Tukikelpoisuus, kustannusrakenne ja kirjanpito Flat rate -hankkeissa
Tukikelpoisuutta koskeva säädösperusta Lait ja asetukset EU: Yleisasetus (EU N:o 1303/2013) ja EAKR-asetus (EU N:o 1301/2013) Kansalliset: Rahoituslaki (8/2014): tuen hakemiseen, myöntämiseen ja maksamiseen liittyvät ehdot Rahoitusasetus (357/2014): annetaan tarkempia säännöksiä mm. rakennerahastotuen enimmäismäärästä, hakemisesta, maksamisesta ja ehdoista Tukikelpoisuusasetus 358/2014: määritellään mm. hankkeissa käytettävät yksinkertaistetut kustannusmallit ja säädetään kustannusten tukikelpoisuudesta. Kustannusten tukikelpoisuuden kannalta toteuttajan on erityisen tärkeää tuntea tukikelpoisuusasetus ja sitä koskeva muistio. Rahoituslakia ja -asetusta sovelletaan rakennerahastohankkeisiin tukikelpoisuusasetuksen rinnalla Ohjelma-asiakirja Kestävää kasvua ja työtä 2014-2020 Hakijan oppaat jokaista Etelä Suomen EAKR ja 6Aika -hakukierrosta koskien. EURA2014 -järjestelmän ohjeet (erityisesti maksatushakemuksen täyttäminen) 2
Tukikelpoisuuden edellytyksiä 1/2 Tukikelpoisia ovat hyväksytyn hankesuunnitelman ja sen kustannusarvion (taustalomake) mukaiset kustannukset (ml. mahdolliset liitteet). Jos hankkeelle aiheutuu muita kuin päätöksessä hyväksyttyjä kustannuksia, ne jäävät tuensaajaorganisaation maksettaviksi eikä niitä sisällytetä maksatushakemukseen. Hanke-/rahoituspäätöksen ehtojen mukaisia. Hankepäätöksessä hyväksyttyihin kululajeihin kuuluvia Muutoin rahoittajan kanssa sovittuja (esim. hankeneuvotteluissa) Toteuttamisaikana syntyneitä /-aikaan kohdistuvia (poikkeus: tilintarkastus) Tosiasiallisesti tuensaajan maksamia ja kirjanpitoon kirjattuja 3
Tukikelpoisuuden edellytyksiä 2/2 Kansallisten, yleisten kirjanpitoa koskevien säännösten mukainen kirjanpito (oma kustannuspaikka/erillinen kirjanpito) Hankkeesta aiheutuneita lisäkustannuksia, joita ei ilman hanketta synny, syysuhteet selvästi osoitettavissa Ei toteuttajan tavanomaisesta toiminnasta aiheutuneita menoja. Periaatteena kustannusten hyväksymisessä on, että ne ovat hankkeesta aiheutuneita, hankkeen toiminnan ja tavoitteiden kannalta tarkoituksenmukaisia sekä määrältään kohtuullisia. Hankkeen kustannukset on voitava tarvittaessa erikseen perustella aina kirjallisesti ja esittää tarvittavat dokumentit hyväksytty hankesuunnitelma ja hankkeen toimenpiteet, kustannusten kohtuullisuus Tuote, palvelu tai muu suoritus hankkeelle toimitettu 4
Tukikelvottomia kustannuksia 1/2 Kustannukset, jotka eivät perustu hyväkysyttyyn hankesuunnitelmaan ja eivät ole hankkeesta aiheutuneita / ja joista ei myöskään ole rahoittajaviranomaisen kanssa erikseen sovittu Ennen hankkeen alkamista tai sen päättymisen jälkeen muodostuneet kustannukset eivät ole tukikelpoisia, vaikka ne liittyisivätkin hankkeeseen. Kustannukset siltä osin, kuin tuensaaja on saanut tai on oikeutettu saamaan niihin korvausta muualta. Alan tasoa korkeammat palkkamenot, tavanomaisen palkan lisäksi maksettavat tulospalkkiot, bonukset, luontaisedut tai vastaavat palkanlisät, ei-lakisääteiset tai sopimuksiin perustumattomat lisäpalkkiot tai provisiot Kilpailuttamattomat hankinnat, puutteellinen hankintamenettely, ei suorahankintaperusteita, heikko dokumentointi Tiedotusmateriaali, jossa ei tietoa EAKR -rahoituksesta tai EU-tunnuksia 5
Tukikelvottomia kustannuksia 2/2 Välilliset / jyvitettävät / laskennalliset kustannukset (kuuluvat Flat rate - osuuteen) Katteelliset sisäiset kustannukset Leasing -laitteiden hallinto-, rahoitus-, vakuutus-, korjaus- ja huoltokustannukset Hankkeesta tuensaajalle aiheutuneet mahdolliset viivästys-ja muut korkokulut, tilitapahtumista perittävät palvelumaksut, valuutan vaihtopalkkiot, kurssitappiot sekä muut yksinomaan rahoitukseen liittyvät kustannukset Sakot, taloudelliset seuraamukset ja oikeudenkäyntikulut Arvonlisävero, joka on vähennyskelpoinen tai muuten korvattava 6
Flat rate -hankkeiden kustannusrakenne 7
Flat rate -hankkeiden kustannusrakenne Välilliset kustannukset: Hyväksytään prosenttimääräisenä kiinteällä %-osuudella hyväksytyistä henkilöstökustannuksista (EAKR 24% ja 15%). Flat rate 15 % voi olla käytössä hankkeissa, joissa hankkeen sisällöstä johtuen on erityisen korkeat matkakulut. Kustannukset, jotka eivät ole tukikelpoisuusasetuksessa ja sen muistiossa mainittuja välittömiä kustannuksia, korvataan välillisinä kustannuksina. Tuensaajan ei tarvitse yksilöidä hankesuunnitelmassa eikä maksatushakemuksessa Järjestelmä laskee automaattisesti välillisten kustannusten osuuden hyväksytyistä henkilöstökustannuksista Ei tarvitse todentaa kirjanpidosta (kirjanpidossa oltava erotettu selkeästi välittömistä kustannuksista, esim. erillinen seurantakohde) 8
Flat rate -hankkeiden kustannusrakenne Välittömät kustannukset: Ilmoitetaan todellisiin kustannuksiin perustuen. Määritellään tukikelpoisuusasetuksessa ja sen muistiossa (9 ja 10 ). Muita kustannuseriä ei voi hyväksyä välittömiin kustannuksiin. Hankkeen välittömien kustannusten oltava hankesuunnitelmassa palveluiden ostot, muut kustannukset tai kone- ja laiteinvestoinnit - kustannuslajissa budjetoituja (Huom! Flat rate 15% hankkeissa myös matkakustannukset -kustannuslaji käytössä). Muihin kuin em. kustannuslajeihin ei pysty järjestelmässä merkitsemään kustannuksia. Kustannusten tulee olla suoraan kohdennettavissa hankkeelle. Ei jyvitettyjä, sisäisiä tai laskennallisia kustannuksia. Todennetaan hankkeen kirjanpidosta maksettujen laskujen ja muiden vastaavien kirjanpitotositteiden avulla. Maksatustarkastus kohdistuu välittömiin kustannuksiin 9
Flat rate EAKR -hankkeissa, kaksi vaihtoehtoa: Flat rate 24 % hankkeen hyväksyttävistä hankehenkilöstön palkkakustannuksista kattaa 1) Hankkeen matkakustannukset 2) Toimistokustannukset 3) Hankehenkilöstön osallistumismaksut koulutuksiin ja seminaareihin 4) Hankehenkilöstön työterveyskustannukset 5) Hankehenkilöstön toimitilat, koneet ja laitteet 6) Ohjausryhmän kustannukset Flat rate 15 % hankkeen hyväksyttävistä hankehenkilöstön palkkakustannuksista kattaa kohdat 2 6 eli muut välilliset kustannukset mutta EI matkakustannuksia, jotka ilmoitetaan hankkeen välittöminä kustannuksia. EAKR:n välittömät kustannukset, jotka muodostavat Flat raten laskentapohjan: Palkkakustannukset, jotka ovat syntyneet hankkeen toteuttamiseksi tarpeellisesta työstä ja perustuvat lakiin tai virka- tai työehtosopimuksiin EAKR:n välittömät kustannukset, joiden perusteella ei lasketa Flat rate -kustannuksia. Haetaan maksuun todellisen toteuman mukaisesti. hankkeen sisällölliseen toteuttamiseen kuuluvat ostopalvelut mukaan lukien palvelusta aiheutuvat matkakustannukset hankkeen tiedotuksesta ja markkinoinnista aiheutuvat kustannukset hankkeen tilintarkastuskustannukset hankkeen sisällölliseen toteuttamiseen kuuluvien koneiden ja laitteiden hankinta-, leasing-, poisto- ja vuokrakustannukset, hankkeen sisällölliseen toteuttamiseen liittyvät aineelliset ja aineettomat hankinnat hankkeen matkakustannukset (Mikäli valittuna 15 % Flat rate) EAKR:n välilliset kustannukset, jotka korvataan flat ratella, esim. Hankehenkilöstön: matkakustannukset (mikäli valittuna 24 % Flat rate) toimistokustannukset hankehenkilöstön osallistumismaksut koulutuksiin ja seminaareihin hankehenkilöstön työterveyskustannukset hankehenkilöstön käyttöön varatuista toimitiloista ja koneista sekä laitteista aiheutuvat kustannukset, ohjausryhmän kustannukset 10
Välillisinä käsiteltävät kustannukset (EAKR 24%) 1/2 Hankehenkilöstölle ja hankkeen hallinnointia varten hankittavat aineet ja materiaalit, toimistotarvikkeet sekä muut tarvikkeet Toimistokulut ja -palvelut kuten hankehenkilöstön puhelin-, internet- ja ohjelmistokustannukset, postitus, kopiointi, aulapalvelu Hankehenkilöstön toimitilakulut, sisäisiin (hankehenkilöstölle suunnattuihin) kokouksiin ja tapahtumiin liittyvät tilakustannukset Hankehenkilöstön laitteiden ja koneiden hankinta-, vuokra- ja leasingkulut sekä poistot Matkakustannukset: hankehenkilöstön, sidosryhmien, partnereiden ym. kotija ulkomaan matkakulut (PL. Flat rate 15% -hankkeissa kuuluvat välittömiin kustannuksiin) 11
Välillisinä käsiteltävät kustannukset (EAKR 24%) 2/2 Kokous- ja neuvottelukulut Huom! kohderyhmälle järjestettävien seminaarien ym. tilaisuuksien seminaaripaketit tai vastaavat voidaan sisällyttää palvelujen ostoihin Kaikki ohjausryhmän toiminnasta aiheutuvat kustannukset kuten kokouskulut sekä mahdolliset matkakustannukset ja palkkiot tai ansionmenetyskorvaukset Yleishallinnolliset kulut: kuten johdon hankehallinnointi, tukipalvelut ja taloushallinto- ja tietohallinto (sekä sisäiset että ostopalvelut) Hankehenkilöstön koulutus sekä hankehenkilöstön osallistumismaksut koulutuksiin ja seminaareihin TYKY-toiminta tms. ja työterveysmaksut 12
Välittöminä käsiteltävät kustannukset (EAKR 24%) 1/6 Henkilöstökustannukset, joiden perusteella lasketaan Flat rate -osuus (kts. yksityiskohtaisemmin erillinen esitys henkilöstökustannuksista!) Hankehenkilöstön palkkakustannukset ja lakisääteiset sivukulut Hankkeen toteuttamiseksi tarpeellisesta työstä ja erityisesti hanketoiminnasta aiheutuvat Henkilöstökustannuksiin voi sisältyä ainoastaan hanketoiminnasta aiheutuvia ja olennaisesti hankkeen sisällölliseen toteutukseen liittyviä palkkakuluja, jotka on yksilöity hyväksytyssä hankesuunnitelmassa. Kirjallinen tehtävänkuva henkilöittäin Pyrittävä välttämään pieniä osa-aikaisuuksia (esim. henkilön hanketyön osuus vain muutama prosentti kokonaistyöajasta) Tärkeää nimikkeiden vastaavuus hankesuunnitelman, tehtävänkuvan ja maksatushakemuksen raportoinnin välillä 13
Välittöminä käsiteltävät kustannukset (EAKR 24%) 2/6 Henkilöstökustannukset (jatkuu) Hankehenkilön tehtävänkuvaan ei tulisi sisältyä hallinnon rutiinitöitä, jotka katetaan Flat rate -osuudesta Esim. hankesihteerin/-assistentin tehtävänkuvan tulee sisältää etupäässä varsinaisesta hankkeen toteuttamisesta aiheutuvia töitä (kuten asiakastyö, tiedotus ja viestintä, seuranta, muistiot, seminaarien/tilaisuuksien järjestäminen, maksatushakemuksen laatiminen, kilpailutusten valmistelu) ja vain vähäisessä määrin yleisiä hallinto- ja taloustehtäviä tarveharkittava ennen hankepäätöksen laatimista. Huom! Flat rate -hankkeissa henkilöstökustannuksiin ei voi sisältyä hankehenkilöstön ulkopuolisille maksettavia palkkioita tai hankkeelle vyörytettyjä yleishallinnollisia kustannuksia 14
Välittöminä käsiteltävät kustannukset (EAKR 24%) 3/6 Palvelujen ostot (kts. yksityiskohtaisemmin erillinen esitys hankinnoista!) Hankkeen sisällölliseen toteuttamiseen kuuluvat palvelujen ostot (ml. palvelusta aiheutuvat matkakustannukset). Hankehenkilöstön ulkopuolisille asiantuntijoille maksettavat suunnittelu-, koulutus-, konsultointi-, luento- ja asiantuntijapalkkiot ja heidän matkansa. Markkinointiin, mainontaan ja tiedotukseen liittyvät palvelujen ostot, esim. tiedotus- ja markkinointimateriaalin suunnittelu-, painatus- ja käännöstyöt, ilmoituskustannukset sekä messuosastojen kustannukset. Huom! Hanketyöntekijöiden käyntikortteihin liittyvät kustannukset kuuluvat Flat rateen, koska ne ovat luonteeltaan hankkeen hallinnointia varten hankehenkilöstölle hankittavia pienhankintoja, eivätkä hankkeen sisällölliseen toteuttamiseen liittyviä kustannuksia. Selvitykset, tutkimukset, ulkoiset arvioinnit Kohderyhmän koulutuksiin, valmennuksiin, seminaareihin ym. tilaisuuksiin liittyvät seminaaripaketit tai vastaavat järjestelyt (sis. kohtuulliset tarjoilukulut) 15
Välittöminä käsiteltävät kustannukset (EAKR 24%) 4/6 Palvelujen ostot (jatkuu) Kohderyhmälle ostopalveluna hankitut kuljetukset seminaareihin, messuille ja tutustumiskäynneille tai vastaaviin tilaisuuksiin Tilintarkastus, mikäli edellytetty rahoituspäätöksessä Hankehenkilöiden osallistumismaksut poikkeustapauksissa: Tapahtumaosallistuminen on osa hankkeen tiedotusta ja viestintää (esim. messutapahtumat, joissa hankkeella oma ständi tai seminaari, jossa hanke aktiivisesti itse esillä tms.) Osallistuminen tilaisuuteen kuuluu hankkeen sisällölliseen, hankesuunnitelmaan kirjattujen hankkeen toimenpiteiden ja tavoitteiden mukaiseen, toteuttamiseen Tulkinnanvaraisissa tilanteissa tiedustele hanketarkastajalta tapauskohtaisesti etukäteen! Hankkeen toteuttamisen kannalta olennaisen uusimman tiedon hankkiminen Huom! Kaikkien sellaisten yleisluontoisten seminaarien ja koulutusten ja tuensaajan/hankkeen toimialaan yleisesti liittyvien tilaisuuksien osallistumismaksut, joilla ei ole suoraa yhteyttä hankkeen toimenpiteisiin, kuuluvat aina Flat rateen Tukikelpoisuusasetus 358/2014 9. 16
Välittöminä käsiteltävät kustannukset (EAKR 24%) 5/6 Kone- ja laiteinvestoinnit (kts. yksityiskohtaisemmin erillinen esitys hankinnoista!) Kone- ja laitehankinnat, silloin kun ne ovat osa hankkeen sisällöllistä toteuttamista tai vastaavien koneiden ja laitteiden vuokra- ja leasing tai mahdolliset poistokustannukset Huom! Ko. laitteiden käyttöönottoon liittyvä hankehenkilöstön välttämätön koulutus voidaan sisällyttää palveluiden ostoihin. Huom! Hankehenkilöstön käyttöön hankkeen hallinnointia varten hankitut koneet ja laitteet ml. vuokraus ja leasing (esim. tietokoneet, kännykät jne.) korvataan Flat ratella. 17 Muut kustannukset (kts. yksityiskohtaisemmin erillinen esitys hankinnoista!) hankkeen sisällölliseen toteuttamiseen kuuluvat aineelliset ja aineettomat pienhankinnat, kuten: Aineettomat investoinnit kuten kiinteistöliittymät ja ohjelmistolisenssit silloin kun ne ovat osa hankkeen sisällöllistä toteuttamista Raaka-aineet ja puolivalmisteet (esim. jalokaasut ja laboratoriotarvikkeet), silloin kun ne ovat osa hankkeen sisällöllistä toteuttamista.
Välittöminä käsiteltävät kustannukset (EAKR 24%) 6/6 18 Muut kustannukset (jatkuu) Kohderyhmän käyttöön vuokrattujen tilojen kustannukset Tilakustannusten tulee olla suoraan kohdennettavissa hankkeelle eli jyvitettäviä kustannuksia (tai sisäisiä laskutuksia) ei hyväksytä. Tuensaaja-organisaation sisäiset hankehenkilöstön ulkopuolisten asiantuntijoiden palkat merkitään muihin kustannuksiin. Tällaisiin tapauksiin viittaa erityisesti Tukikelpoisuusasetuksen muistion 16 perusteluissa kohta palkkakustannuksiin ei voi sisällyttää lyhyitä ostopalvelun luonteisia korvauksia. Huom! Flat rate 15% kustannusmallissa välittömiin kustannuksiin sisältyvät myös matkakustannukset. Ulkomaan matkakustannukset edellyttävät viranomaisen hyväksyntää Virka- ja työehtosopimuksen ja organisaatiossa noudatettavan matkustussäännön mukaiset korvattavat kustannukset hankkeen toteuttamiseen liittyvistä matkoista Huom! Kustannukset haetaan poikkeuksetta maksuun hyväksytyn hankesuunnitelman mukaisessa kustannuslajissa!
-Hankkeet tulot -Hankkeen rahoituserät 19
Hankkeen tulot 1/2 Mikä tahansa palvelun suorittaminen maksua vastaan Esim. hankkeessa tehdyn tuotteen tai palvelun myynnistä saadut tulot tai yrityksen maksuosuudet de minimiksen -alaisessa tukitoimenpiteessä Tuloja seurattava kirjanpidossa omalla tilillä (ei pidä sekoittaa rahoitusosuuksiin) Rahoitusosuuksissa on kyse aina vastikkeettomasta tuesta hankkeelle, mutta jos ulkoinen rahoittaja saa konkreettista mitattavaa hyötyä siitä, että rahoittaa hanketta, on rahoitus vastikkeellista eli tuloa hankkeelle Toteutuneet tulot raportoidaan maksatushakemuksessa vähennetään hankkeen tukikelpoisista kokonaiskustannuksista Rahoituslain (8/2014) 14 :n mukaan: Tuki myönnetään hankkeesta aiheutuviin kustannuksiin, joista on vähennetty hankkeeseen välittömästi kohdistuvat tai siihen liittyvät tulot. Rahoitusasetuksen 21 :n mukaan: Maksettavan tuen määrää laskettaessa on hyväksyttävistä kustannuksista vähennettävä hankkeen tulot. 20
Hankkeen tulot 2/2 Rahoitusasetuksen muistio, 21 :n perustelut: Tuloksi katsotaan esimerkiksi myynnistä, vuokrauksesta, palveluista tai muusta vastaavasta toiminnasta hankkeen saamat tulot. Tuloa on kaikki hankkeen saama rahoitus, joka on annettu vastikkeellisesti (Huom! Tässä kohdassa on kirjoitusvirhe muistiossa, jossa lukee vastikkeetta ). Tuloa ovat myös hankkeen yksityisiltä keräämät osallistumismaksut, jonka osallistujat maksavat esimerkiksi seminaariin tai koulutustilaisuuteen osallistumisesta. Tukikelpoisuusasetuksen 5 : Tuensaajan on maksatushakemuksessa ilmoitettava toteutuneet tulot. Toteutuneet tulot vähennetään tukikelpoisista kustannuksista maksatuskausittain. Hanke ei saa tuottaa voittoa. Tulojen sis. hankkeeseen tulee esille jo hankeneuvotteluvaiheessa arvioitu hankesuunnitelmassa Tukikelpoisuusasetuksen 5 : Jollei valtiontukea koskevasta lainsäädännöstä muuta johdu, tuensaajan on ilmoitettava hakemuksessaan hankkeen toiminnan aikana tuottamat tulot tai annettava arvio niistä. Raportoitava myös hankesuunnitelmaan sisältymättömistä tuloista maksatushakemuksessa 21
Hankkeen rahoitussuunnitelman mukaiset rahoituserät 1/2 Jako Eura 2014 -järjestelmän hankesuunnitelmassa: 1. Haettava EAKR- ja valtion rahoitus Hankepäätöksen mukainen osuus hankekirjanpitoon tulevista kokonaiskustannuksista. Jokaiselta maksatuskaudelta maksetaan hankepäätöksen mukainen osuus 2. Kuntien rahoitus 2.1 Kuntien rahoitus, tuensaajan omarahoitusosuus 2.2 Kuntien rahoitus, ulkopuolinen rahoitus 3. Muu julkinen rahoitus 3.1 Muu julkinen rahoitus, tuensaajan omarahoitusosuus 3.2 Muu julkinen rahoitus, ulkopuolinen rahoitus 4 Yksityinen rahoitus 4.1 Yksityinen rahoitus, tuensaajan omarahoitus 4.2 Yksityinen rahoitus, ulkopuolinen rahoitus 22
Hankkeen rahoitussuunnitelman mukaiset rahoituserät 2/2 Ulkopuoliset rahoitusosuudet kirjataan hankkeen kirjanpitoon. Hankkeen toteuttaja vastaa siitä, että eri tahojen (kunta, muu julkinen, yksityinen) rahoitus toteutuu hankesuunnitelman mukaisesti Yhteishankkeissa osatoteuttajat vastaavat osahankkeen rahoituksen toteutumisesta rahoitussuunnitelman mukaisesti Hankkeen hallinnoija seuraa toteutumista koko yhteishankkeen osalta Hankekirjanpitoon kirjattu toteutunut ulkoinen rahoitus raportoidaan maksatushakemuksessa rahoitussuunnitelman rahoituserittelyn mukaisesti Myös hankesuunnitelmaan kuulumattomat toteutuneet rahoituserät on raportoitava huomioidaan EAKR + valtion rahoitusosuutta laskettaessa Hankkeen rahoitussuunnitelmaa voidaan muuttaa ainoastaan hankesuunnitelman muutoshakemuksen kautta. Toteuttajan on seurattava kustannusten ja rahoitusosuuksien toteutumista. Tarvittaessa tehtävä esitys hankepäätöksen muuttamisesta. 23
Hankkeen kirjanpito 24
Hankkeen kirjanpito 1/2 Hankkeen on pidettävä hankekohtaista, kansallisten, yleisten kirjanpitoa koskevien säännösten mukaista kirjanpitoa (moitteeton varainhoito) Hankkeen kulut ja tulot erotettavissa hallinnoijan muista tuloista ja menoista esim. oma kustannuspaikka tai alatilit Maksatushakemus perustuu hankkeen maksatuskauden kirjanpitoon Kirjanpidon otteesta tulee käydä ilmi hankkeen menot, rahoitus ja tulot kustannuslajeittain ja tositteittain. Hankkeen kirjanpitoon / hankkeen kustannuspaikalle kirjataan vain välittömät kustannukset, tulot ja rahoituserät Tuensaaja ei kirjaa Flat rate -kustannuksia hankkeen kirjanpitoon (kustannuspaikalle). Toteuttaja voi halutessaan seurata Flat rate - kustannuksia erillisellä, hankkeen kirjanpidon ulkopuolisella, seurantakohteella. Jos hankkeen kirjanpitoon kirjataan esim. automaattivienteinä/-kirjauksina välillisiin kustannuksiin sisältyviä menoja, on ne selvästi erikseen merkittävä hankkeen pääkirjanotteeseen maksatushakemusvaiheessa (yliviivaus tms.) 25
Hankkeen kirjanpito 2/2 Kirjanpidon kustannusten ja ilmoitettujen kustannusten täsmäytys: maksatushakemuksessa esitetyt kustannukset = kirjanpidon kustannukset, jos eroa on, selvitetään erotus (esim. pääkirjaan). Ensimmäiseen maksatushakemukseen: kuvaus kirjanpidossa käytetystä menettelystä hankkeen tulojen ja menojen erittelemiseksi (erilliset tilit vai kustannuspaikka) kuvaus kirjausperusteista (maksu- vai suoriteperusteisuus) selvitys arvonlisäveron kirjaamismenettelystä, mikäli ALV jää hankkeessa toteuttajan lopulliseksi kustannukseksi eli on hankkeelle tukikelpoinen kustannus Määritellään jo hankehakemuksessa Pääsääntöisesti jo ennen hankepäätöstä tai viimeistään ensimmäisen maksatushakemuksen yhteydessä toimitetaan dokumentti, joka osoittaa ALV:in olevan hankkeelle lopullinen kustannus (kirjalliset allekirjoitetut selvitykset toteuttajalta tai verottajan ohjaus) 26
Hankkeen tositteet Tositteissa tulee näkyä tositenumero, tiliöinti- ja hyväksymismerkinnät Tositemerkinnöistä on ilmettävä mitä hankittu ja miten hankinta liittyy hankkeen toimintaan Kaikista tositteista ja niiden liitteistä tulee käydä ilmi yhteys hankkeeseen. (MITÄ? MISSÄ? MILLOIN? KUKA? MIKSI? KENELLE?). Menojen riittävään dokumentointiin tulee kiinnittää erityistä huomiota esim. laskutuksen vastaavuus hankintasopimukseen. Jos yhteinen tosite muun toiminnan tai organisaatioiden kanssa, tulee hankkeen osuus yksiselitteisesti erotella ja perustella Tositteen mukaisen tavaran/työn/palvelun toimittaminen asianmukaisesti on voitava osoittaa esim. paikan päällä tarkastuksessa. Tarvittaessa laskun liitteeksi esim. seminaarin / koulutuksen ohjelma ja osallistujaluettelo. Huom! Osallistujalistat allekirjoituksilla Muistiotositteisiin/korjaustositteisiin aina alkuperäinen tosite liitteeksi selvitetty, mihin tapahtuma liittyy (mitä korjattu tms.) Laskuihin viitteeksi EAKR -hankekoodi A7**** tai hankkeen nimi. 27
Asiakirjojen säilytys Tukikelpoisuusasetuksen 30 : Tuensaaja on velvollinen säilyttämään kaiken hankkeeseen liittyvän kirjanpitoaineiston ja muun aineiston niin, että tuen käytön valvonta on mahdollista. Kirjanpitoaineisto ja muu hanketta koskeva aineisto on säilytettävä 10 vuotta rahoituspäätöksessä vahvistetusta hankkeen päättymispäivästä. mm. kuluihin, tuloihin ja toimintaan liittyvät asiakirjat ja tiedot osallistujista sekä ohjausryhmän pöytäkirjat, kts. hankepäätöksen ehdot Paperilla säilytettävät tositteet sähköinen laskujen käsittely ja säilytys Samat vaatimukset, huolehdittava siis dokumentoinnin riittävästä tasosta ja asiakirjojen saatavuudesta säilytysajan loppuun asti myös sähköisessä laskujen käsittelyssä ja säilyttämisessä Hankkeen asiakirjat kannattaa toimittaa lopulliseen arkistoon vasta siinä vaiheessa, kun raportit on hyväksytty ja viimeinen maksatuspäätös on tehty. 28