KH - Yleisjaosto 28 01.06.2015 Kaupunginhallitus 262 15.06.2015 Kaupunginvaltuusto 60 21.09.2015 KH - Yleisjaosto 42 26.10.2015 Lisämäärärahaesitys palkkahallinnon ohjelmistouudistuksen kustannuksiin 248/02.07.00/2015 KH - Yleisjaosto 01.06.2015 28 Henkilöstöpäällikkö Laura Saurama Palkkahallinnon ohjelmistouudistus on ollut käynnissä keväästä 2014 al kaen ja uusi Populus-ohjelmisto käyttöönotettiin muutetun aikataulun mu kai ses ti 1.4.2015. 13.1.2014 kaupunginhallitus hyväksyi projektin etenemisen siten, että projek tin kokonaiskustannus ei saa ylittää 224 400 euroa. Projektin kulut ovat muodostuneet seuraavasti: 2014 01-04/ 2015 Arvio 05-06/ 2015 (arvio) Projektin hallin ta ja käyttöön ot to Projekti Projektin yh teen sä TA 2015 45 810 40 521 45 000 85 521 131 331 111 474 Lisenssit 27 040 27040 27 040 Liittymät 990 32 160 23 000 55 160 56 150 9 810 Koulutukset ja viestintä 7 550 27 290 14 300 41 590 49 140 56205 Yhteensä 81 390 99 971 82 300 182 271 263 661 (204 529) 224 400 Investoinneista 50 370 62 011 7 900 70 000 120 281 Käyttötaloudesta 31 020 37 960 74 400 112 360 143 380 Käyttöönottoprojekti jatkuu kesäkuulle. Projektiin on vielä tulossa kuluja mm. projektin hallinnasta, touko-kesäkuussa toteutettavista koulutuksista se kä käyttöönottotuesta. Arvion mukaan kustannuksia muodostuu vielä noin 83 000 euroa, jolloin projektin kokonaiskustannukset ylittyvät noin 40 000 eurolla.
Vuoden 2015 käyttötalouteen on projektille varattu rahaa asian tun ti ja pal velui hin 33 000 euroa ja koulutuskuluihin 44 550 euroa eli yhteensä 77 550 eu roa. Projektin ja ohjelmiston käyttöönottoon esitetään lisämäärärahaa 40 000 euroa, jolla varmistetaan ohjelmiston käyttöönotto ja tuki sille. Projektin erilaiset liittymätyöt ovat olleet haasteellisia ja edel lyt tä neet huomat ta vas ti enemmän ostettua työpanosta kuin projektin alussa odo tet tiin ja ar vioi tiin. Liittymätöissä on tehty aktiivisesti yhteistyötä tie to hal lin non kans sa, mutta myös Tieran ja eri ohjelmistotoimittajien kanssa. Näitä kustan nuk sia ei ole kyetty alkuperäisessä kustannusarviossa arvioimaan. Projek tin käyttöönottoon on vakiotoiminnallisuuden osalta tarvittu Taitoan asian tun ti joi den lisäksi CGI:n asiantuntijoiden tukea, mikä on aiheuttanut en na koi mat to mia lisäkustannuksia. Koulutuskustannuksiin on sisällytetty matkakorvaukset, jotka muodostavat ison osan kustannuksista. Projektin edetessä kokoukset on järjestetty etä yhtey den kautta ja osin hen ki lös tö kou lu tuk sia on järjestetty omin voimavaroin kus tan nus ten hillitsemiseksi. Projektin laskutuksesta on tehty reklamaatio Taitoa Oy:lle koskien va kio toimin nal li suu des ta puuttuneita työ ja virkaehtosopimusten mukaisia palk kala je ja. Laskutusasia on tältä osin selvittelyssä. Projektin aikana on sään nöl lises ti reklamoitu ilmenneistä puutteista. Muiden projektin aikana il men neiden puutteiden osalta reklamaatioiden mahdollisia kustannusvaikutuksia selvi te tään. Palkkahallinnossa on kuusi vakanssia, joista kaksi on täytetty mää rä ai kaises ti. Määräaikaisuuden perusteena on ohjelmistouudistus. Pidemmällä aika vä lil lä tavoitteena on ohjelmiston tuottaman tehostetun prosessin kautta palk ka sih tee rien määrän väheneminen. Tavoite on esitetty projektin al ku vaihees sa ja osana palvelustrategia han ket ta. On to den nä köis tä, että vielä vuoden 2015 aikana tähän ei päästä vaan molemmat mää rä ai kai set palk ka sih teerit tarvitaan, jotta turvataan palkanmaksu sekä ohjelmiston käyttötuki hen kilös töl le loppu vuoden aikana. Projektin toteutuksen tueksi palkkahallintoon saatiin myös kaksi yli mää räistä henkilöä työllistämismäärärahoin, tukemaan palkkasihteereitä eri lai sis sa teh tä vis sä. Projektin aikana palkkasihteerit on kuitenkin jouduttu mää räämään ylitöihin ennakoitua enemmän. Siten palkkahallinnon osalta hen ki löstö ku lut ovat tässä vaiheessa vuotta ylittyneet 20 000 eurolla ja myös näiden to teu tu nei den ja mahdollisesti edessä olevien ylityömääräysten kat ta mi sek si esi te tään määrärahan ylitystä 25 000 eurolla. LIITE B4, KH-YJ 1.6.2015
YLEISJAOSTO: Kaupunginhallituksen yleisjaosto esittää kau pun gin hal li tuk selle ja edelleen kaupunginvaltuustolle hyväksyttäväksi hen ki löstö pal ve lu jen tehtäväalueen määrärahan ylitystarpeen 40 000 euroa sekä palkkahallinnon tehtäväalueen mää rä ra ha ylitystarpeen 25 000 euroa. Kaupunginhallitus 15.06.2015 262 Kaupunginhallitus esittää, että valtuusto hyväksyy vuoden 2015 talousarvioon henkilöstöpalvelujen tehtäväalueelle 40 000 eu ron lisämäärärahan ja palkkahallinnon teh tä vä alu eelle 25 000 euron lisämäärärahan käytettäväksi palk ka hal lin non ohjelmistouudistuksen kustannuksiin. Kaupunginvaltuusto 21.09.2015 60 Valtuusto hyväksyy vuoden 2015 talousarvioon hen ki lös tö palve lu jen tehtäväalueelle 40 000 euron lisämäärärahan ja palk kahal lin non tehtäväalueelle 25 000 euron lisämäärärahan käy tettä väk si palkkahallinnon ohjelmistouudistuksen kus tan nuk siin. KAUPUNGINVALTUUSTO: Kaupunginvaltuusto 21.09.2015 60 Kaupunginhallituksen ehdotus hyväksyttiin.
KH - Yleisjaosto 26.10.2015 42 Henkilöstöpäällikkö Laura Saurama Valtuusto hyväksyy vuoden 2015 talousarvioon hen ki lös tö palve lu jen tehtäväalueelle 40 000 euron lisämäärärahan ja palk kahal lin non tehtäväalueelle 25 000 euron lisämäärärahan käy tettä väk si palkkahallinnon ohjelmistouudistuksen kus tan nuk siin. KAUPUNGINVALTUUSTO: Kaupunginhallituksen ehdotus hyväksyttiin. Palkkahallinnon ohjelmistouudistus projekti on päättynyt. Kesäkuussa henki lös tö pääl lik kö teki projektiin liittyen määrärahamuutosesityksen, jonka kau pun gin val tuus to hyväksyi kokouksessaan 21.9.2015. Tässä päätöksessä myön net tiin pro jek til le lisämääräraha siten, että 25 000 euroa kohdentui palk ka hal lin non hen ki lös tö ku lui hin ja 40 000 euroa projektiin liittyviin osto pal veluihin. Lokakuussa on arvioitu edelleen talouden toteumaa projektiin liittyen. Palkkahallinto Kesän sijaistukset ja ohjelmiston huomattava työllistävä vaikutus syn nyt tivät edelleen palkkahallintoon huomattavia lisätöitä, jotka on maksettu henki lös töl le työaikakorvauksina (yhteensä noin 45 000 euroa). Työ ai ka korvauk sia ovat saaneet palkkasihteerit ja henkilöstöasiainhoitaja. Palk ka hal linnon henkilöstökuluihin on talousarviossa varattu 317 910 euroa. Mää rä ra hamuu tok sen jälkeen (25 000 euroa) henkilöstökulujen määräraha on 342 910 euroa. Henkilöstökulujen to teu ma 30.9.2015 oli 301 177 euroa, josta lo mara ha kor vaus ten vaikutuksen (jaksotetut henkilöstömenot) eli mi noin nin jälkeen on todellisuudessa toteutunut 282 790 euroa. Lop pu vuo den henkilöstökuluihin tulee varata 75 000 euroa. Näin ollen li sämää rä ra han tarve on 15 000 euroa. Palkkahallinnon henkilöstökulujen määrä ra ha yli tys esi te tään katettavaksi yleisjaoston kustannuspaikan (161010) hen ki lös tö ku lu jen säästöllä, mi kä johtuu siitä, että hallintojohtajan palk kaku lut siirtyvät loppuvuodeksi joh don tukiyksikköön. Lisäksi yh teis työ toi mikun nan kustannuspaikan (161030) henkilöstökuluihin tulee säästöä osa-aikai sen ja päätoimisen pääluottamusmiehen eläköidyttyä vuoden 2015 alus sa. Henkilöstöpalvelut Populus-projektiin liittyen kustannuksia on käsiteltävänä edelleen 5 300 euroa kesäkuulta ja loppulasku 26 000 euroa eli yhteensä 31 300 euroa. Projek tiin liittyen tullemme saamaan hyvitystä koulutuksista noin 7 800. Näin ol len projektin loppulasku tulee olemaan vielä 23 500 euroa. Kesäkuussa hen ki lös tö pääl lik kö teki määrärahamuutosesityksen projektiin liittyen ja val-
tuus to hyväksyi 40 000 euron määrärahan lisäyksen projektille. Huo mi oon ottaen projektin loppulaskun huomattava suuruus kesäkuussa ar vioi tuun nähden, tullaan projektiin liittyen tarvitsemaan vielä 24 000 euron li sä määrä ra ha. Mää rä ra ha muu tosesi tys liitteenä. LIITE B5, KH-YJ 26.10.2016 Yleisjaoston toteumaraportti on esityslistan liitteenä (KH-YJ 26.10.2015). YLEISJAOSTO: Kaupunginhallituksen yleisjaosto esittää kau pun gin hal li tuk selle ja edelleen kaupunginvaltuustolle, että - henkilöstöhallinnon tehtäväalueelta, yleisjaoston kus tan nuspai kal ta siirretään 15 000 euroa palkkahallinnon teh tä vä alu eelle esityksen mukaisin perustein - vuoden 2015 käyttötalouteen henkilöstöhallinnon teh tä vä alueel le henkilöstöpalveluiden kustannuspaikalle tehdään määrärahan lisäys 24 000 euroa liittyen Populus-projektiin.