KOKOUSPÖYTÄKIRJA Kuntayhtymävaltuusto 28.3.2013 1 / 2014 13/54 7 VASTAUS VALTUUSTOALOITTEESEEN 1: JOHTAMISEN JA HALLINNON EDELLEEN KEHITTÄMINEN Kehitysjohtaja: --------------- Johtoryhmä 19.2.2014: Valtuustoaloitteet 18.12.2013 Esitys: Johtoryhmä käsittelee valtuustoaloitteet niin, että ne viedään yhtymähallituksen hyväksyttäväksi 26.2.2014 kokoukseen ja sitä myötä valtuustolle 28.3. Päätös: --------------- Hallitus 26.2.2014 30 - Johtoryhmä käsitteli valtuustoaloitteet - Aloitteen 6 ja 7 kohdalla kuultiin ammattikoulutuksen koordinaattori Marjaana Vähäkuopusta - Todettiin, että aloitteiden valmisteluun on käytetty merkittävä panos, joka on ollut poissa muista tehtävistä. Käsiteltiin ja hyväksyttiin kaikki 9 valtuustoaloitetta vietäväksi hallituksen kokoukseen 6.2. hyväksyttäväksi. ssä on ollut meneillään hallinnon ja johtamisen uudistaminen. Kyseinen prosessi on jatkumo. Koulutuksen järjestäjäkentässä on käynnissä suuret ja merkittävät muutokset. Nämä koskettavat myös Lappia ja än. Toteutunut koulutuskuntayhtymää koskeva muutos tapahtui, kun koulutuskuntayhtymä luopui ammattikorkeakoulun ylläpitotehtävästä vuoden 2014 alusta alkaen. Muutokset jatkuvat, tiedossa on merkittäviä muutoksia lähitulevaisuudessa. Tiedossa on jo seuraavat päätetyt tai säädetyt muutokset: - Opetus- ja kulttuuriministeriön (OKM) tekemät ammatillisen peruskoulutuksen opiskelijapaikkavähennykset vuosille 2014 2016 - Ammatillisen perus- ja lisäkoulutuksen valtionosuusrahoituksen yksikköhintojen leikkaukset. - Kuntalaissa säädetyt yhtiöittämisvelvoitteet kunnille ja kuntayhtymille. Tiedossa on lisäksi: - Hallituksen rakennepoliittisesta ohjelmasta seuraavat OKM:n hallinnonalaa koskevat suunnitelmat lisä-menoleikkauksista. Niiden toteuttamiseksi on OKM:ssä esitetty 2. asteen järjestäjäverkoston rakenteellista kehittämistä, rahoitusjärjestelmän uudistamista ja keskittymistä tutkintojen rahoitukseen. Pöytäkirjan tarkistajien nimikirjaimet /
KOKOUSPÖYTÄKIRJA Kuntayhtymävaltuusto 28.3.2013 1 / 2014 14/54 - Loppuvuodesta 2013 on käynnistetty neuvottelut Kemijärven ammatillisen koulutuksen koulutustehtävän liittämisestä än siten, että liittyminen toteutuisi vuoden 2015 alusta lukien. Edellä mainittujen tietojen perusteella koulutuskuntayhtymässä on käynnistetty seuraavat toimenpiteet: - Se miten päätetyt ammatillisen koulutuksen valtionosuusrahoituksen opiskelijamääräleikkaukset kohdentuvat ssä aloittain ja tutkinnoittain vuosien 2015 2016 opiskelijamääriin, päätetään yhtymähallituksen kokouksessa toukokuussa. Liittyen neuvotteluihin Kemijärven ammatillisen koulutuksen koulutustehtävän liittämisestä än, on omistajakuntien kanssa käydyssä neuvottelussa tammikuussa 2014 päätetty, että koulutuskuntayhtymän ja Kemijärven koulutustehtävä vuoteen 2016 katsotaan yhtenä kokonaisuutena. Tässä huomioidaan OKM:n tekemät opiskelijamääräleikkaukset ja niiden vaikutukset. - Hallituksen päätöksen mukaisesti koulutuskuntayhtymää koskeva liiketoiminnan yhtiöittämisselvitys on käynnistetty. Selvitys valmistuu maaliskuun lopussa ja sen pohjalta yhtiöittämistä koskevat toimenpiteet tuodaan yhtymävaltuustolle päätettäväksi toukokuussa. - Hallituksen rakennepoliittisesta ohjelmasta seuraavia toiminnan mahdollisista muutostarpeista ei vielä ole tarkempaa tietoa. Asioiden ja päätösten kehittymistä seurataan ja koulutuskuntayhtymässä varaudutaan tuleviin muutoksiin niin hyvin ja perusteellisesti, kuin se tällä hetkellä tiedossa olevien tietojen valossa on mahdollista. Kuntayhtymä pyrkii myös aktiivisesti vaikuttamaan OKM:öön kannanotoilla ja lausunnoilla yhdessä Lapin alueen toimijoiden kanssa. Hallinnon ja johdon kehittäminen 2010 2014 Vuonna 2010 käynnistettiin varautuminen silloin näköpiirissä olleisiin ympäristön muutoksiin käynnistämällä koulutuskuntayhtymän hallinnon ja johtamisen kehittämistyö. Kehittämistyössä on edetty liitteenä 8 olevassa selvityksessä esitettyjen kehittämissuunnitelman ja -linjausten sekä muutosjohtamisstrategian ja aikataulun mukaisesti. Kehittämissuunnitelman mukaiset muutokset kuntayhtymän hallinnossa ja johtamisessa ja niihin liittyvissä toiminnan organisoinnissa ovat tapahtuneet 1.8.2013 alkaen. Talous- ja toimintasuunnitelmiin uusi toimintamalli rakenteineen otettiin käyttöön vasta vuoden 2014 alusta alkaen. Vuosi 2013 vietiin tältä osin loppuun vielä vanhalla rakenteella. Kokonaisuudessaan koulutuskuntayhtymässä on toimittu uudella toimintamallilla vasta vuoden 2014 alusta alkaen. Tällä hetkellä kehittämistyöstä voidaan arvioida siltä osin, miten on onnistuttu muutoksessa suhteessa toiminnan muuttamisesta tehtyihin päätöksiin eli ovatko suunnitellut kehittämistoimenpiteet toteutuneet. Uuden toimintamallin toimimista, laadukkuutta ja tuloksellisuutta on vielä liian aikaista arvioida kokonaisvaltaisesti, koska uudella toimintamallilla on toimittu koko toiminnan osalta vasta vuoden 2014 alusta. Uuden arvioinnin, päivitettyjen kehittämis- Pöytäkirjan tarkistajien nimikirjaimet /
KOKOUSPÖYTÄKIRJA Kuntayhtymävaltuusto 28.3.2013 1 / 2014 15/54 ehdotusten tai tarkennetun kehittämisohjelman tekeminen tai laatiminen aloitteessa esitetyllä aikataulussa on vielä ennenaikaista. Koulutuskuntayhtymä jatkaa hallinnon ja johtamisen keittämissuunnitelman ja sitä täydentävien kehittämislinjausten ja -strategian mukaisesti uuden toimintamalliin kehittämistyötä toimintavuonna 2014 joulukuussa 2013 valtuuston hyväksymän TA- 2014 mukaisesti. Koulutuskuntayhtymässä varaudutaan myös tuleviin rakenteellisiin ja toimintaympäristön muutoksiin käynnistämällä kevään 2014 aikana strategian uudistamistyö. Siinä huomioidaan koulutuskuntayhtymässä ja sen toimintaympäristössä tapahtuneet muutokset sekä tiedossa olevat päätetyt rakenteelliset muutokset. Strategiatyön aikana tarkastellaan tulevaisuuden kannalta merkitykselliset kehittämis- ja strategiset linjaukset, jotka jatkossa ohjaavat kuntayhtymän toimintaa ja sen kehittämistä. Strategia tuodaan kuntayhtymän valtuustolle päätettäväksi vuoden 2014 aikana. Uusi koulutuskuntayhtymän toimintajärjestelmä arvioidaan OKM:n laatujärjestelmäkriteereillä keväällä 2015 osana kaikkia Suomen ammatillisen koulutuksen järjestäjiä koskevaa kansallista arviointia. LIITE 8: LIITE 11a: Selvitys hallinnon ja johdon kehittämisen vaiheista Aloite Esitys: Johtaja: Hallitus esittää valtuustolle vastauksenaan jätettyyn valtuustoaloitteiseen edellä selostetun. Päätös: Merkittiin pöytäkirjaan, että kuultavana oli kehitysjohtaja Veli-Pekka Laukkanen. Keskustelun jälkeen hallitus hyväksyi tehdyn päätösesityksen. ---------------- Valtuusto 28.3.2014 7 LIITE 4: LIITE 5a: Selvitys hallinnon ja johdon kehittämisen vaiheista Aloite Esitys: Päätös: Hallitus esittää valtuustolle vastauksenaan jätettyyn valtuustoaloitteiseen edellä selostetun. Yhtymävaltuusto merkitsi valtuustoaloitteeseen 1 jätetyn vastauksen tiedoksi. Pöytäkirjan tarkistajien nimikirjaimet /
Selvitys 1 (10) Valtuustoaloitteet, Kuntayhtymävaltuusto 18.12.2013, 49 Hallinnon ja johdon kehittäminen 2011-2014 Päävaiheet 1. Tavoitteet on asetettu 2010 Tiivistetty vaiheittainen kuvaus hallinnon ja johtamisen arvioinnista ja sen perusteella suunnitelluista ja toteutetuista muutostoimenpiteistä 2011 2014. Valtuusto 9.12.2010 on hyväksynyt seuraavan vuoden talousarvion, jossa kuntayhtymän sitovaksi tavoitteeksi vuodelle 2011 on asetettu johtamisjärjestelmän itsearviointi. 2. Johtamisen ja johtamisjärjestelmän tehokkuuden kehittyminen Toimenpiteenä on suorittaa koko kuntayhtymää koskeva johtamisjärjestelmän itsearviointi ja sen pohjalta laatia kehittämissuunnitelma valta- ja vastuusuhteiden jäsentämisestä, johdon raportoinnin kehittämisestä, kehityskeskustelujen toteuttamisesta, esimiestyön kehittämisestä, kannustusjärjestelmän käyttöönottamisesta sekä toiminnallisen ja taloudellisen vastuun selkeyttämisestä organisaation eri tasoilla. (TA 2011 JA TS 2012-2013, s. 9) 2. Arvioinnin suunnittelu 3. Arvioinnin toteuttaminen Hallinnon ja johtamisen arvioinnin suunnittelu on käynnistynyt vuoden 2011 alussa. Asiaa on käsitelty kuntayhtymän hallituksessa 1.3.2011 ( 23) ja tuotu tiedoksi myös valtuustolle 25.5.2011 ( 4). Arviointityötä koordinoi erikoissuunnittelija Marja Nissilä. Itsearvioinnin tueksi päätettiin ennen varsinaista itsearviointia toteuttaa hallinnon ja johtamisen ulkoinen arviointi. Hallinnon ja johtamisen ulkoinen arviointi Ulkoisen arvioinnin toteuttavat kuntayhtymän toimeksiannosta 10.5.2011 15.9.2011 emeritusprofessori Ilkka Virtanen (Vaasan yliopisto) ja toimitusjohtaja Keijo Tikka (Etelä-Savon koulutus Oy). Ulkoisessa arvioinnissa arvioijat tutustuivat kuntayhtymän toimintaan sekä asiakirjoihin ja dokumentteihin tutustumalla että haastatteluin. Ulkoisen arvioinnin toteuttaminen ja menetelmä on kuvattu tarkemmin seuraavalla sivulla esitetyssä raportissa.
Selvitys 2 (10) Ulkoisen arvioinnin tulosten julkistaminen henkilöstölle ja luottamusjohdolle Ulkoisen arvioinnin raportti julkaistiin 1.11.2011 Jokiväylän toimipisteessä pidetyssä seminaarissa 1.11.2011. Seminaariin oli kutsuttu koko kuntayhtymän henkilökunta sekä luottamusjohdosta valtuuston puheenjohtajisto ja hallitus. Tilaisuuden osallistujille jaettiin painettuna tilaisuudessa esitelty Koulutusrakenteiden selkeydellä, yhteistyöllä ja yhtenäisellä toimintakulttuurilla uutta elinvoimaa Lapille -arviointiraportti. Painettu raportti on toimitettu myös 23.11.2011 postilla myös kaikille valtuuston jäsenille. Raportti on tarkoitettu sisäiseen käyttöön ja sitä ei ole tästä syystä jakelussa kuntayhtymän julkisilta verkkosivuilla. Raportti sekä kaikki arviointiin sekä siihen myöhemmin tehdyt kehittämissuunnitelmat on tallennettu kuntayhtymän intranetiin, jossa ne ovat koko henkilökunnan saatavilla. Kesällä 2013 dokumentit on siirretty uuteen ROKKI-intraan https://rokki.redu.fi/johto, jossa ne ovat edelleen saatavilla. Kuntayhtymän valtuusto on käsitellyt 8.12.2011 kokouksen jatkokokouksessa 22.12.2011 ( 25) ulkoisen arvioinnin raporttia. Raportti on kirjattu tällöin tiedoksi. Lisäksi valtuusto on edellyttänyt hallitusta valmistelemaan kehittämissuunnitelman ja tuomaan sen valtuustolle päätettäväksi jos siinä esitetään muutettavaksi organisaatiota. Kuntayhtymän hallintosäännön mukaisesti kuntayhtymän valtuusto päättää kuntayhtymän yhteisistä yksiköistä ja tulosalueista, liikelaitoksista ja osakeyhtiöistä (Hallintosääntö 2 LUKU, s 4). Hallinnon ja johtamisen itsearviointi, joulukuu 2011 Ulkoisen arvioinnin raportin pohjalta kuntayhtymän johtoryhmä itsearvioinut kuntayhtymä hallintoa ja johtamista joulukuussa 2011. Itsearvioinnin tuloksena kuntayhtymän johtoryhmä on laatinut hallinnon ja johtamisen kehittämissuunnitelman. 4. Hallinnon ja johtamisen kehittämissuunnitelma, kehittämislinjaukset ja muutosstrategia Kehittämissuunnitelma ja henkilöstön informointi suunnitelmasta Ulkoisen arvioinnin ja sen pohjalta tehdyn itsearvioinnin tuloksena on laadittu hallinnon ja johtamisen kehittämissuunnitelma (14.12.2011). Kuntayhtymän hallitus on käsitellyt kehittämissuunnitelma-asiaa 21.12.2011 pitämässään kokouksessa ( 146) ja hyväksynyt sen toimeenpantavaksi. Kehittämissuunnitelmasta ja sen toimeenpanosta järjestettiin kaikissa kuntayhtymän 11 toimipisteessä 10.2. 2.3.2012 välisenä aikana henkilöstölle suunnattu tiedotus- ja keskustelutilaisuudet, joihin osallistui 356 henkilöä.
Selvitys 3 (10) Kehittämislinjaukset Hallinnon ja johtamisen kehittämisen tavoitetiloihin liittyviä ratkaisuja on käsitelty hallituksen ja johtoryhmän yhteisessä strategiaseminaarissa 23. - 24.1.2012. Strategiapäivien keskustelujen ja ohjauksen pohjalta kuntayhtymän johtoryhmä valmisteli hallinnon ja johtamisen kehittämislinjaukset, joita on edelleen käsitelty hallituksen iltakoulussa 7.5.2012. Hallitus hyväksyi kehittämislinjaukset 22.5.2012 ( 51). Valtuuston informointi Valtuustolle on tuotu kevään 2012 kokoukseen tilannekatsaus hallinnon ja johtamisen kehittämisen etenemisestä. Asiaa on käsitelty 30.5.2012 pidetyssä valtuuston kokouksessa ( 7). Valtuusto on tällöin merkinnyt tiedoksi em. kehittämislinjaukset ja kehittämissuunnitelman. Muutosjohtamisstrategia Hallitus päätti 22.5.2012 ( 51) kokouksessaan myös, että kehittämislinjausten toteuttamiseksi laaditaan virkamiestyönä muutosjohtamisstrategia. Siinä on tarkennettu ja täsmennetty sitä, mitkä ovat varsinaisen hallinnon ja johtamisen kehittämisen strategiset tavoitteet, mihin sillä pyritään ja mitkä ovat keskeiset muutoslinjaukset. Muutosjohtamisstrategia on laadittu voimassa olevan kuntayhtymän arvo- ja strategiapohjalle toteuttamaan osaltaan kuntayhtymän strategiaa. Kuntayhtymän hallitus on 7.6.2012 ( 62) pitämässään kokouksessa hyväksynyt muutosjohtamisstrategian. 5. Kehittämissuunnitelman toimenpanon (muutosten) valmistelu Kehittämissuunnitelman toimeenpano käynnistyi muutosten valmistelulla keväällä 2012. Varsinaiset muutokset toimeenpantiin varsinaisessa toiminnassa vuoden 2013 alusta alkaen ja toimeenpano jatkuu myös vuonna 2014. Seuraavassa lyhyesti toimeenpanon valmistelusta ja varsinaisesti muutosten toteuttamisesta. Muutoksen valmistelu Kehittämissuunnitelman toimeenpano käynnistettiin muutoksen valmistelutyöllä eli suunnittelulla. Helmikuussa 2012 nimettiin työryhmät valmistelemaan kiinteistöstrategiaa ja koulutuksen järjestäjän yhteisiä palveluja. Näiden työryhmien kehittämisluonnokset esitettiin henkilöstölle kolmessa keskustelutilaisuudessa toukokuussa.
Selvitys 4 (10) Keväällä 2012 käynnistettiin kehittämislinjausten mukaisesti kuntayhtymän yhteisten aluevaikuttavuus-, ammattikoulutus-, taloushallinnon- ja henkilöstöhallinnon uuden toimintamallin suunnittelu valmistelutyö ko. palvelukokoisuuksien prosessien määrittelyllä ja kuvaamisella. Tätä työtä varten perustettiin: - 6 aluevaikuttavuuden, - 6 ammattikoulutuspalvelujen, - 6 taloushallinnon + hankintatoimi ja - 5 henkilöstöhallinnon valmistelevaa työryhmää. Ryhmät olivat koottu ko. asioiden asiantuntijoista ja ko. työtehtäviä tekevistä henkilöistä. Ryhmissä oli 5 10 henkilöä. Työryhmät aloittivat työnsä syksyllä 2012 ja niiden toimikausi kesti yhden vuoden eli uuden toimintamallin käyttöönottoon 1.8.2013 saakka. Työryhmien jäseninä ko. palveluja tuottava henkilöstö oli mukana suunnittelemassa uutta toimintamallia ja miten se toteutetaan käytännössä. Vuoden 2013 muutosten suunnittelu osana TA-2013 suunnittelua Kehittämislinjauksissa oli jo päätetty, että uuteen toimintamalliin siirrytään vaiheittain vuonna 2013, tämän otettiin huomioon myös tulevan vuoden 2013 talousarvion suunnittelua: Hallinnon ja johtamisen uudistaminen toteutetaan prosessilähtöisesti ja uuden organisoitumisen mukaisesti asteittain vuoden 2013 alusta alkaen 1.8.2013 mennessä. Suunnitelmakaudella toteutetaan: - Läpi koko koulutuskuntayhtymän ulottuva hallinnon ja johtamisjärjestelmän uudistaminen ja siihen siirtyminen toteutetaan kehittämislinjausten, muutosstrategian ja vahvistetun työsuunnitelman mukaan. - Kiinteästi osana hallinnon ja johtamisen uudistamista muutokset toteutetaan prosesseittain ja kuvataan laatuympyrän vaiheiden mukaisesti. (TA-2013, s 10): Myös TA-2013 sivulla 16 on esitetty, mihin suuntaan kuntayhtymän talousalueiden sisäistä ja kuntayhtymän yhteisten palvelujen toimintaa uudelleen järjestetään vuoden 2013 aikana. Tulosaluejaon (organisaation) osalta talousarviossa esitettiin ja myöhemmin sen hyväksymisessä päätettiin Lapin kesäyliopiston siirtäminen osaksi Lapin urheiluopistoa. Uuden hallinto- ja johtamisjärjestelmän virkojen perustaminen ja täyttäminen Johtavien virkojen määrän vähentäminen tulosaluilta Kuntayhtymän hallitus päätti 12.10.2012 ( 106) uuden johtamisjärjestelmän mukaisista yhteensä 8 toimipistejohtajien viran perustamisesta Lapin ammattiopistoon ja Lapin matkailuopistoon sekä virkojen kelpoisuusvaatimuksista. Nämä perustutut 8 uutta virkaa korvasivat aiemmat 4 toimialajohtajan ja 7 koulutuspäällikön ja 6 aikuiskoulutuspäällikön (yhteensä 17) virkaa.
Selvitys 5 (10) Virkojen perustamisen jälkeen virat täytettiin sisäisenä hakumenettelynä. Hallintosäännön mukaisesti valinnasta päättivät tulosaluejohtajat. Virkoihin valittiin sillä hetkellä toimialajohtajan, aikuiskoulutuspäällikön tai koulutuspäällikön virassa olleita eli uusia johtajia ei kuntayhtymään palkattu. Valitut henkilöt aloittivat uusissa viroissa vasta 1.8.2013 alkaen samalla kun vanhat virat lakkasivat. Valtuuston informointi toimeenpanosta Hallinnon ja johtamisen kehittämisen etenemistä on käsitelty kuntayhtymän valtuustossa 19.12.2012 ( 13). Kokouksessa on merkitty tiedoksi mm. edellä mainitut kehittämislinjaukset sekä muutosjohtamisstrategia. Samassa kokouksessa valtuusto myös hyväksyi talousarvion vuodelle 2013 ( 17). Samalla valtuusto hyväksyi Lapin kesäyliopiston toiminnan siirtämisen osaksi Lapin urheiluopistoa sekä vuoden 2013 aikana toteutettavat kuntayhtymän yhteisten palvelujen ja talousalueiden sisäisen organisoinnin muutokset. Kehittämissuunnitelman toimenpano, muutoksen toteuttaminen 2013 alkaen Kehittämissuunnitelman toimeenpanoon ja TA-2013 mukaisesti kuntayhtymässä toteutettiin 1.8.2013 alkaen johtamisjärjestelmän ja hallinnon muutos. Muutoksen toimeenpano jatkuu vuonna 2014. Uusi hallintosääntö 9.4.2013 Keväällä 2013 valmisteltiin ja hyväksyttiin kuntayhtymän uusi hallintosääntö. Uudessa hallintosäännössä vahvistetiin mm. kuntayhtymän uusi johtamisjärjestelmän osalta hallituksen, kuntayhtymän johtajan, hallintojohtajan, kiinteistöjohtaja ja tulosalueen johtajien (rehtorit) tehtävät, toimivalta- ja vastuut. Uusi hallintosääntö hyväksyttiin valtuuston kokouksessa 9.4.2013 ( 12) ja se tuli voimaan heti päätöksen jälkeen. Ammatillisen koulutuksen työvaliokunnan asettaminen Kehittämislinjausten mukaisesti vahvistettiin rehtorin ja työvaliokunnan asemaa perustamalla ammattikoulutuksen työvaliokunta. Kuntayhtymän johtaja teki 21.12.2012 päätöksen nro C10/2012 työvaliokunnan asettamista. Tämä päätös meni yhtymähallitukselle tiedoksi 7.1.2013 ( 5). Työvaliokunnan tehtävää ja jäseniä on tarkennettu uudella johtajan päätöksellä 7.1.2014 (C1/2014).
Selvitys 6 (10) Uusi johtamisjärjestelmä ja tiimiorganisaatio, yhteiset palvelut 1.8.2013 alkaen Kaksi johtajan virkaa korvataan yhdellä hallintojohtajan viralla Yhtymävaltuuston 9.4.2013 ( 12). hyväksymän hallintosäännön ja hallinnon ja johtamisen uudistamisen valmistelun pohjalta yhtymähallitus päätti perustaa hallintojohtajan viran 24.6.2013 ( 67). Samassa kokouksessa päätettiin viran täyttämiseen liittyvästä hakumenettelystä. Hallintojohtajan virka korvasi aiemmassa hallintosäännössä olleet talousjohtajan ja henkilöstöjohtajan virat, jotka siis lakkasivat. Talousjohtajan virkaa hoitanut henkilö jäi eläkkeelle keväällä 2013 eikä virkaa enää täytetty. Hallitus päätti 19.6.2013 ( 97) hallintojohtajan viran täyttämisestä, virkaan valittu henkilö ei ole ottanut virkaa vastaan. Hallintojohtajan virkaa on hoitanut hallintosäännön muutoksen hyväksymisestä alkaen 17.11.2013 saakka entinen henkilöstöjohtaja. Tämän jälkeen virkaa on hoitanut kuntayhtymän johtaja hallituksen 11.10.2013 ( 153) kokouksen päätöksen mukaisesti. Hallintojohtajan valmisteluvastuulla olevia tehtäviä hoitavat omien varsinaisten tehtäviensä lisäksi talouspäällikkö, henkilöstöpäällikkö, kehitysjohtaja ja hallintosihteeri. Uusi johtamisjärjestelmä ja tiimiorganisaatio, tulosalueet 1.8.2013 alkaen Elokuun alussa 1.8.2013 otettiin käyttöön uusi johtamisjärjestelmä. Lapin ammattiopiston ja Lapin matkailuopiston sisäinen organisaatio rakentuu samalle toimipistelähtöiselle mallille. Toimipisteiden toimintaa johtavat tuloaluejohtajien (rehtoreiden) alaisuudessa syksyllä 2012 valitut uuden toimipistejohtajat. Myös toimipisteissä otettiin samalla käyttöön uusi tiimiorganisaatio. Uusille tiimien vetäjille järjestettiin myös tiiminvetäjien valmennuskoulutusta syksyllä 2013. Samalla lakkasi Lapin ammattiopiston osalta vuonna 2009 käyttöön otettu toimialajakoinen organisaatio toimialakokonaisuuksineen sekä yhteiset palvelut -yksikkö.
Selvitys 7 (10) Uudistuneet yhteiset palvelut 1.8.2013 alkaen Kuntayhtymän yhteiset palvelut: ammattikoulutus-, aluevaikuttavuus- ja hallintopalvelut aloittavat uusina keskitettyinä yhteisinä palveluina 1.8.2013. Hallintopalveluihin sisältyvät talous- ja henkilöstöpalvelut sekä yleishallinnon palvelut. Lisäksi yhteisiin palveluihin kuuluvat tietohallinto ja kiinteistöpalvelut. Hallintopalvelut: Talous-, henkilöstö- ja yleishallinto Aiemmin henkilöstö- ja taloushallinnonpalvelut toteutettiin hajautetusti siten, että tulosalueet ja niiden toimialat vastasivat osin henkilöstö- ja talouspalveluista ja osin kuntayhtymän hallintopalvelut. Nyt hallintopalveluihin kuuluvat henkilöstö- ja talouspalvelut ovat molemmat selkeästi omia palvelukokonaisuuksia ja toimivat ko. palvelukokonaisuudesta ja toiminnan kehittämisestä vastaavan päällikön (talouspäällikkö ja henkilöstöpäällikkö) alaisuudessa. Hallintopalvelujen kokonaisuutta johtaa hallintojohtaja. Talouspäällikkö ja henkilöstöpäällikkö on valittu näihin uusiin tehtäviinsä sisäisellä hakumenettelyllä. He molemmat hoitavat näiden uusien talouspäällikön ja henkilöstöpäällikön tehtävien lisäksi edelleen heillä aiemmin olleita taloussuunnittelijan ja palvelusuhdepäällikön tehtäviä. Huomioitavaa on, että vaikka tulosaluilta siirtyi henkilöstö- ja talouspalveluihin (Hallintopalveluihin) vuonna 2013 yhtensä 8,5 henkilötyövuotta, niin vuoden 2014 alkuun mennessä samaan aikaan siirtyi LapinAMK:iin, eläkkeelle tai palvelusuhde päättyi yhteensä 8 henkilöltä, joten hallintopalveluiden kokonaishenkilöstömäärä nousi vain 0,5 htv. Todellisuudessa hallintohenkilöstön määrä kuntayhtymässä väheni vuodesta 2013 vuoteen 2014 liki 24%. Kehittämislinjausten ja muutosstrategian mukaan uusia henkilöitä ei ole palkattu. Ainoa uusi henkilö olisi ollut valittu hallintojohtaja, mutta hän ei ole ottanut virkaa vastaan. Aluevaikuttavuus- ja ammattikoulutuspalvelut Koulutuksen järjestäjän yhteiset aluevaikuttavuuden ja ammattikoulutuksen kehittämisen palvelut koottiin myös omiksi kuntayhtymän yhteisten palvelujen palvelukokonaisuuksiksi. Nämä kehittämispalvelut ovat suoraan kuntayhtymän johtajan alaisuudessa. Palvelukokonaisuusien toimintaa koordinoivat ammattikoulutuspalvelujen osalta koordinaattori Marjaana Vähäkuopus ja aluevaikuttavuuspalvelujen osalta kehitysjohtaja Veli-Pekka Laukkanen. Aluevaikuttavuuden ja ammattikoulutuspalvelujen koordinaattorit on valittu näihin uusiin tehtäviinsä sisäisellä hakumenettelyllä. Marjaana Vähäkuopus siirtyi tehtävään koulutuspäällikön virasta, joka lakkasi 1.8.2013. Kehitysjohtaja Veli- Pekka Laukkanen hoitaa uusien aluevaikuttavuuspalvelujen koordinaattorin tehtävien lisäksi edelleen myös kehitysjohtajan tehtäviä. Vuosina 2009 31.7.2013 näistä aluevaikuttavuus- ja ammattikoulutuspalveluista suurimman osan tuotti Lapin ammattiopiston yhteiset palvelut yksikkö, joka omana yksikkönä lakkasi 31.7.2013. Ammattiopiston yhteiset palvelut yksikkö tuotti kaikille ammatillisen koulutuksen tulosaluille myös Lapin matkailuopistolle ja Lapin urheiluopistolle näitä palveluja eli käytännössä tuotti kuntayhtymän yhteisiä palveluja. Suurin osa ammattiopiston yhteisen palvelun henkilöstöä siirtyi joko kokonaan tai osin aluevaikuttavuus- tai ammattikoulutuspalveluihin tehtävineen.
Selvitys 8 (10) Aluevaikuttavuus- ja ammattikoulutuspalvelujen tiimit ja työryhmät Syksyllä 2013 aloittivat toimintansa myös uudet ammattikoulutus- ja aluevaikuttavuuspalvelujen kehittämisryhmä, tiimit ja työryhmät. Samalla päättyi entisten Lapin ammattiopiston yhteisten palvelujen organisoimien yhteisten tiimien ja työryhmien toiminta. Uusiin tiimeihin ja työryhmiin valittiin tiimin tehtäväalueen asiantuntijoita tulosaluilta, toimipisteistä sekä yhteisistä palveluista. Kehittämisryhmän muodostavat tiimien vetäjät. Koko kuntayhtymän henkilöstöllä oli mahdollisuus ilmoittautua asiantuntijaksi yhteiseen tiimeihin. Tiimien jäsenet nimettiin pääosin ilmoittautumisten perusteella. Joihinkin tiimeihin kutsuttiin lisäksi täydentäviä henkilöitä, kun niihin ei ollut ilmoittautumismenettelyssä ilmoittautunut riittävästi. Yhteisten tiimien ja työryhmien vetovastuu on yhteisten palvelujen henkilöstöllä. Yhteisten palvelujen henkilöstön toimitilat Yhteisten palvelujen hallintopalvelujen henkilöstö sekä aluevaikuttavuus- ja ammattikoulutuspalvelujen tiimien vetäjät on pystytty lähes kaikki myös keskittämään fyysisesti samoihin toimitiloihin Toripuistikon toimipisteeseen syksyn 2013 aikana. Toripuistikosta vapautui tiloja, kun yhtiöityvä ammattikorkeakoulu siirsi oman hallintohenkilöstönsä omiin tiloihin Jokiväylään ja osalla palvelusuhde päättyi. Lisäksi huonejärjestelyjä tiivistämällä saatiin tiloihin mahtumaan enemmän henkilöitä, kuin mitä niissä aiemmin toimi. Vielä muutama henkilö pääsee siirtymään keväällä 2014 Toripuistikkoon, kun Lapin kesäyliopisto siirtyy Lapin urheiluopiston tiloihin. Näin toimintoja keskittämällä pystytään tehostamaan Toripuistikon toimipisteen käyttöastetta. Ravitsemispalvelut 1.8.2013 alkaen Kesäkuussa ( 17) kuntayhtymähallitus hyväksyi yhteisten palvelujen kiinteistöpalvelu -yksikön tekemän uuden ruokahuollon toimintamallin sekä siihen liittyvän TA-2013 muutoksen. Muutoksella kuntayhtymän Lapin ammattiopiston ja Rovaniemen ammattikorkeakoulun Rovaniemen toimipisteiden/kampusten opiskelijaravintolatoiminta sekä Lapin urheiluopiston ravintolatoiminta siirrettiin Kiinteistöpalvelujen ravitsemispalvelujen toiminnaksi. Aiemmin opiskelijaravintoloiden palvelut olivat ammattikorkeakoulun, urheiluopiston ja kahden ammattiopiston toimipisteen osalta hankittu ostopalveluna FazerAmicalta ja kolmessa ammattiopiston toimipisteessä ravintolatoiminta oli oppilaitoksen omana toimintana. Omana toimintana opiskelijaravintolatoiminta tuli edullisemmaksi, kuin ostopalveluna. Lisäksi ravintolat toimivat työssäoppimispaikkoina matkailu-, ravitsemis- ja talousalan omille opiskelijoille.
Selvitys 9 (10) Tilamuutokset 2013-2014 Osana kuntayhtymän toiminnan sopeuttamista tulorahoituksen ja opiskelijamäärien pienemiseen sekä ammattikorkeakoulun yhtiöittämiseen, kuntayhtymässä aloitettiin vuonna 2013 laajat kiinteistöjen käytön muutokset. Lapin ammattiopisto luopui asteittain 2013 alkaen Kairatien toimipisteen käytöstä. Kiinteistön tilat kuntayhtymä sai vuokrattua kuntayhtymän suurimmalle omistajalle Rovaniemen kaupungille 10 vuodeksi. Kuntayhtymän hallitus hyväksyi vuokrasopimuksen 24.6.2013 ( 65). Tämä kaupungille vuokraaminen oli sekä kuntayhtymälle että kaupungille ja veronmaksajille edullinen ratkaisu. Rovaniemen kaupungilla on tarvetta mm. koulujensa saneerausten ajaksi väistötiloja. Rovaniemen ammattikorkeakoulu siirsi 2013 aiemmin Porokadun toimipisteessä toimineen hyvinvointialojen koulutuksen Jokiväylään osana ammattikorkeakoulun yhtiöittämistä. Porokadun kiinteistöstä noin puolet vapautui muuhun käyttöön. Lapin ammattiopistolla ei ollut tarvetta näille tiloille. Nämä vapautuneet tilat saatiin myös vuokrattua Rovaniemen kaupungille, joka tarvitsi uusia toimitiloja Ounasvaaran lukiolle. Hallitus päätti vuokrata Porokadun toimipisteestä toimitilat Ounasvaaran lukiolle 20.11.2013 ( 169). Ounasvaaran lukio muutti Porokadulle syyslukukauden 2013 alusta alkaen. Porokadulle siirrettiin vuodenvaihteessa 2013-2014 aikaisemin Jokiväylän toimipisteessä toiminut Rovaniemen ammattilukio. Vapautuneisiin Jokiväylän tiloihin siirrettiin samaan aikaan Kairatieltä liiketalouden ja hallinnon sekä tietojenkäsittelyn koulutustoiminta. Aiemmin sinne oli siirretty Kairatieltä mm. rakennusalan ja maanmittausalan koulutustoiminta. Ammattikorkeakoulun yhtiöittämisessä kuntayhtymästä siirtyi Lapin ammattikorkeakoululle Jokiväylä 11, ja 11c ja Viirinkankaantie 2 -kiinteistöt. Kuntayhtymän kiinteistöpalvelu tuottaa edelleen näihin kiinteistön sekä myös Rovaniemen kaupungille vuokrattuun Kairatien toimipisteeseen mm. kiinteistöhuollon ja virastomestaripalvelut.
Selvitys 10 (10) TA-2014 valmistelu Parhaillaan jäsenkuntien lausuntokierroksella olevassa kiinteistöstrategiassa on linjattu sitä, miten ja mitä kuntayhtymän kiinteistöjä ja niiden käyttöä kehitetään tulevina vuosina. Siinä on myös linjattu myös sitä, mistä kiinteistöistä ja missä järjestyksessä olisi tarkoituksenmukaista luopua, jos tilantarve edelleen pienenee. Tässä on otettu huomioon mm. kiinteistöjen kunto ja tulevat korjaustarpeet. Syksyllä 2013 uuden toimintavuoden 2014 talousarvion valmistelussa otettiin huomioon uusi hallinto- ja johtamisjärjestelmä. Lisäksi siinä huomioitiin myös valtionosuuskoulutukseen tulleet leikkaukset. Yhteisten palvelujen osalta uudessa talousarvioissa huomioitiin se, että yhteisiin palveluina tuotettavien palvelujen kustannusosuus kasvoi verrattuna aikaisempiin vuosiin. Tämä johtuu siitä, että uudessa toimintamallissa, joka tässä selvityksessä on aiemmin jo esitetty, aiempaa enemmän yhteisiä talous-, henkilöstö-, aluevaikuttavuus ja ammattikoulutuspalveluja on keskitetty yhteisiin palveluihin. Vastaavasti aiemmin aloilla olleet kustannukset siirtyivät tulosaluilta pois yhteisiin kustannuksiin. Myös kiinteistöpalvelujen osuus kuntayhtymässä kasvoi merkittävästi, kun ravitsemistoiminnan siirtyminen sinne nosti sen osuutta. TA-2014 yhtisten palvelujen kustannusosuus ei ole suoraan vertailukelpoinen aiempien vuosien yhteisten palvelujen kustannusosuuteen, sillä aiempina vuosina tulosalueet tuottivat itse suuren osan näistä palveluista ja niiden kustannukset olivat tulosalueiden kustannuksissa. Yhteisten palvelujen kustannusten jakoperusteet myös yhdenmukaistettiin siten, että ne kohtelevat kaikkia tulosalueita samalla jakoperiaatteella. Aiemmin jakoperusteet vaihtelivat tulosalueittain. Toki nytkin mm. kiinteistöjen sisäisissä vuokrissa huomioidaan eri kiinteistöjen erilaiset kustannukset sekä myös niihin tuotetavien kiinteistöpalvelujen laadun erilaisuus. Kuntayhtymän valtuusto hyväksyi TA-2014 18.12.2013 ( 44) ja sen perusteella tehdyn käyttötaloussuunnitelman hyväksyi kuntayhtymän hallitus ( 3) Rastiratainfot Syksyllä 2013 järjestettiin yhteisten palvelujen organisoimana kaikissa kuntayhtymän toimipisteissä ns. rastiratainfot henkilöstölle. Näissä tilaisuuksissa henkilökunnalle esiteltiin rasteittain uuden toimintamallin mukaiset yhteiset palvelut, miten ne toimivat ja keitä niissä toimii ja tuottaa palveluja henkilöstölle kuin johdolle. Rastiratainfoissa saatiin myös henkilöstöltä palautetta uudesta toimintajärjestelmästä ja ideoita sen kehittämiseen. Rastiratainfot toteutetaan jatkossa joka syksy ja kevät uusille henkilöille.