Jyväskylän Kiri-juniorit ry:n hallituksen järjestäytymiskokouksen pöytäkirja Aika: 17.1.2017 klo 18.15 Paikka: Kuokkalan Graniitti Läsnä: Matti Mäkinen, Jani Karppanen, Mikko Pajunen, Marika Karttunen, Tuukka Elonheimo, Tiina Rauhamäki, Harri Hyvönen, Olli Kivistö, Laura Härkönen, Perttu Hautala, 1. Puheenjohtaja Matti Mäkinen avasi kokouksen klo 18.17 2. Todettiin läsnäolijat. 3. Todettiin, että hallitus on paikalla kokonaisuudessaan ja kokous on näin laillinen ja päätäntävaltainen. Kokousajasta oli päätetty yhdistyksen vuosikokouksen yhteydessä. 4. Varapuheenjohtaja Mikko Pajunen esitti, että hallituksen sihteeriksi valittaisiin Marika Karttunen. Muita esityksiä ei tullut, joten Marika Karttunen valittiin yksimielisesti Jyväskylän Kiri-Juniorit Ry:n hallituksen sihteeriksi. 5. Puheenjohtaja Matti Mäkinen esityksestä päätettiin, että hallituksen koollekutsuminen tapahtuu pääsääntöisesti sähköpostitse. Nopeita mielipiteitä tarvittaviin asioihin päätettiin myös perustaa WA-ryhmä, johon kuuluu kaikki hallituksen jäsenet. 6. Keskusteltiin siitä, että Jyväskylän Kiri-Juniorit ry:ssä halutaan luoda mahdollisimman avoin ilmapiiri kaikille. Kokousten pöytäkirjat tullaan jakamaan sähköisesti niin, että ne ovat kaikkien junioreiden ja heidän vanhempiensa luettavissa. Lisäksi päätettiin, että Pasi Rajala (Jyväskylän Kirin hallitus), Laura Härkönen (seuratoiminnan kehittäjä, KesLi) ja Perttu Hautala (aluekehittäjä, SPL) tulevat olemaan jatkossa kutsuttuja Jyväskylän Kiri-Juniorit ry:n hallituksen kokouksiin.
Kävimme keskustelua hallituksen kokoontumisväliajoista. Totesimme, että näin alkuvaiheessa uusi yhdistys vaatii hieman enemmän panostusta, mutta jatkossa kokouksia olisi max. 1/kk. Seuraavan kokouksen ajankohta määritellään aina edellisessä hallituksen kokouksessa. Kiireellisissä koollekutsumisissa noudatetaan kolmen päivän varoaikaa. Totesimme, että ennen 22.2.2017 olevaa Kiri-Juniorit ry:n vuosikokousta joudumme kokoontumaan vielä kerran. Hallituksen vastuujakokysymyksiin palataan hallituksen seuraavassa kokouksessa. 7. Kävimme keskustelua Jyväskylän Kiri-Juniorit ry:n tileistä. Päätimme, että näin alkuun lähdemme liikkeelle sillä ajatuksella, että Jyväskylän Kiri-Juniorit ry:llä on yksi päätili, jonka alle avataan jokaiselle ikäryhmälle (4 kpl: f/g, e, d ja c-juniorit) omat tilit. Hallituksen rahastonhoitajalla Tiina Rauhamäellä on käyttöoikeus kaikkiin tileihin, mutta joukkueiden tilejä hallinnoi kuitenkin jokaisen joukkueen oma rahastonhoitaja. Valtuutettiin Jyväskylän Kiri-Juniorit ry:n puolesta puheenjohtaja Matti Mäkinen ja taloudenhoitaja Tiina Rauhamäki avaamaan yhdistykselle pankkitili ja sen ohella jokaiselle yhdistyksen alaiselle joukkueelle oma tili, joille käyttöoikeus Tiina Rauhamäen ohella on kunkin joukkueen rahastonhoitajalla. Rahastonhoitajina, joille tulee käyttöoikeus joukkueen tilille, toimivat: F/G -joukkueessa Henna Ranta-Korpi, E -joukkueessa : Tiina Rauhamäki (tähän etsitään Tiinan tilalle toista rahastonhoitajaa), D-joukkkueessa: Terhi Kivinen ja C-joukkueessa: Tiina Rauhamäki. Jatkossa selvittelemme mahdollisuutta siirtyä yhden tilin malliin, josta Laura Härkönen kertoi hyviä kokemuksiaan.
8. Päätimme, että haemme jäseniksi seuraaviin yhdistyksiin: Jyväskylän Kiri, Suomen Pesäpalloliitto, Keski-Suomen Pesis ja Keski-Suomen Liikunta. Keskustelimme myös mahdollisuudesta liittyä Jyväskylän Pesiksen jäseniksi, tähän palataan seuraavassa kokouksessa. 9. Kävimme keskustelua sopimuksista Jyväskylän Kirin kanssa. Totesimme, että on järkevää ottaa käyttöön Kirin tuttu logo ja päivittää juniori-uutiset tutulle kanavalle Jyväskylän Kirin nettisivuille. Vastavuoroisesti logon käyttöoikeudesta ja nettisivuista hoidamme Jyväskylän Kirin edustusjoukkueen peleihin pallopojat ja kioskivuorot myöhemmin Kirin kanssa sovittavalla tavalla. Päätimme, että emme peri Jyväskylän Kiriltä kasvattajaseuramaksua, mikäli joku Jyväskylän Kiri-Juniorit ry:n pelaaja nousee tulevaisuudessa Jyväskylän Kirin edustusmiehistöön. Päätimme myös, että mikäli jatkossa tyttöpuolen toimintaa (Jyväskylän Pesis) siirtyy Kiri-Juniorit ry:n alle, takaamme myös tytöille tämän saman pelaajapolun mahdollisuuden. Muutoin kasvattajaseuramaksuasioissa mennään Pesäpalloliiton suositusten mukaan ja muiden seurojen, joissa on eriytetty junioritoiminta oman seuransa alle esimerkkejä seuraamme myös. Perttu Hautala lupasi selvittää näitä Kiri-Junioreille. 10. Puheenjohtaja Matti Mäkinen esitteli alustavan talousarvion vuodelle 2017 (liite 1). Matti Mäkinen lupasi viimeistellä talousarvioesityksen valmiiksi kevätkokoukseen mennessä. Joukkueiden omia talousarvioita hallituksella ei vielä ole. 11. Kävimme keskustelua varainhankinnasta. Totesimme, että tällä hetkellä ei ole tiedossa olevia talkoita, mutta talkoita olisi hyvä saada. Keskustelimme myös mahdollisista tuotemyynneistä, mutta päätöksiä sen suhteen ei tehty. Todettiin kyllä, että joukkueet ovat jonkun verran budjetoineet talkootyöllä/ tuotemyynnillä tulevia varoja.
Kävimme myös Laura Härkösen alustuksen pohjalta keskustelua mahdollisuuksista saada erilaisia valtion/kaupungin tukia ja päätimme, että näitä kannattaa hakea. Stadium-bonuksien keräämistä jatkamme yhteistyössä Jyväskylän Kirin kanssa. Keräämme jatkossa bonuksia yhdessä, mutta saamme omat osuutemme eriteltyinä todellisten ostojen mukaan. 12. Päätimme ilmoittaa C-juniorit SM-karsintasarjaan. 13. Kävimme myös keskustelua muista sarjailmoittautumisista. Harri Hyvönen kertoi, että C-juniorit vielä miettivät osallistumistaan aluesarjaan, koska joukkueella on aiempina vuosina ollut heinäkuun jälkeen vaikeuksia saada täyttä kokoonpanoa jalkeille. Ikäluokat D ja E aikovat osallistua aluesarjaan sekä peliettä kilpasarjoihin. 14. Kävimme keskustelua siitä, että olisi tärkeää, että juniorijoukkueiden valmentajilla olisi ajantasaiset koulutukset käytyinä. Matti Mäkinen kertoi, että selvittelee mahdollisuutta, että saisimme järjestettyä Jyväskylässä oman koulutuksen (JPVT). Tähän asiaan palataan seuraavassa kokouksessa. 15. Ensi kesän pesiskoulukuvio vaatii vielä selvittelyjä. Mikko Pajunen ja Matti Mäkinen ovat asiasta yhteydessä Jyväskylän Kiriin, Jyväskylän Pesikseen ja Keski-Suomen pesikseen. 16. Todettiin kaksi tiedossa olevaa tapahtumaa: Kirin ja Säästöpankki Optian liikunnalliseen perhepäivään on tullut paljon ennakkoilmoittautumisia ja tapahtuma alkaa olla täynnä. Palokan Sporttipäivän tapahtumaan palataan ensi kokouksessa. 17. Muuta: Perttu Hautala kertoi O2 salibandyseuran järjestämästä suuresta tapahtumasta keväällä. Keskustelimme mahdollisuudesta mainostaa omaa lajiamme siellä. Mikko Pajunen on asian tiimoilta yhteydessä Jani Saukkoon.
18. Hallituksen seuraava kokous 7.2.2016 Graniitissa klo 18.15 19. Puheenjohtaja Matti Mäkinen päätti kokouksen klo 20.25 Pöytäkirja tarkastetaan kaikkien osallistujien toimesta sähköpostin kautta ja puheenjohtaja ja sihteeri allekirjoittavat sen tämän jälkeen Matti Mäkinen puheenjohtaja Marika Karttunen sihteeri