaisarviointi. Arkistolaitos osallistuu EU:n hankkeiden, kuten Digital Libraries Initiative projektin, kansalliseen toteuttamiseen siten kuin opetusministeriön kanssa erikseen sovitaan. 2 2 EY:n komission suositus kulttuuriaineistojen digitoinnista ja sähköisestä saatavuudesta sekä digitaalisesta säilyttämisestä 24.8.2006).

4.6 Hallinto- ja tukitoiminnot, ohjausjärjestelmät ja voimavarat 14 Arkistolaitos toteuttaa toiminnassaan vuonna 2004 vahvistettua toimintastrategiaa sekä omalla toiminta-alueellaan opetusministeriön tiedepolitiikan strategiaa. Tulosohjausta kehitetään opetusministeriön tulosohjaustyöryhmän laatimien suositusten ja myöhemmin sovittujen suuntaviivojen mukaisesti. Arkistolaitoksen toimintaa kehitetään myös vuonna 2005 suoritetun sisäisen arvioinnin ja vuonna 2006 valmistuneen ulkoisen arvioinnin esiin tuomien kehittämistarpeiden mukaisesti. Tietojärjestelmien kehittämistä jatketaan vuosille 2007-2010 laadittavan uuden tietohallinnon kehittämissuunnitelman mukaisesti. Suunnittelukauden tärkeimmät hankkeet liittyvät arkistotietokannan täydentämiseen, arkistoaineiston tilausjärjestelmän automatisointiin, digitaaliarkiston laajentamiseen, sähköisten aineistojen arkistointi- ja palvelujärjestelmän käyttöön ottoon sekä sähköisen asiankäsittelyjärjestelmän (TWeb) käyttöön ottoon kaikissa arkistolaitoksen yksiköissä ja sähköisen asiointikortin käyttöön ottoon. Kehittämishankkeet vaativat huomattavia kustannuksia, koska niiden edellyttämä ohjelmointityö joudutaan hankkimaan ulkopuolisena palveluna. Kustannuksia kertyy myös laite- ja ohjelmistohankinnoista. Taloussuunnitelmassa on esitetty vuosittaiset kustannusarviot näille kehittämishankkeille. Tulosohjauksessa ja raportoinnissa tarvittavien tietojen keruu ja jalostus edellyttää ohjelmistohankintoja, joita varten esitetään vuodelle 2008 tietojärjestelmämenoihin sisältyvänä 25 000 euron investointimenoa. Henkilöstön osaamisen, motivoinnin, työkyvyn ja hyvinvoinnin edistämiseksi arkistolaitoksessa on kokonaisstrategiaa tukeva henkilöstöstrategia. Henkilöstövoimavarojen tilaa ja käyttöä mitataan ja analysoidaan suunnitelmallisesti. Johtamiseen kiinnitetään erityistä huomiota ja sen tasoa mitataan vuosittain. Arkistolaitos on usean vuoden ajan esittänyt toiminta- ja taloussuunnitelmissaan ja talousarvioesityksissä lisäyksiä uusien tehtävien johdosta. Näitä arkistolaitos tarvitsee selvitäkseen sille säädetyistä sähköisen asiakirjahallinnon kehittämisestä, ohjauksesta ja koulutuksesta, VAPAN ylläpidosta ja kehittämisestä sekä siihen liittyvän lupajärjestelmän tehtävistä, aineistojen digitoinnista sekä nopeasti kasvavan asiakirjamäärän hakutietojen päivittämisestä ja syöttämisestä tietokantoihin ja näiden aineistojen käyttöön asettamisesta. Näiden tehtävien hoitamiseen tarvittava lisäys, 85 000 euroa vuosittain, sisältyy taloussuunnitelman kehittämis- ja erillishankkeiden ao. määrärahaesitykseen. Digitointiin esitetään vuosittain 300 000 euroa.

15 Talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksiin mahdollisesti liityttäessä, näistä tehtävistä vapautuvat voimavarat siirretään tuottavuushankkeisiin VAPAAN ja VAKKAAN. Opetusministeriön hallinnonalan palvelukeskuksiin liitytään tarvittavassa laajuudessa heti niiden toteuduttua. Arkistolaitoksessa on mm. palkanmaksatus jo ulkoistettu. On arvioitu, että arkistolaitoksen sähköisten palveluiden kehittäminen suunnittelukaudella tarvitsee ainakin siirtymävaiheessa jopa lisätyövoimaa. Arkistolaitokselle on asetettu tuottavuusohjelman toteuttamiseksi 15 henkilötyövuoden vähennys ajalla 2007 2011. Arkistolaitos on tehnyt alustavan henkilöstön vähentämissuunnitelman. Vuoden 2007 vähennys, kolme henkilötyövuotta ja sen määrärahoja vähentävä vaikutus, on kirjattu valtion vuoden 2007 talousarvioesitykseen. Suunnittelukauden alussa on käytössä Kansallisarkistossa vuonna 2007 toteutettu organisaatiouudistus, jolla pyritään tehostamaan koko arkistolaitoksen toimintaa, ja joka tukee ulkoisen arvioinnin suositusten edellyttämiä kehittämistarpeita sekä mahdollisia Sota-arkiston ja Valtioneuvoston arkiston liitoshankkeita.

5 TALOUSSUUNNITELMA 16 TTS 2008 2011 ARKISTOLAITOS MENOKEHYKSET Mom. 296022 Menot TAE 2007 TTS 2008 TTS 2009 TTS 2010 TTS 2011 1 000 1 000 1 000 1 000 1 000 euroa euroa euroa euroa euroa Henkilöstö 1 8 100 8 080 8 014 7 984 7 882 Toimitilavuokrat 2 5 400 5 839 6 342 6 409 6 476 Muut toimintamenot 3 1 261 1 975 1 800 1 800 1 800 Kalusto- ja laite- 0 450 200 200 200 uuden kaluston ja investoinnit 4 laitteiden hankinta ja vanhan kaluston uusiminen Kehittämis-ja erillishankkeet: 5 Kansallinen sähköinen arkistointi-ja palvelujärjes-telmä ja sähköinen tilausjärjestelmä 0 600 1 600 400 400 Digitointi 300 300 300 300 Venäjä-hanke 100 100 100 100 Yht. bruttom. 14 761 17 344 18 356 17 193 17 158 Vajaus 400 Tulot 630 630 630 630 630 Nettomenot 14 131 16 714 17 726 16 563 16 528 HTV:t 222 219 216 213 210 1 Uutta palkkausjärjestelmää koskeva rahoitussuunnitelma sisältyy yllä oleviin henkilöstömenolaskelmiin vuonna 2008. Lisäksi vuosina 2008-2011 on lisäyksenä otettu huomioon korkeakouluharjoittelijoiden palkkaukseen 20 000 euroa vuosittain ja vuosina 2008-2010 Suomen asutuksen yleisluettelon digitoinnista aiheutuvina henkilöstömenoina 30 000 euroa vuosittain. Vastaava tulo on lisätty tuloihin. 2 Vuodesta 2008 menoissa on lisäyksenä vuokrien indeksikorotukset 67 000 euroa. Vuodesta 2008 on kiinteistömenoihin lisätty Hämeenlinnan maakunta-arkiston uudisrakennuksen vuokramenojen lisäyksenä puolen vuoden vuokrina 371 500 euroa ja vuodesta 2009 743 000 euroa koko vuoden vuokrina. Saamelaisarkiston toimintamenoihin tarvitaan vuodesta 2009 lähtien noin 65 000 euroa vuosittain, mikä luku ei vielä sisälly taloussuunnitelmaan.

3 Kertamenoja vuodelle 2008 on lisäksi esitetty 25 000 euroa Vanhan Suomen yleisluettelon painatus- ja käännöskuluiksi. IT-menot on myös lisätty tähän (vuositasolla 500 000 euroa). IT-menoihin on vuodelle 2008 lisätty Twebin käyttöön oton kaikissa arkistolaitoksen yksiköissä edellyttämä 150 000 euron määräraha. Tähän kohtaan sisältyvät myös kiinteistönhoitomenot 450 000 euroa vuositasolla(siivous-, sähkö- ja muut kiinteistömenot). 17 4 Maakunta-arkistojen kalusto- ja laitehankinnat, mikrokuvauslaitteet (KA ja Mikkelin maakunta-arkisto). Suurin osa menoista on välttämättömiä mikrokuvauslaitteiden, muiden laitteiden ja kaluston uusimista. Hämeenlinnan maakuntaarkiston varustamiseen esitetään vuodelle 2008 300 000 ja muuttokuluihin 45 000 euroa. 5 Sähköisen arkistointi- ja palvelujärjestelmän sekä viranomaisten sähköisen asiakirjahallinnon ohjauksen edellyttämien tietoteknisten palveluiden hankkimiseen 85 000 euroa vuositasolla sisältyy esitettyihin kehittämismäärärahoihin vuosina 2008-2011. Venäjä-hankkeen yhteydessä esitetty 100 000 euroa vuosittain on tarkoitettu käytettäväksi mikrofilmijäljenteiden hankkimiseen Suomea koskevista asiakirjoista.

6 TUNNUSLUKUTAULUKKO 18 VAIKUTTAVUUS 2005 toteutuma 2006 arvio 2007 tavoite 2008 tavoite 2009 tavoite 2010 tavoite 2011 tavoite Arkistoainesten kokonaismäärä (hm) 111 022 112 000 113 000 114 500 116 500 118 500 120500 TOIMINNALLINEN TULOKSELLISUUS: Tuotokset ja laadunhallinta Annettu koulutus (luentotunteja) 973 800 800 800 800 800 800 Kurssipalautteet 4,17 > 3,5 > 3,5 > 3,5 > 3,5 > 3,5 > 3,5 Tarkastukset (lkm) Järjestetyt arkistot (hyllymetriä) 135 100 100 100 100 100 100 1 530 1 400 1 400 1 400 1 400 1 400 1 400 Tutkijakäynnit 72 211 72 000 72 000 70 000 70 000 70 000 70 000 Annetut todistukset ja selvitykset 17 301 17 000 17 000 17 000 17 000 17 000 17 000 Asiakastyytyväi-syys (tutkijasali- palvelut) 4,2 > 3,5 > 3,5 > 3,5 > 3,5 > 3,5 > 3,5 Arkistotietokanta VAKAN ulkopuoliset käyttökerrat Digitointi (tiedostojen kokonaismäärä) TOIMINNALLINEN TEHOKKUUS Kokonaistuottavuuden muutos (keskeisillä suoritteilla) 254 000 250 000 250 000 250 000 250 000 250 000 250000 530 000 780 000 1030000 1300000 1500000 1800000 2100000 posi-tiivinen posi-tiivinen positiivinen positiivinen positiivinen HENKISTEN VOIMAVAROJEN HALLINTA JA KEHITTÄMINEN Henkilötyövuodet 225 225 222 219 216 213 210 Sairauspäivät/htv 15,1 < 12 < 12 < 12 < 12 < 12 < 12 Työtyytyväisyys-indeksi > 3,4 > 3,5 > 3,6 > 3,7 > 3,8